Implementasi suatu sistem bukanlah hal yang sederhana. Untuk itulah perusahaan yang akan melakukan implementasi sistem memerlukan banyak persiapan perencanaan. Salah satu rencana tersebut adalah menghitung biaya karena biaya merupakan faktor penting yang tidak dapat dihindarkan.
Pada saat perencanaan dilakukan, manajemen perusahaan akan mempertimbangkan kemampuan finansial (keuangan) perusahaan dalam melakukan implementasi SAP modul Finance menggantikan Zahir.
Perhitungan ini dimaksudkan untuk manganalisa berapa biaya yang akan dikeluarkan perusahaan untuk implementasi SAP modul Finance dan apakah biaya tersebut sebanding dengan manfaat yang didapat dibandingkan dengan menggunakan Zahir.
Dari infrastruktur dan perhitungan konsultan yang telah diuraikan di atas, maka perhitungan biaya yang diperlukan pada implementasi SAP modul Finance adalah sebagai berikut:
• 5 orang konsultan @ $ 300/hari
$300 x 316 hari x Rp. 9.500 = Rp 900.600.000
• 1 Storage server
1 Storage server x Rp. 62.795.000 = Rp 62.795.000
• 10 Client Device
10 Client Device x Rp. 6.793.000 = Rp. 67.930.000
• 1 Server
1 Server = Rp. 39.590.500
• 1 Security
1 Security = Rp. 136.652.000
• 1 Network
1 Network = Rp. 51.654.000
• Licence SAP untuk 10 user
10 user x Rp. 3.900.000 = Rp 39.000.000
Gambar 4.2 Total Biaya Implementasi SAP
Biaya Operasional
Pada umumnya sistem memiliki biaya lain selain biaya initial cost yaitu biaya license. PT. ABC mengklas ifikasikan biaya license tahunan tersebut sebagai biaya operasional.
Telah ditetapkan bahwa perhitungan biaya beban tersebut adalah sebesar 17% dari biaya initial cost yang dibayar saat pertama kali menggunakan hak lisensi SAP modul Finance. Biaya initial cost untuk license untuk SAP modul Finance yang dihitung berdasarkan jumlah user adalah Rp 3.900.000,00 per user. Jumlah user SAP pada PT. ABC adalah
10 user. Dari keterangan di atas, maka perhitungan biaya operasional untuk license SAP modul Finance pada PT. ABC pertahun:
Biaya operasional = 17% x Rp3. 900.000,00 x 10 user = Rp 6.630.000,00 per tahun
Biaya berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Biaya operasional
lincense SAP pertahun 6.630.000 6.630.000 6.630.000 6.630.000 6.630.000 Tabel 4.7 Biaya Operasional SAP untuk 5 Tahun
Pada Zahir, perhitungan biaya beban pertahunnya adalah Rp 1.000.000 untuk semua user.
Biaya berjalan Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5 Biaya operasional
lincense Zahir pertahun
1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000 1.000.000
Tabel 4.8 Biaya Operasional Zahir untuk 5 Tahun
4.5.2 Benefit
Investasi perusahaan terhadap sesuatu akan menghasilkan manfaat.
Investasi PT. ABC terhadap SAP tentu saja akan menghasilkan manfaat pula, baik yang bersifat dapat diukur dan langsung (tangible), manfaat yang sulit diukur dan tidak langsung (intangible), dan manfaat-manfaat
lainnya yang dapat memberikan nilai tambah (added value) bagi perusahaan.untuk selanjutnya, manfaat-manfaat ini akan diklasifikasikan sebagai manfaat strategis, manfaat ekonomis, dan manfaat operasional.
M anfaat strategis adalah manfaat yang digunakan untuk membuat dan mendukung pengambilan keputusan strategis perusahaan. M anfaat ekonomis adalah manfaat yang akan meningkatkan nilai perusahaan secara ekonomis dengan berkurangnya beban dan biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan. M anfaat operasional adalah manfaat yang mendukung kegiatan operasional perusahaan agar kegiatan perusahaan dapat menjadi lebih efektif dan efisien. Dari penjelasan ini diperolehlah kesimpulan bahwa manfaat strategis dan manfaat ekonomis tidak akan tercapai apabila manfaat operasional tidak terlebih dahulu terpenuhi.
Karena tanpa adanya operasional yang baik, keputusan strategis yang baik tidak akan dapat dibuat. Demikian juga halnya dengan manfaat ekonomis, apabila kegiatan operasional tidak efisien dan efektif, maka akan terjadi kesia-siaan terhadap sumber daya dan waktu yang dimiliki yang berdampak pada pengeluaran biaya dan beban yang tidak seharusnya.
Terdapat 3 target yang dapat dicapai berdasarkan manfaat yang dijelaskan sebelumnya, yaitu meningkatkan laba perusahaan yang diperoleh dengan manfaat strategis dan operasional, menekan biaya operasional yang diperoleh dengan manfaat ekonomis dan operasional, dan competitive advantage yang diperoleh dengan adanya SOA dan manfaat peningkatan pada image perusahaan.
• Meningkatkan Laba Perusahaan
PT. ABC mengimplementasi SAP dengan harapan SAP akan dapat membantunya dalam pencapaian target untuk meningkatkan laba perusahaan. Berikut ini adalah history pertumbuhan pendapatan dan laba bersih perusahaan selama 5 tahun terakhir yaitu dari tahun 2004-2008 yang digambarkan dalam tabel berikut:
Tahun Pendapatan
Persen Kenaikan Pendapatan
Laba Bersih
Persen Kenaikan Laba
Bersih 2004 60.571.348.425,00 N/A 5.284.856.161,10 N/A 2005 58.963.740.228,00 (2,65) 4.898.528.912,06 (7,31) 2006 61.819.561.091,00 4,84 5.693.439.854,40 16,23 2007 86.112.224.109,00 39,30 7.778.911.372,88 36,63 2008 108.115.699.794,90 25,55 5.342.824.988,35 (31,32)
Sumber: Data internal PT.ABC Tabel 4.9 Pertumbuhan laba PT.ABC
Gambar 4.3 Grafik pertumbuhan laba PT.ABC 0
1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000
2004 2005 2006 2007 2008
Gambar 4.4 Hubungan M anfaat dan Target dalam M eningkatkan Laba
M anfaat (benefit) operasional
1. Monitoring A/R (Account Receivable) yang lebih baik
Piutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat memantau dan mengendalikan piutang dengan jelas. Dapat diketahui piutang yang belum, akan, dan sudah jatuh tempo.
Klasifikasi customer juga dapat dilakukan berdasarkan history pembayaran piutang yang pernah ada
2. M onitoring A/P (Account Payable) yang lebih baik
Hutang perusahaan dapat diawasi dengan baik yaitu dapat melihat dengan jelas kapan hutang akan jatuh tempo sehingga perusahaan dapat dengan tepat waktu melunasi hutangnya. Klasifikasi vendor juga dapat dilakukan berdasarkan history pelunasan hutang yang pernah ada.
3. M eningkatkan pengawasan financial management perusahaan Pengawasan financial management pada perusahaan diharapkan dapat meningkat apabila laporan laba rugi dan laporan neraca menggambarkan keadaan keuangan perusahaan secara relevan.
Laporan laba rugi adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Laporan neraca adalah laporan yang berisi harta (asset), utang atau kewajiban-kewajiban pada pihak lain (liabilities).
4. M emudahkan maintenance dan vendor master record
Perusahaan tentu saja memiliki banyak vendor sebagai partner perusahaannya. Tidak heran apabila suatu ketika terjadi kesalahan dalam bentuk duplikasi atau redundancy dalam pencatatan database terhadap vendor. Dengan menggunakan SAP, maintenance terhadap data vendor lebih mudah karena tidak akan terjadi duplikasi data vendor antar company code. SAP telah menyediakan standar tersendiri untuk pencatatan vendor sehingga evaluasi yang dilakukan terhadap vendor akan menjadi lebih mudah.
5. M eminimalisasi exchange rate risk
Exchange rate risk adalah resiko pertukaran mata uang asing yang merupakan dampak dari pergantian terus-menerus pasokan pasar di dunia dan demand balance dalam sebuah posisi pertukaran mata uang yang sangat baik. Hal ini menyebabkan ketidakpastian hasil karena nilai mata uang asing yang terus berubah.
M anfaat (benefit) strategis
1. Pengurangan potential lost pada revenue
Potential lost pada revenue adalah kemungkinan berkurangnya pendapatan perusahaan yang diakibatkan adanya faktor-faktor tertentu. Salah satunya adalah exchange rate risk dan A/R. Mata uang akan terus berubah nilainya, apabila terjadi penurunan maka exchange rate risk akan meningkat. SAP dapat melakukan pengecekan terhadap perubahan tipe exchange rate dan
memasukkan mata uang baru serta tanggal penggantiannya .Seperti yang telah diketahui pada bab sebelumnya, PT. ABC memiliki masalah dalam pembayaran bertahapnya (A/R). SAP dapat menangani masalah pembayaran bertahap tersebut sekaligus dapat meningkatkan fungsi monitoring A/R sehingga perusahaan mampu memperkirakan dab mengambil tindakan yang efektif pada resiko piutang tak tertagih yang berakibat pada potential lost. Potential lost diharapkan dapat diminimalisasi apabila pengawasan terhadap A/R dan exchange rate risk ini dilakukan.
2. Penentuan strategic planning perusahaan yang lebih baik
Perusahaan perlu membuat strategic planning yang baik agar dapat bersaing dengan perusahaan lainnya. Dengan meningkatnya monitroting pada financial management, perusahaan mendapatkan informasi mengenai keadaan keuangannya dengan lebih relevan dan tepat. Dengan demikian perusahaan dapat dengan baik merencanakan strategi yang baik untuk kegiatan perusahaannya dengan keuangan yang dimilikinya saat itu.
3. Peningkatan pengawasan terhadap pembelian
Data vendor merupakan sesuatu hal yang patut untuk mendapat perhatian lebih karena perusahaan mendapatkan barang-barang yang dijualnya sebagai sumber penghasilan perusahaan dari para vendor. Pencatatan dan pengawasan yang baik terhadap hal tersebut akan memudahkan perusahaan dalam mengawasi pembelian yang terjadi karena evaluasi vendor yang sesuai
standar dan minimalisasi redundancy data. Hutang perlu diperhatikan agar hubungan dengan vendor tetap terjaga dengan baik dan meningkat. Hubungan ini nantinya juga kan berpengaruh pada pembelian. Untuk itulah 2 hal ini perlu diperhatikan dengan baik agar pengawasan terhadap pembelian dapat dilakukan dengan lebih baik.
Hubungan dengan laba perusahaan adalah:
o Dengan berkurangnya potential lost, pendapatan akan meningkat.
Seperti yang diketahui, terjadinya peningkatan pendapatan perusahaan akan berdampak pada laba yang meningkat pula.
o Strategic planning yang baik akan meningkatkan laba perusahaan karena strategi tersebut dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi target yang ingin dicapai oleh perusahaan
Berdasarkan tabel pertumbuhan laba PT.ABC, adapun rata-rata kenaikan laba sebesar 14,23 %. Sedangkan harapan pertumbuhan laba 5 tahun ke depan setelah menggunakan SAP yaitu 24,23 % dari peningkatan margin sebesar 10 %.
Berikut ini tabel proyeksi perkiraan pertumbuhan laba dengan kenaikan margin sebesar 10 % sehingga selisih kenaikannya menjadi 24,23 %.
