86
Pada bab ini akan dijelaskan mengenai bagaimana strategi sistem dan teknologi informasi serta strategi bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan di masa sekarang dengan menggunakan metode enterprise architecture. EA sebagai metode dokumentasi menyediakan current view mengenai strategi apa yang digunakan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini.
3.1 Strategic Goals dan Initiatives
Top level dari EA Framework mengidentifikasi arahan strategi, tujuan dan inisiatif dari perusahaan dan menyediakan deskripsi yang jelas dari kontribusi IT yang akan mencapai tujuan-tujuan perusahaan.
3.1.1 Analisis Lingkungan Internal dan Eksternal
Lingkungan internal perusahaan merupakan berbagai hal atau pihak yang saling terkait dengan kegiatan sehari-hari organisasi, dan mempengaruhi langsung terhadap setiap proses, kebijakan yang ada di perusahaan.
Lingkungan eksternal perusahaan merupakan variabel di luar organisasi yang dapat berupa tekanan di dalam lingkungan ataupunfaktor spesifik yang beroperasi dalam lingkungan kerja. Variabel tersebut terbagi dua yaitu ancaman dan peluang.
3.1.1.1 Analisis Lingkungan Eksternal
Analisis lingkungan eksternal adalah analisis yang berhubungan dengan lingkungan di luar perusahaan dimana faktor tersebut dapat
mempengaruhi kegiatan bisnis di perusahaan. Dengan mengetahui lingkungan eksternal perusahaan maka perusahaan dapat melihat keuntungan, peluang, ancaman dalam persaingan bisnis saat ini. Analisis lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan teknik analisis 5 Daya Porter dan PEST.
3.1.1.1.1 Analisis PEST
Analisis PEST mengidentifikasikan dampak lingkungan politik, ekonomi, sosial, dan teknologi terhadap PT. Akita Jaya Mobilindo :
Politik
• Kondisi politik adanya kebijakan dari pemerintah tentang lingkungan perusahaan seperti tidak diijinkannya service body repair karena akan merusak likungan sekitar sebab dengan adanya body repair di pastikan banyak menggunakan bahan kimia yang berbahaya.
• Penggunaan barang dari luar yang diutamakan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo akan dapat memberikan pemasukan atau penambahan bea cukai negara.
Ekonomi
• Faktor utama yang dihadapi oleh perusahaan ini adalah dengan kemampuan daya beli masyarakat atau pelanggan. Sehingga, jika daya beli mayarakat rendah akan berdampak pada perusahaan ini.
• Pengaruh sosial di PT. Akita Jaya Mobilindo tidak terlalu berdampak pada perusahaan dikarenakan letak lokasi PT. Akita Jaya Mobilindo tersebut yang sangat strategis. Dimana masyarakat atau pelanggan dapat mengakses dari mana saja. Masyarakat atau pelanggan juga tidak hanya untuk service mobil, tetapi dapat juga melihat mobil-mobil keluaran terbaru di showroom yang sudah tersedia.
Teknologi
• Perkembangan teknologi pada bisnis kendaraan bermotor akan berpengaruh pada teknologi yang dipakai pada PT. Akita Jaya Mobilindo karena tanpa adanya Pengembangan Teknologi di perusahaan akan berdampak pada proses binis .
• Teknologi yang diimplementasikan pada PT. Akita Jaya Mobilindo adalah teknologi yang berbasis web-based dan jaringan yang dipakai adalah LAN.
3.1.1.1.2 Analisis Lima (5) Daya Porter
Analisis Lima (5) Daya Porter terdiri dari ancaman produk pengganti,pendatang baru, pemasok, pembeli dan pesaing industri. Dibawah ini meruapakan analisis lima (5) daya porter pada PT. Akita Jaya Mobilindo :
Gambar 3.1 Model Persaingan Porter Pesaing Industri
Perusahaan yang bergerak di bidang
service kendaraan bermotor yang berada di
sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo Yaitu Auto 2000, Plazza
Toyota Pemasok Perusahaan distributor khusus untuk otomotif Produk pengganti - Bengkel Kecil - Montir Panggilan - Club Otomotif - Pedagang Oli Pinggiran Pelanggan - Perorangan - Mahasiswa - Pegawai kantoran Pendatang Baru
Perusahaan baru yang bergerak dibidang service kendaraan bermotor. Seperti :
Berikut adalah penjelasan analisa lima (5) daya porter pada PT. Akita Jaya Mobilindo:
A. Kekuatan Pembeli (Bargaining Power To Customer) Kekuatan Pembeli menjadi salah satu faktor yang memperngaruhi perusahaan untuk mecapai kesuksesan. Hal ini terlihat dari bagaimana perusahaan menjalin komunikasi dengan customer secara baik. Dan juga harga yang diberikan sesuai dengan daya beli pelanggan. Biasanya pelanggan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu berupa perorangan, mahasiswa, pegawai kantoran. Perusahaan ingin menjadikan customer puas terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki pelanggan yang loyal dan terus bertambah. Para pelanggan PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Walaupun sudah memiliki kepercayaan dari pelanggan, PT. Akita Jaya Mobilindo harus mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan. Salah satu contoh pelanggan perusahaan yaitu karyawan/i, mahasiswa, pengusaha. Untuk meningkatkan dan mempertahankan tingkat kepercayaan pelanggan perorangan ini dengan cara yang dilakukan oleh PT. Akita Jaya Mobilindo seperti:
a. Memberikan pelayanan terbaik dan semaksimal mungkin.
b. Menyediakan pembayaran secara cash/credit/tukar tambah dengan harga bersaing dan memuaskan. c. Memberikan diskon khusus bagi pelanggan tetap. d. Memberikan pelayanan service yang terbaik. Selain itu, untuk memberikan kenyamanan pada pelanggan saat mereka menunggu mobilnya di service perusahaan memberikan fasilitas ruang tunggu lengkap dengan TV, AC, WIFI, dan minuman yang tersedia buat pelanggan.
Dengan melakukan pelayanan yang terbaik terhadap pelanggan maka pelanggan akan merasa nyaman, aman dan setia terhadap perusahaan.
B. Persaingan Industri (Rivalry Among Existing Competitor) Pada saat ini banyak perusahaan yang bergerak dibidang yang sama dengan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu seperti pelayanan atau service kendaraan. Hal tersebut menimbulkan persaingan yang ketat didalam industri service kendaraan. Para pesaing saat ini juga banyak melakukan inovasi dan perkembangan yang dapat menarik perhatiaan masyarakat atau pelanggan yang dapat meningkatkan persaingan diantara perusahaan. Berikut ini pesaing yang berada di sekitar perusahaan yaitu Auto 2000, Tunas Toyota, dimana lokasi para pesaing tersebut bersebelahan dengan perusahaan PT. Akita Jaya
Mobilindo. Oleh sebab itu, PT. Akita Jaya Mobilindo harus bekerja keras dan senantiasa membuat suatu inovasi dan meningkatkan pelayanan terhadap para pelanggan sehingga tidak kalah dalam persaingan bisnis.
C. Kekuatan Pemasok (Bargaining Power of Supplier)
Pada PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki supplier yang berasal dari ditributor sparepart, oli, accu dan barang – barang lainya yang dibutuhkan dalam pelayanan service mobil. Dan karena perusahaan PT.Akita Jaya Mobilindo berasal dari bengkel resmi Toyota maka suppliernya yaitu hanya Astra Internasional dan Prima karya. Perusahaan seperti PT. Akita Jaya Mobilindo biasanya memiliki langganan kepada beberapa distributor, maka hal ini menunjukkan bargaining power of supplier nya tinggi karena supplier terkonsentrasi pada sekian kecil barang saja. Contohnya untuk sparepart dan oli mobil berbeda distributornya.
D. Ancaman Produk Pengganti (Threat of Subtitute Product) Produk pengganti merupakan suatu ancaman yang nyata bagi perusahaan, dikarenakan produk pengganti ini dapat menggeser posisi perusahaan di dunia persaingan perusahaan sejenis. Pada PT. Akita Jaya Mobilindo produk penggantinya yaitu perusahaan yang bergerak dibidang
service kendaraan seperti bengkel kecil, montir panggilan, club otomotive, dan pedagang oli pinggiran. Dengan banyaknya produk pengganti, maka besar peluangnya bagi para pelanggan untuk beralih ke perusahaan service mobil lainnya. Contohnya, jika ada sparepart yang tidak ada pada PT. Akita Jaya Mobilindo, maka pelanggan akan beralih ke perusahaan service lainnya untuk mendapatkan sparepart yang dia inginkan. Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk terus meningkatkan pelayanan dan lebih memperbanyak serta melengkapi stok barang.
E. Ancaman Pendatang Baru (Threat of New Entrants) Pendatang baru yang bergerak dibidang service kendaraan disaat ini makin banyak ditemui khususnya di daerah Jakarta. Kehadiran para pendatang baru menimbulkan ancaman bagi PT. Akita Jaya Mobilindo sebagai contoh bengkel pendatang baru seperti Proton. Dengan adanya para pesaing baru yang bergerak dibidang yang sama service kendaraan yang mengakibatkan para pelanggan memiliki alternatif yang banyak untuk melakukan service kendaraan mereka. Akan tetapi jika PT. Akita Jaya Mobilindo tetap konsisten terhadap pelayanan yang diberikan maka pelanggan akan tetap masih bisa setia terhadap perusahaan.
3.1.1.2 Analisis Lingkungan Internal 3.1.1.2.1 Analisis SWOT
Kelangsungan hidup suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh berbagai faktor strategis internal dan eksternal. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis internal yang berasal dari kekuatan dan kelemahan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Selain itu, perusahaan juga perlu mengidentifikasi faktor-faktor strategis eksternal yang berasal dari ancaman bagi perusahaan tersebut. Dengan demikian, perusahaan dapat menggunakan metode analisis SWOT untuk mengidentifikasikan kekuatan (strengths), kelemahan (weakness), peluang (opportunities) dan ancaman (threats). Bagi perusahaan tersebut, sehingga perusahaan dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, serta meminimalkan kelemahan dan ancaman untuk menentukan strategi yang digunakan pada PT. Akita Jaya Mobilindo, maka analisis yang didapatkan adalah sebagai berikut:
Kekuatan (Strengths)
Kekuatan yang dimiliki oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan para pesaingnya atau kompetensi khusus yang terdapat dalam organisasi berakibat pada pemilikan keunggulan atau kelebihan komperatif.
Kekuatan yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo:
• Harga spare part dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas.
• Pelayanan services yang maksimal dan baik. • SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya
masing-masing.
• Sudah memiliki sistem berbasis web yang bekerja secara maksimal.
• Memiliki kepercayaan tinggi dari para pelanggan. • Fasilitasnya yang baik dan memberikan
kenyamanan pada pelanggan.
• Ketersedian sparepart yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based perusahaan.
• Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah mengetahuinnya.
Kelemahan (Weakness)
Kelemahan atau masalah yang dihadapi oleh suatu perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain. Dengan mengetahui ini maka disusun suatu strategi untuk menutupi/menghilangkan kelemahan perusahaan.
Kelemahan yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo:
• Proses bisnis di perusahaan pada bagian SA (Service Advisor)/ Divisi Penerimaan belum terlalu efektif sebab masih ada proses yang dilakukakan secara manual.
• Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly.
• Penggunaan web-based tergantung pada jaringan sehingga apabila jaringan kurang baik maka web-based susah untuk digunakan.
• Pelanggan masih harus menunggu beberapa lama di bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
Peluang (Oppurtunities)
Kesempatan yang dimiliki perusahaan untuk membuat lebih banyak pelanggan dibandingkan dengan pesaingnya. Berbagai situasi lingkungan yang menguntungkan bagi satuan organisasi.
Peluang yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo : • Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih
mudah untuk mengetahuinya.
• PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki website dan blog sehingga mempermudah dalam melakukan
promosi dalam penjualan produk dan services kendaraan bermotor.
• Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru.
• Mayoritas masyarakat menggunakan toyota sehingga memberikan keuntungan pada perusahaan.
Ancaman (Threats)
Threats merupakan kebalikan dari pengertian peluang yakni faktor-faktor lingkungan yang tidak menguntungkan suatu organisasi.
Ancaman yang dimiliki oleh PT. Akita Jaya Mobilindo:
• Persaingan yang semakin ketat.
• Banyaknya perusahaan lain yang menggunakan website dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT.Akita Jaya Mobilindo seperti Bengkel kecil, Montir Panggilan , Club Otomotive, Pedagang Oli Pinggiran.
• Adanya peningkatan penggunaan mobil selain Toyota.
• Perkembangan teknologi pada bisnis kendaraan bermotor akan berpengaruh pada teknologi yang dipakai pada PT. Akita Jaya Mobilindo karena tanpa adanya Pengembangan Teknologi di perusahaan akan berdampak pada proses binis.
3.1.1.2 .2 Matrik SWOT
Tabel 3.1 Tabel Matrix SWOT
Internal Factor
Eksternal Factor
Kekuatan (Strength) Kelemahan (Weakness)
(S1) Harga spare part dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas.
(S2) Pelayanan services yang maksimal dan baik.
(S3) SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing.
(S4) Sudah memiliki sistem
(W1) Proses bisnis pada bagian SA masih belum terlalu efektif.
(W2) Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly.
(W3) Penggunaan web-based tergantung pada jaringan sehingga apabila
berbasis web yang bekerja secara maksimal.
(S5) Memiliki kepercayaan tinggi dari para pelanggan.
(S6) Fasilitasnya yang baik dan memberikan
kenyamanan pada pelanggan.
(S7) Ketersediaan Sparepart yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based
(S8) Lokasi yang Strategis Sehingga Masyarakat Lebih mudah mengetahuinnya.
jaringan kurang baik maka web-based susah untuk digunakan.
(W4) Pelanggan masih harus menunggu lama di bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
Peluang (Oppurtunity) Strategi SO Strategi WO (O1) Lokasi yang
strategis sehingga masyarakat lebih mudah untuk mengetahuinya
(O2) PT. Akita Jaya
(S2-O1) Dengan adanya pelayanan yang baik dan tempat yang memungkin banyak orang tertarik saat melewati perusahaan.
(W1-O2) Dengan adanya pengembangan suatu website dapat membantu kelancaran dalam proses bisnis perushaan.
Mobilindo memiliki website dan blog sehingga mempermudah dalam melakukan promosi dalam penjualan produk dan services kendaraan bermotor.
(O3) Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru.
(O4) Mayoritas
masyarakat menggunakan toyota sehingga
memberikan keuntungan pada perusahaan.
(S5-O3) Dengan adanya kepuasan pelanggan maka perusaahan memiliki inovasi dalam mengembangkan perushaan diberbagai tempat.
(S3-O3) Dengan adanya karyawan yang berkompeten dibidangnya dapat
memberikan kesempatan perusahaan untuk mencapai suatu keberhasilan.
(S5-O4) Dengan adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan.
Ancaman (Threats) Strategi ST Strategi WT
(T1) Persaingan yang semakin ketat.
(T2) Banyaknya perusahaan lain yang
(S1-T1) Dengan adanya harga spare part
meningkatkan kwalitas yang baik dan kompetitif maka
(W1-T2) Meningkatkan tekhnologi website dan meningkatkan kapasitas jaringan untuk
menggunakan website dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
(T3) Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo.
(T4) Adanya peningkatan penggunaan mobil selain Toyota
(T5) Perkembangan teknologi pada bisnis kendaraan bermotor akan berpengaruh pada
teknologi yang di pakai pada PT.Akita Jaya Mobilindo karena tanpa adanya Pengembangan Teknologi di perusahaan akan berdampak pada proses bisnis.
juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
(S4-T3) Pelayanan yang memberikan kepuasan pelanggan sehingga banyak pelanggan yang tetap setia menggunakan jasa di PT. Akita Jaya Mobilindo.
(S4-T3) Perusahaan selalu melakukan update dalam pengembangan terhadap sistem website di perusahaan.
(S3-T1) Perusahaan selalu meningatkan kualitas SDM yang sangat berkompeten sehingga tidak kalah dalam bersaing dengan perusahaan lain.
mempermudah dalam melakukan semua aktivitas bisnis yang ada di
Berdasarkan analisis SWOT yang telah dilakukan dapat dilihat bahwa perusahaan menggunakan empat strategi, yaitu : • Strategi SO (menggunakan kekuatan internal untuk
memanfaatkan peluang yang ada untuk meningkatkan produktivitas perusahaan).
• Strategi WO (memanfaatkan peluang untuk menghadapi kelemahan – kelemahan yang terdapat di dalam perusahaan). • Strategi ST (menggunakan kekuatan internal untuk menhindari
ancaman yang ada).
• Strategi WT (menggunakan kelemahan internal perusahaan untuk menghindari ancaman yang ada).
Berikut uraian dari strategi tersebut : Strategi SO :
• (S2-O1) Dengan adanya pelayanan yang baik dan tempat yang memungkin banyak orang tertarik saat melewati perusahaan. • (S3-O3) Dengan adanya karyawan yang berkompeten
dibidangnya dapat memberikan kesempatan perusahaan untuk mencapai suatu keberhasilan.
• (S5-O3) Dengan adanya kepuasan pelanggan maka perusaahan memiliki inovasi dalam mengembangkan perushaan diberbagai tempat.
• (S5-O4) Dengan adanya kepuasan pelanggan dapat memberikan banyak keuntungan untuk perusahaan.
Strategi WO:
• (W1-O2) Dengan adanya pengembangan suatu website dapat membantu kelancaran dalam proses bisnis perushaan.
Strategi ST:
• (S1-T1) Dengan adanya harga spare part meningkatkan kualitas yang baik dan kompetitif maka juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan.
• (S4-T4) Pelayanana yang memberikan kepuasan pelanggan sehingga banyak pelanggan yang tetap setia menggunakan jasa di PT. Akita Jaya Mobilindo.
• (S4-T3) Perusahaan selalu melakukan update dalam pengembangan terhadap sistem website di perusahaan.
• (S3-T1) Perusahaan selalu meningatkan kualitas SDM yang sangat berkompeten sehingga tidak kalah dalam bersaing dengan perusahaan lain.
Strategi WT:
• (W1-T3) Meningkatkan teknologi website dan meningkatkan kapasitas jaringan untuk mempermudah dalam melakukan semua aktivitas bisnis yang ada di perusahaan.
3.1.1.2 .3 IFAS
Dari hasil SWOT diatas dapat dibuat analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary ) yang akan digunakan untuk merumuskan analisis faktor strategi internal perusahaan, dengan menghitung bobot dan rating dari kekuatan dan
kelemahan yang dimiliki perusahaan, seperti pada table berikut:
Tabel 3.2 IFAS PT.Akita Jaya Mobilindo
STRENGHT (KEKUATAN) BOBOT RATING SCORE
Harga sparepart dan produk lainnya yang kompetitif dan sesuai dengan kualitas.
0,07 2 0,14
Pelayanan services yang
maksimal dan baik. 0,09 3 0,27
SDM yang terlatih dan kompeten dalam bidangnya masing-masing.
0,10 3 0,30
Sudah memiliki sistem berbasis web yang bekerja secara maksimal.
0,12 3 0,36
Memiliki kepercayaan tinggi dari
para pelanggan. 0,05 4 0,20
Fasilitasnya yang baik dan memberikan kenyamanan pada pelanggan.
Ketersediaan sparepart yang selalu di update setiap hari dengan menggunakan aplikasi web-based
0,12 3 0,36
Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah mengetahuinnya.
0,06 2 0,12
SUBTOTAL 0,66 22 1,85
WEAKNESS (KELEMAHAN) BOBOT RATING SCORE
Proses bisnis pada bagian SA masih belum terlalu efektif .
0,13 3 0,39
Aplikasi web-based yang tidak maksimal seperti user interface yang kurang user-friendly.
0,06 4 0,24
Penggunaan web-based tergantung pada jaringan
sehingga apabila jaringan kurang baik maka web-based susah untuk digunakan.
0,05 4 0,20
Pelanggan masih harus menunggu lama di bengkel karena tidak mengetahui kapan service akan selesai.
SUBTOTAL 0,34 14 1,13
TOTAL IFAS 1 36 2,98
3.1.1.2 .4 EFAS
Tabel 3.3 EFAS PT. Akita Jaya Mobilindo OPPORTUNITIES
(PELUANG)
BOBOT RATING SCORE
Lokasi yang strategis sehingga masyarakat lebih mudah untuk mengetahuinya.
0,13 4 0,52
PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki website dan blog sehingga mempermudah dalam melakukan promosi dalam penjualan produk dan services kendaraan bermotor.
0,11 2 0,22
Keberhasilan perusahaan dapat membuka peluang untuk membuka cabang baru.
0,14 3 0,42
Mayoritas masyarakat
menggunakan toyota sehingga memberikan keuntungan pada perusahaan.
SUBTOTAL 0,51 13 1,68
THREAT (ANCAMAN) BOBOT RATING SCORE
Persaingan yang semakin ketat. 0,12 1 0,12
Adanya peraturan dari Pemerintah yang dapat mempengaruhi
kebijakan perusahaan.
0,06 4 0,24
Banyaknya perusahaan lain yang menggunakan website dalam memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
0,08 3 0,24
Banyaknya pesaing yang berada di lokasi sekitar PT. Akita Jaya Mobilindo.
0,12 2 0,24
Adanya peningkatan penggunaan
mobil selain Toyota. 0,11 2 0,22
SUBTOTAL 0,53 12 1,06
TOTAL EFAS 1 25 2,74
Dari IFAS dan EFAS maka dapat dilihat bahwa perusahaan memiliki kekuatan yang lebih dominan dibanding kelemahan dan memiliki peluang yang lebih besar dari pada ancaman. Maka dapat diperoleh total Internal Factor Analysis Summary (IFAS) dan External Factor Analysis Summary
(EFAS) yang akan digunakan dalam pembuatan diagram analisis SWOT.
Berikut langkah menentukan diagram tersebut,
1. Jumlah dari score pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X.
Kekuatan : 1,85 Kelemahan : 1,13
Titik X : kekuatan – kelemahan : 1,85-1,13
: 0,72
2. Jumlah dari score pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y.
Peluang : 1,68 Ancaman : 1,06
Titik Y : peluang – ancaman : 1,68-1,06
: 0,62
3. Nilai total perhitungan tersebut menggambarkan letak koordinat perusahaan yaitu 0,72 (IFAS) dan 0,62 (EFAS). Hal ini menunjukkan bahwa perusahaan berada di kuadran 1 yang mendukung strategi agresif, karena ini merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahan memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan peluang yang ada.
BERBAGAI PELUANG
3. Mendukung Strategi 1. Mendukung Strategi
Turn-Around Agresif
KELEMAHAN KEKUATAN
(0,72 : 0,62)
INTERNAL INTERNAL
4. Mendukung Strategi 2. Mendukung Strategi
Defensif Divesifikasi
BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 3.2 Diagram Analisis SWOT
Berdasarkan hasil analisis SWOT, hasilnya terdapat pada kuadran l yaitu Kuadran l (Strategi Strength - Opportunity) : merupakan situasi yang sangat menguntungkan. Perusahaan tersebut memiliki peluang dan kekuatan sehingga dapat memanfaatkan pelung yang ada. Strategi yang harus diterapkan dalam kondisi ini adalah mendukung kebijakan pertumbuhan yang ageresif (Growth Oriented Strategy).
3.1.1.2 .5 Value Chain Service Business (Value shop) Tabel 3.4 Value Chain Service Business
Infrastructure
(Perencanaan strategi, administrasi perusahaan, mengimplementasikan perencanaan akitivitas, memonitor proses bisnis, pengawasan SA, Service Control, hubungan baik dengan perusahaan spare part, keikutsertaan dan kemauan karyawan untuk bekerja dan belajar, keahlian dalam memimpin perusahaan).
Human Resource Management
(Aktivitas perekrutan, pelatihan, serta pengembangan keahlian karyawan,
penggajian, menerapkan atau menetapkan budaya perusahaan, menerapkan prosedur kerja yang baik dan aman, operasi kerjasama tim yang baik, keahlian dalam
melakukan service kendaraan, memberikan bonus dan penghargaan karyawan yang berprestasi).
Technology Development
(Penggunaan teknologi informasi pada perusahaan, mengembangkan teknologi informasi perusahaan)
Procurement
(Pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan, pembelian bahan baku kepada supplier) Inbound Logistic Berhubungan dengan supplier sparepart. Operation Proses service kendaraan pelanggan di dalam bengkel perusahaan. Outbound Logistic Berhubungan dengan pelanggan. Proses penyelesaian service kendaraan pelanggan. Marketing and Sales Melakukan promosi jasa service kendaraan yang diberikan. Melakukan inovasi untuk menarik pelanggan. Services Memberikan service yang terbaik dan berkualitas. Menjalin komunikasi yang baik dengan customer. M A R G IN
1. Aktivitas primer a. Inbound Logistic :
Aktivitas inbound logistic yang ada pada perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo yaitu merupakan hubungan perusahaan dengan supplier mengenai ketersediaan sumber daya. Dalam hal ini, PT. Akita Jaya Mobilindo bekerja sama dengan supplier yang menyediakan sparepart untuk kendaraan khusus Toyota. Karena PT. Akita Jaya Mobilindo adalah bengkel kendaraan mobil khusus Toyota, maka perusahaan hanya menyediakan sparepart asli dan berkualitas baik untuk kendaraan Toyota sehingga PT. Akita Jaya Mobilindo memiliki supplier seperti PT. Astra International. Sehingga dapat diteliti bahwa proses inbound logistic sudah efisien karena produk berasal dari satu supplier yang berkualitas baik untuk kendaraann Toyota. Dari aktivitas logistik ini sudah dapat dikategorikan efisien dari segi biayanya, karena PT. Akita Jaya Mobilindo adalah merupakan pelanggan tetap sehingga ada harga khusus untuk perusahaan.
b. Operation
Terdapat aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pelayanan service kendaraan Pelanggan. Sejauh ini operasi dari PT Akita Jaya Mobilindo dapat dikategorikan baik. Karena adanya Sumber Daya Manusia (SDM) yang didukung oleh teknologi. Hal yang dapat ditingkatkan adalah teknologinya karena belum ada teknologi aplikasi reminder pada pelanggan.
Selain itu, proses bisnis pada bagian SA masih ada yang manual seperti pencatatan progress service kendaraan pada papan whiteboard. Maka proses operation yang berjalan ini belum terlalu efisien didalam biaya karena ada beberapa proses bisnis yang masih manual.
c. Outbound Logistic
Aktivitas logistik ke luar yang ada pada PT Akita Jaya Mobilindo adalah berhubungan dengan pelanggan yaitu proses penyelesaian service kendaraan pelanggan. Sejauh ini, aktivitas yang berjalan di PT Akita Jaya Mobilindo untuk aktivitas outbound sudah termasuk baik dan tidak memiliki masalah yang terlalu berat karena selama ini pelayanan PT Akita Jaya Mobilindo sudah memiliki karyawan yang mempunyai kualitas dalam melakukan perbaikan kendaraan dan juga memiliki quality control dalam pengecekan kendaraan yang sudah diperbaiki. Sehingga, kendaraan yang sudah di service sudah dalam kondisi yang baik. Sehingga proses outbound logistic ini efisien dalam waktu pengerjaannya atau pelayanannya.
d. Marketing and Sales
Merupakan kegiatan perusahaan dalam melakukan promosi jasa service kendaraan yang diberikan dan melakukan inovasi untuk menarik pelanggan. Dengan adanya kegiatan seperti diatas maka perusahaan dapat menarik minat pelanggan. Dalam
melakukan aktivitas marketing and sales PT Akita Jaya Mobilindo memberikan pengingat (untuk menservice kembali pada kilometer tertentu), Free jasa (customer bebas biaya jasa sampai dengan 50000 KM), Garansi atau Sparepart Guarantee selama 3 tahun, Free Oli 2ltr dibawah 100ribu KM, kerjasama TOP (Term Of Payment). Hal ini tidak merugikan perusahaan karena sejalan dengan pendapatan perusahaan.
e. Services
Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap service kendaraan yang diberikan oleh PT Akita Jaya Mobilindo. Pelayanan yang dilakukan perusahaan adalah memberikan service yang terbaik dan berkualitas dan menjalin komunikasi yang baik dengan customer. Sejauh ini, hal-hal yang dilakukan berkaitan dengan hal pelayanan adalah pelaksanaan service kendaraan yang tepat waktu, kualitas sparepart yang baik, penerimaan order service yang sudah dilakukan dengan baik oleh bagian SA (Service Advisor), dan sebagainya. Sehingga proses service sudah efektif dan efisien dari segi waktu karena dilakukan secara cepat dengan karywan yang sudah terlatih.
f. Margin
Setelah ditinjau lebih dalam dari perusahaan ini, dari analisa yang dilakukan bahwa keuntungan perusahaan saat ini sudah
mencukupi dan sesuai dengan keinginan perusahaan dari modal yang dikeluarkan oleh perusahaan. sehingga dari analisa margin yang ada di perusahaan tersebut sudah dapat dikategorikan efektif dan efisien.
Tabel 3.5 Analisis Value Chain
Aktivitas Jenis Masalah Tindakan yang harus dilakukan Support System Inbound Logistic - Komunikasi secara manual saat pembelian bahan baku dari supplier terjadi jika stock bahan baku sudah menipis. Dan ini di lakukan transaksi pembelian oleh supplier Prima karya. - Mengembangkan koneksi perusahaan agar dapat terupdate antar supplier dan mengembangkan aplikasi web-based perusahaan agar bagian gudang dapat terintegrasi dengan semua supplier.
Aplikasi berbasis web
Operasi - Proses bisnis di perusahaan pada bagian SA (Service - Pengembangan aplikasi reminder. - Pengembangan pada
papan progress kerja
-Aplikasi web –based
Advisor) / Divisi Penerimaan belum terlalu efektif sebab masih ada proses yang dilakukakan secara manual. menjadi menggunakan LED. SMS Getaway -Teknologi LED Outbound Logistic - Dalam Penyelesain service kendaraan belum adanya pernyataan SPP sudah berakhir - Harus membuat complete SPP, untuk menyatakan berakhirya pekerjaan service kendaraan. Aplikasi web – based Marketing and Sales - Kurangnya informasi mengenai jasa yang perusahaan yang berikan dalam website - Mengembangkan website perusahaan yang didalamnya terdapat informasi mengenai jasa dan produk perusahaan.
1. Aktivitas pendukung a. Procurement
Pembelian yang dilakukan oleh PT Akita Jaya Mobilindo yaitu dilakukan untuk mendukung aktivitas primer seperti pengadaan bahan baku yang berupa sparepart. Selain itu, aktivitas procurement seperti penempatan barang sparepart di gudang, penyediaan fasilitas untuk kebutuhan bengkel. Pengiriman sparepart yang dipesan oleh perusahaan sudah efisien. Perusahaan selalu melakukan pengecekan dan perkiraan dalam menjaga agar stock barang tidak habis.
b. Technology Development
Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah Web-based dan Windows XP Profesional. Hal ini mendukung kinerja perusahaan dan pendukung sistem perusahaan. Penggunaan teknologi yang dilakukan oleh perusahaan seperti melakukan promosi jasa service kendaraan seperti website perusahaan. Sejauh ini biaya untuk pengadaan teknologi di perusahaan saat ini sudah efisien karena penggunaan teknologi dan aplikasi yang digunakan oleh perusahaan tidak terlalu banyak. Dan didukung dengan cara kerja teknologi yang efektif.
c. Human Resource Management
Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan perusahaan adalah melakukan aktivitas perekrutan, pelatihan,
pengembangan keahlian karyawan, penggajian karyawan dan menetapkan budaya perusahaan. Selain itu, didalam management sumber daya manusia, perusahaan menerapkan prosedur yang baik dan aman, membudayakan kerjasama tim yang baik serta memberikan bonus atau penghargaan karyawan yang berprestasi agar karyawan memiliki semangat bekerja lebih baik. Dengan adanya penghargaan yang diberikan kepada karyawan ini, Sehingga membuat cara kerja karyawan menjadi lebih efektif. Dengan adanya karyawan yang sangat berkompeten didalam bidangnya sehingga perusahaan tidak perlu menambah karyawan lagi maka dari itu efisien dalam biaya.
d. Infrastructure
Infrastuktur pada PT Akita Jaya Mobilindo meliputi aktivitas-aktivitas perencanaaan strategi, administrasi perusahaan, mengimplementasikan perencanaan aktivitas, memonitor proses bisnis, service control dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan supplier sparepart. Sejauh ini infrastruktur sudah terprogram sedemikian rupa di dalam perusahaan, semua perencanaan pekerjaan yang ada diperusahaan sudah tersusun dengan baik, sehingga dilakukan dengan tepat dan cepat oleh setiap staff atau bagian yang saling terhubung sehingga pekerjaan tersebut efektif dan efisien didalam waktu.
Tabel 3.6 Aktivitas Pendukung
Jenis Aktivitas Support System
Procurement Pembelian bahan baku dan operasionalnya dari supplier
SCM
Technology Development
Mendukung kinerja perusahaan dan sistem manajemen perusahaan
Microsoft
Windows Excel 2007
Human Resource Management
Meningkatkan dan menjaga kualitas karyawan
-
Infrastructure Meningkatkan kinerja internal perusahaan secara sistematis dan terstruktur
Struktur organisasi dan infrastruktur perusahaan
3.1.1.2 .6 Balance Scorecard
Prinsip dasar dari balanced scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah perusahaan hendaknya tidak hanya dilihat dari segi financial saja tetapi juga harus ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan pelanggan, proses bisnis internal dan kemampuan melakukan inovasi.
GOAL
Goal adalah suatu proses penetapan sasaran atau tujuan dalam bidang pekerjaan. Goal juga merupakan suatu gagasan untuk menetapkan tenaga kerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan dimana tugas yang diberikan sudah ditetapkan
targetnya atau sasarannya. Goal juga merupakan manajemen penetapan sasaran atau tujuan untuk keberhasilan mencapai kinerja (performance).
GOALS tersebut terdiri dari:
• Strategic Objectives : Untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih di Indonesia.
• Keuangan : Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT. Akita Jaya Mobilindo.
• Pelanggan : Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
• Bisnis internal :
- Mengintegrasikan proses bisnis - Mengurangi kesalahan human-error
- SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing
• Inovasi dan pertumbuhan :
- Memaksimalkan penggunaan SI/ IT - Memiliki SDM yang berkualitas
Tabel 3.7 Balanced Scorecard PT. Akita Jaya Mobilindo Perspektif Tujuan
strategi
Ukuran strategi
Target Inisiatif / program / kebijakan Hasil yang di capai Kebutuhan sistem informasi Score Keuangan Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT.Akita Jaya Mobilindo Peningkatan jumlah pelayanan service per tahun 100% Memberikan pelayanan terbaik dan kualitas produk yang di tawarkan agar dapat memuaskan pelanggan
Pelanggan Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan Jumlah pelanggan tetap atau bertambah Peningkatan komunikasi dengan pelanggan 100% Menjaga kualitas pelayanan service kendaraan dan sparepart. 95% CRM 80 Bisnis internal Mengintegrasi kan proses bisnis Mengurangi kesalahan SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing Kecepatan proses pelayanan services kendaraan Aliran informasi yang baik dan lancar Kepuasan pelanggan dengan pelayanan 100% Menggunakan SI / TI yang di maksimalakan Transaksi yang cepat Adanya pelatihan kepada karyawan 80% TPS 70 Inovasi dan pertumbuh an Memaksimalk an penggunaan SI / IT SDM yang berkualitas Kualitas dan kuantitas SDM Pengupdatetan SI/TI dalam beberapa tahun 100% Menambah SI / IT pada perusahaan Memberikan pelatihan kepada karyawan 80% Aplikasi berbasis website 80
*Score = Hasil yang dicapai x 100
Target
Adapun strategi perspektif yang digunakan pada PT. Akita Jaya Mobilindo di dalam Balanced Scorecard adalah sebagai berikut :
1. Perspektif Keuangan
Pengukuran kinerja melalui perspektif keuangan akan menunjukkan apakah perencanaan dan pelaksanaan strategi dapat memberikan perbaikan yang mendasar bagi keuntungan perusahaan. Perbaikan yang dilakukan secara
khusus berhubungan dengan keuntungan yang terukur, pertumbuhan usaha dan nilai shareholder.
Perspektif keuangan pada PT. Akita Jaya Mobilindo: a. Meningkatkan keuntungan laba bersih pada PT. Akita Jaya
Mobilindo.
b. Meningkatkan jumlah pendapatan pada PT. Akita Jaya Mobilindo.
c. Meningkatkan biaya produktivitas dari produk dan fasilitas pada . PT. Akita Jaya Mobilindo.
2. Perspektif Pelanggan
Perspektif pelanggan merupakan leading indicator yaitu pengukuran yang menjelaskan sesuatu mengenai masa depan.
Perspektif pelanggan pada PT. Akita Jaya Mobilindo: a. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Dengan menjaga kestabilan kualitas kepuasan pelanggan, maka pelanggan yang telah berkunjung ke PT. Akita Jaya Mobilindo dan sudah merasakan pelayanan services kendaraan dan kualitas sparepart yang baik yang ditawarkan menjadi kepuasan tersendiri bagi pelanggan yang telah berkunjung untuk melakukan jasa service dan pembelian sparepart. Oleh karena itu PT. Akita Jaya Mobilindo harus benar – benar menjaga kepercayaan yang diberikan oleh
para pelanggan agar pelanggan tetap loyal terhadap PT. Akita Jaya Mobilindo.
b. Meningkatkan kemampuan dan daya beli masyarakat. c. Meningkatkan kualitas pelayanan dan fasilitas untuk
pelanggan agar memberikan kenyamanan kepada para pelanggan.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal
Perspektif proses bisnis internal merupakan manajemen yang mengidentifikasi proses-proses internal bisnis yang kritis untuk mencapai peningkatan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham.
Perspektif proses bisnis internal pada PT. Akita Jaya Mobilindo:
a. Meningkatkan mutu dan kualitas produk sparepart b. Meningkatkan kecepatan dalam memberikan service
kendaraan.
c. Memaksimalkan kapasitas produk sparepart.
4. Perspektif Pertumbuhan dan pembelajaran
Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran merupakan pembelajaran dan pertumbuhan bersumber dari faktor sumber daya manusia, sistem, prosedur organisasi.
Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran pada PT. Akita Jaya Mobilindo:
a. Meningkatkan kemampuan kerja karyawan.
b. Meningkatkan mutu, kualitas, dan produktivitas para pekerja dan karyawan.
c. Membangun citra perusahaan yang positif.
d. Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung jawab.
3.1.1.2 .7 IT Scorecard
IT Scorecard yaitu suatu cara untuk mengukur bagaimana teknologi informasi digunakan di dalam perusahaan untuk mendukung proses bisnis perusahaan berdasarkan 4 perspektif. Empat perspektif tersebut adalah perspektif kontribusi perusahaan, perspektif orientasi pengguna, perspektif penyempurnaan oprasional dan perspektif orientasi masa depan.
Tabel 3.8 IT Scorecard PT. Akita Jaya Mobilindo
Strategi Tujuan Strategis Perspektif Kontribusi Perusahaan Meningkatkan proses bisnis IT pada perusahaan
Mempercepat aktifitas proses bisnis dengan IT Mempermudah pelayanan dengan IT Perspektif Orientasi Pengguna Meningkatkan kualitas staff yang menggunakan IT di perusahaan
Meningkatnya kualitas pengguna IT
Memperkenalkan aplikasi baru kepada pengguna IT
Perspektif Penyempurnaan Operasional Mengembangakn suatu inovasi software dan hardware yang berkualitas untuk perusahaan
Data perusahaan yang terorganisir dengan baik Efisiensi pengolahan data Mempercepat penyelesaian tugas pada proses bisnis Perspektif Orientasi Masa Depan Meningkatkan kualitas IT perusahaan dan kepuasan pengguna IT Mengembangkan aplikasi IT terbaru Meningkatnya kepuasan pengguna IT perusahaan Meningkatnya kualitas SDM terhadap perkembangan IT
3.1.1.2 .8 Analisis CSF ( Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo
Critical Success Factors (CSF) merupakan faktor – faktor terpenting yang mempengaruhi kesuksesan suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Sedangkan Key Performance Indicator (KPI) adalah indicator untuk memberikan penilaian kinerja dari fungsi - fungsi yang terdapat pada perusahaan, sejauh mana fungsi tersebut mencapai sasaran atau tujuan yang ditetapkan oleh perusahaan. Adapun yang menjadi faktor – faktor pada perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo adalah sebagai berikut:
Tabel 3.9 Analisis CSF-KPI PT. Akita Jaya Mobilindo
Objevtives Critical Success Faktor
Key Performance Indicator Meningkatkan kepuasan
pelanggan
• Meningkatkan kualitas pelayanan dan produk yang di hasilkan • Menjaga hubungan
serta komunikasi yang baik dengan pelanggan dan supplier
• Memberikan fasilitas yang memadai untuk pelanggan.
- Adanya masukkan dari pelanggan sebanyak 5% pertahun
Meningkatkan kinerja operasional perusahaan
• Mempercepat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pelayanan dan transaksi bisnis. • Mengatasi kesalahan
panginputan data pelanggan dan
ketersedian sparepart. • Memberikan informasi mengenai service mobil dan penjualan sperpart.
- Pelayanan dan transaksi dilakukan dengan cepat
- Mengurangi kesalahan pencatatan pemesanan dan stok bahan
sebanyak 80% setahun - Mengurangi kesalahan
pencatatan pengaadaan stok produk dan bahan
• Memberikan pelatihan terhadap karyawan sehingga meningkatkan kualitas SDM.
baku
Menghadapi persaingan • Memberikan pelayanan service kendaraan yang baik dan produk sperepart yang berkualitas
• Harga yang terjangkau sesuai dengan produk sperepart yang dijual.
- Meningkatnya
penjualan dari produk yang di hasilkan - Megurangi keluahan
dari pelanggan
3.1.1.3 Concept Of Oprations (CONOPS)
Concept Of Oprations (CONOPS) merupakan berisikan narasi dokumen yang menjelaskan bagaimana kegiatan perusahaan beroperasi saat ini atau kegiatan operasi beberapa tahun yang akan datang dengan beberapa faktor-faktor tertentu internal dan eksternal yang diidentifikasi dalam analisis SWOT dengan asumsi perencanaan.
3.1.1.3.1 CONOPS Scenario
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo:
1. a.. Pelanggan datang ke perusahaan PT. Akita Jaya Mobilindo, kemudian langsung ke bagian SA (Services Advisor).
b. Pelanggan juga bisa menelepon perusahaan apabila pelanggan tidak bisa datang ke perusahaan untuk melakukan pembookingan service dan juga apabila pelanggan ingin kendaraan di bawa oleh mekanik ke perusahaan tetapi apabila jaraknya memungkinkan. 2. Bagian SA (Services Advisor) menginput data pelanggan,
menginput data pekerjaan pelanggan menjadi Surat Perintah Perbaikan (SPP).
2a. Kemudian SA memberikan SPP kepada kepala gudang.
2b. Lalu bagian SA juga memberikan SPP kepada bagian foreman.
3. Bagian SA (Service Advisor) membuat Surat Permintaan Barang (SPB).
3a. Kemudian Surat Permintaan Barang (SPB) diberikan ke Kepala Gudang.
3b. Bagian SA memberikan Surat Permintaan Barang (SPB) ke bagian foreman.
4. Kepala gudang membuat Bukti Keluar Barang (BKB) berdasarkan SPB (Surat Permintaan Barang) dan diberikan ke bagian mekanik, lalu bagian mekanik menandatangani BKB.
5. Bagian mekanik kemudian mulai melakukan service kendaraan pelanggan.
6. Bagian foreman lalu menyerahkan SPP ke bagian SA, yang kemudian SA melakukan pengecekan terhadap pekerjaan.
7. Setelah itu SA akan menyerahkan SPP ke bagian billing. 8. Bagian billing akan membuat nota pembayaran dan
kemudian diberikan kepada bagian kasir
9. Bagian kasir kemudian akan membuat bukti pembayaran berdasarkan nota dan akan diberikan kepada pelanggan. 10.Pelanggan kemudian melakukan pembayaran di bagian
kasir.
11.Setelah pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan membuat Surat Izin Keluar Kendaraan (SIKK) dan diberikan ke pelanggan.
12.Setiap hari bagian billing akan membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service serta membuat laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan yang diberikan ke ADH.
13.ADH akan mengecek laporan penjualan bulanan dan laporan aktivitas service diberikan kepada kepala bengkel.
14.Kepala bengkel akan memberikan laporan penjualan dan laporan aktivitas service bulanan kepada general manager.
3.1.1.3.2 CONOPS Diagram
CONOPS diagram merupakan sebuah bentuk deskripsi tingkat tinggi grafis tentang bagaimana proses bisnis di perusahaan berlangsung, serta bagaimana fungsi organisasi baik itu secara keseluruhan maupun di daerah tertentu yang menarik.
Kepala Bengkel Kepala Gudang
1. Permohonan Pembelian Barang
2. Persetujuan Permohonan Barang
Suppliers 3. Surat Pesanan Barang(SPB)
4. Mengirim barang 5. Tanda Terima Barang
6. Bukti Terima Barang
8. Tanda Terima Tagihan
7. Tagihan Pembayaran
Kasir
9. Melakukan Pembayaran
Gambar 3.4 Conops Diagram Persediaan Stok Sparepart
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo untuk persediaan stok sparepart:
1. Kepala gudang membuat permohonan barang yang akan diberikan kepada kepala bengkel.
2. Kepala bengkel kemudian memberikan persetujuan permohonan barang berdasarkan permohonan yang dibuat oleh kepala gudang.
3. Kepala gudang membuat surat pesanan barang kepada supplier agar barang dapat dipesan.
4. Setelah pesanan barang diterima oleh bagian supplier, kemudian supplier akan melakukan pengiriman barang berdasarkan surat pesanan barang.
5. Setelah barang diterima ke perusahaan, kemudian kepala gudang membuat tanda terima barang yang akan diberikan kepada supplier sebagai tanda bahwa barang telah diterima.
6. Supplier kemudian memberikan bukti terima barang kepada kepala gudang berdasarkan tanda terima barang tersebut.
7. Setelah bukti terima barang diberikan ke kepala gudang, supplier memberikan tagihan pembayaran berdasarkan surat pesanan barang.
8. Kepala gudang memberikan tanda terima tagihan kepada kasir agar kasir selanjutnya akan melakukan pemabayaran ke supplier.
9. Kasir melakukan pemabayaran ke supplier.
Dibawah ini merupakan CONOPS scenario dari PT. Akita Jaya Mobilindo untuk pelanggan yang hanya ingin melakukan pembelian sparepart:
1. Pelanggan datang ke perusahaan untuk melakukan registrasi dan akan dilayani oleh
bagian SA (Service Advisor) untuk di minta datanya dan apa yang akan dipesan.
2. SA akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang) berdasarkan pesanan pelanggan.
a. SPB diberikan kepada kepala gudang
b. SPB diberikan kepada Foreman untuk di menyiapkan barang.
3. Kepala gudang membuat BKB (Bukti Keluar Barang) berdasarkan SPB yang akan diberikan kepada mekanik untuk dilakukan penandatanganan BKB.
4. Setelah itu mekanik akan memberikan BKB ke bagian SA untuk dilakukan pengecekan barang apa sesuai dengan pesanan pelanggan.
5. SA akan memberikan BKB ke bagian billing untuk dijadikan nota pembayaran.
6. Setelah nota pembayaran jadi maka bagian billing akan memberikan nota pembayaran ke bagian kasir untuk di buatkan bukti pembayaran.
7. Bagian kasir akan memberikan ke pelanggan bukti pembayaran agar dilakukan pembayaran. 8. Pelanggan melakukan pembayaran berdasarkan
9. Setelah Pelanggan melunasi pembayaran ,Bukti pembayaran akan di berikan ke bagian SA untuk memberikan sparepart. $ $ 7 . m e m b e ri ka n b u kt i p e m b a ya ra n Bu kti P em baya ran 8 . m e la ku ka n p e m b a ya ra n
3.1.1.4 Strategic Map
Strategic Map PT. Akita Jaya Mobilindo
K e u a n g a n P e la n g g a n B is n is In te rn a l In o va si d a n P e rt u m b u h a n M a in G o a l Memaksimalkan penggunaan SI/ IT Memiliki SDM yang berkualitas Mengintegrasikan proses bisnis Mengurangi kesalahan human-error SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing Meningkatkan kepercayaan pelanggan dan menjaga hubungan baik dengan pelanggan
Meningkatkan laba atau keuntungan dari PT. Akita Jaya Mobilindo Untuk menjadi mitra bisnis yang
paling dipilih di Indonesia
3.2 Product & Service 3.2.1 Business Plan
3.2.1.1Business Overview
PT. Akita Jaya Mobilindo merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang service kendaraan bermotor. Selain melakukan jasa service, PT. Akita Jaya Mobilindo juga bisa melakukan penggantian spare part, mengganti oli, mengganti accu, dll.
Sebagai jasa yang bergerak dibidang services kendaraan bermotor, ada beberapa jenis perbaikan yang ditawarkan kepada pelanggan yaitu perbaikan mobil, pergantian oli, dan tune up dll. PT. Akita Jaya Mobilindo melayani berbagai mobil kususnya pada yang bermerek Toyota untuk di service di PT. Akita Jaya Mobilindo.
Target pasar perusahaan adalah masyarakat yang memiliki kendaraan baik itu individual, pihak swasta maupun pemerintah. Selain itu, PT. Akita Jaya Mobilindo juga menjalin kerjasama yang baik dengan mitra perusahaan agar mencapai target pasar yang lebih luas.
3.2.1.2History Of Organization
PT. Akita Jaya Mobilindo didirikan pada tahun 1974 dengan nama CV. Sumber Jaya Motor yang bergerak dalam bidang usaha jual beli kendaraan bermotor di kawasan Batu Tulis Raya, Jakarta Pusat. Pada awalnya perusahaan ini
mengembangkan produk yang berbasiskan produk Toyota, seperti Rover Road Master, Hatchback, dan lain-lain. Sejalan dengan perkembangan pada tahun 1984 secara resmi CV. Sumber Jaya Motor berubah menjadi PT. Akita Jaya Mobilindo, yang juga sebagai autorized dealer dari Toyota, dan Daihatsu pada tahun 1986, serta Isuzu pada tahun 1992.
Dengan dukungan terus-menerus dari produk-produk inovatif dan sales team yang termotivasi, PT. Akita Jaya Mobilindo mulai berkembang menjadi perusahaan yang dapat bersaing ditengah banyaknya para pesaing.
3.2.1.3Vision and Mission
Visi adalah suatu pandangan jauh tentang perusahaan, tujuan - tujuan perusahaan dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut pada masa yang akan datang. Visi itu tidak dapat dituliskan secara lebih jelas menerangkan detail gambaran sistem yang ditujunya, dikarenakan perubahan ilmu serta situasi yang sulit diprediksi selama masa yang panjang tersebut
Misi adalah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh lembaga dalam usahanya mewujudkan visi. Misi perusahaan adalah tujuan dan alasan mengapa perusahaan itu ada. Misi juga akan memberikan arah sekaligus batasan proses pencapaian tujuan.
Visi : Untuk menjadi mitra bisnis yang paling dipilih di Indonesia.
Misi :
• Bertujuan untuk terus menyediakan produk dan layanan kualitas terbaik untuk pelanggan kami.
• Terus-menerus mencari kesempatan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Keprofesional kami yaitu berkomitmen untuk menyediakan layanan yang tepat waktu dan sesuai kepada pelanggan kami. • Selalu memberikan bimbingan yang diperlukan dan pelatihan
untuk karyawan kami sehingga mereka menjadi kompeten dan profesional untuk melayani pelanggan yang lebih baik.
• Memperlakukan semua orang sama sebagai pelanggan prioritas kami.
• Memiliki sumber daya manusia yang profesional dengan menciptakan tim kerja yang positif dan menyenangkan lingkungan bekerja yang menyenangkan.
3.2.1.4Relationship Business Activity to Strategic Goals
1. Mengutamakan kualitas pelayanan terhadap service agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan kompetitor di bidang service kendaraan.
2. PT. Akita Jaya Mobilindo juga memperhatikan pelayanan pelanggan, baik dari fasilitas maupun pelayanan service kendaraan.
3. Memilih supplier sparepart yang resmi sehingga pelanggan memiliki kepercayaan terhadap produk sparepart.
4. PT. Akita Jaya Mobilindo juga mendengarkan kritik dan saran yang pelanggan berikan sehingga perusahaan mengetahui apa yang pelanggan inginkan saat ini demi terciptanya kepuasan pelanggan.
5. Mempunyai beberapa cabang perusahaan di jabodetabek untuk memperluas pemasaran service kendaraan.
3.2.1.5Organizational Structure
Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari masing-masing bagian di dalam PT. Akita Jaya Mobilindo:
a) Kepala Bengkel
• Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahunan (ACTIVITY PLAN dan BUDGET) sesuai jadwal yang telah ditentukan.
• Mengimplementasikan Activity Plan.
• Mereview biaya penjualan dan operasional bersama dengan ADH secara periodik.
• Melaporkan realisasi Activiy Plan dan Budget ke General Manager secara periodik.
• Menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan yang dapat menjadi customer potensial.
• Memasarkan Corporate Image ke customer dan masyarakat luas.
• Melaksanakan tugas lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b) Service Advisor
• Menerima keluhan customer
• Mengidentifikasi dan mendiagnosa jenis perawaratan atau perbaikan sesuai keluhan customer
• Memeriksa kendaraan customer
• Menulis dan mencetak hasil diagnosa ke dalam Service Order (SO) .
• Menyerahkan SO ke Foreman.
• Memonitor status penyelesaian pekerjaan.
• Mengkonfirmasikan pemakaian spare part tambahan ke customer.
• Melakukan final check atas pelaksanaan order perbaikan sebelum diserahkan ke customer.
• Menyelesaikan dan melengkapi dokumen perbaikan untuk diserahkan ke Billing.
• Memfollowup customer secara periodik • Mencari customer baru
• Mengontrol kendaraan inap
• Menjaga kebersihan ruangan kerja, stall bengkel dan seragam kerja
• Menjaga kebersihan ruang tunggu dan tolilet • Mengestimasi biaya perbaikan
c) Koordinator
• Mengontrol dan mengkoodinir proses perbaikan dalam bengkel
• Mensupervisi dan mengawasi SA, Foreiman & Mekanik • Mewakili Kabeng dalam hal mengambil keputusan masalah
• Membantu foreman dalam permasalahan tehnis • Membantu SA dalam mengatasi customer complaint • Mengevaluasi pekerjaan Foreman
• Membuat laporan harian kerja operational bengkel • Mencatat produktivitas dan retur job mekanik • Memeriksa kendaraan yang menginap di bengkel • Memeriksa dokumen – dokumen pengajuan warranty
• Mengusulkan kepada kepala bengkel dlm hal perbaikan / penggantian tool / equipment
• Membantu Kabeng selaku penanggung jawab implementasi program di lapangan
• Menyusun jadwal meeting bulanan
• Menganalisa kegiatan service melalui meeting bulanan • Menyusun jadwal piket
• Mensosialisasikan TSM (Toyota Service Marketing) • Menjaga kebersihan bengkel
• Menjaga dan merawat aset bengkel
d) ADH (Administrator Departmen Head)
• Membuat dan mengesahkan Laporan Mutasi, pembayaran gaji daan jamsostek karyawan.
• Membuat perhitungan upah lembur karyawan.
