1 BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan
PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum merupakan perusahaan jasa yang menyediakan pelayanan jasa perbaikan, produksi dan kontruksi peralatan bagi industri ketenagalistrikan dan proyek-poyek pembangkitan energi listrik berbasis energi terbarukan. Pelayanan terhadap pengguna jasa merupakan inti bisnis dari perusahaan dan berkembang mengikuti permintaan pasar. PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan jasa yang melayani permintaan dari seluruh wilayah Indonesia, harus meningkatkan kinerja SDM salah satunya melalui peningkatan pelayanan bagi para pelanggan. Pelayanan berangkat dari visi misi dan strategi hingga kemudian berkembang dalam organisasi, sistem dan manajemen perusahaan. Pelayanan diarahkan untuk memberikan kemudahan kepada pelanggan dalam mengerjakan segala aktifitas sehari-hari.
2 Permasalahan – permasalahan pada bidang ekonomi saat ini pun sangat beragam. Mulai dari masalah perdagangan, masalah buruh, hingga masalah kemiskinan. Namun walaupun demikian bukan berarti pembangunan dalam bidang ekonomi ini harus terhenti, tetapi pembangunan itu harus tetap berjalan seperti sekarang ini masih terus dibangunnya sarana dan prasarana dalam balam perekonomian seperti : mobile banking, e – payment, dan lain sebagainya. Dari pembangunan – pembangunan teknologi ini pula diharapkan agar tingkat kesejahteraan masyarakat meningkat serta hubungan antar daerah semakin lebih mudah sehingga mobilitas uang dan barang akan semakin lebih mudah dan cepat pula.
Sering kita mendengar, membaca ataupun melihat di berbagai media massa atau elektronik dimana pemerintah atau perusahaan Negara dalam penyelenggaraan pemerintahannya ataupun pengadaan sektor usaha selalu membutuhkan bantuan dari pihak – pihak lain dalam hal ini masyarakat, sepertinya contoh pemerintah melakukan pelelangan penyediaan barang atau jasa dengan menginformasikannya diberbagai media. Pada pelaksanaannya sering timbul masalah bahwa anggaran yang diusulkan oleh pengguna anggaran banyak terpakai pada saat proses pelelangan. Adapun dana yang terpakai itu adalah digunakan pada penggunaan kertas yang berlebih juga pada pengadaan tatap muka antara peserta lelang dengan panitia lelang yang yang selama prosesnya membutuhkan pengeluaran dana yang cukup banyak.
3 dari apa yang dirumuskan pemerintah dalam proses pelaksanaan kegiatan pemerintahan yang efisien, dan baik. Untuk itu perlu adanya sebuah sistem yang mampu memberikan fasilitas yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang telah diuraikan yaing sistem yang mampu memenuhi kriteria seperti ini yaitu:
a. Sistem yang efisien dan efektif b. Sistem yang terbuka dan bersaing
Namun untuk membuat sistem yang mampu dalam memecahkan masalah lelang penyediaan barang dan jasa itu perlu dilakukan penelitian mengenai system pelelangan yang telah diterapkan pada PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum . Dari hal – hal yang telah diuraikan sebelumnya, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian mengenai “Sistem Informasi Penerapan
E-Procurement Pada Proses Lelang Pekerjaan Di PT. PLN (Persero) Jasa Dan Produksi Unit Produksi Citarum” dengan harapan bahwa bagaimana gambaran sebuah system yang diberlakukan dapat diketahui dan dipahami sesuai dengan rancangan desain dan teori perkuliahan.
Dimana diharapkan jika pelaksanaan kegiatan PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum pada bidang perencanaan dalam hal lelang pekerjaan dilaksanakan secara elektronik (online) akan memberikan solusi dan meningkatkan efektifitas proses bisnis perusahaan dengan pihak luar (eksternal).
4 menerapkan system E-Procurement dalam bidang pelelangan pekerjaan, dimana system tersebut telah diterapkan dalam proses kerja pelelangan pekerjaan. Sehingga objek kajian yang ditemukan di lapangan saat melakukan kerja praktek di PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum dapat ditentukan judul dan bahasan dari laporan ini mengenai “PENERAPAN SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT PADA PROSES LELANG PEKERJAAN DI PT. PLN (PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI CITARUM”
1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah
Dalam memberikan penjelasan mengenai penerapan sistem E-Procurement lelang pekerjaan pada PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum khususnya dalam bidang perencanaan ini, dapat diidentifikasikan beberapa masalah berdasarkan latar belakang di atas, diantaranya yaitu :
1. Sistem E- Procurement yang berlangsung pada proses pelelangan di PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum belum tersosialisasi dengan baik kepada pihak rekanan atau vendor.
2. Proses pelelangan dengan menggunakan sarana website e – procurement dalam fungsinya belum terlalu memudahkan terhadap pihak rekanan atau entitas luar.
5 1. Bagaimanakah system yang berjalan pada system E – Procurement dan
desain sistem yang dimodelkan dengan pendekatan berorientasi objek .
1.3. Maksud dan Tujuan Praktek Kerja Lapangan
Dalam pelaksanaan kerja praktek ini, kami bermaksud selain untuk memenuhi salah satu kriteria penilaian kerja praktek dan mencari pengalaman serta pengetahuan mengenai implementasi praktek di dunia kerja yang sesungguhnya kami juga mempunyai maksud dan tujuan sebagai berikut :
1. Menganalisa sistem informasi yang sedang berjalan di PT. PLN (Persero)
Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum pada bagian perencanaan untuk
mengetahui proses pelelangan pekerjaan melalui sistem E-Procurement,
sehingga sebuah sistem dalam unit usaha berjalan sesuai dengan standar
prosedurnya.
2. Menggali pengetahuan yang berkaitan dengan sistem informasi serta
implementasi dari sebuah prosedur kerja terhadap sebuah satuan kerja, bidang,
atau divisi, sehingga dapat diketahui mengenai sebuah implementasi sistem
yang diterapkan dan keterkaitannya dari teori yang didapatkan di bangku
kuliah.
1.4. Batasan masalah
6 objektivitas di lapangan dapat terjawab, maka permasalahan dibatasi mencakup beberapa kajian di bawah ini :
1. Penggambaran system dan analisisnya hanya dilakukan terhadap system E-Procurement yang sedang berlangsung.
2. Penggambaran alur kerja system hanya berlangsung pada ruang lingkup proses pelelangan pekerjaan di PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum.
3. Analisis system hanya dilakukan pada tahap penggambaran desain system yang sedang berjalan yaitu system E-Procurement dengan penggambaran menggunakan permodelan UML (Unified Modelling Language).
4. Tahap penggambaran dan penjelasan system tidak dilanjutkan terhadap tahap perancangan, dikarenakan system yang sedang berjalan cukup kompleks dan keterbatasan waktu saat melakukan praktek kerja lapangan.
1.5. Lokasi dan Waktu Praktek Kerja Lapangan
7 Praktek Kerja Lapangan dilakukan selama 1 bulan kurang (25 hari masa kerja) terhitung mulai tanggal 05 Juli 2010 s.d 09 Agustus 2010.
Tabel 1.1.
Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan
No. Aktivitas Kegiatan Waktu ( Juli – Agustus)
05 - 09 12 - 16 19 - 23 26 - 30 02 - 09
1 Pengenalan Perusahaan X
2 Pengenalan Bag.Perencanaan
X
3 Pengenalan Prosedur Pengadaan Barang
X X
4. Ativitas Kerja
Perencanaan
X
5. Pengagendaan dan
Pembuatan Nota Dinas
X X
6. Penjelasan Alur Dokumen X
7. Analisis Sistem Berjalan X X
8 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini:
“ Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu ”.
Menurut Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan prosedur sebagai berikut :
” Suatu prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan Apa yang harus dikerjakan, Siapa yang mengerjakannya , kapan dikerjakan dan Bagaimana mengerjakannya”.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
9 Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.
2.1.1 Elemen Sistem
Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh suatu sistem, yaitu: 1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan. 2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan. 3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.
4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi, dan material) lebih penting daripada elemen sistem.
Dengan definisi di atas kita bisa menggambarkan system dengan menentuKan bagian – bagian dan cirri-ciri system dari tujuan yang harus di capai .
