METODOLOGI PENELITIAN
B. Analisis sistem Kerja Praktek
Analisis sistem Kerja Praktek dibagi menjadi tiga bagian sesuai aktivitas utama yang ada pada sistem KP, yaitu: analisis pengajuan KP, analisis pendaftaran dan pelaksanaan seminar KP, dan pemrosesan informasi KP.
1. Analisis pengajuan Kerja Praktek
Pengajuan Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri sudah dapat dikatakan berjalan dengan baik. Mahasiswa yang akan melaksanakan KP terlebih dahulu harus membuat surat pengajuan KP kepada pihak jurusan. Dengan adanya surat pengajuan KP, maka pihak jurusan memiliki data tentang mahasiswa yang akan melaksanakan KP pada periode waktu tertentu. Data yang berupa lembaran surat tersebut sudah diarsip dengan rapi oleh pihak jurusan pada tempat pengarsipan.
2. Analisis pendaftaran seminar Kerja Praktek
Pada sistem sekarang ini, pendaftaran seminar KP dilayani di bagian administrasi (TU). Setelah menerima formulir pendaftaran beserta syarat-syarat
seminar KP, bagian administrasi (TU) selanjutnya menentukan ruang untuk pelaksanaan seminar KP mahasiswa.
Sebelum seminar KP dilakukan, bagian administrasi (TU) akan menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar yang terdiri dari berita acara seminar KP, daftar hadir peserta seminar KP, dan form penilaian KP. Untuk keperluan itu, bagian administrasi (TU) harus memasukkan nama, NIM, judul KP, nama pembimbing KP, serta waktu seminar (meliputi hari, tanggal, jam) pada form- form yang diperlukan. Kegiatan untuk menyiapkan berkas-berkas tersebut tentu membutuhkan waktu yang relatif lama. Apalagi jika mahasiswa yang melakukan seminar pada hari yang sama jumlahnya cukup banyak. Hal ini tentu akan memperbesar terjadinya kesalahan manusia (human error) yang dilakukan oleh bagian administrasi (TU). Oleh karena itu, perancangan sistem yang lebih baik perlu dilakukan agar pekerjaan bagian administrasi (TU) bisa lebih efisien dan terhindar dari human error.
3. Analisis pemrosesan informasi Kerja Praktek
Informasi terkait Kerja Praktek yang selama ini sudah diproses antara lain informasi tentang pengumuman pembimbing KP, dan jadwal seminar. Informasi tersebut dibuat berdasarkan data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan, khususnya koordinator KP dan bagian administrasi. Data-data yang dimiliki oleh pihak jurusan tersimpan dalam bentuk dokumen kertas yang diarsip dalam almari pengarsipan serta dalam bentuk file dokumen maupun spreadsheet yang tersimpan dalam komputer.
Pengumuman pembimbing KP dibuat secara rutin setiap tahun sekali yang ditujukan kepada mahasiswa semester 6. Informasi ini disampaikan melalui papan pengumuman jurusan Teknik Industri. Sedangkan untuk jadwal seminar KP disampaikan secara langsung kepada mahasiswa yang akan melaksanakan seminar.
Data-data terkait Kerja Praktek yang dimiliki pihak jurusan dapat dimanfaatkan untuk mendapatkan informasi yang benar dan bermanfaat. Hal ini dapat dilakukan jika data-data yang ada dikelola dengan baik. Pada sistem sekarang ini, pihak jurusan belum melakukan pengelolaan dengan baik terhadap
data-data tersebut. Informasi lain yang dapat dibuat dengan memanfaatkan data yang ada antara lain informasi penyebaran minat pengerjaan KP, informasi progress KP mahasiswa, dan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP.
Berbeda dengan aktivitas pada sistem Tugas Akhir, sistem Kerja Praktek di jurusan Teknik Industri tidak memiliki catatan penyebaran minat dari laporan KP yang dibuat oleh mahasiswa. Sehingga informasi tentang penyebaran minat KP tersebut tidak bisa didapatkan. Informasi ini berguna bagi pihak manajemen jurusan untuk memantau dan membuat keputusan tentang Kerja Praktek.
