2. Human Resources
3.3.2.4 Analisis Area, Fungsi, dan Proses Bisnis
Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan. Tabel dibawah ini akan menjabarkan area, fungsi, dan proses bisnis serta aplikasi yang digunakan pada PT. Sinar Jaya Sukses M andiri
Tabel 3-5 Dekomposisi Area, Fungsi, Aplikasi dan Proses Bisnis Area
Fungsional
Fungsi Bisnis Aplikasi Proses Bisnis
B u s ines s D e v e lopm e n t Pengelolaan Karyawan
mengadakan penilaian kinerja
karyawan
mengadakan pelatihan
excel mendata peserta pelatihan
fingerprint mendata absensi karyawan
excel mencatat ijin karyawan
excel mencatat surat sakit karyawan
excel melakukan perhitungan gaji karyawan
excel melakukan perhitungan lembur karyawan
excel melakukan perhitungan potongan gaji karyawan
menyeleksi cv pelamar melakukan tes wawancara
merekrut karyawan baru
Pengelolaan IT
excel membuat anggaran it
excel mendata aset it perusahaan
melakukan maintenance
hardware & software
memonitor kerja server
memasang & memonitor
jaringan sistem perusahaan
F inanc e & A c c o u n ti n g Pengelolaan Keuangan GL memproses arus ka s
excel membuat anggaran rutin
GL membuat daftar piutang
excel membuat daftar cicilan piutang
excel memantau perubahan kurs mata uang
GL menerima bukti pembayaran
piutang
mengkonfirmasi jadwal pembayaran piutang
membuat bukti pengeluaran uang
Pencatatan Akuntansi
excel menerima data jumlah stok barang
GL mencatat jumlah stok barang
GL mencatat perubahan jumlah
stok barang
excel menerima laporan status barang yang diservis
excel menerima laporan pengeluaran sparepart
GL membuat laporan jumlah stok
barang
Pengelolaan Pajak
excel mencatat pembayaran pajak melakukan konsultasi dengan badan pajak
excel melakukan pembayaran pajak barang impor
excel mengurus pajak penghasilan karyawan
excel mengurus pajak penghasilan perusahaan
melakukan pembayaran pajak iklan
excel mengelola bukti pembayaran pajak perusahaan P roc ur em e n t Manajemen Produk
excel melakukan pemilihan fitur & spesifikasi produk
excel membuat perancangan strategi produk (fitur)
excel membuat laporan proses produksi produk
melakukan pengecekan performa produk
menyampaikan keluhan pelanggan
excel membuat laporan hasil testing
sample produk
melakukan pengecekan
sample produk
Pengadaan Produk
excel melakukan request sample produk
memonitor kinerja pabrik
word membuat laporan request
sample produk
excel mengelola bukti penerimaan
sample produk
excel menerima laporan hasil testing
sample produk word membuat kontrak
S a le s & w a re hous e Penjualan Barang
POS pencatatan order
POS melakukan pencatatan retur
dari distributor
mendistribusian produk ke distributor
word membuat kerjasama mengenai pembelian produk oleh
distributor
memantau distribusi barang ke distributor
membuat bukti pengiriman dan penerimaan barang dari perusahaan kepada distributor
Pengendalian Stok Gudang
excel meminta data penjualan barang ke admin sales
POS mendata nomor imei yang
dikirim dari pabrik kegudang warehouse
pengecekan barang masuk dari pabrik
POS pencatatan barang rusak yang
datang dari pabrik
excel pendaftaran barang siap jual
POS pencatatan deliver order
pengiriman pesanan ke distributor
POS mutasi antar gudang
POS pencatatan stok barang di
masing-masing gudang
POS membuat jadwal pengiriman
mengatur surat pengizinan pengiriman Ge n e ra l A ffa ir Pengadaan Barang
menerima form permintaan kebutuhan
pembuataan purchase order melalukan pemesanan barang maupun iklan
excel memilih vendor terbaik melakukan persetujuan untuk menjalankan kerjasama dengan pihak vendor
memutuskan untuk melakukan pemesanan terhadap iklan ke media
penerimaan barang kebutuhan
excel membuat tabel perbandingan harga barang kebutuhan
Pemeliharaan Persediaan
mengurus setiap keperluan maintenance perusahaan
excel mencatat segala pengeluaran untuk keperluan maintenance
excel membuat laporan
maintenance perusahaan excel membuat penjadualan
maintenance
word melakukan dokumentasi terhadap kegiatan
maintenance
mengumpulkan bon-bon bukti kegiatan maintenance
excel membuat laporan pengeluaran
maintenance
excel mendata ulang setiap inventaris yang dimiliki oleh perusahaan sekali dalam setahun Ma rk e ti n g Pengendalian Stok Gudang
memeriksa status dan jumlah barang-barang iklan yang terdapat di dalam gudang barang iklan.
memeriksa laporan
penerimaan barang iklan dari pihak supplier
memeriksa laporan pengiriman barang iklan
memberikan persetujuan pemberian barang promosi
Anggaran
excel penentukan budget marketing
excel melakukan perencanaan terhadap event pemasaran
excel pengalokasi budget marketing
Promosi
excel pengalokasian human
resource untuk event excel membuat jadwal event
marketing
excel merencanakan promosi kerjasama
excel memberikan laporan-laporan yang terkait dengan pemasaran produk kepada
general manager.
excel membuat jadwal pemasangan iklan
memeriksa laporan penayangan iklan
excel pendistribusian iklan di setiap daerah
photoshop, corel draw
merancang design media pemasaran Se rv ic e Pelayanan pelanggan
hscm pencatatan setiap service
order oleh service center hscm pengecekan status service
order
hscm daftar perbaikan service order
excel membuat laporan kerusakan handphone
Pendataan suku cadang
word membuat surat pemesanan sparepart ke pabrik
melakukan pengecekan barang untuk menentukan jumlah pemesaran suku cadang
menentukan waktu
pemesanan kembali barang
sparepart
menentukan waktu pengiriman
sparepart
melakukan penetapan jumlah minimum sparepart digudang
accurate memeriksa catatan jumlah
sparepart
excel membuat laporam kepada manager service mengenai jumlah barang suku cadang
accurate pendataan pengeluaran suku cadang ke service center
accurate pendataan penerimaan suku cadang ke service center
accurate membuat tagihan pembelian su ku cadang oleh service
Adapun subjek data pada divisi-divisi PT. Sinar Jaya Sukses M andiri adalah:
Tabel 3-6 Subjek Data
Departemen Subject data
Dir e k tu r G e ne ra l M a na ge r Manager Business Development Supervisor IT Anggaran IT Hardware Software Supversior HR Absensi Cuti Lembur izin Karyawan Gaji Kinerja karyawan Manager R&D Procurement SCM Officer
Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Laporan Request Sample Request Sample Produk Kinerja Pabrik Sample Produk Kontrak Laporan pembelian Product management Produk Laporan kerusakan Produk Laporan keluhan customer
Laporan testing sample Laporan Proses Produksi Testing Sample Produk Sample Produk
Manager service Supervisor sparepart Logistik
Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Bukti Pengambilan SparePart Produk
Surat Penyerahan Produk Service
Surat Pengambilan Produk After Service
Status Service Produk
Supervisor workshop
Produk
Laporan kerusakan Produk
Surat Penyerahan Produk Service
Surat Pengambilan Produk After Service Status Service Produk Laporan keluhan customer
Manager General Affair
Supvervisor Maintenance
Pendataan Fixed Asset Laporan Pengeluaran Maintenance Jadwal Maintenance Laporan Maintenance maintenance Supervisor Puchasing Pemasok Purchase request Surat permintaan pembelian Laporan pembelian
Manager Sales & Distribution Sales Laporan pengiriman Persediaan Faktur Penjualan Retur Surat Perjanjian Kerjasama Distributor Pencatatatn Order Konsumen warehouse Laporan persediaan Persediaan Jadwal Pengiriman Pendataan Barang Rusak dari Pabrik
Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI Faktur Penjualan
Marketing staff marketing
Laporan pengiriman Persediaan
Jadwal Pengiriman Mutasi Antar Gudang Delivery Order Pendataan IMEI
Stok Barang Iklan Laporan Penerimaan Produk Iklan
Laporan Pengiriman Barang Iklan
Approval Barang Promosi Produk
Laporan Marketing Promosi
Manager Finance & Accounting Supervisor Accounting Pemesanan SparePart Laporan Penerimaan SparePart Sparepart Arus ka s Piutang Bukti Pembayaran Piutang Laporan persediaan Bukti Pengambilan SparePart
Bukti Pengeluaran Uang Status Service Produk Persediaan
Pendataan Barang Rusak dari Pabrik Faktur Penjualan Surat Perjanjian Kerjasama Distributor Jurnal Neraca Fixed assets Gaji
Pendataan Fixed Asset Laporam Pengeluaran Maintenance Anggaran IT Surat permintaan pembelian Laporan pembelian Supervisor Finance Arus ka s Piutang
Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang
Supervisor Tax Admin
Laporan Pembelian Arus ka s
Piutang
Bukti Pengeluaran Uang Bukti Pembayaran Piutang Faktur Penjualan Retur Pencatatatn Order Tagihan Neraca Fixed assets Pajak