Sistem memiliki ciri-ciri yang secara umun terdiri dari:
1. Tujuan sistem merupakan target atau sasaran akhir yang di capai oleh suatu sistem .
2. Batas system yang garis abtraksi yang memisahkan antara sub system dengan Lingkungannya.
3. Sub sistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system.
4. Hubungan sistem adalah hubungan yang terjadi antara sub sub–sub system lainnya setingkat.
5. Input-Proses-Output merupakan tiga komponen dari fungsi atau sub sistem.
10 Terdapat beberapa karakteristik tertentu dari sistem, yaitu mempunyai komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem
(environments), penghubung (interface), masukan(input), keluaran (output),
pengolah (proses), dan sasaran suatu tujuan (goal). Adapun penjelasan dari karakteristik suatu sistem yaitu :
a. Komponen sistem (Components)
Bagian sistem yang saling berinteraksi dan membentuk satu kesatuan komponen atau elemen sistem dapat berupa subsistem atau beberapa bagian sistem.
b. Batas sistem (Boundary)
Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan lingkungannya atau dengan sistem lainnya. Batas sistem inilah yang membuat sistem dipandang sebagai satu kesatuan.
c. Lingkungan luar sistem (Environments)
Segala sesuatu yang berada di luar sistem yang mempengaruhi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan sistem atau merugikan sistem.
d. Penghubung Sistem (Interface)
Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. Penghubung inilah yang menyebabkan beberapa subsistem berintegrasi dan membentuk satu kesatuan.
e. Masukan Sistem (Input)
11 f. Keluaran Sistem (Output)
Suatu hasil dari proses pengolahan sistem yang dikeluarkan ke lingkungan. g. Pengolah Sistem (Proses)
Bagian dari sistem yang mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output). h Sasaran Sistem (Objectives) atau Tujuan (Goal)
Sasaran sistem adalah sesuatu yang menyebabkan mengapa sistem itu dibuat atau ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
2.1.3 Klasifikasikan Sistem
Sistem dapat dikelompokkan atau di klasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem di klasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract sistem) dan sistem fisik
(physical sistem), sistem abstrak terbentuk dari gagasan-gagasan atau
konsep-konsep saling berkaitan. Sistem fisik didefinisikan sebagai suatu sistem yang unsur-unsur pendukungnya secara fisik dapat dilihat atau dirasakan dan memiliki keterkaitan antara satu unsur dengan unsur lainnya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah dan sistem buatan manusia
(human made sistem). Yaitu sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi
12 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic sistem) dan sistem tak tentu (probabilistic sistem), sistem tertentu beroprasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi, Interaksi diantara bagian-bagian nya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Dan yang terakhir adalah klasifikasi sistem sebagai sistem tertutup (closed
sistem) dan sistem terbuka (open sistem), dimana sistem tertutup tidak
terpengaruh oleh lingkungan lainnya, sistem ini bekerja secara otomatis tanpa ada campur tangan dari pihak luar. Sebaliknya sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luar.
2.2 Pengertian Informasi
Informasi adalah hasil sebuah pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
13 Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (Information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau
information generating system.
Sistem informasi sendiri memiliki sejumlah komponen tertentu. Seperti yang di kemukakan oleh Robert dan Donald Symanzky, bahwa sistem informasi terdiri dari beberapa komponen yang berbeda yaitu, manusia, data, hardware, dan software. Sebagai suatu sistem, setiap komponen tersebut berinteraksi satu dengan lainnya dan membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.
2.4 Metode Pendekatan Sistem
Metode Pendekatan Sistem yang diterapkan dalam tahap analisis system E - Procurement menggunakan pendekatan system dengan orientasi objek, dimana orientasi objek secara deskripsi dan definitive dejelaskan pada subbab dibawah ini.
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem Berorientasi Objek
Metode beorientasi objek mulai berkembang ketika Grady Booch pada tahun 80 an mempublikasikan suatu paper bagaimana melakukan perancangan untuk bahasa ADA namun memberi judul paper tersebut dengan : Object-Oriented Design. Selanjutnya ide tersebut terus ia kembangkan sampai tahun 90 an.
14 karena mendukung layanan-layanan yang terdapat pada C++. Pada waktu itu C++ merupakan bahasa pemrograman berorientasi objek yang paling populer .
Pada tahun 1991 juga Rumbaugh memperkenalkan Object Modelling Technique (OMT). Pendekatan yang digunakan tidak jauh berbeda dengan pendekatan yang digunakan Coad Yourdon namun dengan notasi yang berbeda. OMT tidak hanya sepenuhnya berbasis pada data driven tapi juga memisahkan proses dari data dengan penggunan data flow diagram yang terpisah dengan diagram kelas. OMT juga menggunakan notasi state transition diagram untuk memodelkan aspek dinamis sistem.
Pada tahun 1994 Ivar Jacobson memperkenalkan konsep use case dan object oriented software engineering.
Pada tahun 1994 itu juga yaitu bulan Oktober 1994 Booch, Rumbaugh dan Jacobson, mempelopori usaha untuk penyatuan notasi pendekatan berorientasi objek. Pada tahun 1995 dihasilkan draft pertama dari UML (versi 0.8). Sejak tahun 1996 pengembangan tersebut dikoordinasikan oleh Object Management Group (OMG – http://www.omg.org).
Tahun 1997 UML versi 1.1 muncul, dan saat ini versi terbaru adalah versi 1.5 yang dirilis bulan Maret 2003. Booch, Rumbaugh dan Jacobson menyusun tiga buku serial tentang UML pada tahun 1999. Sejak saat itulah UML telah menjelma menjadi standar bahasa pemodelan untuk aplikasi berorientasi objek.
15 2.4.2.1 Menaikkan tingkat keterpakaian kembali (reusability)
Perangkat lunak bersifat dinamis. Hal ini disebabkan kebutuhan pengguna berubah dengan cepat. Perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan pengolahan informasi itu memaksa setiap organisasi memperbarui sistemnya. Dengan demikian perangkat lunak harus dibangun dengan reusability tinggi. Metode yang mendukung
reusability tersebut adalah metode beroientasi objek.
2.4.2.2 Menghilangkan kompleksitas transisi antar tahap pada pengembangan perangkat lunak
Pada pendekatan konvensional (tertruktur), notasi yang digunakan pada tahap analisis, perancangan dan tahap lainnya berbeda-beda. Hal ini menyebabkan transisi antar tahap pengembangan menjadi kompleks. Pada pendekatan berorientasi objek notasi yang digunakan pada tahap analisis, peanccangan dan implementasi relatif sama.
2.4.3 Konsep dalam Metode Beorientasi Objek 2.4.3.1 Objek
16 2.4.3.2 Kelas
Pada sistem berorientasi objek, kelas didefinisikan sebagai himpunan objek yang memiliki struktur umum dan perilaku umum yang sama [BAH99]. Sedangkan objek dapat dikatakan sebagai instansiasi suatu kelas. Sebagai contoh mobil adalah suatu kelas, maka mobil Toyota kijang, mobil Proton, dll adalah objek.
2.4.3.3 Atribut
Atribut merepresentasikan karakteristik atau keadaan objek. Pada contoh kasus di atas, sebuah mobil dapat memiliki atribut warna, harga, dan pembuat. Pada tataran implementasi, warna dapat direpresentasikan sebagai suatu string (domain nilainya misalnya : merah, biru, kuning, dll). Harga dapat berupa bilangan floating point atau bilangan integer. Sedangkan pembuat dapat bertipe struktur yang terdiri dari nama, identitas korporat, dll.
2.4.3.4 Metode
Metode adalah suatu fungsi atau prosedur yang didefinisikan untuk dapat mengakses keadaan internal suatu objek dari suatu kelas. Tiap fungsi atau prosedur mendefinisikan dan mendeskripsikan perilaku khusus suatu objek. Sebagai contoh: kelas Pegawai memiliki metode Hitung Gaji. Metode sebenarnya merupakan antarmuka yang disediakan untuk dapat memanfaatkan perilaku objek tersebut. Sebagai contoh : jika diinginkan dilakukannya perhitungan gaji, maka message
„Hitung Gaji” harus dikirimkan ke objek Pegawai.
17
Message pada dasarnya adalah pemanggilan fungsi. Namun message berbeda dari
pemanggilan subrutin. Dengan message yang sama dua objek berbeda dapat melakukan operasi yang berbeda pula. Konsep ini dikenal sebagai Polymorphism.
2.4.3.6Enkapsulasi
Enkapsulasi memadukan karakteristik unit di dalam suatu objek (data dan metode). Konsep ini bertujuan untuk menyembunyikan informasi dan karakteristik objek. Objek dapat dimanfaatkan hanya dengan cara memanggil metode yang dimiliki objek tersebut.
2.4.4 Alat Bantu Analisis (UML – Unified Modelling Languange) 2.4.4.1 Pengertian UML
Unified Modelling Language (UML) adalah sebuah "bahasa" yg telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. UML menawarkan sebuah standar untuk merancang model sebuah sistem.
18 Seperti bahasa-bahasa lainnya, UML mendefinisikan notasi dan
syntax/semantik. Notasi UML merupakan sekumpulan bentuk khusus untuk
menggambarkan berbagai diagram piranti lunak. Setiap bentuk memiliki makna tertentu, dan UML syntax mendefinisikan bagaimana bentuk-bentuk tersebut dapat dikombinasikan. Notasi UML terutama diturunkan dari 3 notasi yang telah ada sebelumnya: Grady Booch OOD (Object-Oriented Design), Jim Rumbaugh OMT (Object Modeling Technique), dan Ivar Jacobson OOSE (Object-Oriented Software Engineering).
Gambar 2.1: Hubungan Permodelan Berorientasi Objek
Dimulai pada bulan Oktober 1994 Booch, Rumbaugh dan Jacobson, yang merupakan tiga tokoh yang boleh dikata metodologinya banyak digunakan mempelopori usaha untuk penyatuan metodologi pendesainan berorientasi objek. Pada tahun 1995 direlease draft pertama dari UML (versi 0.8). Sejak tahun 1996 pengembangan tersebut dikoordinasikan oleh Object Management Group (OMG – http://www.omg.org). Tahun 1997 UML versi 1.1 muncul, dan saat ini versi terbaru
Rumbaugh
Booch Jacobson
Odell
Shlaer and Mellor
Gamma
Meyer
OMG
19 adalah versi 1.5 yang dirilis bulan Maret 2003. Booch, Rumbaugh dan Jacobson menyusun tiga buku serial tentang UML pada tahun 1999 [7] [8] [9]. Sejak saat itulah UML telah menjelma menjadi standar bahasa pemodelan untuk aplikasi berorientasi objek
2.4.4.2 Konsepsi Dasar UML
Dari berbagai penjelasan rumit yang terdapat di dokumen dan buku-buku UML. Sebenarnya konsepsi dasar UML bisa kita rangkumkan dalam gambar dibawah.
20 Abstraksi konsep dasar UML yang terdiri dari structural classification,
dynamic behavior, dan model management, bisa kita pahami dengan mudah apabila
kita melihat gambar diatas dari Diagrams. Main concepts bisa kita pandang sebagai term yang akan muncul pada saat kita membuat diagram. Dan view adalah kategori dari diagaram tersebut.
Seperti juga tercantum pada gambar diatas UML mendefinisikan diagram-diagram sebagai berikut:
use case diagram
class diagram
statechart diagram
activity diagram
sequence diagram
collaboration diagram
component diagram
deployment diagram
2.4.4.3Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan fungsionalitas yang diharapkan dari
21 dengan sistem. Use case merupakan sebuah pekerjaan tertentu, misalnya login ke sistem, meng-create sebuah daftar belanja, dan sebagainya.
Seorang/sebuah aktor adalah sebuah entitas manusia atau mesin yang berinteraksi dengan sistem untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan tertentu.
Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun
requirement sebuah sistem, mengkomunikasikan rancangan dengan klien, dan
merancang test case untuk semua feature yang ada pada sistem.
Sebuah use case dapat meng-include fungsionalitas use case lain sebagai bagian dari proses dalam dirinya. Secara umum diasumsikan bahwa use case yang
di-include akan dipanggil setiap kali use case yang meng-include dieksekusi secara
normal.
Sebuah use case dapat di-include oleh lebih dari satu use case lain, sehingga duplikasi fungsionalitas dapat dihindari dengan cara menarik keluar fungsionalitas
yang common.
22
Gambar 2.3 Contoh Use Case Diagram
2.4.4.4Class Diagram
Class adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan
sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek.
Class menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan
layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metoda/fungsi).
Class diagram menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan
objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain.
Class memiliki tiga area pokok :
1. Nama (dan stereotype) 2. Atribut
3. Metoda
Atribut dan metoda dapat memiliki salah satu sifat berikut :
23
Protected, hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan dan anak-anak
yang mewarisinya
Public, dapat dipanggil oleh siapa saja
Class dapat merupakan implementasi dari sebuah interface, yaitu class
abstrak yang hanya memiliki metoda. Interface tidak dapat langsung diinstansiasikan, tetapi harus diimplementasikan dahulu menjadi sebuah class. Dengan demikian
interface mendukung resolusi metoda pada saat run-time.
24 Hubungan Antar Class
1. Asosiasi, yaitu hubungan statis antar class. Umumnya menggambarkan class
yang memiliki atribut berupa class lain, atau class yang harus mengetahui eksistensi class lain. Panah navigability menunjukkan arah query antar class. 2. Agregasi, yaitu hubungan yang menyatakan bagian (“terdiri atas..”).
3. Pewarisan, yaitu hubungan hirarkis antar class. Class dapat diturunkan dari
class lain dan mewarisi semua atribut dan metoda class asalnya dan
menambahkan fungsionalitas baru, sehingga ia disebut anak dari class yang diwarisinya. Kebalikan dari pewarisan adalah generalisasi.
4. Hubungan dinamis, yaitu rangkaian pesan (message) yang di-passing dari satu
class kepada class lain. Hubungan dinamis dapat digambarkan dengan
menggunakan sequence diagram yang akan dijelaskan kemudian.
25 2.4.4.5Statechart Diagram
Statechart diagram menggambarkan transisi dan perubahan keadaan (dari satu
state ke state lainnya) suatu objek pada sistem sebagai akibat dari stimuli yang
diterima. Pada umumnya statechart diagram menggambarkan class tertentu (satu
class dapat memiliki lebih dari satu statechart diagram).
Dalam UML, state digambarkan berbentuk segiempat dengan sudut membulat dan memiliki nama sesuai kondisinya saat itu. Transisi antar state umumnya memiliki kondisi guard yang merupakan syarat terjadinya transisi yang bersangkutan, dituliskan dalam kurung siku. Action yang dilakukan sebagai akibat dari event
tertentu dituliskan dengan diawali garis miring.
Titik awal dan akhir digambarkan berbentuk lingkaran berwarna penuh dan berwarna setengah.
26 2.4.4.6Activity Diagram
Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang
sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi.
Activity diagram merupakan state diagram khusus, di mana sebagian besar
state adalah action dan sebagian besar transisi di-trigger oleh selesainya state
sebelumnya (internal processing). Oleh karena itu activity diagram tidak menggambarkan behaviour internal sebuah sistem (dan interaksi antar subsistem) secara eksak, tetapi lebih menggambarkan proses-proses dan jalur-jalur aktivitas dari level atas secara umum.
Sebuah aktivitas dapat direalisasikan oleh satu use case atau lebih. Aktivitas menggambarkan proses yang berjalan, sementara use case menggambarkan bagaimana aktor menggunakan sistem untuk melakukan aktivitas.
Sama seperti state, standar UML menggunakan segiempat dengan sudut membulat untuk menggambarkan aktivitas. Decision digunakan untuk menggambarkan behaviour pada kondisi tertentu. Untuk mengilustrasikan proses-proses paralel (fork
dan join) digunakan titik sinkronisasi yang dapat berupa titik, garis horizontal atau vertikal.
Activity diagram dapat dibagi menjadi beberapa object swimlane untuk
27
Gambar 2.6 Contoh Activity Diagram
2.4.4.7Sequence Diagram
Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri atar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait).
Sequence diagram biasa digunakan untuk menggambarkan skenario atau
28 proses dan perubahan apa saja yang terjadi secara internal dan output apa yang dihasilkan.
Masing-masing objek, termasuk aktor, memiliki lifeline vertikal.
Message digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Pada
fase desain berikutnya, message akan dipetakan menjadi operasi/metoda dari class.
Activation bar menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses, biasanya diawali
dengan diterimanya sebuah message.
Untuk objek-objek yang memiliki sifat khusus, standar UML mendefinisikan icon
khusus untuk objek boundary, controller dan persistent entity.
29 2.4.4.8 Collaboration Diagram
Collaboration diagram juga menggambarkan interaksi antar objek seperti
sequence diagram, tetapi lebih menekankan pada peran masing-masing objek dan
bukan pada waktu penyampaian message.
Setiap message memiliki sequence number, di mana message dari level tertinggi memiliki nomor 1. Messages dari level yang sama memiliki prefiks yang sama.
Gambar 2.8 Contoh Collaboration Diagram
2.4.4.9Component Diagram
Component diagram menggambarkan struktur dan hubungan antar komponen
piranti lunak, termasuk ketergantungan (dependency) di antaranya.
Komponen piranti lunak adalah modul berisi code, baik berisi source code
maupun binary code, baik library maupun executable, baik yang muncul pada
30 beberapa class dan/atau package, tapi dapat juga dari komponen-komponen yang lebih kecil.
Komponen dapat juga berupa interface, yaitu kumpulan layanan yang disediakan sebuah komponen untuk komponen lain.
Gambar 2.9 : Contoh Component Diagram
2.4.4.10 Deployment Diagram
Deployment/physical diagram menggambarkan detail bagaimana
31 (pada mesin, server atau piranti keras apa), bagaimana kemampuan jaringan pada lokasi tersebut, spesifikasi server, dan hal-hal lain yang bersifat fisikal
Sebuah node adalah server, workstation, atau piranti keras lain yang digunakan untuk men-deploy komponen dalam lingkungan sebenarnya. Hubungan antar node (misalnya TCP/IP) dan requirement dapat juga didefinisikan dalam diagram ini.
Gambar 2.10 : Contoh Deployment Diagram
2.5 Sekilas Mengenal Rational Rose
Rational Rose adalah tools pemodelan visual untuk pengembangan system
32 dalam melakukan analisis dan perancangan system. Rational rose mendukung permodelan bisnis yang membantu para pengembang memahami system secara komprehensif. Ia juga membantu analisis system dengan cara pengembang membuat diagram use case untuk melihat fungsionalitas system secara keseluruhan sesuai dengan harapan dan keinginan pengguna. Kemudian, ia juga menuntut pengembang untuk mengambangkan Interaction Diagram untuk melihat bagaimana objek-objek saling bekerjasama dalam menyediakan fungsionalitas yang diperlukan.
Dalam Rational rose, pemodelan adalah cara melihat system dari berbagai sudut pandang. Ia mencakup semua diagram yang dikenal dalam UML, actor-aktor yang terlibat dalam system, use-case, objek-objek, kelas-kelas, komponen-komponen, serta simpul-simpul penyebaran. Model juga mendeskripsikan rincian yang diperlukan system dan bagaimana ia akan bekerja, sehingga para pengembang dapat menggunakan model itu sebagai blue print untuk system yang akan dikembangkan.
Dalam Rational Rose mendukung dalam permodelan diantaranya seperti di bawah ini :
[ Membuat Use Case Diagram ] [ Membuat Class Diagram ] [ Membuat Sequence Diagram ] [ Membuat Collaboration Diagram ] [ Membuat State Diagram ]
33 Ruang lingkup Bagian Perencanaan pada PT. PLN (Persero) J&P Unit Produksi Citarum ruang lingkupnya secara umum yaitu dideskripsikan dalam penjelasan dibawah ini :
1) Membuat rencana - rencana tekhnik untuk pengembangan peralatan pembangkit dan penyaluran.
2) Membuat rencana - rencana kerjauntuk pengembangan pembangkit dan penyaluran.
3) Menyusun rencana anggaran rehabilitas dan investasi untuk pengembangan peralatan pembangkit dan penyaluran.
4) Membuat evaluasi hasil pelaksanaan rencana pengembangan peralatan, pembangkit dab penyaluran.
5) Membuat laporan berkala dalam bidangnya
2.7 E-Procurement (Sistem Lelang On – Line) PT PLN Jasa dan Produksi U.P. Citarum
34 prinsip GCG meliputi adil, responsibilitas, transparansi, independensi, akuntabilitas, keselarasan dan kewajaran serta tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan.
Dengan Panduan Kebijakan Tata Kelola Teknologi Informasi BUMN (IT Governanve), seluruh BUMN diminta untuk melaksanakan GCG pada setiap aspek bisnis dan juga pengelolaan perusahaan pada semua jajarannya.
Hal ini dapat mencerminkan dengan sangat baik suatu proses pengambilan keputusan juga leadership dalam penyelenggaran tata kelola Teknologi Informasi.
E-Procurement PLN (eProc) sebagai salah satu aplikasi yang merupakan implementasi dari IT Governance yang mendukung GCG. Terwujudnya aplikasi tersebut merupakan hasil kebijakan Manajemen PT. PLN (Persero) tahun 2000 terkait dengan Informasi Stok Material PLN, Penyusunan HPS, dan Monitoring Pergerakan Material. Sedangkan hasil Amanat RUPS tahun 2003 menetapkan agar PLN mengoptimalkan eProc yang sudah dikembangkan untuk tercapainya harga pembelian yang optimal dan tercapainya inventoru PLN yang efisien. Proses pengadaan secara manual dapat mengakibatkan sulitnya informasi mengenai harga satuan khusus di internal PLN, perlakuan yang tidak sama kepada Calon Penyedia Barang/Jasa (CPBJ), dan lemahnya pertanggung jawaban terhadap proses pegadaan sehingga mengakibatkan resiko di kemudian hari.
35 internal PLN, serta mendukung pertanggung-jawaban proses pengadaan. Beberapa kendala dalam implementasi eProc dapat teratasi dengan adanya komitmen pada seluruh jajaran manajemen dan pelaksana pengadaan untuk menggunakan eProc sebagai sarana proses pengadaan barang/jasa di PLN, dan melakukan sosialisasi secara bertahap serta melakukan penyederhanaan proses pengadaan, memanfaatkan teknologi dan pengembangan aplikasi yang bersifat fleksibel.
Ruang lingkup eProc PLN dibagi menjadi 3 (tiga) kebutuhan utama, antara lain : Cataloging Information System, Supply Chain Management (SCM) System, Portal e-Proc PLN. Pada kebutuhan Cataloging Information merupakan pemenuhan kebutuhan atas terbentuknya database katalog material (MDU, sparepart, SCADA, Pembangkit, Bahan Bakar, dll); sharing informasi dari persediaan, bursa, harga satuan, HPS, daftar pemasok; menyusun daftar rencana pengadaan material. Pada kebutuhan SCM System merupakan perwujudan dari pengadaan material melalui bursa antar Unit PLN, pengadaan barang/jasa melalui e-bidding dan e-auction. Sedangkan sarana portal eProc merupakan usaha untuk memberikan hosting portal kepada pihak lain yang inign menggunakan jasa layanan pengadaan barang/jasa, memberikan layanan promosi/iklan melalui portal eProc, dan menjadi pusat penyedia informasi.
36 tahun tersebut adalah sebanyak 3352 pengadaan dari total rencana sebanyak 5071 pengadaan atau 66,1%. Jumlah realisasi pengadaan yang dilakukan melalui e-Proc terhadap rencana pengadaan cenderung meningkat dari tahun 2005 hingga tahun 2008 dengan rata-rata pertumbuhan realisasi pengadaan sebesar 63.91% setiap tahunnya. Sedangkan pada tahun 2007 sampai dengan tahun 2008 terjadi penpenurunan pertumbuhan sebesar 5,89%. Sedangkan pada tahun 2008, e-Proc berhasil mencatat saving sebesar Rp.90,80 Milyar atau sebesar 4.91% berdasarkan Perolehan HPS terhadap Realisasi HPS dan sebesar Rp.457,9 Milyar atau sebesar 8,06% terhadap Realisasi RAB.
