23 3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah Insitusi/Perusahaan
PT. Indo Raya Energi berdiri pada tahun 2014, yang beralamat di Dusun Gintung Tengah RT/RW 020/005 Gintung Kerta, Klari. Yang bergerak pada bidang tekstil, dengan jumlah karyawan kurang lebih 500 orang. PT INDO RAYA ENERGI baru berkembang dalam 4 tahun terakhir dan membangun langkah besar sebagai perusahaan ekspor dalam dunia bisnis yang penuh persaingan. PT INDO RAYA ENERGI adalah salah satu produsen permintaan benang terpercaya di pasar dunia/ lokal. Menawarkan orisinalitas dan keberagaman produk untuk memenuhi keinginan konsumen seluruh dunia, proses pemintalan benang kami menerapkan teknologi terbaru dan inovasi di setiap level proses produksi.
Pendirian pabrik pemintalan benang yang kemudian diberi nama PT. INDO RAYA ENERGI ini, dari proses persiapan pengadaan lahan hingga pembentukan badan hukum dimulai sejak tahun 2010. Namun dengan berbagai pertimbangan, pembangunan proyek baru dilaksanakan pada tahun 2012. Kemudian diresmikan pada tanggal 14 April 2014. Dan mulai beroperasi dengan kapasitas 15.000 mata pintal untuk spinning I.
Terletak di lahan 15 hektar di Pekalongan dengan 104.500 spindle kami memiliki kapasitas produksi 9.000 bale setiap bulan. Sejak 2015, kami memulai ekspor ke negara-negara Asia Tenggara. Hasil produksi PT. INDO RAYA ENERGI berupa benang Polyester 100%, Rayon 100% dan benang T/R yang merupakan
campuran serat Polyester/Rayon dan Tetoron dengan komposisi produk: 26% dipakai sendiri, 37% untuk pasar ekspor, dan 37% untuk pasar lokal.
Pada tahun 2016 membangun sebuah bengkel forklift, dimana untuk memudahkan perawatan forklift itu sendiri. Hingga saat ini sudah aja 7 fotklift didalamnya dengan 1 admin bengkel, 1 kepala bengkel dan 3 orang mekanik.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Gambar III.1 Struktur Organisasi Sumber : PT. Indo Raya Energi
Fungsi :
Struktur Organisasi PT. Indo Raya Energi
1. Komisaris
Yaitu sekelompok orang yang dipilih atau ditunjuk untuk mengawasi kegiatan suatu perusahaan atau organisasi, menjelaskan keberadaan atau ketiadaan hubungannya terhadap organisasi tersebut.
2. Direktur
a. Perumusan tujuan kerja dan pembuatan kebijaksanaan perusahaan
b. Mengawasi kelancaran kegiatan perusahaan.
c. Mengevaluasi (menilai) pelaksanaan kegiatan perusahaan dan sebagainya.
3. HRD
a. Bertanggung jawab mengelola dan mengembangkan sumber daya manusia. Dalam
hal ini termasuk perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan sumber daya manusia dan pengembangan kualitas sumber daya manusia.
b. Bertanggung jawab pada hal yang berhubungan dengan absensi karyawan,
perhitungan gaji, bonus dan tunjangan.
4. General Manager
a. Memimpin perusahaan dan menjadi motivator bagi karyawannya
b. Mengelola operasional harian perusahaan
c. Merencanakan, melaksanakan, mengkoordinasi, mengawasi dan mengalisis semua
aktivitas bisnis perusahaan
d. Mengelola perusahaan sesuai dengan visi dan misi perusahaan
e. Merencanakan, mengelola dan mengawasi proses penganggaran di perusahaan
f. Merencanakan dan mengontrol kebijakan perusahaan agar dapat berjalan degan maksimal
g. Memastikan setiap departemen melakukan strategi perusahaan dengan efektif dan optimal
h. Mengelola anggaran keuangan perusahaan
i. Memutuskan dan membuat kebijakan untuk kemajuan perusaahan
k. Membuat keputusan penting dalam hal investasi, integrasi, aliansi dan divestasi
l. Merencanakan dan mengeksekusi rencana startegis perusahaan jangka menengah
dan jangka panjang untuk kemajuan perusahaan
m.Menghadiri pertemuan, seminar, konferensi maupun pelatihan
5. Manager Dept.Accounting
a. Mengkoordinasi perencanaan anggaran.
