ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait.
Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :
a. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan, dengan memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan.
b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan.
c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi.
Sistem yang berjalan dalam kajian objek penelitian di PT PLN (PERSERO) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum, mengenai analisis sistem yang berjalan apabila dilihat dari sisi analisis dokumen dan aliran dokumen yang berlangsung, maka dapat dikaji bahwa sistem yang berjalan mengenai sistem pengadaan material pada bagian perbekalan yaitu sebagai berikut :
4.1.1. Analisis Dokumen
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian material meliputi :
1. Surat Jalan
Dokumen ini dibuat oleh supplier sebagai barang yang akan dikirim ke Seksi Logistik. Dokumen ini dibuat dua rangkap yang terdiri dari dua warna yaitu sebagai berikut :
a. Asli dengan warna putih (rangkap satu) diberikan ke Seksi Logistik dan diarsipkan.
b. Rangkap dua dengan warna merah muda sebagai arsip di supplier. 2. Surat Perintah Kerja
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Perencanaan, digunakan untuk memesan barang pada supplier yang telah dipilih, berisi antara lain jenis dan harga barang, syarat penyerahan, syarat pembayaran, lokasi dan waktu penyerahan. Dokumen ini dibuat empat rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu :
a. Asli dengan warna putih (rangkap satu) diberikan pada supplier.
b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna putih sebagai arsip di Seksi Sekretariat.
c. Lembar ketiga (rangkap tiga) dengan warna putih diberikan pada Seksi Pengendalian Anggaran dan Keuangan sebagai dokumen pendukung untuk pembayaran pada supplier.
d. Lembar keempat (rangkap empat) dengan warna putih sebagai arsip di Bagian Perencanaan.
3. Berita Acara Pemeriksaan Barang/Spare part
Dokumen ini dibuat oleh Seksi Logistik. Dokumen ini berisi nama barang/spare parts, nama supplier, nomor SPK dan pernyataan apakah barang sudah diterima di gudang dan keadaannya baik atau rusak. Dokumen ini dibuat empat rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu sebagai berikut :
a. Lembar kesatu (rangkap satu) dengan warna merah muda (pink) diarsipkan di Seksi Logistik.
b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna merah muda (pink) diberikan kepada Seksi Akuntansi untuk diarsipkan.
c. Lembar ketiga (rangkap tiga) dengan warna merah muda (pink) diarsipkan di Seksi Logistik.
d. Lembar keempat (rangkap empat) dengan warna merah muda (pink) diberikan kepada supplier.
4. Nota Dinas Permohonan
Dokumen ini dibuat oleh Bagian Perencanaan yang membutuhkan material untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah dan kualitas seperti yang tercantum dalam Nota Dinas Permohonan. Dokumen ini dibuat dua rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu sebagai berikut :
a. Lembar kesatu (rangkap satu) dengan warna putih dijadikan sebagai arsip di Bagian Perencanaan.
b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna putih sebagai arsip di Seksi Sekretariat.
- Fungsi : Sebagai Landasan Dalam pengadaan Barang dan atau jasa. - Sumber : Pemakai Barang dan atau Jasa (user).
- Rangkap : 1 (satu) - Distribusi : Administrasi
- Data Periode : Setiap diadakan pengadaan barang dan atau jasa
- Isi : Unit Kerja (user), Nama kegiatan, Jenis Anggaran, No Akun perkiraan, Total Nilai, Saat Penggunaan, Latar Belakang, Aspek strategis, Aspek Bisnis, Spesifikasi Teknis, Aspek Lain (jika diperlukan), Validasi file. 6. Surat Internal Perintah Pengadaan (SIPP)
- Fungsi : nota pemesanan pengadaan barang dan atau jasa kepada vendor. - Sumber : Admin
- Rangkap : 2 (dua)
- Distribusi : Bagian Keuangan, Administrasi.
- Data periode : Setiap diadakan Pengadaan Barang dan atau Jasa.
- Isi : Jenis pengadaan, Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.
