Perancangan Sistem Informasi Pengadaan Barang Atau Jasa Pada Bagian Perbekalan PT. PLN (persero) Jasa & Produksi Unit Produksi Citarum

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum merupakan perusahaan jasa yang menyediakan pelayanan jasa perbaikan, produksi dan kontruksi peralatan bagi industri ketenagalistrikan dan proyek-poyek pembangkit energi listrik berbasis energi terbarukan. Pelayanan terhadap pengguna jasa merupakan inti bisnis dari perusahaan dan berkembang mengikuti permintaan pasar. PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan jasa yang melayani permintaan dari seluruh wilayah Indonesia, harus meningkatkan kinerja SDM salah satunya melalui peningkatan pelayanan bagi para pelanggan. . Pelayanan berangkat dari visi misi dan strategi hingga kemudian berkembang dalam organisasi, sistem dan manajemen perusahaan. Pelayanan diarahkan untuk memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam mengerjakan segala aktifitas sehari-hari.

(2)

terbarukan. Dengan sertifikat ISO 9001:2008 di tangan yang berorientasi tehadap manajemen mutu (Quality Management System), dimana misi utama PT PLN (J&P) adalah menjadi perusahaan yang kompeten di bidang jasa.

Dalam hal pelayanan, terdapat dua komponen yaitu pelayanan kepada mitra atau vendor/rekanan (eksternal) dan pelayanan kepada bidang-bidang (internal) atas pengadaan barang dan atau jasa. Untuk itu dibutuhkan suatu pendukung sehingga kegiatan inti bisnis dapat berjalan dengan lancar atau dalam hal ini dapat disebut sebagai General Support. Dalam hal ini pelayanan pengadaan kepada bidang-bidang internal dibutuhkan suatu bagian pada General Support yang menangani semua permintaan pengadaan barang dan atau jasa kepada setiap bidang-bidang yang membutuhkannya dalam hal ini adalah kegiatan logistic yang dilakukan atau dilaksanakan fungsinya pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum oleh Bagian Perbekalan/Pengadaan .

(3)

baik sangat diperlukan untuk dapat memberikan masukan dalam membuat suatu keputusan.

Maka dari itu diperlukan analisis terhadap sistem informasi yang sedang berlangsung pada Bagian Perbekalan di PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum dalam hal prosedur pengadaaan barang atau jasa, sehingga materi ini dijadikan rujukan dan objek praktek kerja lapangan yang menarik sebagai objek penelitian yang nantinya dapat dijadikan rujukan atau gambaran oleh pembuat keputusan dalam hal memperbaiki system informasi yang telah berjalan ke arah yang lebih baik lagi dan menjadikan PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum sebagai perusahaan Negara yang memiliki kualitas dan kuantitas sesuai standar Internasional dalam hal pelayanan.

Berdasarkan hasil yang ditemukan di lapangan dan mengacu pada permasalahan di atas, maka pihak PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum khususnya dibidang perbekalan dirasakan perlu untuk melakukan re-design terhadap rancangan Sistem Informasi yang akan diterapkan kelak pada perusahaan. Sehingga objek kajian yang ditemukan di lapangan saat melakukan kerja praktek di PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum dapat ditentukan judul dan bahasan dari laporan ini mengenai

"PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGADAAN BARANG ATAU

JASA PADA BAGIAN PERBEKALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN

(4)

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Dalam memberikan penjelasan dan tujuan yang ingin dicapai dalam proses perancangan sistem informasi yang berjalan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum khususnya dalam bidang Perbekalan/Pengadaaan ini, dapat diidentifikasikan beberapa masalah yang dapat dirumuskan berdasarkan latar belakang di atas, diantaranya yaitu :

1. Dalam pendokumentasian terdapat data yang kurang tertata dengan baik dan bersifat manual dalam pembuatanya.

2. Belum adanya internalisasi atau pengelolaan untuk data rekanan atau pihak eksternal luar dalam hal ini database untuk pihak yang melakukan kerja sama sebagai penyedia barang..

3. Kurangnya efektifitas kerja karyawan dan masih terdapat aktivitas yang bersifat manual dalam hal mendukung proses kerja di bagian perbekalan PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum seperti pengangendaan SIPP (Surat Internal Perintah Pengadaan) ataupun pembuatan surat – surat dan dokumen lainya .

Rumusan masalah yang dapat dirumuskan dari objek penelitian pada bagian perbekalan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum yaitu :

(5)

2. Bagaimana usulan perancangan system informasi pengadaan barang atau jasa yang akan diterapkan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum ?

1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan

Dalam pelaksanaan kerja praktek kami bermaksud selain untuk memenuhi salah satu kriteria penilaian kerja praktek dan mencari pengalaman serta pengetahuan mengenai implementasi praktek di dunia kerja yang sesungguhnya, kami juga mempunyai maksud dan tujuan sebagai berikut :

1. Bertujuan untuk mengetahui dan menggali bagaimana sistem informasi pengadaan barang atau jasa yang sedang berjalan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum.

(6)

1.4. Batasan masalah

Mengingat kompleksnya permasalahan mulai dari prosedur aktivitas kerja dan ruang lingkup dari wilayah cakupan kerja serta dengan terbatasnya waktu praktek kerja lapangan, tidaklah memungkinkan semua persoalan dan permasalahan dari hasil objektivitas di lapangan dapat terjawab, maka permasalahan dibatasi mencakup beberapa kajian di bawah ini :

1. Penelitian dilakukan terfokus hanya pada jangka waktu satu bulan.

2. Objek dari kajian Praktek Kerja Lapangan hanya terfokus pada bagian perbekalan /Pengadaaan.

3. Analisis yang dilakukan meliputi prosedur standar kerja dari proses permintaan pengadaaan barang atau jasa yang dibutuhkan untuk proses produksi.

4. Usulan penerapan mengenai pengelolaan data vendor atau rekanan.

5. Usulan desain terhadap Sistem Informasi Perbekalan hanya sampai batas design rancangan sistem informasi secara umum.

6.

1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan

(7)

Praktek Kerja Lapangan dilakukan selama 1 bulan kurang (25 hari masa kerja) terhitung mulai tanggal 05 Juli 2010 s.d 09 Agustus 2010.

Tabel 1.1.

Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan

No. Aktivitas Kegiatan Waktu ( tanggal Juli – Agustus)

05 - 09 12 - 16 19 - 23 26 - 30 02 - 09

1 Pengenalan Perusahaan X

2 Pengenalan Bag.Perbekalan X

3 Pengenalan Prosedur Pengadaan Barang.

X X

4. Gambaran Ativitas Kerja Perbekalan

X

5. Pengagendaan dan Pembuatan Dokumen

X X

6. Penjelasan Alur Dokumen X

7. Analisis Sistem Berjalan X X

8. Evalusi Sistem dan Tinjau Ulang

(8)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Pengertian system secara umum dan definitive menyatakan bahwa suatu Sistem adalah suatu kumpulan elemen-elemen yaitu objek, seperti manusia, sumber, konsep dan prosedur, yang saling berinteraksi dan berelasi yang bertujuan untuk melakukan sebuah fungsi untuk mencapai tujuan tertentu.