b. Mengembangkan format-format pengajuan dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Melakukan rekonsialisi keuangan.
d. Mengkoordinasi pelaksanaan audit.
e. Melakukan sistem pencatatan keuangan.
f. Membuat laporan secara periodik berdasarkan pertanggungjawaban masing-masing bidang kerja.
g. Melaksankan penyimpanan dokumen penting dan dokumen berharga milik
perusahaan.
h. Melakukan rapat kordinasi ditingkat unit kerja atau antar bidang kerja.
i. Mengembangkan gagasan dan system penggalangan dana untuk kemandirian
perusahaan.
6. Manager Dept.Pembelian
a. Melakukan pembelian atas seluruh kebutuhan perusahaan untuk membantu dan memenuhi kegiatan operasional.
b. Mencari dan menganalisa calon supplier sesuai dengan material barang yang dibutuhkan.
c. Melakukan negosiasi harga sesuai standar kualitas.
e. Melakukan koordinasi kepada supplier mengenai kelengkapan dokumen yang dibutuhkan.
f. Memastikan material atau barang yang dibeli sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
g. Berkoordinasi dengan PPIC (Production Planning Inventory Control) dan gudang tentang jadwal dan jumlah barang yang akan dipesan.
h. Membuat laporan pembelian dan pengeluaran barang.
i. Melakukan pengelolaan pengadaan barang melalui perencanaan yang sistematis dan terkontrol.
j. Memilih dan menyeleksi supplier sesuai kriteria perusahaan.
k. Bekerja sama dengan departemen terkait untuk memastikan kegiatan operasional
berjalan dengan lancar
l. Memastikan kesediaan barang melalui mekanisme audit, stok kontrol, dan lain sebagainya.
7. Manager Dept.Penjualan
a. Melakukan penjualan dengan mencari klien atau pelanggan dengan aktif untuk mendapatkan pendapatan perusahaan.
b. Melakukan analisa pelanggan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan mereka.
c. Menjalin komunikasi kepada pelanggan untuk menjaga hubungan baik
d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan administrasi penjualan seperti membuat faktur atau invoice, delivery order, dan pekerjaan administrasi lainnya di bidang pemesanan.
e. Menyusun laporan penjualan dan membuat statistik penjualan berdasarkan angka-angka yang diperoleh.
g. Memberikan informasi tentang ketersedian stok, rencana pengiriman.
h. Mengawasi pelaksanaan pemesanan ke pusat sesuai dengan rencana pemesanan yang telah disetujui.
i. Melacak pesanan sampai dengan realisasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
j. Membuat dan meyerahkan laporan pemesanan dan penjualan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku. 8. Payroll
Adalah modul yang digunakan untuk mengatur daftar penggajian karyawan dan transaksi- transaksi lain yang berkaitan dengan penggajian.
a. Payroll categeories Dapat membuat dan mengedit kategori-kategori gaji b. Pay employee Dapat mencatat dan mengedit gaji karyawan
c. Print paycheque Dapat mencetak cek yang berhubungan dengan penggajian d. Print payment summaries Dapat mencetak faktur-faktur pembelian yang belum
terbayar
e. Prepare electric payments 9. Utility
Departemen Utility adalah bagian yang berfungsi untuk menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan oleh departemen lainnya. Sarana dan prasarana yang disediakan oleh Departemen Utility meliputi penyediaan sumber energi listrik, uap air panas, air bersih, pengatur suhu ruangan pabrik (AC), pemasangan peralatan.