Penekanan terhadap HPS tersebut dapat diraih dengan pelaksanaan e-Auction pada pengadaan melalui pelelangan umum, seleksi umum, dan lainnya. e-Auction adalah teknik penyampaian penawaran harga melalui eProc PLN dimana harga yang sudah disampaikan tersebut dikompetisikan di antara CPBJ selama selang waktu tawar menawar yang ditentukan. Aplikasi eProc PLN merupakan representasi dari Kepres 080 tahun 2003 Tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, sehingga implementasi eProc nanti dapat dijadikan acuan (benchmark) bagi Instansi Pemerintah atau BUMN lainnya.
37 penghematan sebesar Rp.6,6 Milyar per tahun dengan rata-rata pengadaan per tahun adalah 660 buah dan rata-rata biaya publikasi per pengadaan adalah Rp.10 Juta.
Dengan adanya pertumbuhan user pada tahun 2008, yakni lebih dari 12000 user eksternal (calon penyedia barang/jasa), dan 4000 diantaranya yang masih dilakukan verifikasi, terdapat peluang bisnis yang mampu menjadikan sistem dan aplikasi tersebut sebagai salah satu profit center dari PT. PLN (Persero). Di antaranya adalah :
· Iklan tetap di portal E-Procurement (corporate advertising or marketing) dengan prediksi pertumbuhan user adalah 20% per tahun hingga tahun 2011;
· SMS Mobile untuk penyedia informasi terkait pengumuman pengadaan, proses pengadaan, hingga penunjukan pemenang;
· Bekerja sama dengan situs pencarian informasi (dengan jumlah hit 20.000 per hari dengan prediksi pertumbuhan hit adalah 10% per tahun hingga 2011), serta mewujudkan konsep marketplace.
38 BAB III
PROFIL PERUSAHAAN
3.1 Tinjauan Umum Perusahaan 3.1.1 Profil Perusahaan
Awal mula berdirinya PT. PLN (Persero) J&P Unit Produksi Citarum adalah pada tahun 1917. Seorang usahawan Belanda untuk pertama kali mendirikan perusahaan ini dengan nama “Dienst Voor Waterkracht En Electriciteit” (WE).
Pada tahun 1934 berganti nama menjadi “Electriciteitswezen” disingkat “E &
W” yang masuk dalam departemen Verheer & Waterstaat, kemudian namanya diganti “Magazyn” (Gudang). Saat penjajahan Jepang namanya diubah menjadi “Saebu Jawa Denki Jigyo Kosha”. Pada waktu revolusi tahun 1945 perusahaan ini langsung berada di bawah pengawasan pemerintahan RI yang namaya diubah menjadi “Jawatan Listrik dan Gas Bengkel Dayeuhkolot”.
Pada tahun 1947 perusahaan ini dikuasai lagi oleh Belanda dengan nama “Lan Waterkracht Bedrywerkplaats Dayeuhkolot”. Pada waktu Belanda meninggalkan Indonesia, namanya diganti menjadi “PENUPETEL” (Perusahaan Negara Untuk
Pambangkit Tenaga Listrik) Bengkel Dayeuhkolot.
39 Pada tahun 1960 nama perusahaan ini diganti menjadi “Perusahaan Listrik Negara Exploitasi XII Bengkel Mesin dan Listrik Negara” yang berpusat di Jakarta.
Pada tahun 1965 perusahaan ini mengadakan reorganisasi, dimana satuan pengelolaan PLN dibagi berdasarkan daerah kerja yang meliputi daerah Jawa Barat yang berpusat di Bandung dengan nama “Perusahaan Listrik Negara Exploitasi XI”.
Pada tahun 1972, sesuai dengan Inpres RI No. 17 tahun 1967 tentang penggolongan perusahaan negara ke dalm tiga macam:
1. Perusahaan Negara Umum/ Jawatan (PERJAN) 2. Perusahaan Negara Umum (PERUM)
3. Perusahaan Negara Perseroan (PERSERO)
Sesuai ketentuan tersebut, maka perusahaan ini di ubah menjadi “Perusahaan Umum Listrik Negara Pembangkit Bengkel dayeuhkolot”. Pada tahun 1973 PLN mengadakan reorganisasi lagi, maka namanya di ubah menjadi “PLN Pembangkitan Jawa Barat dan Jakarta Raya Unit Bengkel Dayeuhkolot”.
Pada tahun 1992 organisasi kembali ke dalam bentuk PT (Perseroan Terbatas) dan namanya diubah menjadi PT. PLN (Persero) Pembangkit dan Penyaluran Jawa Bagian Barat.
40 Pada tahun 1997 berdasarkan Surat keputusan Direksi PT. PLN (Persero) No. 101.K/023/DIR/1997, dibentuk Unit Bisnis Jasa Perbengkelan pada PT. PLN (Persero), dan PT. PLN Distribusi Jawa Barat Bengkel Dayeuhkolot yang memiliki kedudukan sebagai unit Produksi (Bengkel) Mesin berubah namanya menjadi PT. PLN (Persero) Jasa Perbengkelan Unit Produksi Dayeuhkolot.
Pada tahun 2001 berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT. PLN (Persero) No. 29.K/010/DIR/2001 tanggal 20 Februari 2001 dilakukan penyempurnaan susunan organisasi disertai dengan perubahan nama menjadi PT. PLN (Persero) Unit Bisnis Jasa dan Produksi.
Sebagai tindak lanjut dari Surat Edaran tersebut maka PT. PLN (Persero) berubah nama menjadi PT. PLN (Persero) Unit Bisnis Jasa & Produksi Unit Produksi Citarum
3.2Struktur Organisasi
Struktur Organisasi merupakan kerangka dasar menyeluruh yang menggambarkan hubungan anggota – anggota berdasarkan jabatan yang di pegang masing-masing. Dengan adanya susunan organisasi yang didukung oleh descripsi (uraian tugas ) yang baik berikut adanya system dan prosedur yang baik dan personal yang memadai akan menjamin terciptanya tujuan perusahaan.
41
merupakan struktur organisasi dalam bentuk garis.
BAGAN SUSUNAN ORGANISASI DAN BAGAN SUSUNAN JABATAN PT PLN (PERSERO) UNIT BISNIS JASAN DAN PRODUKSI
UNIT PRODUKSI CITARUM
Keputusan General Manager
PT PLN (PERSERO) UB JASA & PROD Nomor : 132.K/021/J&P/2001 Tanggal : 27 Nopember 2001
NO. Jalur Profesi /Jenjang Jabatan
Asisten Manajer Bidang
Pemasaran dan Niaga Asisten Manajer Bidang Teknik Asisten Manajer Bidang Produksi
Asisten Manajer Bidang
Jalur Kepakaran dan Jalur Keteknisan
ATMU Kendali Mutu
Juru Sekretaris Manjer Unit
Ket : Bagian Perencanaan Produksi adalah objek yang kita ambil dalam Praktek
Kerja Lapangan
3.3 Deskripsi Kerja
Struktur organisasi di PT. PLN (PERSERO) J & P Unit Produksi Citarum terdiri dari tiga Asisten manager dengan membawahi setiap Supervisor, yaitu :
42 b. Supervisor Perencanaan dan Pengembangan Produksi
2. Asisten Manager Bidang Produksi membawahi dua supervisor , yaitu : a. Supervisor Produksi
b. Supervisor Pembekalan
3. Asisten Manager Bidang Administrasi membawahi tiga supervisor, yaitu : a. Supervisor Keuangan
1) Seksi tata Usaha Keuangan
2) Seksi Anggaran Pendapatan Keuangan b. Supervisor Akutansi
1) Seksi Akutansi Umum 2) Seksi Akutansi Biaya
c. Supervisor Sekretariat Dan Kepegawean
Struktur organisasi PT. PLN (PERSERO) dapat diliahat pada lampiran sesuai dengan keputusan Pimpinana PT. PLN (PERSERO) J & P Unit Produksi Citarum nomor: 132.k/021/J&P/2001 uraian tugas pokok (Job Deskription) tanggal 27 Nopember 2001.
1. Asisten Manager Bidang Tekhnik a. Supverior Pemasaran
1) Memasarkan jasa kepada pelanggan.
