Analisis fit/Gap adalah sebuah metode yang bertujuan untuk menganalisis apakah sebuah aplikasi dapat memenuhi seluruh requirement atau kebutuhan yang ada di dalam suatu organisasi. Tahap analisis dalam metode fit/gap terdiri dari beberapa proses berikut:
1. Mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada permasalahan yang terdapat di perusahaan tersebut. Masalah-masalah yang muncul bisa berasal dari proses bisnis ataupun dari sistem berjalan yang digunakan oleh perusahaan.
2. Menentukan kategori prioritas dari setiap kebutuhan. Kebutuhan dari permasalahan itu dapat dikategorikan menjadi High, Medium, dan low. Penentuan kategori ini dapat berdasarkan dari wawancara langsung kepada Manajer HRD PT.IMS atau bisa juga dilihat dari apakah kebutuhan itu dapat menciptakan sebuah solusi atas permasalahan yang ada ataupun bisa dilihat dari apakah kebutuhan itu merupakan proses bisnis utama yang ada di dalam sistem Human Resource yang sedang berjalan didalam perusahaan. Penjelasan dari setiap kategori High, Medium, dan low adalah sebagai berikut:
• High
Kebutuhan yang dikategorikan High adalah jika kebutuhan tersebut sangat memberi banyak kontribusi dalam memecahkan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Selain itu, kebutuhan juga merupakan proses bisnis utama yang sangat berperan penting
dalam proses inti perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya.
• Medium
Kebutuhan yang dikategorikan Medium adalah kebutuhan yang tidak terlalu berpengaruh dan tidak berkontribusi terlalu banyak dalam proses bisnis perusahaan.
• Low
Kebutuhan yang dikategorikan low jika jika kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan bisnis pendukung yang hanya sedikit ataupun tidak sama sekali berkontribusi dalam menyelesaikan masalah yang ada pada sistem Human Resource yang sedang berjalan.
3. Menentukan kategori pemenuhan kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh mySAP ERP HCM. Kategori pemenuhan kebutuhan ini dibagi menjadi tiga, yaitu Fit, Partial Fit, dan Gap:
• Fit (F) : jika mySAP ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan sepenuhnya hanya dengan cara maintain kode-kode transaksi (T-code) dan dengan melakukan customizing serta konfigurasi.
• Partial Fit (P) : jika mySAP ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan tetapi masih harus melakukan penyesuaian tertentu, seperti melakukan konfigurasi ABAP (Bahasa Pemrograman SAP).
• Gap (G) : Jika mySAP ERP HCM sama sekali tidak dapat kebutuhan yang diinginkan dengan melakukan strategi apapun. Berdasarkan kategori priotitas kebutuhan dan kategori pemenuhan kebutuhan oleh mySAP ERP HCM, analisis fit/gap ini akan mengidentifasi setiap kebutuhan yang diajukan oleh PT. IMS, apakah termasuk kedalam kategori high, medium atau low dalam prioritas kebutuhan dan apakah termasuk dalam kategori fit, partial fit, atau gap dalam pemenuhan kebutuhan. Analisis tersebut akan dijelaskan dalam tabel berikut:
110 Tabel 4.4 Analisis Fit/Gap
Perekrutan
No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan
1. Pemasangan Iklan
Belum ada integrasi antara iklan dan aplikasi perekrutan.
Iklan lowongan perlu untuk saling terintegerasi dengan aplikasi perekrutan agar penerimaan pelamar berjalan lebih efektif.
H F Advertisement Advertisement dalam mySAP ERP HCM dapat dibuat dalam Recruitment. Semua informasi iklan dapat dievaluasi untuk memonitor efektivitas dari periklanan lowongan pekerjaan. 2. Pengisian Data Pelamar
Pelamar isi form pelamar dan diinput Bag. Perekrutan
Perlu untuk disediakan satu sistem berbasis web yang langsung mendata pelamar.
H P Two-Level
Concept of Data Recording
Pelamar dapat mengisi data langsung secara online jika fitur ini terhubung dengan web.
111 3. Tes Wawancara Masih melalui telepon. Proses pemanggilan otomatis untuk wawancara
dengan cara yang efektif.
L F Mail
Invitation to Interview
Sistem dalam mySAP ERP HCM akan secara otomatis membuat applicant activity seperti Mail Invitation to Interview untuk pelamar. 4. Masih diseleksi secara bertahap di bagian yang membutuhkan.
