49
BAB 3
ANALISIS STRATEGI DAN SISTEM YANG BERJALAN
3.1
Profil Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Perjalanan perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dimulai dari tahun 1999, tim manajemen ditunjuk sebagai mitra strategis dan distributor Siemens AG. Kerja keras dan strategi yang tepat berhasil mengantarkan penjualan Siemens AG ke posisi dua di Indonesia. Kerjasama yang terjalin berlangsung dengan baik hingga pada tahun 2005 Siemens AG berganti menjadi BENQ Siemens.
Tahun 2007 impian untuk mempunyai telepon seluler dengan merek dagang sendiri menjadi kenyataan. Telepon seluler dengan merek Hi-Tech resmi diluncurkan dan berhasil menggebrak pasar Indonesia dengan meluncurkan telepon seluler TV pertama diIndonesia. Sambutan masyarakat Indonesia terhadap telepon seluler TV Hi-Tech "Nonton TV Tanpa Pulsa” sungguh luar biasa. Di bulan ketiga setelah peluncuran perdananya, Hi-Tech langsung berada di posisi ke-6 untuk penjualan telepon seluler GSM dan menjadikan Hi-Tech sebagai pionir telepon seluler TV merek lokal di Indonesia. Seiring berjalannya waktu, merek telepon seluler lokal terus tumbuh hingga mencapai jumlah 40 merek lebih. Akan tetapi hal ini tidak menggoyahkan posisi Hi-Tech sebagai pemimpin pasar telepon seluler lokal.
Seiring dengan perkembangan perusahaan, pro dan kontra dalam jajaran manajemen tidak dapat dihindari hingga pada akhir tahun 2008 merek Hi-Tech tidak
dapat diteruskan lagi. Penjualan Hi-Tech pun dibekukan selama 3 bulan, meskipun demikian Hi-Tech masih memegang posisi pertama untuk telepon seluler TV skala nasional. Tim manajemen yang baru berkomitmen untuk tetap menangani servis telepon seluler Hi-Tech untuk para konsumen loyalnya. Awal tahun 2009 merek HT-M obile diresmikan. Selain melanjutkan tongkat estafet Hi-Tech sebagai pionir telepon seluler TV, HT-M obile juga menghadirkan produk-produk baru yang sesuai dengan trend pasar dan harga yang terjangkau.
3.1.2 Lokasi Perusahaan
PT. Sinar Jaya Sukses M andiri memiliki 2 gedung kantor yang berlokasi di Kompleks Ruko ITC Roxy M as Blok.D1, no.20 Jalan.KH. Hasyim Ashari no.125, Jakarta Pusat 10150 dan Kompleks Ruko Roxy Square No.A2.
3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3.1 Visi
Visi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri (HT-Mobile) adalah menjadi telepon seluler merek lokal yang terkemuka.
3.1.3.2 Misi
M isi yang dikembangkan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam mencapai visi perusahaan yaitu berpegang teguh pada misi 4U : Untung Untung Untung dan Untung. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan keuntungan kepada empat pihak yang terkait, yaitu: Produsen (supplier produk dan jasa), Perusahaan (HT-M obile), Penjual (mitra usaha HT-M obile), dan Pembeli (konsumen pengguna HT-M obile).
3.2
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3-1 Struktur Organisasi PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
3.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
Tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian yang ada pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dijelaskan sebagai berikut :
Manager Bussiness Development
- M embuat daftar proyek-proyek apa saja yang ingin dijalankan oleh perusahaan ke depannya.
- M elakukan review kepada bagian lain mengenai proyek-proyek yang akan dijalankan.
- M elaksanakan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan untuk mendapatkan perbaikan dari keadaan yang sebelumnya.
- M elakukan analisa dari proses bisnis dan data seluruh bagian yang ada dalam perusahaan.
- M elakukan pengembangan bisnis sesuai dengan proyek yang sedang dijalankan oleh perusahaan.
- M elakukan analisa terhadap hasil dari proyek yang telah dijalankan, berhasil ataukah tidak.
- M embuat laporan mengenai hasil perbaikan yang diperoleh setelah proyek dijalankan.
- M enindaklanjuti, menerapkan, atau menjalankan implementasi atas rekomendasi perbaikan (resturkturisasi) berdasarkan analisa atau suatu proyek bisnis yang sedang dijalankan.
Manager R&D Procurement
− Memeriksa seluruh pekerjaan pemesanan barang dari mulai pemesanan sampel kepada pihak pabrik di China.
− Melakukan pemantauan terhadap kondisi dan hasil pemeriksaan barang sampel dari pabrik China.
− Melakukan pengesahan desain dan gambar 3 dimensi dari telepon selular yang dibuat oleh 3D Designer.
− Melakukan penawaran (negosiasi) harga kepada pihak pabrik di China terhadap harga contoh telepon selular.
− Memastikan jumlah contoh telepon selular yang akan dipesan oleh bagian R&D kepada pabrik di China.
− Menerbitkan (membuat) surat PO untuk pembelian telepon selular sesuai dengan contoh yang telah disetujui sebelumnya.
− Melakukan persetujuan mengenai desain, ID (tampilan), wallpaper, dan
icon di telepon seluler serta memutuskan untuk melakukan perubahan yang
dirasa perlu pada telepon selular.
− Melakukan permintaan mengenai semua hal yang berhubungan dengan produk telepon selular.
− Melakukan pemutusan dari pelaksanaan pembayaran PO apabila terjadi sesuatu hal, misalnya produk yang diterima oleh perusahaan tidak sesuai dengan yang telah disetujui.
Manager Sales & Distribution
− Memantau tingkat permintaan pelanggan akan produk telepon selular yang dijual oleh perusahaan.
− Memantau seluruh kegiatan penjualan produk telepon selular didalam pulau jawa maupun diluar pulau jawa.
− Memantau seluruh pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan yang terdapat di dalam divisi sales and distribution.
− Memantau seluruh penjualan serta event-event dan kegiatan lain yang mendukung penjualan yang dilakukan oleh bagian Modern Outlet.
− Memeriksa pendistribusian barang yang dilakukan perusahaan ke tangan seluruh pelanggan perusahaan.
− Memeriksa laporan-laporan seluruh penjualan yang dilakukan oleh perusahaan kepada pelanggan.
− Memeriksa status dan keluar masuk barang perusahaan yang terjadi di dalam gudang (Warehouse).
− Membuat laporan penjualan yang dilakukan oleh perusahaan kepada
General Manager.
− Memeriksa laporan pengeluaran uang yang digunakan untuk kegiatan penjualan dan distribusi produk.
− Membuat persetujuan untuk melakukan pemesanan kembali produk kepada pihak supplier.
Manager Marketing
− Memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.
− Memeriksa jumlah dan tampilan barang iklan yang baru sampai dari pemasok barang iklan.
− Memeriksa laporan penerimaan barang iklan dari pihak pemasok yang dibuat oleh staff merchandise warehouse.
− Memeriksa laporan pengiriman barang iklan (barang promosi) kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
− Memberikan persetujuan pemberian barang promosi termasuk jumlah dan jenis dari barang promosi yang akan diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
− Memeriksa pendistribusian barang promosi yang telah diberikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
− Memeriksa laporan penayangan iklan pada media-media dan melihat bukti penayangan iklan.
− Memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk yang telah dilakukan kepada General Manager.
− Memeriksa segala bentuk pencatatan yang dibuat yang berhubungan dengan divisi marketing.
− Memutuskan kapan waktu pemesanan kembali barang iklan serta jumlah yang harus dipesan.
− Memutuskan pihak-pihak mana saja yang harus menerima barang iklan untuk keperluan promosi produk.
Manager Finance & Accounting
− Membuat cash flow laporan keluar masuknya uang perusahaan yang dibuat dalam jangka waktu tertrentu.
− Memeriksa laporan-laporan piutang yang dilakukan oleh pelanggan ketika pelanggan mengambil barang dari perusahaan.
− Membuat laporan pengeluaran uang perusahaan yang dibuat untuk membayar gaji karyawan tiap bulannya.
− Memeriksa segala laporan pengeluaran uang yang digunakan untuk kegiatan usaha sehari-hari.
− Memeriksa laporan akhir stok barang telepon selular dan suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan.
− Memeriksa laporan akhir perhitungan jumlah stok barang yang dikerjakan oleh divisi service, baik barang yang belum diperbaiki, yang sedang diperbaiki, dan yang telah diperbaiki.
− Memeriksa laporan perawatan barang inventaris perusahaan dan segala laporan mengenai pengeluaran untuk kegiatan perawatan yang dilakukan oleh supervisor maintenance.
− Memeriksa laporan pembayaran pajak yang harus dan telah dibayarkan oleh perusahaan.
− Memeriksa laporan tagihan pajak yang harus dan belum dibayarkan oleh perusahaan.
− Membuat persetujuan untuk melakukan pembayaran pajak yang wajib dibayarkan oleh perusahaan.
Manager General Affair
− Memeriksa segala pekerjaan pengurusan sumber daya manusia perusahaan (karyawan) sehari-hari.
− Membuat laporan mengenai rangkuman kinerja karyawan yang telah dibuat sebelumnya oleh Supervisor HRD.
− Memberikan persetujuan mengenai pengeluaran uang untuk keperluan lembur karyawan.
− Memberikan persetujuan untuk pemotongan gaji karyawan yang telat dan tidak masuk tanpa alasan.
− Berusaha untuk menyampaikan kepada bagaian-bagian yang terkait mengenai saran dan kritik yang disampaikan karyawan.
− Memeriksa segala urusan yang berhubungan dengan legal perusahaan dalam menjalankan usaha.
− Melengkapi segala surat dan data yang diperlukan oleh bagian Legal untuk mengurus ijin perusahaan.
− Memberikan persetujuan untuk melakukan kegiatan perawatan atas inventaris perusahaan.
− Memeriksa laporan pengeluaran uang yang akan dan sudah dikeluarkan perusahaan untuk kegiatan perawatan.
− Memberikan persetujuan untuk melakukan pemesanan barang dan kontrak iklan dengan pihak vendor.
− Memilih vendor terbaik yang dapat menawarkan harga dan barang terbaik untuk perusahaan.
Internal audit
− Melakukan analisa hasil operasional seluruh bagian dalam perusahaan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk keperluan audit.
− Melaksanakan pemeriksaan operasional atas PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri sesuai yang ditugaskan oleh atasan.
− Membuat laporan hasil pemeriksaan operasional untuk di-review oleh atasan.
− Memberikan saran perbaikan atas hasil pemeriksaan operasional dalam Laporan Pemeriksaan
− Melakukan follow up atas pelaksanaan rekomendasi perbaikan berdasarkan Laporan Pemeriksaan
− Membuat dokumentasi hasil pemeriksaan operasional dalam bentuk working
paper.
Supervisor HRD
− Mengadakan konsultasi dengan karyawan apabila merasa kinerja karyawan menurun.
− Mendengarkan saran-saran dan masukan dari karyawan yang dapat menunjang kemajuan perusahaan.
− Mengadakan penelitian dan mencari tahu bahan dan pelatihan diperlukan oleh masing-masing karyawan.
− Mengadakan pelatihan yang berguna bagi pengembangan karir dan kinerja karyawan.
− Mencari sumber pelatihan dan training yang akan diadakan dan mendaftarkan karyawan yang berkepentingan untuk mengikuti pelatihan. − Mengadakan konsultasi dengan karyawan mengenai masalah-masalah apa
saja yang mereka hadapi selama bekerja di kantor.
− Mencatat segala keluhan dan saran yang disampaikan oleh karyawan untuk kemudian dibicarakan dengan pihak manajemen.
− Melakukan penilaian kinerja karyawan secara rutin kepada karyawan perusahaan sehingga karyawan merasa terpacu untuk semakin meningkatkan performa kerjanya.
− Menghitung dan melakukan pembagian uang lembur kepada karyawan yang bekerja lembur dan memang mendapatkan uang lembur dari perusahaan sesuai dengan jadual yang sudah ditetapkan.
− Menghitung jumlah pemotongan gaji karyawan untuk yang terlambat masuk kantor, serta karyawan yang tidak masuk ke kantor tanpa memberikan alasan yang jelas.
Junior Manager SCM Officer
− Melakukan pengecekan barang contoh telepon seluler yang dikirimkan oleh pihak pabrik diChina.
− Melakukan permintaan sejumlah barang contoh telepon seluler sesuai dengan desain dan model yang sudah disetujui sebelumnya.
− Mengumpulkan bukti barang contoh telepon seluler yang sudah dikirimkan oleh pihak pabrik China.
− Melakukan pengecekan status barang yang sedang dikirimkan oleh pabrik keperusahaan.
− Membuat daftar untuk update barang-barang contoh telepon selular yang dikirimkan keperusahaan.
− Melakukan komunikasi dengan pihak pabrik di China mengenai permintaan barang contoh.
− Membuat perjanjian dan persetujuan mengenai spesifikasi telepon selular yang akan dipesan kepada pabrik.
− Memastikan pabrik untuk dapat membuat fitur-fitur yang diinginkan oleh perusahaan.
Manager Service
− Membuat surat pemesanan suku cadang yang dibutuhkan oleh perusahaan kepada pihak pemasok.
− Mengawasi semua kegiatan yang terjadi di dalam divisi service setiap harinya agar berlangsung dengan baik.
− Melakukan pengawasan pekerjaan pencatatan keluar masuk barang yang terjadi di bagian sparepart logistic.
− Melakukan pengawasan pekerjaan perbaikan telepon selular yang dilakukan oleh bagian workshop.
− Melakukan pengawasan pekerjaan pengelompokkan kerusakan barang yang di klaim oleh pelanggan.
− Melakukan pengecekan barang di gudang suku cadang untuk menentukan jumlah pemesanan kembali kepada pihak pemasok.
− Menentukan waktu pemesanan kembali suku cadang kepada pihak pemasok agar barang yang berada di gudang tidak berada dibawah jumlah minimum pemesanan.
− Menentukan waktu pengiriman suku cadang yang diinginkan oleh perusahaan.
Junior Manager Sales & Distribution for Java Region
− Memantau distribusi barang dari perusahaan kepada pelanggan yang berada didalam pulau Jawa.
− Memeriksa status barang telepon selular yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan.
− Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila barang yang diminta oleh pelanggan akan dikirimkan.
− Melakukan konfirmasi kembali kepada pelanggan apakah barang yang dikirimkan sudah sampai ketangan pelanggan.
− Melakukan perjanjian dengan pelanggan mengenai tanggal pengiriman barang dan perkiraan tanggal sampainya barang ketangan pelanggan yang berada di dalam Pulau Jawa.
− Melakukan pemantauan tingkat permintaan pelanggan terhadap produk telepon selular perusahaan.
− Membuat perjanjian kerjasama mengenai penjualan produk yang dilakukan perusahaan kepada pihak pelanggan didalam pulau Jawa.
− Membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari pihak perusahaan kepada pelanggan.
Supervisor Accounting
− Melakukan pencatatan jumlah stok barang (telepon selular) yang dimiliki oleh perusahaan.
− Melakukan pencatatan jumlah stok barang sparepart telepon selular yang dimiliki oleh perusahaan.
− Melakukan pencatatan dan perhitungan jumlah penjualan produk perusahaan (telepon selular dan suku cadang).
− Melakukan update jumlah barang (telepon selular) yang siap untuk dijual oleh perusahaan.
− Melakukan update jumlah terakhir produk telepon selular dan suku cadang perusahaan yang dimiliki oleh perusahaan.
− Memeriksa pencatatan barang service dan suku cadang yang digunakan dalam divisi service.
− Membuat laporan jumlah stok barang telepon selular, suku cadang yang dimiliki perusahaan, dan barang service yang sedang dikerjakan oleh divis i
service.
Supervisor Maintenance
− Mengurus setiap keperluan perawatan perusahaan terhadap seluruh inventaris perusahaan.
− Mencatat segala pengeluaran uang yang dipergunakan untuk keperluan perawatan peralatan kantor.
− Membuat laporan perawatan perusahaan atas inventaris kantor yang dilakukan setiap bulannya.
− Membuat penjadwalan perawatan terhadap inventaris perusahaan untuk masing-masing inventaris.
− Melakukan dokumentasi terhadap permintaan kegiatan perawatan maupun kegiatan perawatan yang memang sudah dijadualkan sebelumnya.
− Mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan perawatan yang dilakukan untuk inventaris perusahaan.
− Membuat laporan pengeluaran yang dilakukan untuk kegiatan perawatan perusahaan.
− Mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun, sehingga dapat diketahui apakah perusahaan melakukan penambahan inventaris.
Junior Manager Product Management
− Melakukan pengecekan performa dari telepon selular yang akan dilumcurkan oleh perusahaan.
− Memastikan kinerja dari sampel telepon selular yang dikirim oleh pabrik nantinya akan sama dengan produk yang akan dibuat oleh pabrik.
− Melakukan pemilihan fitur-fitur yang harus dimiliki oleh telepon selular yang akan diproduksi.
− Membuat perancangan strategi produk yang akan diluncurkan oleh perusahaan terutama dari segi fitur-fitur.
− Membina hubungan dan komunikasi dengan pihak pabrik untuk memantau produksi yang dilakukan oleh pabrik.
− Menetapkan harga penjualan produk berdasarkan harga pemesanan terhadap pabrik China.
− Mengajukan dana tambahan yang diperlukan untuk meraih kesuksesan dalam produk.
− Melakukan koordinasi complain yang datang dari customer care dan service
center kemudian meneruskannya ke pabrik untuk mendapatkan solusi
maupun penyempurnaan produk.
− Membuat laporan proses setiap produk mulai dari desain sampai dengan siap diproduksi dan melakukan koordinasi ke pihak pabrik dan divisi R & D
Procurement.
Supervisor Sparepartpart Logistic
− Melakukan penetapan jumlah minimum yang harus dipenuhi di dalam gudang sebelum melakukan pemesanan kembali.
− Memutuskan untuk melakukan pemesanan kembali suku cadang kepada pemasok, dengan memberikan laporan kepada Manager Service untuk melakukan permintaan.
− Memeriksa catatan jumlah suku cadang yang ada di dalam gudang (Sparepart Logistic Warehouse).
− Melakukan pengawasan pekerjaan pencatatan barang yang berada di dalam gudang sparepart logistic yang dilakukan oleh Staff Sparepart Logistic setiap harinya.
− Memeriksa perhitungan jumlah suku cadang yang digunakan untuk memperbaiki telepon selular.
− Memeriksa laporan jumlah suku cadang yang terdapat di dalam gudang oleh
− Melaporkan kepada Manager Service jumlah suku cadang yang terdapat di dalam gudang setiap harinya.
Junior Manager Sales & Distribution for non-Java Region
− Memantau distribusi barang dari perusahaan kepada pelanggan yang berada diluar Pulau Jawa.
− Memeriksa status barang telepon selular yang dikirimkan dari perusahaan kepada pelanggan.
− Melakukan konfirmasi kepada pelanggan apabila barang yang diminta oleh pelanggan akan dikirimkan.
− Melakukan konfirmasi kembali kepada pelanggan apakah barang yang dikirimkan sudah sampai ketangan pelanggan.
− Melakukan perjanjian dengan pelanggan mengenai tanggal pengiriman barang dan perkiraan tanggal sampainya barang ketangan pelanggan yang berada diluar Pulau Jawa.
− Melakukan pemantauan tingkat permintaan pelanggan terhadap produk telepon selular perusahaan.
− Membuat perjanjian kerjasama mengenai penjualan produk yang dilakukan perusahaan kepada pihak pelanggan diluar Pulau Jawa.
− Membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari pihak perusahaan kepada pelanggan.
Supervisor Finance
− Melakukan pencatatan keluar masuknya uang perusahaan untuk semua keperluan yang terjadi di dalam perusahaan.
− Mengeluarkan uang yang dipergunakan untuk keperluan sehari-hari perusahaan dalam menjalankan usaha.
− Membuat pembukuan mengenai masuk keluarnya uang kas yang dipegang sehingga dapat dibuat pertanggung jawaban untuk Manager Finance setiap periode.
− Melaporkan pemasukan dan pengeluaran uang perusahaan yang dilakukan sehari-hari.
− Mencatat segala pengeluaran uang yang dipergunakan untuk keperluan perawatan peralatan kantor dan keperluan lainnya..
− Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran setiap piutang dari pelanggan kepada perusahaan.
− Menghitung sisa piutang pelanggan terhadap perusahaan setiap kali pelanggan membayar (sebagian maupun seluruhnya) hutang pengambilan barang kepada perusahaan.
− Memberitahukan kepada bagian piutang sisa pembayaran piutang yang masih harus dibayarkan oleh pelanggan agar bagian piutang dapat menagihnya lagi sesuai tempo waktu yang sudah disetujui.
− Melakukan update dan pemantauan terhadap nilai tukar dan suku bunga yang berlaku di bank.
Supervisor Purchasing
− Memeriksa pekerjaan pemesanan barang maupun iklan yang dilakukan oleh
Staff Purchasing.
− Memantau kegiatan pemesanan baik barang maupun iklan kepada pihak
vendor yang dilakukan oleh Staff Purchasing.
− Memilih vendor terbaik dari alternatif-alternatif yang telah diberikan sebelumnya.
− Melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor tertentu.
− Memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media sesuai dengan permintaan divisi Marketing.
− Memeriksa surat kontrak yang dibuat antara pihak vendor dengan pihak perusahaan.
− Meminta persetujuan kepada Manager General Affair mengenai pemilihan
Supervisor Technical Support
− Melakukan pemeriksaan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh Staff
Technical Support.
− Membuat persetujuan laporan pemeriksaan contoh telepon selular yang dikirim dari China.
− Melakukan pengecekan laporan pemeriksaan contoh telepon selular yang telah diberikan oleh pihak China.
− Memeriksa tiap-tiap point pengecekan yang sudah dilakukan baik oleh pihak China maupun oleh Staf di perusahaan.
− Membuat point-point pemeriksaan tambahan untuk contoh telepon selular apabila dirasa masih kurang untuk memeriksa contoh telepon selular.
− Ikut memeriksa spesifikasi sampel telepon selular yang diberikan oleh pihak pabrik diChina.
Supervisor Workshop
− Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan perbaikan telepon selular yang dilakukan oleh teknisi.
− Melakukan pengontrolan jumlah telepon seluler yang masuk ke bagian
workshop setiap harinya.
− Melakukan pengecekan jumlah telepon selular yang sudah selesai diperbaiki oleh workshop.
− Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pemeriksaan kembali yang dilakukan oleh Staf QC.
− Melakukan pencocokan kesesuaian jumlah telepon selular yang masuk ke bagian workshop setiap harinya dengan jumlah telepon selular pelanggan yang sudah selesai diperbaiki.
− Melaporkan kepada Manager Service mengenai kegiatan perbaikan telepon selular pelanggan setiap harinya.
− Menentukan kebijakan-kebijakan strategik yang berhubungan dengan perbaikan telepon selular pelanggan.
Supervisor Warehouse
− Membuat laporan keadaan stok jumlah barang yang terdapat di dalam gudang (Warehouse).
− Melakukan penetapan jumlah minimum yang harus dipenuhi di dalam gudang sebelum melakukan pemesanan kembali.
− Memutuskan untuk melakukan pemesanan kembali barang (telepon selular) kepada pemasok, dengan memberikan laporan kepada Manager Sales and
Distribution untuk melakukan permintaan.
− Memeriksa catatan jumlah suku cadang yang ada di dalam gudang barang (Warehouse).
− Melakukan pengawasan pekerjaan pencatatan barang yang berada di dalam gudang (Warehouse) yang dilakukan oleh Staff Warehouse setiap harinya. − Memeriksa penghitungan jumlah telepon selular setiap kali telepon selular
dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan.
