Analisis sistem diklasifikasikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponen dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,kesempatan-kesempatan,hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan, yang diharapkan dapat diusulkan perbaikan dari analisa sistem yang lama.
Deksripsi dalam sistem ini adalah membuat beberapa prosedur yang didalamnya terdapat beberapa aliran data yang berupa dokumentasi dan proses-proses yang terkait dalam sebuah transaksi, beberapa bagian yang terlibat bertanggung jawab terhadap tugas yang diemban termasuk dalam melakukan proses pembuatan dan pengaliran arus dokumen.
Dalam analisis sistem ini, masalah yang akan dibahas adalah :
1. Mengenai, peminjaman uang dan pembayaran angsuran. Dalam sistem yang sedang berjalan ini seringkali waktu yang diperlukan sangat lama bagi koperasi untuk memberikan pinjaman kepada karyawannya, karena petugas koperasi harus memeriksa data pinjaman yang ada diarsip.
2. Mengingat informasi yang tepat, cepat dan akurat sangat dibutuhkan oleh anggota koperasi maka dalam laporan ini diusulkan pembuatan sistem simpanan wajib, pinjaman uang dan pendaftaran anggota secara komputerisasi.
3. Dengan program aplikasi ini diharapkan dapat membantu koperasi khususnya dibagian bendahara dalam pengolahan data yang jumlahnya relatif besar, dengan waktu relatif cepat dibandingkan dengan cara tulis tangan.
3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan
Dalam penelitian ini objek yang penulis analisis adalah bagaimana
membangun sistem informasi koperasi, terutama sistem informasi simpan pinjam koperasi. Analisis terhadap sistem yang berjalan tersebut bertujuan untuk
mengetahui lebih jelas bagaimana cara kerja sistem tersebut, dan masalah-masalah yang dihadapi.
3.1.2 Prosedur Pendaftaran Anggota
Prosedur ini berisi mengenai proses pendaftaran anggota. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :
1. Setiap anggota yang ingin mendaftar menjadi anggota koperasi terlebih dahulu meminta formulir pendaftaran anggota kepada bagian petugas simpan pinjam .
2. Kemudian anggota mengisi formulir pendaftaran anggota, setelah itu anggota menyerahkan formulir yang sudah terisi beserta persyaratan kepada petugas simpan pinjam.
3. Bagian petugas simpan pinjam akan mencatat ke buku daftar anggota.
4. Kemudian bagian petugas simpan pinjam akan menyimpan formulir pendaftaran anggota beserta persyaratan untuk diarsipkan. 5. Bagian petugas simpan pinjam lalu membuatkan laporan data
6. Bagian petugas simpan pinjam lalu membuatkan bukti daftar anggota, setelah itu petugas simpan pinjam akan membuatkan buku anggota.
7. Kemudian buku anggota diserahkan kepada anggota.
8. Petugas simpan pinjam memberikan buku daftar anggota kepada anggotanya untuk kemudian di isi, setelah itu diserahkan kembali kepada petugas simpan pinjam yang kemudian di arsipkan.
Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3.1 flowmap prosedur pendaftaran anggota.
Anggota Petugas simpan Pinjam Ketua FPA FPA FC KTP & name tag FC KTP & name tag FPA * FPA di isi FC KTP & name tag FPA* Buku Daftar Anggota yang telah di isi Buku daftar anggota FPA* Catat ke buku daftar anggota Buat Laporan Data Anggota
Buku Anggota Buku Anggota Laporan Data Anggota Buku Daftar Anggota Laporan Data Anggota Bukti Daftar Anggota Buku daftar anggota Buku Daftar Anggota Buat Bukti Daftar Anggoa Buat buku Anggota A1 A2 Buku Daftar Anggota di isi Buku Daftar Anggota yang telah di isi A3
Keterangan :
FPA : Formulir Pendaftaran Anggota
FPA* : Formulir Pendaftaran Anggota yang telah diisi FT KTP : Foto copy Kartu Tanda Penduduk
A1 : Arsip formulir yang sudah di isi beserta persyaratan pendaftaran anggota A2 : Arsip buku daftar anggota
A3 : Arsip buku daftar anggota yang sudah di isi 3.1.1.3 Prosedur Simpanan Anggota
Prosedur ini berisi mengenai proses simpanan anggota. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :
1. Setiap akan melakukan simpanan anggota wajib meminta formulir simpanan anggota kepada petugas simpan pinjam.
2. Kemudian formulir simpanan di isi oleh anggota dan diserahkan kembali kepada petugas simpan pinjam beserta uang dan buku anggota.
3. Bagian petugas simpan pinjam lalu memeriksa yang sudah terisi jika tidak sesuai maka formulir simpanan, uang , serta buku anggota dikembalikan lagi kepada anggota yang bersangkutan. Jika ya formulir simpanan yang sudah terisi, uang, dan buku anggota oleh petugas simpan pinjam akan diarsipkan.
4. Kemudian formulir simpanan yang sudah terisi di tanda tangani oleh petugas simpan pinjam, akan diarsipkan.
5. Petugas simpan pinjam kemudian melakukan pencatatan ke dalam buku anggota, dan setelah itu formulir anggota yang sudah terisi dan di tanda tangani petugas beserta buku anggota diarsipkan.
6. Kemudian petugas simpan pinjam membuat bukti penerimaan kas rangkap 2 yang kemudian ditanda tangani oleh petugas simpan pinjam yang kemudian diberikan kepada ketua.
7. Ketua akan menandatangani bukti penerimaan kas yang sebelumnya telah ditanda tangani petugas simpan pinjam. Setelah ditanda tangani oleh ketua diberikan lagi kepada petugas simpan pinjam.
8. Bukti 1 penerimaan kas oleh petugas simpan pinjam kemudian diberikan kepada petugas pembukuan untuk dibuatkan laporan, yang kemudian akan diarsipkan. Sedangkan rangkap dua dijadikan arsip oleh petugas simpan pinjam.
9. Petugas simpan pinjam mencatat ke dalam buku simpanan anggota, setelah selesai buku anggota dikembalikan kepada anggota yang bersangkutan.
Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3.2 flowmap prosedur simpanan anggota.
FSA Isi FSA FSA UANG Buku anggota FSA FSA UANG Buku Anggota Pemeriksaan FSA yang terisi sesuai FSA* UANG Buku Anggota FSA* UANG Buku Anggota Fsa* Uang Buku Anggota FSA di tangani petugas simpan pinjam FSA yang sudah di
TTD petugas sp Pencatatan ke dalam Buku Anggota FSA** Buku Anggota Buat Bukti penerimaan kas 2 Bukti Penerimaan kas sdh di tanda petugas SP 2 Bukti Penerimaan kas sdh di tanda petugas SP Catat ke buku simpanan anggota Buku Anggota Bukti Penerimaan kas sudah di tanda petugas SP Buat laporan penerimaan kas Laporan Penerimaan Kas 2 Bukti Penerimaan kas sdh di tanda petugas SP TTD bukti penerimaan kas 2 Bukti Penerimaan kas sdh di tanda petugas SP&ketua ya tidak Buku anggota A4 A5 A6 A7
Anggota Petugas Simpan Pinjam Petugas Pembukuan Ketua
Keterangan :
FSA : Formulir Simpanan Anggota
FSA* : Formulir Simpanan Anggota yang telah diisi dan ditanda tangani petugas simpan pinjam
A4 : Arsip formulir yang sudah di isi beserta uang dan buku anggota. A5 : Arsip formulir yang sudah di isi dan buku anggota.
A6 : Arsip laporan penerimaan kas.
A7 : Arsip bukti penerimaan kas yang sudah ditanda tangani oleh petugas Simpan Pinjam dan Ketua.
