ALFA HUSNA
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
PERNYATAAN MENGENAI TUGAS AKHIR DAN
SUMBER INFORMASI
Dengan ini saya menyatakan bahwa tugas akhir Rancangan Sistem Basisdata Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di Perpustakaan Nasional RI adalah karya saya dengan arahan komisi pembimbing dan belum dijadikan bentuk apapun kepada Perguruan Tinggi manapun. Sumber informasi yang berasal atau dikutip dari karya yang diterbitkan maupun tidak diterbitkan dari penulis lain telah disebutkan dalam teks dan dicantumkan dalam Daftar Pustaka di bagian akhir tugas akhir ini.
Alfa Husna NRP G652080055 Bogor, Maret 2011
Materials in Digital Format at National Library of Indonesia. Under direction
of BADOLLAHI MUSTAFA and ENDANG PURNAMA GIRI.
Digitization of the rare library materials at the National Library of Indonesia has been done since 2001. The result of the digitization is reported in a spreadsheet form. Since the result of the digitization is reported in a spreadsheet form, the data is not integrated, can not be accessed easily, and could be redundant. As a consequence, an accurate data may not be obtained. Anticipating this condition, we need a new system to improve the old one. This research was conducted to design a database system that manage the rare library materials in a digital format at the Division of the Digital Transformation, National Library of Indonesia. The system used to design was the System Development Life Cycle (SDLC). The SDLC has six steps, but only the first four steps were used in this design: feasibilty study, systems investigation, systems analysis, and systems design. This research generated five tables which were connected each other and one table of the user. The five tables are table of the printed collection, table of the nonprinted collection, table of the CD, table of the Map, and table of the Photograph. The table of the printed collection was consisting of the Article of Binding Magazine, the Rare Book, the Rare Magazine, and the Ancient Manuscript. The table of nonprinted collecton was the Audio and the Audiovisual. The result of the research suggested that the new system can be implemented soon.
Keywords: Digitization, Rare Library Materials, National Library of Indonesia, Systems Design, Database, SDLC
RINGKASAN
ALFA HUSNA. Rancangan Sistem Basisdata Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di Perpustakaan Nasional RI. Dibimbing oleh BADOLLAHI MUSTAFA dan ENDANG PURNAMA GIRI .
Penerapan teknologi informasi saat ini telah menyebar ke hampir semua bidang tidak terkecuali di bidang perpustakaan. Perkembangan mutakhir adalah dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer (internet). Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan alih media ke bentuk digital. Kegiatan alih media digital di Perpustakaan Nasional RI dirintis sejak berdirinya Bidang Transformasi Digital sejak tahun 2001. Dalam melaksanakan kegiatan alih media digital terdapat kendala yang ditemui yaitu pada saat pengelolaan hasil alih media digital. Berdasarkan observasi dan pengamatan selama ini yang terjadi adalah belum didatanya bahan koleksi yang telah dialihmedia dalam basisdata. Pendataan hanya dilakukan oleh koordinator masing-masing kegiatan dalam bentuk dokumen spreadsheet sehingga tidak adanya keterpaduan data. Hal ini dapat berakibat adanya kemungkinan redundansi data, kurangnya keakuratan data,dan adanya kesulitan dalam sharing data. Mengantispaasi hal tersebut perlu adanya suatu sistem basisdata untuk pengelolaan hasil alih media digital.
Penelitian ini bertujuan merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital di Perpustakaan Nasional RI. Metode dalam merancang sistem ini menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC). Metode SDLC memiliki enam tahapan yaitu: feasibility study, systems investigation, systems analysis, systems design, implementation, dan yang terakhir adalah review dan maintenance. Dalam penelitian ini tidak semua tahapan dilakukan, hanya sampai tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini yaitu membahas tentang rancangan sistem. Sehingga tahapan penelitian ini meliputi feasibility study (studi kelayakan), system investigation (investigasi sistem), systems analysis (analisis sistem), dan systems design (desain sistem).
Penelitian ini menghasilkan rancangan sistem dengan nama Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital (SIKLFD). Sistem ini menghasilkan enam tabel, yaitu: satu tabel User yang berdiri sendiri dan lima tabel yang saling terkait, yaitu: tabel koleksi Tercetak, tabel koleksi Noncetak, tabel CD, tabel Peta, dan tabel Foto. Tabel koleksi Tercetak terdiri dari Artikel Majalah Terjilid, Buku Langka, Majalah Langka, dan Naskah Kuno. Tabel koleksi Noncetak terdiri dari Audio dan Audio Visual. Pengelompokkan tersebut didasarkan pada kemiripan dan banyaknya kesamaan karakter pada masing-masing koleksi tersebut.
Pada masing-masing jenis koleksi dalam Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital terdapat empat fasilitas yang terdiri dari tambah data, telusur data, laporan, dan cetak. Menu tambah data berfungsi untuk memasukkan data-data koleksi yang sudah dialihmedia digital. Menu telusur data akan menampilkan data koleksi yang telah diinput ke dalam form tambah data. Menu laporan akan menampilkan laporan hasil tambah data yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan. Menu cetak berfungsi mencetak semua hasil tambah data berdasarkan pilihan yang diinginkan.
Desain antarmuka dalam sistem ini menggunakan nuansa biru yang sesuai dengan warna logo Perpustakaan Nasional RI yang berwarna biru, memiliki makna
Rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital ini agar segera diimplementasikan sehingga bermanfaat. Sebelum implementasi diadakan pelatihan terlebih dahulu agar sistem dapat berjalan baik. Kata kunci: Alih media digital, Bahan Perpustakaan Langka, Perpustakaan Nasional
© Hak cipta milik IPB, tahun 2011
Hak cipta dilindungi Undang-undang
1. Dilarang mengutip sebagian atau seluruh karya tulis ini tanpa mencantumkan atau menyebutkan sumber
a. Pengutipan hanya untuk kepentingan pendidikan, penelitian, penulisan karya ilmiah, penyusunan laporan, penulisan kritik atau tinjauan suatu masalah
b. Pengutipan tidak merugikan kepentingan yang wajar IPB 2. Dilarang mengumumkan dan memperbanyak sebagian atau
ALFA HUSNA
Tugas Akhir
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Profesional pada
Program Studi Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
SEKOLAH PASCASARJANA
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
BOGOR
2011
Nama : Alfa Husna
NRP : G652080055
Program Studi : Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib Endang Purnama Giri, S.Kom., M. Kom Anggota
Aziz Kustiyo, S.Si., M. Kom Prof. Dr. Ir. Khairil A. Notodiputro, MS
Tanggal ujian: 28 Februari 2011 Tanggal lulus :
Ketua Anggota
Dekan Sekolah Pascasarjana Ketua Program Studi
Teknologi Informasi untuk Perpustakaan
Menyetujui, Komisi Pembimbing
PRAKATA
Alhamdulillah kehadirat Illahi atas segala karunia dan hidayah-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Judul dalam penelitian yang dilaksanakan sejak bulan Januari 2010 s.d. Januari 2011 adalah Rancangan Sistem Basisdata Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital di Perpustakaan Nasional RI dapat diselesaikan dengan baik.
Terima kasih diucapkan kepada Bapak Drs. Badollahi Mustafa, M.Lib dan Bapak Endang Purnama Giri, S.Kom, M.Kom selaku komisi pembimbing yang telah banyak memberi arahan dan dukungan, Bapak Aziz Kustiyo, S.Si. M.Kom. sebagai ketua Program Studi MTP serta Bapak Rindang Karyadin, S.T., M.Kom selaku penguji luar komisi. Disamping itu, penghargaan dan terima kasih kepada Kepala Bidang Transformasi Digital yang telah memberi izin untuk penelitian ini. Ungkapan terima kasih juga disampaikan kepada Abdul Wakhid dan rekan-rekan di Bidang Transformasi Digital lainnya yang telah membantu dalam penelitian ini, teman-teman seperjuangan angkatan 2 tahun 2008 di MTP, Pak Ruchyan, dan rekan-rekan lainnya yang tak bisa disebutkan satu per satu atas doa dan dukungannya. Ungkapan terima kasih yang tak terhingga penulis berikan kepada Suami tercinta, Joko Prasetio dan Putri tercinta, Azka Dzakiyyah, Ibu dan Bapak serta seluruh keluarga atas segala pengorbanan, doa dan kasih sayangnya sehingga penulis dapat menyelesaikan studi.
Semoga karya ilmiah ini bermanfaat bagi kemajuan perpustakaan umumnya dan Perpustakaan Nasional RI khususnya, serta bagi ilmu pengetahuan dan teknologi informasi di masa kini dan mendatang.
