Pembahasan Sistem yang berjalan Evaluasi Sistem Berjalan Manajer Perusahaan (Top,Middle,Low) Rancangan Sistem Baru Penentuan Kebutuhan Sistem Baru S/W H/W B/W Pengumpulan Data Awal Interpretasi Data Pelayanan Kebutuhan Informasi Sebagai tolak ukur terhadap hasil yang sudah
dicapai Laporan Rancangan Sistem Usulan Rekomendasi Kebutuhan Sistem Baru Kebutuhan Sistem Baru Rencana kerja ke tahap berikutnya Rekomendasi Sistem Berjalan
Pembahasan Sistem Yang Berjalan
- mempelajari permasalahan yang ada secara lebih rinci
- membuat suatu pertimbangan apakah perlu atau tidak menggunakan cara komputerisasi
Menyusun dan Mengklasifikasi Data Awal
- Arus Dokumen
- Cara Menyiapkan Dokumen - Isi Data dan Format Dokumen - Klasifikasi Dokumen
- Dokumen Asal (source document)
- Dokumen Antara (intermediate document) - Dokumen Akhir (final document)
- Data tentang Organisasi - Data tentang Personil
- Data tentang prosedur kerja - Data tentang lingkungan kerja
Teknik Pengumpulan Data
Teknik Wawancara
1. Wawancara pada Top Manajer
Top Manajer adalah orang yang menentukan kebijaksanaan dan memberikan pengarahan umum
Hasil :
- pengertian umum tentang organisasi dengan tujuan dan sasaran-sasarannya
- garis besar kebutuhan dan masalah yang dihadapi organisasi
2. Wawancara pada Middle Manajer
Middle Manajer adalah pelaksana dan yang menginterpretasikan kebijaksanaan yang digariskan
Hasil :
- arus dana
- rumus-rumus penyusunan anggaran - pertanggungan jawab keuangan - arus dokumen antar bagian
- masalah personil
- penyiapan sarana dan prasarana kerja
- pengoperasian, pengendalian dan kontrol dari sumber daya
3. Wawancara Pada Operasional Level
Operasional Level adalah pelaksana harian Hasil :
- memahami sistem yang berjalan apakah dapat dimengerti oleh personil harian
- dapat merancang sistem yang mudah dimengerti dan dilaksanakan oleh personil ( harapan dari personil terhadap sistem yang akan didesain ) 4. Wawancara pada Staff Ahli
Personil pelaksana harian yang mempunyai keahlian khusus
Hasil :
- mengetahui latar belakang prosedur, sistem pengoperasian
Tahap Proses Wawancara
1. Tahap Perencanaan
- siapkan garis besar topik yang akan dibicarakan - membawa surat resmi
- mengetahui gambaran tentang fungsi dan lingkup tugas dari orang yang diwawancara
- usahakan wawancara pada setiap bagan/fungsi organisasi yang saling berhubungan
2. Tahap Persiapan Wawancara
- Atur pertemuan dengan orang yang akan
diwawancara, buat jadwal jika wawancara ingin dilakukan beberapa kali
- Jelaskan maksud wawancara dan topik yang akan dibicarakan
- Ketahui fungsi, tugas dan tanggung jawab orang yang diajak wawancara
- Meminta ijin terhadap kepala atau pimpinan dari orang-orang yang diwawancarai
3. Tahap Pelaksanaan Wawancara - Memperkenalkan diri
- Menjelaskan tujuan wawancara - Hilangkan kesan menginterogasi
- Dengarkan dengan teliti (lebih banyak mendengar dari pada berbicara)
- Bacakan rangkuman dari hasil wawancara dan meminta kepada yang diwawancara untuk membetulkan jika
Keuntungan Teknik Wawancara
- Sistem analis dapat bertatap muka dengan user sehingga lebih akrab
- Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi dan kebutuhan
- Dapat menanyakan kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi
Kerugian/Kelemahan Teknik Wawancara - Membutuhkan waktu cukup lama
- Keberhasilan hasil tergantung kepandaian dalam melakukan wawancara
