86
BAB 4
STUDI KELAYAKAN
4.1 Gambaran Umum Modul Human Capital Management 4.1.1 MySAP ERP Human Capital Management
mySAP ERP Human Capital Management adalah sebuah solusi komprehensif mengenai integerasi manajemen sumber daya manusia. Solusi ini memberikan tools yang digunakan suatu perusahaan atau organisasi untuk mengelola aset paling penting, yaitu sumber daya manusia. Elemen-elemen yang terdapat dalam HCM meliputi:
• Organizational Management yang memberikan gambaran tentang bagaimana sebuah struktur organisasi pada masa sekarang yang akan dipetakan kedalam struktur organisasi pada masa yang akan datang yang bertujuan untuk merencanakan dan melaksanakan perubahan personil dan kebutuhan di masa mendatang.
• Personnel Administration memberikan solusi untuk mengatur data-data penting karyawan untuk kemudian diolah dengan lebih detil lagi. Seperti mengelola data seorang karyawan untuk memasukkannya kedalam bank details, basic pay, absence, memaintain infotypes, dan lain-lain.
• Time Management memberikan solusi untuk bagaimana cara merecord data tentang waktu jam kerja para karyawan yang
sangat berkaitan erat dengan attendances, quota, absences type, dan lain-lain.
• Payroll memberikan solusi untuk mengolah gaji karyawan yang akan disesuaikan dengan remuneration, payroll area, dan payroll process.
• Recruitment memberikan solusi untuk proses perekrutan secara lengkap dan terintegerasi. Mulai dari proses mengiklankan lowongan kerja, menerima data–data pelamar, memberikan status untuk pelamar (seperti rejected atau to be hired), membuat kontrak kerja secara otomatis, sampai pada proses hiring seorang pelamar kerja
yang diterima.
• Personnel Development memberikan solusi untuk mengukur kualifikasi yang dimiliki karyawan, seperti daftar kemampuan (skills) yang dimiliki, pengalaman kerja, dan posisi yang akan dibandingkan dengan requirement atau kebutuhan yang diinginkan perusahaan.
• Training and Event Management memberikan solusi secara keseluruhan mengenai training yang akan dilakukan oleh perusahaan, dari mulai proses pembuatan business event preparation, booking priority, sampai pada pengukuran kinerja secara umum maupun individu.
• Enterprise Compensation Management mendukung perusahaan untuk mengelola banyak hal yang terkait dengan kompensasi untk karyawan.
Sedangkan dalam ruang lingkup implementasi untuk PT. IMS, sub modul yang direncanakan untuk diimplementasikan adalah Recruitment, Personnel Administration, Training and Event Management dan Payroll.
4.1.2 Siklus Human Capital Management
Dalam mySAP ERP HCM terdapat beberapa elemen yang telah disebutkan sebelumnya. Elemen-elemen tersebut digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan menurut proses siklus yang secara umum dilakukan sebagai berikut:
1. Recruitment
Perekrutan adalah proses awal dari seorang karyawan masuk dan bekerja dalam suatu perusahaan. Dari proses perekrutan ini dapat diketahui apakah seorang pelamar akhirnya bisa diterima dan bekerja di perusahaan atau tidak. Dari iklan lowongan pekerjaan dalam advertisement, pelamar kemudian akan mengirim data diri untuk lamaran pekerajaan dapat melalui on paper atau email. Integerasi antara recruitment dan Manager,s Desktop akan menungkinkan manajer untuk melihat dan memaintain data pelamar. Jika seorang pelamar bisa diterima, data pelamar tersebut akan ditransfer kedalam data karyawan sebagai employee file.
2. Time Management
Setelah status pelamar sudah ditetapkan sebagai karyawan untuk bekerja pada suatu perusahaan, maka diperlukan suatu sistem yang dapat digunakan untuk mencatat waktu jam kerja keseharian oleh setiap karyawan. Ada dua metode yang digunakan dalam menghitung waktu kerja karyawan, yaitu Positive Time Management dan Negative Time Management. Selain mencatat waktu kerja sehari-hari tiap karyawan, time management juga berfungsi untuk mengelola perhitungan waktu dari beberapa jenis absen, seperti leave dan illness.
3. Payroll
Proses yang sangat terkait erat dengan time management adalah penggajian. Time management dikelola dengan baik dan bertujuan agar proses perhitungan gaji setiap karyawannya terbentuk secara akurat berdasarkan waktu jam kerja yang telah dicatat dan absen dari setiap karyawan. Pengolahan gaji dalam payroll process ini tidak hanya berdasarkan waktu kerja karyawan, tetapi juga berdasarkan elemen-elemen remunerasi yang dimiliki setiap karyawan dan semua ini diolah dalam Payroll.
4. Budgeting
Proses selanjutnya adalah budgeting yang mana dapat membentuk sebuah dasar untuk Enterprise Compensation
Management karena nilai budget akan digunakan untuk unit organisasi individu dalam compensation administration. Nilai budget tersebut kemudian akan digunakan untuk menentukan kompensasi dari para karyawan (seperti kenaikan gaji, adanya bonus, dan lain-lain) yang memang kompensasinya harus ada yang dirubah. Jika memang ada kenaikan gaji, budgeting ini akan menentukan berapa persentase untuk kenaikan yang dilakukan. 5. Performance Management
Performance management diperlukan untuk memastikan setiap karyawan mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaan dengan baik sesuai dengan target perusahaan. Performance management ini dapt meningkatkan motivasi dan kinerja karyawan itu sendiri. Selain itu juga dapat mendukung pencapaian sasaran perusahaan dengan cara merinci tujuan-tujuan yang akan dilakukan, mengelola Appraisal dan membuat Compensation Adjustment.
6. Compensation
Setelah dilakukan peningkatan kinerja dalam Performance Management, disusunlah kompensasi untuk tiap karyawan berdasarkan kinerja mereka masing-masing dalam mendukung perusahaan untuk mencapai sasaran bisnisnya. Dalam mySAP ERP HCM, compensation dibagi dalam tiga kategori yaitu Fixed, Variable, dan Long-Term Incentives.
7. Learning
Siklus terakhir adalah Learning Solution yang dilakukan dengan Training untuk karyawan. Proses Training and Event Management dimulai dari:
• Pembuatan business event preparation yang mengatur tentang jadwal, lokasi diadakannya event, dan seluruh sumber daya yang diperlukan untuk mengandakan training. Selain itu juga membuat business event groups dan event types yang akan digunakan sebagai dasar dalam pembuatan business event catalog.
• Pembuatan business event catalog.
• Day-to-day activities yang berisi cara booking untuk karyawan internal maupun eksternal, seperti book, prebook, replace, dan cancel.
• recurring activities yang meliputi aktivitas-aktivitas tertentu yang dilakukan secara periodic, seperti follow up events.
4.1.3 Fitur-Fitur MySAP ERP HCM
Fitur yang dibahas adalah fitur-fitur mySAP ERP HCM yang terkait dengan ruang lingkup, yaitu Recruitment, Payroll, dan Training.
92
Tabel 4.1 Fitur mySAP ERP HCM untuk Recruitment
RECRUITMENT
Fitur Fungsi Fitur Keterangan
Vacancy Untuk merepresentasikan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu perusahaan.
Vacancy terdiri dari posisi - posisi yang harus diisi dan digunakan yang merepresentasikan kebutuhan tenaga kerja pada suatu perusahaan.
Advertisements Untuk melakukan publikasi atau periklanan dari satu atau lebih lowongan pekerjaan suatu perusahaan.
Advertisement dapat dibuat dalam Recruitment dan Advertisement dapat terintegerasi dengan sebuah aplikasi yang memungkinkan para pelamar merespon dengan cepat iklan lowongan tersebut.
Two-Level Concept of Data
Recording
Digunakan untuk mengklasifikasikan data pelamar yang masuk.
Data yang dimasukkan pada level pertama
adalah basic data seperti nama, alamat, dan
93
pada level kedua adalah tentang kualifikasi pelamar, latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja sebelumnya.
Short Profile Digunakan untuk membuat data pelamar yang disesuaikan dengan kebutuhan.
Short profile ini bersifat tidak baku dan dapat digunakan sesuai info yang diperlukan. Applicant
Group
Untuk mengklasifikasikan pelamar sesuai dengan tipe kontrak kerja yang dimiliki tiap pelamar.
Karyawan yang memiliki beberapa jenis kontrak kerja seperti kontrak kerja permanen,
sementara, freelancer, dan lain-lain.
Applicant Range
Untuk mengklasifikasikan pelamar sesuai dengan hierarki atau kriteria fungsional.
Klasifikasi hierarki seperti excecutive
employees, salaried employees, specialists, dan lain-lain. Sedangkan klasifikasi
fungsional seperti coorporate management,
administration, dan lain-lain. Applicant
Actions
Untuk menggambarkan prosedur-prosedur apa saja yang dapat dilakukan untuk seorang pelamar.
Applicant actions meliputi:
• Prosedur entry data seperti initial
94
data.
• Prosedur yang nantinya akan merubah
status keseluruhan dari pelamar,
seperti reject applicant.
Applicant Status Untuk menetapkan status pada pelamar kerja agar dapat diketahui apakah nantinya pelamar tersebut dapat diterima atau tidak.
Status tersebut dibagi menjadi dua:
• Overall Status adalah status yang
mengindikasikan apakah seorang pelamar sudah melewati paling tidak satu tahapan dalam prosedur yang
ditentukan (seperti processing atau On
Hold) atau sudah melewati seluruh
tahapan (rejected atau to be hired).
• Status of Vacancy Assignment yang
digunakan untuk seorang pelamar pada lowongan kerja tertentu. Jika pelamar memiliki lebih dari satu
95
vacancy assignment, maka harus
mempunyai vacancy assignment status
masing-masing. Applicant
Search
Digunakan untuk melihat data pelamar dalam suatu periode tertentu berdasarkan kualifikasi pelamar tersebut.
Kualifikasi pelamar dapat juga dicari dalam qualification catalog.
Manager’s Desktop
Untuk memungkinkan para manajer dalam mengontrol serta memantau proses penyeleksian pelamar.
Adanya link antara Recruitment dan
Manager’s Desktop memungkinkan lini manajer untuk ikut serta dalam proses penyeleksian pelamar. Manajer dapat menggunakan fungsi ini untuk membuat keputusan bagi pelamar dan merepresentasikan mereka secara langsung
96 Applicant
Activities
Untuk memastikan bahwa setiap
prosedur yang ada dalam applicant
action telah dicatat dan direncanakan dengan baik.
Applicant Activities adalah tahapan administratif ketika para pelamar telah melewati beberapa prosedur yang telah
ditentukan. Applicant activities dapat dibuat
berdasarkan applicant action. Ketika
applicant activities dibuat, maka secara
otomatis sistem akan mencetak standard
letter untuk korespondensi pelamar. Applicant
Correspondence
Untuk membuat surat persetujuan bagi
pelamar setelah fitur Applicant Activities
dijalankan.
Dalam standar sistem ini, korespondensi
untuk pelamar menggunakan standard texts
dalam Microsoft Word dan SAPscript. Surat
ini dapat dibuat sekaligus untuk beberapa pelamar, ataupun satu pelamar.
Automatic Contract
Untuk membuat kontrak secara otomatis dengan pelamar yang diterima kerja.
Kontrak kerja ini dapat dibuat berdasarkan applicant correspondence yang telah dibuat
97
Generation sebelumnya.
Personnel Action
Untuk hiring karyawan, dimana satu
orang karyawan memiliki beberapa infotypes yang datanya harus diisi.
Infotypes yang dibutuhkan seperti: Actions
(0000) Personal Data (0002), Organizational
Assignment (0001), Addresses (0006), Planned Working Time (0007), Basic Pay
(0008), Bank Details (0009), Absence Quotas
(2006) Mail Invitation
to Interview
Digunakan untuk melakukan panggilan wawancara kerja untuk pelamar.
Sistem akan membuat Mail Invitation to
98
Tabel 4.2 Fitur mySAP ERP HCM untuk Payroll
PAYROLL
Fitur Fungsi Fitur Keterangan
Payroll Accounting
Digunakan untuk melakukan perhitungan atas pembayaran gaji untuk setiap karyawan.
Payroll accounting terdiri dari beberapa tahapan proses kerja seperti membuat hasil payroll dan remuneration statement, transfer
gaji melalui bank dan mengecek payment.
Remuneration Calculation
Digunakan untuk melakukan perhitungan atas elemen-elemen gaji para karyawan.
elemen-elemen gaji tersebut sudah dikurangi dengan pengurangan wajib dan sukarela yang nantinya akan dimasukkan dalam perhitungan payment.
Payroll Area Digunakan untuk mengklasifikasikan kelompok – kelompok karyawan berdasarkan waktu proses penggajian mereka.
Payroll area juga menentukan tanggal pasti
99
Payroll Run Digunakan untuk melakukan pemrosesan gaji setiap karyawan sesuai tanggal yang diinginkan.
Selama payroll run dijalankan, melakukan
perubahan didalam master data dan time data
yang akan berpengaruh pada penggajian di masa lalu dan di masa mendatang tidak diperbolehkan.
Payroll Control Record
Digunakan untuk membaca master data
dan time data agar tidak terjadi perubahan pada data-data tersebut.
Digunakan untuk mengontrol agar tidak terjadi
perubahan dalam master data dan time data.
Payroll run tidak dapat dijalankan ketika
sedang ada pemeliharaan master data yang
tentunya akan menyebabkan gaji yang diproses tidak akurat.
Payroll Log Digunakan untuk melihat informasi yang lebih mendetil dari proses penggajian.
Payroll log memiliki tabel yang berupa daftar
isi di dalam bentuk tree structure. Kita dapat
mengakses dan melihat informasi yang lebih mendetil dan spesifik dari struktur tersebut. Header yang dibuat sangat mendetil
100
memungkinkan kita untuk mencari adanya kesalahan dan memberikan navigasi dalam catatan informasi.
Payroll Status Digunakan sebagai indikator bila terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji.
Selama payroll run, sistem akan memeriksa
apakah ada kesalahan data ataupun data yang
masih kurang dalam master data dan time
data. Payroll run akan berjalan dengan baik apabila tidak terdapat satupun kesalahan per
karyawan. Payroll status ini berfungsi sebagai
payroll administrator untuk setiap individu karyawan.
Remuneration Statement
Digunakan untuk memberikan gambaran dengan jelas mengenai
seluruh payment dan pengurangannya.
Remuneration statement biasanya dibuat
setelah payroll run dan sebelum gaji ditransfer
melalui bank. Management
Requested
Digunakan untuk memenuhi keinginan manajemen jika ingin menampilkan data
Setelah proses utama dalam penggajian (payroll run, remuneration statement dan
101
Statistics secara statistik. transfer gaji karyawan) selesai, aktivitas ini dijalankan guna memenuhi keinginan manajemen untuk menampilkan data secara statistik.
Tabel 4.3 Fitur mySAP ERP HCM untuk Training
TRAINING
Fitur Fungsi Fitur Keterangan
Business Event Preparation
Untuk mendukung perencanaan
persiapan training jauh sebelum sebuah
training dilaksanakan.
Persiapan ini meliputi adanya pemeliharaan
dan pembuatan seluruh master data yang akan
diakses ketika kita membuat Business Event
Catalog. Data tersebut seperti jadwal waktu
yang ditentukan, lokasi diadakannya event, dan
seluruh sumber daya yang diperlukan. Business Event
Catalog
Digunakan untuk membuat business
event dates yang direncanakan untuk
Kita dapat membuat event date secara individu
102
business event types. beberapa event date berdasarkan waktu dari permintaan yang ada.
Day-to-Day Activities
Digunakan untuk memilih jenis-jenis
menu untuk proses booking dalam
kegiatan training.
Day-to-Day Activities digunakan ketika akan
memulai proses booking untuk peserta training
internal maupun eksternal, prebook attendance,
replace, rebook attendance, dan cancel. Dynamic Menus Digunakan sebagai menu yang secara
lengkap dapat memfasilitasi kemudahan dalam pengoperasian sistem dalam Training and Event Management.
Ketujuh Dynamic Menus itu adalah : the master
data menu, the attendance menu, the business event menu, the information menu, the planning menu, the resource menu, dan the tool menu.
Extended Search
Digunakan untuk mencari objek yang
ada di dalam struktur dynamic menu.
Contoh objek tersebut adalah attendee
(peserta). Ketika sistem telah menemukan
objek yang dicari, root object yang
bersangkutang akan mendrill-down objek yang
103 Business Event
Group
Digunakan untuk menggelompokkan
beberapa business event types yang
mempunyai kesamaan karakteristik atau berada didalam satu subyek yang berkaitan.
Business event group digunakan semata-mata untuk tujuan struktural dan dapat mencakup beberapa level dalam satu heirarki.
Business Event Type
Digunakan untuk merepresentasikan
sebuah event yang akan dilaksanakan.
Tetapi dalam Business Event Type belum
dijadwalkan pada satu tanggal yang spesifik. Business Event Digunakan untuk merepresentasikan
sebuah event yang akan dilaksanakan
dan sudah meliputi jadwal.
Fungsinya hampir sama dengan business event
type, tetapi business event ini lebih spesifik dan sudah dijadwalkan pada satu tanggal tertentu. Dynamic
Business Event Menu
Digunakan untuk melakukan fungsi yang berkaitan dengan pembuatan dan
perbaikan business events.
Fungsi dalam Dynamic Business Event Menu
misalnya membatalkan, melakukan booking
atau follow up sebuah business event. Dynamic
Planning Menu
Digunakan untuk melakukan perencanaan sebelum diadakannya business events.
Kita dapat menggunakan fitur perencanaan ini
ketika ingin membuat beberapa event dates
104
ada. Fungsi perencanaan ini memungkinkan
kita untuk merencanakan events sebanyak
mungkin sesuai dalam periode waktu yang diberikan.
Dynamic Attendance Menu
Dalam Dynamic Attendance Menu, kita
dapat melakukan semua fungsi yang
berkaitan dengan aktivitas booking.
Fungsi tersebut seperti prebook attendance
yang digunakan ketika business event belum
ada, replace booking ketika seorang peserta training diganti oleh orang lain, rebook yang
merupakan proses lanjutan setelah prebook dan
business event sudah ada dan cancel attendance ketika peserta tidak jadi ikut training.
Attendee Types Digunakan untuk menentukan tipe peserta yang nantinya akan ikut dalam
kegiatan training.
Tipe-tipe tersebut meliputi: Person, User,
External Person, Applicant, Contact Person, Organizational Unit, Customer dan Company.
105 Booking
Priority
Digunakan untuk menentukan apakah
seorang peserta terdaftar dalam list atau
waiting list.
Pembatasan yang diberikan dalam booking
priority meliputi: normal booking, essential booking, dan waiting list booking.
Correspondence Berfungsi sebagai dokumen yang mencatat seluruh kegiatan dalam Training and Event Management.
Dokumen ini berisi notifikasi untuk para
peserta dalam kegiatan training, seperti
konfirmasi kehadiran, pembatalan event, dan
lain-lain. Ad Hoc Query Berfungsi untuk pembuatan laporan
dalam kegiatan training.
Fitur ini adalah sebuah sistem pelaporan yang sangat membantu dalam membuat laporan yang lebih fleksibel.
Career And Succession
Planning
Untuk meningkatkan pengembangan profesional dari para karyawan dalam suatu perusahaan
Fungsi lainnya adalah untuk memastikan bahwa perusahaan tersebut memiliki jumlah pegawai yang cukup untuk memenuhi posisi pekerjaan tertentu.
Career Planning
Digunakan untuk mencari aktivitas kerja yang mendukung untuk seorang
Career planning juga dapat membantu mengurangi tingkat pengunduran diri karyawan
106
Functionality karyawan atau pelamar kerja serta mendorong pengembangan profesional dari para karyawan.
dengan menunjukkan bahwa masih ada kesempatan kerja yang masih terbuka untuk mereka.
Development Plans
Digunakan untuk melakukan penilaian atau pengukuran kinerja karyawan dalam suatu periode tertentu.
Selain itu juga untuk membuat pengukuran
pengembangan personil dalam: Trainee
programs, Training courses, seminar, job rotation, dan lain-lain. Sebuah devepolment plan meliputi beberapa pengukuran pengembangan yang berurutan satu sama lain. Development
Plan Catalog
Digunakan untuk membuat dan
mengatur general development plan.
Fitur ini dapat terdiri dari kedua hal yaitu development plan group dan development plans.
Performance Management
Digunakan dalam manajemen sumber daya yang memungkinkan kita untuk melihat tujuan operasi dari para karyawan.
Performance management ini dapat digunakan untuk memastikan bahwa semua karyawan mendapatkan pelatihan untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan target perusahaan.
4.2 Analisis Fit/Gap
Analisis fit/Gap adalah sebuah metode yang bertujuan untuk menganalisis apakah sebuah aplikasi dapat memenuhi seluruh requirement atau kebutuhan yang ada di dalam suatu organisasi. Tahap analisis dalam metode fit/gap terdiri dari beberapa proses berikut:
1. Mengidentifikasi apa saja yang menjadi kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada permasalahan yang terdapat di perusahaan tersebut. Masalah-masalah yang muncul bisa berasal dari proses bisnis ataupun dari sistem berjalan yang digunakan oleh perusahaan.
2. Menentukan kategori prioritas dari setiap kebutuhan. Kebutuhan dari permasalahan itu dapat dikategorikan menjadi High, Medium, dan low. Penentuan kategori ini dapat berdasarkan dari wawancara langsung kepada Manajer HRD PT.IMS atau bisa juga dilihat dari apakah kebutuhan itu dapat menciptakan sebuah solusi atas permasalahan yang ada ataupun bisa dilihat dari apakah kebutuhan itu merupakan proses bisnis utama yang ada di dalam sistem Human Resource yang sedang berjalan didalam perusahaan. Penjelasan dari setiap kategori High, Medium, dan low adalah sebagai berikut:
• High
Kebutuhan yang dikategorikan High adalah jika kebutuhan tersebut sangat memberi banyak kontribusi dalam memecahkan permasalahan yang ada dalam perusahaan. Selain itu, kebutuhan juga merupakan proses bisnis utama yang sangat berperan penting
dalam proses inti perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnisnya.
• Medium
Kebutuhan yang dikategorikan Medium adalah kebutuhan yang tidak terlalu berpengaruh dan tidak berkontribusi terlalu banyak dalam proses bisnis perusahaan.
• Low
Kebutuhan yang dikategorikan low jika jika kebutuhan tersebut merupakan kebutuhan bisnis pendukung yang hanya sedikit ataupun tidak sama sekali berkontribusi dalam menyelesaikan masalah yang ada pada sistem Human Resource yang sedang berjalan.
3. Menentukan kategori pemenuhan kebutuhan yang dapat dipenuhi oleh mySAP ERP HCM. Kategori pemenuhan kebutuhan ini dibagi menjadi tiga, yaitu Fit, Partial Fit, dan Gap:
• Fit (F) : jika mySAP ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan sepenuhnya hanya dengan cara maintain kode-kode transaksi (T-code) dan dengan melakukan customizing serta konfigurasi.
• Partial Fit (P) : jika mySAP ERP HCM dapat memenuhi kebutuhan yang diinginkan tetapi masih harus melakukan penyesuaian tertentu, seperti melakukan konfigurasi ABAP (Bahasa Pemrograman SAP).
• Gap (G) : Jika mySAP ERP HCM sama sekali tidak dapat kebutuhan yang diinginkan dengan melakukan strategi apapun. Berdasarkan kategori priotitas kebutuhan dan kategori pemenuhan kebutuhan oleh mySAP ERP HCM, analisis fit/gap ini akan mengidentifasi setiap kebutuhan yang diajukan oleh PT. IMS, apakah termasuk kedalam kategori high, medium atau low dalam prioritas kebutuhan dan apakah termasuk dalam kategori fit, partial fit, atau gap dalam pemenuhan kebutuhan. Analisis tersebut akan dijelaskan dalam tabel berikut:
110
Tabel 4.4 Analisis Fit/Gap
Perekrutan
No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan
1. Pemasangan Iklan
Belum ada integrasi antara iklan dan aplikasi perekrutan.
Iklan lowongan perlu untuk saling terintegerasi dengan aplikasi perekrutan agar penerimaan pelamar berjalan lebih efektif.
H F Advertisement Advertisement dalam
mySAP ERP HCM
dapat dibuat dalam Recruitment. Semua informasi iklan dapat dievaluasi untuk memonitor efektivitas dari periklanan lowongan pekerjaan. 2. Pengisian Data Pelamar
Pelamar isi form
pelamar dan diinput Bag. Perekrutan
Perlu untuk disediakan satu sistem berbasis web yang langsung mendata pelamar.
H P Two-Level Concept of
Data Recording
Pelamar dapat mengisi data langsung secara online jika fitur ini terhubung dengan web.
111 3. Tes Wawancara Masih melalui telepon. Proses pemanggilan otomatis untuk wawancara
dengan cara yang efektif.
L F Mail
Invitation to Interview
Sistem dalam mySAP
ERP HCM akan secara otomatis membuat applicant activity
seperti Mail Invitation
to Interview untuk pelamar. 4. Masih diseleksi secara bertahap di bagian yang membutuhkan.
Ada satu sistem yang
langsung dapat membandingkan kebutuhan
posisi dengan kualifikasi yang dimiliki. H F Profile Matchup Profile Matchup berguna untuk membandingkan
kualifikasi yang cocok untuk sebuah posisi.
5. Pembuatan Surat Kontrak Bag. Project Management harus menunggu hasil tertulis
Data tentang diterimanya seorang pelamar dapat mendorong pembuatan surat kontrak secara otomatis.
H F Work
Conracts
dapat dibuat melalui Recruitment atau
melalui Applicant
112 wawancara pelamar. Contract atau Applicant Correspondence. 6. Pembuatan Laporan Perekrutan Hasil Laporan bisa dilihat per periode.
Diperlukan suatu aplikasi yang dapat memungkinkan manajer untuk melihat dan memantau perkembangan dari proses perekrutan.
M F Manager,s desktop integerasi antara Recruitment dengan Manager,s desktop yang memungkinkan manajer untuk dapat ikut serta secara langsung dalam proses perekrutan.
Penggajian
No. Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan
7. Pengolahan Gaji
Bag. Finance
menunggu form
yang diperlukan
Bagian Finance perlu untuk
terintegerasi dengan Bagian
Admin dan Bagian Project
H F Payroll Accounting
Integerasi itu meliputi penggajian dengan master data dan time
113
dari bagian lain. Management untuk dapat
melihat data masa kontrak dan absensi karyawan dengan cepat.
data yang untuk
melihat data karyawan dan kehadirannya.
8. Data payment
hanya berisi informasi umum.
Data yang ada dalam Payment harus sangat mendetil dengan tampilan yang mudah dilihat.
L F Payroll Log Payroll Log dalam
mySAP ERP HCM
memiliki sebuah tabel berisi daftar yang
berbentuk tree
structure yang lebih mendetil dan mudah dilihat.
9. Belum ada fungsi
yang
mengelompokkan
tanggal gaji
Perlu adanya fungsi untuk mengelompokkan karyawan
berdasarkan tanggal penerimaan gaji mereka
M F Payroll Area Payroll Area
digunakan untuk menentukan tanggal proses penggajian yang
114
karyawan. untuk mengurangi kesalahan
pengiriman gaji.
berbeda-beda.
10. Karyawan
eksternal tidak dapat melihat data gaji mereka.
Setiap karyawan eksternal dapat melihat data tentang apa yang menjadi pengurangan dalam gaji mereka.
L P Employee Self Service
Dengan Employee Self
Service hanya
karyawan internal yang secara langsung dapat melihat data gaji mereka.
11. Pengolahan Payment
Tidak ada data lengkap tentang remunerasi
karyawan.
Data remunerasi karyawan harus secara otomatis terdaftar dengan lengkap dan akurat karena terkait dengan perhitungan gaji.
H F Remuneration Calculation
Fitur ini digunakan
untuk menghitung apa saja yang yang
termasuk payments dan
deductions. 12. Transfer Gaji Pengecekan umum hanya dilakukan oleh Diperlukan proses pengecekan yang akurat
untuk gaji karyawan yang
H F Remuneration Statement
Fitur ini membantu
perusahaan untuk secara tidak langsung
115
Bag. Payroll. akan ditransfer. melakukan pengecekan
gaji, karena remuneration statement
dibuat sebelum gaji ditransfer melalui bank. 13. Pembuatan Laporan Penggajian Tidak bisa ditampilkan dalam bentuk statistik.
Laporan Penggajian lebih baik bisa ditampilkan secara statistik bila dibutuhkan oleh manajer.
M F
Period-Independent
Fitur ini untuk membuat data secara
statistik tentang payroll
yang telah dilakukan.
Training
No Aktivitas Kondisi Kebutuhan Rank F/G Fitur Keterangan
14 Kesepakatan Training
Belum ada sistem sama sekali untuk
proses training.
Bagian Training perlu untuk
terintegerasi dengan Bagian Project Management terkait
dengan kesepakatan training
H F Integration between other
application components.
Training and Event Management memiliki integerasi dengan aplikasi-aplikasi lain
116
dengan klien, juga terintegerasi dengan Bagian Admin terkait dengan
absensi training.
yang memfasilitasi pertukaran data antar tiap bagian secara langsung.
15 Pembuatan Daftar Training
Belum ada sistem sama sekali untuk
proses training.
Daftar Training harus dibuat
dengan mendetil terkait dengan sumber daya apa saja yang dibutuhkan untuk perencanaan kegiatan training.
M F Business Event Preparation
Fitur ini memfasilitasi pembuatan daftar training yang berisi segala sumber daya yang diperlukan dengan sangat mendetil
sebelum dilakukannya
kegiatan training agar
training dapat
terencana dengan baik.