Alfa Husna Bogor, Maret 2011
Chadjar dan Ibu Suminem. Penulis merupakan putri bungsu dari enam bersaudara. Tahun 1993 penulis lulus dari SMA Negeri 1 Jakarta dan pada tahun yang sama penulis kuliah di Universitas Padjadjaran (UNPAD), Bandung pada program D3 Bahasa Jerman. Pada tahun 1996 s.d. 1998 melanjutkan studi di Universitas yang sama pada program ekstensi Sastra Inggris. Penulis telah menikah dan dikarunia seorang putri.
Pada Bulan Desember 2002 penulis diterima sebagai Pegawai Negeri Sipil di Perpustakaan Nasional RI, Jakarta. Penulis ditempatkan di Bidang Transformasi Digital, Pusat Preservasi Bahan Pustaka sejak diterima. Pada bulan Oktober 2008 penulis diterima di Sekolah Pascasarjana IPB pada Program Studi Magister Teknologi Informasi untuk Perpustakaan (MTP). Pendidikan di pascasarjana IPB ini merupakan beasiswa yang diperoleh dari Perpustakaan Nasional RI.
i
DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI ... i
DAFTAR GAMBAR ... iii
DAFTAR TABEL ... iv DAFTAR LAMPIRAN ...v 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 4 1.3 Tujuan ... 4 1.4 Manfaat ... 4 1.5 Ruang Lingkup ... 4 2. TINJAUAN PUSTAKA 2. 1 Sistem Informasi ... ... 6 2.1.1 Sistem ... 6
2.1.2 Konsep Sistem Informasi ... 6
2.1.3 Manajemen Basis Data ... 7
2.1.4 Prinsip-Prinsip Pengembangan Sistem ... 10
2.1.5 Metode Pengembangan Sistem ... 12
2.2 Perpustakaan ... 16
2.2.1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia ... 17
2.2.2 Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI ... 18
2.3 Alih Media Digital ... 19
2.4 Bahan Perpustakaan Langka ... 21
2.5 Metadata ... 21
2.5.1 MARC ... 23
2.5.2 Dublin Core ... 24
Halaman
3. METODE PENELITIAN
3.1 Kerangka Pemikiran ... 27
3.2 Pelaksanaan Penelitian ... 27
3.3 Waktu dan Tempat Penelitian ... 28
4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Analisis Studi Kelayakan ...30
4.1.1 Kelayakan Teknologi ... 30 4.1.2 Kelayakan Ekonomi ... 31 4.1.3 Kelayakan Hukum ... 32 4.1.4 Kelayakan Waktu ... 32 4.2 Investigasi Sistem ... 33 4.3 Analisis Sistem ... 34 4.3.1 Survei Sistem ... 34
4.3.2 Analisis Kebutuhan Informasi ... 35
4.3.3 Analisis Kebutuhan Sistem ... 38
4.4 Desain Sistem ... 39
4.4.1 Data Flow Diagram ... 42
4.4.2 Flowchart Sistem ... 47
4.4.3 Hubungan Antar Tabel (Entity Relationship Diagram) ... 48
4.4.4 Penetapan Hardware dan Software ... 50
4.4.5 Desain Antarmuka ... 50
5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan...60
5.2 Saran...60
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
1 Tahapan-Tahapan SDLC menurut Avison & Fitsgerald ... 12
2 Tahapan Pelaksanaan Penelitian ... 28
3 Alur Kerja Sistem Berjalan ... 40
4 Alur Kerja Sistem Diusulkan ... 42
5 DFD Level 0 (Diagram Konteks) Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital ... 43
6 DFD Level 1 Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital ... 44
7 Flowchart Sistem Informasi Koleksi Langka Format Digital ... 47
Entity Relationship Diagram ... 49
8 Menu login ... 51
9 Menu utama ... 52
10 Menu tambah data ...54
11 Menu telusur data ... 56
12 Menu laporan ... 57
DAFTAR TABEL
Halaman
1 Kerangka Kerja PIECES... 35 2 Analisis Fungsional DFD Level 1 Sistem Informasi Koleksi
v
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
1 Jadwal Penelitian ...63 2 Ringkasan Hasil Wawancara Dalam Rancangan Sistem Basisdata
untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital
di Perpustakaan Nasional RI ... 64 3 Usulan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem Basisdata
untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka Format Digital
di Perpustakaan Nasional RI ... 65 4 Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem
Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka
Format Digital di Perpustakaan Nasional RI ... 66 5 Hasil Kuesioner Penetapan Entitas dan Atribut Rancangan Sistem
Basisdata untuk Pengelolaan Bahan Perpustakaan Langka
Format Digital di Perpustakaan Nasional RI ... 72 6 Laporan Hasil Alih Media Digital di Bidang Transformasi Digital,
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Keberadaan perpustakaan tidak dapat dipisahkan dari peradaban dan budaya umat manusia. Tinggi rendahnya peradaban dan budaya suatu bangsa dapat dilihat dari kondisi perpustakaan yang dimiliki. Hal itu karena ketika manusia purba mulai menggores dinding gua tempat mereka tinggal, sebenarnya mereka mulai merekam pengetahuan mereka untuk diingat dan disampaikan kepada pihak lain. Digunakan tanda atau gambar untuk mengekspresikan pikiran dan/atau apa yang dirasakan serta tanda-tanda dan gambar tersebut untuk dikomunikasikannya kepada orang lain. Waktu itulah eksistensi dan fungsi perpustakaan mulai disemai. Penemuan mesin cetak, pengembangan teknik rekam, dan pengembangan teknologi digital yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi mempercepat tumbuh-kembangnya perpustakaan. Pengelolaan perpustakaan menjadi semakin kompleks. Dari sini awal mulai berkembang ilmu dan teknik mengelola perpustakaan. Perpustakaan sebagai sistem pengelolaan rekaman gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia, mempunyai fungsi utama melestarikan hasil budaya umat manusia tersebut, khususnya yang berbentuk dokumen karya cetak dan karya rekam lainnya, serta menyampaikan gagasan, pemikiran, pengalaman, dan pengetahuan umat manusia itu kepada generasi-generasi selanjutnya. Sasaran dari pelaksanaan fungsi ini adalah terbentuknya masyarakat yang mempunyai budaya membaca dan belajar sepanjang hayat (Penjelasan Atas Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, butir I ).
Penerapan teknologi informasi saat ini telah menyebar ke hampir semua bidang tidak terkecuali di bidang perpustakaan. Pemanfaatan teknologi informasi, media, dan komunikasi telah mengubah baik perilaku masyarakat maupun peradaban manusia secara global. Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi telah pula menyebabkan hubungan dunia menjadi tanpa batas (borderless) dan menyebabkan perubahan sosial, ekonomi, dan budaya secara
2
signifikan berlangsung demikian cepat (Penjelasan atas Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik).
Perkembangan mutakhir adalah dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi pada data digital dan media jaringan komputer (internet). Untuk menjembatani hal tersebut, perlu dilakukan alih media ke bentuk digital. Alih media digital dilakukan selain adanya tuntutan dari kebutuhan masyarakat karena berkembangnya teknologi informasi, ada hal lain yang tak kalah pentingnya yaitu untuk pelestarian sebagaimana dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pasal 3 disebutkan bahwa Perpustakaan berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa. Pelestarian bahan perpustakaan mencakup perbaikan dan perawatan fisik serta alih media ke bentuk lain salah satunya ke bentuk digital. Dalam pasal 7 butir d Undang-Undang No 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa Pemerintah berkewajiban menjamin ketersediaan keragaman koleksi perpustakaan melalui terjemahan (translasi), alih aksara (transliterasi), alih suara ke tulisan (transkripsi), dan alih media (transmedia). Yang dimaksud transmedia adalah pengalihan bentuk bahan perpustakaan dari bentuk tercetak, audio, dan audio visual ke media lain dalam hal ini ke media digital.
Kegiatan alih media digital di Perpustakaan Nasional RI dirintis sejak berdirinya Bidang Transformasi Digital berdasarkan Keppres No. 102 Tahun 2001 berlaku mulai 2 Januari 2001. Alih media digital yang telah dilaksanakan berasal dari bahan perpustakaan berupa buku langka, majalah langka, artikel majalah terjilid, peta, naskah kuno, foto, koleksi audio, dan yang berasal dari audio visual. Sumber bahan perpustakaan yang dialihmedia oleh Bidang Transformasi Digital berasal dari dalam institusi yaitu Perpustakaan Nasional RI (internal) dan berasal dari luar institusi Perpusnas RI (eksternal).
Dalam melaksanakan kegiatan alih media digital terdapat kendala yang ditemui yaitu pada saat pengelolaan hasil alih media digital. Berdasarkan observasi dan pengamatan selama ini yang terjadi adalah belum didatanya bahan koleksi yang telah dialihmedia dalam basisdata. Pendataan hanya dilakukan oleh
koordinator masing-masing kegiatan dalam bentuk dokumen spreadsheet sehingga tidak adanya keterpaduan data. Hal ini dapat berakibat adanya kemungkinan redundansi data, kurangnya keakuratan data, dan adanya kesulitan dalam sharing data. Untuk itu perlu adanya suatu basisdata untuk pengelolaan hasil alih media digital. Dengan alasan tersebut maka penelitian ini bertujuan merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital di Perpustakaan Nasional RI.
Kelebihan yang diperoleh dengan diterapkannya basisdata adalah (Fathansyah 2007):
- Dapat menyimpan data atau melakukan perubahan/manipulasi terhadap data. - Dapat menampilkan kembali data tersebut dengan lebih cepat dan mudah,
daripada jika kita menyimpan data secara manual (non elektronis) atau secara elektronis (tetapi tidak dalam bentuk penerapan basisdata, misalnya dalam bentuk spreadsheet atau dokumen teks biasa).
- Pemeliharaan yang seragam dan konsisten membuat data dapat dishare untuk berbagai macam program aplikasi.
- Efisiensi dan optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena dapat melakukan penekanan jumlah redundansi data, baik dengan menerapkan sejumlah pengkodean atau dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk file) antar kelompok data yang saling berhubungan, tapi kemandirian data tetap terjaga.
- Keakuratan dalam pemasukan dan penyimpanan data.
- Keamanan (security) dapat diterapkan dengan menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh dilakukannya.
Selain itu Mannino (2007) menyebutkan bahwa basisdata itu interrelated artinya saling berhubungan berarti bahwa data yang disimpan sebagai unit yang terpisah dapat dikoneksikan satu sama lain sesuai hubungan (relationship) yang ada. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa kekurangan yang ada dalam sistem berjalan yaitu data yang disimpan tidak dapat dengan cepat ditelusur kembali, data tidak dapat dishare untuk berbagai macam program aplikasi, belum adanya
4
relationship diantara data yang ada, dan kemungkinan terjadi redundansi data dapat diantisipasi di kemudian hari.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah utama yang akan dikaji dalam penelitian ini adalah bagaimana merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.
1.3 Tujuan
Tujuan penelitian ini adalah merancang sistem basisdata yang efisien untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI. Selain itu tujuan jangka panjang untuk persiapan layanan jasa perpustakaan.
1.4 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari penelitian ini adalah:
- Tersedianya rancangan sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital pada Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI.
- Mempermudah fungsi kontrol dalam manajemen.
- Sebagai sarana akuntabilitas terhadap pemerintah dari salah satu tugas Perpustakaan Nasional RI khususnya Bidang Transformasi Digital.
- Membantu persiapan untuk layanan jasa perpustakaan dengan adanya data yang terpadu memudahkan dalam pencarian nantinya.
1.5 Ruang Lingkup
Ruang lingkup dalam penelitian ini adalah merancang sistem basisdata untuk pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital di Bidang
Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI dengan menggunakan pendekatan System Development Life Cycle (SDLC). Pembahasan dan penelitian ini dibatasi sampai pada tahapan desain sistem. Tahapan dalam penelitian ini meliputi: analisis studi kelayakan, investigasi sistem, analisis sistem, dan desain sistem.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang memiliki komponen-komponen yaitu sistem, konsep sistem informasi, manajemen basisdata, normalisasi, prinsip-prinsip pengembangan sistem, dan metode pengembangan sistem.
2.1.1 Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan (Mc. Leod 2004). Sistem merupakan perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan satu sama lain sehingga membentuk suatu totalitas (KBBI daring Kamus Besar Bahasa Indonesia).
Suatu sistem terdiri dari elemen-elemen yang sumber dayanya mengalir dari elemen input melalui elemen transformasi menuju elemen output. Sistem merupakan suatu mekanisme kontrol memantau proses transformasi untuk meyakinkan bahwa elemen tersebut memenuhi tujuannya. Mekanisme kontrol ini dihubungkan pada arus sumber daya dengan memakai suatu lingkaran umpan balik yang mendapatkan informasi dari output sistem dan menyediakan informasi bagi mekanisme kontrol (Mc. Leod 2004).
2.1.2 Konsep Sistem Informasi
Informasi merupakan keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun nonelektronik (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, bab I, pasal 1).
Menurut Gordon (1974) suatu informasi merupakan data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata atau berupa nilai yang dapat dipahami sebagai penunjang bagi keputusan saat ini maupun yang akan datang. Informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang diorganisasikan dan berguna bagi orang yang menerimanya.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sangat berpengaruh pada perkembangan informasi yang meliputi pengumpulan dan penyebaran data secara cepat dan akurat terutama dengan adanya komputer yang membantu dalam pengolahan data yang menghasilkan berbagai bentuk informasi. Informasi digunakan sebagai pendukung bagi manajer atau pengambil keputusan untuk memecahkan masalah. Kemampuan untuk memecahkan masalah dalam suatu organisasi tergantung pada kemampuan manajer dalam menyerap informasi yang relevan.
Sistem informasi terdiri dari input, di mana input tersebut melalui sistem akan diproses dan menghasilkan output yang kemudian dikirim ke pengguna atau didistribusikan kepada sistem lain. Mekanisme umpan balik juga berlaku dalam mengendalikan sebuah sistem informasi (Turban 1996). Sistem informasi secara teknis dan manajemen sebenarnya adalah perwujudan penerapan produk teknologi informasi ke dalam suatu bentuk organisasi dan manajemen sesuai dengan karakteristik kebutuhan pada organisasi tersebut dan sesuai dengan tujuan peruntukannya. Pada sisi yang lain, sistem informasi secara teknis dan fungsional adalah keterpaduan sistem antara manusia dan mesin yang mencakup komponen perangkat keras, perangkat lunak, prosedur, sumber daya manusia, dan substansi informasi yang dalam pemanfaatannya mencakup fungsi input, process, output, storage, dan communication (Penjelasan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, butir I)
Kualitas suatu informasi tergantung pada tiga hal yaitu informasi harus akurat yang berarti suatu informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Kedua suatu informasi harus tepat waktu yakni informasi yang datang kepada penerima tidak boleh terlambat, karena informasi merupakan dasar atau landasan di dalam pengambilan suatu keputusan. Informasi juga harus relevan yaitu informasi memberi manfaat bagi penggunanya.
2.1.3 Manajemen Basisdata
Basisdata adalah kumpulan data tetap (persistent) yang dapat berbagi (shared) dan saling terkait (interrelated) (Mannino 2007). Sistem basisdata adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan kumpulan data yang saling
8
berhubungan satu dengan lainnya dan membuatnya dalam beberapa aplikasi yang beragam di dalam organisasi (Fathansyah 2007).
Manajemen data merupakan bagian dari manajemen sumber daya informasi yang mencakup pengumpulan data yang sebelumnya akurasinya diuji terlebih dahulu. Data tersebut disimpan, dipelihara dan dapat diambil sewaktu-waktu jika diperlukan. Basisdata merupakan kumpulan data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan untuk pengambilan kembali (Mannino 2007). Konsep basisdata merupakan integrasi logis dari file yang ada. Tujuan utama dari konsep basisdata adalah untuk meminimalkan terjadinya pengulangan data dan kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa perubahan pada program yang memproses data.
Perangkat lunak yang dipergunakan untuk mengolah basisdata yang memelihara integrasi logis antar file baik langsung maupun tidak disebut Database Management System (Mannino 2007). Database Management System (DBMS) merupakan software yang akan menentukan bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama, keakuratan/konsistensi data, dan sebagainya (Fathansyah 2007).
Database Management System berguna untuk memelihara koleksi data yang dapat dipakai secara bersama, membentuk hubungan antar data, meminimalkan data yang berlebihan (redundancy), menyediakan cara pencarian data dan pengawasan terhadap penyimpanan data, menyediakan data lengkap untuk pembuatan laporan serta memungkinkan pengembangan aplikasi. Database Management System juga bermanfaat bagi organisasi yang menggunakan komputer sebagai suatu sistem informasi.
Normalisasi adalah proses transformasi data ke dalam kelompok-kelompok yang dibentuk atau alami yang merupakan fakta di satu tempat dan ada hubungan (relationships) yang benar diantara fakta yang ada tersebut (Avison dan Fitzgerald 2006). Normalisasi dalam hal ini merupakan suatu teknik untuk
mengorganisasikan data ke dalam tabel-tabel untuk memenuhi kebutuhan pemakai dalam suatu organisasi. Jadi normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya.