- Mengganggu kerja orang yang diwawancara apabila waktu yang dimilikinya terbatas
Teknik Observasi
Teknik pengumpulan data dengan cara pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilakukan oleh user
Kegiatan yang harus dilakukan - rencanakan terlebih dahulu
- apa / siapa yang akan diobservasi dan dimana lokasi observasi
- kapan observasi dilakukan
- siapa yang akan melaksanakan observasi - bagaimana melakukan observasi
- minta ijin dari manajer atau staff pegawai yang terlibat - lengkapi dengan catatan
Kegiatan yang tidak harus dilakukan
- mengganggu kerja individu yang diobservasi dan individu lainnya
- jangan membuat asumsi sendiri Keuntungan Teknik Observasi
- Data yang dikumpulkan cenderung mempunyai kehandalan yang tinggi
- Dapat mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang
dianggap tidak tepat oleh teknik pengumpualan data yang lain
- Gambaran lingkungan fisik dari kegiatan - Mengukur tingkat pekerjaan
Kelemahan Teknik Observasi
- orang yang diamati merasa terganggu
- orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaan yang lebih baik dari biasanya
Teknik Questioner
Proses pengumpulan data berupa daftar pertanyaan yang distandarisasikan dan terstruktur
- rencanakan terlebih dahulu fakta/opini yang ingin dikumpulkan
- tipe pertanyaan yang paling tepat untuk masing-masing fakta/opini
- pertanyaan harus jelas dan sederhana
- lakukan ujicoba ke beberapa orang terlebih dahulu, bila responden kesulitan maka pertanyaan harus diperbaiki
- perbanyak dan distribusikan daftar pertanyaan yang sudah baik
Kelebihan Teknik Questioner
- daftar pertanyaan untuk sumber data bisa dalam jumlah banyak dan tersebar
- responden tidak terganggu karena dapat memilih waktu sendiri untuk mengisi pertanyaan
Kelemahan Teknik Questioner
- tidak ada jaminan bahwa daftar pertanyaan akan dijawab sepenuh hati
- pertanyaan yang dijawab terbatas sesuai dengan apa yang dicantumkan
Data Flow Diagram (DFD)
Simbol Data Flow Diagram
External Entity
menggambarkan asal atau tujuan data
Proses
proses pengolahan atau transformasi data
Data Flow
menggambarkan aliaran data yang berjalan
Data Store
menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan
Ketentuan DFD
- tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainnya secara langsung
- tidak boleh menghubungkan data store yang satu dengan data store yang lainnya secara langsung
- tidak boleh menghubungkan data store dengan external entity secara langsung
- setiap proses harus memiliki data flow yang masuk dan data flow yang keluar
Teknik Membuat Data Flow Diagram
- mulai dari yang umum atau tingkatan yang lebih tinggi, kemudian diuraikan atau dijelaskan sampai yang
lebih detail atau tingkatan yang lebih rendah
(TOP-DOWN ANALISYS)
- jabarkan proses yang terjadi di dalam dfd sedetail mungkin sampai tidak dapat diuraikan lagi
- pelihara konsistensi proses yang terjadi dalam DFD, mulai dari diagram yang tingkatannya lebih tinggi sampai dengan diagram yang tingkatannya lebih rendah
- berikan label yang bermakna untuk setiap simbol yang digunakan
Tahapan Data Flow Diagram
- DIAGRAM KONTEKS
- DIAGRAM NOL - DIAGRAM DETAIL
Diagram Konteks (Context Diagram) Sistem Administrasi Siswa Calon Siswa Staff Pengajar Direktur Siswa Depdikbud Koord. Pendidk
data calon siswa
Informasi pendaftaran hasil evaluasi laporan siswa sertifikat daftar sertifikat laporan nilai