7. Data Pembelian
- Fungsi : Sebagai data barang dan atau jasa yang akan dibeli. - Sumber : User
- Rangkap : 1(satu) - Distribusi : Vendor.
- Isi : Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.
8. Data Faktur / Nota
- Fungsi : Sebagai tanda bukti barang dan atau jasa yang dibeli. - Sumber : Vendor
- Rangkap : 2(dua)
- Distribusi : User, Bagian keuangan
- Data periode : Setiap diadakan Pengadaan Barang dan atau Jasa.
- Isi : Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.
9. Data BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan)
- Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Serah Terima Barang dan atau jasa. - Sumber : User
- Rangkap : 1(satu)
- Distribusi : Bag. Keuangan.
- Data periode : Setiap diadakan Pengadaan Barang dan atau Jasa.
- Isi : NO BASTP, Pejabat Bidang, Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.
4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan
Dalam penerapan prosedur yang sedang berjalan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum memang tidak mendapati kesalahan - kesalahan yang berarti tetapi proses yang sedang berjalan masih belum sempurna dikarenakan pengerjaannya yang masih manual. Dengan pengerjaan manual akan lebih rentan terhadap kesalahan-kesalahan kecil yang akan berakibat pada departemen yang bersangkutan sehingga data pengadaan barang dan atau jasa tidak dapat terakomodir secara menyeluruh.
User dalam hal ini bagian produksi membuat form daftar kebutuhan material (DKM) yang didalamnya berisi spesifikasi teknis kebutuhan. Setelah itu bagian keuangan membuat justifikasi untuk pengalokasian dana yang digunakan untuk proses pembelian barang dan atau jasa. Setelah itu data pembelian yang dibuat oleh user dikirim kepada vendor melalui bagian perbekalan untuk melakukan proses transaksi. Vendor mencetak faktur sebagai bukti penerimaan barang dan atau jasa. Faktur / nota diberikan kepada user dan bagian keuangan untuk selanjutnya dibuat BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).
4.1.2.1. Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan
Dibawah ini divisualisasikan mengenai Flow Map sistem persediaan barang dan jasa yang sedang berlangsung pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum :
FLOW MAP PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Asman Perencanaan
User (Bagian Produksi) Bagian keuangan Asman Rekanan Perbekalan Membuat Data Pembelian Barang atau Jasa Alokasi dana Selesai (material produksi Pencatatan Agenda SIPP & Nota Dinas
Nota Dinas DKM Fix & Nota
Dinas DKM Cek DKM DKM tidak valid DKM valid Cek angaran Anggaran tidak di setujui DKM tidak ya
SIPP & Nota Dinas Penerbitan SIPP & Nota
Dinas
SIPP & Nota Dinas Nota/faktur Cetak BASTP BASTP BASTP Pembelian barang atau jasa Data pembelian barang atau jasa
tidak ya
Report DKM Tdk Disetujui
Data Barang atau Jasa Proses Pegiriman Membuat Alokasi Dana Nota/Faktur Nota/Faktur
4.1.2.2. Diagram Kontek
Diagram kontek mengenai Sistem Informasi Persediaan Barang Atau Jasa pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum. Digambarkan dalam desain di bawah ini dalm ruang lingkup mengenai sistem yang sedang berjalan :
User /Bag Produksi Asman Perbekalan Bagian keuangan Rekanan Data Keb. Material , Validasi faktur / nota Data Keb.Material
Data alokasi dana, Faktur / nota Data pembelian Asman Perencanaan Data DKM Sistem Informasi Pengadaan Barang Atau Jasa
Bag. Perbekalan