− Memeriksa laporan jumlah telepon selular yang terdapat di dalam gudang oleh Staff Warehouse.
− Melaporkan kepada Manager Sales and Distribution jumlah barang telepon selular yang terdapat di dalam gudang setiap harinya.
− Memeriksa laporan pencocokan jumlah barang yang datang dari pemasok setiap kali telepon selular sampai dengan jumlah barang yang diminta sebelumnya oleh perusahaan.
− Memeriksa penghitungan jumlah telepon selular setiap kali telepon selular dikeluarkan dari gudang untuk dikirimkan.
− Melaporkan kepada Supervisor Warehouse apabila jumlah telepon selular di dalam gudang sudah mencapai jumlah minimum.
Supervisor Tax Administration
− Melakukan pencatatan mengenai pajak-pajak apa saja yang harus dibayarkan oleh suatu badan usaha, khususnya badan usaha yang menggunakan produk impor dalam berdagang.
− Melakukan konsultasi dengan badan pajak mengenai ketentuan-ketentuan pajak perusahaan.
− Melakukan pemeriksaan terhadap pajak-pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan.
− Mengurus pajak barang impor yang harus dibayarkan oleh perusahaan ketika perusahaan melakukan impor barang dari pihak pemasok.
− Mengurus pajak penghasilan dari sejumlah penghasilan yang diterima oleh perusahaan.
− Mengurus pajak iklan yang harus dibayarkan perusahaan dikarenakan pemasangan iklan yang dilakukan perusahaan pada media-media untuk mempromosikan produk.
− Mengurus pembayaran pajak penghasilan karyawan (berdasarkan NPWP) kepada badan pajak.
− Mengurus pembayaran pajak-pajak wajib oleh perusahaan atas usaha dagang yang dilakukan.
− Mengumpulkan dan mendokumentasikan bukti pembayaran pajak yang sudah dibayarkan oleh pihak perusahaan.
Specialist 3D Designer
− Melakukan pembuatan model dan gambaran telepon selular yang akan dibuat oleh perusahaan dalam bentuk 3 dimensi.
− Membuat alternatif-alternatif pemilihan model gambar 3 dimensi untuk model telepon selular yang akan diliris oleh perusahaan.
− Membuat model telepon selular dalam bentuk gambar 3 dimensi untuk keperluan iklan perusahaan.
− Memperhatikan segala spesifikasi unggulan yang ingin ditampilkan oleh perusahaan dalam telepon selular tersebut.
− Membuat model 3 dimensi telepon selular dengan tingkat ketelitian yang tinggi agar gambar 3 dimensi terlihat sama dengan model telepon selular asli yang akan dijual perusahaan.
− Memperhatikan ke-detail-an telepon selular, sehingga didapatkan gamabr 3 dimensi yang sama dengan aslinya.
− Membuat design iklan untuk telepon selular yang akan dijual oleh perusahaan dalam bentuk design 3 dimensi.
− Merancang model telepon selular sesuai dengan imajinasi Specialist 3D
Designer untuk kemudian ditawarkan kepada pihak pabrik diChina untuk
dibuat bentuk fisik dari konsep tersebut.
− Membuat spesifikasi dan perubahan-perubahan tampilan fisik telepon selular secara 3 dimensi untuk dikirimkan pada pabrik diChina sehingga didapat produk sesuai keinginan perusahaan.
Supervisor Sales Support
− Membuat laporan penjualan barang yang telah dilakukan oleh perusahaan setiap minggunya.
− Membuat laporan mengenai segala pengeluaran yang berhubungan dengan kegiatan distribusi barang yang telah dilakukan oleh perusahaan ke tangan pelanggan.
− Memeriksa segala pencatatan yang telah dilakukan oleh Staff Sales and
Distribution berkenaan dengan kegiatan yang berlangsung di departemen Sales and Distribution.
− Melakukan pengeluaran uang yang diperlukan untuk menunjang kegiatan penjualan dan distribusi.
− Melakukan kontak dengan bagian Warehouse (gudang) mengenai jumlah barang yang masih terdapat di gudang.
− Mengurus pengiriman barang yang dipesan oleh pelanggan (toko-toko) baik yang di dalam kota maupun yang dari luar kota.
− Memantau kecukupan ketersediaan barang yang ada di dalam gudang untuk dilakukan pemesanan kembali apabila stok barang sudah minipis namun masih diperlukan untuk pejualan.
− Meminta kepada bagian gudang untuk mengeluarkan sejumlah barang yang dipesan oleh pelanggan.
− Melaporkan jumlah stok barang yang dimiliki oleh pihak gudang kepada bagian pembelian.
Supervisor Trainer
− Mengawasi dan mengepalai service center resmi yang disediakan oleh perusahaan.
− Merespon permintaan dan pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center. − Mengawasi staf yang bekerja di service center resmi agar melayani dengan
baik permintaan dan pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh pelanggan yang disampaikan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center resmi.
− Melakukan meeting (pertemuan) dengan Manager Customer Service untuk membicarakan mengenai perkembangan service center.
− Merespon permintaan dan pertanyaan-pertanyaan yang dilontarkan oleh pelanggan melalui telepon maupun yang datang langsung ke service center. − Menyampaikan keluhan-keluhan dan saran-saran membangun pelanggan
yang disampaikan oleh Staff Service Center kepada Manager Customer
Care.
− Menjadi jembatan penghubung antara Staff Service Center dengan Manager
Customer Care.
− Menyampaikan keluhan-keluhan dan saran-saran membangun yang diberikan oleh konsumen melalui telephone maupun yang datang langsung ke service center kepada bagian-bagian yang bersangkutan.
3.3
Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan
3.3.1 Analisis Lingkungan Eksternal Bisnis Perusahaan 3.3.1.1 Analisis Lima Daya Porter
Analisis terhadap keadaan lingkungan adalah dengan melihat lima kekuatan persaingan yang mencerminkan kenyataan bahwa persaingan dalam satu bisnis tidak terbatas pada para pemain yang ada sehingga memberikan gambaran yang lebih jelas dalam merekayasa ulang proses yang ada dalam perusahaan secara taktis.
1. Pendatang Baru
Pendatang baru yang dimaksud disini adalah semua perusahaan yang baru berdiri dan akan bergerak pada bidang industri yang sama (penjualan telepon selular). Pendatang baru yang akan memasuki pasar ini cukup banyak, hal ini disebabkan oleh faktor booming-nya barang telepon selular dikalangan menengah kebawah. Pendatang baru ini juga cukup mengancam kelangsungan perusahaan HT-M obile, dikarenakan mereka juga rata-rata memiliki target penjualan pada level menengah kebawah.
Akan tetapi ada hal yang diperlukan untuk terjun ke dunia telepon selular saat ini yang tentu saja tidak mudah bagi pendatang baru, yaitu jaringan distributor yang kuat dan tersebar di seluruh pelosok di Indonesia, tidak mudah meraih pangsa pasar yang sudah dikuasai oleh distributor-distributor yang memang sudah dipercaya oleh pelanggan. Pendatang baru PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah:
- I-Touch. 2. Pemasok
Yang dimaksud pemasok adalah perusahaan pendukung PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam hal pengadaan unit telepon selular dan suku cadangnya. Karena keseluruhan pembuatan telepon selular diserahkan kepada pabrik di China, tentunya dengan spesifikasi yang sudah di tentukan sebelumnya oleh HT-M obile.
Pemasok dari PT. Sinar Jaya Sukses M andiri diantaranya adalah: - Hontect, - Fukda. - Di Xin. - Huntel. - Yimutech. - Uniscope. - M 2K. 3. Pembeli
Pembeli yang dimaksud adalah distributor atau pelanggan yang ingin menggunakan produk HT-M obile. Dan yang menjadi pembeli dari PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah distributor tetap yang sudah menjalin kerjasama dan menjadi rantai penyalur produk kepelanggan serta pelanggan umum sendiri. Distributor tetap adalah mitra usaha HT-M obile yang sudah saling mengenal dengan top management perusahaan, saat ini jumlahnya tercatat sebanyak 20 distributor dan tersebar di berbagai daerah di Indonesia.
Sedangkan pelanggan umum adalah pembeli produk secara langsung (tidak melalui distributor) pada saat event-event khusus yang di adakan perusahaan atau pembeli produk melalui forum dikarenakan lokasi konsumen tidak terjangkau oleh distributor.
4. Ancaman Produk Pengganti
Produk pengganti yang ditawarkan oleh pesaing merupakan ancaman bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri. Produk pengganti tersebut tentunya akan menjadi alternatif bagi pelanggan ketika produk yang ditawarkan oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri tidak memuaskan atau tidak terjangkau harganya oleh pengguna. Oleh sebab itu perusahaan harus dapat mengetahui kondisi pasar agar kemungkinan adanya produk pengganti dapat diatasi dan dapat dihindari. Hal ini dapat diantisipasi dengan menciptakan produk yang berkualitas, dimana perusahaan lain tidak dapat melakukannya. Akan tetapi hingga saat ini ancaman tersebut belum dirasakan oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri. Dikarenakan dengan banyaknya fasilitas yang ditawarkan, perusahaan tetap dapat memberikan harga yang cukup murah kepada para pengguna sesuai dengan target pasar yaitu golongan menengah kebawah. 5. Pesaing
Yang dimaksud pesaing adalah perusahaan yang bergerak di bidang yang sama. Dan memiliki target dengan level menengah kebawah serta perusahaan tersebut sudah lama terjun dalam dunia handset (penjualan telepon selular). Beberapa pesaing ini merupakan ancaman yang berarti bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri, karena dengan pengalaman yang dimiliki, mereka
menawarkan beberapa keunggulan dengan harga yang kompetitf. Contoh, mengeluarkan telepon selular qwerty dengan model yang berbeda dan harga yang lebih murah.
Selain itu, karena mereka sudah terjun cukup lama di bisnis telepon selular, mereka juga memiliki modal yang besar, hal ini akan sangat berpengaruh karena dengan modal tersebut banyak program-program
marketing yang dapat dimajukan untuk meningkatkan penjualan dan merebut
pangsa pasar yang ada.
Gambar 3-2 Model Persaingan Porter PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
3.3.1.2 Analisis PES T perusahaan
Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial dan teknologi yang dapat mempengaruhi perusahaan, diantaranya:
Politik
Keadaan politik sangat mempengaruhi kinerja PT. Sinar Jaya Sukses M andiri. Kondisi politik yang belum stabil diIndonesia merupakan salah satu faktor yang menyebabkan keamanan didalam negeri menjadi tidak kondusif dan dikarenakan banyaknya persaingan dalam perebutan kekuasaan antar politik didalam negeri dan kurangnya kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, sehingga sering terjadi demonstrasi-demonstrasi yang berakhir menjadi kerusuhan.
Adapun undang-undang dan peraturan pemerintah yang mempengaruhi faktor politik bagi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah:
- UU tentang Nomor Registrasi Produk, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus mendaftarkan nomor POSTEL setiap produk yang akan di impor melalui Depkominfo, serta harus mengikuti peraturan pengiriman barang yang telah ditetapkan.
- UU tentang Pajak, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus membayar persenan laba yang diperolehnya selama setahun.
- UU tentang Pajak Impor, dimana PT. Sinar Jaya sukses M andiri harus mempunyai Angka Pengenal Importir (API) dan mendaftarkannya ke Departemen Perdagangan. Besarnya PPh pasal 22 Impor adalah sebagai berikut:
o Importir yang memiliki Angka Pengenal Impor (API) sebesar 2,5% x Nilai Impor.
o Importir yang tidak memiliki Angka pengenal Impor (API) sebesar 7,5% x Nilai Impor.
o Peraturan Bea Cukai, dimana PT. Sinar Jaya Sukses M andiri harus mengikuti peraturan pengiriman barang sesuai dengan peraturan yang berlaku di Bea Cukai seperti peraturan NSW (National Single
Window) yaitu peraturan yang mengharuskan data produk yang akan
di impor harus terdaftar dalam database di Bea Cukai. Ekonomi
Secara umum pertumbuhan perekonomian di Indonesia semakin berkembang, sehingga secara tidak langsung membawa dampak positif pada dunia perdagangan tidak terkecuali industri handset.
Kenaikan nilai tukar uang di dunia memiliki dampak negatif bagi perusahaan karena transaksi pembelian yang dilakukan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terhadap pabrik pemasok di China menggunakan mata uang RM B. Dimana jika mata uang RM B menguat terhadap rupiah maka secara otomatis akan mempengaruhi kenaikan harga pembelian unit telepon selular sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih besar untuk membeli produk. Hal ini mengakibatkan perusahaan HT-M obile harus menekan harga jual agar harga yang ditawarkan dapat bersaing dengan harga yang ditawarkan oleh pesaing lain.
Faktor ekonomi lain yang dapat mempengaruhi bisnis PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah kenaikan biaya transportasi yang dipengaruhi oleh Inflasi. Hal ini mengakibatkan perusahaan HT-M obile harus bisa lebih cermat lagi
menentukan perencanaan untuk rute pengiriman sesuai dengan kebutuhan perusahaan (efektif atau efisien).
Sosial
Faktor sosial yang mempengaruhi PT. Sinar Jaya Sukses mandiri salah satunya adalah ketidakpercayaan konsumen terhadap kualitas telepon selular lokal. Terbukti dengan jumlah penjualan telepon selular luar (contoh: Nokia, Sony Ericson) yang masih selalu bersaing karena telah terjamin kualitasnya. Teknologi
PT. Sinar Jaya Sukses mandiri saat ini sudah menggunakan aplikasi sistem informasi yang terintegrasi pada bagian Sales dan Finance. Didukung oleh
server yang mampu menampung seluruh aktifitas perusahaan yang di olah
melalui sistem informasi yang terhubung melalui WAN (Wide Area Network). Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat dan beragam fungsi serta manfaat yang ditawarkan membuat perusahaan harus tanggap dalam memilih teknologi yang cepat dan dapat diandalkan dalam menjalankan fungsi bisnis perusahaan.
Saat ini, perkembangan teknologi O S (Operating System) yang terdapat pada telepon selular begitu cepat berkembang, berbagai variasi dari versi baru bermunculan seperti Android, Windows Mobile, Symbian dan lain-lain. Hal ini menimbulkan konflik internal pada perusahaan, dikarenakan di satu sisi teknologi tersebut dapat diadopsi kedalam handset, akan tetapi disisi lain perusahaan HT-M obile belum dapat melakukan adopsi (support) terhadap OS
tersebut yang akhirnya memberikan kesan bahwa OS HT-M obile tidak “up to
date” atau ketinggalan zaman.
3.3.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan 3.3.2.1 Analisis S WOT
Analisis SWOT merupakan alat yang dapat mengetahui keberadaan perusahaan dan lingkungannya. Untuk dapat mengetahui strategi bisnis yang diterapkan pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri maka diperlukan analisis kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancaman yang dihadapi oleh perusahaan.
Analisis SWOT terhadap PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah sebagai berikut:
Tabel 3-1 Data SWOT pada PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
Faktor Internal Faktor Eksternal
Kekuatan • Manajemen yang handal dan
berpengalaman lebih dari 10 tahun dibidang handset.
• Memiliki modal sendiri.
• Tim marketing yang handal. • Jumlah pelanggan yang meningkat
setiap bulan.
• Memiliki distributor tetap.
• Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga produk tidak bersifat pasaran.
Peluang
• “Booming” nya telepon seluler di kalangan menengah kebawah • Banyaknya variasi aplikasi SI
berbasis komputer di bidang bisnis • Pengelolaan hubungan baik dengan
pelanggan.
• Banyaknya perusahaan pendukung
perangkat lunak perangkat handset
• Pemasok yang bervariasi.
Kelemahan
• Aplikasi belum terintegrasi secara ke seluruhan.
• Kesulitan mengikuti perkembangan
teknologi perangkat lunak handset yang begitu pesat.