Diagram Nol Calon Siswa 1.0 Proses Penerimaan Siswa Baru daftar hasil tes Data calon siswa
File Calon Siswa
Data calon siswa Direktur Laporan siswa 2.0 Proses Pembayaran Biaya Pendidikan Data calon siswa File Pembayaran
Master File Siswa
Data siswa
Daftar hasil tes
3.0 Proses Belajar dan Evaluasi Data siswa Staff Pengajar Hasil evaluasi Koord. Penddk Lap. nilai
Arsip Lap. nilai
Lap. nilai Siswa Hasil evaluasi Direktur Lap. nilai Lap. Pembayaran siswa Daftar pembayaran 4.0 Proses Akreditasi Lap. nilai sertifikat Daftar sertifikat Daftar sertifikat Daftar Daftar sertifikat Siswa kwitansi Surat pemberitahuan
Master File Siswa
Diagram Detail Level 1.0
Proses Penerimaan Siswa Baru
Calon siswa 1.1 Penerimaan Formulir Direktur 1.3 Pencatatan dan Editing 1.2 Cek program yang dipilih 1.4 Tes Seleksi 1.5 cek nilai Direktur Data calon siswa laporan siswa Data calon siswa Nomor
tes regulerPaket
Paket beasiswa
Data calon siswa
Data calon siswa Hasil tes
file calon siswa
Daftar hasil tes
Data calon siswa
Arsip hasil tes
Daftar hasil tes Hasil
Diagram Detail Level 2.0
Proses Pembayaran Biaya Pendidikan
Siswa Direktur 2.1 Cek Pembayaran 2.2 Pencatatan dan Editing
File Calon Siswa
Nota pembayaran Data calon siswa kwitansi pembayaran data pembayaran siswa File Pembayaran data pembayaran siswa Surat pemberitahuan
Master File Siswa
Data siswa
Data Dictionary / Kamus Data (DD)
Keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data di DFD
Isi kamus data : - Arus data
dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju - Nama arus data
- Tipe data - Struktur data - Alias
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen lainnya
- Volume
volume rata-rata dan volume puncak dari arus data - Periode
kapan terjadinya arus data - Penjelasan
Notasi tipe data
Spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan :
X setiap karakter
9 angka numerik
A karakter alphabet
Z angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong . titik, sebagai pemisah ribuan
, koma, sebagai pemisah pecahan - hypen, sebagai tanda penghubung / slash, sebagai tanda pembagi
Notasi Struktur Data :
Spesifikasi elemen data.
Notasi yang umum digunakan : = terdiri dari
+ and(dan)
() pilihan (boleh Ya atau Tidak) { } iterasi/pengulangan proses [ ] pilih salah satu pilihan
| pemisah pilihan didalam tanda [ ] * keterangan atau catatan
@ petunjuk (key field)
Contoh:
Kamus Data
Calon Siswa – Penerimaan Formulir Arus Data : Data Calon Siswa
Struktur Data :
@NomorCalonSiswa NamaSiswa
Alamat = Jalan + Kota + Kode Pos (Telepon) JenisKelamin [ L | P ] Tipe Data: NomorCalonSiswa = XXXXX NamaSiswa = AAAAAAAAAA Alamat = XXXXXXXXXX Telepon = 999-9999999 JenisKelamin = A
Sistem Flowchart
Menggambarkan arus informasi (dokumen) dalam sistem yang berlaku
Bukti transaksi A File bukti secara permanen. Huruf dalam simbol berarti : A = urut abjad N = urut nomor D = urut tanggal Bukti transaksi dengan beberapa tembusan
Pre list tape atau proof tape
Kartu plong Barang
Pekerjaan secara manual Arus dokumen Arus informasi (tanpa dokumen) Jurnal Buku Besar Buku pembantu Input Output Proses
File yang direct access Pita magnetis Display Penyimpanan offline Jalur komunikasi Terminal
Pita plong Keputusan ya
atau tidak
Start / Stop Komentar
Penghubung prosedur
pada halaman lain Sortir
Penyimpanan online Penghubung prosedur
pada halaman yang sama