• Membimbing, mengarahkan, melatih dan mengembangkan bawahan.
• Mengelola file/dokumentasi/surat perijinan cabang.
• Mengelola dan merawat gedung dan inventaris kantor cabang. • Mengadministrasikan permintaan barang/jasa dan perbaikan
inventaris sesuai ketentuan perusahaan. • Memeriksa faktur pajak.
• Membuat SPT Masa PPN, PPH 21, 23 dan 25. • Memeriksa dan mengesahkan LHK/LHB. • Memonitor posisi piutang.
• Memeriksa semua pengeluaran uang di cabang. • Menandatangani permohonan pengeluaran uang. • Membuat analisa budget secara periodik.
• Membuat budget tahunan bersama sama dengan atasan. • Membuar Cashflow secara periodik.
• Memeriksa Laporan Stok. • Memonitor posisi hutang.
• Memeriksa dan menandatangani kuitansi (Service Invoice). • Memeriksa WO (Service Order) & Kwitansi Batal. • Memeriksa dan mengesahkan Laporan Penjualan. • Memeriksa registrasi Kuitansi.
• Memeriksa Daily Collection Report.
e) Foreman GRP (General Repair)
• Mendistribusikan tugas pemasangan (instalasi), perawatan (maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan
kepada Mekanik sesuai dengan Service Order (SO) yang diterima dari Service Advisor (SA)
• Mendiagnosa kerusakan untuk jenis pekerjaan perbaikan (General Repair)
• Membagi tugas Mekanik sesuai dengan tingkat keahliannya • Mensupervisi dan mengawasi pekerjaan Mekanik sesuai
dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya • Memesan spare part / bahan ke Gudang
• Membantu Mekanik memecahkan masalah tehnis/non tehnis • Memberi tahu SA jika terjadi perpanjangan waktu untuk
penyelesaian
• Melakukan final check setelah pekerjaan Mekanik selesai • Memeriksa kelengkapan dokumen SO
• Memeriksa part bekas & kondisi kebersihan kendaraan • Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan SST dan equipment
• Membuat Laporan Produktivitas Mekanik
f) Mekanik GRP
• Melaksanakan pemasangan (instalation), perawatan (maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan sesuai dengan Service Order (SO) yang diterima dari Foreman seperti perawatan berkala (IRC, ERC), tune up dan perbaikan
yang berkaitan dengan sistem mesin (engine), transmisi, rem (brake), suspensi, kelistrikan (electricity) dan AC
• Melaksanakan urutan pekerjaan sesuai dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya
• Menggunakan seat cover, fender cover, floormat dalam proses perbaikan kendaraan
• Menggunakan Special Service Tools (SST) dan equipment yang sesuai dengan prosedur kerja
• Mengusulkan penggantian Spare part / bahan ke Foreman • Berkonsultasi dengan Foreman jika mendapatkan masalah
tehnis/non tehnis
• Melaporkan kepada Foreman bila pekerjaan sudah selesai • Mengumpulkan part bekas & menempatkannya disebelah kiri
depan kendaraan customer
• Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan hand tool mechanic (caddy)
g) Bagian Washing
• Mencuci dan memvacum cleaner mobil customer kendaraan customer sesuai order dari SA (Service Advisor) atau Foreman • Membersihkan ruang dalam kendaraan (service plus)
• Menjaga kebersihan area bengkel
• Menjaga dan merawat mesin cuci, vacum cleaner serta aset perusahaan yang terkait dengan pekerjaan
h) Bagian Lubbing
• Melaksanakan penggantian oli sesuai order • Mengatur dan menyimpan oli bekas • Membantu dalam pengawasan stok oli
• Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja
• Menjaga dan merawat peralatan yang terkait dengan pekerjaan
i) Kepala Gudang
• Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan
• Mengendalikan stok
• Menentukan dan menghitung minimal stok berdasarkan data historis, berkoordinasi dengan Part Supervisor di HO Service • Menginformasikan deadstock sparepart ke Kabeng
• Membuat Laporan Bulanan Sparepart.
• Menjaga keamanan gudang dan fisik barang dagang, SST dan equipment.
• Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja.
• Mencatat penerimaan, pengeluaran barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku.
• Menerima dan mengeluarkan barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
j) Admin Gudang
• Menyusun dan menempatkan sparepart, oli dan bahan sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan
• Melayani pembelian cash oleh customer langsung • Menjaga keamanan gudang dan fisik barang • Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja
• Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan
• Mencatat penerimaan, pengeluaran barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku
• Mengeluarkan barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
k) Bagian Tools Keeper
• Melayani permintaan mekanik untuk kebutuhan SST (Special Service Tools) , equipment, amplas, grease, kain lap dll. • Merawat dan menjaga SST dan equipment.
• Mengkalibrasi SST dan equipment sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
• Mencatat mutasi peralatan yang dipinjam oleh mekanik SA maupun FO.
• Mengupdate data jumlah peralatan yang ada.
• Membersihkan SST, equipment dan lingkungan tempat kerja. • Menginformasikan adanya kerusakan peralatan bengkel.
l) Bagian Kasir
• Melakukan penyetoran uang ke Bank dengan tidak mengurangi tanggung jawab.
• Menyiapkan giro yang akan dikliring.
• Membuat laporan harian kas dan memeriksa kebenaran fisiknya.
• Menjaga keamanan kas (uang tunai, giro yang telah ditandatangani, kuitansi, slip credit card dan bon gantung) dan dokumentasinya dengan peralatan kasir yang telah disediakan oleh perusahaan.
• Membuat Daily Collection Report.
• Menerima dan membayarkan uang perusahaan sesuai dokumen kas yang sah.
m) Bagian Billing
• Membuat Kuitansi (Nota Bengkel) berdasarkan SPP.
• Memeriksa kecocokan SPPdan BKB dalam hal jumlah dan nomor part.
• Menyerahkan Kuitansi untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Menyerahkan Kuitansi (yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang) kepada Kasir.
• Membuat tagihan warranty seperti dalam Internal Regular Check (IRC) ke ASTRA.
• Membuat tagihan PDS ke cabang. • Membuat Laporan Penjualan setiap hari. • Membuat Laporan Aktivitas Service setiap hari. • Mendistribusikan Laporan Billing ke Accounting.
3.2.1.6Market Outlook & Competitive Strategy
- Peningkatan pelayanan service kendaraan yang dilakukan oleh perusahaan agar dapat bersaing dengan kompetitor yang ada dan sudah mulai berkembang dengan pelayanan dan produk sparepart yang lebih inovatif.
- Peningkatan kualitas dan kuantitas untuk menjaga kestabilan kualitas yang sudah ada.
3.2.1.7Business Cycle
Gambar 3.8 Business Cycle Service Kendaraan PT. Akita Jaya Mobilindo Gambar 3.8 diatas menunjukan proses bisnis service kendaraan dari perusahaan. Pelanggan baru datang ke perusahaan dan melakukan registrasi pelanggan baru di bagian
SA (service advisor). Setelah itu pelanggan akan melakukan order service di bagian SA (service advisor) dan dibuatkan surat perintah perbaikan (SPP). Di dalam melakukan aktifitas service kendaraan pelanggan akan membutuhkan sparepart baru, maka bagian SA akan membuat SPB (Surat Permintaan Barang), setelah itu bagian gudang akan membuat BKB (Bukti keluar Barang). Setelah itu bagian mekanik akan menandatangani BKB dan mulai mengerjakan tugas service sesuai dengan surat perintah perbaikan (SPP). Setelah bagian mekanik selesai mengerjakan pekerjaannya maka kemudian SPP diserahkan ke bagian SA untuk di cek hasil pekerjaan, lalu SPP akan diserahkan ke bagian billing. Kemudian bagian billing akan membuat nota pembayaran dan memvalidasi, lalu akan diserahkan kepada bagian kasir. Bagian kasir kemudian akan membuat bukti pembayaran berdasarkan nota pembayaran. Setelah itu pelanggan melakukan pembayaran, maka bagian kasir akan membuat surat izin keluar kendaraan (SIKK) berdasarkan SPP.
Penjelasan bagi pelanggan yang hanya membeli sparepart:
