BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Analisis Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang dan Pengendalian
1. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian.
Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok dengan unsur-unsur sistem akuntansi pembelian pada Mulyadi yang meliputi fungsi yang terkait, prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, dokumen yang digunakan dalam sistem akuntasi pembelian, dan catatan akuntansi yang digunakan yang dipaparkan dalam Tabel 5.1, Tabel 5.2, Tabel 5.3, dan Tabel 5.4 berikut ini:
72 Tabel 5.1 Hasil Tabel Pembanding Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi yang Terkait
Unsur-unsur Sistem Akuntasi Pembelian
(Mulyadi, 2016) Pelaksanaan pada Swalayan Elok Keterangan
Fungsi Gudang
bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan
Tidak ada fungsi gudang dalam Swalayan Elok, karena Swalayan Elok tidak memiliki gudang untuk menyimpan barang dagang dan permintaan pembelian langsung dilakukan oleh pihak pemakai barang.
Tidak sesuai
Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih
Fungsi pembelian dilakukan langsung oleh pemakai barang. fungsi pembelian tidak mengeluarkan purchase
order. Karena, semua dokumen yang berhubungan
dengan order pembelian hanya berdasarkan dokumen dari pemasok.
Tidak Sesuai
Fungsi Penerimaan
bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur penjualan.
Fungsi penerimaan dilakukan oleh orang yang sama dengan fungsi penerimaan. Tanggung jawab fungsi ini sesuai dengan apa yang ada dalam prinsip sistem akuntansi pembeian sistem informasi akuntansi sistem pembelian yaitu melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini juga bertanggung jawab menerima barang retur.
Sesuai
Fungsi Akuntansi
fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi
Terdapat dua fungsi akuntansi dalam Swalayan Elok yaitu administrasi satu (pemasukan) dan administrasi
73 arsip dokumen sumber (bukti kas
keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang
fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
persediaan, tugasnya meliputi scan barang dagang ke dalam sistem komputer dan membuat laporan barang dagang masuk serta melakukan rekap dalam sehari. Sedangkan administrasi dua mempunyai tanggung jawab dalam pencatatan utang kepada pemasok kedalam kartu utang. Kartu utang yang digunakan oleh Swalayan Elok dipisahkan dengan satu map per pemasok. Administrasi dua juga bertanggung jawab dalam proses pembayaran utang serta dalam pengarsipan segala dokumen yang berhubungan dengan proses pembelian barang dagang.
Sumber : Data diolah
Tabel 5.2 Hasil Tabel Pembanding Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Prosedur
yang Membentuk
Sistem
Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian
(Mulyadi, 2016) Pelaksanaan pada Swalayan Elok Keterangan
Prosedur Permintaan Barang
fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
Tidak ada prosedur permintaan barang karena tidak adanya fungsi gudang. Permintaan barang dagang langsung dilakukan oleh fungsi pemakai barang atau
sales dari pemasok.
Tidak sesuai
Prosedur Permintaan Penawaran
pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai
Swalayan Elok tidak melakukan prosedur permintaan penawaran harga dalam sistem pembelian barang dagang. Karena, pemasok merupakan pemasok
74 Pemasok
Prosedur Order Pembelian
fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan.
Fungsi pembelian Swalayan Elok tidak membuat dan mengirim surat order pembelian. Karena, prosedur order pembelian hanya dilakukan lewat telepon dan seringkali melalui sales dari pemasok
Tidak Sesuai
Prosedur Penerimaan Barang
fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
Fungsi penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang namun hanya memeriksa barang dagang dan membubuhkan tanda tangan jika sudah sesuai dengan pesanan. Fungsi penerimaan tidak membuat laporan penerimaan barang karena laporan barang masuk dijadikan satu dengan fungsi adminitrasi satu.
Tidak Sesuai
Prosedur Pencatatan Utang
fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.
Prosedur pencatatan utang dilakukan oleh administrasi dua yang bertanggung jawab dalam pencatatan utang ke dalam kartu utang per pemasok. Tanggung jawab lainnya ialah mengarsipkan segala dokumen yang berhubungan dengan kegiatan pembelian barang dagang.
Sesuai
Prosedur Distribusi Pembelian
meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
Tidak ada prosedur distribusi pembelian dalam proses pembelian barang dagang pada Swalayan Elok.
Tidak Sesuai
75 Dokumen Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian
(Mulyadi, 2016) Pelaksanaan pada Swalayan Elok Keterangan
Surat Permintaan Pembelian
Merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakaian barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jumlah, jenis, mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan pembelian
Tidak ada surat permintaan yang digunakan Swalayan Elok karenatidak adanya fungsi gudang. Permintaan barang dagang langsung dicatat oleh sales pemasok.
Tidak sesuai
Surat Permintaan Penawaran Harga
Surat yang digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak repetitive) yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar
Tidak ada surat permintaan penawaran harga dalam sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok. Pada dasarnya, sistem pengadaan dalam sistem pembelian barang dagang pada Swalayan Elok bersifat berulang
Tidak Sesuai
Surat Order Pembelian
Digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang dipilih.
Fungsi pembelian tidak menggunakan surat ini dalam memesan barang. Melainkan, hanya tertulis dalam secarik kertas. Pemesanan sering dilakukan memalui telepon dan whatsapp.
Tidak Sesuai
Laporan Penerimaan Barang
Menunjukan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
Swalayan tidak membuat laporan penerimaan barang. Fungsi penerimaan hanya kan membubuhkan tandatangan pada nota pembelian atau faktur.
76 penyerahan barang, spesifikasi,
penggantian (substitusi) Sumber: Data diolah
Tabel 5.4 Hasil Tabel Pembanding Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan
Akuntansi
Unsur-Unsur Sistem Akuntasi Pembelian
(Mulyadi, 2001) Pelaksanaan pada Swalayan Elok Keterangan
Register Bukti Kas Keluar (voucher register)
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar
Swalayan Elok tidak membuat register kas keluar. Tidak Sesuai
Jurnal Pembelian Digunakan untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan
account payable procedure
Swalayan Elok tidak membuat jurnal pembelian. Tidak sesuai
Kartu Utang Digunakan untuk mencatat hutang kepada pemasok jika perusahaan menggunakan account payable procedure
Kartu utang dibuat oleh bagian adminitrasi dua. Kartu ini digunakan untuk mencatat faktur/nota pemasok yang belum terbayarkan.
Sesuai
Kartu Persediaan Digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli
Swalayan Elok membuat kartu persediaan dalam file komputer pada administrasi satu
Sesuai Sumber: Data diolah
2. Perbandingan kesesuaian antara pelaksanaan pada Swalayan Elok dengan komponen pengendalian internal menurut COSO.
Pada penelitian ini, peneliti membandingkan antara pelaksanaan pengendalian internal pembelian pada Swalayan Elok dengan komponen pengendalian internal menurut COSO yang meliputi lingkungan pengendalian dan aktivitas pengendalian yang dipaparkan pada Tabel 5.5, dan Tabel 5.6 berikut ini:
78 Komponen Lingkungan
Pengendalian Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok Keterangan
Menunjukkan komitmen terhadap integritas dan nilai etika
a. Pemilik Swalayan menunjukkan integritas dan nilai-nilai etika melalui arahan, tindakan dan perilaku.
a. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok menjunjung tinggi nilai-nilai kejujuran, keterbukaan, akuntabilitas serta kerendahan hati
Sesuai
b. Pemilik dan karyawan Swalayan Elok mendeskripsikan standar integritas dan nilai-nilai etika secara eksplisit.
b. Swalayan Elok tidak mendeskripsikan
standar integritas dan nilai-nilai etika. Tidak Sesuai
c. Swalayan mengevaluasi penerapan nilai-nilai etika pemilik dan karyawan Swalayan Elok.
c. Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi niai-nilai etika secara berkala. Evaluasi hanya dilaksanakan jika terdapat penyimpangan
Tidak Sesuai
d. Swalayan melaksanakan perbaikan atas penyimpangan yang terjadi secara konsisten dan tepat waktu.
d. Swalayan Elok melakukan perbaikan atas penyimpanagn yang ada. Contohnya,
terdapat pencurian aset. Sesuai Dewan direksi menunjukkan
independensi dari manajemen dan melakukan pengawasan terhadap pengembangan dan kinerja pengendalian internal.
a. Pemilik Swalayan / owner
bertanggung jawab melaksanakan pengawasan terhadap karyawan
a. Tanggung jawab pengawasan dilaksanakan oleh pemilik Swalayan.
Sesuai b. Karyawan Swalayan Elok dipilih
berdasarkan keterampilan dan keahlian.
b. Karyawan bagian kantor diharuskan
79 kegiatan operasional Swalayan. operasional Swalayan. Masih banyaknya
double job.
d. Pengawasan kegiatan swalayan dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab dalam pengawasan yang independen.
d. Terdapat dua orang pengawas dalam struktur organisasi, namun tanggung jawab dan
tugasnya belum jelas. Tidak Sesuai Manajemen menetapkan
dengan badan pengawas, struktur, alur pelaporan, serta otoritas dan tanggung jawab yang tepat dalam pencapaian tujuan.
a. Swalayan memiliki struktur organisasi yang jelas dan digambarkan dalam bentuk grafis.
a. Swalayan Elok tidak memiliki struktur organisasi yang digambarkan dalam bentuk grafis. Masih adanya double job
Tidak Sesuai
b. Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi pemakai barang, untuk barang yang langsung pakai
b. Tidak ada otorisasi dalam surat permintaan barang dagang dari gudang, karena tidak fungsi gudang dalam Swalayan Elok
Tidak Sesuai
c. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat yang lebih tinggi
c. Order pembelian di otorisasi oleh banyak orang. Jadi, tidak ada sifat independent dalam proses otorisasi yang mengakibatkan kesalahan order pembelian. Maksutnya adalah belum adanya satu orang yang pasti dalam mengotorisasi.
80 penerimanaan barang sebagai fungsi penerimaan barang sebagai
bukti bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan
Sesuai
e. Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi
e. Bukti kas keluar di otorisasi langsung oleh
bagian administrasi yang sebelumnya dicek
dan di otorisasi oleh owner Sesuai
f. Pencatatan ke dalam kartu utang dan register bukti kas keluar (voucher register) di otorisasi oleh fungsi akuntansi.
f. Pencatatan kartu utang di otorisasi oleh
owneryang dicek setiap harinya. Swalayan
Elok tidak mencatat register kas keluar Sesuai
Organisasi menunjukkan komitmen untuk
menarik,mengembangkan,dan memelihara orang-orang yang kompeten sejalan dengan tujuan.
a. Swalayan menetapkan kebijakan dan praktik dalam segala pelaksanaan kegiatan swalayan.
a. Swalayan Elok menetapkan kebijakan dan praktik dalam segala pelaksanaan kegiatan
swlayan. Sesuai
b. Swalayan melakukan evaluasi kompetensi sumber daya manusia yang diperlukan.
b. Dalam pemilihan karyawan, Swalayan Elok tidak melakukan evaluasi kriteria khusus. Karena kebanyakan karyawan merupakan karyawan tetap dan bertahan lama.
81 memahami tugas dan
tanggungjawabnya dalam melaksanakan sistem pembelian.
karyawan di dalam toko yang sering melakukan pergantian.
Sesuai
d. Swalayan melakukan persiapan dan perencanaan atas penggantian karyawan.
d. Swalayan melakukan persiapan dalam penambahan dan penggantian karyawan baru terkhusus karyawan part time.
Sesuai
Organisasi memiliki orang-orang yang bertanggung jawab untuk tanggung jawab pengendalian internal mereka sejalan dengan tujuan.
a. Owner / pemilik Swalayan bertanggung jawab melaporkan setiap kebijakan dan keputusan kepada karyawan
a. Pemilik Swalayan menyampaikan informasi kebijakan dan keputusan kepada karyawan.
Sesuai
b. Swalayan menetapkan pengukuran kinerja bagi karyawan
b. Swalayan Elok tidak menetapkan
pengukuran kinerja bagi karyawan. Tidak Sesuai c. Pemilik swalayan mengevaluasi
tekanan atau kendala dalam mencapai tujuan swalayan.
c. Swalayan Elok mengevaluasi tekanan dan
kendala dalam mencapai tujuan swalayan. Sesuai
d. Pemilik swalayan mengevaluasi
kinerja karyawan dan menyediakan penghargaan atau pelatihan tindakan disiplin yang tepat.
d. Pemilik swalayan mengevaluasi kinerja karyawan Namun tidak menyediakan menyediakan penghargaan atau pelatihan
tindakan disiplin yang tepat. Tidak Sesuai
82 Elemen Komponen
Aktivitas Pengendalian
Kriteria Pelasakanaan pada Swalayan Elok
Keterangan Organisasi memilih dan
mengembangkan aktivitas pengendalian yang berkontribusi dalam pencegahan risiko untuk mencapai tujuan pada level yang dapat diterima.
a. Menggunakan desain dokumen yang baik dengan mencantumkan nomor urut tercetak untuk mengurangi risiko kecurangan.
a. Dokumen yang ada di Swalayan Elok belum mencantumkan nomor urut tercetak.
