BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.2 Analisis Sistem
Analisis sistem adalah teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Pembuatan sistem aplikasi ini adalah membangun jadwal target kerja berdasarkan pada data prioritas pengaturan jadwal target penyelesaian pekerjaan dan data resume pegawai. Dari data yang ada akan dilakukan proses pengolahan data apa saja yang diperlukan pada aplikasi yang akan dibuat serta dilakukan proses-proses secara bertahap dan berurutan pada data tersebut.
Hasil dari proses pengelolaan sistem pola kerja kontrak ini berupa jadwal target penyelesaian kerja dan yang berhak mengambil jadwal target tersebut adalah pegawai yang memiliki resume sesuai prioritas jadwal yang telah ditentukan pada saat pembuatan jadwal target kerja. Kriteria untuk menentukan prioritas jadwal dapat
berubah sesuai jadwal target yang akan dibuat sesuai kebutuhan client dan yang menentukan adalah manajemen perusahaan. Dalam pengambilan jadwal kerja oleh pegawai kontrak ini, prioritas didasarkan pada Band level resume yang dimiliki oleh masing-masing pegawai kontrak.
Dari hasil yang dicapai diharapkan dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada dikalangan pegawai kontrak dan memberi informasi yang sesuai dengan kebutuhan pegawai.
Secara umum proses inti dalam sistem aplikasi ini memiliki tahapan yang terlihat seperti pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Diagram Blok Utama
Gambar 3.1 menunjukkan proses jalannya sebuah sistem aplikasi dari input sampai menghasilkan output. Proses dari pengaturan jadwal target kerjanya adalah admin cabang membuat jadwal target penyelesaian dokumen sesuai dengan permintaan client, jadwal tersebut akan di-review oleh admin pusat untuk memperoleh persetujuan(approvel). Setelah jadwal disetujui oleh admin pusat, secara otomatis sistem akan mengirim jadwal ke halaman profil pegawai kontrak sesuai
dengan ketentuan prioritas dan syarat prioritas yang memenuhi pengaturan jadwal tersebut, tidak semua user pegawai kontrak menerimanya tetapi khusus pegawai kontrak yang mempunyai resume sesuai ketentuan yang disyaratkan oleh pengaturan jadwal pada sistem. Proses selanjutnya pegawai kontrak melakukan entry atau mengambil jadwal terlebih dahulu sesuai yang tersedia di sistem. Maka hasil entry itulah yang ditetapkan untuk jadwal target kerja pada hari dan tanggal yang telah di
entry oleh pegawai. Setelah proses entry jadwal, dilakukan juga pengecekan oleh
admin cabang untuk memperoleh persetujuan. Outputnya adalah laporan jadwal target kerja berprioritas beserta pegawai kontrak yang menaungi atau yang menjalankan setiap jadwal berprioritas tersebut.
Hasil lain berupa hasil pekerjaan berupa dokumen dapat di upload oleh pegawai ke sistem dan admin pusat menerima dokumen tersebut sehingga admin pusat dapat me-review dan memberi keputusan apakah dokumen tersebut dinyatakan telah approve, atau pending. Fitur ini merupakan tambahan saja dan digunakan apabila dibutuhkan, biasanya untuk pengiriman dokumen dapat dikirim via pos.
3.2.1 Deskr ipsi Sistem
Aplikasi pengelolahan sistem pola kerja kontrak ini adalah sebuah sistem yang melayani pengaturan jadwal kerja kontrak yang meliputi jadwal target penyelesaian pekerjaan berprioritas dinamis sesuai dengan keinginan client sehingga pegawai kontrak dapat menyelesaikan pekerjaan secara tepat waktu dan tepat sasaran. Yang berperan pada sistem ini adalah admin pusat yang berada di kantor pusat, admin
cabang yang berada diseluruh kantor cabang dan para pegawai kontrak di seluruh kantor cabang perusahaan. Berikut gambaran umum cara kerja pengelolahan sistem pola kerja kontrak di PT. SNSPATENT seperti pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 Gambaran umum sistem pola kerja kontrak dan Pengaturan jadwal
3.2.2 Proses Bisnis Pengelolahan Sistem pola Kerja Kontr ak di PT.SNSPATENT
Pegawai yang telah terdaftar di sistem, pegawai tersebut berhak mengisikan
resume pegawai dan data dirinya sendiri sesuai dengan dokumentasi data pegawai
kontrak di perusahaan. Pengisian data oleh pegawai tersebut sebagian data adalah prioritas untuk memperoleh daftar jadwal sesuai prioritas resume pegawai. Sebagian
data prioritas tersebut adalah syarat untuk memperoleh jadwal target kerja atau job yaitu jam kerja, jenis kerja/service, gaji/salary yang ditawarkan, status hubungan, batas usia, minimal pengalaman kerja, dan minimal pendidikan/academic. Prioritas setiap jadwal dapat berubah-ubah sesuai ketentuan perusahaan jadi hanya pegawai yang mempunyai resume sesuai prioritas jadwal itulah yang bisa memilih atau entry jadwal target kerja atau job tersebut.
Proses inti yang terkait dari perancangan sistem pola kerja kontrak terbagi beberapa tahap, yaitu :
a. Membuat registrasi user kantor cabang.
Untuk membuat akun data kantor cabang yang perlu dimasukkan oleh admin pusat adalah informasi akun terdiri dari username, password, tanggal expired, nama cabang, alamat, kota, kode pos, propinsi, nomor telephone, fax, alamat
email, banyak karyawan, bidang kerja, dan keterangan mengenai pengurusan
dokumen.
b. Membuat registrasi user pegawai kontrak
Untuk membuat akun registrasi pegawai, data-data yang perlu dimasukkan oleh admin cabang adalah username, password, nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, alamat, kota, negara, alamat email.
c. Membuat dan Menentukkan jadwal target kerja sesuai prioritas yang dinamis. Untuk membuat dan menambah jadwal, admin cabang harus mengatur ketentuan jadwal terlebih dahulu dengan memasukkan data-data yang diperlukan dalam ketentuan prioritas sebuah jadwal yaitu jam kerja, nama pekerjaan, jenis
kerja/service yang dibutuhkan client, tanggal penyelesaian pekerjaan, masa
expired jadwal, salary yang ditawarkan untuk penyelesaian pekerjaan, status
hubungan pegawai yang disyaratkan, batas usia pegawai yang disyaratkan, minimal pengalaman kerja yang disyaratkan dan minimal pendidikan (academic) pegawai yang disyaratkan. Kemudian data lokasi penyelesaian pekerjaan terdiri dari alamat, nomor telephone, kode pos, dan propinsi.
d. Review dan menyetujui data pembuatan jadwal admin cabang oleh admin pusat. Admin pusat berhak me-review jadwal apabila butuh pembenaran, admin pusat juga dapat langsung menyetujui pembuatan jadwal apabila jadwal telah sesuai. e. Mengajukan jadwal dengan proses entry atau memasukkan pengajuan jadwal.
Untuk meng-entry hanya memilih jadwal yang sudah termuat di halaman profil pegawai karena jadwal yang termuat di halaman profil masing-masing pegawai telah disesuaikan dengan ketentuan prioritas jadwal dan data resume masing-masing pegawai.
f. Review hasil entry jadwal pegawai yang dilakukan oleh admin cabang.
Admin cabang berhak menolak entry-an jadwal tersebut sesuai pertimbangan pihak cabang.
Untuk memperjelas proses alur bisnis sistem ini maka dibuat diagram proses bisnis sebagai berikut seperti pada gambar 3.3.
Gambar 3.3 Diagram Proses Bisnis Sistem