DIAGRAM KONTEKS SISTEM PENGADAAN BARANG ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Gambar 4.2: Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Diagram DFD (Data Flow Diagram) mengenai Sistem Informasi Persediaan Barang Atau Jasa pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum. Digambarkan dalam desain di bawah ini dalm ruang lingkup mengenai sistem yang sedang berjalan. Pembuatan data flow diagram dimaksudkan agar user dapat mengerti proses aliran data dimana pendeskripsiannya dijelaskan dengan mendetail dari mulai kontek diagram,
diagram level 1 dan diagram level 2. Dengan data flow diagram ini juga menjelaskan tentang sub - sub proses secara terperinci :
4.1.2.3.1 DFD Level 1 User / Bag.Prod 1 Menerima DKM Data Kebutuhan Material 2 Cek DKM 3 Pelaksanaan Pengadaan Asman Pengadaan DKM DKM DKM DKM Fix DKM Bagian keuangan Faktur / nota / BASTP Rekanan DKM Fix
Faktur / nota / BASTP Validasi
faktur / nota /BASTP
Data alokasi dana, Data Pembelian
Faktur / nota Nota Pengadaan, Data Alokasi Dana Asman Perencanaan Data Pembelian DKM Nota Dinas DFD LEVEL 1
SISTEM PENGADAAN BARANG ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Gambar 4.3:DFD Level 1 Sistem yang sedang berjalan
4.1.2.3.2 DFD Level 2 Proses 2
2.1
Cek anggaran Data DKM DKM 2.2 Cek spesifikasi teknis Data DKM Data DKM Asman Pengadaan 2.3 Cek perbandingan harga Data DKM 3 Pelaksanaan Pengadaan Asman Perencanaan DFD LEVEL 2 PROSES 2
4.1.2.3.3 DFD Level 2 Proses 3 2 Cek DKM 3.1 Membuat Nota pengadaan Rekanan User /Bag Produksi Bagian keuangan
Data DKM Nota pengadaan
3.2 Memberikan Kebutuhan
dana
Data alokasi dana
3.3 Pembelian barang & atau
jasa
Data alokasi dana
Data pembelian Data pembelian
3.4 Cetak nota / faktur Data pembelian Validasi Faktur / nota
Faktur / nota Faktur / nota
Faktur / nota 3.5 cetak BASTP BASTP BASTP BASTP DFD LEVEL 2 PROSES 3
Gambar 4.5:DFD Level 2 Proses 3 Sistem yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan
Berdasarkan hasil penelitian, tim penyusun dapat mengevaluasi sistem berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi pengadaan barang dan atau jasa.
Pada sistem yang ada DKM (Daftar Kebutuhan Material) Pengadaan di buat oleh user, setelah itu DKM (Daftar Kebutuhan Material di periksa oleh asisten manajer pengadaan yang nantinya di tanda tangani pada kolom validasi yang menandakan bahwa pengadaan barang dan atau jasa itu perlu sebagai mana yang tercantum pada spesifikasi teknis. Jika asisten manajer tidak setuju atau anggaran tidak mencukupi maka DKM (Daftar Kebutuhan Material) kembali
kepada user dengan alasan dana tidak cukup dengan spesifikasi teknis yang diajukan. Jika setuju maka proses berlanjut kepada admin membuat NPP (Nota Permintaan Pengadaan) dan memerikan NPP dan DKM tersebut kepada bagian keuangan sebagai tanda bukti dan bagian keuangan memberikan uang untuk pengadaan tersebut. Setelah Bagian keuangan mengeluarkan uangnya maka user langsung membelanjakan uang tersebut sesuai dengan NPP yang diajukan. Selanjutnya setelah proses pembelian di vendor atau di toko selesai faktur rangkap 2 yang dicetak oleh vendor nantinya copy nya di bawa oleh user untuk dijadikan arsip pada administrasi user dan arsip untuk bagian keuangan sebagai pertanggungan dari user.
Masalah yang sering terjadi jika pada suatu saat arsip tersebut di perlukan sebagai informasi baik itu audit biaya pengeluaran atau sebagai informasi owner estimate (patokan harga) ternyata hilang atau rusak. Oleh karena itu kami penulis menyarankan agar pengadaan dapat dibuatkan aplikasi digital sebagai tempat penyimpanan data permanen agar data-datanya tidak mudah hilang atau rusak. Baik dari sisi rekanan ataupun pengelolaan data yang lain.