Tujuan normalisasi itu sendiri adalah untuk menghilangkan kerangkapan (redundancy) data, mengurangi kompleksitas, dan untuk mempermudah pemodifikasian data. Dengan normalisasi, perancang/desainer basisdata bertitik tolak dari situasi yang nyata. Desainer telah memiliki item data yang siap ditempatkan dalam baris dan kolom pada tabel-tabel relasional. Dari fakta yang telah dimiliki tersebut maka dilakukan normalisasi. Hasil normalisasi tersebut suatu saat dapat dimodifikasi dengan suatu pertimbangan tertentu hingga akhirnya diperoleh basisdata yang benar-benar efektif dan efisien (Fathansyah 2007).
Proses normalisasi dimulai dengan menguraikan data dalam bentuk tabel yang selanjutnya dianalisis dengan persyaratan tertentu ke beberapa tingkat. Apabila tabel tersebut belum memenuhi persyaratan tertentu, maka tabel tersebut perlu dipecah menjadi beberapa tabel yang lebih sederhana sampai memenuhi bentuk yang optimal.
Tahapan-tahapan normalisasi ada tiga tahapan dasar (Avison dan Fitzgerald 2006) yaitu:
1) First Normal Form (Bentuk normal ke-satu)
Bentuk normal ke-satu ini mempunyai ciri yaitu data dibentuk dalam satu record demi satu record dan nilai dari field berupa atomic value. Atom adalah zat terkecil yang masih memiliki sifat induknya, bila dipecah lagi maka ia tidak memiliki sifat induknya. Tidak ada set atribut yang berulang ulang atau atribut bernilai ganda (multi value). Tiap field hanya satu pengertian, bukan merupakan kumpulan data yang mempunyai arti mendua. Hanya satu arti saja dan juga bukanlah pecahan kata-kata sehingga artinya lain.
2) Second Normal Form (Bentuk normal ke-dua)
Bentuk normal ke-dua ini mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal ke-satu. Atribut bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama, sehingga untuk membentuk normal ke-dua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field harus unik dan dapat mewakili atribut lain yang menjadi anggotanya.
10
3) Third Normal Form (Bentuk normal ke-tiga)
Untuk menjadi bentuk normal ke-tiga maka relasi haruslah dalam bentuk normal ke-dua dan semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Artinya setiap atribut bukan kunci harus bergantung hanya pada kunci primer secara menyeluruh.
Boyce-Codd Normal Form (BCNF) adalah salah satu ekstensi atau pengembangan bentuk normalisasi. Bahwa pada bentuk normal ke-tiga dan bentuk normal lainnya, ketergantungan tersembunyi mungkin tidak terungkap. Boyce-Codd Normal Form ini tidak mengacu pada bentuk normal lainnya (Avison dan Fitzgerald 2006).
2.1.4 Prinsip-Prinsip Pengembangan Sistem
Pengembangan sistem informasi (information system development) dapat berupa penyusunan sistem informasi yang benar-benar baru atau memperbaiki atau menyempurnakan sistem yang telah ada (Curtis dalam Silaban 2004). Yang lebih sering terjadi adalah menyempurnakan sistem yang telah ada.
Secara umum suatu sistem perlu diganti dan disempurnakan karena alasan-alasan sebagai berikut (Jogiyanto dalam Silaban 2004):
1) Adanya permasalahan-permasalahan yang dijumpai pada sistem yang lama, antara lain:
a. Ketidakberesan, berupa pencatatan data yang tidak akurat, informasi yang sering terlambat, sukar diperoleh saat dibutuhkan, ketidakefisienan operasi serta ketidakamanan data yang mengakibatkan permasalahan akses data. b. Pertumbuhan organisasi, dimana suatu organisasi berkembang diperlukan
otomatisasi pemrosesan data sehingga proses dalam organisasi berjalan dengan cepat dan akurat. Selain itu diperlukan juga suatu cara tertentu sehingga data yang diperlukan sebagai dasar pengambilan keputusan dapat diperoleh secara cepat.
2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan, dimana teknologi informasi dapat digunakan untuk penyediaan informasi secara tepat. Kecepatan penghantaran informasi sangat menentukan berhasil tidaknya strategi atau rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan.
3) Adanya instruksi-instruksi (directives), yakni penyusunan sistem yang baru oleh karena adanya instruksi dari pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti Peraturan Pemerintah.
Pengembangan sistem yang baru diharapkan menghasilkan suatu peningkatan dalam organisasi. Peningkatan tersebut berhubungan dengan kinerja, informasi yang diperoleh, ekonomi, pengendalian, efisiensi serta pelayanan sistem yang baru. Salah satu prinsip yang harus diingat dalam pengembangan sistem adalah bahwa sistem yang dikembangkan tersebut adalah untuk manajemen, maka yang menggunakan informasi dari sistem itu adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
Secara umum dalam mengembangkan sistem ada beberapa prinsip yang harus dipenuhi. Whitten (2007) mengusulkan beberapa prinsip pengembangan sistem yaitu:
1) Pengembangan sistem harus melibatkan pemilik dan pemakai yang akan menggunakan sistem tersebut, karena pemilik dan pengguna sistem merupakan kebutuhan mutlak dalam keberhasilan pengembangan sistem. 2) Pengembangan sistem menggunakan problem solving approach. Pendekatan
ini dilakukan sepanjang dapat meminimalkan risiko yang terjadi melalui pembatasan dari pemecahan suatu masalah, ketidaktepatan dalam pemecahan masalah serta pengambilan solusi yang salah.
3) Pengembangan sistem harus melalui sejumlah tahap kegiatan. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pengelola dan peningkatan efektifitas.
4) Pengembangan sistem harus mengikuti standar untuk menjaga konsistensi pengembangan dan dokumen standarisasi, juga menjamin kualitas produk dan proses dari pengembangan sistem.
5) Pengembangan sistem sebagai penanaman modal, manfaat yang diperoleh dari sistem harus lebih dari investasi yang dikeluarkan.
6) Pengembangan sistem harus memiliki cakupan yang jelas, hal ini dilakukan untuk menghindari pekerjaan yang tidak berkesudahan.
7) Pembagian sistem ke dalam sejumlah subsistem sehingga mempermudah pengembangan sistem.
12
8) Pengembangan sistem harus fleksibel sehingga mudah untuk dikembangkan lagi dan diubah sesuai kebutuhan.
2.1.5 Metode Pengembangan Sistem
Untuk melakukan suatu pengembangan sistem informasi diperlukan suatu metode pendekatan. Metode pengembangan sistem informasi yang sederhana dan paling sering digunakan atau paling populer adalah metode pendekatan System Development Life Cycle (McLeod 2007). System Development Life Cycle (SDLC) merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama dengan atau memperbaiki sistem yang sudah ada melalui tahapan-tahapan.
Tahapan-tahapan SDLC menurut Avison dan Fitsgerald (2006) (Gambar 1):
1) Studi Kelayakan
Studi Kelayakan adalah suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem tersebut ada empat faktor (Avison dan Fitsgerald 2006):
- Kelayakan teknologi: dapat didukung oleh teknologi yang tersedia dan ada keahlian yang memadai untuk membangun sistem tersebut.
- Kelayakan ekonomi: secara finansial terjangkau dan biaya yang dibenarkan serta erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat.
- Kelayakan hukum: Tidak melanggar hukum yang berlaku, baik yang hukum yang ditetapkan pemerintah maupun aturan yang berlaku di organisasi. - Kelayakan waktu: berhubungan dengan waktu yang ditetapkan untuk
pengembangan sistem. 2) Investigasi Sistem
Investigasi sistem dilakukan dengan cara pengamatan secara langsung terhadap sistem informasi yang ada dalam organisasi. Tahap ini bertujuan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan sistem yang besar menjadi subsistem. Disamping itu tahap ini juga meminimalisasi duplikasi dan usaha yang sia-sia serta membuat suatu pengembangan sistem yang baru yang sesuai dengan rencana strategi dari suatu organisasi.
