BAB II. LANDASAN TEORI
METODOLOGI PENELITIAN
3. Sistem yang Diusulkan
4.2 Analisis Sistem
4.2.1 Analisis Sistem Berjalan
Proses pembuatan laporan perkembangan belajar siswa dimulai pada pembuatan form laporan perkembangan belajar siswa, mulai dari mingguan, tiga bulan hingga enam bulan. Diberikan sesuai dengan kelas nya dan sesuai dengan kurikulum yang berlaku dengan materi pembelajaran yang disesuaikan dari pihak sekolah. Guru mengisi form laporan perkembangan belajar berdasarkan proses dan hasil dari kemampuan siswa menyerap ilmu yang diberikan atau yang diajarkan di kelas. Laporan – laporan tersebut berlaku untuk siswa playgroup
hingga kindergarten atau taman kanak-kanak.
Berikut sedikit dijabarkan penjelasan mengenai laporan-laporan perkembangan belajar siswa, diantaranya:
1. laporan perkembangan belajar mingguan.
Ialah laporan perkembangan belajar yang dikeluarkan tiap minggu, dengan menampilkan nilai-nilai dari pelajaran atau materi-materi belajar yang menjadi bagian dari kurikulum saja, namun menampilkan juga nilai dari
63 attitude atau penilaian dari perilaku si siswa dengan penilaian fair dan good.
Diberikan pula catatan dari guru untuk wali siswa. 2. laporan perkembangan belajar per-tiga bulan.
Ialah laporan perkembangan belajar yang dikeluarkan tiap tiga bulan sekali dari sekolah kepada wali siswa, untuk melihat perkembangan proses penyerapan siswa tiap tiga bulannya. Namun berbeda dengan laporan perkembangan belajar mingguan. Laporan belajar per-tiga bulan ini tidak memberiikan penilaian atas attitude atau perilaku siswa. Laporan ini lebih kepada evaluasi bagaimana siswa memberii kemajuan pada materi-materi pelajaran tiap minggunya. Satu mata pelajaran biasanya diajarkan empat hingga lima materi atau disebutnya sebagai subject.
3. laporan perkembangan belajar per-enam bulan.
Ialah laporan perkembangan belajar yang dikeluarkan tiap enam bulan sekali dari sekolah kepada wali siswa, untuk melihat perkembangan proses penyerapan siswa selama enam bulan. Berbeda dengan laporan yang lain, laporan enam bulan ini jumlah ability atau materi-materi yang diajarkan jumlahnya lebih banyak dan terdapat empat komentar dari guru dan satu
general comment atau komentar secara menyeluruh terhadap proses belajar
yang dijalani siswa.
Sedangkan contoh informasi atau pengumuman yang dikeluarkan pihak sekolah kepada seluruh civitas sekolah hingga wali siswa diantaranya:
1. informasi rapat wali siswa. 2. informasi libur/ masuk sekolah.
64 3. informasi kegiatan memeriahkan hari besar agama hingga hari besar
nasional.
4. informasi trip atau kunjungan sekolah.
Penyampaian informasi saat ini menggunakan surat jika resmi dan sangat penting hingga menelpon langsung ke rumah atau ke nomer telepon yang dapat dihubungi.
// Sistem Laporan Perkembangan Belajar Siswa
Administrasi Guru Wali Siswa
Kepala Sekolah
Start
Menetapkan materi belajar
Materi belajar
Input nilai materi Belajar mingguan
Input nilai materi Belajar per3bulan
Input nilai materi Belajar per6bulan Beri nilai Salin Salin lagi? yes Salinan laporan perkembangan belajar End Salin materi belajar Salinan materi belajar Menetapkan materi belajar Membuat pengumuman/ informasi Pengumuman/ informasi Menetapkan materi belajar Yes No Yes Salin pengumuman/ informasi Salinan pengumuman/ infromasi Sampaikan pengumuman/ informasi No Pengumuman/ informasi
65 4.2.1.1Kelemahan sistem yang berjalan
Dari hasil analisis sistem berjalan, peneliti menyimpulkan masih adanya kelemahan dari sistem berjalan saat ini, antara lain:
1. informasi yang disampaikan ke wali siswa melalui telepon dinilai kurang efisien, karena biaya yang ditimbulkan akan mahal.