Tidak Sesuai
b. Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar yang didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok
b. Pencatatan terjadinya utang hanya di dasarkan pada laporan barang masuk, nota
pembelian, dan fakktur pembelian. Tidak Sesuai
c. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian
c. Fungsi penerimaan melakukan pemerikasaan barang dagang bersama dengan pemasok. Barang dagang yang datang dibandingkan dengan faktur pembelian bukan tembusan sura order pembelian..
Tidak Sesuai
d. Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
d. pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok dilakukan oleh bagian adminitrasi dua. Sebelum masuk pada adminitrasi dua segala jenis transaksi akan
83 buku pembantu utang secara
periodik direkonsiliasi dengan rekening kontrol utang dalam buku besar
Rekonsiliasi dilakukan antara kartu dengan
buku besar pengeluaran Sesuai
f. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah hilangnya kesempatan untuk memperoleh potongan tunai
f. Pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembeyaran yang
tercantum dalam kontra bon Sesuai
g. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
g. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya hanya di coret dengan pensil warna (pada kartu utang) atau di tanda tangani dengan maksud utang sudah di bayarkan.
Tidak Sesuai
Organisasi memilih dan mengembangkan aktivitas pengendalian yang umum melalui teknologi untuk mendukung pencapaian tujuan.
a. Melakukan penyimpanan catatan dan dokumen dalam bentuk file serta melakukan backup data.
a. Hanya catatan prsediaan yang berbentuk
file. Selain itu hanya di arsipkan pada map Tidak Sesuai
b. Pencatatan menggunakan komputer untuk membantu menjamin keakurasian dalam perhitungan keuangan.
b. Pencatatan pada swalayan Elok secara
manual Tidak Sesuai
c. Terdapat pembatasan akses terhadap komputer dan file.
c. Bagian akuntansi Swalayan Elok melakukan pembatasan akses terhadap komputer dan file
.
84 pengendalian melalui akuisisi,
pengembangan dan pemeliharaan teknologi dan infrastruktur untuk mencapai tujuan manajemen.
Tidak Sesuai
Organisasi menyebarkan aktivitas pengendalian melalui kebijakan yang menetapkan apa yang diharapkan dan prosedur yang memasukkan kebijakan dalam tindakan.
a. Pemilik membuat kebijakan serta prosedur sistem pembelian untuk dijadikan sebuah proses bisnis
a. Prosedur sistem pembelian dijadikan proses bisnis secara berulang-ulamg oleh fungsi-fungsi terkait
Sesuai b. Swalayan membuat jadwal jam
kerja.
b. Terdapat jam kerja karyawan pada Swalayan Elok. Baik karyawan tetap maupun tidak tetap.
Sesuai
3. Analisis Tabel Pembanding
Berdasarkan tabel pembanding diatas maka dapat dianalisis mengenai kesesuaian sistem akuntansi pembelian barang dagang dan pengendalian internal sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hasil analisis tersebut ialah:
a. Tabel Pembanding Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang 1) Hanya beberapa fungsi saja yang sesuai dengan prinsip-prinsip
sistem akuntansi pembelian. Fungsi tersebut ialah fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
2) Dalam hal prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian hanya prosedur prosedur pencatatn utang yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian.
3) Tidak ada dokumen yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Karena dokumen yang digunakan dalam Swalayan Elok hanya berdasarkan dokumen pemasok. Swalayan Elok sama sekali tidak membuat dokumen yang terkait dengan sistem akuntansi pembelian.
4) Catatan akuntansi yang sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian ialah kartu utang dan kartu persediaan.
Dari uraian di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa masih banyaknya unsur-unsur dalam Swalayan Elok yang tidak sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hal ini dikarenakan Swalayan
Elok masih belum mampu menerapkan semua prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian dalam proses pembelian barang dagang. Hal ini dikarenakan masih kurangnya pengetahuan mengenai prosedur-prosedur yang ada dalam sistem akuntansi pembelian. Kegiatan pembelian barang dagang yang terjadi pada Swalayan Elok hanya berdasarkan cara otodidak dari pemilik.
b. Tabel Pembanding Pengendalian Internal Sistem Pembelian
Berdasarkan tabel pembanding pengendalian internal diatas jumlah unsur pengendalian internal yang tidak sesuai lebih banyak dibandingkan dengan jumah unsur pengendalian internal yang sesuai. Hal ini membuktikan bahwa pengendalian internal yang berada pada Swalayan Elok belum sesuai dengan prinsip-prinsip sistem akuntansi pembelian. Hal ini dikarenakan masih kurang jelasnya penerapan prosedur sistem akuntansi pembelian pada Swalayan Elok.