3) Analisis Sistem
Tahap ini merupakan tahap analisis informasi dari segi permasalahan dan peluang yang ada dari tahap sebelumnya. Tahap ini juga menganalisis proses yang dilakukan, data yang dimasukkan, diolah dan dihasilkan oleh sistem yang lama. Hasil analisis tersebut dijadikan dasar pengembangan model dari sistem baru. Proses analisis terhadap sistem meliputi:
a. Survei terhadap sistem yang ada
Survei ini bertujuan untuk memperoleh pengertian dari aspek operasional sistem, melihat hubungan kerja pengguna yang terlibat dalam sistem, mengumpulkan data yang penting untuk pengembangan sistem serta mengidentifikasi permasalahan secara spesifik. Untuk memperoleh informasi di atas digunakan teknik wawancara, observasi, kuesioner, dan telaah dokumen.
b. Identifikasi kebutuhan informasi
Dalam hal ini analisis difokuskan pada pengambil keputusan sebagai pemakai informasi. Adapun kerangka kerja yang digunakan adalah
14
kerangka kerja PIECES (Whitten 2007) untuk menganalisis hal-hal sebagai berikut:
a) Performance: kebutuhan untuk meningkatkan kinerja.
b) Information: kebutuhan untuk mengendalikan dan meningkatkan kualitas informasi dan data.
c) Economic: kebutuhan untuk menekan biaya ekonomis dan pengendalian.
d) Control: kebutuhan untuk meningkatkan pengendalian dan keamanan. e) Efficiency: kebutuhan untuk meningkatkan efisiensi.
f) Services: kebutuhan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen dan pegawai.
c. Identifikasi kebutuhan sistem
Analis terlibat dalam pembuatan spesifikasi kebutuhan sistem mulai dari input, proses dan output sistem. Kebutuhan input satu subsistem menghasilkan output yang dapat sebagai input subsistem yang lain. Analis mengumpulkan dokumentasi dari sistem yang ada (existing system) dan menganalisis sistem tersebut. Pada proses analisis akan menghasilkan dokumentasi sistem yang dituangkan dalam bentuk bagan arus (flow chart) atau diagram arus data (data flow diagram). Data Flow Diagram (DFD) merupakan diagram yang menggambarkan aliran informasi dan aksi yang dilakukan terhadap informasi secara logis. Dengan DFD penyimpanan informasi keluar dan masuk beserta lokasi tergambar dengan jelas. Data Flow Diagram terdiri dari sejumlah tingkatan atau level. Pada tingkat pertama disebut diagram konteks yang menggambarkan proses secara umum, kemudian diikuti tingkat berikutnya yakni DFD diuraikan dalam kamus data yang berisi struktur data dan kegunaan data dalam organisasi. Dalam suatu sistem yang diproses adalah data, data tersebut merupakan suatu entitas yang terlibat dalam suatu sistem. Entitas yang satu terkait dengan entitas yang lain menghasilkan suatu relasi. Model dari relasi entitas ini disebut model entity relationship diagram (diagram hubungan entitas). Setelah itu ditentukan atribut dari masing-masing entitas. Atribut tersebut perlu dinormalisasikan ke dalam bentuk yang lebih sederhana
untuk mencegah duplikasi data, inkonsistensi dalam suatu basisdata (Fathansyah 2007).
d. Laporan analisis terhadap sistem
Laporan berupa kegiatan tahap analisis dalam bentuk dokumentasi yang merupakan tahap akhir dari analisis sistem.
4) Desain Sistem
Tahap perancangan sistem dimulai dari telaah logis yang diperoleh dari analisis sistem kemudian diterjemahkan ke dalam rancangan model logis sistem baru. Ada beberapa cara untuk menerjemahkan model logis ke dalam desain fisik, diantaranya bagaimana penyimpanan data tersebut apakah disimpan dalam dokumen atau dalam bentuk basisdata, kemudian diproses komputerisasi yang dilakukan apakah online atau tidak. Dari pertanyaan-pertanyaan di atas akan timbul beberapa alternatif desain yang dibuat dalam bentuk diagram aliran data. Kemudian ditentukan batasan otomasinya untuk membedakan mana proses yang masih manual dan proses yang diotomasi oleh sistem yang baru. Setelah rancangan model logis sistem selesai dilakukan, tahap selanjutnya adalah merancang fisik sistem baru yang terdiri dari (Lucas 1994, Kendall 1998 dalam Silaban 2004):
a. Rancangan proses berupa penentuan perangkat keras dan lunak dari proses utama.
b. Rancangan modular untuk mempermudah penulisan dan pengujian program dengan menggunakan hierarchical structure chart.
c. Rancangan penyimpanan data melalui sistem file atau basisdata.
d. Rancangan masukan dan keluaran berupa rancangan interface pemakai seperti: rancangan layar, kontrol, panduan pemakai. Disamping itu juga terdapat laporan dan dokumen masukan yang sesuai dengan layar.
e. Spesifikasi sistem berupa spesifikasi lengkap dari masukan, keluaran dan penyimpanan data.
5) Implementasi
Pada tahap ini sistem secara fisik telah dibuat, kemudian dilakukan penulisan program, penginstalan dan penggantian sistem yang baru dimana perangkat keras telah tersedia dan sudah terpasang dengan baik dan sudah dibuat
16
basisdatanya. Pada tahap ini juga dilakukan pelatihan terhadap pengguna termasuk penyesuaian terhadap sistem yang baru.
6) Review dan Maintenance
Tahap ini dilakukan untuk menilai keberhasilan suatu proyek berupa keefektifan dari sistem yang baru dikembangkan, perkiraan biaya, ketepatan waktu pelaksanaan proyek dan bagaimana biaya pemeliharaannya. Dalam evaluasi diharapkan sistem yang baru tersebut dapat mengurangi pengeluaran dan menghasilkan keunggulan dari sistem yang lama. Sistem yang dikembangkan harus mudah digunakan dan cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan yang terjadi.
2. 2 Perpustakaan
Bagi banyak orang bila mendengar istilah perpustakaan, dalam benak mereka akan tergambar sebuah gedung atau ruangan yang dipenuhi rak buku. Anggapan tersebut tidaklah selalu salah karena bila dikaji lebih lanjut, kata dasar perpustakaan adalah pustaka. Dalam Kamus Bahasa Indonesia, pustaka artinya kitab, buku. Dalam Bahasa Inggris, dikenal dengan library yang berasal dari kata Latin liber atau libri artinya buku. Dari kata Latin tersebut, terbentuklah istilah librarius yang artinya tentang buku. Dalam bahasa asing lainnya (Belanda) perpustakaan disebut juga sebagai bibliotheek, (Jerman) bibliothek, (Perancis) bibliotheque, (Spanyol) bibliotheca, dan (Portugis) bibliotheca. Semua istilah itu berasal dari kata biblia dari bahasa Yunani artinya tentang buku, kitab. Dengan demikian, dalam semua bahasa istilah perpustakaan, library, dan bibliotheek selalu dikaitkan dengan buku atau kitab (Sulistyo-Basuki 1993).
Dengan demikian, batasan perpustakaan ialah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Dalam pengertian buku dan terbitan lainnya termasuk di dalamnya semua bahan cetak (buku, majalah, laporan, pamflet, prosiding, manuskrip, (naskah), lembaran musik, berbagai karya media audio visual seperti film, slide, kaset, piringan hitam, bentuk mikro seperti mikrofilm, mikrofis (Sulistyo-Basuki 1993).
Perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustaka, sebagai hasil budaya dan mempunyai fungsi sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi, dan kebudayaan dalam rangka mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pelaksanaan pembangunan nasional (Keputusan Presiden Nomor 11 Tahun 1989). Perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka (Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, pasal 1, butir 1 ).
2.2.1 Perpustakaan Nasional Republik Indonesia
Definisi Perpustakaan Nasional menurut Undang-Undang RI No. 43 Tahun 2007 Tentang Perpustakaan, pasal 1, butir 5 adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen (LPND) yang melaksanakan tugas pemerintahan dalam bidang perpustakaan. Lembaga ini berfungsi sebagai perpustakaan pembina, perpustakaan rujukan, perpustakaan deposit, perpustakaan penelitian, perpustakaan pelestarian, dan pusat jejaring perpustakaan, serta berkedudukan di ibukota negara.
Kedudukan Perpustakaan Nasional RI adalah sebagai berikut (http://www.pnri.go.id) :
1) Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, (yang selanjutnya dalam SK
Kaperpusnas No.03/2001 disingkat Perpusnas) adalah Lembaga Pemerintah Non Departemen;
2) Perpusnas berada di bawah dan bertanggungjawab kepada Presiden yang dalam pelaksanaan tugas operasionalnya dikoordinasikan oleh Menteri Pendidikan Nasional;
3) Perpusnas mempunyai tugas melaksanakan tugas pemerintahan di bidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Perpustakaan Nasional RI memiliki visi yaitu pemberdayaan potensi perpustakaan dalam meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Selain itu misi Perpusnas RI yaitu membina, mengembangkan dan mendayagunakan semua jenis perpustakaan, melestarikan Bahan Pustaka (Karya Cetak dan Karya Rekam)
18
sebagai Hasil Budaya Bangsa, dan menyelenggarakan Layanan Perpustakaan (http://www.pnri.go.id).