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Pembuatan sistem informasi yang diusulkan merupakan pengembangan sistem yang telah berjalan. Pada sistem yang berjalan pengadaan barang dan atau jasa berjalan dengan lancar akan tetapi ketimpangan data sering terjadi dikarenakan user tidak memiliki database untuk melihat proses pengadaaan yang telah lalu.
Dengan melihat masalah tersebut maka kami mengusulkan pembuatan database yang menjadi tempat penyimpanan data proses pengadaan barang dan atau jasa yang telah terjadi. Dengan tujuan meningkatkan kinerja karyawan dan mengurangi resiko ketimpangan data pengadaan. Data pengadaan yang telah terjadi disimpan dalam database dapat memudahkan untuk mengontrol pengadaan barang dan atau jasa.
4.2.1. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan cukup sederhana sehingga dalam pengimplementasiannya akan menjadi lebih mudah. Disertakannya pemodelan berupa flowmap, dfd di setiap levelnya dan penjelasan alur dan proses menjadikan perancangan ini lebih mudah dibangun oleh programer yang bersangkutan.
User membuat file DKM (Daftar Kebutuhan Material) yang didalamnya berisi spesifikasi teknis, perbandingan harga (owner estimate), dan anggaran yang diperiksa dengan melihan anggaran yang terdapat di dalam bag perencanaan. Setelah itu bagian keuangan membuat justifikasi untuk pengalokasian dana yang digunakan untuk proses pembelian barang dan atau jasa. Setelah itu data pembelian yang dibuat oleh user dikirim kepada rekanan untuk melakukan proses transaksi. Vendor mencetak faktur sebagai bukti penerimaan barang dan atau jasa. Faktur / nota diberikan kepada user dan bagian keuangan untuk selanjutnya dibuat BASTP setelah itu user akan memasukan data pengadaan barang dan atau jasa kedalam database sehingga proses pengadaan barang dan jasa yang telah lalu tidak akan tercecer ataupun hilang.
4.2.1.1. Flow Map Sistem Yang Diusulkan
FLOW MAP PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Asman Perencanaan
User (Bagian Produksi) Bagian keuangan Asman Rekanan Perbekalan Membuat Data Pembelian Barang atau Jasa Alokasi dana Selesai (material produksi Pencatatan Agenda SIPP & Nota Dinas
Nota Dinas DKM Fix & Nota
Dinas DKM Cek DKM DKM tidak valid DKM valid Cek angaran Anggaran tidak di setujui DKM tidak ya
SIPP & Nota Dinas Penerbitan SIPP & Nota
Dinas
SIPP & Nota Dinas Nota/faktur Cetak BASTP BASTP BASTP Pembelian barang atau jasa Data pembelian barang atau jasa
tidak ya
Report DKM Tdk Disetujui
Data Barang atau Jasa Proses Pegiriman Membuat Alokasi Dana Nota/Faktur Nota/Faktur Database
4.2.1.2. Diagram Kontek Yang Diusulkan User / Bag.Prod Asman Perbekalan Bagian keuangan Rekanan SI pengadaan barang dan atau jasa Data justifikasi,
faktur / nota / BASTP
Data DKM
Data alokasi dana, Faktur / nota / BAST Data pembelian
Asman Perencanaan
Data DKM
DIAGRAM KONTEKS SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA USULAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Gambar 4.7: Flow Map Sistem yang sedang di usulkan
4.2.1.3. Data Flow Diagram
Perancangan berupa data flow diagrram dapat memudahkan user untuk mengetahui perubahan sistem dikarenakan disini telah dideskripsikan alur setiap proses beserta aliran data dan nama data itu sendiri. Penggunaan leveling didalam database diaksudkan untuk lebih memberikan kemudahan untuk mengetahui sub- sub proses yang berada dalam suatu induk proses.
