ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 4.1. Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
4.1.1. Analisis Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan
Berdasarkan metode analisis yang digunakan dalam perancangan ini, maka pertama-tama akan dilakukan penentuan kebutuhan sistem yang akan dirancang. Proses penentuan kebutuhan ini diawali dengan cara menganalisis sistem yang sedang berjalan, yang kemudian dievaluasi sehingga ditemukan kebutuhan sistem yang akan dirancang. Adapun hasil dari analisis prosedur sistem informasi kependidikan adalah sebagai berikut :
1. Bagian Perencanaan Dinas Pendidikan Tasikmalaya (sub perencanaan evaluasi
dan pelaporan) mengupdate berita acara terbaru tentang kependidikan, jadwal acara dinas pendidikan, dan informasi tentang dinas dengan bentuk dokumen yang nantinya informasi tersebut akan desebarkan secara langsung kepada instansi pendidikan seluruh Tasikmalaya (SD/MI, SMP, SMK/SMA, dan lain-lain)
2. Sub perencanaan evaluasi dan pelaporan pendidikan mengantarkan informasi
dalam bentuk dokumen langsung kesetiap instansi di Tasikmalaya tentang informasi kependidikan.
3. Apabila ada pihak sekolah yang belum menerima dokumen informasi kependidikan maka pihak sekolah harus melapor ke dinas pendidikan.
4. Sub perencanaan evaluasi dan pelaporan akan membuat dokumen informasi
tersebut bagi yang telah lapor belum menerima dan mengirimkanya lagi secara langsung atau bila pelapor masih mennggu akan dikasih dokumen secara langsung.
5. Sub perencanaan evaluasi dan pelaporan mencatat dalam buku laporan tentang
sekolah-sekolah yang sudah menerima dokumen dari dinas pendidikan dan catatan laporan akan diberikan kepada Kepala Dinas Pendidikan Tasikmalaya.
6. Untuk pihak luar atau publik atau masyarakat yang memerlukan informasi tentang
kependidikan dan informasi tentang dinas pendidikan diharuskan dengan datang langsung ke dinas pendidikan.
7. Pihak publik memberikan informasi apa yang yang diperlukan kepada sub
perencanaan evaluasi dan pelaporan.
8. Pihak publik wajib mengisi form pengajuan dokumen informasi yang berisikan
identitas diri dan informasi kependidikan yang mau diajukan dan alasan permintaan dokumen informasi tersebut
9. Bagian Perencanaan Disdik Tasikmalaya memerika kelengkapan form yang telah
diisi oleh pengaju, bila tidak lengkap maka akan dikembalikan lagi kepada pengaju dan bila memenuhi syarat maka akan langsung diberikan kepada Kepala Disdik Tasik.
10.Kepala Disdik menerima form yang kemudian menyaring informasi yang boleh
diberikan kepada pihak publik dan yang tidak boleh untuk pihak publik kemudian menyerahkan hasil persetujuan kepada Bagian Perenacanaan.
11.Bila tidak mendapat persetujuan maka akan diberitahukan kepada pihak pengaju
dokumen informasi kependidikan tersebut dengan mengembalikan form pengajuan
dokumen informasi kependidikan.
12.Bila disetujui maka bagian perencanaan mencetak informasi tentang kependidikan
dan tentang dinas pendidikan berupa informasi dalam bentuk dokumen.
13.Bagian perencanaa atau sub perencanaan evaluasi dan pelaporan pendidikan
memberikan dokumen informasi tersebut kepada publik yang membutuhkan informasi tersebut.
4.1.2. Gambaran Prosedur Sistem yang Sedang Berjalan 4.1.2.1. Use Case Diagram
Berikut ini adalah diagram use case yang sedang berjalan yang
Gambar 4.1. Use Case Diagram sistem informasi dinas pendidikan Tasikmalaya
Aktor : publik.
Skenario : form pengajuan
Publik Sistem
Pihak publik datang langsung ke dinas pendidikan bagian perencanaan untuk pengajuan dokumen (profil, jadwal kegiatan, berita dinas, daftar sekolah,
guru, atau Nem passing grade )
Memberikan form pengajuan dokumen
untuk diisi oleh pihak publik
Menerima form pengajuan dokumen
untuk diisi sesuai data yang diminta oleh sistem
Memeriksa kelengkapan form, apabila
<<include>> <<incl ude>> <<i nclude>> <<incl ude>> <<i nclude>> <<include>> <<include>> publik instansi pendidikan kepala disdik update data persetujuan pengembali an form
form pengaj uan
pembuatan dokumen
tidak lengkap maka akan dikembalikan kepada pengaju, jika lengkap maka akan masuk proses persetujuan
Aktor : kepala disdik
Skenario : persetujuan
Kepala disdik Sistem
Kepala disdik menerima form
pengajuan dokumen yang telah diisi dengan lengkap.
Sistem memeriksa pengajuan dokumen yang diminta, jika setuju maka akan dibuatkan dokumen yang diminta oleh bagian perencanaan, bila tidak disetujui makan akan diberikan lagi kebagian perencanaan untuk dikembalikan lagi
form kepada pengaju
Aktor : kepala disdik
Skenario : pengembalian form
Kepala disdik Sistem
Kepala disdik akan mengembalikan
form jika tidak menyetujui pengajuan
dokumen oleh pihak publik
Mengembalikan form pengajuan
untuk dikembalikan kepada pihak publik yang bersangkutan
Jika sebelumnya data form tidak diisi
dengan lengkap oleh pengaju maka akan dikembalikan lagi kepada pengaju agar diisi dengan lengkap
Aktor : kepala disdik
Skenario : pembuatan dokumen
Kepala disdik Sistem
Menerima form pengajuan dan
menyetujuinya (pihak publik)
Menerima persetujuan untuk dibuatkan atau mencetak dokumen informasi yang diminta oleh pengaju (pihak publik) Menyerahkan dokumen yang sudah
dicetak kebagian perencanaan untuk diberikan lagi kepada pengaju (pihak publik)
Membuat dokumen (profil, jadwal kegiatan, berita dinas, daftar sekolah,
guru, atau Nem passing grade ) dari
data informasi dinas terbaru atau
dari pemerintah pusat (pihak instansi pendidikan)
Membuat dokumen dari update data
terbaru dalam bentuk cetak dokumen Menyerahkan dokumen terbaru yang
sudah dicetak untuk diberikan kepada
instansi pendidikan terkait yang
membutuhkan
Aktor : Kepala Disdik
Skenario : update data
Kepala Disdik Sistem
Menerima data terbaru tentang
informasi dinas pendidikan (profil, jadwal kegiatan, berita dinas, daftar
sekolah, guru, atau Nem passing grade
) dari pemerintah pusat
Sistem akan mengganti data informasi dinas yang lama dengan yang baru dan kemudian masuk proses pembuatan dokumen informasi dinas pendidikan
Aktor : Instansi pendidikan
Skenario : pencatatan dan pemeriksaan
Instansi pendidikan Sistem
Menerima dokumen (profil, jadwal kegiatan, berita dinas, daftar sekolah,
guru, atau Nem passing grade )
informasi dinas terbaru dari Dinas pendidikan
Memeriksa apabila ada dokumen yang rusak atau tidak lengkap kemudian
melaporkannya kepada dinas
pendidikan Melaporkan jika ada kerusakan atau
ketidak lengkapan dokumen yang diterima
Apabila ada kerusakan atau ketidak lengkapan dokumen maka sistem akan mencetak ulang dokumen oleh bagian perencanaan untuk diberikan kepada pelapor (instansi pendidikan)
Menerima dokumen informasi dinas terbaru setelah melapor kerusakan atau
ketidaklengkapan dokumen yang
Bagian perencanaan mencatat kemudian mengirimkan laporan data
telah menerima dokumen dengan
lengkap atau belum lengkap oleh pihak
instansi pendidikan atau belum
menerima kepada kepala dinas
Aktor : kepala disdik
Skenario : laporan
Publik Sistem
Menerima laporan hasil proses
pencatatan dan pemeriksaan laporan penerimaan dokumen informasi dinas oleh pihak instansi pendidikan dari bagian perencanaan
Memeriksa data laporan kemudian disimpan sebagai arsip
4.1.2.2. Activity Diagram
Berikut ini adalah diagram acitivity yang sedang berjalan yang
Gambar 4.2. Activity Diagram sistem informasi dinas pendidikan Tasikmalaya