2) Mendefinisikan misi untuk bisnis/memasarkan produk/jasa. 3) Mengembagkan strategi perusahaan mengenai produk yang
43 4) Menyusun dan mengimplementasikan rencana
program-program penjualan produk/jasa.
5) Mengumpulkan informasi untuk umpan balik perusahaan dan melakukan pengendalian.
b. Supverior Perencanaan dan pengembangan produk
1) Membuat rencana-rencana tekhnik untuk pengembangan peralatan pembangkit dan penyaluran.
2) Membuat rencana-rencana kerjauntuk pengembangan pembangkit dan penyaluran.
3) Menyusun rencana anggaran rehabilitas dan investasi untuk pengembangan peralatan pembangkit dan penyaluran.
4) Membuat evaluasi hasil pelaksanaan rencana pengembangan peralatan, pembangkit dab penyaluran.
5) Membuat laporan berkala dalam bidangnya. 2. Asisten Manager Bidang Produksi
a. Supverior Produksi
1) Melaksanakan dan menyelenggarakan pembuatan peralatan mesin pembangkit dan penyaluran sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan.
44 3) Membuat laporan berkala dalam bidangnya.
b. Supverior Perbekalan
1) Menyusun laporan persediaan gudang.
2) Menyusun pemakaian barang persediaan gudang. 3) Membuat rencana pengadaan bahan peralatan.
4) Membuat rencana pengadaan bahan/peralatan dilengkapi dengan jenis, spesifikasi tehknik, jumlah dan besar anggaran.
3. Asisten Manager Bidang Administrasi a. Supverior Keuangan
1) Seksi Tata Usaha Keuangan
a) Melaksanakan dan menyelenggarakan usaha keuangan, barang aktiva tetap.
b) Menyelenggarakan pembukuan serta membuat neraca dan perhitungan rugi – laba.
c) Membuat laporan data tata usaha keuangan, aktiva tetap dan pembukuan.
d) Membuat laporan berkala dalam bidangnya. e) Menyusun laporan keuangan secara berkala. 2) Seksi Anggaran Pendapatan Keuangan Akutansi
45 b) Mengevaluasi rencana kerja.
c) Membuat laporan relisasi anggaran tunai (RAT) bulanan.
d) Membuat laporan sesuai dengan bidang pekerjaanya. e) Melaksanakan tugas-tugas kedinasan lainya terkait
dengan bidangnya yang ditugaskan oleh pimpinan/atasanya.
b. Supverior Akutansi
1) Seksi akuntansi Umum
a) Memeriksa laporan-laporan keuangan perusahaan, barang dan aktivitas perusahaan.
b) Menyajikan laporan-laporan keuangan perusahaan. c) Menyusun sistem akuntansi bagi perusahaan .
d) Memeriksa semua aspek-aspek perusahaan yang menyangkut asset harta perusahaan.
e) Membuat perencanaan, pelaksanaan, prosedur, pengumpulan data dan pelaporan data keuangan. 2) Seksi Akuntansi Biaya
46 b) Menyusun program rencana anggaran operasi dan usulan anggaran operasi dan usulan anggaran dan investasi .
c) Melaksanakan pemeriksaan uang kas dengan memeriksa saldo dan sisa kuitansi yang belum dibayar.
d) Memantau pengiriman uang/dana baik berupa droping dari PT. PLN (PERSERO) J & P maupun dari unit lain.
e) Memeriksa realisasi anggaran tunai baik untuk anggaran operasi maupun anggaran investasi.
c. Supverior Sekertariat dan Kepegawaian
1) Melaksanakan, menyelenggaran pengarsipan,pengetikan, korespondensi, perpustakaan, dokumentasi rumah, tanah sesuai dengan pedoman dan petunjuk yang telah ditetapkan . 2) Membuat laporan data kesekertariatan.
3) Membuat laporan berkala dalam bidangnya.
4) Membuat surat masuk dan surat keluar yang berhubungan denngan perusahaan.
47 6) Membuat data-data tata usaha kepegawaian,
48 BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1 Gambaran Umum
Gambaran umum sistem yang sedang berjalan merupakan gambaran skenario use case dari sistem yang sedang berjalan dimana sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut.
Pada dasarnya metode pelelangan manual dibagi menjadi beberapa metode yaitu pelelangan umum, pelelangan terbatas, pemilihan langsung, penunjukan langsung, seleksi umum dan seleksi terbatas, seleksi langsung, penunjukan lansung. Dalam penyediaan barang/ jasa pemborongan/ jasa lainnya pada prinsipnya dilakukan melalui metode pelelangan umum namun dalam keadaan tertentu dan keadaan khusus, pemilihan penyedia barang/ jasa dapat dilakukan dengan cara penunjukan langsung terhadap 1 penyedia barang/ jasa dengan cara melakukan negosiasi baik teknis maupun biaya sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggung jawabkan hal ini dimaksudkan adalah untuk pelelangan terbatas.
49 proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/ jasa setelah memasukan penawaran.
Perangkat lunak e-procurement ini merupakan perangkat lunak yang menggunakan teknologi internet, adapun dalam penggunaannya akan dioperasikan secara online. Dalam proses persiapan barang/ jasa akan mempersiapkan sistem dengan memasukan data paket pekerjaan dan juga akan mendaftarkan para panitia untuk mempersiapkan proses pelelangan/ penyedia setelah proses mempersiapkan selesai pejabat pemegang komitmen dapat langsung melihat paket –paket pekerjaan untuk dapat disahkan dan dapat dilanjutkan proses penyediaanya, setelah itu baru para penyedia akan mendaftar dengan memberikan data – data yang dibutuhkan oleh sistem dimana sistem akan langsung menyimpan data – data yang dibutuhkan untuk dapat melanjutkan ke proses selanjutnya.
Para user yang yang berperan aktif dalam sistem pelelangan yang sedang berjalan antara lain adalah pengguna barang/ jasa, panitia pengadaan barang/ jasa, pejabat pembuat komitmen dan para penyedia barang/ jasa dimana garis besar tugas – tugas dan hak para user yang berperan antara lain :
Tabel 4.1
Hak dan Tugas Pengguna
Kategori Pengguna Tugas Hak
Pengguna barang/ jasa a. Menyusun perencanaan
a. Menambah/
50 b. Memberhentikan
penitia pengadaan/ penunjukan pejabat pengadaan
c. Penetapan system pengadaan
d. Penyusunan harga perhitungan sendiri
a. Penyusunan dokumen pengadaan barang/
Menyetujui paket pekerjaan yang sudah direncanakan
51 pengguna barang/ jasa Penyedia barang/ jasa a. Mendaftar
b. Mengambil dokumen pengadaan Administrator Mendaftarkan pengguna
barang/ jasa baru dan merawat system yang ada
Menghapus atau mengubah juga mendaftarkan pengguna barang/ jasa baru
Alir proses penyedia pada e-procurement secara sederhana adalah sebagai berikut :
1. Para pengguna akan mendaftarkan para panitia dan pejabat pemegang komitmen lalu mempersiapkan paket - paket pekerjaan yang akan diadakan penyediannya/ pelelangannya.
2. Para pejabat pemegang komitmen akan melihat paket pekerjaan yang akan di lelang untuk kemudian akan disahkan.
52 4. Para penyedia akan mendaftar
5. Para penyedia akan memasukkan data - data yang diperlukan untuk proses lelang seperti data - data perusahaan dan data penawaran.
6. Para panitia akan mencek data dan melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk untuk dapat dihasilakn pemenang.
7. Tahap 4 dan 5 dapat dibalik sesuai dengan metode atau system pengadaan.
Tampilan system e-procurement pada PT. PLN (Persero) J&P Unit Produksi Citarum :
4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak Yang Sedang Berjalan
53 computer yang memiliki fasilitas browser dan terkoneksi dengan jaringan internet. Secara umum perangkat lunak yang telah diterapkan memiliki kemampuan :
1. Menangani registrasi pendaftaran pengguna barang/ jasa,panitia, pejabat pemegang komitmen dan penyedia barang/ jasa.
2. Menangani mengahpus para panitia maupun penyedia. 3. Memfasilitasi untuk dapat memodifikasi data para user.
4. Mengupload dokumen informasi yang akan di informasikan oleh para panitia. 5. Menghapus data informasi yang di informasikan.
