BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM
4.1 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada SMA Ar-Risalah Kediri, proses penilaian masih menggunakan sistem manual yaitu masih melakukan pencatatan untuk menyelesaikan semua proses penilaiannya dan absensi. Adapun informasi akademik SMA Ar-Risalah Kediri yaitu pertama kali data siswa yang ada pada SMA Ar-Risalah Kediri tersebut didapat dari sistem diknas kemudian oleh bagian kesiswaan akan divalidasi apakah siswa tersebut benar-benar siswa yang terpilih untuk masuk ke SMA Ar-Risalah Kediri atau tidak. Setelah kelas terbentuk, maka siswa akan dibagi perkelas dan proses belajar mengajar bisa dimulai. Pada tiap awal semester guru memberikan beberapa penilaian yaitu kognitif, psikomotorik dan afektif. Penilaian kognitif maksudnya guru memberikan penilaian sesuai KD (Kompetensi Dasar) mata pelajaran yang diberikan berupa tugas, ulangan harian dimana masing-masing penilaian tersebut terdapat remidi. Remidi dilakukan jika nilai siswa kurang dari KKM. Dalam setiap mata pelajaran pasti mempunyai KKM. Remidi dapat dilakukan berkali-kali sampai nilai remidi siswa tersebut melebihi KKM yang ditentukan. Selain itu ada nilai UTS untuk penentuan rapor pra semester dan nilai UAS untuk rapor semester. Penilaian psikomotorik ini merupakan penilaian praktek pada mata pelajaran tertentu saja.
STIKOM
Dalam psikomotorik ada 3 penilaian dalam satu semester yaitu NP1, NP2, NP3. Sedangkan afektif ada beberapa penilaian yaitu keterbukaan, ketekunan belajar, kerajinan, tenggang rasa, kedisiplinan, kerjasama, ramah dengan teman, hormat pada guru, kejujuran, menepati janji, kepedulian dan tanggung jawab. Jika proses belajar mengajar dan penilaian selesai, maka guru akan memberikan nilai siswa tersebut untuk dicek pada bagian kurikulum. Jika nilai sudah sesuai maka bagian kurikulum memberikan nilai tersebut ke bagian akademik untuk dicetak DKN (Daftar Kumpulan Nilai), rapor pra semester dan rapor semester. Tentu hal ini kurang efektif dan efisien untuk menentukan ketepatan hasil penilaian akademik dan absensi siswa tersebut. Ada terjadi banyak kesalahan dalam proses penilaian dan absensi tersebut yaitu guru sering salah dalam menginputkan nilai mentah yaitu nilai yang berasal dari paper atau dokumen yang masing-masing guru yang didapat dari proses belajar mengajar setiap harinya.
Mengacu pada permasalahan yang ada, SMA Ar-Risalah Kediri membutuhkan sistem informasi akademik agar lebih efektif dan efisien. Sistem penilaian dan absensi yang mampu memberikan kemudahan dalam melakukan penilaian akademik terhadap siswa . Oleh karena itu, dirancanglah sebuah Sistem Informasi akademik yang diharapkan dapat mengatasi permasalahan tersebut.
4.1.1 Dokumen Input/Output
Berdasarkan hasil studi lapangan pada SMA Ar-Risalah Kediri, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada
pada SMA Ar-Risalah Kediri . Dokumen input output yang didapat oleh penulis
salah satunya adalah sebagai berikut:
STIKOM
a. Form Presensi Siswa
Form presensi digunakan guru untuk mencatat kehadiran siswa pada saat jam pelajaran berakhir, selanjutnya guru mata pelajaran akan mengumpulkan kepada bagian akademik.
Gambar 4.1 Form Presensi Siswa b. Form Penilaian Siswa
Form penilaian digunakan guru untuk mencatat nilai siswa pada satu semester, selanjutnya guru mata pelajaran akan mengumpulkan kepada bagian akademik. Gambar 4.2
STIKOM
Gambar 4.2 Form Penilaian Siswa
4.1.2 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Menganalisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan menggali informasi mengenai sistem akademik yang berjalan pada SMA Ar-Risalah. Melalui wawancara langsung kepada pihak-pihak yang terlibat didalam sistem tersebut dapat digambarkan dokumen flow sistem akademik pada SMA Ar-Risalah Kediri.
Sesuai dengan hasil survey pada SMA Ar-Risalah Kediri berhubungan dengan sistem penilaian dan absensi akademik yang sedang berjalan pada SMA Ar-Risalah Kediri, dibawah ini pada gambar 4.3 merupakan gambar dokumen flowchart atau aliran dokumen yang lama atau masih manual pada akademik SMA Ar-Risalah Kediri.
STIKOM
3 3 2 3 2 2 N 2
DOCUMENT SMA Ar-Risalah Kediri
SISWA GURU ADMINISTRASI AKADEMIK
Data Siswa Data Guru Laporan Mata Pelajaran 1 Laporan Mata Pelajaran 1 N 3 Data Absensi Siswa 1 1 Data Absensi Siswa Mengabsen Siswa SELESAI MULAI KEPSEK Laporan Jadwal Mapel per Kelas 1 Mengisi Data SIswa Mengisi Data Guru Merekap Data Guru Rekap Data Guru Merekap Data Siswa per Tahun Ajar Rekap Data Siswa 1 Membuat Data Kelas dan Wali Kelas per Tahun Ajar Rekap Data Kelas 1 Membuat Data Mata pelajaran per Tahun Ajar
Mencatat Alokasi Siswa pada kelas per Tahun Ajar Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1 Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1 Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 2 Merekap data Absensi Siswa per semester Rekap Data Absensi Siswa per semester 1 Menyusun Jadwal Mata pelajaran per Tahun Ajar Laporan Jadwal
Mapel per Kelas 1 Rekap Data Siswa 2 Data Nilai Siswa 2 Mencatat Nilai Akademik Siswa Rekap Data Alokasi Siswa per kelas 1 Data Nilai Siswa Merekap data Nialai Siswa per
semester
2
N
Laporan Rekap Nilai Siswa per semester 1
3
Laporan Rekap Nilai Siswa per semester 3 Laporan Rekap
Nilai Siswa per semester 1
N
Rekap Data Siswa 1
Gambar 4.3 Document Flow Manual Sistem Informasi Akademik Proses dimulai siswa mengisi data siswa dan menyerahkan kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi memproses data tersebut dan memberikan laporannya kepada kepala sekolah.
Proses berikutnya yaitu membuat data kelas per tahun ajar yang dilakukan oleh bagian akademik yang menghasilkan Rekap Data Kelas, kemudian di lakukan proses alokasi siswa per tahun ajar dan laporannya diserahkan kepada kepala sekolah dan guru.
Proses terakhir yaitu membuat laporan rekap nilai siswa per semester, proses tersebut berawal dari laporan rekap data alokasi siswa yang berada di guru.
STIKOM
Data tersebut diproses menjadi dua, yaitu Data Nilai Siswa dan Data Absensi Siswa. Kedua data tersebut diberikan kepada bagian administrasi untuk diproses menjadi Laporan Rekap Nilai Siswa Per Semester dan diberikan kepada kepala sekolah.