4.2.1.3.1 DFD level 1 User / Bag.Prod 1 Menerima DKM DKM 2 Cek justifikasi 3 Pelaksanaan Pengadaan Asman Perbekalan Data DKM Data DKM Data DKM Data DKM Data DKM Bagian keuangan Faktur / nota / BASTP Rekanan Data pembelian Data DKM
Faktur / nota / BAST faktur / nota /BASTP
Data alokasi dana, Data Pembelian
Faktur / nota Nota Pengadaan, Data Alokasi Dana Asman Perencanaan Data DKM
DVD LEVEL 1 SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA USULAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM
Gambar 4:8: DFD Level 1 yang di usulkan
4.2.1.3.2 DFD level 2 Proses 2 21 Cek anggaran Data DKM DKM 2.2 Cek spesifikasi teknis Data DKM Data DKM Asman Perbekalan 2.3 Cek perbandingan harga Data DKM 3 Pelaksanaan Pengadaan Asman Perencanaan
DFD LEVEL 2 PROSES 2 USULAN
4.2.1.3.3 DFD level 2 Proses 3 2 Cek DKM 3.1 Membuat Nota pengadaan Rekanan User / Bag.Prod Bagian keuangan Data DKM Nota pengadaan
3.2 Memberikan
Kebutuhan dana
Data alokasi dana
3.3 Pembelian barang & atau
jasa Data alokasi dana
Data pembelian Data pembelian 3.4 Cetak nota / faktur Data pembelian Faktur / nota / BASTP
Faktur / nota Faktur / nota
Faktur / nota / BASTP 3.5 cetak BASTP BASTP BASTP BASTP 3.5 Rekam database BASTP BASTP BASTP
DFD LEVEL 2 PROSES 3 USULAN
Gambar 4.10: DFD Level 2 Proses 3 yang di usulkan
4.2.1.4. Kamus Data
1. Kamus data
1. Nama Arus Data : Daftar Kebutuhan Material
Alias : DKM
Aliran data : - user Proses 1 File_Justifikasi Proses2
- Bag. Keuangan Proses 2 - Manajer Proses 2
Atribut :No_DKM,Jenis_Pengadaan,
Nama_Pengadaan, Total_Nilai, Unit_Kerja, dibuat, diajukan, diperiksa, konfirmasi_anggaran, disyahkan, spesifikasi_teknis.
2. Nama Arus Data : Nota Pengadaan
Alias : -
Aliran data : Proses 3 Bagian Keuangan Atribut :No_DKM,Jenis_Pengadaan,
Nama_Pengadaan, Total_Nilai, Unit_Kerja, dibuat, diajukan, diperiksa, konfirmasi_anggaran, disyahkan, spesifikasi_teknis.
3. Nama Arus Data : Alokasi Dana
Alias : -
Aliran data : Bagian Keuangan proses 3
Atribut :Id_DAD, No_DKM, Jenis_Pengadaan, Nama_Pengadaan, Jumlah_barang, Harga_perunit, Total_Nilai, Unit_Kerja, 4. Nama Arus Data : Data_pembelian, Faktur
Alias : NOTA
Aliran data : - Rekanan proses 3
- Proses 3 F_faktur/NOTA
Atribut :Id_faktur, Nama_Rekanan,
Alamat_Rekanan , Nama_pengadaan, Harga_perunit, Total_harga, validasi_user.
5. Nama Arus Data : faktur/NOTA/BAST
Alias : BASTP
Aliran data : - Rekanan proses 3
- Proses 3 F_faktur/NOTA
Atribut :Id_faktur, Nama_vendor, Alamat_Rekanan, Nama_pengadaan,
Harga_perunit,Total_harga, validasi_user.
4.2.2. Evaluasi terhadap sistem yang di Usulkan/dirancang
Berdasarkan hasil penelitian, tim penyusun mengusulkan sistem digital atau komputerisasi sebagai dasar sistem yang baru pada sistem informasi pengadaan barang dan atau jasa.
