BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN Tahun berdiri Koperasi, Notaris, Nomor Akta dan Alamat

(1)

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Koperasi

3.1.1 Tahun berdiri Koperasi, Notaris, Nomor Akta dan Alamat

Koperasi Pegawai Departemen Pendidikan dan Kebudayaan yang didirikan pada tanggal 7 September 1971 yang berkedudukan di Jalan Cilacap No.04 Jakarta dan mendapat status Direktorat Koperasi Daerah Khusus Ibukota Jakarta dengan akte tanggal 9 Mei 1972 No.963/BH/1972.

Pada tahun 1976 Koperasi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan mengalami perubahan struktur organisasi dan berpindahnnya kantor Depdikbud Pusat dari Jalan Cilacap No.4 Jakarta ke Jalan Jend.Sudirman Senayan, serta terpecah-pecahnya kedudukan unit kerja anggotanya, maka pada tanggal 20 Januari 1995 nama Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas dengan status hukum 963.a/BH/2/1995.

Tujuan didirikan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas adalah dalam rangka usaha meningkatkan kesejahteraan para anggotanya walaupun relative sangat kecil. Dengan bertambahnya kesejahteraan pegawai diharapkan mereka itu dapat melaksanakan tugasnya dengan baik.

Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas sudah terdaftar sebagai

pembayar pajak dan sudah mempunyai NPWP tetapi belum dapat dijelaskan

jenis pajak apa yang harus dibayar. Namun sekarang ini penagihan dan

(2)

pembayaran sudah dilaksanakan sesuai nomor pokok wajib pajak yang dimiliki oleh Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.

3.1.2 Bidang Usaha

Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas termasuk kedalam bidang usaha jasa dan bidang perdagangan. Oleh karena itu dalam menjalankan usahanya koperasi tidak terlepas dari prinsip-prinsip ekonomi sebagaimana layaknya usaha dibidang ekonomi akan memperhitungkan hasil usaha yang juga menguntungkan konsumen yang terdiri dari para anggota dalam bentuk:

1. SHU yang secara langsung diberikan kepada para anggota dengan memasukan kedalam simpanan sukarela masing-masing anggota.

2. Pemupukan atau penambahan modal koperasi berupa cadangan barang- barang inventaris dan lain sebagainya, walaupun secara tidak langsung diterima oleh para anggota tetap merupakan tambahan kemampuan atau kekayaan anggota.

Usaha-usaha yang dilaksanakan selama tahun 1992 hingga sekarang tahun 2007 dikategorikan dalam tiga kelompok usaha yaitu:

A. Unit Simpan Pinjam

Unit ini dikoordinasikan oleh ketua unit simpan pinjam I pada struktur pengurusan koperasi. Usaha-usaha yang dijalankan meliputi tiga bidang:

1. Bidang Simpanan Anggota a) Simpanan Pokok

Dibayar hanya satu kali saja, sewaktu mula-mula menjadi anggota.

(3)

b) Simpanan Wajib

Dibayar tiap bulan dan besarnya berdasarkan golongan gaji anggota yang bersangkutan. Simpanan pokok dan wajib tidak dapat diambil sewaktu-waktu tetapi akan dikembalikan secara utuh apabila yang bersangkutan mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi.

c) Simpanan Sukarela

Besarnya tidak ada ketentuan dan dapat disimpan atau sewaktu- waktu dapat diambil kembali.

d) Simpanan Khusus

Disalurkan dalam rangka penanggulangan kasus seperti terkena musibah, meninggal dunia.

2. Bidang Pengembalian Simpanan

Bagi anggota yang mengundurkan diri dari keanggotaan koperasi, simpanan yang akan dikembalikan secara penuh yaitu sejumlah simpanan dari awal sampai waktu yang bersangkutan berhenti. Sesuai dengan anggaran dasar koperasi berhentinya anggota dapat disebabkan antara lain:

a) Meninggal dunia b) Pensiun

c) Mutasi ketempat lain atau unit utama 3. Bidang Pinjaman atau Perkreditan

Dalam rangka membantu meringankan beban anggota terhadap

kebutuhan uang tunai bagi anggota yang memerlukan pinjaman,

misalnya untuk membayar uang sekolah, sakit, merenovasi rumah,

(4)

dapat mengajukan permohonan pinjaman. Permohonan yang memenuhi persayaratan kredit (antara lain mempunyai kemampuan membayar angsuran), akan dibayarkan dalam dua gelombang setiap bulan yaitu tiap tanggal 5 dan 15. Sedangkan bunga yang dibebankan pada peminjam sebesar 1,5% per bulan tetap, yang dihitung atas saldo pinjaman dan angsuran maksimal sebanyak 10 kali.

B. Unit Pertokoan

Unit ini dikoordinir oleh seorang ketua unit toko pada struktur pengurusan koperasi. Kegiatan unit pertokoan secara ringkas adalah sebagai berikut:

1. Pelayanan usaha pertokoan meliputi komoditi barang-barang konsumsi, barang-barang elektronik, sandang dan sepeda motor. Anggota dapat membayar transaksi penjualannya secara kredit, yang dibayarkan tiap bulan (maksimal 10 bulan dan minimal 3 bulan).

2. Unit Toko Koperasi sampai saat ini memiliki 2 orang pegawai tetap (PNS) dan 2 tenaga honor.

3. Penagihan terhadap utang anggota kepada koperasi masih terdapat beberapa kendala, disebabkan ada anggota yang gajinya minus setelah dipotong angsuran karena mutasi dan lain-lain sehingga tagihan tidak penuh.

C. Unit Wartel

Unit wartel merupakan unit usaha milik koperasi yang didirikan

pada tahun 1999. Unit wartel tidak diketuai oleh siapapun, tidak seperti unit

simpan pinjam dan unit toko yang dikoordinir oleh tiap ketua unit.

(5)

3.1.3 Perkembangan Usaha

Pengurus koperasi periode 1992 telah memulai atau mengoperasikan koperasi dari awal dengan tidak keterkaitannya dengan pengurus koperasi sebelumnya. Pengurus periode pada tahun 1992 telah berusaha untuk membangkitkan kembali koperasi yang ada dengan membuat perubahan yang baru dalam system manajemen, baik dibidang simpan pinjam maupun pertokoan, dimana upaya yang dilakukan oleh pengurus periode 1992 telah membuka rekening koperasi pada Bank BNI’46 Cabang Ratu Plaza dengan nomor rekening 04.789.0001. Pendapatan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tiap tahun selalu meningkat atau keuntungan yang didapat selalu diatas target yang telah diperhitungkan. Pada tahun 1995, perolehan pendapatan koperasi sebesar Rp. 24.999.550,- sedangkan untuk tahun 2002 perolehan pendapatan koperasi sebesar Rp. 4.220.950.150,-.

Bentuk dan manajemen yang telah diterapkan pada saat ini sangat

membantu dalam pengembangan koperasi, teratur dan sistematis, baik

penerimaan barang maupun penjualan barang yang ada di koperasi ditentukan

dengan cara pencatatan yang lebih mudah dikoreksi dan teratur dan cara

kerjanya dapat dilakukan dengan cepat dan sistematis.

(6)

3.2 Struktur Organisasi Koperasi dan Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 3.2.1 Struktur Organisai Koperasi

RAPAT ANGGOTA

KETUA KOPERASI

WAKIL KETUA KOPERASI

SEKRETARIS BENDAHARA 1

BENDAHARA 2

KEPALA UNIT SIMPAN PINJAM KEPALA UNIT

SEKRETARIAT

KEPALA UNIT TOKO

PETUGAS ADMINISTRASI BARANG TOKO

DAN KONSINYASI

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas

Sumber Wakil Ketua Koperasi (Bp. M. Marpaung., SE., M.Si)

(7)

3.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab

Uraian tugas dan tanggung jawab pengurus/ karyawan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas.

1) Ketua

a. Mengarahkan dan memimpin para anggota pengurus dan karyawan secara umum dalam rangka pencapaian tujuan.

b. Mendisposisi surat masuk dan menandatangani surat keluar.

c. Memimpin rapat-rapat pengurus dan rapat anggota koperasi.

d. Menandatangani cek dan menyetujui pengeluaran uang.

e. Mewakili koperasi dalam mengadakan negoisasi dengan pihak- pihak yang ingin berkerjasama dengan koperasi.

f. Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan.

Tanggung Jawab:

a. Terciptanya kelancaran pelaksanaan tugas koperasi secara umum.

b. Tercapainya tujuan koperasi sesuai anggaran dasar dan anggaran rumah tangga yang telah ditetapkan.

2) Wakil Ketua

a. Mengadakan evaluasi dan memberikan masukkan dalam rangka penyempurnaan organisasi koperasi khususnya dalam pembagian kerja dan hubungan kerjanya.

b. Memberikan informasi baik internal maupun eksternal berkenaan

dengan pelaksanaan dan kegiatan koperasi.

(8)

c. Mengadakan hubungan dengan unit kerja dan instansi terkait dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas-tugas koperasi.

d. Memikirkan dan melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan peningkatan kesejahteraan anggota koperasi.

e. Merencanakan dan mengusahakan tersedianya barang-barang kebutuhan pokok dan sekunder bagi anggota.

f. Melaksanakan pembelian. barang setelah mendapat persetujuan dari Ketua.

g. Membuat laporan pelaksanaan pembelian setiap bulan.

h. Membuat laporan persediaan barang setiap bulan.

i. Menangani semua barang-barang investasi koperasi.

Tanggung Jawab:

a. Tersalurnya informasi secara baik bagi pihak-pihak yang memerlukan.

b. Terciptanya hubungan kerja yang harmonis dengan unit kerja dan instansi yang terkait.

c. Tersedianya barang-barang kebutuhan pokok dan sekunder untuk anggota.

d. Kebenaran laporan pembelian setiap bulan.

e. Kebenaran laporan persediaan barang setiap bulan.

f. Kelengkapan dan terpeliharanya semua barang investasi koperasi.

(9)

3) Sekretaris

a. Menangani semua surat keluar dan masuk.

b. Menandatangani surat-surat keluar.

c. Mempersiapkan rapat-rapat pengurus dan anggota.

d. Menyusun laporan hasil rapat.

e. Menyusun laporan secara berkala (triwulan, semester dan tahunan).

f. Menandatangani cek.

g. Menerima dan mengkompilasi semua laporan yang masuk dari ketua.

Tanggung jawab:

a. Kelancaran surat-surat keluar dan masuk.

b. Keteraturan dan kerapian semua arsip surat masuk dan keluar serta semua investasi koperasi.

c. Kesiapan materi rapat.

d. Kebenaran laporan hasil rapat, laporan triwulan, semester dan tahunan.

4) Bendahara I

a. Menerima dan mengeluarkan uang.

b. Menandatangani cek.

c. Mencatat arus uang masuk dan keluar.

Tanggung Jawab:

a. Kelancaran uang masuk dan keluar.

b. Kebenaran pembukuan.

(10)

c. Keamanan penyimpanan uang.

d. Keamanan penyimpanan cek.

e. Kebenaran penulisan cek.

5) Bendahara II

a. Mewakili bendaharawan I bila berhalangan.

b. Menyusun rencana bulanan.

Tanggung jawab:

a. Kesiapan dan kebenaran neraca bulanan.

b. Kelancaran tugas-tugas bendahara I bila berhalangan.

6) Kepala Unit Sekretariat

a. Mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan inventaris sekretariat.

b. Melaporkan pengeluaran sekretariat tiap bulannya.

Tanggung jawab:

a. Membuat laporan keuangan dari semua hasil transaksi yang berhubungan dengan inventaris sekretariat.

7) Kepala Unit Toko

a. Melayani pembelian dari pelanggan.

b. Melayani pembelian kredit dari anggota.

c. Mencatat transaksi penjualan kredit dan tunai.

(11)

d. Memberikan persetujuan terhadap anggota atas permohonan pembelian kredit.

e. Membuat laporan tagihan piutang

f. Mencatat kwitansi angsuran pembayaran barang.

g. Memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggannya.

h. Menyediakan keperluan anggota terutama sembako.

i. Melakukan stock opname.

Tanggung jawab:

a. Menyediakan barang-barang yang dibutuhkan oleh anggota dengan harga yang relatif rendah, sehingga dapat membantu anggota mendapatkan barang yang diinginkan.

b. Mencatat bukti potongan pembelian.

c. Melaporkan hasil stock opname.

8) Kepala Unit Simpan Pinjam

a. Melayani simpan pinjam anggota koperasi.

b. Memberikan persetujuan terhadap permohonan pinjaman uang.

c. Melakukan penagihan piutang kepada debitur.

Tanggung jawab:

a. Kebenaran simpan pinjam anggota koperasi.

b. Kebenaran pencatatan.

(12)

9) Petugas Administrasi Barang Toko dan Konsinyasi a. Menyiapkan barang.

b. Mengatur dan mencatat semua barang keluar dan masuk.

Tanggung jawab:

a. Bertanggung jawab terhadap semua urusan barang toko dan konsinyasi.

3.3 Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

3.3.1 Prosedur Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

Prosedur sistem penjualan kredit dimulai dari terjadinya transaksi penjualan kredit sampai dengan pelunasan dari penjualan tersebut, yang meliputi:

A. Penerimaan pengajuan penjualan kredit

 Anggota mengajukan permintaan barang secara kredit.

 Kepala unit toko mengecek daftar piutang barang anggota melalui

form rekapitulasi pengambilan barang/ RPB (daftar item barang yg

diangsur per anggota), jika piutang barang anggota telah melebihi 10

juta, maka tidak diijinkan untuk melakukan transaksi penjualan

kredit. Jika diijinkan maka kepala unit toko mengisi daftar barang yg

diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yg ditentukan pada

Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap

diotorisasi kepala unit toko mengisi form Rekapitulasi Pengambilan

Barang (RPB) (daftar item barang yg diangsur per anggota)

(13)

berdasarkan SPKB yg diotorisasi. Kemudian menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan biro.

 Kepala unit toko mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.

 SPKB Rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3 diberikan kepada anggota.

B. Penyerahan barang

 Staf toko menyiapkan barang kepada anggota.

 Staf toko memberikan barang kepada anggota.

 Anggota menerima barang dan SPKB rangkap 3.

C. Pembuatan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang seluruh biro)

 Pada akhir bulan kepala unit toko mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota dan mengotorisasinya, kemudian menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota berdasarkan biro.

 Kepala unit toko mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro).

 Kepala unit toko membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko

koperasi (total daftar tagihan barang seluruh biro) sebanyak 3

rangkap. Dan mengotorisasinya (rangkap 1 diarsip, rangkap 2

(14)

diberikan kepada kepala unit simpan pinjam, rangkap 3 difotocopy untuk dibagikan kepada bendahara gaji dari tiap biro).

 Kepala unit toko memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per biro dan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi serta copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada tiap bendahara gaji dari tiap biro.

D. Penagihan piutang barang

 Pada awal bulan, bendahara gaji menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yang telah digolongkan per biro dan daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi serta copy dari rekapitulasi tagihan barang toko.

 Bendahara gaji dari tiap biro melalukan penagihan kepada anggota dengan memotong gaji dari anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan barang yang diberikan oleh kepala unit toko.

 Setelah memotong gaji, bendahara gaji memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong gajinya.

 Anggota menerima kwitansi angsuran pembayaran barang.

(15)

E. Penghimpunan kas piutang barang

 Kepala unit simpan pinjam menerima rekapitulisasi tagihan barang rangkap 2.

 Kepala unit simpan pinjam melakukan penagihan piutang barang anggota kepada bendahara gaji dari tiap biro.

 Bendahara gaji dari tiap biro memberikan total uang yang ditagih atas angsuran pembayaran barang kepada bendahara koperasi.

 Kepala unit simpan pinjam menerima uang total angsuran pembayaran barang dari bendahara gaji tiap biro.

 Kepala unit simpan pinjam mengecek uang yg diterima dengan rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.

 Kepala unit simpan pinjam menyetor uang yang diterima ke

bendahara koperasi.

(16)

3.3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

anggota 1.mengajukan_permohonan_permintaan_brg_secara_kredit

9.mengisi_form_daftar_

tagihan_brg

8.mengisi_kwitansi_&_mengotorisasi_

pembayaran_angsuran_brg 3.mengisi_RPB

4.konfirmasikan_kpd_staf_toko_untuk_

menyiapkan_brg_sesuai_dgn_SPKB

Bendahara_gaji

14.memberikan_kwitansi_angsuran kepala_unit_toko

2.mengisi_SPKB ^Pa^y

to $

SPKB

rangkap_3_ke_anggota

10.membuat_laporan_rekapitulasi_

tagihan_brg_3_rangkap_&_mengotorisasi

rangkap_2_ke_

bendahara_koperasi

11.menerima _kwitansi _angsuran,daftar_

tagihan_brg _&_copy _rekapitulasi_tagihan_brg_toko

rangkap_1_&_2_diarsip

brg_pesana n

7.mengambil_brg_yg_dipesan 6.memberikan_brg_pesanan

staff_toko

Pay

to $

form_

daftar_tagihan_

brg

Pa y to

$

kwitansi_angsura n

Pa y

to $

RPB

Pa y to

$

lap_rekapitulasi_

tagihan_brg

Pa

y to $

kwitansi_

angsuran

bendahara _ koperasi

rangkap_1_diarsip

Pa y to

$

uang_pembayaran _ angsuran_brg 13.menghimpun_uang_angsuran_pembayaran_brg

15.memberikan_total_uang _ke_bendahara_koperasi 12.melakukan penagihan_piutang_brg

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.

(17)

3.4 Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan 3.4.1 Event table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

Event Internal

Agent

Starts when Activities

Menerima permohonan piutang barang

Kepala unit toko

Anggota mengajukan permohonan permintaan barang secara kredit.

- mengecek daftar piutang barang anggota melalui form rekapitulasi pengambilan barang/ RPB (daftar item barang yang diangsur per anggota), jika piutang barang anggota telah melebihi 10 juta, maka tidak diijinkan untuk melakukan transaksi penjualan kredit, - jika diijinkan maka kepala unit toko mengisi daftar barang yg

diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yg ditentukan pada Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap, - mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap,

- mengisi form Rekapitulasi Pengambilan Barang/ RPB (daftar item barang yang diangsur per anggota) berdasarkan SPKB yang diotorisasi, - menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan masing-masing biro, - mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai

dengan SPKB,

- SPKB rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3 diberikan kepada anggota.

Menyiapkan barang

Staff toko Menerima konfirmasi dari kepala unit toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.

- menerima konfirmasi dari kepala unit toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB,

- menyiapkan barang,

- memberikan barang kepada anggota.

Membuat laporan rekapitulasi tagihan barang

Kepala unit toko

Pada awal bulan ketika mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota

- mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota,

- mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota, - menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota

berdasarkan biro,

- mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro),

- mengotorisasi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro),

- membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang biro masing-masing) sebanyak 2 rangkap, - mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per

bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan),

- memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per

bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1,

- mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan

(18)

(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1, - memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per

bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2 kepada bendahara koperasi,

- memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per biro kepada bendahara gaji,

- memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi kepada bendahara gaji,

- memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada bendahara gaji.

Menagih piutang barang

Bendahara gaji

Menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per biro dan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi serta copy dari rekapitulasi tagihan barang toko.

- menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yang telah digolongkan masing-masing biro,

- menerima daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi, - menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko,

- melakukan penagihan kepada anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan barang,

- memotong gaji dari anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan barang,

- memberikan uang total tagihan piutang barang kepada kepala unit simpan pinjam

- memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong gajinya.

Menghimpun kas atas penagihan piutang barang

Kepala unit simpan pinjam

Menerima rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.

- Menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2, - melakukan penagihan piutang barang anggota kepada bendahara gaji,

menerima uang total tagihan piutang barang dari bendahara gaji, - menyetor uang yang diterima kepada bendahara koperasi.

Table 3.1 Event Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.

(19)

3.4.2 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

{}

S t a f f t o k o K e p a l a u n i t simp a n

p i n j a m B e n d a h a r a Ga j i

K e p a l a u n i t t o k o A n g g o t a

mengajukan permohonan permintaan

barang secara kredit menerima permohonan

piutang barang

{} {}{SPKB otorisasi}

1 2

3

{RPB}

menyiapkan barang [piutang < 10 juta]

membuat laporan rekapitulasi tagihan barang menerima barang

dan SPKB rangkap 3

{SPKB otorisasi}

3

{Kwitansi Angsuran Otorisasi}

{Form Daftar tagihan

Barang otorisasi}

{ lap rekapitulasi tagihan barang

otorisasi }

1 2

menagih piutang barang kepada anggota

Barang otorisasi}

{Copy lap rekapitulasi tagihan barang

otorisasi } 1

menerima kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi

menghimpun kas atas penagihan piutang barang

otorisasi } 2 [piutang > 10 juta]

Gambar 3.3 Overview Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.

(20)

3.4.3 Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan

Actor Activities

Anggota Kepala unit toko

Menerima permohonan piutang barang

1. Mengajukan permohonan permintaan barang secara kredit.

2. Mengecek daftar piutang barang anggota melalui form Rekapitulasi Pengambilan Barang/ RPB (daftar item barang yg diangsur per anggota), jika piutang barang anggota telah melebihi 10 juta, maka tidak diijinkan untuk melakukan transaksi penjualan kredit.

3. Jika diijinkan maka mengisi daftar barang yg diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yang ditentukan pada Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap.

4. Mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap.

5. Mengisi form Rekapitulasi Pengambilan Barang/ RPB (daftar item barang yang diangsur per anggota) berdasarkan SPKB yang diotorisasi.

6. Menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan masing-masing biro.

7. Mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.

8. SPKB rangkap 1&2 diarsip oleh kepala unit toko dan rangkap 3 diberikan kepada anggota.

Staff toko

Anggota

Menyiapkan barang

9. Menerima konfirmasi dari kepala unit toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB.

10. Menyiapkan barang.

11. Memberikan barang kepada anggota.

12. Menerima barang dan SPKB rangkap 3.

Kepala unit toko

Membuat laporan rekapitulasi tagihan barang

13. Mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota.

14. Mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota.

15. Menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota berdasarkan biro.

16. Mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro).

17. Mengotorisasi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro).

18. Membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang masing-masing biro) sebanyak 2 rangkap.

19. Mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan).

20. Memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1.

21. Mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar

tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 1.

(21)

22. Memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2 kepada bendahara koperasi.

23. Memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per biro kepada bendahara gaji.

24. Memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi kepada bendahara gaji.

25. Memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada bendahara gaji.

Bendahara gaji

Anggota

Menagih piutang barang kepada anggota

26. Menerima kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yang telah digolongkan oleh masing-masing biro.

27. Menerima daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi.

28. Menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko.

29. Melalukan penagihan kepada anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan barang 30. Memotong gaji dari anggota yg terdaftar di dalam daftar tagihan barang.

31. Memberikan total tagihan piutang barang kepada kepala unit simpan pinjam.

32. Memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong gajinya.

33. Menerima kwitansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi.

Kepala unit simpan pinjam

Menghimpun kas atas penagihan piutang barang

34. Menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan) rangkap 2.

35. Melakukan penagihan piutang barang anggota kepada bendahara gaji.

36. Menerima uang total tagihan piutang barang dari bendahara gaji.

37. Menyetor uang yang diterima kepada bendahara koperasi

.

Table 3.2 Workflow Table Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan.

(22)

3.4.4 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan 3.4.4.1 Detail Activity Diagram Menerima Permohonan Piutang Barang

Kepala unit toko Anggota

1.mengajukan permohonan permintaan barang secara kredit

2.mengecek daftar piutang barang anggota melalui form rekapitulasi pengambilan barang/RPB (daftar item barang yg diangsur per anggota)

[piutang > 10 juta]

[piutang < 10 juta]

3.mengisi daftar barang yg diinginkkan oleh anggota serta jumlah angsuran yang ditentukan pada

surat permohonan kredit barang (SPKB) sebanyak 3 rangkap

4.mengotorisasi SPKB sebanyak 3 rangkap

5.mengisi form rekapitulasi pengambilan barang/RPB (daftar item barang yang diangsur per anggota)

berdasarkan SPKB yang diotorisasi

6.menggolongkan RPB dan SPKB berdasarkan masing-masing biro

7.mengkonfirmasikan kepada staf toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB

8.SPKB Rangkap 1&2 diarsip oleh Kpl unit toko dan rangkap 3 diberikan kepada anggota

{} {}{SPKB otorisasi}

1 2 3

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menerima Permohonan Piutang Barang).

(23)

3.4.4.2 Detail Activity Diagram Menyiapkan barang Staff toko Anggota

9.menerima konfirmasi dari Kepala unit toko untuk menyiapkan barang sesuai dengan SPKB

10.menyiapkan barang

11.memberikan barang kepada anggota

12.menerima barang dan SPKB rangkap 3 {SPKB

otorisasi}

3

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menyiapkan Barang).

(24)

3.4.4.3 Detail Activity Diagram Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan Barang

Kepala unit toko

13.mengisi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota berdasarkan rekapitulasi pengambilan barang per anggota

14.mengotorisasi kwitansi pembayaran angsuran barang anggota

15.menggolongkan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota berdasarkan biro

16.mengisi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro)

18.membuat laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang masing-masing biro)

sebanyak 2 rangkap

19.mengotorisasi laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan

(total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)

20.memfotocopy laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan

barang seluruh biro per bulan) rangkap 1

21.mengarsip laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)

rangkap 1

22.memberikan laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)

rangkap 2 kepada bendahara koperasi

23.memberikan kwitansi angsuran pembayaran barang anggota yg telah digolongkan per biro kepada

bendahara gaji

24.memberikan daftar tagihan barang per biro yg telah diotorisasi kepada juru bayar biro masing-masing

17.mengotorisasi form daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro)

25.memberikan copy dari rekapitulasi tagihan barang toko kepada bendahara gaji

Barang otorisasi}

{} {

lap rekapitulasi tagihan barang

otorisasi}

1 2

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Membuat Laporan Rekapitulasi Tagihan Barang).

(25)

3.4.4.4 Detail Activity Diagram Menagih Piutang Barang

Anggota Bendahara gaji

26.menerima kw itansi angsuran pembayaran barang

anggota yang telah digolongkan masing-masing biro

{Kw itansi Angsuran Otorisasi}

27.menerima daftar tagihan barang per biro yang telah diotorisasi

{Form Daftar tagihan Barang otorisasi}

28.menerima copy dari rekapitulasi tagihan barang toko {Copy lap rekapitulasi tagihan barang otorisasi }

29.melalukan penagihan kepada anggota yang terdaftar dalam daftar tagihan

barang

30.memotong gaji dari anggota yg terdaftar dlm daftar tagihan barang

31.memberikan kw itansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi kepada anggota yang telah dipotong

gajinya

32.menerima kw itansi angsuran pembayaran barang yang telah diotorisasi

{Kw itansi Angsuran Otorisasi}

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menagih Piutang Barang).

(26)

3.4.4.5 Detail Activity Diagram Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang

Kepala unit simpan pinjam

33.menerima laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi per bulan (total daftar tagihan barang seluruh biro per bulan)

rangkap 2

otorisasi}

2

34.melakukan penagihan piutang barang anggota kepada Bendahara gaji dari masing-masing biro

35.menerima uang total angsuran pembayaran barang

dari bendahara gaji

36.menyetor uang yang diterima kepada Bendahara koperasi

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Sistem Penjualan Kredit yang sedang berjalan (Menghimpun Kas atas Penagihan Piutang Barang)

Keterangan ;

SPKB (Surat permohonan kredit barang).

RPB (Rekapitulasi pengambilan barang/ Daftar Item barang yang diangsur per anggota.

Daftar tagihan barang (daftar pembayaran angsuran barang anggota per biro).

Laporan rekapitulasi tagihan barang toko koperasi (total daftar tagihan barang seluruh

biro).

(27)

3.5 Analisis Temuan Hasil Survey

1. Temuan : Adanya wewenang ganda yang dilakukan oleh kepala unit toko yaitu sebagai fungsi penjualan dan fungsi kredit.

Kriteria : Sebaiknya fungsi penjualan harus terpisah dengan fungsi kredit.

Sebab : Karena pihak manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum memisahkan wewenang fungsi penjualan dan fungsi kredit.

Akibat : Kualitas pekerjaan kurang maximal yang dapat menyebabkan menurunnya tingkat penjualan, dan berpotensi terjadinya penyalahgunaan wewenang dalam transaksi penjualan kredit barang.

Rekomendasi : Mengkaji ulang dan melakukan pemisahan fungsi,

tugas, dan wewenang dalam struktur organisasi dengan

memisahkan fungsi kredit dengan fungsi penjualan. Hal

ini dimaksudkan agar selalu terjadi pengecekan intenal

dalam pelaksanaan suatu transaksi, sehingga dapat

mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan.

(28)

2. Temuan : Pengecekan piutang anggota masih dilakukan secara manual.

Kriteria : Sebaiknya pengecekan piutang anggota dilakukan secara terkomputerisasi.

Sebab : Karena Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat kebijakan mengenai konversi sistem secara komputerisasi.

Akibat : Proses yang begitu lama dalam mengecek total piutang anggota.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya pengecekan piutang anggota dilakukan secara komputerisasi yang bertujuan untuk meningkatkan akurasi dan kecepatan dari data piutang.

3. Temuan : Adanya peningkatan piutang tak tertagih, yang disebabkan, ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang.

Kriteria : Sebaiknya status penerimaan piutang barang ditentukan oleh batas kredit maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai angsuran piutang barang anggota tidak melebihi 2/3 dari gaji anggota.

Sebab : Batas kredit barang yang diberikan oleh koperasi adalah

maximum Rp.10 Juta. Pihak Manajemen Koperasi

Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak

(29)

memperhatikan, jumlah gaji dari anggota. Hal ini berpotensi ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang karena nilai angsuran piutang barang anggota telah melebihi gaji anggota.

Akibat : Adanya peningkatan piutang yang tidak tertagih yang disebabkan oleh angsuran piutang barang anggota melebihi gaji anggota sehingga menyebabkan ketidakmampuan anggota dalam membayar angsuran piutang barang.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya status penerimaan piutang barang ditentukan oleh batas kredit maximum sebesar Rp.10 Juta dan nilai angsuran piutang barang anggota tidak melebihi 2/3 dari gaji anggota.

4. Temuan : Tidak adanya laporan penjualan kredit pada tiap periode.

Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penjualan kredit pada tiap periode.

Sebab : Karena belum adanya laporan penjualan kredit pada sistem berjalan.

Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak dapat mengetahui berapa banyak transaksi penjualan kredit tiap periode.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan

(30)

penjualan kredit pada tiap periode, hal ini diperlukan bagi pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas untuk dapat membantu menentukan keputusan strategi selanjutnya.

5. Temuan : Belum adanya laporan penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.

Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.

Sebab : Karena belum adanya laporan penerimaan kas pada sistem berjalan.

Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas tidak mengetahui penerimaan kas dari piutang barang tiap periode.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan penerimaan kas tiap periode.

6. Temuan : Belum adanya laporan barang keluar tiap periode.

Kriteria : Sebaiknya terdapat laporan barang keluar tiap periode.

Sebab : Karena belum adanya laporan barang keluar pada sistem berjalan.

Akibat : Pihak Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat

Jenderal Depdiknas tidak mengetahui sejauh mana stock

barang yang telah keluar atau terjual.

(31)

Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat laporan barang keluar pada tiap periode.

7. Temuan : Tidak adanya faktur penjualan kredit, yaitu bukti adanya transaksi penjualan kredit.

Kriteria : Sebaiknya terdapat faktur penjualan kredit untuk setiap transaksi penjualan kredit.

Sebab : Karena belum adanya faktur penjualan kredit pada sistem berjalan

Akibat : Dengan belum dipisahkannya fungsi penjualan dan fungsi kredit, maka kepala unit toko dapat melakukan manipulasi data transaksi penjualan kredit. Pada sistem berjalan dokumen yang digunakan sebagai bukti transaksi penjualan kredit adalah Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB).

Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya terdapat faktur penjualan kredit yang berguna sebagai bukti transaksi penjualan kredit pengganti Surat Permohonan Kredit Barang (SPKB). Wewenang dan tanggung jawab pengeleuaran faktur penjualan kredit merupakan tugas dari fungsi penjualan.

8. Temuan : Kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota hanya dicetak satu rangkap.

Kriteria : Sebaiknya kwitansi pembayaran angsuran piutang

(32)

barang anggota dicetak tiga rangkap. Rangkap 1 untuk kepala unit toko, rangkap 2 untuk anggota, dan rangkap 3 untuk bendahara koperasi.

Sebab : Karena Manajemen Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas saat ini belum membuat suatu prosedur pencetak kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota yang dicetak sebanyak tiga rangkap

Akibat : Bukti pembayaran piutang barang anggota tidak begitu kuat, hal ini disebabkan karena kwitansi hanya dicetak 1 rangkap yang mana diberikan kepada debitor atau anggota yang melakukan transaksi penjualan kredit, Kepala unit toko tidak mendapatkan informasi mengenai status pembayaran piutang barang anggota, serta bendahara koperasi yang harus bertanggung jawab dalam membuat laporan penerimaan kas dari piutang barang.

Rekomendasi : Pada sistem yang diusulkan sebaiknya kwitansi pembayaran angsuran piutang barang anggota dicetak sebanyak 3 rangkap.

9. Temuan : Setiap jenis barang tidak diberi label atau kode barang.

Kriteria : Sebaiknya terdapat kode barang untuk setiap jenis

barang.

(33)

Sebab : Karena belum adanya pemberian kode barang untuk setiap jenis kode barang yang dijual.

Akibat : Kesulitan dalam memproses transaksi penjualan kredit pada item barang yang keluar atau terjual.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya dilakukan pengkodean terhadap setiap jenis barang.

10. Temuan : Formulir daftar tagihan barang hanya dicetak 1 rangkap.

Kriteria : Sebaiknya Formulir daftar tagihan barang dicetak tiga rangkap. Rangkap 1 untuk bendahara gaji, rangkap 2 untuk kepala unit toko, dan rangkap 3 untuk kepala unit simpan pinjam.

Sebab : Kepala unit simpan pinjam yang bertugas menghimpun kas atas penagihan piutang barang dari bendahara gaji yang melakukan penagihan piutang barang anggota, tidak mendapatkan suatu bukti penerimaan kas atas uang total tagihan piutang barang, hanya berdasarkan rekapitulasi tagihan barang rangkap 2.

Akibat : Kepala unit simpan pinjam dapat memanipulasi uang total tagihan piutang barang, yang akan diberikan kepada bendahara koperasi.

Rekomendasi : Pada Sistem yang diusulkan sebaiknya formulir daftar

tagihan barang dicetak 3 rangkap.

(34)

3.6 Identifikasi Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi yang dibutuhkan Koperasi Pegawai Sekretariat Jenderal Depdiknas, yaitu:

a. Faktur Penjualan Kredit (FPK).

Faktur penjualan kredit dibutuhkan untuk:

 Sebagai dasar pencatatan piutang barang dan izin pengambilan barang

 Dokumen sumber pembuatan laporan penjualan kredit

Faktur penjualan kredit dibutuhkan oleh staff penjualan, debitor atau anggota yang melakukan transaksi penjualan kredit, dan kepala unit toko.

b. Kwitansi Angsuran Pembayaran Barang (KAPB).

Kwitansi angsuran pembayaran barang dibutuhkan untuk:

 Dokumen bukti pelunasan piutang barang anggota.

 Dokumen sumber pembuatan laporan penerimaan kas.

Kwitansi angsuran pembayaran barang dibutuhkan oleh debitor atau anggota yang melakukan transaksi penjualan kredit, kepala unit toko, dan bendahara koperasi.

c. Laporan Penjualan Kredit Harian (LPKH) dan Laporan Penjualan Kredit Bulanan (LPKB).

Laporan penjualan kredit harian dan bulanan dibutuhkan untuk mengetahui:

 Seberapa banyak transaksi penjualan kredit tiap periode.

Laporan penjualan kredit dibutuhkan oleh ketua koperasi, kepala unit toko, dan

anggota koperasi.

(35)

d. Laporan Tagihan Piutang Barang (LTPB)

Laporan tagihan piutang barang dibutuhkan untuk mengetahui:

 Seberapa banyak jumlah piutang barang anggota.

Laporan tagihan piutang barang dibutuhkan oleh bendahara koperasi, kepala unit toko, kepala unit simpan pinjam dan bendahara gaji.

e. Form daftar tagihan barang

Form daftar tagihan barang dibutuhkan untuk:

 Dokumen pendukung kwitansi angsuran pembayaran barang dalam melakukan penagihan piutang barang kepada anggota.

 Sebagai bukti penerimaan kas bagi kepala unit simpan pinjam atas uang total tagihan piutang barang yang diberikan oleh bendahara gaji.

Form daftar tagihan barang dibutuhkan oleh bendahara gaji, kepala unit toko, dan kepala unit simpan pinjam.

f. Laporan barang keluar

Laporan barang keluar dibutuhkan untuk:

 Mengetahui stock barang yang telah keluar dan telah terjual tiap periode.

 Melakukan pengecekan internal antara laporan penjualan kredit dan laporan barang keluar.

Laporan barang keluar dibutuhkan oleh ketua koperasi dan kepala unit toko.

(36)