• Proses produksi dilakukan tidak dilingkup perusahaan
• Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tinggi.
• Ketergantungan proses update
firmware handset dari pabrik cina.
Ancaman
• Banyaknya pesaing perusahaan lokal baru yang sejenis (perusahaan
handset).
• Regulasi yang berbeda pada setiap negara dalam tarif ekspor-impor. • Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB)
terhadap pembelian handset dari pabrik.
• Proses produksi oleh pabrik tidak seperti yang diharapkan.
Tabel 3-2 Matrix SWOT PT. Sinar Jaya Sukses Mandiri
Faktor Internal
Faktor Eksternal
Kekuatan (S)
S1. Manajemen y ang handal dan berpengalaman lebih dari 10 tahun dibidang handset.
S2. Memiliki modal sendiri. S3. Tim marketing y ang handal.
S4. Jumlah pelanggan y ang meningkat setiap bulan.
S5. Memiliki distributor tetap.
S6. Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga produk tidak bersif at pasaran.
Kelemahan (W)
W1. Aplikasi yang belum terintegrasi secar keseluruhan.
W2. Kesulitan mengikuti perkembangan teknologi perangkat lunak handset y ang begitu pesat.
W3. Proses produksi dilakukan tidak di lingkup perusahaan
W4. Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang tinggi.
W5. Ketergantungan proses update firmware handset dari pabrik cina.
Peluang (O)
O1. “Booming” ny a telepon seluler di kalangan menengah kebawah.
O2. Bany akny a v ariasi aplikasi SI berbasis komputer di bidang bisnis.
O3. Pengelolaan hubungan baik dengan pelanggan.
O4. Bany akny a perusahaan pendukung perangkat lunak perangkat handset. O5. Pemasok y ang berv ariasi.
Strategi SO
− Membuat iklan dan event di berbagai daerah.
(S3-O1)
− Membangun HOC (HT-Mobile Owner Club) untuk loy alitas pelangan dan menampung keluhan dan saran.(S4-O3)
− Mempermudah proses pemesanan
barang.(S5-O3)
− Menambah service center di berbagai daerah dan mempercepat waktu pengerjaan serv is.
(S4-O3)
Strategi WO
− Melakukan kerja sama denga perusahaan pendukung perangkat luna perangkat handset. (W2-O4)
− Mengadopsi perangkat lunak untu mendukung integrasi aplikasi bisni
(W1-O2)
Ancaman (T)
T1. Bany akny a pesaing perusahaan lokal baru y ang sejenis (perusahaan handset). T2. Regulasi yang berbeda pada setiap negara
dalam tarif ekspor-impor.
T3. Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB) terhadap pembelian handset dari pabrik. T4. Proses produksi oleh pabrik tidak seperti
y ang diharapkan.
Strategi ST
− Melakukan riset u/penentuan lokasi penjualan y ang potensial dan menetapkan harga kompetitiv e dibanding pesaing. (S1-T1) − Menentukan “best timing” dalam menyiasati
ketidakstabilan kurs mata uang asing. (S2-T3)
Strategi WT
− Membuat Repoffice dipabrik pemasok.
(W3-T4)
− Menetapkan rute pengiriman barang y ang ef ektif dan ef isien. (W4-T2)
Teknik Perhitungan S WOT
M atrik strategi eksternal EFAS (Eksternal Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.3 digunakan untuk merumuskan faktor-faktor strategis eksternal pada perusahaan yang berupa peluang (opportunities) dan ancaman (threats) yang dihadapi perusahaan. Skala yang digunakan untuk perhitungan tabel EFAS ini adalah (1-100).
Tabel 3-3 Perhitungan EFAS
Faktor Strategi Eksternal Bobot Rating Bobot * Rating
PELUANG
“Booming” nya telepon seluler di
kalangan menengah kebawah 0,15 4 0,60
Banyaknya variasi aplikasi SI berbasis
komputer di bidang bisnis 0,10 2 0,20
Pengelolaan hubungan baik dengan
pelanggan. 0,10 2 0,20
Banyaknya perusahaan pendukung
perangkat lunak perangkat handset 0,09 2 0,18
Pemasok yang bervariasi. 0,12 3 0,36
Total Peluang 0,56 1,54
ANCAMAN
Banyaknya pesaing perusahaan lokal baru yang sejenis (perusahaan
handset). 0,13 -1 -0,13
Regulasi yang berbeda pada setiap
negara dalam tarif ekspor-impor. 0,10 -3 -0,30
Pengaruh nilai tukar (Rp-Dollar-RMB) terhadap pembelian handset dari
pabrik. 0,10 -3 -0,30
Proses produksi oleh pabrik tidak
seperti yang diharapkan. 0,11 -2 -0,22
Total Ancaman 0,44 -0,95
Total EFAS 1,00 0,59
Berdasarkan analisis SWOT diatas, maka dapat dibuat analisis IFAS (Internal
Strategic Factors Analysis Summary) pada Tabel 3.4 digunakan untuk merumuskan
faktor-faktor strategis internal perusahaan yang berupa kekuatan (Strength) dan kelemahan (Weakness) yang terdapat pada perusahaan dengan menghitung bobot dan rating. Skala yang digunakan untuk perhitungan tabel IFAS ini adalah (1-100).
Tabel 3-4 Perhitungan IFAS
Faktor Strategi Internal Bobot Rating Bobot *
Rating
KEKUATAN Manajemen yang handal dan
berpengalaman >10 thn dibidang
handset. 0,13 4 0,52
Memiliki modal sendiri. 0,10 3 0,30
Tim marketing yang handal. 0,09 2 0,18
Jumlah pelanggan yang meningkat
setiap bulan. 0,09 2 0,18
Memiliki distributor tetap. 0,10 3 0,30
Memiliki wewenang menentukan spesifikasi handset sendiri, sehingga
produk tidak bersifat pasaran. 0,09 2 0,18
Total Kekuatan 0,60 1,66
KELEMAHAN
Aplikasi belum terintegrasi secara
ke seluruhan. 0,06 -1 -0,06
Kesulitan mengikuti perkembangan teknologi perangkat lunak handset
yang begitu pesat. 0,06 -3 -0,18
Proses produksi dilakukan tidak
dilingkup perusahaan 0,09 -3 -0,27
Proses pengiriman barang dari pabrik pemasok membutuhkan waktu yang
lama dan biaya yang tinggi. 0,09 -2 -0,18
Ketergantungan proses update
firmware handset dari pabrik cina. 0,10 -1 -0,10
Total Kelemahan 0,40 -0,79
Total IFAS 1,00 0,7
Tahap Analisis
Tahap ini digunakan untuk mengetahui posisi relatif PT. Sinar Jaya Sukses M andiri terhadap faktor strategi eksternal dan internal. Oleh karena itu, setelah mengumpulkan informas i yang berpengaruh terhadap kelangsungan perusahaan maka dirumuskan suatu strategi dengan memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk mengurangi ancaman dan kelemahan yang ada di perusahaan.
Untuk mencari posisi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri yakni dilakukan dengan mencari selisih EFAS dan IFAS.
Titik X (internal) = Kekuatan – Kelemahan = 1,66 – 0,79 = 0,87 Titik Y (eksternal) = Peluang – Ancaman = 1,54 – 0,95 = 0,59 Jadi, posisi perusahaan terletak pada titik ( 0,87 ; 0,59 )
Untuk lebih jelasnya, diagram SWOT dapat dilihat pada Gambar 3.4
Gambar 3-3 Diagram Analisis SWOT
3.3.2.2 Analisis Rantai Nilai Service (value shop)
Dalam melakukan analisis Rantai Nilai Service pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri diperoleh bahwa perusahaan memiliki aktifitas utama (primer) dan aktifitas penunjang (sekunder). Value shop pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri ini dapat dilihat sebagai berikut :
Adapun aktivitas primer dari perusahaan antara lain:
1. Bussiness Acquisition
Dalam kegiatan ini perusahaan mengidentifikasikan peluang, ancaman dan potensi yang berasal dari pelanggan ataupun calon pelanggan. Antara lain :
- Keinginan pelanggan terhadap produk yang lebih murah dengan fitur dan teknologi yang sama dengan kompetitor yang ada.
- Kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai produk dan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan
- Kemudahan dalam melakukan layanan purna jual, meliputi pelayanan service dan pergantian suku cadang
2. Problem Spesification
Dalam kegiatan ini perusahaan membuat penanganan masalah yang sesuai dengan spesifikasi kebutuhan. Antara lain :
- M embuat produk dengan biaya produksi minimum, namun dengan kualitas dan fitur yang baik sesuai dengan kebutuhan pelanggan
- M embuat pusat informasi produk melalui media teknologi informasi, serta melakukan periklanan di berbagai media lainnya
- M engembangkan service center yang dapat mencakup keseluruhan area distribusi produk yang ada
- M emberikan pelayanan service yang cepat dan memuaskan customer. Dengan komitmen “3 days services” dimana produk yang rusak harus benar dalam 3 hari atau produk diganti baru.
3. Knowledge Application
Dalam kegiatan ini perusahaan membuat perencanaan-perencanaan baru yang berhubungan dengan pengembangan dan perancangan produk-produk handset mereka berdasarkan kebutuhan pasar. Proses ini di lakukan oleh project manager dibantu dengan tim research & development. Penentuan spesifikasi ini didapat dari inputan atau saran dari HOC (HT-M obile Owner Club) serta pertimbangan mengikuti teknologi (telepon selular) terkini yang sedang trend.
4. Allocation of Resources
Kegiatan pengalokasian sumber daya pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri meliputi proses penentuan jumlah produksi setiap produk yang akan di pasarkan. Proses perencanaan penentuan jumlah produksi yang akan di proses di lakukan dengan melakukan analisis penjualan pada periode sebelumnya, serta di masukan pula parameter-parameter lainnya. Penentuan jumlah pesanan unit telepon selular ke pabrik di China berdasarkan dengan analisa pasar yang dilakukan oleh bagian R&D dan data dari sales untuk penjualannya. Keputusan akhir penjualan di lakukan oleh M anager R&D Procurement.
5. Marketing Capability
Kegiatan perusahaan dalam memperkenalkan produk yang ada kepada pelanggan, ataupun kepada calon pelanggan melalui beberapa kegiatan marketing, yaitu :
- M elakukan pemasaran melalui iklan di media cetak dan elektronik
- Pembuatan pamflet, brosur, dan spanduk yang di bagikan ke pada distributor resmi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri
- M engadakan event pameran teknologi di beberapa tempat.
6. Configure Solution
M erupakan aktifitas yang dilakukan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri dalam merencanakan konsep, rancangan dan desain mengenai hal-hal yang akan dikembangkan dan di lakukan. Dalam hal ini meliputi usulan perencanaan pengadaan produk ataupun perencanaan pemasaran produk.
7. Execute Solution
M erupakan aktivitas pengimplementasian dari aktivitas sebelumnya (configure solution) sesuai dengan perencanaan yang telah dikembangkan. Aktivitas ini menghasilkan produk yang diharapkan telah sesuai dengan keinginan pelanggan dan calon pelanggan, seperti inovasi dari pengembangan produk, perbaikan menyangkut produk dan layanan, serta aspek-aspek yang menyangkut dengan kepuasan dan kebutuhan pelanggan.
Sedangkan aktivitas pendukung (sekunder) yaitu:
1. Technology
Sebagai perusahaan penjual telepon selular, perusahaan ini menggunakan teknologi sebagai pendukung kegiatan operasional yaitu perangkat komputer. Dengan database sederhana yang terintegrasi antara bagian penjualan (order), dengan bagian warehouse (stok).
Untuk mengenali dan memasang barcode pada unit telepon selular perusahaan menggunakan barcode reader & barcode printer. Untuk hal keamanan, perusahaan memasang kamera pengawas (CCTV) di beberapa bagian yang
dianggap kritis seperti pada bagian penjualan, gudang (warehouse), bagian registrasi IM EI dan bagian service.
2. Human Resources
M anajemen sumber daya manusia terkait dengan mempersiapkan tenaga kerja yang trampil dan profesional yang akan mengoperasikan dan menjalankan kegiatan perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung terhadap operasi perusahaan, hal-hal yang perlu dilakukan berkaitan dengan pengembangan sumber daya manusia adalah sebagai berikut:
a. Perekrutan pegawai, calon pegawai harus dipilih dari seseorang yang memiliki keahlian dan pengetahuan yang mendukung tugas dan tanggung jawabnya. Dalam hal ini dilakukan perekrutan tenaga kerja yang antusias terhadap bidang telepon selular.
b. Pelatihan (training), untuk membentuk tenaga kerja yang terampil sesuai dengan kebutuhan, maka perlu dilakukan training sesuai tugas masing-masing personil dengan materi sesuai dengan tujuan perusahaan dalam membangun dan visi misinya. Contoh, untuk admin diberikan pelatihan
microsoft office agar lebih lancar dalam pengerjaan tugas operasional
perusahaan dan untuk teknisi lulusan STM (Sekolah Teknik M esin) diberikan pelatihan teknik yang berkaitan dengan perbaikan telepon selular oleh teknisi dari pabrik di China.
c. Pemberian intensif untuk tambahan jam kerja karyawan (lembur) untuk karyawan yang bekerja diatas jam kerja yang telah ditentukan perusahaan.
Pemberian intensif perusahaan (bonus), dilakukan untuk memotivasi kinerja karyawan agar dapat lebih baik lagi. Intensif karyawan diberikan apabila karyawan tersebut sudah memiliki masa kerja lebih minimal 1 tahun berjalan sebesar satu kali gaji, dan berlaku kelipatan pada tahun-tahun berikutnya.
3. Infrastructure
Perusahaan melakukan pembelian alat tulis kantor (ATK) untuk menjalankan kegiatan operasional. Hal ini termasuk tinta printer karyawan, pulpen, straples, kertas, klip, dan sebagainya. Selain itu, pengadaan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan marketing, seperti banner, iklan, spanduk dan lain-lain.
Pengadaan atau pembelian lainnya dalam hal penyewaan gedung dimana lokasi kantor berada pada setiap tahunnya. Keseluruhan proses pengadaan di perusahaan ini (termasuk pengadaan ATK, kebutuhan marketing dan penyewaan gedung) ditangani oleh bagian General Affair atas persetujuan General Manager.
3.3.2.3 Critical Success Factor
Critical Success Factor merupakan faktor-faktor terpenting yang mempengaruhi
kesuksesan PT. Sinar Jaya Sukses M andiri untuk mencapai sasaran.
Critical Success Factor pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri, yaitu:
Mempunyai service center yang tersebar di seluruh kota besar.
ketersediaan service center merupakan pertimbangan bagi pelanggan untuk membeli sebuah telepon selular. Untuk itu perusahaan berkerjasama dengan distributor maupun pihak ketiga untuk membuka service center dibeberapa kota besar diseluruh daerah Indonesia. Terutama di wilayah tempat distributor berada.
Men-develop model handphone sendiri,
perusahaan mempunyai wewenang khusus untuk menentukan spesifikasi dan fitur dari handphone yang ingin diproduksi oleh pabrik. Hal ini membuat design dan jenis fitur yang dibuat menjadi unik dan tidak pasaran dibandingkan dengan jenis
handphone lainnya. Penentuan spesifikasi dan fitur ini dibuat berdasarkan feedback dari pelanggan mengenai tipe handphone yang diinginkan dan juga
penyesuaian tren yang ada.
Pelayanan yang berfokus kepada pelanggan
pelayanan yang baik merupakan sebuah cara untuk menjaga loyalitas pelanggan. HT-M obile selalu berusaha untuk memberikan layanan yang cepat dan memuaskan. HT-M obile mempunyai layanan hotline via telepon, menyediakan forum mengenai info-info terbaru, menerima feedback dari pelanggan serta adanya HOC (HT-M obile Owner Club). HOC adalah sarana komunikasi yang disediakan khusus bagi para pengguna HT-mobile untuk mempererat jalinan antar sesama pengguna dan perusahaan sendiri. Diwujudkan dengan pengadaan event tertentu setiap 3 bulan sekali.
Mempunyai modal sendiri
M empunyai modal sendiri merupakan sebuah keuntungan bagi perusahaan karena perusahaan tidak mempunyai kewajiban untuk membayar hutang maupun bunga pinjaman terhadap bank. Dengan modal yang dimiliki, perusahaan juga dapat mengantisipasi adanya gejolak ekonomi yang tidak stabil.
Memiliki suku cadang sendiri
ketersediaan suku cadang yang dikelola oleh divisi servis perusahaan mampu mendukung layanan after sales. Suku cadang tersebut disediakan untuk produk yang masih dalam masa garansi maupun produk yang sudah tidak dalam masa garansi. Hal ini dapat mempermudah
Mempunyai distributor tetap
saat ini perusahaan sudah memiliki 20 distributor tetap yang tersebar di seluruh Indonesia. Hal ini merupakan faktor kritis perusahaan, karena distributor inilah yang melakukan pemesanan rutin dalam jumlah yang banyak terhadap perusahaan.
3.3.2.4 Analisis Area, Fungsi, dan Proses Bisnis
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi, dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri
Tabel 3-5 Dekomposisi Area, Fungsi, Aplikasi dan Proses Bisnis Area
Fungsional
Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis
B u s ines s D e v e lopm e n t Pengelolaan Karyawan
mengadakan penilaian kinerja
karyawan
mengadakan pelatihan
excel mendata peserta pelatihan
fingerprint mendata absensi karyawan
excel mencatat ijin karyawan
excel mencatat surat sakit karyawan
excel melakukan perhitungan gaji karyawan
excel melakukan perhitungan lembur karyawan
excel melakukan perhitungan potongan gaji karyawan
menyeleksi cv pelamar melakukan tes wawancara
merekrut karyawan baru
Pengelolaan IT
excel membuat anggaran it
excel mendata aset it perusahaan
melakukan maintenance
hardware & software
memonitor kerja server
memasang & memonitor
jaringan sistem perusahaan
F inanc e & A c c o u n ti n g Pengelolaan Keuangan GL memproses arus ka s
excel membuat anggaran rutin
GL membuat daftar piutang
excel membuat daftar cicilan piutang
excel memantau perubahan kurs mata uang
GL menerima bukti pembayaran
piutang
mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang
membuat bukti pengeluaran uang
Pencatatan Akuntansi
excel menerima data jumlah stok barang
GL mencatat jumlah stok barang
GL mencatat perubahan jumlah
stok barang
excel menerima laporan status barang yang diservis
excel menerima laporan pengeluaran sparepart
GL membuat laporan jumlah stok
barang
Pengelolaan Pajak
excel mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan badan pajak
excel melakukan pembayaran pajak barang impor
excel mengurus pajak penghasilan karyawan
excel mengurus pajak penghasilan perusahaan
melakukan pembayaran pajak iklan
excel mengelola bukti pembayaran pajak perusahaan P roc ur em e n t Manajemen Produk
excel melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk
excel membuat perancangan strategi produk (fitur)
excel membuat laporan proses produksi produk
melakukan pengecekan performa produk
menyampaikan keluhan pelanggan
excel membuat laporan hasil testing
sample produk
melakukan pengecekan
sample produk
Pengadaan Produk
excel melakukan request sample produk
memonitor kinerja pabrik
word membuat laporan request
sample produk
excel mengelola bukti penerimaan
sample produk
excel menerima laporan hasil testing
sample produk word membuat kontrak
S a le s & w a re hous e Penjualan Barang
POS pencatatan order
POS melakukan pencatatan retur
dari distributor
mendistribusian produk ke distributor
word membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh
distributor
memantau distribusi barang ke distributor
membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor
Pengendalian Stok Gudang
excel meminta data penjualan barang ke admin sales
POS mendata nomor imei yang
dikirim dari pabrik kegudang warehouse
pengecekan barang masuk dari pabrik
POS pencatatan barang rusak yang
datang dari pabrik
excel pendaftaran barang siap jual
POS pencatatan deliver order
pengiriman pesanan ke distributor
POS mutasi antar gudang
POS pencatatan stok barang di
masing-masing gudang
POS membuat jadwal pengiriman
mengatur surat pengizinan pengiriman Ge n e ra l A ffa ir Pengadaan Barang
menerima form permintaan kebutuhan
pembuataan purchase order melalukan pemesanan barang maupun iklan
excel memilih vendor terbaik melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor
memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media
penerimaan barang kebutuhan
excel membuat tabel perbandingan harga barang kebutuhan
Pemeliharaan Persediaan
mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan
excel mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance
excel membuat laporan
maintenance perusahaan excel membuat penjadualan
maintenance
word melakukan dokumentasi terhadap kegiatan
maintenance
mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance
excel membuat laporan pengeluaran
maintenance
excel mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun Ma rk e ti n g Pengendalian Stok Gudang
memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.
memeriksa laporan
penerimaan barang iklan dari pihak supplier
memeriksa laporan pengiriman barang iklan
memberikan persetujuan pemberian barang promosi
Anggaran
excel penentukan budget marketing
excel melakukan perencanaan terhadap event pemasaran
excel pengalokasi budget marketing
Promosi
excel pengalokasian human
resource untuk event excel membuat jadwal event
marketing
excel merencanakan promosi kerjasama
excel memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada
general manager.
excel membuat jadwal pemasangan iklan
memeriksa laporan penayangan iklan
excel pendistribusian iklan di setiap daerah
photoshop, corel draw
merancang design media pemasaran Se rv ic e Pelayanan pelanggan
hscm pencatatan setiap service
order oleh service center hscm pengecekan status service
order
hscm daftar perbaikan service order
excel membuat laporan kerusakan handphone
Pendataan suku cadang
word membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik
melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang
menentukan waktu
pemesanan kembali barang
sparepart
menentukan waktu pengiriman
sparepart
melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang
accurate memeriksa catatan jumlah
sparepart
excel membuat laporam kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang
accurate pendataan pengeluaran suku cadang ke service center
accurate pendataan penerimaan suku cadang ke service center
accurate membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service
Adapun subjek data pada divisi-divisi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah:
Tabel 3-6 Subjek Data
Departemen Subject data
Dir e k tu r G e ne ra l M a na ge r Manager Business Development Supervisor IT Anggaran IT Hardware Software Supversior HR Absensi Cuti Lembur izin Karyawan Gaji Kinerja karyawan Manager R&D Procurement SCM Officer
Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak Laporan pembelian Product management Produk Laporan kerusakan Produk Laporan keluhan customer
Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Sample Produk
Manager service Supervisor sparepart Logistik
Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk
Surat Penyerahan Produk Service
Surat Pengambilan Produk After Service
Status Service Produk
Supervisor workshop
Produk
Laporan kerusakan Produk
Surat Penyerahan Produk Service
Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk Laporan keluhan customer
Manager General Affair
Supvervisor Maintenance
Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance maintenance Supervisor Puchasing Pemasok Purchase request Surat permintaan pembelian Laporan pembelian
Manager Sales & Distribution Sales Laporan pengiriman Persediaan Faktur Penjualan Retur Surat Perjanjian Kerjasama Distributor Pencatatatn Order Konsumen warehouse Laporan persediaan Persediaan Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik
Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan
Marketing staff marketing
Laporan pengiriman Persediaan
Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI
Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan
Laporan Pengiriman Barang Iklan
Approval Barang Promosi Produk
Laporan Marketing Promosi
Manager Finance & Accounting Supervisor Accounting Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart
Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk Persediaan
Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan Surat Perjanjian Kerjasama Distributor Jurnal Neraca Fixed assets Gaji
Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian Laporan pembelian Supervisor Finance Arus ka s Piutang
Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang
Supervisor Tax Admin
Laporan Pembelian Arus ka s
Piutang
Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Faktur Penjualan Retur Pencatatatn Order Tagihan Neraca Fixed assets Pajak
