1. Temuan : Adanya wewenang ganda yang dilakukan oleh kepala unit toko yaitu sebagai fungsi penjualan dan fungsi kredit.
Kriteria : Sebaiknya fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit.
Sebab : Karena pihak manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum memisahkan wewenang fungsi penjualan dan fungsi kredit.
Akibat : Kualitas pekerjaan kurang maximal yang dapat menyebabkan menurunnya tingkat penjualan, dan berpotensi terjadinya penyalahgunaan wewenang dalam transaksi penjualan kredit barang.
Rekomendasi : Mengkaji ulang dan melakukan pemisahan fungsi, tugas, dan wewenang dalam struktur organisasi dengan memisahkan fungsi kredit dengan fungsi penjualan. Hal ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intenal dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan.
2. Temuan : Pengecekan piutang anggota masih dilakukan secara manual.
Kriteria : Sebaiknya pengecekan piutang anggota dilakukan secara terkomputerisasi.
Sebab : Karena Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat kebijakan mengenai konversi sistem secara komputerisasi.
Akibat : Proses yang begitu lama dalam mengecek total piutang anggota.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya pengecekan piutang anggota dilakukan secara komputerisasi yang bertujuan untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan dari data piutang.
3. Temuan : Adanya peningkatan piutang tak tertagih, yang disebabkan, ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang.
Kriteria : Sebaiknya status penerimaan piutang barang ditentukan oleh batas kredit maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai angsuran piutang barang anggota tidak melebihi 2/3 dari gaji anggota.
Sebab : Batas kredit barang yang diberikan oleh koperasi adalah maximum Rp.10 Juta. Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak
memperhatikan, jumlah gaji dari anggota. Hal ini berpotensi ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang karena nilai angsuran piutang barang anggota telah melebihi gaji anggota.
Akibat : Adanya peningkatan piutang yang tidak tertagih yang disebabkan oleh angsuran piutang barang anggota melebihi gaji anggota sehingga menyebabkan ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya status penerimaan piutang barang ditentukan oleh batas kredit maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai angsuran piutang barang anggota tidak melebihi 2/3 dari gaji anggota.
4. Temuan : Tidak adanya laporan penjualan kredit pada tiap periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penjualan kredit pada tiap periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan penjualan kredit pada sistem berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak dapat mengetahui berapa banyak transaksi penjualan kredit tiap periode.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan
penjualan kredit pada tiap periode, hal ini diperlukan bagi pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas untuk dapat membantu menentukan keputusan strategi selanjutnya.
5. Temuan : Belum adanya laporan penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan penerimaan kas pada sistem berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak mengetahui penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan penerimaan kas tiap periode.
6. Temuan : Belum adanya laporan barang keluar tiap periode.
Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan barang keluar tiap periode.
Sebab : Karena belum adanya laporan barang keluar pada sistem berjalan.
Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak mengetahui sejauh mana stock barang yang telah keluar atau terjual.
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan barang keluar pada tiap periode.
7. Temuan : Tidak adanya faktur penjualan kredit, yaitu bukti adanya transaksi penjualan kredit.
Kriteria : Sebaiknya terdapat faktur penjualan kredit untuk setiap transaksi penjualan kredit.
Sebab : Karena belum adanya faktur penjualan kredit pada sistem berjalan
Akibat : Dengan belum dipisahkannya fungsi penjualan dan fungsi kredit, maka kepala unit toko dapat melakukan manipulasi data transaksi penjualan kredit. Pada sistem berjalan dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi penjualan kredit adalah Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB).
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat faktur penjualan kredit yang berguna sebagai bukti transaksi penjualan kredit pengganti Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB). Wewenang dan tanggung jawab pengeleuaran faktur penjualan kredit merupakan tugas dari fungsi penjualan.
8. Temuan : Kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota hanya dicetak satu rangkap.
Kriteria : Sebaiknya kwitansi pembayaran angsuran piutang
barang anggota dicetak tiga rangkap. Rangkap 1 untuk kepala unit toko, rangkap 2 untuk anggota, dan rangkap 3 untuk bendahara koperasi.
Sebab : Karena Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat suatu prosedur pencetak kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota yang dicetak sebanyak tiga rangkap
Akibat : Bukti pembayaran piutang barang anggota tidak begitu kuat, hal ini disebabkan karena kwitansi hanya dicetak 1 rangkap yang mana diberikan kepada debitor atau anggota yang melakukan transaksi penjualan kredit, Kepala unit toko tidak mendapatkan informasi mengenai status pembayaran piutang barang anggota, serta bendahara koperasi yang harus bertanggung jawab dalam membuat laporan penerimaan kas dari piutang barang.
Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota dicetak sebanyak 3 rangkap.
9. Temuan : Setiap jenis barang tidak diberi label atau kode barang.
Kriteria : Sebaiknya terdapat kode barang untuk setiap jenis barang.
Sebab : Karena belum adanya pemberian kode barang untuk setiap jenis kode barang yang dijual.
Akibat : Kesulitan dalam memproses transaksi penjualan kredit pada item barang yang keluar atau terjual.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya dilakukan pengkodean terhadap setiap jenis barang.
10. Temuan : Formulir daftar tagihan barang hanya dicetak 1 rangkap.
Kriteria : Sebaiknya Formulir daftar tagihan barang dicetak tiga rangkap. Rangkap 1 untuk bendahara gaji, rangkap 2 untuk kepala unit toko, dan rangkap 3 untuk kepala unit simpan pinjam.
Sebab : Kepala unit simpan pinjam yang bertugas menghimpun kas atas penagihan piutang barang dari bendahara gaji yang melakukan penagihan piutang barang anggota, tidak mendapatkan suatu bukti penerimaan kas atas uang total tagihan piutang barang, hanya berdasarkan rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.
Akibat : Kepala unit simpan pinjam dapat memanipulasi uang total tagihan piutang barang, yang akan diberikan kepada bendahara koperasi.
Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya formulir daftar tagihan barang dicetak 3 rangkap.