2. informasi yang disampaikan ke wali siswa melalui telepon dinilai kurang efisien, karena waktu menghubungi kadang sedang tidak aktif atau sulit dihubungi.
3. informasi yang disampaikan ke wali siswa dengan menggunakan surat (tertulis), dikhawatirkan tidak tersampaikan ke wali siswa
dikarenakan lupa.
4. aktifitas pencetakan laporan tiap seminggu sekali, dinilai kurang efisien dan efektif jika dilakukan oleh satu petugas administrasi. 5. Banyak terjadi salinan data yang dimiliki tiap entity yang
mengakibatkan pemborosan.
6. proses pembuatan laporan perkembangan belajar per-tiga bulan dan enam bulan cukup memakan waktu dikarenakan kurangnya sarana pendukung.
7. Wali siswa tidak memiliki cukup ruang untuk menyampaikan saran, kritik atau pendapatnya berkaitan sistem akademik sekolah ataupun laporan perkembangan belajar siswanya.
66 4.2.2 Analisis Sistem Yang Diusulkan
Dari hasil analisis sistem informasi akademik yang berjalan di sekolah Mumtaza, peneliti mengusulkan sistem baru dengan beberapa perubahan dan tambahan sarana-sarana pendukung guna kelancaran sistem ini. Perbedaan pada sistem yang diusulkan ini diharapkan dapat menjawab kebutuhan sekolah terhadap sistem yang diusulkan. Usul peneliti diantaranya:
1. Penambahan komputer, fungsinya untuk mempercepat dan memfasilitasi guru-guru dalam membuat laporan perkembangan belajar.
2. Memberii koneksi internet pada tiap komputer, dikarenakan aplikasi pembuatan laporannya berbasis web dan terintegrasi dengan website sekolah. 3. Pengadaan media keluaran berupa printer.
4. Pengadaan SMS Gateway.
Perubahan yang terjadi pada sistem yang diusulkan ini adalah proses pembuatan laporannya yang berbasis web dengan cara yang sedikit berbeda dengan pembuatan menggunakan aplikasi kantoran pada umumnya. Guru-guru pun dapat mengerjakan laporan-laporan perkembangan belajar di laboratorium komputer atau diruang kelas setelah proses belajar mengajar selesai.
Administrator dapat menampilkan testimoni yang dikirimkan wali siswa sebagai
umpan balik yang diberikan wali siswa baik melalui akun masing-masing siswa ataupun melalui SMS Gateway ke sekolah untuk ditampilkan pada website.
67 // Sistem Informasi Akademik
Guru Administrator
Kepala Sekolah Wali Siswa
start Lihat laporan? Cetak laporan? yes no yes Kirim testimoni? no yes Lihat Laporan Perkembangan Belajar buat testimoni yes Cetak Laporan Perkembangan Belajar no Valid? start Input Username password Tetapkan materi belajar Materi belajar Input Materi belajar mingguan Materi belajar Input Materi belajar per3bulan Input Materi belajar per6bulan No No Input Materi belajar yes Proses testimoni Kirim informasi (SMS) no no Buat laporan Yes Yes Yes db_mumtaza Buat sms informasi Proses testimoni yes yes Input nilai laporan perk. Belajar mingguan Input nilai laporan perk. Belajar per3bulan Input nilai laporan perk. Belajar per6bulan No No Beri nilai Yes Yes Yes End No No no No yes no Valid? Input Username password Menetapkan materi belajar Membuat pengumuman / informasi yes No Buat pengumuman/ informasi Pengumuman/ informasi Yes No
Gambar 4.3 Flowchart sistem yang diusulkan.