Ada satu sistem yang
langsung dapat membandingkan kebutuhan
posisi dengan kualifikasi yang dimiliki. H F Profile Matchup Profile Matchup berguna untuk membandingkan
kualifikasi yang cocok untuk sebuah posisi.
5. Pembuatan Surat Kontrak Bag. Project Management harus menunggu hasil tertulis
Data tentang diterimanya seorang pelamar dapat mendorong pembuatan surat kontrak secara otomatis.
H F Work
Conracts
dapat dibuat melalui
Recruitment atau
melalui Applicant
112 wawancara pelamar. Contract atau Applicant Correspondence. 6. Pembuatan Laporan Perekrutan Hasil Laporan bisa dilihat per periode.
Diperlukan suatu aplikasi yang dapat memungkinkan manajer untuk melihat dan memantau perkembangan dari proses perekrutan.
M F Manager,s desktop integerasi antara Recruitment dengan Manager,s desktop yang memungkinkan manajer untuk dapat ikut serta secara langsung dalam proses perekrutan.
Penggajian
No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan 7. Pengolahan
Gaji
Bag. Finance menunggu form yang diperlukan
Bagian Finance perlu untuk terintegerasi dengan Bagian Admin dan Bagian Project
H F Payroll
Accounting
Integerasi itu meliputi penggajian dengan master data dan time
113
dari bagian lain. Management untuk dapat melihat data masa kontrak dan absensi karyawan dengan cepat.
data yang untuk melihat data karyawan dan kehadirannya.
8. Data payment
hanya berisi informasi umum.
Data yang ada dalam Payment harus sangat mendetil dengan tampilan yang mudah dilihat.
L F Payroll Log Payroll Log dalam mySAP ERP HCM memiliki sebuah tabel berisi daftar yang berbentuk tree structure yang lebih mendetil dan mudah dilihat.
9. Belum ada fungsi yang
mengelompokkan
tanggal gaji
Perlu adanya fungsi untuk mengelompokkan karyawan
berdasarkan tanggal penerimaan gaji mereka
M F Payroll Area Payroll Area
digunakan untuk menentukan tanggal proses penggajian yang
114
karyawan. untuk mengurangi kesalahan pengiriman gaji.
berbeda-beda.
10. Karyawan
eksternal tidak dapat melihat data gaji mereka.
Setiap karyawan eksternal dapat melihat data tentang apa yang menjadi pengurangan dalam gaji mereka.
L P Employee Self
Service
Dengan Employee Self
Service hanya karyawan internal yang
secara langsung dapat melihat data gaji mereka.
11. Pengolahan Payment
Tidak ada data lengkap tentang remunerasi
karyawan.
Data remunerasi karyawan harus secara otomatis terdaftar dengan lengkap dan akurat karena terkait dengan perhitungan gaji.
H F Remuneration Calculation
Fitur ini digunakan untuk menghitung apa saja yang yang termasuk payments dan deductions. 12. Transfer Gaji Pengecekan umum hanya dilakukan oleh Diperlukan proses pengecekan yang akurat
untuk gaji karyawan yang
H F Remuneration Statement
Fitur ini membantu perusahaan untuk secara tidak langsung
115
Bag. Payroll. akan ditransfer. melakukan pengecekan
gaji, karena remuneration statement
dibuat sebelum gaji ditransfer melalui bank. 13. Pembuatan Laporan Penggajian Tidak bisa ditampilkan dalam bentuk statistik.
Laporan Penggajian lebih baik bisa ditampilkan secara statistik bila dibutuhkan oleh manajer.
M F
Period-Independent
Fitur ini untuk membuat data secara statistik tentang payroll yang telah dilakukan.
Training
No Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan
14 Kesepakatan Training
Belum ada sistem sama sekali untuk proses training.
Bagian Training perlu untuk terintegerasi dengan Bagian Project Management terkait dengan kesepakatan training
H F Integration between other
application components.
Training and Event Management memiliki integerasi dengan aplikasi-aplikasi lain
116
dengan klien, juga terintegerasi dengan Bagian Admin terkait dengan absensi training.
yang memfasilitasi pertukaran data antar tiap bagian secara langsung.
15 Pembuatan Daftar Training
Belum ada sistem sama sekali untuk proses training.