Pada sistem yang ada DKM Pengadaan di buat oleh user bagian Produksi dan di rekam oleh database sebagai data DKM, setelah itu DKM di periksa oleh user untuk memeriksa sisa anggaran yang tersedia terlebih dahulu oleh bagian
perencanaan setelah itu, DKM di periksa oleh manajer melalui aplikasi sistem informasi ini yang nantinya di print dan di tanda tangani pada kolom validasi yang menandakan bahwa pengadaan barang dan atau jasa itu di setujui sebagai mana yang tercantum pada spesifikasi teknis. Jika asisten manajer tidak setuju atau anggaran tidak sesuai maka manajer memberitahukan kepada user bahwa DKM belum di validasi. Jika setuju maka proses berlanjut kepada admin membuat NPP (Nota Permintaan Pengadaan) pada aplikasi system informasi cash and carry dan memberikan NPP dan justifikasi tersebut kepada bagian keuangan sebagai tanda bukti untuk bagian keuangan memberikan dana pengadaan tersebut.
Setelah Bagian keuangan mengeluarkan uangnya maka user langsung membelanjakan uang tersebut sesuai dengan NPP yang diajukan. Selanjutnya setelah proses pembelian di vendor atau di toko selesai faktur rangkap 2 yang dicetak oleh vendor nantinya copy nya di bawa oleh user untuk dijadikan arsip pada administrasi user dan arsip untuk bagian keuangan sebagai pertanggungan dari user.
Di dalam system yang baru aplikasi system informasi pengadaan barang atau memiliki 1 keunggulan yaitu
1. Dalam keamanan data yaitu dengan merekam semua dokumen yang beredar sebelum akhirnya di cetak untuk dijadikan arsip
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan Identifikasi masalah dan hasil analisis dari Sistem Informasi Pengadaan Barang atau Jasa pada PT PLN (PERSERO) Jasa Dan Produksi Unit Produksi Citarum dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Pada sistem yang sedang berjalan dapat dilihat adanya beberapa masalah yang dihadapi oleh perusahaan PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum diantaranya sebagai berikut :
a. Dalam pendokumentasian terdapat data yang kurang tertata dengan baik dan bersifat belum terkomputerisasi dalam pembuatanya.
b. Belum adanya pengelolaan untuk data rekanan atau pihak eksternal luar dalam hal ini database untuk pihak yang melakukan kerja sama sebagai penyedia barang..
c. Kurangnya efektifitas kerja karyawan dan masih terdapat aktivitas yang bersifat manual dalam hal mendukung proses kerja di bagian perbekalan seperti pengagendaan SIPP (Surat Internal Perintah Pengadaan) ataupun pembuatan surat – surat dan dokumen lainya .
2. Kesimpulan yang diperoleh dari perancangan sistem informasi pengadaan barang dan atau jasa berbasis komputerisasi yang diusulkan dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya rancangan sistem informasi ini maka diharapkan kinerja karyawan lebih efektif dalam melakukan pekerjaannya.
b. Rancangan sistem informasi yang dikembangkan dapat mempermudah user dalam pengecekan anggaran untuk satu pengadaan.
c. Rancangan aplikasi ini dapat mempermudah pencarian data untuk dijadikan informasi bagi pemakainya..
d. Aplikasi yang dirancang juga dapat menyimpan segala dokumentasi pengadaan barang dan atau jasa dengan lebih aman dan tertata.
5.2 Saran
Beberapa hal yang dapat disarankan penulis dalam pelaksanaan rancangan sistem informasi ini adalah :
a. Pihak perusahaan disarankan untuk merekrut tenaga kerja yang dapat tempatkan pada bagian database administrator.
b. Top manajemen sebaiknya meminta laporan pengadaan setiap bulannya untuk memastikan kelanjutan proses pengadaan barang atau jasa
c. Penerapan system yang telah diterapkan sebaiknya disosialisasikan terlebih dahulu terhadap pegawai dengan diadakan pelatihan dan pengenalan.
d. Perancangan system informasi perbekalan ini belum diaplikasikan terhadap program aplikasi pendukung.
CITARUM
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Sistem Informasi
OLEH :
FIKRI A. T. A. PUTRA NIM. 10507298 GILANG BIGWANTO NIM. 10507296 IRMAN SYAHRIL SIDHIK NIM 10507287
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA
BANDUNG
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI....iv
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR TABEL ... ix
BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ... 1
1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah ... 4
1.3 Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan ... 5