2.2.2 Tugas, Fungsi, dan Wewenang Perpustakaan Nasional RI
Tugas dan Fungsi Perpustakaan Nasional RI adalah melaksanakan tugas pemerintahan dibidang perpustakaan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan tugas, Perpusnas menyelenggarakan fungsi (http://www.pnri.go.id):
1) Mengkaji dan menyusun kebijakan nasional dibidang perpustakaan;
2) Mengkoordinasikan kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas Perpusnas; 3) Melancarkan dan membina terhadap kegiatan instansi Pemerintah dibidang
perpustakaan;
4) Menyelenggarakan pembinaan dan pelayanan administrasi umum dibidang perencanaan umum, ketatausahaan, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, kearsipan, persandian, perlengkapan dan rumah tangga.
Dalam menyelenggarakan fungsinya Perpusnas mempunyai kewenangan: 1) Menyusun rencana nasional secara makro, dibidang perpustakaan;
2) Merumuskan kebijakan dibidang perpustakaan untuk mendukung pembangunan secara makro;
3) Menetapkan sistem informasi dibidang perpustakaan;
4) Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku yaitu:
a. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan tertentu dibidang perpustakaan; b. merumuskan dan pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya
bangsa dalam mewujudkan koleksi deposit nasional dan pemanfaatannya. Dalam pelaksanaan kebijakan pelestarian pustaka budaya bangsa dilaksanakan oleh Pusat Preservasi Bahan Pustaka. Tugas Pusat Preservasi Bahan Pustaka yaitu melaksanakan pelestarian informasi dan fisik bahan pustaka (http://www.pnri.go.id).
Fungsi Pusat Preservasi Bahan Pustaka yaitu:
1) Pelaksanaan pelestarian fisik melalui pemeliharaan, perawatan, restorasi dan penjilidan bahan pustaka;
2) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media mikrografi dan fotografi;
3) Pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media digital ke media baru.
Dalam pelaksanaan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media digital ke media baru dilaksanakan oleh Bidang Transformasi Digital. Bidang Transformasi Digital memiliki tugas dan fungsi, antara lain (http://www.pnri.go.id):
- Tugas:
Melaksanakan pelestarian kandungan informasi bahan pustaka melalui alih media digital ke media baru.
- Fungsi:
1) Pelaksanaan kegiatan transformasi kandungan informasi bahan pustaka langka khasanah warisan budaya bangsa ke bentuk digital serta pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital;
2) Pelaksanaan transformasi informasi digital ke media baru.
2.3 Alih Media Digital
Alih media digital (transformasi digital) merupakan hasil terjemahan dari bahasa Inggris yaitu digital transformation, dimana transformation adalah mengubah bentuk, mengalihmediakan (Oxford Learner’s Pocket Dictionary, 1987). Jadi alih media digital berarti mengubah bentuk, mengalihmediakan ke dalam bentuk/format digital. Sebelum menjadi bentuk digital, data dapat berupa bentuk tercetak, tiga dimensi, audio visual, dan hanya audionya saja. Selain itu alih media juga dapat berarti sebuah proses yang mengubah sinyal analog menjadi bentuk digital (Pendit 2007).
Tujuan alih media digital di perpustakaan adalah untuk menyelamatkan kandungan informasi atau kandungan intelektual serta untuk melestarikan (preservasi) koleksi bahan perpustakaan yang asli sehingga bertahan lebih lama. Dengan demikian alih media digital bermanfaat untuk:
20
Hal yang umum dalam penerapan teknologi digital dalam perpustakaan atau kearsipan adalah membuat salinan digital yang dapat digunakan sebagai referensi untuk menggantikan dan mengakses dari pada sumber aslinya. Tujuan dari upaya preservasi karena adanya keterbatasan terhadap akses sumber aslinya. Sebagai contoh file digital koleksi gambar dan foto disediakan untuk kebutuhan studi dapat dilakukan tanpa harus mengakses sumber gambar aslinya. Sehingga peminjaman sumber asli dokumen, buku atau gambar dapat dihentikan untuk menghindari kerusakan atau kehilangan. Upaya preservasi ini dapat memotivasi setiap perpustakaan dan lembaga kearsipan untuk melakukan ujicoba terhadap kemampuan dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
- Mewakili Sumber Asli
Produk digital haruslah dibuat untuk dapat mewakili isi informasi dari sumber aslinya sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bahan materi untuk tujuan penelitian ilmiah dan pembelajaran. Sistem yang dibuat dengan resolusi yang tinggi memungkinkan untuk menyediakan informasi sama persis dengan sumber aslinya tanpa adanya resiko kerusakan atau kehilangan. Hal ini diperkuat dalam Undang-Undang Negara Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, Pasal 12 ayat 4 disebutkan dalam hal dokumen perusahaan yang dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya adalah naskah asli yang mempunyai kekuatan pembuktian otentik dan masih mengandung kepentingan hukum tertentu, pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah asli tersebut.
- Melebihi Sumber Asli
Dengan hadirnya teknologi digital akan memudahkan kebutuhan setiap pengguna terhadap informasi secara lebih detail. Dimana secara manual atau melalui sumber aslinya tidak mungkin untuk dilakukan. Juga untuk produk digital yang dapat dikombinasikan dengan fungsi sistem rekayasa dan disebarluaskan secara luas melalui mesin pencari (seacrh engine) akan memilki nilai kegunaan lebih bagi setiap penggunanya sebagai bahan materi penelitian ilmiah atau untuk kebutuhan lainnya.
2.4 Bahan Perpustakaan Langka
Langka artinya jarang didapat; jarang ditemukan; jarang terjadi. Kelangkaan berarti perihal langka (http://pusatbahasa.diknas.go.id).
Kelangkaan itu dipahami bukan saja jarang atau sukar diperoleh, tetapi juga unik, bahkan eksekutif. Jadi, sumber langka adalah sumber yang unik sekaligus sukar diperoleh koleksinya. Dengan kata lain, pada sumber langka melekat (inherent) kelangkaan. Juga menjadi jelas bahwa jangkauan peredaran sumber langka bersifat terbatas karena umumnya tidak digandakan secara masih melalui mesin cetak ataupun media transmisi lainnya. Selain itu, biasanya meskipun tidak selalu, sumber langka menyangkut kurun masa yang sangat tua sehingga terentang jarak waktu yang jauh dengan masa hidup penelitinya. Segera dapat diidentifikasi bahwa yang tergolong sumber langka adalah naskah-naskah kuno atau manuskrip yang ditulis tangan. Banyak ditemukan naskah-naskah itu berasosiasi dengan masa klasik kerajaan tempo dulu. Dalam khazanah ilmu sejarah, penggolongan sumber langka diperluas dengan memasukkan kronikel, catatan harian, dokumen keluarga, memoar, arsip/dokumen resmi; juga sumber-sumber tidak tertulis seperti customs, folklore, bahkan sihir dan mitos (Kasijanto 2004).
Bahan perpustakaan langka adalah suatu jenis koleksi yang memiliki ciri-ciri; tidak diterbitkan lagi, sudah tidak beredar di pasaran, susah untuk mendapatkannya, mempunyai kandungan informasi yang tetap, memiliki informasi kesejarahan (http://www.badanperpusdadiy.go.id).
2.5 Metadata
Metadata adalah data terstruktur tentang data. Ada berbagai definisi yang lebih rinci, antara lain dari American Library Association dalam Pendit (2007) sebagai berikut: Metadata are structured, encoded data that describe characteristics of information bearing entitites to aid in the identification, discovery, assessment and management of the described entities. Definisi ini menunjukkan bahwa metadata adalah data yang (Pendit 2007):
1) Terstruktur;
2) Ditandai dengan kode agar dapat diproses dengan komputer; 3) Mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi;
22
4) Membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengolahan satuan pembawa informasi tersebut.
Melihat ciri-ciri metadata, dapat disimpulkan bahwa metadata adalah istilah baru, tetapi bukan konsep yang 100% baru. Suatu kartu katalog atau entri dalam bibliografi adalah metadata, cantuman bibliografi berformat MARC adalah metadata. Memang sejak dulu pustakawan dan arsiparis, dan juga kurator musium, telah menciptakan apa yang sekarang disebut metadata untuk memungkinkan pengelolaan dan temu balik berbagai obyek warisan budaya yang dipercayakan pada mereka. Yang baru adalah bahwa kini beragam komunitas mulai merasakan perlunya format yang terstruktur dan standar untuk data yang mendeskripsikan obyek-obyek yang dikelola oleh mereka. Semua komunitas, terutama pengelola dan pengolah informasi, sadar bahwa semakin terstruktur data tentang dokumen atau artefak lain, semakin bagus, karena struktur tersebut dapat digunakan untuk pengolahan, penelusuran, dan interaksi dengan data yang lain.