Daftar Training harus dibuat dengan mendetil terkait dengan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk perencanaan kegiatan training.
M F Business Event Preparation
Fitur ini memfasilitasi pembuatan daftar training yang berisi segala sumber daya yang diperlukan dengan sangat mendetil
sebelum dilakukannya kegiatan training agar
training dapat
terencana dengan baik. 16 Pembuatan
Jadwal
Belum ada sistem sama sekali untuk
Adanya proses untuk menentukan cara melakukan
H F Day-To-Day Activities
Fitur Day-To-Day
117
Training proses training. booking para trainee dalam
suatu kegiatan training.
Dynamic Attendance Menu yang memiliki beberapa jenis cara untuk proses booking, yaitu Book, Prebook, Replace, Rebook dan Cancel.
17 Belum ada sistem sama sekali untuk proses training.
Diperlukan fungsi bagaimana cara untuk
menentukan prioritas
booking seorang karyawan
untuk ikut serta dalam training.
H F Booking Priority
Booking Priority dapat
digunakan untuk memfasilitasi adanya prioritas dalam booking seorang trainee, apakah dia termasuk dalam Booking Priority jenis Normal, Essential atau Waiting list.
118 18 Pelaksanaan
Training
Belum ada sistem sama sekali untuk proses training.
Diperlukannya integerasi dengan pencatatan absesi karyawan yang mengikuti training, sehingga tidak perlu lagi mengisi form absensi.
H F Integration with Time Management Memungkinkan untuk dilakukannya customizing antara Bagian Training dengan Bagian Admin agar data tentang
Attendance dan
Absence dapat secara otomatis masuk dalam time data.
19 Penilaian Hasil Training
Belum ada sistem sama sekali untuk proses training.
Diperlukan adanya pemantauan atas penilaian
kinerja karyawan eksternal selama bekerja di perusahaan klien.
M P Development Plans
Fitur ini dapat dilakukan dengan cara customizing khusus untuk karyawan eksternal.
119 Laporan
Training
hanya dibuat secara umum saja setelah
pelaksanaan training.
mendetil, berisi data tentang kehadiran trainee,
pelaksanaan training, dan semua sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan training.
Ad Hoc Query untuk alat pelaporan Training yang sangat membantu dalam mendefinisikan sebuah laporan yang fleksibel.
Berdasarkan tabel fit/gap, dapat diketahui bahwa total jumlah kebutuhan yang dimiliki oleh PT. IMS dalam ruang lingkup perekrutan, penggajian dan training sebanyak 20 kebutuhan. Diantara kebutuhan-kebutuhan tersebut, 11 kebutuhan dikategorikan High, 6 kebutuhan dikategorikan Medium dan sisanya sebanyak 3 kebutuhan dikategorikan Low. Penentuan kebutuhan dan kategori prioritasnya didapatkan dari hasil wawancara dengan Manager HR PT. IMS. Berikut ini adalah tabel dari hasil analisis fit/gap:
Tabel 4.5 Hasil Analisis fit/gap Prioritas Kebutuhan Jumlah Kebutuhan Fit Partial Fit Gap High (H) 11 11 0 0 Medium (M) 6 5 1 0 Low (L) 3 2 1 0 Total 20 18 2 0
Selain dijelaskan dalam tabel hasil analisis seperti diatas, dibuat juga tabel persentase untuk menggambarkan hasil analisis fit/gap dalam bentuk persen. Persentase tersebut dijelaskan dalam tabel berikut:
Tabel 4.6 Persentase Fit/Gap Untuk Setiap Prioritas Kebutuhan Prioritas Kebutuhan Fit Partial Fit Gap
High (H) 100% 0% 0% Medium (M) 83% 17% 0%
Sedangkan untuk dapat mengetahui persentase keseluruhan Modul HCM dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dijelaskan dalam tabel berikut:
Tabel 4.7 Persentase Fit/Gap HCM Untuk Seluruh Kebutuhan Fit Partial Fit Gap
HCM 90% 10% 0%
Berdasarkan tabel 4.7 diatas, dapat diketahui persentase dari setiap kategori pemenuhan kebutuhan; fit, partial fit atau gap. Terlepas dari kategori prioritas apakah kebutuhan tersebut high, medium atau low, dapat dilihat bahwa Modul HCM Fit untuk 90% kebutuhan PT. IMS.
4.3 Analisis Biaya Manfaat Modul HCM