Untuk pengertian sistem yang diintisarikan dari beberapa sumber referensi, mendefinisaikan bahwa sistem :

 Menurut Al Bahra bin Ladjamudin (2005 : 05 ) ”Sistem adalah suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

 Menurut Mulyadi (2006) ”Suatu sistem pada dasarnya adalah kelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

(9)

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Secara tujuan trerdapat dua pendekatan dari maksud sebuah sistem, pertama yaitu bahwa sebuah sistem diciptakan maksudnya adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan terdapat juga yang menyebutkan untuk mecapai suatu sasaran (objexctives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit.

Misalnya untuk sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Sedangkan untuk sistem akuntansi atau sistem – sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsitem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut. Seringkali dalam suatu kesempatan tujuan (goal) dan sasaran (objective) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

Berdasarkan definisi-definisi di atas penyusun dapat memberikan kesimpulan bahwa sistem adalah kumpulan dari komponen-komponen yang terbentuk dari unsur-unsur yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan (goal) atau sasaran (objectives) yang telah ditentukan tergantung dari ruang lingkup dari mana memandang sistem tersebut.

2.1.1 Ciri-ciri Sistem

(10)

komponen atau bagian dari suatu sistem, subsistem ini bisa phisik ataupun abstrak.

Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antar subsistem dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem dengan yang lebih besar.

Model umum sebuah sistem terdiri dari masukan , pengolah dan keluaran. Ini tentu saja disederhanakan karena sebuah sistem memilki beberapa masukan dan keluaran. Sifat yang menentukan dan membatasi sebuah sistem

membentuk “ sempadan “-nya (boundary). Sistem berada di dalam sempadan tersebut.

MASUKAN

SISTEM

KELUARAN

(Sumber : www.ilmukomputer.com)

Gambar 2.1 Model Sistem sederhana

Pada setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem, dan pada subsistem terdiri atas beberapa sub-sub sistem.

(11)

2.1.2 Elemen Sistem

Tidak semua dalam sistem memiliki kombinasi elemen – elemen yang sama, tetapi suatu susunan dasar seperti diperlihatkan dalam gambar 2.1. Sumber daya input di ubah menjadi sumber daya output. Sumber daya mengalir dari elemen input, melalui elemen transformasi, ke elemen output. Suatu mekanisme pengendalian memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa sistem tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme pengendalian ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik (feedback loop) yang mendapatkan informasi dari output system dan menyediakan nformasi bagi mekanisme pengendalian. Mekanisme pengendalian membandingkan sinyal – sinyal umpan balik dengan tujuan, dan mengarahkan sinyal pada elemen input jika sistem informasi memang perlu diubah.

Tujuan

Mekaniame Pengendalian

Transformasi

Masukan Keluaran

(12)

Secara teoritis, elemen – elemen yang menyusun sebuah sistem tersebut terdiri dari :

1. Tujuan

Merupakan tujuan dari sistem tersebut berupa tujuan usaha, kebutuhan, masalah, prosedur pencapaian tujuan.

2. Batasan

Merupakan batasan – batasan yang ada dalam mencapai tujuan dari sistem, dimana batasan ini dapat berupa peraturan – peraturan, biaya – biaya, personil, peralatan, dll.

2. Pengawasan

Merupakan pengawas dari pelaksanaan pencapaian tujuan sistem yang dapat berupa control pemasukan data (input), control keluaran data (output), control pengoperasian, dll.

4. Masukan

Merupakan bagian dari sistem yang bertugas untuk menerima data masukan dimana data dapat berupa asal masukan, frekwensi pemasukan data, jenis pemasukan data, dll.

5. Proses

Merupakan bagian yang memproses masukan data menjadi informasi sesuai dengan keinginan penerima, proses dapat berupa : klarifikasi, peringkasan, pencarian, dll.

(13)

Merupakan keluaran atau tujuan akhir dari sistem, keluaran dapat berupa laporan, grafik, dll.

7. Umpan Balik

Merupakan elemen – elemen sistem yang tugasnya apakah system berjalan sesuai keinginan, umpan balik dapat berupa perbaikan, pemeliharaan, dll.

2.1.3 Karakterisitik Sistem

Suatu sistem yang akan diterapkan memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fugsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

b. Batas Sistem (Boundary)

Batas system (boundary) merupakan daerah yag membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya, yang menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environtments)

(14)

merupakan energi dari system, sedangkan lingkungan luar yang merugikan diatasi dan dikendalikan.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk suatu kesatuan.

e. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan tersebut dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran

f. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluran dapat berupa masukan bagi subsystem yang lain atau kepada supra system.

g. Pengolah Sistem (Process)

(15)

Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Sehingga suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective).

2.1.4 Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya : a. Sistem Abstrak (Abstract Sistem) dan Sistem Fisik (Physical Sistem)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Misalnya system teologia, yaitu system yang berupa pemikiran – pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya system computer, system produksi.

b. Sistem Alamiah (Natural Sistem) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made Sistem).

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.

c. Sistem Tertentu ( Deterministic Sistem) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic Sistem).

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

(16)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur dari pihak diluarnya Contoh : - reaksi kimia dalam tabung berisolasi dan tertutup.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya. Contoh : Sistem keorganisasian memiliki kemampuan adaptasi. (Bisnis dalam menghadapi persaingan dari pasar yang berubah. Perusahaan yang tidak dapat menyesuaikan diri akan tersingkir).

2.2 Pengertian Informasi

Definisi informasi menurut James Hall dalam bukunya yang berjudul

”Sistem Informasi Akuntansi”, adalah sebagai berikut: ”Informasi adalah data diproses sehingga memiliki arti dan berguna bagi pemakai”.

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 8) Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang .

Menurut Raymond McLeod, Jr., George Schell (2001:12) Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Data terdiri dari

fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai.

(17)

keputusan tertentu agar dapat menghasilkan sesuatu yang lebih berguna bagi pemakainya dan dapat dijadikan sebagai pengambilan keputusan.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi manajemen didalam mengambil keputusan informasi tersebut diperoleh dari sistem informasi. Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer disebut sistem informasi berbasis computer (Computer-Based Information System atau CBIS)

Sistem Informasi ini dapat didefinisikan dijelaskan dalam poin – poin sebagai berikut :

· Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan,diproses menjadi informasi dan didistribusikan kepada pemakai. ( Hall, 2001 ).

Menurut Jogiyanto H.M (2001 : 11) Sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu organisasi untuk mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

(18)

yang secara teratur saling berkaitan dengan tujuan untuk mengelola data sehingga menghasilkan informasi yang berguna.

Sistem informasi juga mempunyai beberapa komponen, yaitu :

1. Hardware (perangkat keras), seperti : keyboard, monitor, microprocessor dan lain sebagainya.

2. Software (perangkat lunak). 3. Brainware (manusia). 4. Data.

5. Prosedur atau metode-metode.

Dari berbagai definisi dan penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia,komputer,teknologi informasi dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi) , dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives) atau tujuan (goal).

(Sumber : www.ilmukomputer.com)

(19)

2.4 Metode Pendekatan Sistem

Salah satu pendekatan yang digunakan dalam suatu analisis dan desain adalah pendekatan terstruktur. Suatu pendekatan yang bekerja dari sudut pandang yang lebih tinggi menuju tingkat lebih rendah yang lebih rinci, dimana keinginan pemakai disajikan dalam diagram aliran data. Desain terstruktur adalah implementasi secara fisik dan pembagian struktur modular secara hirarki dengan pendekatan atas bawah.