Munculnya perpustakaan digital, dan proliferasi (perluasan) informasi di internet dan www, semakin memperbesar rasa urgensi untuk membuat standar atau skema metadata (metadata scheme) yang tidak saja cocok untuk description dan discovery sumber-sumber digital (digital resources), tetapi juga untuk keperluan lain seperti pengelolaan, pelestarian, dan penilaian. Komunitas yang sibuk merancang format atau skema metadata punya latar belakang dan profesi yang berbeda-beda, mencakup berbagai disiplin ilmu, dan melibatkan praktisi dari berbagai bidang seperti penerbit, perancang dan produsen media interaktif dan perangkat lunak, ahli teknologi informasi. Jadi tidak terbatas pada lingkungan perpustakaan, kearsipan, dan musium.
Setiap skema metadata pada dasarnya berisi kesepakatan tentang tata cara mengelola data, dan di dalam tata cara ini terdapat tiga komponen utama, yaitu (Pendit 2008):
1) Metadata deskriptif
Sebagaimana namanya, merupakan tata cara untuk menggambarkan (mendeskripsikan) sebuah entitas berupa dokumen atau objek digital, sedemikian rupa sehingga deskripsi ini mewakili entitas yang bersangkutan dalam sebuah sistem penyimpanan dan penemuan kembali. Pada umumnya,
tata cara pembuatan dan pengisian metadata deskriptif ini mengikuti atau mengembangkan tata cara yang sudah lama sekali digunakan dibidang perpustakaan untuk deskripsi bibliografi misalnya, tata cara dalam hal informasi tentang pengarang, judul, tahun terbit, tajuk subjek atau kata kunci dan informasi lain yang lazimnya dicatat dalam proses pengatalogan tradisional.
2) Metadata administratif
Metadata ini berbeda dari metadata deskriptif yang lebih merupakan sarana perwakilan untuk penyimpanan dan penemuan kembali, maka metadata administratif menyangkut pengelolaan data sebagai bagian dari kepemilikan atau koleksi sebuah institusi informasi. Metadata administratif berkaitan dengan pengelolaan sumber daya informasi dalam konteks penciptaan, pemeliharaan, kepemilikan, dan hak akses serta hak pemakaiannya. Metadata ini juga sangat penting dalam pengelolaan objek digital untuk keperluan penyimpanan jangka panjang serta pengarsipan.
3) Metadata struktural
Sebuah dokumen atau sumber daya informasi yang berbentuk objek digital memiliki ciri atau karakteristik yang sangat berbeda dari yang non-digital, walaupun kandungan informasi di kedua format berbeda ini memiliki struktur penyajian yang sama. Metadata struktural adalah metadata yang dapat digunakan untuk mencatat dan merekam karakteristik sebuah objek digital, sedemikian rupa sehingga secara teknis objek ini dapat digunakan dengan urut.
2.5.1 MARC
Machine Readable Cataloging (MARC) adalah standar untuk komunikasi data katalog di dunia perpustakaan dan informasi. Pada dasarnya, MARC adalah format data (atau lebih tepatnya: sekumpulan format data) yang memungkinkan pertukaran data katalog atau data lainnya yang terkait antar sistem-sistem perpustakaan yang memakai komputer (Pendit 2008).
Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress (LC), format LC MARC ternyata sangat besar manfaatnya
24
bagi penyebaran data katalogisasi bahan perpustakaan ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Konsep ini dipakai oleh berbagai negara termasuk Indonesia yang menggunakan MARC. Karena dipakai di Indonesia, maka menjadi INDOMARC. Dalam INDOMARC terdapat kelompok tengara yang merupakan kumpulan ruas tidak tetap yang fungsinya sama dan nomor tengaranya dimulai dengan angka yang sama. Setiap kelompok tengara mencerminkan bagian tertentu dari cantuman katalog.
Berikut ini daftar tengara dengan XX adalah nilai angka diantara 00-99 (Perpustakaan Nasional RI 2006):
1) 0XX Informasi kendali dan identifikasi, termasuk nomor standar, nomor klasifikasi dan nomor panggil.
2) 1XX Entri utama.
3) 2XX Judul dan paragraf judul (judul, edisi, impresum). 4) 3XX Deskripsi fisik, dan sebagainya.
5) 4XX Pernyataan seri. 6) 5XX Catatan.
7) 6XX Entri tambahan subyek.
8) 7XX Entri tambahan selain dari subyek atau seri. 9) 8XX Entri tambahan seri.
2.5.2 Dublin Core
Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) yaitu standar metadata yang sekarang dikenal dengan nama singkat Dublin Core. Dublin Core merupakan hasil dari lokakarya yang diadakan di Online Computer Library Center (OCLC) di kota Dublin, Ohio tahun 1995 yang dibentuk karena dipengaruhi oleh adanya rasa kurang puas dengan standar lama seperti misalnya MARC. MARC dianggap terlampau sulit (hanya dimengerti dan bisa diterapkan oleh pustakawan) dan kurang bisa digunakan untuk web resources. Untuk menangani banjir web resources diperlukan cara dan format yang lebih sederhana (Pendit 2007).
Dublin Core memiliki 15 unsur dasar yaitu: 1) Title : judul dari sumber informasi.
3) Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor klasifikasi.
4) Description : keterangan suatu isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian.
5) Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi. 6) Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi. 7) Date : tanggal penciptaan sumber informasi.
8) Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya.
9) Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi.
10) Identifier: nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasian sumber informasi, contoh URL, alamat situs.
11) Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi.
12) Language : bahasa yang intelektual yang digunakan sumber informasi. 13) Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi
lainnya.
14) Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu. 15) Rights : pemilik hak cipta sumber informasi.
2.6 Perpustakaan Digital
Definisi perpustakaan digital, menurut:
- Lesk dalam Pendit (2007): Digital libraries are organized collections of digital information. They combine the structuring and gathering of information, which libraries and archives have always done, with the digital representation that computers have made possible.
- Arms dalam Pendit (2007): Digital library is a managed collection of information, with associated services, where information is stored in digital formats and accessible over a network.
- Digital Libraries Federation (DLF) dalam Pendit (2007): Digital libraries are organizations that provide the resources, including the specialized staff, to select, structure, offer intellectual access to, interpret, distribute, preserve the integrity of, and ensure the persistence over time of collections of digital works
26
so that they are readily and economically available for use by a defined community or set of communities.
Lesk memandang perpustakaan digital sangat umum sebagai semata-mata kumpulan informasi digital yang tertata (organized collections of digital information). Arms memperluasnya sedikit dengan menambahkan bahwa koleksi tersebut disediakan sebagai jasa dengan memanfaatkan jaringan informasi (managed collection of information, with associated services, where information is stored in digital formats and accessible over a network). Definisi menurut Digital Libraries Federation mengatakan bahwa perpustakaan digital adalah berbagai organisasi yang menyediakan sumberdaya, termasuk pegawai yang terlatih khusus, untuk memilih, mengatur, menawarkan akses, memahami, menyebarkan, menjaga integritas, dan memastikan keutuhan karya digital, sedemikian rupa sehingga koleksi tersedia dan terjangkau secara ekonomis oleh sebuah atau sekumpulan komunitas yang membutuhkannya. Dengan demikian perpustakaan digital sesungguhnya merupakan upaya yang terorganisir dalam memanfaatkan teknologi yang ada bagi keperluan masyarakat penggunanya (Pendit 2008).
Tiga karakteristik utama perpustakaan digital, yaitu (Pendit 2007):
1) Memakai teknologi yang mengintegrasikan kemampuan menciptakan, mencari, dan menggunakan informasi dalam berbagai bentuk di dalam sebuah jaringan digital yang tersebar luas.
2) Memiliki koleksi yang mencakup data dan metadata yang saling mengaitkan berbagai data, baik di lingkungan internal maupun eksternal.
3) Merupakan kegiatan mengoleksi dan mengatur sumberdaya digital yang dikembangkan bersama-sama komunitas pemakai jasa untuk memenuhi kebutuhan informasi komunitas tersebut. Oleh sebab itu, perpustakaan digital merupakan integrasi berbagai institusi, seperti perpustakaan, musium, arsip, dan sekolah yang memilih, mengoleksi, mengelola, merawat, dan menyediakan informasi secara meluas ke berbagai komunitas.