Tahun Laba % selisih kenaikan Selisih kenaikan
0 5.342.824.988,35 N/A N/A
1 6.637.391.483,03 24,23 1.294.566.494,68
2 8.245.631.439,37 24,23 1.608.239.956,34
3 10.243.547.937,13 24,23 1.997.916.497,76
4 12.725.559.602,30 24,23 2.482.011.665,17
5 15.808.962.621,94 24,23 3.083.403.091,64
Tabel 4.10 Proyeksi Perkiraan Pertumbuhan Laba
Berdasarkan selisih kenaikan pertumbuhan laba yang didapat setiap tahunnya dari harapan pertumbuhan laba sebesar 24,23 %, presentase kenaikannya hanya sebesar margin dari rata-rata pertumbuhan laba 5 tahun sebelumnya yaitu sebesar 10%. Berikut ini adalah manfaat ekonomis bersih yang diperoleh dari selisih kenaikan pertumbuhan laba dikali 10/24,23.
Benefit
Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4 Tahun 5
534.282.498,84 663.739.148,30 824.563.143,94 1.024.354.793,71 1.272.555.960,23
Tabel 4.11 M anfaat Ekonomis Bersih
• Menekan atau Mengurangi Biaya Operasional Perusahaan
Biaya operasional merupakan biaya penting yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan usahanya. Dengan mengimplementasikan SAP, waktu dan tenaga yang dikeluarkan perusahaan dapat diminimalisasi karena kinerja yang lebih baik, sehingga biaya operasional dapat diminimalisasi.
Gambar 4.5 Hubungan M anfaat dan Target dalam M engurangi Biaya Operasional
M anfaat (benefit) operasional M eningkatkan reporting process
PT. ABC memiliki permasalahan dalam penyusunan laporannya.
Dengan implementasi SAP modul Finance, penyusunan laporan dapat dilakukan dengan lebih efisien dan efektif. Hal ini menyebabkan berkurangnya jam lembur karyawan karena karyawan tidak perlu lembur, andaikan lembur pun tidak akan memakan waktu yang lama dalam menyusun dan membuat laporan
M anfaat (benefit) ekonomis 1. Pengurangan biaya lembur
Tiap harinya karyawan PT. ABC melakukan lembur kurang lebih antara satu sampai dua jam. Hal ini dikarenakan banyaknya laporan dan transaksi yang harus dibuat serta sistem Zahir yang kurang efisien dalam membuat laporan. Dengan menggunakan SAP modul Finance, waktu yang diperlukan untuk membuat laporan dan transaksi dapat diminimalisasi sehingga karyawan tidak perlu lembur kecuali pada saat pembuatan laporan keuangan akhir tahun. Itupun jamnya dapat dikurangi sedemikan rupa.
Karyawan bagian keungan pada PT. ABC yang terdiri dari 10 orang memperoleh gaji pokok rata-rata sekitar Rp 3.000.000.
PT. ABC mengikuti peraturan dari Depnaker mengenai lembur karyawannya dan tidak memiliki kebijaknnya sendiri. Depnaker
tidak membatasi maksimal lembur seorang karyawan dan menurut peraturan dari Depnaker, rumus untuk menghitung lembur adalah
Dengan hitungan kuota:
2 jam pertama kuota = 1.5 2 jam berikutnya kuota = 2 2 jam berikutnya lagi kuota = 3 Dan seterusnya
Hari biasa:
M aka hitungan lembur selama 1 bulan untuk hari biasa menjadi:
1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 4 minggu = Rp 520.231,21
Ada 10 karyawan. M aka
10 x Rp 520.231,21 = Rp 5.202.312,13
Hitungan lembur selama 1 tahun
12 x Rp 5.202.312,13 = Rp 62.427.745,66
5 hari pada saat tutup buku:
1/173 x Rp 3.000.000 x 1.5 x 5 hari kerja x 10 karyawan = Rp 1.300.578,03