2.4.1Metode Pendekatan Sistem Terstruktur

Pendekatan ini yang dimulai dari awal tahun 1970 disebut dengan pendekatan terstruktur (structured approach). Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik (techniques) yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. Beberapa metologi pengembangan sistem yang terstruktur telah banyak yang dikenalkan baik dalam buku-buku maupun oleh perusahaan-perusahaan konsultan pengembangan sistem. Metodologi-metologi ini mengenal penggunaan alat-alat dan tehnik-tehnik untuk mengembangkan sistem yang terstruktur.

(20)

permasalahan-permasalahan yang komplek di organisasi dapat di pecahkan dan hasil dari sistem akan mudah untuk dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai documentasi yang baik, tepat pada waktunya, sesuai dengan anggaran biaya pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya akan lebih baik.

2.4.2. Alat Bantu Analisis

Dalam menganalisis sebuah sistem baik yang sudah berjalan ataupun terhadap sistem yang akan diusulkan, terdapat beberapa tools yang digunakan sebagai alat bantu dalam menganalisis sebuah sistem diterapkan dalam suatu perusahaan. Metode pendekatan terstruktur yang dijadikan sebagai landasan dalam menganalisis sebuah sistem terhadap perusahaan PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum dengan kekhususan pada Bidang Perbekalan/Persediaan ini menggunakan beerapa tools (alat bantu) analisis, diantaranya yaitu :

2.4.2.1. Flow Map

Flow Map adalah aliran data berbentuk dokumen atau formulir didalam suatu sistem informasi yang merupakan suatu aktivitas yang saling terkait dalam hubungannya dengan kebutuhan data dan informasi.

Diagram aliran dokumen merupakan bagan – bagan alir yang menunjukan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan – tembusannya.

Kegunaan dari Flow Map ini adalah :

(21)

2. Menjabarkan aliran dokumen yang terlihat.

3. Menjelaskan hubungan – hubungan data dan informasi dengan bagian-bagian dalam aktivitas tersebut.

Tabel 2.1. Simbol Flowmap

Sumber : www.ilmukomputer.com

2.4.2.2 Diagram Kontek

Diagram kontek merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram alir data. Dimana satu lingkaran merepresentasikan seluruh sistem. Diagram kontek ini harus berupa suatu pandangan, yang mencakup masukan-masukan dasar, sistem-sistem dan keluaran.

(22)

diciptakan, begitu entitas-entitas eksternal serta aliran data-aliran daa menuju dan dari sistem diketahui penganalisis dari wawancara dengan user dan sebagai hasil analisis dokumen. Diagram kontek menggarisbawahi sejumlah karakteristik penting dari suatu sistem:

Kelompok pemakai, organisasi, atau sistem lain dimana sistem kita melakukan komunikasi yang disebut juga sebagai terminator. 53

Data dimana sistem kita menerima dari lingkungan dan harus diproses dengan cara tertentu.

Data yang dihasilkan sistem kita dan diberikan ke dunia luar.

Penyimpanan data yang digunakan secara bersama antara sistem kita dengan terminator. Data ini dibuat oleh sistem dan digunakan oleh lingkungan atau sebaliknya,, dibuat oleh lingkungan dan digunakan oleh sistem kita.

Batasan antara sistem kita dan lingkungan.

Diagram kontek dimulai dengan penggambaran terminator, aliran data, aliran kontrol penyimpanan, dasn proses tunggal yang menunjukkan keseluruhan sistem. Bagian termudah adalah menetapkan proses (yang hanya terdiri dari satu lingkaran) dan diberi nama yang mewakili sistem. Nama dalam hal ini dapat menjelaskan proses atau pekerjaan atau dalam kasus ekstrim berupa nama perusahaan yang dalam hal ini mewakili proses yang dilakukan keseluruhan organisasi.

(23)

terminator tidak diperbolehkan komunikasi langsung. Pada kenyataannya hubungan antar terminator dilakukan, tetapi secara definitif karena terminator adalah bagian dari lingkungan, maka tidak relevan jika dibahas dalam Diagram kontek.

Diagram kontek memiliki aturan sebagai berikut:

a. Jika terdapat banyak terminator yang mempunyai banyak masukan dan keluaran diperbolehkan untuk digambarkan lebih dari satu kali sehingga mencegah penggambaran yang terlalu rumit, dengan ditandai secara khusus untuk menjelaskan bahwa terminator yang dimaksud adalah identik. Tanda tersebut dapat berupa asterik (*) atau pagar (#).

b. Jika terminator mewakili individu sebaiknya diwakili oleh peran yang dimainkan personil tersebut. Alasan pertama adalah personil yang berfungsi untuk melakukan itu dapat berganti sedang Diagram kontek harus tetap akurat walaupun personil berganti. Alasan kedua adalah seorang personil dapat memainkan lebih dari satu peran.

(24)

(Sumber : buku manual pembayaran PBB)

Gambar 2.4 Gambaran Sebuah Diagram Konteks Dalam Sebuah Sistem

2.4.2.3 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) merupakan perangkat (tools) analisis yang menggambarkan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan pada saat data bergerak dari input menjadi output yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD level 0 atau disebut juga konteks diagram adalah diagram alir data yang menggambarkan seluruh elemen sistem sebagai sebuah proses tunggal dengan data masukan dan data keluaran yang ditunjukan dengan anak panah yang masuk dan keluar secara berurutan.(Pressman,1997:365). DFD level 0 merupakan diagram alir data yang pertama kali dibentuk karena menggambarkan proses secara keseluruhan yang terjadi didalam perangkat lunak. Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD adalah sebagai berikut :

Kp.PBB

Wajib Pajak

BANK

Sistem Informasi Penerimaan

PBB SPPT

STTS Acc SPPT Acc

SPPT valid

STTS STTS Acc + Laporan PBB

(25)

a. Proses, adalah suatu kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer. Berfungsi untuk mengolah suatu aliran data yang masuk dan menghasilkan suatu output yang diinginkan.

b. Data flow (aliran data), menunjukan arus dari data yang bisa berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses. Aliran data direpresentasikan dengan menggunakan anak panah yang menuju ke/dari proses.

c. Data store (penyimpanan data), merupakan simpanan data dari hasil proses berupa suatu file atau database pada sistem komputer, arsip atau catatan manual.

d. Entitas Eksternal/Terminator, merupakan batasan sistem yang memisahkan kesatuan di lingkungan luar sistem bisa berupa orang, organisasi, atau sistem lain yang dapat memberikan input atau menerima output dari luar sistem.

2.4.2.4 Kamus Data

Kamus data merupakan data fakta tentang data dan kebutuhan – kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data diharapkan , analisis sistem dapat mendefinisikan data yang mengalir dalam sistem dengan lengkap.

(26)

Pada tahap perancangan sistem, kamus data digunakan untuk merancang laporan – laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang berada di DFD. Arus data dibuat berdasarkan arus data yang ada di DAD. Arus data yang ada di DAD sifatnya globa, hanya ditunjukan nama arus datanya saja.

Kamus data membuat hal – hal sebagai berikut. a. Nama arus data

Nama arus data harus dicatat pada kamus data, sehingga mereka yang membaca DAD memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu dan dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. b. Alias

Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila ada.untuk menyatakan nama lain dari suatu data elemen atau data store yang sebenarnya sama dengan data elemen atau data store yang telah ada.

c. Bentuk Data

Bentuk data perlu di catat di kamus data, karena dapat dipergunakan untuk mengelompokan kamus data ke dalam kegunaanya sewaktu perancanyan sistem.

d. Arus Data

Arus data menunjukan dari mana data mengalir dan dari mana data menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data untuk memudahkan mencari arus data di DAD.