6. Menyimpan paket - paket pekerjaan.
7. Memfasilitasi dalam proses pengevaluasian dokumen penawaran maupun dokumen yang lain.
8. Memberikan fasilitas bagi para penyedia barang/ jasa untuk memodifikasi data perusahaan.
9. Memberikan fasilitas untuk dapat melihat informasi yang telah di upload dan di informasikan.
10. Memberikan fasilitas kepada masyarakat untuk melihat informasi mengenai pengadaan/ pelelangan.
11. Memberikan fasilitas untuk mrnyimpan hasil evaluasi dan informasi yang diinformasikan.
54 Pada bagian ini akan dibahas perangkat lunak pada system e-procurement dalam proses lelang yang meliputi lingkungan pengembangan dan operasi, kebutuhan pengguna, dan kebutuhan fungsional perangkat lunak.
4.3.1 Kebutuhan Pengguna
Pengguna perangkat lunak dibagi menjadi empat ketegori, yaitu pengguna barang/ jasa, panitia pengadaan, pejabat pemegang komitmen, penyedia barang/ jasa, Administrator. Berikut ini adalah asumsi terhadap pengguna perangkat lunak yang sudah diterapkan di PT. PLN (Persero) Jasa dan Produksi Unit Produksi Citarum :
1. Data pengguna kategori penyedia barang/ jasa sudah diterapkan pada system
2. Data para panitia pengadaan sudah diterapkan pada system
3. Semua pengguna harus memiliki kemapuan dasar menggunakan computer dan aplikasi berbasis web, khusus administrator, pengguna barang/ jasa dan para panitia juga pejabat pemegang komitmen harus dapat menggunakan perangkat lunak ini dengan lancer dan paham terhadap fungsi – fungsi perangkat lunak ini.
4.3.1.1 Pengguna Barang/ Jasa
Pengguna barang/ jasa memiliki kemampuan sebagai berikut : Tabel 4.2
Kemampuan Pengguna barang/ jasa
55
1 Login Masuk Kedalam Sistem
2 Mengubah data dirinya
3 Melihat data – data para
penyedia barang/ jasa
4 Menghapus/ merubah
status panitia yang lain
5 Memasukan paket
pekerjaan
6 Menetapkan system/
metoda pengadaan
7 Mendaftarkan panitia dan
pejabat pemegang komitmen
8 Logout Keluar Dari Sistem
4.3.1.2 Panitia Pengadaan/ Pelelangan
Panitia pengadaan/ pelelangan memiliki kemampuan sebagai berikut : Tabel 4.3
Kemampuan Panitia pengadaan/ pelelangan
No Kemampuan Keterangan
56
2 Mengubah data dirinya
3 Melihat dokumen –
dokumen para penyedia barang/ jas
4 Menyiapkan dokumen
pengadaan
5 Melakukan evaluasi
penawaran
6 Logout Keluar Dari Sistem
4.3.1.3 Pejabat Pemegang Komitmen
Pejabat pemegang komitmen memiliki kemampuan sebagai berikut : Tabel 4.4
Kemampuan Pejabat pemegang komitmen
No Kemampuan Keterangan
1 Login Masuk Kedalam Sistem
2 Mengubah data dirinya
3 Melihat data – data para
penyedia barang/ jasa
4 Melihat data – data paket
pekerjaan
57 paket pekerjaan
6 Logout Keluar Dari Sistem
Tabel 4.5
Kemampuan Penyedia barang/ jasa
No Kemampuan Keterangan
1 Mendaftar untuk masuk
kedalam system
Registrasi
2 Login MAsuk Kedalam Sistem
3 Mengubah data dirinya
4 Melihat data – data paket
5 Registrasi paket
pekerjaan
Mendaftar Pekerjaan
6 Memasukan data baik
data penawaran atau data perusahaan
7 Logout Keluar dari Sistem
Tabel 4.6
Kemampuan Administrator
58
1 Login Masuk Kedalam Sistem
2 Mendaftarkan pengguna
barang/ jasa baru
3 Melihat data pengguna
barang/ jasa baru
4 Menghapus pengguna
barang/ jasa baru
5 Logout Keluar Dari Sistem
4.3.2 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsioal perangkat lunak merupakan penjabaran dari spesifikasi Perangkat Lunak Yang Sedang Berjalan menjadi fungsi perangkat lunak. Perincian kebutuhan fungsional perangkat lunak e-procurement yaitu :
4.3.2.1 Menangani registrasi pendaftaran pengguna barang/ jasa, panitia, pejabat pemegang komitmen dan penyedia barang/ jasa
1. Menampilkan form registrasi
2. Memeriksa duplikasi user yang dimasukkan para pengguna baru, user id harus unik karena digunakan untuk membedakan hak akses dan fasilitas yang akan diberikan.
3. Memeriksa kelengkapan data yang dimasukkan.
59 4.3.2.2. Menangani penonaktifan atau mengahpus para panitia maupun
penyedia
1. Menampilakan data user
2. Melakukan proses penonaktifan penghapusan
4.3.2.3 Memfasilitasi untuk dapat memodifikasi data para user 1. menampilkan data user
2. menampilkan form untuk merubah data user 3. melakukan proses perubahan data
4.3.2.4. Menyimpan data paket-paket pekerjaan 1. Menampilkan data paket pekerjaan
2. Menampilakn form untuk membuat paket pekerjaan 3. Melakukan proses penyimpanan
4.3.2.5 Memberikan fasilitas bagi para penyedia barang/jasa untuk memodifikasi data perusahaan
1. Menampilakan data perusahaan
60 4.3.2.6. Melihat informasi baik informasi yang d upload maaupun informasi biasa
1. Menampilkan data-data informais yanga ada
4.3.2.7. Memfasilitasi dalam proses pengevaluasian dokumen penawaran maupun dokumen yang lain
1. Menampilkan data - data perusahaan yang akan dievaluasi 2. Menampilkan dokumen perusahaan yang akan di evaluasi 3. Menampilkan form evaluasi
4. Melakukan penyimpanan data yang telah dievaluasi
4.4 Model Use Case Diagram
61 Gambar 4.1 Use Case Persiapan Pengadaan
62
Skenario Menyusun Perencanaan Pengadaan Menyusun Perencanaan Pengadaan
Pengguna barang/ jasa
Memaketkan pekerjaan menjadi paket – paket pekerjaan dan menyusun perencanaan biaya pengadaan
Merencanakan biaya, memaketkan biaya -
Aktor harus menyusun perencanaan tentang pekerjaan biaya pengadaan
Skenario Menrtapkan Sistem Pengadaan Menetapkan system pengadaan
Pengguna barang/ jasa
Menetapkan system pengadaan yang ada digunakan dalam proses pengadaan dengan memilih metoda penyampaian dokumen evaluasi penawaran
Menetapkan metoda penyampaian dokumen, menetapkan pemilihan evaluasi penawaran, menetapkan metoda pemilihan
-
63 satu sampul, dua sampul menetapkan metoda evaluasi.
