Analisa requirement yang diajukan oleh perusahaan dapat ditentukan dengan kategori prioritas dan kondisi dari pemenuhan requirement terhadap JC&TMS yang akan dijelaskan dalam tabel di bawah ini:
No. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
1. Sistem
Distribusi
1.1 Briefing para SA Pengetahuan-pengetahuan atau
data-data yang berhubungan dalam tugas SA.
L G Karena untuk briefing tidak diperlukan
pengenalan tentang sistem yang akan diimplementasikan yaitu sistem JC&TMS
1.2 Pembekalan
produk
1. Pengenalan-pengenalan akan produk apa saja yang akan didistribusikan
2. Pembagian jumlah produk kepada masing-masing SA.
M
L
G
G
Karyawan hanya perlu mengetahui produk apa saja yang akan didistribusikan.
Supervisor membagikan barang kepada masing-masing SA dengan jumlah yang sama.
No. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
a. Pembagian rute SA
1. Aplikasi yang dapat memberitahukan kepada para SA tentang rute hari ini.
2. Aplikasi yang memiliki database yang terintegrasi sehingga :
• Para SA dapat mengetahui rute harian mereka masing-masing.
M
H
F
F
Sistem JC&TMS telah menyediakan fasilitas yaitu sebuah handphone yang didalanya terdapat aplikasi untuk para SA untuk mengecek rute yang harus dijalani tanpa harus dibriefing terlebih dahulu.
Pada sistem JC&TMS, para SA dapat mengecek jadwal mereka masing-masing di handphone yang didalamnya sudah ada aplikasi sistem tersebut.
No.
Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement
• Para SA dapat mengecek outlet apa saja yang harus dikunjungi
3. Aplikasi yang terhubung dengan para supervisor sehingga para supervisor dapat memantau pekerjaan dan rute para SA .
Rank H H Fit/Gap F F Comment
Dengan sistem JC&TMS, Para SA dapat melihat outlet yang harus dikunjungi dan setelah itu para SA harus memberi konfirmasi apakah mereka mengunjungi atau tidak megunjungi outlet tersebut dan memberitahukan alasannya apabila mereka tidak mengunjungi.
Dengan sistem JC&TMS , para supervisor dapat memantau dan mengecek rute para SA dan apakah SA tersebut sudah menjalankan perintah-
No
Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
perintah sesuai dengan rute yang mereka terima di handphone masing-masing. 1.4 Mencatat produk yang terjual
1. Aplikasi yang dapat memberikan kemudahan untuk para SA dalam mencatat produk yang telah terjual.
2. Aplikasi yang dapat terhubung dengan bagian administrasi.
H
H
F
F
Sistem JC&TMS menyediakan aplikasi yang dibutuhkan para SA untuk memasukkan hasil penjualan mereka.
Para SA dapat langsung mengirimkan data penjualan mereka ke bagian administrasi karena sistem JC&TMS yang terhubung
NO. Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
1.5 Mencatat sisa stok
produk
1. Aplikasi yang dapat memberikan kemudahan untuk para SA , sehingga apabila SA sudah memasukkan data barang yang telah terjual, maka stok barang yang tersedia dapat berkurang secara otomatis.
2. Aplikasi yang terintegrasi dengan sistem distribusi produk
H
L
P
P
Harus ditambah aplikasi yang dapat menghitung jumlah stok barang dan menguranginya secara otomatis apabila
terjadi penjualan untuk mengintegrasikan sistem stok barang
dengan sistem JC&TMS.
Akan dibuat aplikasi tambahan untuk mengintegrasikan sistem penjualan dengan sistem distribusi barang.
No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
2. Sistem
Inventory
2.1 SA mencatat penjualan dan stok barang sisa
1. Aplikasi yang dapat memberikan kemudahan untuk para SA dalam mencatat produk yang telah terjual.
2. Aplikasi yang dapat memberikan kemudahan untuk para SA, sehingga apabila SA sudah memasukkan data barang yang telah terual, maka stok barang yang tersedia dapat berkurang secara otomatis.
H
H
F
F
Didalam sistem JC&TMS terdapat aplikasi yang dapat diisi oleh para SA seperti formulir transaksi.
Didalam JC&TMS , terdapat aplikasi untuk sisa stok barang yang akan berkurang secara otomatis apabila SA menginput data penjualan kedalam aplikasi pencatatan penjualan.
No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
2.2 SA menyerahkan data ke bagian admin.
Aplikasi yang memungkinkan para SA untuk memasukkan data-data transaksi untuk secara otomatis terkirim ke bagian administrasi, sehingga:
• Para SA dapat langsung melaporkan hasil penjualan mereka dan sisa produk yang ada.
• Bagian administrasi tidak harus lembur dan
H
H
F
F
Dengan sistem JC&TMS yang terhubung dapat memudahkan para SA untuk langsung mengirimkan data-data transaksi penjualan yang terjadi saat itu juga.
Aplikasi dari JC&TMS membuat para SA dan bagian administrasi terhubung
No
Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement
menunggu para SA untuk melaprorkan hasil transaksi pada hari tersebut
• Bagian administrasi dapat langsung menerima data dan melakukan penginpuan data ke dalam komputer.
Rank H Fit/Gap F Comment
secara online, sehingga bagian administrasi dapat langsung melihat produk yang terjual dan sisa stok.
Aplikasi dari JC&TMS membuat para SA dan bagian administrasi terhubung secara online, sehingga bagian administrasi dapat langsung melihat produk yang terjual dan sisa stok.
2.3 Bagian admin
memproses data
Diperlukan karyawan yang cekatan dan teliti dalam memproses data dan menginputnya.
Tidak termasuk dalam pembahasan ruang lingkup
No Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement Rank Fit/Gap Comment
3. Sistem
pemasaran
3.1 Melakukan promosi
1. Karyawan yang handal dan menarik dalam melakukan promosi tentang produk yang akan dijual.
2. Aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam menampilkan dan mempromosikan produk yang akan dijual .
Tidak termasuk dalam pembahasan ruang lingkup 3.2 Menarik pelanggan
1. Aplikasi yang dapat menampilkan fitur-fitur yang menarik pelanggan sehingga
Tidak termasuk dalam pembahasan ruang lingkup
Tabel 4.12 Analisis Fit/Gap No
Proses Bisnis Aktivitas dari Proses Bisnis
Requirement
pelanggan tertarik untuk membeli produk tersebut.
2. Karyawan yang handal dan capable dalam mempromosikan produk yang dijual sehingga menarik niat para pelanggan.
4.9.1 Hasil analisis Fit/Gap
Berdasarkan analisis Fit/Gap yang telah diuraikan diatas, maka didapatkan jumlah requirement yang diajukan perusahaan 16 buah. Requirement-requirement tersebut terdiri dari kategori prioritas high, medium dan low dan kategori kondisi pemenuhan yaitu fit, partial fit dan gap. Berikut adalah hasil analisis fit/gap tersebut:
Prioritas Requirement Jumlah Requirement F P G H 11 10 1 0 M 2 1 0 1 L 3 0 1 2 Jumlah 16 11 2 3
Tabel 4.14 Hasil Analisis Fit/Gap
Setelah dilakukan analisis, jumlah requirement yang diajukan oleh perusahaan adalah 16 buah, 11 diantaranya dikategorikan High, 2 diantaranya dikategorikan Medium dan 3 dikategorikan Low. Menurut dari hasil yang didapat, dari 16 requirement yang dibutuhkan, sistem JC&TMS cukup untuk memenuhi requirement yang diperlukan Smartfren karena 11 diantaranya Fit dengan sistem yang akan diimplementasi.