Rangkaian alur kegiatan Kerja Praktek yang selama ini berjalan akan memberikan beberapa data kepada sistem. Data yang dimaksud adalah tanggal pengajuan KP, tanggal keluarnya Surat Keputusan (SK) tentang dosen pembimbing KP, tanggal mulai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal selesai pelaksanaan KP di perusahaan, tanggal pendaftaran seminar, tanggal pelaksanaan seminar, serta nama dosen pembimbing KP. Data-data tersebut dapat dimanfaatkan untuk membuat informasi progress KP mahasiswa. Dengan demikian, dosen bisa mendapatkan informasi progress KP untuk meningkatkan fungsi kontrol seorang dosen kepada mahasiswa didiknya. Namun pada sistem sekarang, pihak jurusan belum memanfaatkan data-data tersebut untuk membuat informasi progress KP.
Dengan pengelolaan data yang baik, koordinator KP akan dengan mudah untuk membuat laporan rekapitulasi beban dosen pembimbing KP dalam suatu periode tertentu tanpa harus merekap satu-per-satu dari file dokumen yang telah diarsip. Laporan beban dosen pembimbing KP bisa dimanfaatkan oleh pihak jurusan untuk mengatur dan mengambil kebijakan tentang pembagian dosen pembimbing KP.
Berdasarkan analisa sistem yang dilakukan, dapat diidentifikasi kebutuhan dari sistem yang ada sekarang seperti yang terlihat pada tabel 4.1. Kebutuhan- kebutuhan sistem yang ada nantinya akan digunakan sebagai acuan dalam pengembangan sistem yang baru. Dengan menggunakan acuan ini, maka diharapkan sistem yang sedang dirancang dapat memenuhi kebutuhan akan kekurangan dan kelemahan dari sistem yang ada sekarang ini.
Tabel 4.1 Daftar kebutuhan sistem
No Kebutuhan Sistem Entitas
1 Manampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat
Dosen (koordinator TA)
2 Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing dan penguji Tugas Akhir dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat
Dosen (koordinator TA) Dosen (secara umum) 3 Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar Tugas
Akhir dengan cepat dan terhindar dari kesalahan.
Kelengkapan seminar TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Berita Acara Seminar TA (F-06),
b). Form Nilai Seminar TA (F-07) untuk masing-masing
dosen penguji,
c). Rekapitulasi Nilai Seminar (F-08).
Administrasi (TU)
4 Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan sidang Tugas Akhir dengan cepat dan terhindar dari kesalahan.
Kelengkapan sidang TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Form Nilai Bimbingan TA (F-03B),
b). Berita Acara Sidang TA (F-11), c). Form Nilai Sidang TA (F-12), d). Rekapitulasi Nilai Sidang TA (F-13).
Administrasi (TU)
5 Menampilkan informasi progress Tugas Akhir mahasiswa
dengan cepat dan akurat
Dosen (koordinator TA) Dosen (secara umum) Mahasiswa
6 Manampilkan informasi penyebaran minat pengerjaan Kerja Praktek dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan tepat
Dosen (koordinator KP)
7 Mengetahui rekapitulasi beban dosen pembimbing Kerja Praktek dalam suatu periode tertentu dengan cepat dan akurat
Dosen (koordinator KP) Dosen (secara umum) 8 Menyiapkan berkas-berkas kelengkapan seminar Kerja
Praktek dengan cepat dan terhindar dari kesalahan. Kelengkapan seminar TA yang harus dipersiapkan adalah: a). Berita Acara Seminar KP (F-KP07),
b). Daftar Hadir Peserta Seminar KP (F-KP08), c). Form Penilaian KP (F-KP09).
Administrasi (TU)
9 Menampilkan informasi progress Kerja Praktek mahasiswa dengan cepat dan akurat
Dosen (koordinator KP) Dosen (secara umum) Mahasiswa
4.2.3 Alur aktivitas sistem usulan
Setelah melakukan analisis sistem KP dan TA sekarang, kemudian dilakukan penggambaran alur aktivitas sistem usulan. Alur aktivitas sistem TA dan KP usulan seperti pada gambar-gambar berikut: