121
Pada bab ini akan dibahas mengenai SAP modul Finance, hasil penelitian dari dua metode yaitu metode analisa Cost/Benefit yang akan menganalisa biaya dan manfaat yang akan diperoleh oleh perusahaan dan metode analisa ROI untuk menghitung waktu yang dibutuhkan untuk mengembalikan nilai investasi dan rasio per periode waktunya.
4.1 Proses Bisnis
Berdasasarkan analisa sistem yang sedang berjalan di PT.ABC melalui permasalahan yang mempengaruhi proses bisnis dan kelemahan teknis yang dihadapi oleh perusahaan, untuk itu dibuat suatu perbandingan sistem untuk memecahkan masalah yang ada yaitu antara sistem yang sedang berjalan di PT.ABC yaitu Zahir Accounting dengan sistem yang akan diusulkan sebagai pemecahan masalah yaitu SAP FI/CO.
Berikut ini adalah tabel perbandingan sistem dari permasalahan yang mempengaruhi proses bisnis perusahaan:
Fungsi Bisnis
Proses
Bisnis M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Finance Perusahaan tertunda dalam pengambilan keputusan untuk
Untuk
penghitungan laba
per proyek
Perhitungan yang
dilakukan dapat
di customize per
strategi di masa mendatang
dilakukan secara manual, sehingga tidak dapat diberikan
pemecahan masalah
bisnis area sesuai dengan keinginan perusahaan
Berdasarkan masalah tersebut, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu perusahaan mengalami penundaan dalam pengambilan keputusan untuk strategi di masa mendatang yang disebabkan karena tidak dapat menampilkan laba per proyek. Didalam Zahir untuk memecahkan masalah tersebut, Zahir juga tidak dapat menampilkan laba per proyek sesuai dengan yang diinginkan perusahaan. Sehingga menyebabkan para karyawan untuk menghitung secara manual laba per proyek dan mempengaruhi kinerja proses bisnis.
Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yang ada
yaitu SAP FI/CO dapat di customize berdasarkan bisnis area apabila ingin menghitung
laba per proyek sesuai dengan keinginan perusahaan. Dimana tentu saja dapat
meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Pajak Perusahaan harus membayar denda pajak
Pada sistem Zahir memiliki
kesulitan dalam menghitung
pembayaran pajak ke kas negara karena
perusahaan
adalah melakukan impor sehingga diperlukan
pembayaran pajak ke kas negara
Pada SAP FI/CO untuk menghitung
PIB dapat dilakukan dengan
customisasi
Berdasarkan masalah yang dihadapi yaitu perusahaan harus membayar denda
pajak yang disebabkan kesulitan dalam menghitung pajak PIB (Pemberitahuan Import
Barang). Adapun hasil analisis kelemahan dari Zahir dalam memecahkan masalah
tersebut yaitu Zahir mengalami kesulitan dalam menghitung pajak PIB yang akan
dibayarkan ke kas negara. Namun, kelemahan ini dapat ditutupi oleh SAP FI/CO dengan
melakukan customisasi yang memungkinkan perusahaan untuk dapat menghitung pajak
PIB yang akan dibayarkan oleh perusahaan kepada negara.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Pembelian Hutang Hubungan kerjasama antara supplier dengan perusahaan
menjadi terganggu
Pada sistem Zahir
tidak dapat memasukkan
beberapa
Purchased order
yang ingin dimasukkan
kedalam Invoice yang sama
Pada Sistem SAP FI/CO
memungkinkan kita untuk memasukkan beberapa
Purchased order kedalam Invoice
yang sama bergantung kepada
company codenya.
Berdasarkan masalah diatas yaitu hubungan kerjasama antara supplier dengan perusahaan menjadi terganggu yang disebabkan karena perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan supplier yaitu untuk mengabungkan beberapa purchased order yang sama kedalam satu invoice.
Dari hasil analisis kelemahan pada sistem Zahir yaitu dalam pembuatan invoice
tidak memungkinkan untuk mengacu kepada beberapa Purchased order. Dalam Zahir,
satu invoice hanya dapat dibuat berdasarkan satu purchased order. Akan tetapi, hal ini
dapat ditutupi dengan SAP FI/CO yang memungkinkan kita untuk membuat invoice
dengan mengacu kepada beberapa Purchased order yang memiliki company code yang
sama.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Pembelian Hutang Perusahaan
mengalami kesulitan dalam mengendalikan data
Pada sistem Zahir transaksi diluar
Purchased order
seperti : pembelian
peralatan kantor dan sebagainya, dicatat sebagai jasa.
Pada Sistem SAP FI/CO terdapat setting yang memungkinkan kita
untuk
menggolongkan
setiap transaksi diluar Purchased order kedalam jenis account yang diinginkan.
Berdasarkan masalah diatas yaitu perusahaan mengalami kesulitan dalam mengendalikan data yang disebaban karena data yang ada dalam database menjadi tidak terkontrol karena seluruh transaksi diluar purchased order dicatat sebagai jasa.
Dari hasil analisis kelemahan pada sistem Zahir yaitu transaksi diluar Purchased
order seperti pembelian peralatan kantor, perbaikan AC dan sebagainya akan dicatat
oleh Zahir dalam account yang sama yaitu account jasa. Dalam hal ini terdapat
kejanggalan dalam penentuan account dari transaksi yang terjadi diluar Purchased
order. Akan tetapi dalam SAP FI/CO, memungkinkan kita untuk dapat menggolongkan
transaksi-transaksi diluar Purchased order kedalam account yang kita inginkan
bergantung kepada setting yang akan dilakukan dalam SAP FI/CO.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Penjualan Penerimaan kas
Perusahaan mengalami
kesulitan dalam menentukan
strategi-strategi
yang akan dilakukan di masa
mendatang
Pada sistem Zahir, tidak dapat secara ototmatis membuat
jurnal untuk pembayaran
bertahap. Terdapat 4 jenis pembayaran bertahap:
1. Pembayaran DP merupakan pembayaran yang dilakukan pada saat awal sebelum
dilaksanakanny a suatu proyek.
2. Pembayaran MOS merupakan pembayaran yang dilakukan
Pada Sistem SAP FI/CO terdapat setting yang memungkinkan
kita untuk mengdukung
pembuatan jurnal dari pembayaran bertahap tersebut, dimana
dimungkinkan
untuk mengcreate
jurnal secara
otomatis ketika
kita melakukan
suatu pembayaran.
pada saat pengerjaan
suatu proyek 3. Pembayaran
yang dilakukan setelah proyek selesai
dikerjakan 4. Pembayaran
yang dilakukan sebagai jaminan atas proyek yang telah dikerjakan.
Dari keempat pembayaran ini, pada saat pembayaran MOS
pihak perusahaan
berkeinginan untuk
membuat jurnal
dan Zahir tidak
memungkinkan
untuk dilakukan hal tersebut, dimana pada sistem Zahir semua pembayaran harus diselesaikan terlebih dahulu baru dapat dicreate jurnalnya, sehingga
pada saat pembuatan jurnal
setelah pembayaran
MOS harus dilakukan secara manual dan tidak otomatis tercreate jurnalnya.
Berdasarkan masalah diatas yaitu perusahaan mengalami kesulitan dalam
menentukan strategi-strategi yang akan dilakukan di masa mendatang yang disebabkan
dalam pembuatan laporan keuangan seringkali terdapat kesalahan karena setelah
pembayaran MOS untuk membuat jurnal umum tidak mampu membuat pembayaran DP
bernilai nol.
Kelemahan dari Zahir adalah tidak dapat mendukung pembuatan jurnal pada pembayaran bertahap yang terdapat dalam perusahaan. PT.ABC memiliki beberapa jenis pembayaran seperti :
1. Pembayaran DP merupakan pembayaran yang dilakukan pada saat awal sebelum dilaksanakannya suatu proyek.
2. Pembayaran M OS merupakan pembayaran yang dilakukan pada saat pengerjaan suatu proyek
3. Pembayaran yang dilakukan setelah proyek selesai dikerjakan
4. Pembayaran yang dilakukan sebagai jaminan atas proyek yang telah dikerjakan Pada saat pembayaran M OS, perusahaan memiliki kebutuhan untuk membuat jurnal secara otomatis utnuk pembayaran DP dan M OS yang telah dilakukan, akan tetapi Zahir kesulitan untuk memenuhi kebutuhan ini. Dalam sistem Zahir,jurnal dibuat setelah pembayaran bertahap tersebut lunas dibayarkan, sehingga pihak perusahaan harus membuat jurnal secara manual untuk pembayaran yang telah dilakukan. Akan tetapi, dalam SAP FI/CO akan membuat jurnalnya sendiri secara otomatis pada setiap pembayaran bertahap yang dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dapat kita lakukan pada saat kita melakukan setting terhadap SAP FI/CO.
Sedangkan, tabel perbandingan sistem dari kelemahan teknis yang dihadapi
perusahaan dapat dilihat dibawah ini:
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Pengendalian asset dan persediaan
Tidak dapat memberikan warning
Tidak dapat memberikan
pemecahan masalah yang berkaitan dengan pemberian warning apabila terjadi kesalahan dalam penginputan
Pemberian warning dalam SAP FI/CO dapat dilakukan dengan pemberitahuan error apabila terdapat kesalahan dalam penginputan, sehingga file tidak dapat di simpan jika masih terdapat kesalahan
Berdasarkan dari masalah tidak dapat memberikan warning, adapun hasil analisis terhadap kelemahan Zahir yaitu apabila terjadi kesalahan penginputan, Zahir tidak dapat memberikan warning yang memberitahukan adanya kesalahan. Hal ini tentu saja berdampak pada proses bisnis perusahaan, yang menyebabkan perlu dilakukan identifikasi terhadap kesalahan penginputan.
Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP
FI/CO dapat memberikan warning untuk memberitahukan apabila terjadi kesalahan
penginputan pada saat file akan di simpan. Jika penginputan tidak terdapat kesalahan,
file baru dapat disimpan dalam master record.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Pengendalian asset dan persediaan
Dalam memproses data memerlukan waktu yang sangat lama
Tidak dapat memberikan
pemecahan
masalah terhadap waktu yang diperlukan untuk memproses data
Untuk
memproses data, SAP FI/CO juga memerlukan
waktu yang sangat lama terutama pada saat terdapat pihak lain yang ingin memproses data yang sama
Berdasarkan masalah tersebut, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam memproses data, Zahir memerlukan waktu dalam memproses data. Sehingga mengakibatkan kinerja proses bisnis di perusahaan tidak dapat berjalan sesuai dengan keinginan perusahaan.
Dalam SAP FI/CO untuk memproses data juga memerlukan waktu yang sangat
lama seperti halya Zahir. Terutama apabila ada bagian divisi lain yang juga ingin
memproses data yang sama. Sehingga dalam masalah ini baik Zahir maupun SAP FI/CO
tidak dapat memberikan pemecahan masalah.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Petty cash M emerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data
Tidak dapat memberikan
pemecahan
masalah terhadap waktu yang diperlukan untuk memperoleh data
Dalam
memperoleh data, pada saat SAP SAP FI/CO dijalankan data langsung
ditampilkan
Berdasarkan masalah diatas, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam memperoleh data, Zahir tidak dapat memberikan pemecahan masalah untuk mempersingkat waktu yang digunakan dalam memperoleh data. Hal ini akan berdampak pada kinerja proses bisnis perusahaan, yang menyebabkan proses bisnis menjadi terhambat.
Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu pada
saat SAP SAP FI/CO dijalankan, sistem akan secara langsung menampilkan data yang
ada. Dimana tentu saja dapat mendukung kinerja proses bisnis perusahaan.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Pembelian Hutang Sering muncul notes
Sering terjadi error pada sistem Zahir terutama pada saat masuk kedalam sistem, sehingga
pemecahan
masalah tidak dapat diberikan
Kemungkinan untuk terjadi error dalam SAP FI/CO memiliki peluang yang kecil
Berdasarkan masalah diatas, adapun hasil analisis dari kelemahan Zahir dari memecahkan masalah yang ada yaitu dalam sering terjadi error yang menyebabkan munculnya notes, Zahir tidak dapat memberikan pemecahan masalah untuk meminimalkan munculnya notes ketika masuk ke dalam sistem. Sehingga sistem tidak dapat di jalankan sebelum notes yang muncul di salin ke dalam sistem.
Sedangkan kelebihan dari SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP FI/CO memiliki peluang untuk terjadi error lebih kecil dibandingkan dengan Zahir.
Sehingga dapat meningkatkan kinerja proses bisnis perusahaan.
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Penjualan Penjualan Tidak dapat menampilkan
alamat pelanggan secara lengkap
Tampilan untuk alamat tidak lengkap karena apabila alamat tersebut cukup panjang dan tidak muat dalam kolom, maka tampilan alamat
itu akan terpotong.
Namun database yang sebenarnya tidak terpotong, tetap utuh
Dalam SAP FI/CO alamat dan lain sebagainya tetap ditampilkan secara lengkap walaupun alamat itu sangat panjang sesuai dengan database
M asalah ini cukup menyusahkan karena alamat pelanggan begitu penting untuk
mengkonfirmasi kebenaran transaksi dalam invoice dari pelanggan tersebut. Alamat ini
juga penting untuk mengirim invoice. Apabila alamat tersebut kurang, dapat terjadi
kesalahan dalam pengiriman. M asalah ini tidak dapat ditangani oleh Zahir
SAP FI/CO mampu menampilkan alamat, nama, dan data lainnya secara lengkap walaupun data tersebut amat panjang sehingga memudahkan karyawan dalam mengecek dan memgkonfirmasi transaksi yang terjadi
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Penjualan Penjualan Tidak dapat menampilkan harga per item
Dalam penjualan satu set produk yang terdiri dari beberapa item, harga yang tercantum adalah harga per-set dan tidak bisa harga per-item kecuali apabila dicatat secara manual
SAP FI/CO mampu mencatat penjualan ini sesuai dengan keperluan.
Apabila ingin satu set, dapat dibuat satu set, dan apabila ingin per-item, dapat dibuat demikian
Barang yang dijual ke pelanggan dapat berupa satu set yang terdiri dari beberapa
item yang dibeli sebelumnya dari supplier. Perincian harga per-item terhadap pelanggan
merupakan salah satu cara perusahaan untuk memenuhi permintaan pelanggan karena
banyaknya pelanggan yang menginginkan perincian produk dan untuk mempersingkat
kerja karyawan agar tidak perlu membuat laporan dua kali ataupun mengecek database
untuk mengetahui item dari suatu set barang.
Kelebihan SAP FI/CO dalam masalah ini adalah SAP FI/CO dapat mencatat penjualan yang terjadi sesuai dengan keperluan dan keinginan perusahaan. SAP FI/CO dapat di costumize sesuai keinginan dari karyawan. Apabila ingin pencatatan berupa satu set, maka dapat dibuat satu set. Apabila ingin per-item, dapat dibuat per-item
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Penjualan Accounting Tampilan invoice tidak sesuai keinginan
perusahaan
Penjualan 1 lot yang seharusnya hanya
menampilkan
tulisan 1 lot, menampilkan
tulisan seluruh isi lot barang yang dibeli
SAP FI/CO mampu mencatat penjualan ini sesuai dengan keperluan.
Apabila ingin satu lot, dapat dibuat satu lot, dan apabila ingin perbarang, dapat dibuat demikian
M isalnya dalam kasus penjualan 1 lot pena (12 kardus pena), tidak ditampilkan
berupa 1 lot namun ditampilkan dengan me-list 12 kardus pena tersebut. Hal ini
merupakan pemborosan dari sisi kertas dan tinta
Berbeda dengan Zahir, SAP FI/CO melakukan pencatatan penjualan ini sesuai dengan keperluan perusahaan. Apabila perusahaan ingin melakukan pencatatan berupa lot, SAP dapat di customize menjadi lot. SAP merupakan program yang fleksibel
Fungsi Bisnis
Proses Bisnis
M asalah Zahir SAP FI/CO
Finance Accounting Tidak ada pembulatan
angka
Pembualatan angka tidak dapat dilakukan
sehingga akan menyulitkan
dalam
penghitungan dan pembuatan
laporan, baik itu laporan keuangan, maupun laporan jenis lainnya.
Dalam SAP FI/CO memungkinkan
untuk adanya pembulatan angka dengan melakukan customisasi
Tidak adanya pembulatan angka, menyebabkan terjadi perbedaan dalam
penghitungan. Hal ini akan berpengaruh pada laporan keuangan perusahaan juga pada
penghitungan pajak perusahaan.
Sedangkan kelebihan SAP FI/CO dalam memecahkan masalah yaitu SAP FI/CO dapat dilakukan customisasi untuk membuat adanya pembulatan angka sesuai dengan keperluan perusahaan.
Dari pembahasan masalah pada PT. ABC, didapatkan kesimpulan berupa perbandingan
M asalah yang berpengaruh pada proses bisnis Zahir SAP FI/CO Perusahaan tertunda dalam pengambilan keputusan untuk
strategi
X √
Perusahaan harus membayar denda pajak X √
Hubungan kerjasama antara supplier dengan perusahaan menjadi terganggu
X √
Perusahaan mengalami kesulitan dalam mengendalikan X √ Perusahaan mengalami kesulitan dalam menentukan strategi-
strategi yang akan dilakukan di masa mendatang
X √
M asalah bersifat teknis Zahir SAP FI/CO
Tidak dapat memberikan warning X √
Dalam memproses data memerlukan waktu yang sangat lama X X M emerlukan waktu yang cukup lama untuk memperoleh data X √
Sering muncul notes X √
Tidak dapat menampilkan alamat pelanggan secara lengkap X √
Tidak dapat menampilkan harga per item X √
Tampilan invoice tidak sesuai keinginan perusahaan X √
Tidak ada pembulatan angka X √
Keterangan : X = tidak dapat dipenuhi
√ = dapat dipenuhi
Berdasarkan perbandingan tersebut, dari 13 masalah yang ada, 12 masalah dapat diselesaikan oleh SAP FI/CO. M asalah yang tidak dapt diselesaikan oleh SAP FI/CO adalah masalah teknis yaitu dalam memproses data memerlukan waktu yang sangat lama.
4.2 S AP FI/CO
4.2.1
Financial AccountingPengawasan dan pengintegrasian informasi keuangan perusahaan merupakan hal yang penting dalam pengambilan keputusan strategis, SAP ERP Financials memungkinkan pelacakan terpusat pada data financial accounting dalam kerangka kerja internasional dari berbagai perusahaan, bahasa, mata uang, dan peta akun-akun.
Yang termasuk fitur-fitur utama dan fungsinya adalah:
• Harta tetap, accrual, bank, jurnal kas, persediaan barang, dan akuntansi pajak
• Jurnal umum
• Hutang dan piutang
• Fungsi penutupan cepat
• Laporan keuangan
• Penilaian parallel
4.2.2 Management Accounting
SAP ERP Financial memungkinkan penilaian dan pencatatan data keuangan, tidak hanya pelaporan keuangan tetapi juga secagai dasar dari semua biaya dan pendapatan yang terkait dengan pelaporan. Sebagai hasil, para analisis dan manajer dapat bekerja dengan data dasar yang sama sebagai akuntan keuangan perusahaan
Yang termasuk fitur-fitur utama dan fungsinya adalah:
• Kontrak, profit center, proyek, biaya produk, profitability dan cost center accounting
• Manajemen investasi
• Perencanaan pendapatan dan biaya
• Transfer pricing
4.3 Project Management Planning
Untuk mengimplementasi SAP modul Finance pada PT. ABC, dilakukan
kegiatan implementation yang merupakan proses dalam melakukan perubahan
dari Zahir ke SAP modul Finance yaitu mengganti sistem yang sebelumnya
berjalan dengan membangun sistem yang baru dari awal sesuai dengan
kebutuhan perusahaan yang telah berubah.
No Kegiatan Keterangan Jumlah Hari 1 Persiapan proyek M elakukan meeting untuk membicarakan
kegiatan dan tanggung jawab masing-masing pihak selama proyek berlangsung. Kemudian dilakukan realisasi terhadap hasil meeting berupa strategi-strategi yang diperlukan.
Strategi tersebut berisi rencana dan langkah- langkah yang diperlukan dalam melakukan perpindahan sistem Yang terlibat adalah semua konsultan
4
2 Penentuan kebutuhan teknikal
M enentukan perencanaan kebutuhan teknikal yang diperlukan dalam perubahan sistem, misalnya infrastruktur hardware. Yang terlibat adalah konsultan teknikal
1
3 M embuat dan merancang sistem landscape
Dalam melakukan implementasi SAP terdapat 3 landscape yaitu development system (DEV), quality assurance system (QAS), dan production system (PRD). Dibuat suatu list yang menjelaskan aktivitas-aktivitas yang diperlukan dari masing-masing landscape, kemudian dirancang. Yang terlibat adalah konsultan fungsional dan teknikal.
6
4 M elakukan analisa terhadap proses bisnis berjalan dan menentukan masalah dan kebutuhan
M elakukan analisa terhadap struktur organisasi, job description, sistem berjalan dan sebagainya.
Diketahuilah masalah pada sistem yang lama dan akan ditentukan kebutuhan perusahaan sehingga diketahui apakah sistem baru mampu memenuhinya.Yang terlibat adalah konsultan fungsional
10
5 ABAP Development checklist
M elakukan analisa dan perancangan konfigurasi yang diperlukan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, misalnya berupa konfigurasi untuk requirement tertentu dan program tambahan dalam SAP. Yang terlibat adalah konsultan ABAP
2
6 M erancang prosedur dan dokumentasi
training
Dibutuhkan perencanaan training yang efektif terhadap perubahan yang terjadi pada perusahaan. Untuk itulah dibuat dokumentasi prosedur training. Yang terlibat adalah konsultan fungsional
1
7 M engidentifikasi batasan dan
skenario testing
M enyusun persiapan testing dengan menentukan parameter-parameter testing sesuai dengan setiap requirement yang telah direkapitulasi. Yang terlibat adalah konsultan fungsional dan teknikal
1
8 BASIS activity list dan instalasi Solution M anager
M embuat dokumentasi yang berkaitan dengan aktivitas instalasi, konfigurasi, dan maintenance. M enginstal SAP Solution M anager yaitu platform aplikasi untuk melakukan kolaborasi antara customer dengan SAP. Yang telibat adalah konsultan BASIS
2
9 Identifikasi desain dan dokumentasi
M engevaluasi dan melakukan konfirmasi terhadap penyusunan berbagai desain dan dokumentasi untuk direalisasikan selanjutnya.
Yang terlibat adalah konsultan fungsional
3
10 Pemindahan sistem dan instalasi Front end software
M elakukan proses instalasi sistem dari Zahir ke SAP modul Finance yang dilakukan pada landscape production (PRD) dan melakukan instalasi terhadap SAP GUI dan add on pada workstations (PROD). Yang terlibat adalah konsultan BASIS
4
11 ABAP Development and Correction
M elakukan pengembangan berbagai kebutuhan fungsional dan penambahan berbagai add on pada SAP modul Finance sesuai dokumentasi analisa dan perancangan yang telah dilakukan pada fase business blueprint. Yang terlibat adalah konsultan ABAP
8
12 Pengujian terhadap M elakukan pengujian pada modul aplikasi 8
modul setelah berbagai konfigurasi sesuai dengan kebutuhan requirement yang diperlukan. Yang terlibat adalah semua konsultan
13 M elakukan training pada key user
M elakukan training pada key user terhadap pembaruan sistem dan perubahan struktur yang terjadi. Yang terlibat adalah konsultan fungsional
3
14 Instalasi SAP pada Quality System
M elakukan instalasi application server SAP mosul Finance pada quality system. Yang terlibat adalah konsultan teknikal
1
15 Testing pada Quality System
M enguji kualitas fungsi-fungsi sistem SAP yang baru agar berjalan dengan baik ketika dijalankan oleh end user. Yang terlibat adalah konsultan fungsional, BA SIS, dan teknikal
2
16 M igrasi data M emindahkan data dari sistem Zahir ke sistem SAP. Yang terlibat adalah konsultan BASIS
5
17 Uji penerimaan user M elakukan pengujian terhadap berbagai penyempurnaan dan pengembangan fungsional yang telah dilakukan sesuai dengan perspektif dan ekspektasi user. Yang terlibat adalah konsultan fungsional, ABAP, teknikal
5
18 Go Live and Support
Sistem dijalankan dan dilakukan analisa terhadap performa sistem dan perkembangan
30
dari tiap aktivitas akan dipantau. Yang terlibat adalah semua konsultan
TOTAL IM PLEM ENTASI 96
Tabel 4.1 Aktivitas Implementasi
Berdasarkan dari kegiatan tersebut maka total hari kerja konsultan yang dibutuhkan adalah:
• Konsultan Fungsional : 73 hari kerja x 2 konsultan= 146 hari
• Konsultan Teknikal : 58 hari kerja x 1 konsultan= 58 hari
• Konsultan ABAP : 57 hari kerja x 1 konsultan= 57 hari
• Konsultan BASIS : 55 hari kerja x 1 konsultan = 55 hari
Total hari kerja = 316 hari
Gambar 4.1 Jadwal Implementasi Sistem
4.4 Resource Management
Implementasi merupakan suatu proses yang memerlukan berbagai komponen-komponen penting untuk mendukung proses tersebut.
Pengimplementasian SAP M odul Finance pada PT. ABC pun tidak luput dari keperluan terhadap komponen tersebut. Dalam pengimplementasian ini, secara umum diperlukan 3 komponen utama yaitu software, infrastruktur hardware, dan people.
• Software
Software yang diimplementasi yaitu software SAP modul Finance berbasis ERP untuk mendukung proses bisnis suatu perusahaan agar menjadi best practice.
• Infrastruktur Hardware
Infrastruktur hardware adalah berbagai macam komponen teknikal dan mesin-mesin yang digunakan untuk mendukung instalasi dan implementasi SAP modul Finance pada perusahaan yang meliputi:
Storage Server
Storage server yang digunakan yaitu dengan HP StorageWorks M SA70, yang akan berfungsi sebagai storage dari server sehingga data yang ada lebih mudah untuk di manage. Storage server yang diperlukan sebanyak 1.
Storage Server Vendor: HP
Spesifikasi HP StorageWorks M SA70
25x 72 GB SFF DP SAS HDD + I/O
M oduledisks (max 25x300 GB)
HP SmartArray P800 Controller 6GB cache,
HP StorageWorks System Copy Software for SAP
HP Data Protector software SAS Drives
Tambahan Waranty 3 year
Tabel 4.2 Spesifikasi Storage Server
Client device
Diperlukan peningkatan kemampuan terhadap client device sesuai dengan adanya kebutuhan sistem dengan spesifikasi yang lebih baik sehingga pelaksanaan sistem dapat berjalan secara optimal. Client device yang diperlukan sebanyak 10.
Client Device Vendor : HP Spesifikasi TC
HP T5730 (1GB ROM , 512MB RAM , Integrated WiFi )
PC
Intel® Core2Duo E E 7500 ( 2.93GHz, 3MB Cache, FSB 1333MHz )
2GB DDR2 533 (Extendable up to 4GB) 160 GB HDD 7200 rpm SATA
Integrated Ethernet 10/100/1000 D-Link DWA G520 + Extreme Edt.
OEM Windows Vista Business Office 2007 Standart Select C
Tambahan Waranty 3 year
Tabel 4.3 Spesifikasi Client Device
Server
Server yang digunakan yaitu HP M L350 G6-930R, yang berfungsi sebagai penghubung client device untuk mengakses program yang diakses di terminal control melalui network perusahaan atau dari internet. Server yang diperlukan sebanyak 1.
Server Vendor: HP
Spesifikasi HP M L350 G6-930R
Intel® Xeon® E5520 (4 core, 2.26 GHz, 8MB L3, 80W)
M emory 6 GB ( max 192GB )
NIC gigabit (1GbE NC326i 2 Ports) HD 3x 146GB 10K SAS 2.5 Hot Plug 8X/24X DVD-Rom Drive
Redundant Power Supply License
Windows 2008 Standart
Windows Terminal Service Device CAL 2008 (Select C)
CPS 4.5 Enterprise
Upgrade Citrix 4.0 to 4.5 (Include Instalasi citrix server).
Tambahan Waranty 3 year Tabel 4.4 Spesifikasi Server
Network
Network digunakan sebagai penghubung pada jaringan internet.
Secara garis besar peningkatan network dibagi mendi dua:
• Wap Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN
Berfungsi untuk mendukung perusahaan yang menggunakan
wireless. Dimana selain itu, juga mampu memberikan kapasitas
dan tingkat keamanan yang tinggi, memiliki storage yang lebih
besar serta memungkinkan network wireless dapat dikembangkan
secara optimal dan sesuai kebutuhan.
• Switch Catalyst 2960
Berfungsi untuk mempermudah koneksi dengan wireless dan lebih aman dalam menjaga informasi serta lebih mudah digunakan dan dikembangkan.
Network Vendor : PT Cisco Systems Indonesia Spesifikasi WAP 802.11g IOS AP w/Avail CBus Slot, FCC
Cnfg
AIR Line Cord Central Europe
Power Injector for 1100, 1130AG, 1200 1230AG, 1240AG, 521
Cisco 1200 Series IOS WIRELESS LAN Power Supply In:100-240VAC Out:48VDC 380mA -1100,1130AG,1200,521
2.4 GHz,2.2 dBi Dipole Antenna Black w/RP-TNC Connect.
Spesifikasi Switch CISCO WS-C2960-24TC-L Catalyst 24port 10/100M bps
10/100/1000,2T/SFP LAN Base Image
Tabel 4.5 Spesifikasi Network
Security
Secara garis besar peningkatan pada security dibagi menjadi dua yaitu:
• Keamanan network (produk dari Check Point Software Technologies Ltd.)
Berfungsi melakukan filter terhadap traffic dengan memeriksa application layer.
• Keamanan internet (ISS / Internet Security System)
Berfungsi memonitor dan menangani kerentanan dan eksploitasi jaringan serta dengan cepat merespon potensi ancaman yang mungkin timbul.
Security Vendor: PT Cisco Systems Indonesia Spesifikasi Check Point 1. Check Point UTM - M gmt and
Gateway
Bundle for 5 Sites & Unlimited Users.
2. Check Point FloodGate-1 Add-on for VPN-1
UTM Gateway - 1 Site.
3. Check Point SmartView Reporter &
M onitor
for 1 Gateway with Unlimited Users.
4. Annual Collaborative Enterprise Support
Standard for CPUTM -CKP-5-U,
CPUTMQOS- 1 & CPMP-EVR-3.
5. Check Point SmartDefense Services Total
Security plus Content Inspection (AV &
URLF) for VPN-1 UTM Unlimited Users Annual Subscription.
6. Installation Cost.
7. NIC Card.
Spesifikasi ISS IBM ISS Proventia GX 4004 Series Site Protector Reporting M odule
Spesifikasi ISS Active Care for Proventia GX 40004
Active Care for Site Protector Reporting M odule
RMA for Proventia GX4004 Tabel 4.6 Spesifikasi Security
• People
Perlu diingat bahwa sistem bukan suatu benda yang dapat berjalan sendiri
tanpa ada yang mengoperasikannya. People merupakan bagian elemen yang
penting karena tanpa adanya people, sistem tidak akan ada yang menjalankan
atau mengoperasikannya. People juga menjadi penting karena people dapat menangani permasalahan-permasalahan dalam SAP. People memiliki kompetensi yang perlu dikembangkan dengan perencanaan yang baik yaitu melalui training dengan tujuan memperkenalkan fitur-fitur terbaru dan kostumisasi yang dilakukan pada sistem baru. Pada umumnya training dilakukan terhadap 2 objek yaitu, end user dan key user yang mana tugasnya masing-masing adalah menjalankan sistem operasional perusahaan sesuai dengan bagian masing-masing dan memberikan dukungan pada sistem SAP apabila terjadi masalah atau gangguan di masa yang akan datang.
4.5 Cost/Benefit 4.5.1 Analisa
CostImplementasi suatu sistem bukanlah hal yang sederhana. Untuk itulah perusahaan yang akan melakukan implementasi sistem memerlukan banyak persiapan perencanaan. Salah satu rencana tersebut adalah menghitung biaya karena biaya merupakan faktor penting yang tidak dapat dihindarkan.
Pada saat perencanaan dilakukan, manajemen perusahaan akan mempertimbangkan kemampuan finansial (keuangan) perusahaan dalam melakukan implementasi SAP modul Finance menggantikan Zahir.
Perhitungan ini dimaksudkan untuk manganalisa berapa biaya yang akan
dikeluarkan perusahaan untuk implementasi SAP modul Finance dan
apakah biaya tersebut sebanding dengan manfaat yang didapat
dibandingkan dengan menggunakan Zahir.
Dari infrastruktur dan perhitungan konsultan yang telah diuraikan di atas, maka perhitungan biaya yang diperlukan pada implementasi SAP modul Finance adalah sebagai berikut:
• 5 orang konsultan @ $ 300/hari
$300 x 316 hari x Rp. 9.500 = Rp 900.600.000
• 1 Storage server
1 Storage server x Rp. 62.795.000 = Rp 62.795.000
• 10 Client Device
10 Client Device x Rp. 6.793.000 = Rp. 67.930.000
• 1 Server
1 Server = Rp. 39.590.500
• 1 Security
1 Security = Rp. 136.652.000
• 1 Network
1 Network = Rp. 51.654.000
• Licence SAP untuk 10 user
10 user x Rp. 3.900.000 = Rp 39.000.000
Gambar 4.2 Total Biaya Implementasi SAP
Biaya Operasional
Pada umumnya sistem memiliki biaya lain selain biaya initial cost yaitu biaya license. PT. ABC mengklas ifikasikan biaya license tahunan tersebut sebagai biaya operasional.
Telah ditetapkan bahwa perhitungan biaya beban tersebut adalah
sebesar 17% dari biaya initial cost yang dibayar saat pertama kali
menggunakan hak lisensi SAP modul Finance. Biaya initial cost untuk
license untuk SAP modul Finance yang dihitung berdasarkan jumlah user
adalah Rp 3.900.000,00 per user. Jumlah user SAP pada PT. ABC adalah
10 user. Dari keterangan di atas, maka perhitungan biaya operasional untuk license SAP modul Finance pada PT. ABC pertahun:
Biaya operasional = 17% x Rp3. 900.000,00 x 10 user = Rp 6.630.000,00 per tahun
Biaya berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Biaya operasional
lincense SAP pertahun 6.630.000 6.630.000 6.630.000 6.630.000 6.630.000 Tabel 4.7 Biaya Operasional SAP untuk 5 Tahun
Pada Zahir, perhitungan biaya beban pertahunnya adalah Rp 1.000.000 untuk semua user.
Biaya berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Biaya operasional
lincense Zahir pertahun
1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000
Tabel 4.8 Biaya Operasional Zahir untuk 5 Tahun
4.5.2 Benefit
Investasi perusahaan terhadap sesuatu akan menghasilkan manfaat.
Investasi PT. ABC terhadap SAP tentu saja akan menghasilkan manfaat
pula, baik yang bersifat dapat diukur dan langsung (tangible), manfaat
yang sulit diukur dan tidak langsung (intangible), dan manfaat-manfaat
lainnya yang dapat memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan.untuk selanjutnya, manfaat-manfaat ini akan diklasifikasikan sebagai manfaat strategis, manfaat ekonomis, dan manfaat operasional.
M anfaat strategis adalah manfaat yang digunakan untuk membuat dan mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan. M anfaat ekonomis adalah manfaat yang akan meningkatkan nilai perusahaan secara ekonomis dengan berkurangnya beban dan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. M anfaat operasional adalah manfaat yang mendukung kegiatan operasional perusahaan agar kegiatan perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan ini diperolehlah kesimpulan bahwa manfaat strategis dan manfaat ekonomis tidak akan tercapai apabila manfaat operasional tidak terlebih dahulu terpenuhi.
Karena tanpa adanya operasional yang baik, keputusan strategis yang baik tidak akan dapat dibuat. Demikian juga halnya dengan manfaat ekonomis, apabila kegiatan operasional tidak efisien dan efektif, maka akan terjadi kesia-siaan terhadap sumber daya dan waktu yang dimiliki yang berdampak pada pengeluaran biaya dan beban yang tidak seharusnya.
Terdapat 3 target yang dapat dicapai berdasarkan manfaat yang
dijelaskan sebelumnya, yaitu meningkatkan laba perusahaan yang
diperoleh dengan manfaat strategis dan operasional, menekan biaya
operasional yang diperoleh dengan manfaat ekonomis dan operasional,
dan competitive advantage yang diperoleh dengan adanya SOA dan
manfaat peningkatan pada image perusahaan.
• Meningkatkan Laba Perusahaan
PT. ABC mengimplementasi SAP dengan harapan SAP akan dapat membantunya dalam pencapaian target untuk meningkatkan laba perusahaan. Berikut ini adalah history pertumbuhan pendapatan dan laba bersih perusahaan selama 5 tahun terakhir yaitu dari tahun 2004-2008 yang digambarkan dalam tabel berikut:
Tahun Pendapatan
Persen Kenaikan Pendapatan
Laba Bersih
Persen Kenaikan Laba
Bersih 2004 60.571.348.425,00 N/A 5.284.856.161,10 N/A 2005 58.963.740.228,00 (2,65) 4.898.528.912,06 (7,31) 2006 61.819.561.091,00 4,84 5.693.439.854,40 16,23 2007 86.112.224.109,00 39,30 7.778.911.372,88 36,63 2008 108.115.699.794,90 25,55 5.342.824.988,35 (31,32)
Sumber: Data internal PT.ABC
Tabel 4.9 Pertumbuhan laba PT.ABC
Gambar 4.3 Grafik pertumbuhan laba PT.ABC 0
1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000
2004 2005 2006 2007 2008
Gambar 4.4 Hubungan M anfaat dan Target dalam M eningkatkan Laba
M anfaat (benefit) operasional
1. Monitoring A/R (Account Receivable) yang lebih baik
Piutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat memantau dan mengendalikan piutang dengan jelas. Dapat diketahui piutang yang belum, akan, dan sudah jatuh tempo.
Klasifikasi customer juga dapat dilakukan berdasarkan history pembayaran piutang yang pernah ada
2. M onitoring A/P (Account Payable) yang lebih baik
Hutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat melihat dengan jelas kapan hutang akan jatuh tempo sehingga perusahaan dapat dengan tepat waktu melunasi hutangnya. Klasifikasi vendor juga dapat dilakukan berdasarkan history pelunasan hutang yang pernah ada.
3. M eningkatkan pengawasan financial management perusahaan Pengawasan financial management pada perusahaan diharapkan dapat meningkat apabila laporan laba rugi dan laporan neraca menggambarkan keadaan keuangan perusahaan secara relevan.
Laporan laba rugi adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Laporan neraca adalah laporan yang berisi harta (asset), utang atau kewajiban-kewajiban pada pihak lain (liabilities).
4. M emudahkan maintenance dan vendor master record
Perusahaan tentu saja memiliki banyak vendor sebagai partner perusahaannya. Tidak heran apabila suatu ketika terjadi kesalahan dalam bentuk duplikasi atau redundancy dalam pencatatan database terhadap vendor. Dengan menggunakan SAP, maintenance terhadap data vendor lebih mudah karena tidak akan terjadi duplikasi data vendor antar company code. SAP telah menyediakan standar tersendiri untuk pencatatan vendor sehingga evaluasi yang dilakukan terhadap vendor akan menjadi lebih mudah.
5. M eminimalisasi exchange rate risk
Exchange rate risk adalah resiko pertukaran mata uang asing yang merupakan dampak dari pergantian terus-menerus pasokan pasar di dunia dan demand balance dalam sebuah posisi pertukaran mata uang yang sangat baik. Hal ini menyebabkan ketidakpastian hasil karena nilai mata uang asing yang terus berubah.
M anfaat (benefit) strategis
1. Pengurangan potential lost pada revenue
Potential lost pada revenue adalah kemungkinan berkurangnya
pendapatan perusahaan yang diakibatkan adanya faktor-faktor
tertentu. Salah satunya adalah exchange rate risk dan A/R. Mata
uang akan terus berubah nilainya, apabila terjadi penurunan maka
exchange rate risk akan meningkat. SAP dapat melakukan
pengecekan terhadap perubahan tipe exchange rate dan
memasukkan mata uang baru serta tanggal penggantiannya .Seperti yang telah diketahui pada bab sebelumnya, PT. ABC memiliki masalah dalam pembayaran bertahapnya (A/R). SAP dapat menangani masalah pembayaran bertahap tersebut sekaligus dapat meningkatkan fungsi monitoring A/R sehingga perusahaan mampu memperkirakan dab mengambil tindakan yang efektif pada resiko piutang tak tertagih yang berakibat pada potential lost. Potential lost diharapkan dapat diminimalisasi apabila pengawasan terhadap A/R dan exchange rate risk ini dilakukan.
2. Penentuan strategic planning perusahaan yang lebih baik
Perusahaan perlu membuat strategic planning yang baik agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Dengan meningkatnya monitroting pada financial management, perusahaan mendapatkan informasi mengenai keadaan keuangannya dengan lebih relevan dan tepat. Dengan demikian perusahaan dapat dengan baik merencanakan strategi yang baik untuk kegiatan perusahaannya dengan keuangan yang dimilikinya saat itu.
3. Peningkatan pengawasan terhadap pembelian
Data vendor merupakan sesuatu hal yang patut untuk mendapat
perhatian lebih karena perusahaan mendapatkan barang-barang
yang dijualnya sebagai sumber penghasilan perusahaan dari para
vendor. Pencatatan dan pengawasan yang baik terhadap hal
tersebut akan memudahkan perusahaan dalam mengawasi
pembelian yang terjadi karena evaluasi vendor yang sesuai
standar dan minimalisasi redundancy data. Hutang perlu diperhatikan agar hubungan dengan vendor tetap terjaga dengan baik dan meningkat. Hubungan ini nantinya juga kan berpengaruh pada pembelian. Untuk itulah 2 hal ini perlu diperhatikan dengan baik agar pengawasan terhadap pembelian dapat dilakukan dengan lebih baik.
Hubungan dengan laba perusahaan adalah:
o Dengan berkurangnya potential lost, pendapatan akan meningkat.
Seperti yang diketahui, terjadinya peningkatan pendapatan perusahaan akan berdampak pada laba yang meningkat pula.
o Strategic planning yang baik akan meningkatkan laba perusahaan karena strategi tersebut dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi target yang ingin dicapai oleh perusahaan
Berdasarkan tabel pertumbuhan laba PT.ABC, adapun rata-rata kenaikan laba sebesar 14,23 %. Sedangkan harapan pertumbuhan laba 5 tahun ke depan setelah menggunakan SAP yaitu 24,23 % dari peningkatan margin sebesar 10 %.
Berikut ini tabel proyeksi perkiraan pertumbuhan laba dengan
kenaikan margin sebesar 10 % sehingga selisih kenaikannya menjadi
24,23 %.
Tahun Laba % selisih kenaikan Selisih kenaikan
0 5.342.824.988,35 N/A N/A
1 6.637.391.483,03 24,23 1.294.566.494,68
2 8.245.631.439,37 24,23 1.608.239.956,34
3 10.243.547.937,13 24,23 1.997.916.497,76
4 12.725.559.602,30 24,23 2.482.011.665,17
5 15.808.962.621,94 24,23 3.083.403.091,64
Tabel 4.10 Proyeksi Perkiraan Pertumbuhan Laba
Berdasarkan selisih kenaikan pertumbuhan laba yang didapat setiap tahunnya dari harapan pertumbuhan laba sebesar 24,23 %, presentase kenaikannya hanya sebesar margin dari rata-rata pertumbuhan laba 5 tahun sebelumnya yaitu sebesar 10%. Berikut ini adalah manfaat ekonomis bersih yang diperoleh dari selisih kenaikan pertumbuhan laba dikali 10/24,23.
Benefit
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
534.282.498,84 663.739.148,30 824.563.143,94 1.024.354.793,71 1.272.555.960,23
Tabel 4.11 M anfaat Ekonomis Bersih
• Menekan atau Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan
Biaya operasional merupakan biaya penting yang dibutuhkan
perusahaan untuk menjalankan usahanya. Dengan
mengimplementasikan SAP, waktu dan tenaga yang dikeluarkan
perusahaan dapat diminimalisasi karena kinerja yang lebih baik,
sehingga biaya operasional dapat diminimalisasi.
Gambar 4.5 Hubungan M anfaat dan Target dalam M engurangi Biaya Operasional
M anfaat (benefit) operasional M eningkatkan reporting process
PT. ABC memiliki permasalahan dalam penyusunan laporannya.
Dengan implementasi SAP modul Finance, penyusunan laporan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini menyebabkan berkurangnya jam lembur karyawan karena karyawan tidak perlu lembur, andaikan lembur pun tidak akan memakan waktu yang lama dalam menyusun dan membuat laporan
M anfaat (benefit) ekonomis 1. Pengurangan biaya lembur
Tiap harinya karyawan PT. ABC melakukan lembur kurang lebih antara satu sampai dua jam. Hal ini dikarenakan banyaknya laporan dan transaksi yang harus dibuat serta sistem Zahir yang kurang efisien dalam membuat laporan. Dengan menggunakan SAP modul Finance, waktu yang diperlukan untuk membuat laporan dan transaksi dapat diminimalisasi sehingga karyawan tidak perlu lembur kecuali pada saat pembuatan laporan keuangan akhir tahun. Itupun jamnya dapat dikurangi sedemikan rupa.
Karyawan bagian keungan pada PT. ABC yang terdiri dari 10 orang memperoleh gaji pokok rata-rata sekitar Rp 3.000.000.
PT. ABC mengikuti peraturan dari Depnaker mengenai lembur
karyawannya dan tidak memiliki kebijaknnya sendiri. Depnaker
tidak membatasi maksimal lembur seorang karyawan dan menurut peraturan dari Depnaker, rumus untuk menghitung lembur adalah
Dengan hitungan kuota:
2 jam pertama kuota = 1.5 2 jam berikutnya kuota = 2 2 jam berikutnya lagi kuota = 3 Dan seterusnya
Hari biasa:
M aka hitungan lembur selama 1 bulan untuk hari biasa menjadi:
1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 4 minggu = Rp 520.231,21
Ada 10 karyawan. M aka
10 x Rp 520.231,21 = Rp 5.202.312,13
Hitungan lembur selama 1 tahun
12 x Rp 5.202.312,13 = Rp 62.427.745,66
5 hari pada saat tutup buku:
1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 10 karyawan = Rp 1.300.578,03
1/173 x Gaji Pokok x kuota
Hitungan lembur selama 1 tahun untuk hari biasa menjadi Rp 62.427.745,66 - Rp 1.300.578,03 = Rp 61.127.167,63
Akhir tahun ketika tutup buku:
Pada saat tutup buku, karyawan pada umumnya lembur sampai 5 jam selama 5 hari kerja. Dengan penggunaan SAP modul Finance, lama lembur dapat dikurangi sampai 2 jam menjadi 3 jam perharinya. M aka hitungan lemburnya menjadi:
1/173 x Rp 3.000.000 x 2 x 5 hari kerja = Rp 173.410,40
Ada 10 karyawan. M aka
10 x Rp 173.410,40 = Rp 1.734.104,04
Totalnya selama 1 tahun adalah:
Rp 61.127.167,63 + Rp 1.734.104,04 = Rp 62.861.271,67
Diasumsikan bahwa karyawan akan mendapatkan kenaikan
gaji pertahunnya sebesar 10%. M aka perhitungan keuntungan
yang diperoleh perusahaan dari pengurangan biaya lembur selama
5 tahun setelah melakukan migrasi ke sistem SAP modul Finance
adalah:
Benefit Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Pengurangan
Biaya Lembur
62,861,271.67 69,147,398.84 76,062,138.72 83,668,352.59 92,035,187.85
Tabel 4.12 M anfaat Pengurangan Biaya Lembur
2. Pengurangan biaya listrik
Dalam mengoperasikan perusahaan, tentu saja memerlukan listrik sebagai sumber utama. Dalam hal ini berupa lampu, ac, komputer, printer, dan lain sebagainya. Dengan berkurangnya jam lembur, biaya listrikpun akan berkurang.
M emyangkut biaya listrik, PT. ABC merupakan perusahaan yang termasuk dalam golongan B-2 yaitu golongan tarif untuk keperluan binis menengah yang menggunakan listrik diatas 100 jam yaitu 200 jam perbulannya dengan tarif Rp 550 per-Kwh.
M enurut perhitungan lembur, maka jam yang dapat dikurangi dalam menggunakan listrik adalah 2 jam perhari dengan 5 hari kerja selama 1 bulan yaitu 40 jam. Sedangkan daya listrik yang digunakan perjam adalah:
• AC 1 PK = 800 watt
• PC = 400 watt
• Lampu = 40 watt
• Lain-lain = 2400 watt
Daya/unit Unit Total/unit
AC 800 5 4000
PC 400 10 4000
Lampu 40 15 600
Lain-lain 2400 - 2400 Total keseluruhan = 11000
Tabel 4.13 Data pemakaian listrik
M aka hitungan listrik perbulan adalah:
11 Kwh x 40 x Rp 550 = Rp 242.000,00
Hitungan listrik yang dihemat selama 1 tahun menjadi:
12 x Rp 242.000 = Rp 2.904.000,00
3. Pengurangan biaya uang makan
Berdasarkan policy perusahaan, setiap karyawannya yang lembur akan diberikan uang makan. Apabila lembur karyawan sehari-hari tidak ada, maka perusahaan tidak perlu lagi membayar uang makan tersebut. Uang makan tersebut Rp 20.000,00 perorangnya.
M aka hitungannya per bulannya adalah:
10 x Rp 20.000 x 5 hari x 4 = Rp 4.000.000,00
Hitungan pertahun:
12 x Rp 4.000.000,00 = Rp 48.000.000,00
Diasumsikan bahwa karyawan akan mendapatkan kenaikan uang makan pertahunnya sebesar 12.5%. M aka perhitungan keuntungan yang diperoleh perusahaan dari pengurangan biaya uang makan selama 5 tahun setelah melakukan migrasi ke sistem SAP modul Finance adalah:
Manfaat penekanan biaya operasional perusahaan dengan melalui pengurangan waktu lembur karyawan
Tabel 4.14 Total M anfaat Implementasi SAP
• Memberikan Competitive Advantage bagi Perusahaan
M eningkatkan kemampuan bersaing perusahaan terhadap kompetitornya merupakan manfaat lain yang dapat diperoleh selain meningkatkan laba dan mengurangi biaya operasional.
Gambar 4.6 Hubungan M anfaat dan Target dalam Competitive Advantage
1. Adanya SOA (Service Oriented Architecture)
SOA (Service Oriented Architecture) merupakan konsep yang
digunakan untuk mengembangkan SAP, menjadikan fleksibilitas
SAP dan prosesnya dalam menyesuaikan diri terhadap
perkembangan bisnis meningkat. Apabila perusahaan
mempertimbangkan untuk meningkatkan versi SAP-nya untuk
beberapa tahun ke depan, SOA merupakan hal yang tepat.
M anfaat lain penggunaan SOA adalah pengimplementasian solusi bisnis yang lebih cepat dengan usaha yang dapat diminimalkan.
2. M eningkatkan Corporate Image
SAP merupakan sebuah software ERP yang terkenal dan dianggap software unggul dibandingkan dengan software- software ERP lainnya, dengan kata lain software yang bonafit dan eksklusif. Hal ini dapat meningkatkan image baik perusahaan dimata pesaing dan kolega bisnisnya.
Dengan meningkatnya nama baik perusahaan, maka semakin mudah bagi PT. ABC untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan lain dan juga akan memudahkan dalam promosi. Hal ini dikarenakan adanya anggapan bahwa perusahaan yang menggunakan sistem yang bonafit dan eksklusif merupakan perusahaan yang bonafit juga.
Dari pembahasan tersebut dapat disimpulkan bahwa yang merupakan manfaat intangible adalah:
• Pada meningkatkan laba perusahaan yaitu monitoring A/R yang lebih baik, meningkatkan pengawasan financial management, monitoring A/P yang lebih baik, memudahkan maintenance dan vendor master record, penentuan strategic planning perusahaan yang lebih baik, dan peningkatan pengawasan terhadap pembelian.
• Pada menekan atau mengurangi biaya operasional perusahaan yaitu
meningkatkan reporting process.
• Pada memberikan competitive advantage bagi perusahaan yaitu adanya SOA dan meningkatkan corporate image
Yang merupakan manfaat tangible adalah:
• Pada peningkatkan laba perusahaan yaitu pengurangan potensial lost pada revenue, dan peningkatan laba perusahaan
• Pada menekan atau mengurangi biaya operasional perusahaan yaitu
pengurangan biaya lembur, pengurangan biaya listrik, pengurangan
biaya uang makan, dan menekan atau mengurangi biaya operasional
perusahaan
Dampak Ekonomis
Gambar 4.7 Dampak ekonomis proyek
ROI (Retu rn Of Investment)
M elalui gambar 4.7 dapat diketahui bahwa nilai ROI atau pengembalian investasi yang diperoleh sebesar 53,91%.
NPV (Net Present Value)
Net Present Value yang telah ditetapkan perusahaan setelah dikurangi diskonto / suku bunga sebesar 7 %, sehingga diperoleh hasil:
NPV = 413.887.227,17 / (1+7%)
1+ 513.057.749,46 / (1+7%)
2+ 678.217.005,22 / (1+7%)
3+ 862.808.691,12 / (1+7%)
4+ 1.094.100.053,63 / (1+7%)
5= Rp 1.514.373.336,02
Payback period