3.1 Kerangka Pemikiran
Tahapan pengerjaan dalam penelitian ini menggunakan metode System Development Life Cycle (SDLC) yang terdiri dari feasibility study, systems investigation, systems analysis, systems design, implementation, dan yang terakhir adalah review dan maintenance (Avison and Fitsgerald 2006). Tahapan-tahapan dalam SDLC mudah dipahami dan jelas, biasanya digunakan dalam pengelolaan proyek. Pada tiap tahapan dalam SDLC terdokumentasi sehingga struktur sistem jelas, kebutuhan pengguna mudah dipahami serta kemungkinan terjadinya perubahan kebutuhan pengguna kecil.
Dalam penelitian ini tidak semua tahapan dilakukan karena keterbatasan waktu dan hanya sampai tahapan desain sistem sesuai dengan tema penelitian ini yaitu membahas tentang rancangan sistem. Sehingga tahapan penelitian ini meliputi feasibility study (studi kelayakan), system investigation (investigasi sistem), systems analysis (analisis sistem), systems design (desain sistem).
3.2 Pelaksanaan Penelitian
Tahapan pelaksanaan penelitian (Gambar 2) ini diawali dengan analisis studi kelayakan yang terdiri dari kelayakan teknologi, ekonomi, hukum, dan waktu. Tahapan selanjutnya adalah investigasi sistem dengan pengumpulan data. Dilanjutkan dengan melakukan analisis sistem yang terdiri dari survei sistem, analisis kebutuhan informasi, dan analisis kebutuhan sistem.
Tahapan berikutnya yaitu desain sistem untuk rancangan sistem basisdata pengelolaan bahan perpustakaan langka format digital yang meliputi identifikasi flowchart sistem berjalan, pembuatan flowchart sistem diusulkan, data flow diagram, flowchart sistem, entity relationship diagram (ERD), penetapan software dan hardware, dan desain interface (antar muka). Langkah terakhir dalam tahapan penelitian ini yaitu penyusunan laporan tugas akhir.
28
3.3 Waktu dan Tempat Penelitian
Penelitian ini berjalan diantara rentang waktu dari Januari 2010 hingga Januari 2011 dan lokasi penelitian ini adalah di Perpustakaan Nasional RI.
3.3.1 Waktu Penelitian
Penelitian ini mulai dirancang pada Bulan Januari 2010 (Lampiran 1) dengan pembuatan draft proposal. Setelah draft proposal diperbaiki, pada awal April 2010 dilakukan Sidang Komisi 1 yang dihadiri Komisi Pembimbing.
Kemudian dari hasil Sidang Komisi 1, menghasilkan proposal penelitian yang setelah direvisi diajukan dalam Kolokium yang dihadiri oleh mahasiswa pascasarjana IPB dilaksanakan pada pekan ke-dua Bulan Mei 2010.
Hasil dari Kolokium, proposal disempurnakan dan direvisi baik dari segi isi maupun penulisan. Setelah itu penelitian dilakukan mulai dari pekan ke-tiga Bulan Mei 2010 sampai dengan Januari 2011.
3.3.2 Tempat penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Bidang Transformasi Digital, Pusat Preservasi Bahan Pustaka, Perpustakaan Nasional RI, Jalan Salemba Raya No. 28 A, Jakarta Pusat.
30
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Analisis Studi Kelayakan
Tahapan penelitian ini diawali dengan analisis studi kelayakan. Studi kelayakan merupakan suatu tinjauan sekilas pada faktor-faktor utama yang akan mempengaruhi kemampuan sistem untuk mencapai tujuan-tujuan yang diinginkan. Faktor-faktor utama tersebut meliputi kelayakan teknologi, kelayakan ekonomi, kelayakan hukum, dan kelayakan waktu.
4.1.1 Kelayakan Teknologi
Kelayakan teknis berkaitan dengan teknologi yang nantinya akan diterapkan pada sistem yang akan dikembangkan. Secara teknis, sistem dinilai layak karena sistem informasi yang diajukan ini cukup praktis dengan alasan bahwa teknologi yang tersedia dapat dengan mudah diaplikasikan pada sistem informasi yang baru. Dengan spesifikasi kebutuhan minimum hardware (setara dengan Intel Pentium 4 dan memory 256 MB) dan kebutuhan software (Windows XP/ Vista/ 7 dan Microsoft Access 2000/ lebih tinggi), sistem ini dinilai praktis dan mudah dalam pengaplikasiannya.
Spesifikasi kebutuhan minimum hardware dan software tersebut dapat dengan mudah tersedia di pasaran dan memenuhi kapasitas yang diperlukan. Dengan kemudahan spesifikasi tersebut, maka tenaga teknis yang dibutuhkan untuk mengoperasikan teknologi tersebut juga tidak sulit dan dapat dioperasikan oleh staf Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang telah terbiasa mengoperasikan dalam sistem Windows, terutama Windows XP, Vista, dan 7 yang saat ini digunakan di bidang ini. Untuk Microsoft Access, bidang ini menggunakan 2003 dan 2007 saat ini.
4.1.2 Kelayakan Ekonomi
Kelayakan ekonomi erat kaitannya dengan analisis biaya dan manfaat. Sistem informasi yang diajukan harus dapat dinilai secara keuangan dengan membandingkan kegunaannya (manfaat) yang diperoleh dengan biayanya. a. Biaya dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu:
1) Biaya pengembangan sistem, biasanya merupakan biaya satu kali yang tidak berulang sesudah proyek selesai. Termasuk dalam kategori ini, antara lain:
- Biaya pengadaan, yaitu biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan perangkat keras.
- Biaya persiapan operasi, yaitu biaya yang berhubungan dengan biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan.
- Biaya proyek, yaitu biaya yang berhubungan dengan biaya-biaya untuk pengembangan sistem hingga penerapan sistem tersebut.
2) Biaya pengoperasian sistem. Berbeda dengan biaya pengembangan sistem, biaya operasi cenderung berulang sepanjang kehidupan sistem. Biaya operasi sistem sepanjang sistem berfungsi dapat digolongkan menjadi dua, yaitu:
- Biaya tetap, yaitu biaya yang terjadi pada jarak waktu yang teratur pada tarif yang relatif tetap, misalnya biaya untuk pemeliharaan sistem yang nantinya berjalan dan tarifnya sudah dibuat sehingga bersifat tetap. - Biaya variabel, yaitu biaya yang terjadi sesuai dengan proporsi
beberapa faktor kegunaan, misalnya biaya untuk pengembangan sistem yang sesuai dengan besarnya variabel pengembangan, semakin banyak proporsi pengembangan semakin banyak biaya yang dikeluarkan.
b. Manfaat/ Keuntungan digolongkan menjadi dua, yaitu:
1) Manfaat/ Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang dapat dengan mudah diukur dalam satuan nilai uang. Misalnya dengan adanya sistem ini dapat mengurangi dalam kesalahan proses pencetakan laporan. Selain itu manfaat/ keuntungan yang diperoleh yaitu jumlah bahan perpustakaan yang akan dialihmedia meningkat karena dengan adanya
32
sistem informasi ini alur kerja dalam penulisan laporan yang sebelumnya dilaporkan secara manual ke koordinator, menjadi input metadata data koleksi hasil alih media dan sistem yang memverifikasinya.
2) Manfaat/ Keuntungan tidak berwujud merupakan keuntungan yang sulit atau tidak dapat diukur dalam satuan nilai uang misalnya dengan adanya sistem ini lebih memudahkan dalam fungsi kontrol manajemen, sebagai sarana akuntabilitas dari salah satu tugas Perpustakaan Nasional RI khususnya Bidang Transformasi Digital, serta membantu persiapan untuk layanan jasa perpustakaan.
4.1.3 Kelayakan Hukum
Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.
Proyek sistem yang akan dikembangkan ini tidak melanggar hukum yang berlaku karena Bidang Transformasi Digital menggunakan software Windows yang legal sesuai dengan perijinan yang ada artinya produk lisensi berbayar yang berlaku di pasaran. Selain kelayakan hukum dari sisi software, sistem ini juga layak secara hukum dari sisi operasional artinya sesuai dengan tugas dan fungsi Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI yang salah satunya pemeliharaan dan penyimpanan master informasi digital.
4.1.4 Kelayakan Waktu
Kelayakan waktu digunakan untuk menentukan bahwa pengembangan sistem dapat dilakukan dalam batas waktu yang telah ditetapkan. Pengembangan sistem informasi yang akan dijalankan di Bidang Transformasi Digital, Perpustakaan Nasional RI ini direncanakan selesai dalam waktu maksimal lima bulan dihitung setelah rancangan desain selesai dilakukan dan diserahkan kepada pihak pengembang.