(27)

Untuk memperjelas tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka sebagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan – keterangan tentang arus data tersebut.

2.4.3 Analisis dan Usulan Perancangan Sistem

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai berikut :

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian - bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

 Langkah-langkah di Analisis Sistem :

Langkah-langkah di dalam tahap analisis sistem hampir sama dengan langkah - langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya pada analisis sistem ruang lingkup tugasnya lebih terinci.

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem Yaitu sebagai berikut:

1. Identify, Yaitu mengidentifikasikan masalah - Mengindentifikasikan penyebab masalah - Mengidentifikasikan titik keputusan

- Mengidentifikasikan personil-personil kunci

(28)

- Menentukan jenis penelitian - Merencanakan jadual penelitian - Mengatur jadual wawancara - Mengatur jadual observasi

- Mengatur jadual pengambilan sampel - Membuat penugasan penelitian - Membuat agenda wawancara - Mengumpulkan hasil penelitian 3. Analyze, Yaitu Menganalis Sistem

- Menganalisis kelemahan Sistem

- Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen 4. Report, Yaitu membuat laporan hasil analisis

Tujuan :

- Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan

- Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

- Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen - Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya .

o _{Usulan Perancangan Sistem}

(29)

bagi analis sistem untuk memikirkan bagaimana membentuk system tersebut yang natinya akan menjadikan sebuah usulan sistem yang akan diterapkan terhadap sebuah sistem perusahaan. Tahap ini disebut dengan perancangan sistem.

Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu :

1. Perancangan sistem sec.umum/perancangan konseptual, perancangan logikal/perancangan sec.makro

2. Perancangan sistem terinci / perancangan sistem secara phisik.

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini :

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem

Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem

(30)

o _{Perancangan sistem secara umum}

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistim informasi yang akan didesain secara rinci. Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Pada tahap desain secara umum, komponen-komponen sistem informasi dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasi kepada user bukan untuk pemrogram. Komponen sistem informasi yang didesain adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.

2.5 Pengertian Persediaan/Perbekalan

Dalam menjalankan suatu usaha setiap perusahaan atau lembaga penelitian selalu membutuhkan barang dan bahan untuk kelangsungan kegiatan perusahaan. Adapaun kategori persediaan yang penulis bahas yaitu berupa alat tulis kantor dan bahan kimia.

(31)

2.6 Pengertian Sistem Persediaan/Perbekalan

Sistem persediaan adalah struktur interaksi manusia, peralatan, metode – metode, dan kontrol – kontrol yang disusun untuk mencapai tujuan sebagai berikut :

1. Mendukung rutin kerja dalam bagian kontrol persediaan

2. Mendukung pembuatan keputusan untuk personil – personil yang mengatur gudang dan bagian kontrol persediaan

3. Mendukung persiapan laporan – laporan internal dan laporan – laporan eksternal.

Berdasarkan Keppres No. 80 Tahun 2003 dan Perpres No. 8 Tahun 2006, dalam pengelolaan pengadaan diperkenalkan istilah Panitia Pengadaan, Unit Layanan Pengadaan dan Pejabat Pengadaan. Ketiga model organisasi ini ditujuan untuk berbagai alasan. Panitia Pengadaan adalah bentuk organisasi pengadaan yang utama dalam Keppres 80 karena untuk semua pengadaan wajib dibentuk panitia pengadaan. instansinya. Pilihan model ini akan mengurangi kebutuhan personel pengadaan, karena hanya

Sebagaimana diketahui, pengelola memiliki tugas:

1. menyusun jadual dan menetapkan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan; 2. menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri (HPS);

3. menyiapkan dokumen pengadaan;

(32)

5. menilai kualifikasi penyedia melalui pascakualifikasi atau prakualifikasi; 6. melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk;

7. mengusulkan calon pemenang;

8. membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pengguna barang/jasa.

2.7 Pengertian Sistem Informasi Persediaan/Perbekalan

Sistem informasi persediaan barang adalah suatu sistem yang mengolah data-data barang pada suatu perusahaan atau lembaga. Secara umum data-data yang diolah dalam sistem informasi persediaan barang meliputi data barang, data rekanan, data pembelian dan data barang keluar dan data-data lain yang bersifat umum berdasarkan kebutuhan masing-masing perusahaan atau lembaga.

Pengadaan barang/jasa di organisasi manapun selalu mendapat perhatian khusus. Banyak pertimbangan sehingga dalam banyak contoh fungsi pengadaan dilaksanakan secara terpisah dengan fungsi operasi.

2.8 Pengertian Pembelian

Pengertian pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Informasi Akuntansi” adalah sebagai berikut : ”Pembelian adalah suatu tahap penting didalam pengadaan bahan baku ke

dalam pabrik agar persediaan tidak terjadi penumpukan bahan baku di

(33)

Pengertian pembelian menurut Soemarso SR dalam bukunya yang berjudul

”Akuntansi Suatu Pengantar” adalah sebagai berikut :

”Pembelian adalah proses transaksi antara pihak yang membutuhkan atau

mengolah aktiva produktif, barang dagangan, dan barang jasa lainnya

dengan pihak supplier, dimana transaksi tersebut dapat dilakukan tunai

maupun kredit dengan atau tanpa syarat”.

Dari definisi-definisi di atas penulis dapat menyimpulkan pembelian merupakan sistem yang sangat penting dalam perusahaan untuk mecapai tujuan dan pembelian merupakan suatu fungsi yang dibebani tanggungjawab untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan baku yang baik.

2.8.1 Jenis – jenis Pembeliaan

Jenis-jenis pembelian menurut La Midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi“ adalah sebagai berikut : 1. Pembelian secara kontan

Yaitu pembelian dilaksanakan secara cash dan carry. 2. Pembelian secara kredit

Pembelian yang mendapat fasilitas pembayaran yang lebih dari satu bulan. 3. Pembelian secra tender

Pembelian yang dilaksanakan apabila menyangkut nilai yang cukup besar. 4. Pembelian dengan cara impor

(34)

5. Pembelian di pasar berjangka

Pembelian untuk barang-barang yang telah memiliki standar kualitas yang ditawarkan di pasar berjangka, selain telah terjamin juga menutup kemungkinan kerugian adanya kenaikan harga (hegding).

6. Pembelian secara komisi

Pembelian barang bersifat titipan atas barang-barang yang terjual yang kemudian dibayar.

7. Pembelian secra cicilan (Leasing)

Suatu cara pembelian dimana harga atas barang dibayar secara mencicil setelah diperhitungkan bunga bank.

8. Pembelian kontrak

Suatu pembelian dengan menggunakan prosedur kontrak yang memuat hak-hak dan kewajiban masing-masing pihak.

2.8.2. Prosedur Pembeliaan

Suatu perusahaan akan berjalan dengan baik apabila mempunyai prosedur pembelian yang efektif dan efisien. Prosedur pembelian menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi” secara garis besar prosedur dalam sistem akuntansi pembelian terdiri dari 6 prosedur yang meliputi :

1. Prosedur Permintaan Pembelian

(35)

mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan meggunakan surat permintaan pembelian.

2. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3. Prosedur Order Pembelian

Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan.

4. Prosedur Penerimaan Barang

Dalam prosedur ini, penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5. Prosedur Pencatatan

Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok).

6. Prosedur Distribusi Pembelian

(36)

“Prosedur pembelian merupakan cara dalam melakukan semua pembelian

baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Prosedur ini mulai dari adanya kebutuhan atas suatu barang atau jasa yang dibeli dan diterima”.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa prosedur pembelian merupakan prosedur yang harus dilakukan dalam pembelian baik barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan, melalui jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian yaitu :

1. Prosedur permintaan pembelian.

2. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok. 3. Prosedur order pembelian.

4. Prosedur penerimaan barang. 5. Prosedur pencatatan.

6. Prosedur distribusi pembelian.

2.8.3 Dokumen Pembeliaan

Dokumen merupakan bukti-bukti untuk pencatatan transaksi pembelian dan sebagai dasar pembuatan laporan. Dokumen-dokumen yang penting dalam fungsi pembelian menurut Mulyadi dalam bukunya yang berjudul ”Sistem Akuntansi” adalah sebagai berikut :

1. Surat Permintaan Pembelian

(37)

rangkap dua untuk setiap permintaan. Satu lembar untuk fungsi pembelian dan tembusannya untuk arsip gudang atau pengguna.

2. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga barang yang pengadaannya tidak berulang kali, yang menyangkut jumlah rupiah pembelian besar.

3. Permintaan penawaran dari supplier. 4. Surat pesanan pembelian.

5. Laporan penerimaan barang. 6. Faktur pembelian.

7. Jurnal pembelian. 8. Daftar harga.

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen pembelian merupakan dokumen yang penting untuk pencatatan transaksi pembelian sebagai dasar pembuatan laporan, yang terdiri dari dokumen :

1. Surat penerimaan pembelian. 2. Surat permintaan penawaran harga. 3. Surat order pembelian.

4. Laporan penerimaan barang. 5. Faktur pembelian.

(38)

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

3.1 Tinjauan Umum Perusahaan

Secara umum untuk tinjauan perusahaan dilihat dari segi sejarah perusahaan, visi dan misi perusahaan, fungsi perusahaan, aktivitas perusahaan dan segmen pemasaran yang ada pada PT PLN (Persero) Jasa & Produksi Unit Produksi Citarum adalah sebagai berikut :

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Pada awalnya perusahaan ini berdiri pada 1917 yang didirikan oleh

Pemerintah Kolonial Belanda dengan namanya “Dienst Voor Water Krachen

Electicitiet”, yang disingkat “WE” yang berfungsi sebagai Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU) yang kemudian berubah menjadi Pembangkit Listrik Tenaga Diesel (PLTD), yang dilengkapi dengan gardu induk 30 KV sebagai penyalur tenaga listrik ke kota Bandung. Dalam Perang Dunia ke II, Belanda mengalami kekalahan dan kedudukan Belanda di Indonesia di ambil alih oleh Jepang dan perusahaan inipun tidak luput dari pengusahaannya dan namanya diganti menjadi

“SAEBU JAWA DENKI JIGYO KOSHA”.

(39)

Setelah kemerdekaan bengkel ini diambil alih oleh Pemerintah Republik

Indonesia, dan diberi nama “PERUSAHAAN NEGARA UNTUK

PEMBANGKIT TENAGA LISTRIK BENGKEL DAYEUHKOLOT”

(PENUPETEL), maka nama Bengkel dirubah menjadi “PLN Pembangkit

Priangan dan Penupetel Bengkel Dayeuhkolot”

Kemudian pada tahun 1960 nama perusahaan ini diganti menjadi

“Perusahaan Negara Explorasi XIII Bengkel Mesin dan Listrik Negara”, yang

berpusat di Jakarta.

PLN terus berkembang dan terjadi beberapa kali reorganisasi, secara berturut – turut pada tahun 1960, 1964, 1972 dan 1973 bengkel mengalami perubahan nama. Akhirnya, berdasarkan Surat Keputusan Direksi PLN Pusat No. 016/DIR/83 Tanggal 12 Pebruari 1983, nama bengkel berubah menjadi Perusahaan Umum Listrik Negara Pembangkit dan penyalur Jawa bagian Barat Bengkel Dayeuhkolot.

(40)

pada bulan Juni 2000 namanya diganti kembali menjadi PT. PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI (J & P) UNIT PRODUKSI CITARUM BANDUNG.

Perjalanan PT PLN (Persero) dalam berapa dekade selama ini telah banyak menunjukan bukti memberikan pelayanan untuk memenuhi kebutuhan publik. Sebagai badan usaha milik negara PT PLN (Persero) selalu berusaha menciptakan inovasi terbaru untuk memenuhi kriteria sebagai BUMN yang harus memberikan pelayanan terbaik kepada publik. Itulah mengapa dari waktu ke waktu PT PLN (Persero) terus membenahi diri baik secara internal maupun eksternal demi terpenuhinya kriteria mutu, target dan pelayanan publik. Inovasi tiada henti, perbaikan manajemen, kualitas SDM yang dikembangkan PT PLN (Persero) berjalan secara kontinyu dan seiring dengan perkembangan perjalanan inilah, sub unit bisnis PT PLN (Persero) PT PLN J&P (Jasa dan Produksi telah dan akan selalu menjadi kontributor yang siap mendukung PLN melaksanakan program kerja dan proyeknya.

Kredibilitas PT PLN J&P (Jasa dan Produksi) sebagai sub unit bisnis PT PLN (Persero) telah teruji sebagai partner penyedia jasa perbaikan, produksi dan kontruksi peralatan bagi industri ketenagalistrikan dan proyek-poyek pembangkitan energi listrik berbasis energi terbarukan. Dengan sertifikat ISO 9001:2008 di tangan, misi utama PT PLN J&P (Jasa dan Produksi) adalah menjadi perusahaan yang kompeten di bidang jasa.

(41)

deliveryprice (harga yang kompetitif) serta tak melupakan after sales (services) / purna layanan.

Dalam perjalanan perusahaan sejak awal berdiri, PT PLN J&P (Jasa dan Produksi) mengandalkan SDM dan penempatan SDM pada posisi yang tepat, membuat efisiensi kerja dan peningkatan daya saing berkembang secara signifikan.

Saat ini PT PLN J&P (Jasa dan Produksi) memiliki 7 Unit Produksi dan 2 sub unit produksi sebagai basis marketing, pusat produksi dan distribusi barang dan jasa kami bertempat di lokasi-lokasi strategis seperti Bandung, Jakarta, Semarang, Surabaya, Merak, Bali dan Bangkinang-Riau. Unit-unit produksi ini terutama menangani pekerjaan di unit-unit PLN wilayah, pembangkitan, transmisi dan distribusi serta anak-anak perusahaan untuk membantu kelangsungan industri ketenagalistrikan di seluruh Indonesia.

Ganbar 3.1 : Logo PT PLN (Persero) Jasa & Produksi (sumber : www.pln-jp.co.id)

(42)

kualitas SDM, Sumber Daya aset, produk yang bermutu, pelayanan berorientasi pada kepuasan pelanggan dan pengiriman yang tepat waktu (quality, cost, delivery) sesuai dengan motto kami untuk tidak berorientasi pada profit semata (provit oriented) namun lebih pada orientasi manfaat (benefit oriented).

3.1.2 Visi dan Misi PT PLN (Persero) Jasa Dan Produksi U.P. Citarum

Sebagai pedoman bagi perusahaan maka visi dan misi yang menjadi landasan bagi PT PLN (Persero) J & P U.P. Citarum adalah sebagai berikut :

VISI

Menjadi Perusahaan yang bergerak di bidang Produksi, Konstruksi dan Jasa Perbaikan yang unggul dan terpercaya melalui kepuasan pelanggan dan akrab dengan waawasan lingkungan.

MISI

 Bergerak di bidang produksi, konstruksi dan jasa perbaikan terutama dalam bidang ketenagalistrikan

 Memperoleh keuntungan yang dapat mendukung pengembangan perusahaan yang sehat dengan pola pengembangan yang baik

 Mendukung kegiatan PT.PLN (Persero) dalam usaha meningkatkan efisiensi, keandalan dan ketersediaan tenaga listrik

 Melakukan usaha secara etis, profesional, inovatif serta memiliki hubungan bisnis yang luas dan akrab lingkungan.

(43)

3.1.3 Fungsi Perusahaan PT.PLN (PERSERO) J&P U.P. Citarum

Perusahaan PLN (PERSERO) J&P Unit Produksi Citarum secara umum mempunyai fungsi sebagai berikut :

1. Perumusan Kebijakan Teknis, pemberian bimbingan dann pembinaan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan melalui perundang – undangan yang berlaku meliputi :

a. Penyediaan tenaga listrik termasuk pembangunan sarana kelistrikan, pembangkit dan pendistribusian.

b. Pengusahaan tenaga listrik.

c. Pemanfaatan sumber – sumber tenaga dan tenaga kerja listrik. d. Penyelidikan dan pengembangan bidang tenaga listrik.

e. Pembinaan pengusahaan tenaga listrik di luar perusahaan. f. Pembinaan industri konstruksi dibidang tenaga listrik.

2. Pelaksanaan sesuai dengan tugas pokok dan berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3. Pengamanan teknis atau pelaksanaan tugas pokok sesuai dengan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh menteri berdasarkan peraturan perundang – undangan yang berlaku.

3.1.4 Aktivitas Perusahaan PT. PLN (PERSERO) J&P U.P. Citarum

(44)

PT. PLN (PERSERO) J&P Unit Produksi Citarum dalam melakukan aktivitas bisnisnya, sepenuhnya melakukan pembuatan dan perbaikan berupa :

1. Membuat suku cadang, mesin – mesin pembangkit, seperti Pembangkit Listrik Tenaga Air (PLTA), Pembangkit Listrik Tenaga Diesel (PLTD), Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU) dan Pemangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTPB).

2. Membuat dan memperbaiki komponen pembangkit seperti :

HEPP : Turbine and auxiliaris, Bearings, Oil/air Cooler, Governor, Draft Tube, Safety Vavle, Penstock, Gates, etc.

TEPP : Air heater, pumps, Valves, Shafts, Bearings, Load Gear, Cooler System, Inlet Filter House.

3. Membuat dan memperbaiki sistem transmisi, seperti :

Substantion : Power transformer Curent Transformer (CT), Potential Transformer (PT), Cubieles Breaker, Disconating Switch.

3.1.5 Segmen Pemasaran

Pemasaran sebagai proses perencanaan dan pelaksanaan serta analisis harga. Promosi dan distribusi gagasan barang dan jasa menghasilkan pertukaran yang memenuhi sasaran – sasaran perorangan dan organisasi.

(45)

dahulu melakukan dan menyelenggarakan riset, perencanaan, implementasi dan melakukan pengendalian pemasaran. Dalam perencanaan pemasaran para pemasar (seksi pemasaran) harus mengambil keputusan mengenai target pasar, pengembangan produk, penetapan harga, saluran distribusi, komunikasi dan promosi.

Segmen pemasaran PT. PLN (PERSERO) J&P Unit Produksi Citarum adalah dengan melakukan proosi dan mengiklankan jasanya melalui brosur dan media elektronik. Sebagai contoh penggunaan media Internet sebagai media layanan on – line seperti layanan tender untu proses lelang dengan e – procurement. Dimana untuk pendefinisian dari unit usaha yang terdapat pada PT. PLN (PERSERO) J&P Unit Produksi Citarum adalah :

1. Membuat dan memperbaiki sparepart (suku cadang), mesin – mesin Pembangkit Listrik Tenaga Uap (PLTU), Pembangkit Listrik Tenaga Gas (PLTG), Pembangkit Lisrik Tenaga Panas Bumu (PLTPB).

2. Membuat alat – alat teknik penyaluran, termasuk perbaikan transformator. 3. Membuat mesin – mesin PLTA, PLTG, PLTU, PLTD, PLTPB.

4. Menerima, meneliti, merencanakan dan melaksanakan perintah – perintah kerja khususnya mesin pembangkit.

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

(46)

Keputusan General Manager PT PLN (PERSERO) UB Jasa dan Produksi, Nomor : 132.K/021/J&P/2001, Tanggal : 27 Nopember 2001.

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DAN BAGAN SUSUNAN JABATAN PT PLN (PERSERO) UNIT BISNIS JASAN DAN PRODUKSI

UNIT PRODUKSI CITARUM

Keputusan General Manager

PT PLN (PERSERO) UB JASA & PROD Nomor : 132.K/021/J&P/2001

Pemasaran dan Niaga Asisten Manajer Bidang Teknik Asisten Manajer Bidang Produksi

Asisten Manajer Bidang

Ket : Bag. Gudang dan Perbekalan Meruapakan objek kajian PKL.

Ganbar 3.2 : Bagan Susunan Organisasi dan Jabatan U.P. Citarum

(47)

PLN (PERSERO) Jasa dan Produksi, memiliki susunan organisasi Inti sebagai berikut :

BAGAN SUSUNAN ORGANISASI PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI

GENERAL MANAGER

Audit Internal & Manajemen Mutu

Bidang Niaga dan Pemasaran

Bidang Enjiniring

Desain Bidang Produksi

Bidang Keuangan, SDM dan Administrasi

Unit Produksi

Sub Unit Produksi Keputusan Direksi PT PLN (Persero)

Nomor : 363.K/DIR/2007 Tanggal : 28 Desember 2007

Ganbar 3.3 : Bagan Susunan Organisasi PT PLN (PERSERO) Jasa dan Produksi

3.3 Deskripsi Kerja

(48)

Struktur organisasi dan tugas pokok PT. PLN (PERSERO) Jasa & Produksi Unit Citarum, berdasarkan pada surat keputusan pimpinan PT. PLN Pembangkit dan Penyalur Jawa Barat nomor : 238/110/DIVORM/ 2000, tanggal 21 Maret 2000 merupakan struktur organisasi dalam bentuk garis.

Struktur organisasi di PT. PLN (PERSERO) J & P Unit Produksi Citarum terdiri dari tiga Asisten manager dengan membawahi setiap Supervisor, yaitu :

1. Asistensi Manager Bidang Teknik/Perencanaan membawahi dua supervisor, yaitu :

a. Supervisor pemasaran

b. Supervisor Perencanaan dan Pengembangan Produksi

2. Asisten Manager Bidang Produksi membawahi dua supervisor , yaitu : a. Supervisor Produksi

b. Supervisor Pembekalan

3. Asisten Manager Bidang Administrasi membawahi tiga supervisor, yaitu : a. Supervisor Keuangan

1) Seksi tata Usaha Keuangan

2) Seksi Anggaran Pendapatan Keuangan b. Supervisor Akutansi

(49)

c. Supervisor Sekretariat Dan Kepegawean

Struktur organisasi PT. PLN (PERSERO) dapat diliahat pada lampiran sesuai dengan keputusan Pimpinana PT. PLN (PERSERO) J & P Unit Produksi Citarum nomor: 132.k/021/J&P/2001 uraian tugas pokok (Job Deskription) tanggal 27 Nopember 2001.

1. Asisten Manager Bidang Tekhnik/Perencanaan a. Supverior Pemasaran

1) Memasarkan jasa kepada pelanggan.

2) Mendefinisikan misi untuk bisnis/memasarkan produk/jasa.

3) Mengembagkan strategi perusahaan mengenai produk yang akan dijual.

4) Menyusun dan mengimplementasikan rencana program-program penjualan produk/jasa.

5) Mengumpulkan informasi untuk umpan balik perusahaan dan melakukan pengendalian.

b. Supverior Perencanaan dan pengembangan produk

1) Membuat rencana-rencana tekhnik untuk pengembangan peralatan pembangkit dan penyaluran.

2) Membuat rencana-rencana kerjauntuk pengembangan pembangkit dan penyaluran.

(50)

4) Membuat evaluasi hasil pelaksanaan rencana pengembangan peralatan, pembangkit dab penyaluran.

5) Membuat laporan berkala dalam bidangnya.

2. Asisten Manager Bidang Produksi a. Supverior Produksi

1) Melaksanakan dan menyelenggarakan pembuatan peralatan mesin pembangkit dan penyaluran sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.

2) Melaksanakan dan menyelenggarakan pemeliharan, perbaikan listrik sesuai dengan jadwal kerja yang telah ditetapkan.

3) Membuat laporan berkala dalam bidangnya. b. Supverior Perbekalan

1) Menyusun laporan persediaan gudang.

2) Menyusun pemakaian barang persediaan gudang. 3) Membuat rencana pengadaan bahan peralatan.

4) Membuat rencana pengadaan bahan/peralatan dilengkapi dengan jenis, spesifikasi tehknik, jumlah dan besar anggaran.

3. Asistan Manager Bidang Administrasi a. Supverior Keuangan

(51)

a) Melaksanakan dan menyelenggarakan usaha keuangan, barang aktiva tetap.

b) Menyelenggarakan pembukuan serta membuat neraca dan perhitungan rugi – laba.

c) Membuat laporan data tata usaha keuangan, aktiva tetap dan pembukuan.

d) Membuat laporan berkala dalam bidangnya. e) Menyusun laporan keuangan secara berkala. 2) Seksi Anggaran Pendapatan Keuangan Akutansi

a) Mencatat/mengumpulkan biaya-biaya sesuai dengan kode anggaran .

b) Mengevaluasi rencana kerja.

c) Membuat laporan relisasi anggaran tunai (RAT) bulanan. d) Membuat laporan sesuai dengan bidang pekerjaanya.

e) Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainya terkait dengan bidangnya yang ditugaskan oleh pimpinan/atasanya.

b. Supverior Akutansi

1) Seksi akuntansi Umum

a) Memeriksa laporan-laporan keuangan perusahaan, barang dan aktivitas perusahaan.

(52)

d) Memeriksa semua aspek-aspek perusahaan yang menyangkut asset harta perusahaan.

e) Membuat perencanaan, pelaksanaan, prosedur, pengumpulan data dan pelaporan data keuangan.

2) Seksi Akuntansi Biaya

a) Mencatat/mengevaluasi/mengumpulkan biaya-biaya sesuai kode anggaran dan membuat laporan bulanan.

b) Menyusun program rencana anggaran operasi dan usulan anggaran operasi dan usulan anggaran dan investasi .

c) Melaksanakan pemeriksaan uang kas dengan memeriksa saldo dan sisa kuitansi yang belum dibayar.

d) Memantau pengiriman uang/dana baik berupa droping dari PT. PLN (PERSERO) J & P maupun dari unit lain.

e) Memeriksa realisasi anggaran tunai baik untuk anggaran operasi maupun anggaran investasi.

c. Supverior Sekertariat dan Kepegawaian

1) Melaksanakan, menyelenggaran pengarsipan,pengetikan, korespondensi, perpustakaan, dokumentasi rumah, tanah sesuai dengan pedoman dan petunjuk yang telah ditetapkan . 2) Membuat laporan data kesekertariatan.

3) Membuat laporan berkala dalam bidangnya.

(53)

5) Melaksanakan dan menyelenggarakan tata usaha kepegawaian, gaji/upah, kesejahteraan pegawai dan pension sesuai pedoman dan petunjuk yang telah ditetapkan.

(54)

BAB IV

ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan merupakan kegiatan mempelajari interaksi sistem yang terdiri atas pelaku proses dalam sistem, prosedur dan data serta informasi yang terkait.

Tujuan dari analisa sistem yang sedang berjalan adalah :

a. Menelusuri bagaimana sistem yang sedang berjalan, dengan memperhatikan proses, flow map sistem yang berjalan, diagram kontek sistem yang berjalan, dan data flow diagram yang sedang berjalan.

b. Mengevaluasi sistem sehingga dapat mendukung dan meningkatkan kinerja sistem informasi yang akan dikembangkan.

c. Mendapatkan kemungkinan pengembangan sistem yaitu proses dan subproses yang dapat dimodifikasi kearah yang lebih baik atau akan lebih dimudahkan dengan sistem yang terotomatisasi.

(55)

4.1.1. Analisis Dokumen

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian material meliputi :

1. Surat Jalan

Dokumen ini dibuat oleh supplier sebagai barang yang akan dikirim ke Seksi Logistik. Dokumen ini dibuat dua rangkap yang terdiri dari dua warna yaitu sebagai berikut :

a. Asli dengan warna putih (rangkap satu) diberikan ke Seksi Logistik dan diarsipkan.

b. Rangkap dua dengan warna merah muda sebagai arsip di supplier. 2. Surat Perintah Kerja

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Perencanaan, digunakan untuk memesan barang pada supplier yang telah dipilih, berisi antara lain jenis dan harga barang, syarat penyerahan, syarat pembayaran, lokasi dan waktu penyerahan. Dokumen ini dibuat empat rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu :

a. Asli dengan warna putih (rangkap satu) diberikan pada supplier.

b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna putih sebagai arsip di Seksi Sekretariat.

c. Lembar ketiga (rangkap tiga) dengan warna putih diberikan pada Seksi Pengendalian Anggaran dan Keuangan sebagai dokumen pendukung untuk pembayaran pada supplier.

(56)

3. Berita Acara Pemeriksaan Barang/Spare part

Dokumen ini dibuat oleh Seksi Logistik. Dokumen ini berisi nama barang/spare parts, nama supplier, nomor SPK dan pernyataan apakah barang sudah diterima di gudang dan keadaannya baik atau rusak. Dokumen ini dibuat empat rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu sebagai berikut :

a. Lembar kesatu (rangkap satu) dengan warna merah muda (pink) diarsipkan di Seksi Logistik.

b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna merah muda (pink) diberikan kepada Seksi Akuntansi untuk diarsipkan.

c. Lembar ketiga (rangkap tiga) dengan warna merah muda (pink) diarsipkan di Seksi Logistik.

d. Lembar keempat (rangkap empat) dengan warna merah muda (pink) diberikan kepada supplier.

4. Nota Dinas Permohonan

Dokumen ini dibuat oleh Bagian Perencanaan yang membutuhkan material untuk melakukan pembelian barang sesuai dengan jenis, jumlah dan kualitas seperti yang tercantum dalam Nota Dinas Permohonan. Dokumen ini dibuat dua rangkap yang terdiri dari satu warna yaitu sebagai berikut :

a. Lembar kesatu (rangkap satu) dengan warna putih dijadikan sebagai arsip di Bagian Perencanaan.

b. Lembar kedua (rangkap dua) dengan warna putih sebagai arsip di Seksi Sekretariat.

(57)

- Fungsi : Sebagai Landasan Dalam pengadaan Barang dan atau jasa. - Sumber : Pemakai Barang dan atau Jasa (user).

- Rangkap : 1 (satu) - Distribusi : Administrasi

- Data Periode : Setiap diadakan pengadaan barang dan atau jasa

- Isi : Unit Kerja (user), Nama kegiatan, Jenis Anggaran, No Akun perkiraan, Total Nilai, Saat Penggunaan, Latar Belakang, Aspek strategis, Aspek Bisnis, Spesifikasi Teknis, Aspek Lain (jika diperlukan), Validasi file. 6. Surat Internal Perintah Pengadaan (SIPP)

- Fungsi : nota pemesanan pengadaan barang dan atau jasa kepada vendor. - Sumber : Admin

- Rangkap : 2 (dua)

- Distribusi : Bagian Keuangan, Administrasi.

- Data periode : Setiap diadakan Pengadaan Barang dan atau Jasa.

- Isi : Jenis pengadaan, Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.

7. Data Pembelian

- Fungsi : Sebagai data barang dan atau jasa yang akan dibeli. - Sumber : User

- Rangkap : 1(satu) - Distribusi : Vendor.

(58)

- Isi : Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.

8. Data Faktur / Nota

- Fungsi : Sebagai tanda bukti barang dan atau jasa yang dibeli. - Sumber : Vendor

- Rangkap : 2(dua)

- Distribusi : User, Bagian keuangan

- Isi : Jenis Barang/Nama jasa, Nama barang, Jumlah Barang/Kuantitas jasa, Harga Barang Per Unit/Upah, Total Nilai barang/Jasa.

9. Data BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan)

- Fungsi : Sebagai Tanda Bukti Serah Terima Barang dan atau jasa. - Sumber : User

- Rangkap : 1(satu)

- Distribusi : Bag. Keuangan.

(59)

4.1.2. Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

Dalam penerapan prosedur yang sedang berjalan pada PT PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum memang tidak mendapati kesalahan - kesalahan yang berarti tetapi proses yang sedang berjalan masih belum sempurna dikarenakan pengerjaannya yang masih manual. Dengan pengerjaan manual akan lebih rentan terhadap kesalahan-kesalahan kecil yang akan berakibat pada departemen yang bersangkutan sehingga data pengadaan barang dan atau jasa tidak dapat terakomodir secara menyeluruh.

User dalam hal ini bagian produksi membuat form daftar kebutuhan material (DKM) yang didalamnya berisi spesifikasi teknis kebutuhan. Setelah itu bagian keuangan membuat justifikasi untuk pengalokasian dana yang digunakan untuk proses pembelian barang dan atau jasa. Setelah itu data pembelian yang dibuat oleh user dikirim kepada vendor melalui bagian perbekalan untuk melakukan proses transaksi. Vendor mencetak faktur sebagai bukti penerimaan barang dan atau jasa. Faktur / nota diberikan kepada user dan bagian keuangan untuk selanjutnya dibuat BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan).

4.1.2.1. Flow Map Sistem Yang Sedang Berjalan

(60)

FLOW MAP PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM

Asman Perencanaan

User (Bagian Produksi) Bagian keuangan Asman Rekanan Perbekalan

(61)

4.1.2.2. Diagram Kontek

DIAGRAM KONTEKS SISTEM PENGADAAN BARANG ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM

Gambar 4.2: Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3. Data Flow Diagram

(62)

diagram level 1 dan diagram level 2. Dengan data flow diagram ini juga menjelaskan tentang sub - sub proses secara terperinci :

4.1.2.3.1 DFD Level 1

SISTEM PENGADAAN BARANG ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM

Gambar 4.3:DFD Level 1 Sistem yang sedang berjalan

4.1.2.3.2 DFD Level 2 Proses 2

2.1

(63)

4.1.2.3.3 DFD Level 2 Proses 3

Faktur / nota Faktur / nota

Faktur / nota

Gambar 4.5:DFD Level 2 Proses 3 Sistem yang sedang berjalan

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan

Berdasarkan hasil penelitian, tim penyusun dapat mengevaluasi sistem berdasarkan pada sistem yang sedang berjalan pada sistem informasi pengadaan barang dan atau jasa.

(64)

kepada user dengan alasan dana tidak cukup dengan spesifikasi teknis yang diajukan. Jika setuju maka proses berlanjut kepada admin membuat NPP (Nota Permintaan Pengadaan) dan memerikan NPP dan DKM tersebut kepada bagian keuangan sebagai tanda bukti dan bagian keuangan memberikan uang untuk pengadaan tersebut. Setelah Bagian keuangan mengeluarkan uangnya maka user langsung membelanjakan uang tersebut sesuai dengan NPP yang diajukan. Selanjutnya setelah proses pembelian di vendor atau di toko selesai faktur rangkap 2 yang dicetak oleh vendor nantinya copy nya di bawa oleh user untuk dijadikan arsip pada administrasi user dan arsip untuk bagian keuangan sebagai pertanggungan dari user.

Masalah yang sering terjadi jika pada suatu saat arsip tersebut di perlukan sebagai informasi baik itu audit biaya pengeluaran atau sebagai informasi owner estimate (patokan harga) ternyata hilang atau rusak. Oleh karena itu kami penulis menyarankan agar pengadaan dapat dibuatkan aplikasi digital sebagai tempat penyimpanan data permanen agar data-datanya tidak mudah hilang atau rusak. Baik dari sisi rekanan ataupun pengelolaan data yang lain.

4.2. Usulan Perancangan Sistem

(65)

Dengan melihat masalah tersebut maka kami mengusulkan pembuatan database yang menjadi tempat penyimpanan data proses pengadaan barang dan atau jasa yang telah terjadi. Dengan tujuan meningkatkan kinerja karyawan dan mengurangi resiko ketimpangan data pengadaan. Data pengadaan yang telah terjadi disimpan dalam database dapat memudahkan untuk mengontrol pengadaan barang dan atau jasa.

4.2.1. Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Perancangan prosedur yang diusulkan cukup sederhana sehingga dalam pengimplementasiannya akan menjadi lebih mudah. Disertakannya pemodelan berupa flowmap, dfd di setiap levelnya dan penjelasan alur dan proses menjadikan perancangan ini lebih mudah dibangun oleh programer yang bersangkutan.

(66)

4.2.1.1. Flow Map Sistem Yang Diusulkan

FLOW MAP PENGADAAN BARANG DAN ATAU JASA YANG SEDANG BERJALAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM

Asman Perencanaan

User (Bagian Produksi) Bagian keuangan Asman Rekanan Perbekalan

(67)

4.2.1.2. Diagram Kontek Yang Diusulkan

DIAGRAM KONTEKS SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA USULAN PT PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM

Gambar 4.7: Flow Map Sistem yang sedang di usulkan

4.2.1.3. Data Flow Diagram

(68)

4.2.1.3.1 DFD level 1