16 Pembuatan Jadwal
Belum ada sistem sama sekali untuk
Adanya proses untuk menentukan cara melakukan
H F Day-To-Day Activities
Fitur Day-To-Day
117
Training proses training. booking para trainee dalam
suatu kegiatan training.
Dynamic Attendance
Menu yang memiliki
beberapa jenis cara
untuk proses booking,
yaitu Book, Prebook,
Replace, Rebook dan Cancel.
17 Belum ada sistem
sama sekali untuk
proses training.
Diperlukan fungsi bagaimana cara untuk
menentukan prioritas booking seorang karyawan untuk ikut serta dalam training.
H F Booking Priority
Booking Priority dapat
digunakan untuk memfasilitasi adanya
prioritas dalam booking
seorang trainee, apakah
dia termasuk dalam Booking Priority jenis
Normal, Essential atau
118 18 Pelaksanaan
Training
Belum ada sistem sama sekali untuk
proses training.
Diperlukannya integerasi dengan pencatatan absesi karyawan yang mengikuti training, sehingga tidak perlu
lagi mengisi form absensi.
H F Integration with Time Management Memungkinkan untuk dilakukannya customizing antara Bagian Training
dengan Bagian Admin agar data tentang Attendance dan Absence dapat secara otomatis masuk dalam time data.
19 Penilaian Hasil Training
Belum ada sistem sama sekali untuk
proses training.
Diperlukan adanya pemantauan atas penilaian
kinerja karyawan eksternal selama bekerja di perusahaan klien.
M P Development Plans
Fitur ini dapat dilakukan dengan cara customizing khusus untuk karyawan eksternal.
119 Laporan
Training
hanya dibuat secara umum saja setelah
pelaksanaan training.
mendetil, berisi data tentang
kehadiran trainee,
pelaksanaan training, dan
semua sumber daya yang diperlukan untuk kegiatan training.
Ad Hoc Query untuk
alat pelaporan Training
yang sangat membantu dalam mendefinisikan sebuah laporan yang fleksibel.
Berdasarkan tabel fit/gap, dapat diketahui bahwa total jumlah kebutuhan yang dimiliki oleh PT. IMS dalam ruang lingkup perekrutan, penggajian dan training sebanyak 20 kebutuhan. Diantara kebutuhan-kebutuhan tersebut, 11 kebutuhan dikategorikan High, 6 kebutuhan dikategorikan Medium dan sisanya sebanyak 3 kebutuhan dikategorikan Low. Penentuan kebutuhan dan kategori prioritasnya didapatkan dari hasil wawancara dengan Manager HR PT. IMS. Berikut ini adalah tabel dari hasil analisis fit/gap:
Tabel 4.5 Hasil Analisis fit/gap Prioritas Kebutuhan Jumlah Kebutuhan Fit Partial Fit Gap High (H) 11 11 0 0 Medium (M) 6 5 1 0 Low (L) 3 2 1 0 Total 20 18 2 0
Selain dijelaskan dalam tabel hasil analisis seperti diatas, dibuat juga tabel persentase untuk menggambarkan hasil analisis fit/gap dalam bentuk persen. Persentase tersebut dijelaskan dalam tabel berikut:
Tabel 4.6 Persentase Fit/Gap Untuk Setiap Prioritas Kebutuhan Prioritas Kebutuhan Fit Partial Fit Gap
High (H) 100% 0% 0%
Medium (M) 83% 17% 0%
Sedangkan untuk dapat mengetahui persentase keseluruhan Modul HCM dalam memenuhi kebutuhan perusahaan dijelaskan dalam tabel berikut:
Tabel 4.7 Persentase Fit/Gap HCM Untuk Seluruh Kebutuhan Fit Partial Fit Gap
HCM 90% 10% 0%
Berdasarkan tabel 4.7 diatas, dapat diketahui persentase dari setiap kategori pemenuhan kebutuhan; fit, partial fit atau gap. Terlepas dari kategori prioritas apakah kebutuhan tersebut high, medium atau low, dapat dilihat bahwa Modul HCM Fit untuk 90% kebutuhan PT. IMS.
4.3 Analisis Biaya Manfaat Modul HCM 4.3.1 Analisis Biaya Modul HCM
Untuk dapat mengimplementasikan modul HCM diperlukan perkiraan biaya untuk pembelian semua aspek yang diperlukan, yaitu biaya pengembangan seperti biaya perangkat keras, perangkat lunak dan perangkat jaringan serta biaya operasional dari modul HCM. Rician biaya-biaya tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:
1. Perangkat Keras
• Database Server • Application Server
Tabel 4.8 Biaya Pengadaan Server
Spesifikasi Server IBM X3650-M2
Kuantitas 2 server
Biaya Rp. 38.850.000
Total Biaya Rp. 77.700.000
2. Perangkat Jaringan • Switch
Tabel 4.9 Biaya Pengadaan Switch
Spesifikasi switch Linksys-Cisco SRW 2048
48-port
Kuantitas 1 server
Biaya Rp. 7.235.000
Total Biaya Rp. 7.235.000
• Router
Tabel 4.10 Biaya Pengadaan Router Spesifikasi Router Cisco2801-AC-IP
Biaya $ 1.081 x 8640
Total Biaya Rp 9.339.840
3. Perangkat Lunak (License)
Perangkat lunak (license) untuk MSS dan ESS yang diperlukan untuk implementasi HCM akan dihitung berdasarkan kuantitas per orang yang akan menggunakan modul tersebut.
