HASIL PENELI TIAN ANALISA KELAYAKAN IMPLEMENTASI
SAP MODUL HUMAN CAP ITAL MANAGEMENT
Pada bab ini akan dibahas mengenai hasil penelitian dari sebuah metode penelitian yaitu metode Information Economics untuk menganalisis biaya dan manfaat perusahaan dimana data – data yang telah diperoleh akan digunakan untuk menentukan tingkat kelayakan dari implementasi SAP modul Human Capital Management pada Divisi
Human Resource di PT. Bank Sinarmas. Selain itu akan dijelaskan mengenai nilai
keuntungan yang didapat dari sebuah investasi implementasi Teknologi Informasi (TI), dalam hal ini adalah investasi untuk pembelian peralatan TI seperti software, hardware yang dihitung menggunakan metode Information Economics.
Pada pembangunan proyek sistem informasi ini, perusahaan telah dibebankan oleh sejumlah biaya investasi / biaya pengembangan dan biaya berjalan yang meliputi biaya pemeliharaan serta pengembangan sistem dengan pertimbangan akan manfaat nilai ekonomis yang diperoleh dari SAP modul Human Capital Management ini dalam menunjang kegiatan perusahaaan. Dalam Bab 4 ini, akan dihitung biaya pengembangan sistem, biaya berjalan serta semua manfaat SAP Human Capital Management (HCM ) yang akan diidentifikasikan pada bab ini, akan dikuantifikasi dalam bentuk uang (Rupiah). Proses perhitungan ini dilakukan terhadap manfaat-manfaat yang masih bisa diukur / dikuantifikasi.
M anfaat-manfaat yang didapat kemudian dikelompokkan ke dalam analisa biaya dan manfaat tradisional dampak ekonomis, value linking, value acceleration dan value
restructuring. Hasil akhir dari analisis ini merupakan presentase Return on Investment
(ROI) yang kemudian akan digabungkan dengan analisis nilai dan resiko divisi HR perusahaan dalam Information Economics Scorecard yang akan memberikan skor akhir proyek SAP Human Capital Management (HCM ) serta memberikan kategori status kelayakan SAP Human Capital Management (HCM ) untuk dikembangkan dan diimplementasikan pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas.
4.1. Rekomendasi Analisa Kelayakan S AP Human Capital Management
Berdasarkan hasil analisa kebutuhan, proses bisnis, sistem yang berjalan,
dan kondisi perusahaan serta permasalahan – permasalahan yang dihadapi dengan menggunakan analisa SWOT dan pemberian bobot nilai korporat pada Divisi
Human Resource di PT. Bank Sinarmas, maka teridentifikasi adanya kebutuhan / requirement dari pengguna terhadap proses bisnis yang ada. Kebutuhan ini muncul
karena adanya masalah dan adanya kekurangan, baik dalam proses bisnis maupun sistem yang berjalan.
Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, maka akan dilakukan analisa kelayakan suatu sistem dan teknologi informasi terintegrasi yaitu SAP Module
Human Capital Management pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas.
4.1.1. S AP Human Capital Management
SAP (System Application and Product) adalah produk perangkat lunak ERP yang mempunyai kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis
tertentu. SAP mempunyai kemampuan untuk dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
SAP sebagai penyedia solusi ERP – Enterprise Recource Planning terbesar merupakan software buatan Jerman yang telah lama dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika. Dalam lima tahun terakhir ini, perusahaan-perusahaan di negara Asia, termasuk Indonesia, sedang gencar-gencarnya mengimplementasikan software SAP ini.
Harus diakui bahwa SAP adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut.
Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas beberapa modul. M odul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.
4.1.1.1. Keuntungan menggunakan S AP
- SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara
aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.
- SAP banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis.
- M engurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program yang ada dalam satu perusahaan. Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba menggunakan tool yang tersedia dalam SAP .
- SAP juga mampu mengintegrasikan proses end-to-end secara ringkas.
- SAP ini mampu mendukung untuk mentransformasikan organisasi / perusahaan secara menyeluruh.
4.1.1.2. Modul – Modul S AP Human Capital Management
Proses utama yang berkaitan dengan modul Human
Capital Management adalah proses human resource management
karena fungsi-fungsi utama yang ada di modul ini akan digunakan mulai dari perekrutan sampai dengan karyawan tidak bekerja lagi di perusahaan.
Fitur-fitur yang terdapat pada sistem ini adalah : o Personnel Administration
o Time Management o Payroll
o Recruitment
o Enterprise Compensation Management o Personnel Cost Planning
o Optional : End – User Service Delivery (M SS) o Benefits (Optional)
o Learning
Gambar 4.1 S iklus myS AP ERP Human Resou rce
4.1.1.3. Fungsi – Fungsi Modul Human Resources S AP
- M emudahkan melaksanakan M anajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap penggajian, benefit dan biaya yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
- M elindungi data personalia dari pihak luar.
- M embangun sistem perekrutan dan pembangunan SDM yang efisien melalui manajemen karir.
- M eningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi dan efisiensi data.
- SAP ERP HCM adalah suatu alat untuk mengelola aset perusahaan seperti karyawan. Solusi ini membantu para eksekutif dan manajer sumber daya manusia (HR merekrut tenaga mereka).
- SAP ERP HCM merupakan solusi yang lengkap dan terintegrasi yang bisa memberikan perangkat (tools) kepada organisasi atau perusahaan untuk mengelola aset terpenting perusahaan, yakni karyawan.
- M endorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.
- M eningkatnya efisiensi perusahaan.
- M enghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia. - M endukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi
secara menyeluruh.
4.1.2. Ruang Lingkup Analisa Kelayakan Implementasi
Implementasi adalah penggunaan aplikasi baru dengan cara melakukan pembangunan sistem baru yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan saat ini. Dalam hal ini, sistem yang sedang berjalan pada Divisi
Human Resource di PT. Bank Sinarmas saat ini, yang menggunakan Andal
Kharisma 2007, akan diganti dengan sistem baru yaitu SAP ECC 6.0. Analisa kelayakan Implementasi ini diprediksikan akan dilakukan pada tahun 2009. Dengan analisa kelayakan implementasi sistem SAP HCM ini, diharapkan kebutuhan / requirement dari pengguna dapat terpenuhi sehingga kinerja serta proses bisnis yang ada akan semakin baik dan sempurna.
4.1.2.1. Usulan Implementasi menggunakan ASAP
ASAP (AcceleratedSAP) merupakan sebuah pendekatan
yang digunakan untuk implementasi SAP. Pendekatan ini dinilai mampu memangkas waktu yang dibutuhkan untuk implementasi SAP menjadi kurang dari 2 tahun serta mampu mengurangi biaya yang dikeluarkan.
ASAP terdiri dari 5 tahap yaitu tahap Project Preparation, Business Blue Print, Realization, Final Preparation dan Go Live and Support. Berikut adalah rencana jadwal kegiatan implementasi
SAP ECC 6.0 Modul Human Capital Management menggunakan pendekatan ASAP.
Implementation akan melakukan fase-fase pada metodologi
ASAP (AcceleratedSAP) secara lengkap, yang terdiri dari : • Project Preparation
Dalam fase ini, pemimpin proyek akan mendefinisikan tujuan dari proyek secara jelas dan keseluruhan mekanisme pengambilan keputusan.
• Business Blueprint
Dalam fase ini ruang lingkup dari implementasi SAP diputuskan dan didefinisikan secara jelas. Pemilihan dari modul bisnis atau fungsi yang akan diimplementasikan dan semua kebutuhan bisnis dijelaskan dan didokumentasikan sebagai Business
Blueprint.
• Realization
M erupakan fase dimana SAP di-install dan dikonfigurasi. • Final Preparation
Fase ini merupakan persiapan akhir sebelum going live yang meliputi testing, user training, manajemen sistem, dan aktivitas
cutover. Fase ini juga menyelesaikan semua open issues yang
penting. Begitu fase ini selesai, maka perusahaan telah siap untuk menjalankan sistem SAP.
• Go Live and Support
Fase dimana keseluruhan sistem akan dijalankan dan akan didukung oleh konsultan SAP yang akan melakukan analisa
terhadap performa sistem dan memantau perkembangan dari tiap aktivitas.
Berikut adalah fase-fase dan aktivitas masing – masing kegiatan:
Tabel 4.1 Fase dan Aktivitas dari Implementasi
1. Preparation Phase
No. Kegiatan Keterangan Jumlah
Hari
1 Kick Off Meeting
M erupakan tahap awal dalam proyek implementasi SAP yang dilakukan oleh pihak manajemen, divisi IT, consultant, dan tim proyek untuk membicarakan kegiatan proyek dan tanggung jawab masing-masing pihak selama proyek berlangsung. Yang terlibat adalah semua
consultant.
1 hari
2 Follow up terhadap persiapan Project
M elakukan realisasi dan improvement terhadap hasil kick off meeting serta menurunkannya menjadi strategi-strategi yang diperlukan. Yang terlibat adalah semua consultant.
5 hari
3 M empersiapkan rencana
implementation project
M enentukan perencanaan implementasi sistem SAP ECC 6.0 module HCM, menentukan langkah-langkah yang diperlukan khususnya dalam melakukan implementasi terhadap komponen-komponen SAP ECC 6.0. Yang terlibat adalah semua consultant.
14 hari
4 Penentuan kebutuhan secara teknikal
M enentukan perencanaan kebutuhan infrastruktur yang diperlukan untuk melakukan implementasi. Yang terlibat adalah consultant teknikal.
7 hari
5
M empersiapkan list detail aktivitas untuk DEV, QA, dan PROD
Dalam melakukan implementasi SAP terdapat 3 landscape yaitu development
system (DEV), quality assurance (QAS),
dan production system (PROD). Dalam proses ini akan dilakukan list yang menjelaskan aktivitas-aktivitas yang diperlukan dari masing-masing landscape yang terlibat adalah consultant fungsional dan teknikal.
Total Fase 1 42 hari 2. Business Blueprint Phase
No. Kegiatan Keterangan Jumlah
Hari
1 M erancang system
landscape implementation
M erancang ketiga landscape yang diperlukan untuk melakukan
implementation komponen SAP ECC 6.0 module HCM . Yang terlibat adalah consultant fungsional dan teknikal.
14 hari
2 M elakukan analisa terhadap proses bisnis yang berjalan.
M elakukan analisa terhadap struktur organisasi, standard operating procedure, dan policy perusahaan. Yang terlibat adalah consultant fungsional.
18 hari
3 M enentukan berbagai kebutuhan fungsional
Pada tahap ini, consultant akan melakukan analisa terhadap kebutuhan-kebutuhan perusahaan agar dapat dipenuhi pada sistem yang baru. Yang terlibat adalah
consultant fungsional.
15 hari
4 ABAP Development
checklist
M elakukan analisa dan perancangan berbagai konfigurasi yang diperlukan untuk setiap requirement khusus serta program-program tambahan SAP (add on) yang akan dilakukan melalui ABAP. Yang terlibat adalah consultant ABAP.
10 hari
5
M erancang prosedur dan dokumentasi training pada
key user.
Perubahan konstruksi dan pondasi serta berbagai core process membutuhkan perencanaan training yang efektif baik pada key user, untuk itu diperlukan dokumentasi prosedur training agar meningkatkan training yang akan
dilakukan. Yang terlibat adalah consultant fungsional
3 hari
6 M engidentifikasi batasan dan skenario testing
M enyusun berbagai persiapan testing yang akan dilakukan dengan menentukan paramater-parameter testing sesuai dengan
setiap requirement yang telah
direkapitulasi. Yang terlibat adalah
consultant teknikal.
2 hari
7
M engidentifikasi konversi autorisasi peran pada SAP ECC 6.0 module HCM
M elakukan struktur peran sesuai dengan
role-based dalam sistem SAP untuk
pengaksesan berbagai fungsi dan transaksi sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing user dan unit dalam struktur bisnis perusahaan. Yang terlibat adalah
consultant fungsional.
8 M endokumentasikan BASIS
Activity List
M enyusun dokumentasi yang berkaitan dengan berbagai aktivitas instalasi, konfigurasi, dan maintenance. Yang terlibat adalah consultant BA SIS.
4 hari
9
M erancang matriks autorisasi pada aktivitas-aktivitas
kelompok-kelompok untuk autorisasi peran.
M emetakan kelompok user sesuai dengan fungsi dan karakteristik terhadap autorisasi role-based dalam
pengaksesan sistem SAP. Yang terlibat adalah consultant fungsional dan consultant teknikal.
5 hari
10 M empersiapkan Upgrade
Deliverable Checklist
M engevaluasi dan melakukan konfirmasi terhadap penyusunan berbagai design dan dokumentasi untuk kemudian direalisasikan pada fase selanjutnya. Yang terlibat adalah consultant fungsional.
12 hari
Total Fase 2 88 hari
3. Realization Phase
No. Kegiatan Keterangan Jumlah
Hari
1 Konfigurasi dan konfirmasi
baseline
Baseline terdiri dari prioritas requirement
/ persyaratan perusahaan. Pada tahap ini, dilakukan konfigurasi pada requirement / persyaratan tanpa melakukan pemrograman. Yang terlibat adalah
consultant fungsional
5 hari
2 Konfigurasi dan konfirmasi tahap akhir
Tujuannya untuk menyelesaikan cakupan dan mengkonfigurasi sistem SAP ECC 6.0 module HCM . Yang terlibat adalah
consultant fungsional
7 hari
3 Pengembangan program dan antarmuka eksternal
M engembangkan antarmuka untuk pengguna dan add on pada workstations. Yang terlibat adalah consultant BA SIS.
7 hari
4 Perform Unit & Integration
Testing serta dokumentasi.
M elakukan unit testing yaitu pengujian pada masing-masing fungsi yang
independent, kemudian melakukan integration testing untuk memastikan
keseluruhan fungsi yang ada berjalan dengan baik untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Tujuannya melakukan pengujian terhadap unit sistem untuk menemukan kesalahan serta memperbaiki kesalahan tersebut. Pengujian ini akan dicatat ke dalam dokumen pengujian. Yang terlibat adalah semua consultant.
12 hari
5 Quality Check Tujuannya adalah sebagai verifikasi
memenuhi requirement / persyaratan dalam business blueprint. Yang terlibat adalah consultant fungsional
6
M enginstall Human
Resource system SAP ECC
6.0
M elakukan instalasi SAP ECC 6.0
module HCM . Yang terlibat adalah
consultant teknikal. 7 hari
7
Homogenous System of PRD to new Quality dan
implementasi pada SAP ECC 6.0
Proses Homogenous System adalah suatu proses melakukan penginstalan Operating
System (OS) dan bersifat sejenis atau tidak
adanya perubahan (homogenous). Proses penginstalan ini dilakukan pada landscape
production (PRD) dalam sistem SAP.
Yang terlibat adalah consultant BA SIS.
9 hari
8 M elakukan testing / training pada key user.
M elakukan training pada key user terhadap SAP ECC 6.0 modul Human
Capital Management. Yang terlibat adalah consultant fungsional, dan teknikal
5 hari
9 Testing oleh end user pada
Quality System
M elakukan pengujian kualitas dari fungsi-fungsi sistem SAP yang baru agar berjalan dengan baik ketika dijalankan oleh end
user. Yang terlibat adalah consultant
fungsional, BASIS dan teknikal
7 hari
Total Fase 3 69 hari
4. Final Preparation Phase
No. Kegiatan Keterangan Jumlah
Hari
1 User Acceptance Testing
M elakukan pengujian berbagai penyempurnaan dan pengembangan fungsional yang telah dilakukan sesuai dengan perspektif dan ekspektasi user. Yang terlibat adalah consultant, fungsional, ABAP, teknikal.
10 hari
2 Production System Go
M enjalankan landscape production yang telah dikembangkan. Yang terlibat adalah semua consultant.
5 hari
Total Fase 4 15 hari
5. Post Go Live & Support
Total Fase 5 20 hari
Total Implementation
234 hari
(7 B ulan 24 Hari)
Implementasi ini membutuhkan waktu kurang lebih 234 hari. Pada tahap Preparation, dibutuhkan waktu sekitar 42 hari, yang dibagi menjadi beberapa sub kegiatan yang dilakukan pada waktu yang berbeda. Pada tahap Blueprint, waktu yang dibutuhkan adalah 88 hari. Selanjutnya, tahap Realization, membutuhkan waktu 69 hari dan tahap Final Preparation, membutuhkan 15 hari. Tahap terakhir, yakni Post Go Live & Support, membutuhkan 20 hari.
4.2. Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis
Sebelum memulai formula perhitungan metode Information Economics terlebih dahulu kita menentukan / menempatkan posisi tipe aplikasi teknologi informasi yang sedang berjalan pada perusahaan saat ini. Ada 3 (tiga) tipe aplikasi teknologi informasi untuk penyesuaian finansial: subtitusi, complementary, inovatif , dan ada 3 (tiga) tingkat aplikasi perusahaan yang dibagi menjadi : individual, group / department, dan Line Of Business (Perusahaan).
Dari hasil analisis proses bisnis, analisis kebutuhan pengguna dan spesifikasi hardware dan software pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, maka dapat diperoleh fakta bahwa aplikasi TI yang ada termasuk jenis kategori Complementary applications, hal ini dikarenakan sistem pada divisi HR tersebut hanya sebagai application support dari sebuah Bank / perusahaan yang bergerak di bidang jasa perbankan.
Complementary applications berfokus pada peningkatan produktivitas dan
keefektifan karyawan untuk melakukan aktivitas / kegiatan-kegiatan departemen yang ada (sedang berjalan) sebagai contoh SAP Human Capital Management dapat
menawarkan banyak kemudahan bagi para penggunanya yaitu dengan memberikan fasilitas yang memadai dalam tampilan pembuatan laporan / reporting, controlling,
helping operation sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem dan memudahkan
karyawan dalam melihat data dan melakukan update data serta pembuatan laporan. Selain itu tingkat aplikasi Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas masih tergolong kategori grup atau Departemen, bukan bergerak secara individual maupun berperan sebagai line of business perusahaan, divisi HR ini hanya sebagai
support division dalam sebuah perusahaan perbankan.
Aplikasi ini berhubungan secara langsung maupun tidak langsung pada kinerja bottom-line. Untuk kategori Complementary applications teknik analisis yang digunakan adalah Traditional Cost Benefit Analysis, Value Acceleration dan / atau Value Restructuring. Teknik-teknik ini (dan aplikasi) menghubungkan ke kinerja paling rendah dari perusahaan secara langsung (percepatan waktu) atau tidak langsung (restrukturisasi). M ereka secara efektif berkontribusi dalam penyesuaian finansial. Kontribusi potensial untuk kinerja bisnis lebih besar daripada substitutive (pengganti), tapi prediksi dan pengukurannya lebih sulit.
Sedangkan untuk kategori tingkat aplikasi grup / departemen, teknik analisis yang digunakan adalah Value Linking, Value Acceleration, dan Value
Restructuring. Jadi berdasarkan 2 kategori tersebut aplikasi divisi human resource
PT. Bank Sinarmas dianalisis dengan menggunakan Traditional Cost Benefit
Analysis, Value Linking, Value Acceleration, dan Value Restructuring. Hasil mapping tersebut dapat dilihat pada gambar 4.2.
Gambar 4.2 Mapping Tipe-Tipe Aplikasi, Tingkat Aplikasi, dan Teknik Analisis Aplikasi Teknologi Informasi pada Divisi Human Resource Di PT.
Bank Sinarmas (Sumber: Parker, 1988, p105)
4.3. Perhitungan Dengan Menggunakan Metode Information Economiscs
Dengan menggunakan metode Information Economics secara garis besar analisa investasi implementasi SAP Module Human Capital Management dibagi menjadi dua komponen pokok yaitu:
1. Analisa Biaya dan M anfaat
Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar manfaat yang akan diperoleh divisi Human Resource perusahaan dengan diimplementasikannya SAP Modul Human Capital Management ini. Penilaian ini dipandang dari faktor Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada. Dalam analisa biaya dan manfaat ini, biaya – biaya yang dikeluarkan serta manfaat – manfaat yang didapatkan kemudian akan dikelompokkan
dalam traditional cost benefit analysis, value linking, value acceleration, dan
value restructuring. Dari hasil penelitian yang didapat, tidak ditemukan adanya
pembentukan fungsi atau kegiatan bisnis baru dalam Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas dengan adanya pengimplementasian SAP Module Human
Capital Management sehingga metode Innovation Valuation tidak
diperhatikan.
2. Analisa Nilai dan Resiko
Analisa ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar resiko yang akan dihadapi divisi Human Resource perusahaan dengan diimplementasikannya SAP Module Human Capital Management ini. Penilaian ini juga dipandang dari faktor Domain Bisnis maupun faktor Domain Teknologi yang ada.
Hasil analisa biaya dan manfaat menghasilkan persentase return on
investment yang kemudian akan digabungkan dengan analisa nilai dan resiko
divisi HR perusahaan dalam Information Economics Scorecard yang akan memberikan skor proyek SAP Module Human Capital Management. Skor akhir ini dicerminkan dalam tabel predikat untuk mengetahui seberapa baik dan layak implementasi SAP Module Human Capital Management tersebut.
4.3.1. Analisa Biaya dan Manfaat
M anfaat – manfaat SAP Module Human Capital Management yang akan didefinisikan pada sub bab ini, akan dianalisis dengan menggunakan metode-metode yang berbeda. Untuk mempermudah dalam menganalisis
manfaat yang ditimbulkan dalam implementasi SAP Module Human
Capital Management ini, digunakan IT Benefit Matrix yang
dikombinasikan dengan Information Economics.
M anfaat yang bersifat tangible measurable dapat dianalisis dengan metode cost benefit tradisional. M anfaat yang bersifat intangible
unmeasurable dapat dianalisis dengan menggunakan kuisioner (hasil
wawancara) domain bisnis dan teknologi. Sedangkan untuk manfaat yang bersifat tangible unmeasurable dan intangible measurable dapat dianalisis dengan menggunakan metode analisis manfaat yang digunakan dapat dilihat pada Tabel 4.2.
Tabel 4.2 Konversi IT Benefit Matrix dengan Information Economics tools
No. POTENS I MANFAAT KLAS IFIKAS I METODE PENGUKURAN
Aspek Manfaat Domain Value
1 Penghematan Biaya Kertas Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
2 Penghematan Biaya Tinta (catridge
ribbon) Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
3 Penghematan Biaya Listrik ( Printer ) Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
4 Penghematan Biaya Odner Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
5 Penghematan Biaya Alat Tulis Kantor Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
6 Penghematan Biaya Jumlah Tenaga Kerja Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
7 Penghematan Biaya Lembur Tangible Teknologi Finansial Traditional Cost Benefit Analysis
8 Ketersediaan Akses Data Dan Informasi
Yang Berkualitas Quasi Tangible Bisnis Finansial Value Acceleration
9 M embantu M anajemen Dalam M embuat
Keputusan Yang Tepat Quasi Tangible Bisnis Finansial Value Linking
10 M engurangi Redudansi Data Quasi Tangible Teknologi Finansial Value Acceleration
11 M eningkatkan kepuasan karyawan dalam
bekerja Quasi Tangible Bisnis Finansial Value Linking
12 M eningkatkan Kecepatan Proses Kerja Quasi Tangible Bisnis Finansial Value Acceleration
13 M engurangi Human Error Quasi Tangible Teknologi Finansial Value Linking
14
M engurangi Ketidakpuasan Pihak M anajemen / Penghematan Biaya Rekrutmen
Quasi Tangible Bisnis Finansial Value Linking
16 M eningkatkan Citra Perusahaan Intangible Bisnis
Non-Finansial IE - Kuesioner Domain
17 M eningkatkan Tingkat Keamanan Data (
Level of Security Intangible Teknologi
Non-Finansial IE - Kuesioner Domain
18 M eningkatkan Maintain Master Data Intangible Teknologi
Non-Finansial IE - Kuesioner Domain
19 Peningkatan Keunggulan Kompetitif
M anajemen SDM Perusahaan Intangible Bisnis
4.3.2. Identifikasi Manfaat S AP Modul Human Capital Management
Identifikasi manfaat yang ada diperoleh dengan diimplementasikannya SAP M odul Human Capital Management dibagi menjadi dua bagian yaitu manfaat tangible dan manfaat intangible. M anfaat
tangible adalah manfaat yang berwujud sehingga dapat diukur dengan pasti
sedangkan manfaat intangible merupakan manfaat yang tidak berwujud atau tidak kelihatan secara langsung sehingga sulit untuk diukur. Agar mudah dalam menganalisis dan melakukan pengukuran manfaat yang ditimbulkan dengan adanya penerapan SAP M odul Human Capital
Management pada Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas, maka
menggunakan IT Benefit Matrix yang dikombinasikan dengan Information
Economics.
M anfaat berwujud (tangible) diperoleh dari pengurangan biaya operasional secara langsung pada lembar kerja dampak ekonomis. Sedangkan manfaat setengah berwujud (quasi tangible) akan dihitung dengan konsep Value Linking, Value Acceleration, dan Value
Restructuring. M anfaat yang tidak berwujud (intangible) yang sulit diukur
dan dikonversikan ke dalam nilai rupiah akan tercakup dalam penilaian terhadap domain bisnis dan domain teknologi. Tujuan identifikasi manfaat ini adalah agar perusahaan mengetahui dampak ekonomis dari investasi teknologi informasi tersebut.
Di bawah ini akan disajikan manfaat yang telah diidentifikasi dari proyek SAP M odul Human Capital Management yang akan diimplementasikan. M anfaat ini dapat dikelompokkan ke dalam empat
kategori, yaitu Tangible Measurable, Tangible Unmeasurable, Intangible
Measurable, dan Intangible Unmeasurable. Dapat dilihat pada Tabel 4.3.
Tabel 4.3. IT Benefit Matrix S AP Modul Human Capital Management
IT Benefit Matrix Information Economics
Tangible Measurable • Penghematan biaya kertas
• Penghematan biaya tinta (catridge ribbon) • Penghematan biaya listrik ( Printer ) • Penghematan biaya odner
• Penghematan biaya Alat Tulis Kantor • Penghematan biaya jumlah tenaga kerja • Penghematan biaya lembur
Tangible Unmeasurable • Ketersediaan akses data dan informasi yang
berkualitas
• Bersifat membantu pihak manajemen untuk membuat keputusan yang tepat yang berhubungan dengan sumber daya manusia (sebagai sistem penunjang keputusan)
• Mengurangi redudansi data
Intangible Measurable • Meningkatkan kepuasan karyawan dalam bekerja
• Meningkatkan kecepatan proses kerja • Mengurangi Human Error
Penghematan biaya rekrutmen • Peningkatan produktivitas unit kerja
Intangible Unmeasurable • Meningkatkan citra perusahaan
• Meningkatkan tingkat keamanan data ( Level of
Security)
• Meningkatkan maintain master data
• Peningkatan keunggulan kompetitif manajemen SDM perusahaan.
4.3.2.1. Tangible Measurable
Tangible measurable merupakan manfaat-manfaat yang
membawa dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan dan dampaknya dapat diukur secara objektif, atau manfaat yang berwujud dengan adanya implementasi SAP Human Capital
Management (HCM ) bentuknya berupa berkurangnya /
penghematan biaya-biaya operasional yang dapat dihitung secara kuantitatif. M anfaat berwujud dari penerapan SAP Human Capital
Management (HCM ) yaitu :
a. Penghematan Biaya Kertas
Sebelum adanya aplikasi SAP Human Capital
Management (HCM ), penggunaan kertas diperkirakan
mencapai 10 rim per bulan-nya, dimana semua laporan yang wajib ada pengesahan akan dicetak baik itu menggunakan
sistem (Andal Kharisma 2007) maupun tidak menggunakan sistem (manual).
Namun setelah diimplementasikan SAP Human Capital
Management (HCM ) , maka penggunaan kertas turun sebanyak
20% menjadi ±8 rim per bulannya. Penghematan biaya kertas setelah implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat melalui adanya penghematan biaya pencetakan laporan sebagai berikut:
Rekap Gaji bulanan per cabang ( Asumsi : disesuaikan dengan jumlah cabang)
Laporan Pendaftaran Asuransi Laporan MIS
Laporan tindakan disiplin
Surat Keputusan (surat pengesahan mutasi karyawan / penetapan promosi karyawan) Æ Berlaku jika ada proses itu saja.
Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) pendistribusian dokumen tersebut ke bagian terkait menjadi berkurang, Hal ini dikarenakan kemudahan dalam pertukaran data dan mengakses data / informasi, hampir semua informasi bisa didapatkan secara langsung melalui sistem tersebut, untuk pengesahan (approval) dan pemeriksaan laporan yang dilakukan oleh pihak manager / Division Head juga dapat dilakukan secara langsung dan efisien tanpa harus
mencetak laporan – laporan tersebut. Dengan demikian biaya yang diperlukan untuk membeli kertas dapat berkurang, serta kemungkinan hilangnya data pelaporan tersebut dapat dihindari.
b. Penghematan Biaya Tinta (catridge ribbon)
Untuk setiap laporan yang harus dibuat setiap bulannya seperti: Rekap Gaji bulanan per cabang ( Asumsi : disesuaikan dengan jumlah cabang), Laporan Pendaftaran Asuransi, Laporan M IS, Laporan tindakan disiplin karyawan oleh divisi Payroll , pendistribusian dokumen- dokumen tersebut ke bagian terkait menjadi berkurang.
Penyerahan laporan – laporan tersebut akan diolah oleh divisi Payroll dengan menggunakan sistem yang ada. Laporan – laporan tersebut akan dicetak dan diserahkan kepada pihak manager / Division Head untuk pengesahan (approval). Hal ini dikarenakan menggunakan aplikasi sistem yang berjalan saat ini sebagai sistem yang memberikan informasi. Namun untuk pengelolaannya lebih lanjut, divisi Payroll masih menggunakan aplikasi-aplikasi lain seperti Microsoft Excel untuk perhitungan bonus dan formula kenaikan gaji karena diasumsikan bahwa perhitungan bonus dan kenaikan gaji karyawan yang tidak selalu sama setiap bulannya, oleh sebab itu masih diperlukan perhitungan secara manual. Sehingga terdapat biaya yang dikeluarkan, yaitu biaya kertas dan biaya catridge
ribbon. Dengan adanya implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) dan M SS, semua pelaporan akan langsung
disampaikan dan proses pengesahannya langsung kepada pihak manajer hanya dengan melalui sistem, Sehingga biaya penggunaan kertas dan catridge ribbon dapat berkurang.
c. Penghematan Biaya Listrik (Printer)
Dengan menerapkan SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas maka dapat menghemat biaya listrik. Biaya listrik disini adalah untuk penggunaan mesin printer, dimana sebelum adanya penghematan biaya kertas , mesin printer diasumsikan menyala selama jam kerja, namun setelah menggunakan sistem SAP yang disertai dengan adanya penghematan jumlah kertas yang harus dicetak ( pendistribusiannya sudah melalui sistem yang terintegrasi), otomatis biaya listrik untuk pemakaian mesin
printer juga dapat dikurangi.
d. Penghematan Biaya ATK
Dengan penerapan implementasi investasi SAP Human
Capital Management (HCM ) yang dilakukan oleh Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas, diasumsikan
penggunaan alat tulis kantor menjadi berkurang setiap bulannya. Persetujuan jika adanya penyimpangan- penyimpangan,
persetujuan pelaporan (proses approval) yang hampir ditiadakan setelah adanya penerapan implementasi SAP HCM & M SS dilakukan menggunakan sistem, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk pembelian alat tulis kantor dapat dikurangi.
e. Penghematan Biaya Odner
Pemakaian odner sebagai sarana pendokumentasian dokumen seperti M emo, Surat Keputusan, Laporan M IS, Laporan Tindakan Disiplin juga menjadi berkurang, Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) pembuatan Laporan M IS, dan Laporan Tindakan Disiplin sudah dapat didokumentasikan di dalam sistem sehingga tidak diperlukan lagi adanya pendokumentasian berupa hardcopy otomatis dokumen yang disimpan dalam odner menjadi lebih sedikit dengan adanya sistem SAP.
f. Pengurangan Jam lembur
Diperlukan waktu bagi para staf operasional (Golongan A) misalnya staf payroll untuk menyelesaikan tugas rutinnya yang memang harus segera diselesaikan, misalnya harus mempersiapkan bahan meeting yang banyak, menyelesaikan laporan dengan deadline yang mendesak khususnya pada saat mendekati atau sesudah proses penggajian, sehingga seringkali / tidak jarang mengharuskan kerja lembur bagi staf payroll untuk
menyelesaikan tugasnya serta untuk para security / OB dalam menjalankan tugas rutinnya yang memang mengharuskan lembur, karena menunggu seluruh karyawan selesai bekerja. Dengan diimplementasikan sistem SAP Human Capital
Management, manajemen mengharapkan sistem tersebut dapat
membantu pekerjaan dalam Divisi Human Resource agar lebih mudah dan cepat untuk diselesaikan melalui penyediaan data dan informasi yang lengkap dan mudah untuk diakses melalui sistem terintegrasi sehingga mengurangi biaya lembur karyawan.
g. Penghematan Biaya Tenaga Kerja
Seiring dengan pembukaan cabang – cabang baru setiap bulannya, yaitu ± 2 -3 bulan setiap bulannya, hingga saat ini jumlah cabang pada PT. Bank Sinarmas ± 93 cabang, secara pembagian divisi, di setiap cabang tidak mempunyai staf HR / rekrutmen secara signifikan, namun secara tidak langsung cabang itu membantu proses perekrutan yang dikoordinir oleh para supervisor dan kepala operasional per cabang. Oleh karena sistem rekrutmen yang masih manual, sehingga setiap cabang utama dan pembantu sebab itu diasumsikan setiap cabang memiliki 1 staf recruitment, sehingga jumlah staf kantor pusat dan cabang berjumlah ± 100 orang, termasuk 5 sekretaris wilayah. Setelah memakai SAP Human Capital Management,
diasumsikan di setiap kantor cabang pembantu (KCP) tidak memerlukan staf rekrutmen, cukup di kantor cabang utama (KCU) saja untuk menangani keperluan di kantor cabang utama sendiri dan pembantu (KCP) dalam melakukan proses perekrutan di wilayah tersebut. Pengurangan tenaga kerja ini dikarenakan adanya sistem rekrutmen yang sudah terintegrasi dan pendistribusian informasi yang semakin baik, sehingga dalam mengerjakan suatu proses perekrutan karyawan terjadi pengurangan jumlah tenaga kerja.
4.3.2.2. Tangible Unmeasurable
Tangible unmeasurable merupakan manfaat yang
memberikan dampak langsung terhadap profitabilitas perusahaan tetapi dampaknya sulit diukur secara langsung. Yang termasuk dalam kategori manfaat ini adalah tersedianya akses data dan informasi yang berkualitas, membantu pihak manajemen untuk membuat keputusan yang tepat, serta dapat mengurangi adanya redudansi data.
a. Ketersediaan Akses Data Dan Informasi Yang Berkualitas
Dengan adanya implementasi SAP Human Capital
Management (HCM ) maka dapat menghasilkan jaminan akan
keakuratan data dan informasi karena semua data disimpan dalam satu sistem. Informasi tersedia kapan saja (real time) dan dimana saja (terintegrasi) sehingga memberikan kemudahan
bagi para karyawan dan manager dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Dengan adanya SAP Human
Capital Management (HCM ) dan SAP M SS para manager dapat
memantau pergerakan karyawan serta dapat memeriksa semua pelaporan (reporting) yang berjalan dengan efektif dan efisien, serta mempermudah karyawan dalam pembuatan laporan-laporan, maintain data master dan proses approval, porsi waktu yang biasa digunakan, akan tetapi, tetap dengan pembatasan hak akses untuk setiap bagian. Untuk melakukan hal tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya, dan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja.
Selain itu dengan adanya sistem SAP maka akan menciptakan komunikasi yang lebih efisien antara Divisi
Human Resource perusahaan di kantor pusat dengan cabang
yang saling berhubungan dalam pengajuan dan persetujuan pelaporan secara tepat waktu. M anajemen mengharapkan tidak terjadi simpang siur data yang sering terjadi jika ada proses rekrut karyawan baru, dimana banyak berkas karyawan yang menumpuk.
b. Membantu Manajemen Dalam Membuat Keputusan Yang
Tepat
Dengan adanya informasi yang lebih baik dan akurat maka pihak manajemen dapat mengambil keputusan yang lebih
tepat. Hal ini juga membantu meningkatkan kualitas keputusan yang diambil. Keputusan yang tidak tepat akan menghasilkan dampak negatif bagi perusahaan. Dengan adanya penerapan SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human
Resource di PT. Bank Sinarmas maka akan mempermudah
dalam proses perekrutan karyawan baru sampai dengan proses
training karyawan, penyediaan informasi payroll yang lengkap
seperti daftar karyawan mana saja yang layak mendapatkan penghargaan, karyawan mana yang berhak untuk dipromosikan dan dimutasikan, dll.
Dimana dengan menggunakan SAP Human Capital
Management (HCM ) yang diimplementasikan oleh Divisi Human Resource PT. Bank Sinarmas akan sangat membantu
dalam mengelola sumber daya manusia (SDM ) pada PT. Bank Sinarmas karena adanya penyimpanan semua data karyawan dengan teratur, dan adanya penyampaian informasi yang lebih cepat, lengkap, real time serta dapat dipercaya sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dan tindakan strategis yang berkaitan dengan masalah SDM apalagi mempertimbangkan jumlah karyawan PT. Bank Sinarmas yang mencapai ±2000 orang. Pihak manajemen dapat menilai performa kerja karyawannya secara tidak langsung berdasarkan
record yang ada sehingga dapat mempertahankan karyawan
Feature dan menu / modul yang terdapat pada SAP
Human Capital Management (HCM ) dapat dikembangkan lebih
lanjut serta memaksimalkan fungsi-fungsi yang terdapat di dalamnya. Hasil usulan dari sistem dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan yang tepat. Berikut salah satu contoh penerapan SAP M SS dalam membantu manajer (manajemen) mengambil keputusan yang tepat.
Perencanaan kompensasi menggunakan Manager Self-Service (MSS) :
SAP menawarkan perencanaan berbasis web secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan manajer dengan tanggung jawab untuk personil dan anggaran. Yang memungkinkan manajer untuk melakukan perencanaan kompensasi karyawan yang bersangkutan. Divisi Human Resource yang tidak melaksanakan secara terpusat. Sebaliknya, para manajer bertanggung jawab atas perencanaan secara desentralisasi.
Ketika seorang manajer untuk mengakses perangkat ini, yang secara otomatis menampilkan sistem semua karyawan dan siapa manajer yang melakukan perencanaan kompensasi. Untuk memudahkan perencanaan yang optimal, berbagai kompensasi-informasi yang relevan akan muncul untuk manajer.
Selama proses perencanaan, manajer dapat selalu melihat anggaran yang tersedia. Hal ini memungkinkan para
manajer untuk memonitor apakah anggaran tersebut telah kadaluarsa atau untuk menentukan berapa banyak anggaran tetap untuk didistribusikan.
Hanya dengan memilih nama karyawan, manajer yang dapat melihat data yang komprehensif yang dia butuhkan untuk membuat keputusan. Data yang dapat mencakup kontrak, tugas organisasi, pengembangan sebelumnya penyesuaian gaji atau kompensasi, dan penghargaan sebagai bagian dari rencana seleksi.
M anajer dapat membandingkan kompensasi penyesuaian bagi karyawan yang dipilih. M anajer dapat membuat perbandingan ini untuk semua kompensasi penyesuaian (ex: bonus). Dengan cara ini, fungsi ini mendukung Anda dalam mengambil keputusan tentang strategi remunerasi perusahaan
Kompensasi manajer dapat memilih informasi yang harus diberikan, misalnya, informasi gaji dari perusahaan-perusahaan dengan ukuran tertentu, dari jumlah tertentu, atau karyawan dengan masa jabatan tertentu.
c. Mengurangi Redudansi Data
Adapun beberapa proses perhitungan dan pembuatan dokumen yang masih menggunakan sistem file (dokumen), aplikasi – aplikasi yang masih sering digunakan di antaranya
pada perhitungan bonus, THR karyawan dan formula kenaikan gaji setiap karyawan yang masih dibuat perhitungannya manual di MS - Excel. Hal tersebut memungkinkan adanya redudansi data (adanya file yang sama, namun disimpan di tempat yang berbeda) hal tesebut disebabkan terlalu banyaknya data yang menumpuk / tidak adanya database untuk penyimpanan file-file tersebut, sehingga Payroll sering kali rancu untuk mengingat data terakhir karyawan yang akan digunakan dalam penghitungan penggajian dan sebagainya.
Dengan adanya SAP HCM maka akan mengurangi kemungkinan terjadinya redudansi data tersebut, dimana semua data akan di-maintain dalam satu database. Sehingga porsi waktu yang biasa digunakan untuk mencari data –data akibat adanya redudansi data tersebut dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lainnya, serta dapat meningkatkan produktivitas kerja.
4.3.2.3. Intangible Measurable
Intangible measurable adalah manfaat yang dapat diukur
tetapi dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi profitabilitas perusahaan.
a. Meningkatkan Kepuasan Karyawan Dalam Bekerja
Dengan pengimplementasian SAP Human Capital
Resource di PT. Bank Sinarmas, membantu para pengguna
untuk menyediakan sarana penyampaian komunikasi yang terintegrasi serta real time, sehingga informasi secara relevan dan akurat. Relevan berarti data yang ditampilkan sesuai dengan yang diminta. Akurat berarti data yang ditampilkan tepat dan dapat dipertanggungjawabkan, sehingga diharapkan dapat meningkatkan kepuasan karyawan / pengguna sistem (job
satisfaction) dan meningkatkan produktivitas kerja. Dengan
adanya SAP Human Capital Management ini maka proses input data menjadi lebih mudah dan sederhana serta menawarkan banyak kemudahan bagi para penggunanya yaitu dengan memberikan fasilitas yang memadai dalam tampilan pembuatan laporan / reporting, controlling, helping operation sehingga dapat meningkatkan kualitas sistem dan memudahkan karyawan dalam melihat data dan melakukan update data serta pembuatan laporan. Diharapkan dengan adanya kemudahan yang didapat maka dapat meningkatkan kepuasan kerja.
Dengan meningkatkan kepuasan karyawan terhadap sistem dan kepuasan kerja yang meningkat diprediksikan kontribusi karyawan terhadap perusahaan akan meningkat dan lebih berkonsentrasi dalam pekerjaan. Sehingga secara tidak langsung menaikkan produktivitas kerja dari karyawan tersebut.
b. Meningkatkan Kecepatan Proses Kerja
Implementasi SAP Human Capital Management (HCM ) pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas dapat mempercepat waktu proses. Percepatan waktu proses diperoleh karena kemudahan mendapatkan informasi yang akurat dan dapat mengatur pekerjaannya dengan lebih cepat dan mudah serta waktu yang digunakan menjadi lebih fleksibel. Selain itu SAP Human Capital Management juga memudahkan user dalam menginput data karena penerapan investasi telah mengintegrasikan keseluruhan bagian perusahaan yang menggunakan investasi tersebut. Selain lebih memudahkan user dalam peng-input-an data, pembuatan surat-surat atau dokumen, pencatatan transaksi keuangan, proses approval serta mempercepat dalam pembuatan laporan, dan sebagainya. Karyawan juga dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih produktif dan tepat waktu dalam menyelesaikan proses kerja serta menangani pekerjaan selanjutnya.
Hal yang paling banyak menyita waktu karyawan adalah :
Menerima dan menjawab complain / pertanyaan karyawan via telepon atau email yang memakan waktu ± 6 jam per hari kerja. Hal ini paling banyak menyita waktu karyawan khususnya staff Payroll, dimana kegiatan tersebut
merupakan kegiatan harian yang sangat menyita waktu dalam pengerjaan pekerjaan pokok mereka, dengan asumsi
pekerjaan pokok staff payroll yang seharusnya dapat diselesaikan dalam setengah hari kerja dengan adanya proses complain tersebut, tertunda menjadi 2-3 hari kerja . Proses Complain pasti terjadi setiap hari, paling banyak terjadi ketika mendekati dan sesudah proses penggajian karyawan.
Penarikan data absensi (lembur) karyawan per cabang yang hampir memakan waktu ± 1 jam
Namun dengan adanya SAP Employee Self Service (Fase 2), karyawan dapat lebih leluasa dalam mengakses informasi mengenai hak cuti karyawan, kenaikan gaji, absensi, pelatihan/training yang sedang diadakan, seminar-seminar, dan lain-lain, sehingga permasalahan di atas dapat dihindari dan proses pengerjaan pokok karyawan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tepat waktu. (namun penulis tidak membahas manfaat Fase 2 lebih lanjut).
c. Mengurangi Human Error
Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) maka dapat mengurangi kesalahan yang ditimbulkan oleh manusia. Suatu sistem berbasis komputer biasanya dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi dari sisi manusianya yang biasanya dikarenakan oleh faktor kelelahan, stress dan konsentrasi yang rendah maka manusia sangat mungkin berbuat
ceroboh / lalai. M anfaat yang diperoleh antara lain dengan perubahan proses yang bersifat manual menjadi otomatis memberikan manfaat pada berkurangnya tingkat kesalahan yang dilakukan karyawan misalnya dalam proses perhitungan-perhitungan seperti Bonus, THR, Formula Kenaikan Gaji yang masih dilakukan dengan perhitungan manual melalui MS-Excel. Serta keterlambatan informasi dari cabang perihal transaksi karyawan sehingga belum diproses pada saat penggajian, hal tersebut dikarenakan masih belum adanya sistem yang terintegrasi.
d. Mengurangi Ketidakpuasan Pihak Manajemen
SAP Human Capital Management (HCM ) digunakan pada divisi Human Resource untuk membantu proses kerja divisi tersebut yang meliputi proses perekrutan, seleksi, penempatan (placement) karyawan sesuai dengan prasyarat dan kebutuhan, proses pengaturan jadwal training, pelaporan promosi, mutasi sampai karyawan tersebut pensiun dini / berhenti kerja / PHK serta proses penggajian karyawan. Dengan adanya sistem aplikasi seperti ini maka dapat sangat membantu pihak manajemen dalam mengambil tindakan yang tepat. Pihak manajemen merasa puas karena informasi yang lengkap dan terpercaya (real time) mengenai karyawan mereka sudah ada dalam sistem, seperti dapat dilihat adanya informasi mengenai
data perekrutan yang sudah dapat dihasilkan oleh sistem, seperti pelaporan berapa jumlah pelamar, laporan jumlah pelamar yang berhasil diterima, laporan pengelompokan pelamar (S1/D3/SM A), serta dapat membantu pihak perusahaan untuk mengukur seberapa cepat proses perekrutan yang terjadi. Dengan demikian informasi tersebut dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi manajer untuk melakukan tindakan dan mengambil keputusan tepat yang berhubungan dengan kemajuan dan kinerja karyawan / staf mereka sehingga dapat diasumsikan dapat mengurangi ketidakpuasan manajemen.
Dengan pengimplementasian SAP ini memberikan manfaat yang bersifat intangible measurable. M anfaat lain adalah penghematan adanya biaya perekrutan karyawan. Ini dikarenakan sudah adanya E-Recruiting (Sebuah solusi dalam perekrutan yang disediakan via internet secara menyeluruh) / fasilitas-fasilitas yang disediakan SAP untuk menampilkan lowongan yang tersedia pada Divisi Human Resouce PT. Bank Sinarmas. Dengan demikian biaya - biaya yang tadinya dikeluarkan untuk mengiklankan lowongan di media cetak atau media lainnya dapat menjadi berkurang.
e. Peningkatan Produktivitas Unit Kerja
Berhubungan dengan kemudahan dan kenyamanan penggunaan SAP Human Capital Management, diasumsikan
dapat meningkatan produktivitas unit kerja atau suatu kegiatan pada suatu departemen yang dapat diukur akibat adanya implementasi otomasi perkantoran tersebut. Adanya implementasi sistem ini menyebabkan terjadinya pergeseran pola kerja dalam perusahaan dan diharapkan produktivitas setiap pengguna akan meningkat serta efektivitas waktu kerja dapat ditingkatkan dengan mengurangi kegiatan-kegiatan yang bernilai rendah / kegiatan yang kurang produktif (mengerjakan sebagian pekerjaan yang bukan merupakan pekerjaan pokoknya) dan dapat melakukan kegiatan pokok / kegiatan yang memiliki nilai yang lebih tinggi.
4.3.2.4. Intangible Unmeasurable
Intangible unmeasurable meliputi manfaat-manfaat tidak
langsung yang sulit untuk diukur dan dampaknya tidak secara langsung mempengaruhi profitabilitas perusahaan yaitu meliputi citra dan daya saing perusahaan, peningkatan kepuasan user (pengguna) serta keunggulan kompetitif manajemen SDM yang dimiliki oleh perusahaan tersebut.
a. Meningkatkan Citra Perusahaan
PT. Bank Sinarmas (Sinarmas Group) sudah memiliki
brand image yang memiliki potensi jual yang tinggi. Namun
citra yang ditimbulkan dari sumber daya manusianya masih kurang menjual. Sumber Daya M anusia (SDM ) merupakan
faktor utama dan penting dalam suatu organisasi yang mengelola jasa keuangan dan Perbankan. Adapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan pelayanan yang baik kepada pelanggan dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan ditangani oleh manusia.
Dengan adanya SAP Human Capital Management (HCM ) maka dapat meningkatkan citra perusahan, PT. Bank Sinarmas dapat mengelola dan memonitor lebih dari ±2000 karyawan tanpa kesulitan yang berarti dan dapat mempertahankan karyawan yang potensial agar tetap bekerja di PT. Bank Sinarmas, serta dapat mengaplikasikan pengelolaan SDM yang terampil, berbudaya jujur, senang melayani dan
prudent, dengan berbasiskan pada pengelolaan talenta yang
terintegrasi dengan sistem pengelolaan yang terstruktur. Selain itu PT. Bank Sinarmas bertindak sebagai pioner dalam menerapkan SAP Human Capital Management (HCM ) dan lebih maju satu langkah dengan mengimplementasikan teknologi informasi.
b. Meningkatkan Tingkat Keamanan Data ( Otorisasi / ( Level
of Security)
SAP Human Capital Management (HCM ) dapat memberikan jaminan atas keamanan data atau informasi seperti membatasi akses hanya bagi pihak yang berwenang,
memungkinkan back up dan recovery data, menjaga integritas data ( adanya otorisasi 2 layer ) yaitu mencegah adanya pengubahan / modifikasi data baik secara sengaja maupun tidak disengaja sehingga data yang disimpan terjaga keasliannya. Bentuk lainnya adalah, SAP M SS menyediakan SAP menawarkan perencanaan berbasis web secara khusus disesuaikan dengan kebutuhan manajer dengan tanggung jawab untuk personil dan anggaran. Yang memungkinkan manajer untuk melakukan perencanaan kompensasi karyawan yang bersangkutan. Divisi Human Resource tidak melaksanakan secara terpusat. Sebaliknya, para manajer bertanggung jawab atas perencanaan secara desentralisasi.
c. Meningkatkan Maintain Master Data
Dengan adanya implementasi SAP Human Capital
Management (HCM ) terdapat manfaat yang bersifat tangible unmeasurable. Salah satu manfaat yang ada antara lain dapat
meningkatkan maintain master data. Dimana masih terdapat banyak file yang dibuat menggunakan aplikasi – aplikasi yang masih sering digunakan di antaranya MS – Excel, MS-Word,
MS - Power Point, dan Notepad yang diasumsikan banyaknya
data (file) yang menumpuk sehingga dapat mengurangi memori sistem (tidak adanya pengaturan database penyimpanan data).
Dengan adanya SAP maka semua data yang ada dapat disimpan dalam database sistem dengan teratur dan real time.
d. Peningkatan Keunggulan Kompetitif Manajemen SDM
Perusahaan
Dengan mengimplementasikan SAP Module Human
Capital Management memberikan keuntungan-keuntungan lain
yang berhubungan dengan SDM . Salah satunya adalah meningkatkan kualitas SDM pada Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas. Dengan adanya SAP Module Human
Capital Management akan menciptakan pandangan bahwa
Divisi Human Resource di PT. Bank Sinarmas memiliki inovasi di bidang teknologi informasi serta berorientasi pada penyediaan data informasi yang relevan dan akurat bagi atau oleh para pengguna.
Selain itu dengan adanya sistem yang dapat memudahkan proses kerja pada Divisi Human Resource maka pengelolaan dan pemantauan karyawan oleh pihak manajemen atas dapat lebih teratur dan terarah sehingga secara tidak langsung dapat meningkatkan performa kerja karyawan dan kualitas karyawan. Hal ini tentu saja dapat menciptakan keunggulan kompetitif melalui SDM yang lebih berkualitas dan dapat memberikan daya saing tersendiri bagi divisi human
4.3.3. Traditional Cost and Benefit analysis (TCBA)
Teknik analisis cost-benefit tradisional merupakan bahasa atau sarana pengukur keuangan yang umum dalam menaksir alternatif dan menentukan hasil. Untuk alasan ini, analisis cost-benefit menjadi titik awal dalam perhitungan dengan metoda information economics. Pembuatan dan pengimplementasian suatu proyek teknologi informasi pasti memerlukan biaya yang tidak sedikit. Dengan dikembangkan dan diimplementasikannya SAP Human Capital Management (HCM ) tentu saja akan menimbulkan biaya-biaya baik biaya pengembangan proyek (development cost) maupun biaya berjalan proyek (ongoing expense) yang akan dibebankan pada Divisi
Human Resource perusahaan.
Perhitungan biaya pengembangan (development cost) dilakukan dengan menggunakan lembar kerja biaya pengembangan (development cost
worksheet), sedangkan untuk perhitungan biaya berjalan proyek (ongoing expense) menggunakan lembar biaya berjalan (ongoing expenses worksheet) yang kemudian akan dikonversikan dampak ekonomisnya ke
dalam lembar dampak ekonomis (economics impact worksheet) yang akan dilakukan untuk periode 5 tahun, yaitu dari tahun 2009 sampai dengan 2013.
4.3.3.1.Biaya Investasi / Pengembangan S AP Human Capital
Management (HCM)
Dalam pengimplementasian sebuah sistem, baik itu sistem sederhana maupun sistem yang kompleks pasti dibutuhkan sejumlah
dana untuk mengembangkan proyek tersebut yang disebut sebagai biaya pengembangan (Development Cost). Biaya pengembangan itu dibagi menjadi beberapa kategori yaitu : biaya perangkat keras (Hardware), biaya perangkat lunak (Software), serta biaya tenaga kerja, biaya training / pelatihan pengguna. Total biaya pengembangan (Development Cost) pada implementasi SAP Human
Capital Management (HCM ) sebesar Rp 6.014.987.302,-.
Penjabarannya dapat dilihat sebagai berikut :
1. Biaya Perangkat Keras (Hardware)
Biaya perangkat keras, merupakan semua biaya yang berhubungan dengan pembelian peralatan fisik komputer. Sebagai salah satu contoh investasi awal yang dilakukan dalam perangkat keras adalah pembelian server dan jaringan yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna / user. Spesifikasi
server yang dibutuhkan adalah Sun Fire X4600 M2 (DEV Server, QA Server dan PROD Server). Berikut untuk rincian
Tabel 4.4 Tabel Rincian Biaya Perangkat Keras (Hardware)
(Dalam Rupiah)
Hardware Pricing Price ($) Qty Amount (USD) Amount (IDR) Server DEV Server Sun Fire X4600 M2 25.995 1 25.995 240.453.750 QA Server PROD Server Network 10.343,13 1 10.343,13 95.673.952 CISCO3825-AC-IP 24-port switch AIMCUE PVDM2-64 AISK9 Internet Security System
Check Point security gateway UTM-1 3073 / 3076
28.800 1 28.800 266.400.000
Total 602.527.702
Kurs : 1 USD = 9.250 IDR
2. Biaya Perangkat Lunak (Software)
Dalam pengembangan SAP Human Capital
Management (HCM ) ini juga membutuhkan biaya perangkat
lunak. Biaya piranti lunak yang diinvestasi pada awal proyek ini berupa sistem operasi yaitu biaya modul – modul software aplikasi SAP M odul Human Capital Management (HR
Administration, HR Planning and Simulation, dan HR Relationship) untuk SAP License. M enurut vendor SAP harga license SAP tersebut dapat dihitung harga paket (masih dapat
Windows 2003 Server untuk server, dan SAP GUI untuk client.
Berikut ini adalah rincian biaya perangkat lunak yang diperoleh dari hasil wawancara kami dengan salah satu instruktur Binus
Center :
Tabel 4.5 Tabel Rincian Biaya Perangkat Lunak (S oftware)
(Dalam Rupiah)
Software Pricing Unit Kerja Amount
(USD)
Amount (Rupiah)
License SAP Modul Human Capital Management (HCM)
Fase 1 (SAP HCM Modul and Payroll) :
1. HR Administration @ $2.500 / per user @ Rp 23.125.000,- / per user Personnel Administration
1 Personnel & Payroll Dept. Head, 1 Personnel & Payroll Staff, 1 Industrial Relation Staff
7.500 69.375.000
Organization Management
1 Personnel & Payroll Dept. Head,
1 Personnel & Payroll Staff 5.000 46.250.000
Benefit 1 Personnel & Payroll Dept. Head,
1 Industrial Relation Staff 5.000 46.250.000
Time management 1 Personnel & Payroll Dept. Head,
1 Personnel & Payroll Staff 5.000 46.250.000
Total 22.500 208.125.000
2. SAP Payroll Processing
@ $5.500 / per 500 employees @ Rp 50.875.000,- / per 500 employee Payroll
1 Personnel & Payroll Dept. Head, 1 Personnel & Payroll Staff, 1 Industrial Relation Staff
22.000 203.500.000
Total 22.000 203.500.000
3. HR Planinng & Simulation @ $2.500 / per user @ Rp 23.125.000,- / per user Personnel Development
1 Recruitment Staff (Assesors),
53 Staff Recruitment Cbg. Utama 135.000 1.248.750.000
Training & Event Managemet
1 Training & Support Dept Head,
3 Trainers 10.000 92.500.000
Recruitment 1 Recruitment Staff (Assesors),
(Administrative)
53 Staff Recruitment Cbg. Utama Personnel Cost
Planning
1 Personnel & Payroll Dept.Head,
1 Personnel & Payroll Staff 5.000 46.250.000
Total 287.500 2.659.375.000 3. HR Relationship @ $2.500 / per user @ Rp 23.125.000,- / per user
Manager Self Service (MSS)
1 President Director,
1 Human Resource Management Group Head,
1 Personnel & Recruitment Division Head,
1 Training Center & Support Division Head 10.000 92.500.000 Total 10.000 92.500.000 DB License IBM DB2 Version 8.1 7.500 69.375.000 Windows Server* Windows Server 2003
* sudah dipakai pada sistem yang berjalan
saat ini -
SAP
Client SAP GUI Free -
Total 3.232.875.000
Fase 2 (Optional) :
Employee Self Service (ESS) All Employees
( @ $1500 per user) 3.750.000
34.687.500.00 0 Kurs : 1 USD = 9.250 IDR
3. Biaya Tenaga Kerja
Pengembangan SAP modul Human Capital
Management (HCM ) ini akan membutuhkan tenaga kerja antara
lain Functional / Human Resource Consultant, Technical
Consultant, ABAP, Basis Consultant yang akan bekerja selama
jangka waktu 46 minggu 4 hari kerja (234 hari kerja), dimana 1 minggu memiliki 5 hari kerja, sehingga rincian biaya tenaga kerja yang dibutuhkan selama / dalam pengembangan SAP
modul Human Capital Management (HCM ) dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 4.6 Tabel Biaya Tenaga Kerja (Dalam Rupiah)
Dari keseluruhan rincian biaya di atas, maka total biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dalam pengembangan SAP M odul Human
Capital Management yaitu sebesar Rp 6.014.987.302,-. Semua biaya
pengembangan secara rata-rata telah dijadikan satu paket lengkap oleh pihak vendor / pengembang sistem. Biaya pengembangan sistem oleh
vendor tersebut dihitung berdasarkan jumlah user yang akan
Tahap Waktu Sumber Daya Manusia Lama Kerja
Preparation 8 minggu 2 hari kerja (42 hari kerja) 1 HR Consultant 1 Technical Consultant 1 ABAP Consultant 1 BASIS Consultant 35 hari x 8 = 280 jam 42 hari x 8 = 336 jam 20 hari x 8 = 160 jam 20 hari x 8 = 160 jam
Total Biaya = 936 jam x US$75 x Rp 9.250,- = Rp 649.350.000,- Blueprint 17 minggu 3 hari kerja (88 hari kerja) 1 HR Consultant 1 Technical Consultant 1 ABAP Consultant 1 BASIS Consultant 72 hari x 8 = 576 jam 21 hari x 8 = 168 jam 10 hari x 8 = 80 jam 4 hari x 8 = 32 jam
Total Biaya = 856 jam x US$75 x Rp 9.250,- = Rp 593.850.000,- Realization 13 minggu 4 hari kerja (69 hari kerja) 1 HR Consultant 1 Technical Consultant 1 ABAP Consultant 1 BASIS Consultant 46 hari x 8 = 368 jam 31 hari x 8 = 248 jam 12 hari x 8 = 96 jam 28 hari x 8 = 224 jam
Total Biaya = 936 jam x US$75 x Rp 9.250,- = Rp 649.350.000,-
Final
Preparation 3 minggu (15 hari kerja) 1 HR Consultant 1 Technical Consultant 1 ABAP Consultant 1 BASIS Consultant 15 hari x 8 = 120 jam 15 hari x 8 = 120 jam 15 hari x 8 = 120 jam 5 hari x 8 = 40 jam
Total Biaya = 400 jam x US$75 x Rp 9.250,- = Rp 277.500.000,-
Total biaya instalasi dan konfigurasi Rp 2.170.050.000,- Kurs US$1 = Rp 9.250,-
menggunakan sistem (harga masih dapat ditawar). Berikut total biaya pengembangan SAP M odul Human Capital Management :
Tabel 4.7 Tabel Biaya Investasi / Pengembangan S AP HCM
(Development Cost Worksheet)
ITEM COST (Rp)
A. Development Effort
1. Incremental Staff Support
a. Functional / HR Consultant 932.400.000
b. Technical Consultant 604.950.000
2. Incremental Systems and Programming
a. ABAP Consultant 316.350.000
b. Basis Consultant 316.350.000
TOTAL 1 Year Development 2.170.050.000
B. New Hardware
1. Servers Sun Fire X6400 M2
a. DEV Server 240.453.750 b. QA Server c. PROD Server 2. Network 95.673.952 a. CISCO3825-AC-IP b. 24-port switch c. AIMCUE d. PVDM2-64 e. AISK9
3. Internet Security System
Check Point security gateway UTM-1 3073 /
3076
266.400.000
TOTAL 1 Year Development
602.527.702
C. New (Purchase) Software
1. License SAP Modul Human Capital Management
o HR Administration o SAP Payroll Processing
208.125.000 203.500.000 o HR Planning and Simulation 2.659.375.000 o HR Relationship 92.500.000
2. DB License
o IBM DB2 Version 8.1 69.375.000
3. Windows Server -
TOTAL 1 Year Development 3.232.875.000
D. Training
o Materi Modul HCM = Rp 70.600,- x 66 user 4.659.600 o Snack (untuk 3 hari) = Rp 10.000,- x 3 hari x 65 user 1.950.000 o Makan siang (untuk 3 hari) = Rp 15.000,- x 3 hari x 65 user 2.925.000
TOTAL 1 Year Development 9.534.600