3.1.1.4 Prosedur Pinjaman Anggota
Prosedur ini berisi mengenai proses pinjaman anggota. Adapun prosedurnya adalah sebagai berikut :
1. Setiap transaksi pinjaman terlebih dahulu anggota meminta formulir permohonan pinjaman kepada petugas simpan pinjam yang selanjutnya diisi oleh anggota dan diserahkan beserta fotocopy KTP dan Name Tag kepada petugas simpan pinjam. 2. Petugas simpan pinjam menerima formulir permohonan pinjaman
beserta fotocopy KTP dan Name Tag yang kemudian dilakukan pengecekan pinjaman oleh petugas simpan pinjam.
3. Jika tidak sesuai maka formulir permohonan pinjaman serta fotocopy KTP dan Name Tag akan diserahkan kembali kepada anggota. Namun jika ya maka proses pinjaman akan dilanjutkan ke penandatangan formulir permohonan simpan pinjam oleh petugas simpan pinjam.
4. Setelah ditandatangani formulir permohonan pinjaman tersebut diserahkan kepada ketua. Kemudian petugas simpan pinjam
membuat surat perjanjian pinjaman yang kemudian diserahkan kepada anggota untuk diisi dan ditandatangan
5. Setelah diisi dan ditandatangani oleh anggota kemudian diserahkan kembali kepada petugas simpan pinjam untuk diarsipkan.
6. Ketua menyerahkan kembali formulir permohonan pinjaman yang sudah ditandatangani oleh petugas simpan pinjam dan ketua kepada petugas simpan pinjam.
7. Formulir permohonan pinjaman yang sudah disetujui dan ditandatangani oleh petugas simpan pinjam dan ketua diberikan kepada petugas simpan pinjam untuk dibuatkan bukti pengeluaran kas rangkap 2 (dua).
8. Kemudian petugas simpan pinjam membuat bukti pengeluaran kas rangkap 2 (dua) untuk kemudian diserahkan kepada ketua untuk ditandatangani. Bukti pengeluaran kas 2 (dua) rangkap yang sudah ditandatangani kemudian diberikan kepada petugas pembukuan untuk dibuatkan laporan pengeluaran kas.
9. Petugas pembukuan membuatkan laporan pengeluaran kas yang kemudian diarsipkan. Setelah itu petugas pembukuan membuat jurnal buku kas yang kemudian diarsipkan. Kemudian petugas pembukuan melakukan posting ke buku besar sehingga dapat dibuat laporan keuangan simpan pinjam yang akan diserahkan kepada ketua.
10.Petugas pembukuan kemudian menyerahkan bukti 2 pengeluaran kas yang telah ditandatangani oleh petugas simpan pinjam dan ketua kepada petugas simpan pinjam untuk diserahkan kepada anggota sebagai bukti pinjaman, yang setelah itu akan dicatatke buku transaksi pinjaman untuk kemudian diarsipkan.
Untuk lebih lengkapnya dapat dilihat pada gambar 3.3 flowmap prosedur pinjaman anggota.