Fasilitas-fasilitas dari aplikasi guna menunjukan kemahiran-kemahir-an sistem ykemahiran-kemahir-ang diusulkkemahiran-kemahir-an ini terbagi menjadi tiga penggunkemahiran-kemahir-an dikemahiran-kemahir-antarkemahiran-kemahir-anya:
1. Administrator.
1.1 kelola user
administrator memiliki wewenang untuk
68 disertakan adalah data siswa seperti data-data yang disertakan pada buku laporan perkembangan belajar siswa sebelumnya. Bentuk pengelolaannya adalah menambah, memerbarui, menghapus serta membuka hak akses akun wali siswa.
1.2 kelola announcement/ information
administrator memiliki wewenang untuk
me-ngelola pengumuman atau informasi yang dibuat oleh atau dari kepala sekolah untuk disampaikan ke siswa atau wali siswa, baik via SMS atau website. Jika dengan menggunakan website administrator bisa mengirimkan informasi atau pengumumannya ke satu siswa dengan konsep SMS Single ataupun jika mengirimkan ke banyak siswa dalam satu kelas atau satu kota, administrator
mengirimkannya menggunakan konsep SMS Group.
1.3 kelola testimony
administrator memiliki wewenang untuk
me-ngelola testimony yang diberikan oleh wali siswa dalam bentuk saran, kritik atau tanggapannya seputar sistem belajar atau laporan perkembangan belajar siswa yang diterimanya. Administrator bertugas memasangkan
testimony yang diberikan dengan mengganti status atau
mengganti bahasa yang diberikan menjadi bahasa inggris dengan memperbaiki redaksinya. Adminstrator juga
69 berwenang untuk menghapus daftar testimony yang ada, jika dirasa telah banyak dan sudah tidak diperlukan lagi. 1.4 kelola student development
administrator memiliki wewenang untuk
me-ngelola student development yang akan dijadikan laporan perkembangan belajar dan akan diberikan ke wali siswa. isi dari fitur student development ini mencakup laporan perkembangan belajar mingguan, pertiga bulan dan perenam bulan. Namun administrator dalam hal ini hanya berkewajiban untuk mencatatkan pencapaian-pencapaian siswa dikelas, namun untuk penyertaan nilai diserahkan kepada guru masing-masing.
2. Guru.
2.1 Kelola student development
Guru memiliki wewenang untuk menyertakan nilai terhadap pencapainnya dikelas pada laporan yang telah dibuatkan oleh administrator sebelumnya, baik itu laporan perkembangan belajar mingguan, pertiga bulan maupun perenam bulan.
70 3. Wali siswa.
3.1 Kelola testimony
Wali siswa memiliki wewenang atau berhak untuk mengirimkan testimony ke sekolah berupa tanggapan, saran, kritik atau pertanyaan via website.
Secepat mungkin akan dijawab oleh administrator atau ditampilkan pada website mumtaza.sch.id. namun adminstrator akan memerbarui redaksinya jika perlu. 3.2 Kelola student development
Wali siswa memiliki wewenang untuk mem-buka akunnya masing-masing setelah akun tersebut selesai dan telah diberi hak akses oleh administrator. Wali siswa selanjutnya dapat mencetak laporan perkembangan belajar tersebut dan dapat membandingkannya dengan laporan perkembangan belajar periode sebelumnya. Wali siswa juga dapat mengecek apakah data siswa yang akan disertakan pada laporan perkembangan belajar enam bulan nanti sudah sesuai atau ada kesalahan. Jika ada, maka wali siswa dapat mengirimkan klarifikasinya melalui kolom
testimony berikut tanggapan mengenai laporan
71 4.3 Perancangan Sistem (System Design) Yang Diusulkan.
4.3.1 Data Flow Diagram