License untuk HCM terdiri dari beberapa license type yang dijelaskan sebagai berikut ($1 per 8 Juni 2011 = Rp 8640,00) :
a. SAP ERP User • Developer User
= $ 4.500 x 8640 = Rp 38.880.000 b. HCM
• Manager Self Service
$ 580 x 1 x 8640 = Rp 5.011.200 • Employee Self Service
$ 55 x 52 x 8640 = Rp 24.710.400 c. Payroll
SAP Payroll = $ 55.000
$ 55.000 x 8640 = Rp 475.200.000
4. Biaya Operasional
Jika modul HCM ini digunakan, akan ada biaya operasional yang merupakan beban yang harus ditanggung dalam mengoperasikan modul HCM. Biaya operasional tersebut dihitung untuk per tahun dari Annual Maintenance sebesar 22% dari total keseluruhan biaya license, yaitu 22% dari Rp 543.801.600 = Rp 119.636.352
Tabel 4.11 Biaya Operasional Modul HCM
Tahun I II Biaya operasional
per tahun
Rp 119.636.352 Rp 119.636.352
4.3.2 Analisis Manfaat Modul HCM
Biaya pengembangan yang nantinya akan dikeluarkan oleh perusahaan selayaknya memiliki manfaat yang memberikan kontribusi untuk perusahaan. Oleh karena itu, sebelum pihak manajemen mengambil keputusan mengenai implementasi SAP HCM ini, mereka perlu untuk tahu manfaat apa saja yang akan didapatkan dari biaya investasi yang akan mereka keluarkan.
Manfaat yang akan didapatkan akan dikelompokkan menjadi dua, yaitu tangible benefits dan intangible benefits. Tangible benefit tidak akan dijelaskan dalam bentuk kuantitatif. Kedua jenis benefit ini akan dijelaskan dalam bentuk data kualitatif berupa penjelasan-penjelasan yang deskriptif.
• Tangible Benefit
1. Proses Perekrutan Semakin Cepat
Perekrutan karyawan eksternal menjadi lebih cepat karena dengan modul HCM proses awal sampai akhir perekrutan berjalan secara berturut-turut dan memungkinkan Bagian Perekrutan untuk tidak lagi memasukkan data berkali-kali dalam setiap aktivitas perekrutan.
2. Penghematan kertas
Kertas menjadi sesuatu yang tidak terlalu dibutuhkan ketika suatu sistem bisa mengintegerasikan satu bagian dengan bagian lain sehingga proses pencetakan atau fotokopi yang menggunakan banyak kertas dapat dikurangi. Mengurangi segala bentuk data yang masih bersifat paper-based dapat meningkatkan kualitas kerja perusahaan.
3. Peningkatan karyawan eksternal
Pada PT. IMS yang bergerak dalam bidang outsourcing, tentu sangat mengharapkan pengelolaan karyawan eksternal yang lebih banyak lagi untuk disalurkan karena salah satu benefit dari HCM ini adalah mempercepat proses perekrutan karyawan.
Dengan SAP HCM, karyawan internal akan bekerja dengan lebih produktif sehingga perusahaan pun akan lebih menghemat uang lembur untuk karyawan internal yang sebelumnya bekerja tanpa dukungan sistem yang cukup untuk mengelola data dengan lebih cepat. 5. Pengurangan karyawan internal
Pada PT. IMS, jika mengimplementasikan SAP HCM ini akan dapat mengurangi jumlah karyawan internalnya. Karena jika satu orang karyawan internal di satu bagian saja sudah bisa bekerja lebih produktif dengan HCM, maka tidak akan memerlukan terlalu banyak karyawan internal.
6. Peningkatan pendapatan
Dengan meningkatnya jumlah pertumbuhan karyawan eksternal yang disalurkan PT. IMS (poin ke-2), maka secara otomatis akan meningkatkan jumlah pendapatan yang didapatkan dari klien sehingga pendapatan akan lebih meningkat dari sebelumnya.
• Intangible Benefit
1. Peningkatan kepuasan klien
Jika semua permintaan tenaga kerja dari klien dapat cepat diproses oleh PT. IMS melalui proses perekrutan dengan HCM, maka klien akan merasa puas
dan tidak menunggu terlalu lama untuk mengisi jobdesk di perusahaan mereka.
2. Efisiensi waktu
Efisiensi waktu ini terkait pula dengan penghematan upah lembur dan juga efisiensi proses kerja yang dibutuhkan karyawan internal dalam penyaluran karyawan eksternal, dari mulai proses perekrutan sampai penggajian.
3. Peningkatan proses pengambilan keputusan
Modul HCM ini akan mendukung proses pengambilan keputusan pihak manajemen dengan lebih efektif. Karena informasi yang didapatkan aken lebih real time.
4. Reputasi perusahaan menjadi lebih baik
SAP HCM bukan hanya memberikan benefit dari segi internal perusahaan itu sendiri, tetapi juga benefit tentang bagaimana meningkatkan keunggulan kompetitif dengan perusahaan lain yang sejenis.
5. Penurunan tingkat error
Informasi akurat yang dihasilkan dengan modul HCM akan sangat membantu perusahaan dalam mengurangi kesalahan-kesalahan yang belum akurat, misalnya kesalahan proses penggajian.
Kualitas informasi yang didapatkan di satu bagian tetap terjaga karena HCM memungkinkan integrasi antara bagian-bagian yang saling terkait, sehingga pengiriman informasi tersebut menjadi lebih cepat dan akurat.
129
4.4 Perbandingan Analisis Biaya HRIS dan Modul HCM
Untuk dapat memberi gambaran berapa persentase dari struktur biaya HCM dibandingkan dengan biaya sistem berjalan, kita membandingkan biaya yang dikeluarkan ketika mengimplementasikan sistem lama (HRIS) dan biaya untuk implementasi sistem baru (HCM). Dalam tabel dibawah ini akan dibandingkan total rincian biaya investasi awal & biaya operasional dari HRIS dan HCM serta persentase selisih biaya HCM dari biaya aplikasi sistem yang sedang berjalan.
Tabel 4.12 Perbandingan Biaya HRIS dan HCM
Jenis Biaya Alokasi Biaya HRIS (Rupiah) HCM (Rupiah) Persentase
Selisih
Investasi Awal Perangkat Keras 111.655.000 77.700.000 (30,4%)
Perangkat Jaringan 14.520.000 16.574.840 12,4%
Perangkat Lunak
(software/license)
364.200.000 543.801.600 33%
Total Investasi Awal 490.375.000 638.076.440 23,1%
Berdasarkan Tabel 4.12 diatas, dapat diketahui total biaya investasi awal HCM lebih besar 23,1% dari biaya investasi awal HRIS. Sedangkan jika dilihat dari biaya operasional, justru biaya operasional HCM lebih kecil 44,7% dari rata-rata biaya operasional HRIS setiap tahunnya. Gambaran ini menunjukkan bahwa HCM dapat sangat mengurangi biaya operasional PT. IMS setiap tahunnya.
Dalam implementasi modul HCM, terdapat biaya tambahan yang harus dipenuhi yaitu biaya konsultan. Berikut ini adalah tabel biaya konsultan yang dihitung dengan asumsi/perkiraan lamanya pemakaian jasa tenaga konsultan paling lama adalah sekitar 4 bulan.
Tabel 4.13 Perhitungan Biaya Konsultan dan Staff TI
Jenis Konsultan Lama kerja (Hari) Harga Konsultan ($) Harga Konsultan (Rp) Jumlah Harga (Rp) Senior Consultant 75 300 2.592.000/hari 194.400.000 ABAP Consultant 20 200 1.728.000/hari 34.560.000 BASIS Consultant 55 200 1.728.000/hari 95.040.000 Staff TI (3 orang) 7 bulan - 3.000.000/bulan 63.000.000
Dari kedua tabel yang menjelaskan tentang biaya HCM (Tabel 4.12 dan Tabel 4.13), dapat disimpulkan perkiraan biaya untuk implementasi Modul HCM adalah sebagai Berikut:
Tabel 4.14 Total Keseluruhan Biaya HCM Biaya Investasi Awal Perangkat Keras Rp 77.700.000 Perangkat Jaringan Rp 16.574.840 Perangkat Lunak / License Rp 543.801.600 Biaya konsultan dan Staff TI Rp 387.000.000
TOTAL Rp 1.025.076.440
4.5 Rencana Implementasi
Implementasi modul HCM ini hanya akan diimplementasikan di kantor pusat PT. IMS karena hubungan antara kantor pusat dan cabang adalah centralized database dimana semua kegiatan dan proses bisnis utama dan penyimpanan database dilakukan di kantor pusat.
Sementara itu kantor cabang hanya berfungsi sebagai tempat untuk melaksanakan beberapa proses tertentu, seperti perekrutan yang perlu untuk dilakukan di kota lain selain Jakarta. Berikut ini adalah gambaran koneksi database antara kantor pusat dan kantor cabang:
Gambar 4.1 Koneksi Data Pusat dan Cabang
Rencana implementasi Modul HCM ini akan disesuikan dengan tahapan atau fase-fase yang terdapat dalam ASAP (Accelerated SAP), yang terdiri dari:
1. Project Preparation 2. Business Blueprint 3. Realization
4. Final Preparation 5. Go Live and Support
Setiap fase dari rencana implementasi ini memiliki aktivitasnya masing-masing, yang memiliki durasi yang berbeda-beda untuk pelaksanaannya.
Keseluruhan rencana implementasi Modul HCM pada PT. IMS ini diperkirakan akan memakan waktu selama kurang lebih tujuh bulan. Untuk dapat mengetahui apa saja aktivitas dari setiap fase tersebut akan dijelaskan dalam gambar berikut:
134
4.6 Hasil Akhir Dari Kelayakan Modul HCM
Beberapa aspek studi kelayakan yang telah dijelaskan sebelumnya memiliki hasil yang menjadi pertimbangan perusahaan. Aspek yang dijelaskan disini adalah studi kelayakan operasional, biaya yang perlu dikeluarkan untuk implementasi Modul HCM serta beberapa manfaat yang akan didapatkan, dan terakhir adalan rencana impelementasi Modul HCM.
Semua aspek ini dianggap perusahaan sudah cukup untuk memberikan pertimbangan kepada mereka dalam menentukan standar kelayakan yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui apakah Modul HCM ini benar-benar layak atau tidak untuk diimplementasikan pada PT. IMS. Ketiga aspek tersebut akan dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut:
1. Studi Kelayakan Operasional
Studi kelayakan operasional yang dianalisis dengan metode fit/gap ini memperoleh hasil sebesar 90% fit, 10% partial fit dan 0% gap. Secara umum dapat dilihat bahwa sebanyak 90% Modul HCM mampu memenuhi kebutuhan yang dimiliki PT. IMS.
Standar PT. IMS untuk aspek operasional ini adalah sebesar 70%. Sehingga dapat disimpulkan bahwa Modul HCM layak dalam aspek operasional karena persentase keseluruhan HCM (90%) telah melebihi standar yang diinginkan perusahaan (70%).
2. Analisis Biaya dan Manfaat
Dalam analisis biaya yang telah dijelaskan sebelumnya (4.3.1), kita dapat mengetahui keseluruhan biaya yang dibutuhkan untuk implementasi HCM. Struktur biaya tersebut terdiri dari Biaya Investasi
Awal dalam Tabel 4.12 dan Total Biaya Konsultan dalam Tabel 4.13. Total biaya yang dibutuhkan untuk implementasi Modul HCM (Tabel 4.14) adalah sebesar Rp 1.025.076.440. Jumlah biaya ini adalah total biaya yang juga disetujui oleh PT. IMS. Biaya ini memang cukup besar, tetapi PT. IMS mempertimbangkan juga pengurangan biaya operasional yang didapatkan jika mengimplemtasiikan modul HCM ini akan sangat signifikan dibandingkan dengan biaya operasional ketika menggunakan HRIS. Selain pertimbangan biaya operasional ini, PT. IMS juga mempertimbangkan banyaknya manfaat (benefit) lain yang akan diperoleh (4.3.2).
3. Rencana Implementasi
Berdasarkan perkiraan rencana implementasi yang telah dibuat sebelumnya (Gambar 4.1), dapat diketahui bahwa keseluruhan fase yang akan dijalankan dalam implementasi memakan waktu selama kurang lebih 194 hari. Sedangkan, standar PT. IMS dalam aspek waktu implementasi adalah tidak lebih dari satu tahun. Oleh karena itu, dapat disimpulkan bahwa waktu perkiraan rencana implementasi ini dapat diterima oleh PT. IMS.
