4. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3 Analisis Sistem
Setelah investigasi sistem, tahapan selanjutnya adalah analisis sistem. Pada tahapan analisis sistem ini terdiri dari survei sistem, analisis kebutuhan informasi, dan analisis kebutuhan sistem.
4.3.1 Survei Sistem
Berdasarkan survei yang dilakukan dengan wawancara terhadap Kepala Bidang Transformasi Digital, dapat dikatakan bahwa masalah yang dihadapi dengan sistem yang selama ini berjalan, yaitu dengan laporan yang masih berbentuk dokumen biasa, kemungkinan dapat terjadinya duplikasi judul terhadap bahan perpustakaan yang telah dialihmediakan serta informasi terhadap hasil alih media belum dengan cepat dapat ditelusur kembali. Dengan demikian bidang ini memang perlu adanya sistem basisdata yang memuat informasi terhadap hasil yang telah dialihmediakan sebagaimana disebutkan oleh Kepala Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dalam ringkasan hasil wawancaranya (Lampiran 2). Selain itu hasil investigasi dan survei yang didapat bahwa bahan perpustakaan langka yang dialihmediakan yaitu Artikel Majalah Terjilid, Majalah Langka, Buku langka, Naskah Kuno, Peta, Foto, Audio, dan Audio Visual. Bahan perpustakaan tersebut memiliki metadatanya masing-masing yang akan dijadikan atribut dalam sistem basisdata nantinya. Metadata yang diajukan (Lampiran 3) disetujui oleh Kepala Bidang dan metadata ini diajukan ke staf Bidang Tranformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dalam bentuk kuesioner (Lampiran 4) yang diajukan dalam rangka penetapan entitas dan atribut untuk sistem basisdata yang akan dirancang. Tujuan dari sistem yang baru ini yaitu agar temu kembali informasi bisa dengan cepat dan akurat.
Selain wawancara terhadap pengambil kebijakan dalam hal ini Kepala Bidang Transformasi Digital, survei dilakukan terhadap enam orang staf Bidang Transformasi Digital dari total staf yang berjumlah 12 orang. Enam orang yang mewakili ini terdiri dari tiga orang berpendidikan strata satu dan tiga orang berpendidikan SLTA. Dari hasil kuesioner (Lampiran 5) yang berisi tentang penetapan entitas dan atribut rancangan sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital didapat hasil bahwa 100% responden
menyatakan persetujuannya dengan usulan atribut dari tiap-tiap entitas dan tidak ada usulan maupun saran.
4.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi
Dalam analisis kebutuhan informasi ini difokuskan pada pengambil keputusan sebagai pemakai informasi. Untuk menganalisis kebutuhan informasi ini digunakan kerangka kerja PIECES (Whitten 2007). Kerangka kerja PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services) digunakan dalam penelitian ini untuk membandingkan sistem yang lama dan sistem yang baru (Tabel 1).
Tabel 1 Kerangka kerja PIECES
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru
Performance (Kinerja): untuk mengetahui kebutuhan meningkatkan kinerja.
Waktu lebih lama karena format laporan yang berbeda.
Waktu relatif lebih singkat karena format laporan sama sehingga tidak perlu membuat format baru jika ingin membuat laporan. Information (Informasi):
untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir.
Informasi yang disajikan dalam tabel, tidak
secepat dan seakurat sistem yang diusulkan.
Informasi disajikan dengan beberapa fasilitas sehingga lebih cepat dan akurat.
Economic (Ekonomi): untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan.
Biaya dikeluarkan lebih tinggi karena sering kesalahan cetak.
Biaya relatif rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.
36
Tabel 1 Lanjutan
Kerangka PIECES Sistem Lama Sistem Baru
Control (Pengendalian): untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan data.
File laporan dapat diakses oleh siapa saja. Pengendalian sistem dilakukan dengan mambatasi hak pengguna dengan pemberian password untuk masing-masing pengguna.
Efficiency (Efisiensi): untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses. Banyak menghabiskan waktu untuk menginputkan data yang sama.
Lebih hemat waktu karena pemasukan data yang sama dapat dihindari.
Services (Pelayanan): untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang
menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan. Pelayanan belum memuaskan karena sajian informasi tidak konsisten sehingga lambat dalam proses pengolahan data.
Tingkat kepuasan lebih karena sajian informasi yang konsisten
sehingga proses pengolahan data lebih cepat.
Dengan membandingkan sistem yang lama dan yang baru tersebut didapat bahwa dengan sistem yang baru, dari sisi kinerja (performance) dalam hal ini waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu laporan relatif lebih singkat karena sistem sudah memiliki format yang sama sehingga tidak perlu membuat format baru jika ingin membuat laporan.
Dari sisi informasi (information) digunakan untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna akhir dan manajer dalam hal ini Kepala Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI. Dalam sistem lama informasi yang disajikan tidak secepat dan belum seakurat dengan sistem yang akan dihasilkan. Selain itu informasi dalam sistem yang lama disajikan dalam bentuk tabel sedangkan dalam sistem yang baru akan disajikan dengan beberapa fasilitas.
Dari segi ekonomi (economic) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan. Dalam sistem yang lama didapat bahwa biaya yang dikeluarkan relatif lebih tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak laporan sedangkan dalam sistem yang baru biaya relatif lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.
Dari sisi pengendalian (control) yaitu untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan data. File laporan dapat diakses oleh orang-orang tidak berwenang dalam sistem lama, sedangkan dalam sistem baru pengendalian sistem dilakukan dengan membatasi hak user dengan pemberian password untuk masing-masing user (pengguna).
Dari sisi efisiensi (efficiency) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran data, dan meminimalkan penundaan proses. Dalam sistem yang lama lebih banyak menghabiskan waktu untuk menginputkan data yang sama sedangkan pada sistem yang baru lebih hemat waktu karena pemasukan data yang sama dapat dihindari.
Dari sisi pelayanan (service) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan. Pelayanan dalam sistem lama belum memuaskan karena sistem menyajikan informasi dalam format yang konsisten sehingga proses pengolahan data lebih cepat.
38
4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem
Sistem yang ada saat ini di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI adalah sistem pencatatan dan pelaporan data koleksi yang telah dialihmedia dilakukan setelah kegiatan selesai dilakukan satu tahun sekali. Namun demikian sistem yang ada masih manual dan hanya dievaluasi setahun sekali sehingga sulit melakukan pemantauan untuk antisipasi secara dini jika terjadi kesalahan atau duplikasi data. Untuk itu diperlukan suatu pengembangan sistem yang dimulai dari proses penetapan kebutuhan sistem, pemodelan sistem serta penetapan software yang akan digunakan, dengan harapan sistem yang dikembangkan ini mampu menghasilkan informasi tentang hasil alih media digital yang berguna bagi pengambil keputusan dalam menyusun perencanaan, monitoring serta evaluasi program, dan dapat juga digunakan oleh pihak lain yang membutuhkan informasi tersebut.
Berdasarkan analisis di lapangan, diperlukan pengembangan sistem untuk memperbaiki sistem yang lama. Adapun pertimbangan perlunya pengembangan sistem adalah sebagai berikut:
- Adanya permasalahan yang timbul pada sistem yang lama yakni adanya duplikasi dalam mengalihmediakan bahan perpustakaan oleh karena diolah secara manual.
- Analisis data untuk menghasilkan informasi hanya dilakukan setahun sekali. - Informasi yang dihasilkan hanya berupa rekapan data dan analisis yang sangat
sederhana yakni hanya melakukan penghitungan secara manual. - Kebutuhan akan informasi yang cepat dan akurat.