Nama Use Case
Skenario Menyusun Jadwal Pelaksanaan Menyusun jadwal pelaksanaan
Pengguna barang/ jasa
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan sesuai dengan waktu yang dialokasikan
- -
Menyusun jadwal pelaksanaan pengadaan dan memperhatikan proses atau tahapan seperti metoda
Nama Use Case
Menyusun harga perhitungan sendiri -
-
Menyusun harga perhitungan sendiri dengan mempertimbangkan analisis harga satuan pekerjaan yang bersangkutan, perkiraan perhitungan biaya oleh konsultan/ engineer’s estimate (EE), harga pasar setempat pada waktu
64
Membentuk kepanitiaan untuk pengadaan -
-
Mengangkat penitia sekaligus menetapkan susunan panitia yang akan melakukan kegiatan pengadaan sesuai sengan paket pekerjaan yang diwenangkan
Nama Use Case
Skenario menyetujui paket pekerjaan yang sudah direncanakan
Menyetujui peket pekerjaan yang sudah direncanakan Asisten Manajer Bidang Teknik
Menyetujui paket pekerjaan yang sudah direncanakan agar dapat dilanjutkan pada proses selanjutnya
Data paket – paket pekerjaan harus sudah dibuat -
Menyetujui paket pekerjaan yang sudah direncanakan agar dapat dilanjutkan pada proses selanjutnya
Nama Use Case
65
Memberikan informasi kepada penyedia barang/ jasa bahwa proses lelang akan berlangsung atau telah selesai
Pekerjaan harus sudah disiapkan oleh pengguna -
Memberikan informasi kepada penyedia barang/ jasa bahwa proses lelang akan berlangsung atau telah selesai. Informasi yang dimaksud berupa pengumuman berita lelang, pengumuman pemenang dapat berupa uraian tingkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan dibeli
Skenario Menyusun Dokumen Pengadaan Menyusun dokumen pengadaan
Panitia
Penitia menyiapkan dokumen pemilihan penyedia barang/ jasa untuk keperluan pengadaan barang/ jasa
Pekerjaan harus sudah disiapkan oleh pengguna -
66 peralatan dan pengalaman kerja
Nama Use Case
Menyusun persyaratan yang harus dipenuhi penyedia untuk tiap paket pekerjaan yang akan dilakukan
Pekerjaan harus sudah disiapkan oleh pengguna -
Menyusun persyaratan yang harus dipenuhi penyedia untuk tiap paket pekerjaan yang akan dilakukan
Nama Use Case penyedia untuk dapat diproses ketahap selanjutnya
Dokumen harus sudah diserahkan oleh penyedia -
Memeriksa dokumen yang diserahkan oleh penyedia untuk dapat diproses ketahap selanjutnya
Nama Use Case
67
Mengevaluasi penawaran yang masuk dengan beberapa metoda yang telah ditetapkan
Penawaran harus sudah dimasukan oleh penyedia -
Mengevaluasi penawaran yang masuk degan beberapa metoda yang telah ditetapkan
Nama Use Case
Skenario Mengambil Dokumen Pengadaan Mengambil dokumen pengadaan
Penyedia
Mengambil dokumen paengadaan berupa uraian pekerjaan yang akan dilakukan penyedia
Dokumen pengadaan harus sudah disiapkan panitian -
Mengambil dokumen pengadaan berupa uraian pekerjaan yang akan dilakukan penyedia
Nama Use Case Aktor Utama Tujuan
Skenario Memasukan Dokumen Persyaratan Memasukan dokumen persyaratan
Penyedia
68 Prasyarat
Arus Alternatif Deskripsi
Harus sudah mendaftarkan suatu pekerjaan -
Memasukan dokumen pengadaan yang diperlukan sebagai syarat yang diberikan oleh panitia pengadaan berupa syatar administrasi, teknis data – data perusahaan dll
Nama Use Case
Menjadi aktiv dalam kegiatan penyediaan barang/ jasa Harus sudah ada pekerjaan yang akan dilaksanakan -
Mendaftarkan diri ke sekertariat panitia pengadaan untuk mengikuti proses pengadaan barang/ jasa
Nama Use Case
Memasukan harga penawaran terhadap paket pekerjaan yang telah didaftarkan
Harus sudah ada pekerjaan yang akan dilaksanakan -
69 perusahaan
4.5 Model Aktivity Diagram
Pada bagian ini akan digambarkan dokumentasi alur kerja pada system yang sedang berjalan yang bertujuan untuk melihat alur proses system yang sedang berjalan berjalan dan sekaligus memperjelas use case system yang sedang berjalan.
70 Gambar 4.2 Aktivity Persiapan Pengadaan
73 Gambar 4.3 Aktivity Persiapan Pengadaan
Panitia mengumumkan pengadaan seluas luasnya lalu berdasarkan pengumuman penyedia dapat mendaftar untuk mengikuti pelelangan,mengambil dokumen pelelangan. Setelah itu panitia dan penyedia melakukan aanwijing,stetlah selelsai penyedia memberikan dokumen persyaratan dan panitia melakukan evaluasi sehingga dapat mengusulkan pemenang dan pengguna dapat menetapkan pemenang.Setelah itu panitia mengumumkan pemenang.
4.6. Evaluasi Sistem
Sistem yang sedang berjalan menunjukkan beberapa kelemahan dimana kelemahan pada proses yang terjadi yang telah digambarkan adalah sebagi berikut:
1. Pada saat proses pendaftaran panitia menyiapkan form isian yang harus di isi oleh para penyedia yang akan mendaftar suatu pekerjaan dimana form isian yang disiapkan oleh panitia dicetak oleh panitia itu sendiri dengan kata lain kertas yang digunakan terlalu banyak.
2. Dokumen pengadaan yang disiapkan oleh panitia berjumlah sebanyak penyedia yang mendaftar. Hal ini juga memperlihatkan bahwa penggunaan kertas dalam proses lelalng tidak efektif.
PENERAPAN SISTEM INFORMASI E-PROCUREMENT
PADA PROSES LELANG PEKERJAAN DI PT.PLN
(PERSERO) JASA DAN PRODUKSI UNIT PRODUKSI
CITARUM
Laporan Praktek Kerja Lapangan
Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Matakuliah Praktek Kerja Lapangan Program Studi Strata Satu Sistem Informasi
Oleh :
Evi Puspitasari NIM. 10507288 Kania Yuniar NIM. 10507302
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER
UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG
iv
2.4.1 Metode Pendekatan Sistem Berorientasi Objek ... 13
2.4.2 Keunggulan Pendekatan Sistem Berorientasi Objek ... 14
2.4.2.1 Menaikkan tingkat keterpakaian kembali (reusability) ... 14
2.4.2.2Menghilangkan kompleksitas transisi antar tahap pada pengembangan perangkat lunak ... 15
2.4.3 Konsep dalam Metode Beorientasi Objek ... 15
2.4.3.1 Objek ... 15
v
2.6 Deskripsi Kerja Bagian Pekerjaan ... 32
2.7 E-Procurement (Sistem Lelang On – Line)
4.2 Spesifikasi Perangkat Lunak Yang Sedang Berjalan ... 52
4.3 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 53
vi
4.3.1.1 Pengguna Barang/ Jasa ... 54
4.3.1.2 Panitia Pengadaan/ Pelelangan ... 55
4.3.1.3 Pejabat Pemegang Komitmen ... 56
4.3.2 Kebutuhan Fungsional ... 57
4.3.2.1 Menangani registrasi pendaftaran pengguna barang/ jasa, panitia, pejabat pemegang komitmen dan penyedia barang/ jasa ... 58
4.3.2.2 Menangani penonaktifan atau mengahpus para panitia maupun penyedia... 58
4.3.2.3 Memfasilitasi untuk dapat memodifikasi data para user ... 58
4.3.2.4 Menyimpan data paket-paket pekerjaan ... 58
4.3.2.5 Memberikan fasilitas bagi para penyedia barang/ jasa untuk memodifikasi data perusahaan ... 59
4.3.2.6. Melihat informasi baik informasi yang di upload maupun informasi biasa ... 59
vii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 2.1 : Hubungan Permodelan Berorientasi Objek ... 18
Gambar 2.2 : Rangkuman Konsepsi UML ... 19
Gambar 2.3 : Contoh Use Case Diagram ... 21
Gambar 2.4 : Contoh Class Diagram ... 24
Gambar 2.5 : Contoh Statechart Diagram ... 25
Gambar 2.6 : Contoh Activity Diagram ... 26
Gambar 2.7 : Contoh Sequence Diagram ... 28
Gambar 2.8 : Contoh Collaboration Diagram ... 29
Gambar 2.9 : Contoh Component Diagram ... 30
Gambar 2.10 : Contoh Deployment Diagram ... 31
Gambar 4.1 : Use Case Persiapan Pengadaan ... 60
Gambar 4.2 : Aktivity Persiapan Pengadaan ... 68
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1.1 : Jadwal Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ... 7
Tabel 4.1 : Hak dan Tugas Pengguna ... 49
Tabel 4.2 : Kemampuan Pengguna barang/ jasa ... 54
Tabel 4.3 : Kemampuan Panitia pengadaan/ pelelangan ... 55
Tabel 4.4 : Kemampuan Pejabat pemegang komitmen ... 56
Tabel 4.5 : Kemampuan Penyedia barang/ jasa ... 56