Fpp Isi Fpp Fc ktp Fpp* Fpp Fc ktp Fpp* Pengecekan dan penerimaan sesuai FPP* FC KTP Fc ktp Fpp* TTD FPP* FPP** Buat surat perjanjian Surat perjanjian Surat perjanjian yg sudah di isi dan di tanda tangani FPP*** Buat buku laporan pengeluara n kas 2 Buku laporan pengeluaran kas Buku pengeluaran kas yg di TTD ketua Catat ke kas buku transaksi pinjaman Buku transaksi pinjaman 2 Buku pengeluaran kas yang sudah di
TTD ketua Buku pengeluaran kas Laporan pengeluaran kas Buat jurnal buku kas Jurnal buku kas Pindah ke buku besar Buku besar Buat laporan pengeluaran transaksi pinjaman Laporan pengeluaran simpan pinjaman yg di ttd petugas Laporan pengeluaran simpan pinjaman yg sdh di ttd petugas 2 Buku pengeluaran kas yang sudah
di TTD ketua Ttd buku laporan kas pengeluaran kas oleh ketua 2 buku laporan pengeluaran kas FPP** ttd FPP*** oleh ketua FPP*** Jurnal buku kas Laporan pengeluaran kas Buku pengeluaran kas yg sdh di TTD ketua Buku pengeluaran kas yg sdh di TTD ketua ya Surat perjanjian Di isi dan di ttd oleh anggota Surat perjanjian yg sudah di isi dan di tanda tangani tidak Fc KTP FPP* A8 A9 A11 A10
Anggota Petugas simpan pinjam Petugas pembukuan ketua
Gambar 3.3 Flow Map Pinjaman Anggota Keterangan :
FPP* : Formulir Permohonan Pinjaman yang sudah diisi anggota
FPP** : Formulir Permohonan Pinjaman yang sudah disetujui dan ditanda tangani petugas simpan pinjam
FPP*** : Formulir Permohonan Pinjaman yang sudah ditandatangani ketua FC KTP : Fotocopy Kartu Tanda Penduduk
A8 : Arsip Surat perjanjian yang telah diisi dan ditandatangani A9 : Arsip Pengeluaran Kas
A10 : Arsip Jurnal Buku Kas
A11 : Arsip Buku Transaksi Pinjaman 3.2 Analisis Kebutuhan Non Fungsional
Analisis Kebutuhan Non Fungsional menggambarkan keadaan sistem yang ada di Koperasi radio bandung.
3.2.1 Analisis Hardware
Berdasarkan analisis Hardware yang ada di koperasi yang tersedia pada pengolahan data simpan pinjam koperasi sudah cukup memadai.Perangkat Keras atau hardware yang digunakan dalam sistem yang akan dibangun adalah sebagai berikut :
a. Harddisk : 80 Gb Memori : 256 Gb
Prosessor : Intel Pentium IV 2,4 GHz Monitor : 14 inc
Keyboard dan Mouse Printer
3.2.2 Analisis Software
Karena adanya fasilitas komputer, perangkat lunak yang digunakan masih
memakai microsoft word. Tetapi koperasi belum memiliki sistem, oleh karena itu petugas masih harus mencatatnya ke buku.
1. Perangkat Lunak yang akan digunakan adalah sebagai berikut : a. Sistem Operasi Windows XP
b. Delphi 7.0
c. Database menggunakan Mysql
3.2.3 Analisis User
Di lihat dari segi keamanan data, pada sistem yang ada di perusahaan saat ini data hanya diarsipkan dalam bentuk kertas, sehingga akan mudah hilang dan rusak. Sedangkan pada sistem yang diusulkan dengan disimpannya data dalam file
yang ada di memori komputer kemungkinan data hilang atau rusak dapat
diminimalisasir. Pada sistem yang ada user mempunyai hak yang sama, sehingga keamanan data yang ada menjadi rentan dari hal-hal yang tidak diinginkan. Pada sistem yang diusulkan user akan dibagi menjadi 2 yaitu:
1. Admin
2. User biasa
Admin merupakan user yang dapat menggunakan sistem sepenuhnya yaitu
dapat melakukan pengolahan simpan pinjam, transaksi, pengolahan data user dan membuat laporan. Pada sistem yang diusulkan yang berperan sebagai admin
adalah ketua koperasi. Sedangkan user biasa bisa melakukan pengolahan data simpan pinjam dan transaksi. Pada sistem yang diusulkan yang berperan sebagai
user biasa adalah petugas bagian simpan pinjam yang bisa menggunakan komputer.
Dari hasil analisis pada simpan pinjam koperasi, user yang di butuhkan pada sistem informasi yang diusulkan telah terpenuhi / tercukupi. Hal ini dapat dilihat dari kareterisitik petugas, sebagai berikut :
1. Ketua Koperasi
a. Pendidikan S1.
b. Bisa menggunakan komputer untuk mengerjakan / mengolah data. 2. Petugas Simpan Pinjam
a. Pendidikan D3
b. Bisa menggunakan komputer untuk menginputkan, dan mengecek data.