10. Kepala Gudang
Kepala Gudang adalah merupakan fungsi kerja dalam sebuah perusahaan baik dalam sekala besar maupun kecil yang secara umum bertugas merencanakan, mengkoordinasi, mengontrol dan mengevaluasi semua kegiatan penerimaan, penyimpanan dan persediaan stok barang yang akan didistribusikan.
11. Kepala Bengkel
a. Bertanggung jawab atas kelancaran operasional mekanis, mesin-mesin dan peralatan produksi.
b. Menyusun, mengatur, dan mengawasi kegiatan pemeliharaan, repair dan
mesin-mesin forklift agar tidak mengganggu jalannya operasi perusahaan.
3.2. Prosedur Sistem Berjalan
1. Prosedur Perawatan
Setiap operator forklift membawa forkliftnya masing-masing ke bengkel foeklift untuk dilakukan pengecekan. Forklift kemudian dicek oleh mekanik. Setelah dicek, mekanik melakukan perawatan, perawatan itu meliputi pergantian oli, pembersihan filter udara, pergatian suku cadang yang rusak dan lain-lain.
2. Prosedur Pembuatan Laporan
Mekanik membuat laporan kerusakan atau pergantian suku cadang yang kemudian di berikan kepada admin bengkel. Setelah diterima oleh admin, admin melakukan penginputan laporan terkait perawatan tersebut untuk kebutuhan laporan kepada atasan di PT. INDO RAYA ENERGI KARAWANG.
3.3. Activity Diagram
Gambar III.2
ActivityDiagram Perawatan Forklift
3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama dokumen : Surat Permintaan Barang
2. Fungsi : Sebagai Data Barang Yang Digunakan
3. Frekuensi : Setiap Masuk Bengkel
4. Sumber : Mekanik Bengkel
5. Tujuan : Admin Bengkel
6. Media : Tampilan Layar
8. Bentuk : Lihat Lampiran A.1 B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama dokumen : Surat Pergantian Suku Cadang
2. Fungsi : Sebagai Bukti Pergantian 3. Frekuensi : Setiap Pergantian 1 Forklift
4. Sumber : Mekanik Bengkel
5. Tujuan : Admin Bengkel
6. Media : Kertas
7. Jumlah Rangkap : 1 Lembar
8. Bentuk : Lihat Lampiran B.1
3.5. Permasalahan Pokok
Setelah menganalisa dan memahami bagaimana sistem informasi perawatan forklip pada PT.Indo Raya Energi Karawang maka terdapat beberapa masalah yaitu :
1. Permasalahan yang terjadi pada bengel forklift di PT.Indo Raya Energi Karawang Tidak ada nya manajemen perawatan dan indikator perawatan berkala forklift. Dalam perawatannya hanya menitik beratkan pada prosedur prawatan forklift, contoh ketika akan mengganti oli. Sisanya yang masuk kedalam bengkel yaitu forklift yang mengalami kerusakan atau masalah.
2. Pembuatan laporan kerusakan kendaraan atau laporan pergantian suku cadang masih menggunakan buku manual. Mekanik membuat laporan di buku manual dan admin menginput laporan kedalam Microsoft excel. Rentan hilang jika komputer sedang diperbaiki atau di riset jika ada virus.
3.6. Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisa permasalahan diatas, maka penulis memberikan solusi sebagai pemecah masalah yang ada pada PT.Indo Raya Energi Karawang yaitu sebagai berikut :
1. Solusi permasalahan ditujukan untuk menyelesaikan permasalahan dengan
menganalisis kebutuhan perangkat lunak yang akan dibangun sistem menggunakan bahasa pemograman java, editor java, database phpmyadmin, Dekstop stand alone.
2. Proses perawatan harus dilakukan secara berkala, membagun program sistem informasi perawatan berkala membuat forklift-forklift yang ada terkontrol dan meminimalisir kerusakan fatal akibat kerusakan yang tidak terkontrol.
3. Proses pengolahan data secara otomatis dapat memudahkan proses pembuatan laporan, oleh admin baik dalam pembuatan laporan mekanik dan juga pengarsipan admin bengkel.
