BERBAGAI ANCAMAN
4. Perspektif Pertumbuhan dan pembelajaran
3.2 Product & Service .1 Business Plan
3.2.1.5 Organizational Structure
Berikut ini adalah uraian pekerjaan dari masing-masing bagian di dalam PT. Akita Jaya Mobilindo:
a) Kepala Bengkel
• Membuat Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahunan (ACTIVITY PLAN dan BUDGET) sesuai jadwal yang telah ditentukan.
• Mengimplementasikan Activity Plan.
• Mereview biaya penjualan dan operasional bersama dengan ADH secara periodik.
• Melaporkan realisasi Activiy Plan dan Budget ke General Manager secara periodik.
• Menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan yang dapat menjadi customer potensial.
• Memasarkan Corporate Image ke customer dan masyarakat luas.
• Melaksanakan tugas lain sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
b) Service Advisor
• Menerima keluhan customer
• Mengidentifikasi dan mendiagnosa jenis perawaratan atau perbaikan sesuai keluhan customer
• Memeriksa kendaraan customer
• Menulis dan mencetak hasil diagnosa ke dalam Service Order (SO) .
• Menyerahkan SO ke Foreman.
• Memonitor status penyelesaian pekerjaan.
• Mengkonfirmasikan pemakaian spare part tambahan ke customer.
• Melakukan final check atas pelaksanaan order perbaikan sebelum diserahkan ke customer.
• Menyelesaikan dan melengkapi dokumen perbaikan untuk diserahkan ke Billing.
• Memfollowup customer secara periodik • Mencari customer baru
• Mengontrol kendaraan inap
• Menjaga kebersihan ruangan kerja, stall bengkel dan seragam kerja
• Menjaga kebersihan ruang tunggu dan tolilet • Mengestimasi biaya perbaikan
c) Koordinator
• Mengontrol dan mengkoodinir proses perbaikan dalam bengkel
• Mensupervisi dan mengawasi SA, Foreiman & Mekanik • Mewakili Kabeng dalam hal mengambil keputusan masalah
• Membantu foreman dalam permasalahan tehnis • Membantu SA dalam mengatasi customer complaint • Mengevaluasi pekerjaan Foreman
• Membuat laporan harian kerja operational bengkel • Mencatat produktivitas dan retur job mekanik • Memeriksa kendaraan yang menginap di bengkel • Memeriksa dokumen – dokumen pengajuan warranty
• Mengusulkan kepada kepala bengkel dlm hal perbaikan / penggantian tool / equipment
• Membantu Kabeng selaku penanggung jawab implementasi program di lapangan
• Menyusun jadwal meeting bulanan
• Menganalisa kegiatan service melalui meeting bulanan • Menyusun jadwal piket
• Mensosialisasikan TSM (Toyota Service Marketing) • Menjaga kebersihan bengkel
• Menjaga dan merawat aset bengkel
d) ADH (Administrator Departmen Head)
• Membuat dan mengesahkan Laporan Mutasi, pembayaran gaji daan jamsostek karyawan.
• Membuat perhitungan upah lembur karyawan.
• Membimbing, mengarahkan, melatih dan mengembangkan bawahan.
• Mengelola file/dokumentasi/surat perijinan cabang.
• Mengelola dan merawat gedung dan inventaris kantor cabang. • Mengadministrasikan permintaan barang/jasa dan perbaikan
inventaris sesuai ketentuan perusahaan. • Memeriksa faktur pajak.
• Membuat SPT Masa PPN, PPH 21, 23 dan 25. • Memeriksa dan mengesahkan LHK/LHB. • Memonitor posisi piutang.
• Memeriksa semua pengeluaran uang di cabang. • Menandatangani permohonan pengeluaran uang. • Membuat analisa budget secara periodik.
• Membuat budget tahunan bersama sama dengan atasan. • Membuar Cashflow secara periodik.
• Memeriksa Laporan Stok. • Memonitor posisi hutang.
• Memeriksa dan menandatangani kuitansi (Service Invoice). • Memeriksa WO (Service Order) & Kwitansi Batal. • Memeriksa dan mengesahkan Laporan Penjualan. • Memeriksa registrasi Kuitansi.
• Memeriksa Daily Collection Report.
e) Foreman GRP (General Repair)
• Mendistribusikan tugas pemasangan (instalasi), perawatan (maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan
kepada Mekanik sesuai dengan Service Order (SO) yang diterima dari Service Advisor (SA)
• Mendiagnosa kerusakan untuk jenis pekerjaan perbaikan (General Repair)
• Membagi tugas Mekanik sesuai dengan tingkat keahliannya • Mensupervisi dan mengawasi pekerjaan Mekanik sesuai
dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya • Memesan spare part / bahan ke Gudang
• Membantu Mekanik memecahkan masalah tehnis/non tehnis • Memberi tahu SA jika terjadi perpanjangan waktu untuk
penyelesaian
• Melakukan final check setelah pekerjaan Mekanik selesai • Memeriksa kelengkapan dokumen SO
• Memeriksa part bekas & kondisi kebersihan kendaraan • Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan SST dan equipment
• Membuat Laporan Produktivitas Mekanik
f) Mekanik GRP
• Melaksanakan pemasangan (instalation), perawatan (maintenance) dan perbaikan (repair) kendaraan pelanggan sesuai dengan Service Order (SO) yang diterima dari Foreman seperti perawatan berkala (IRC, ERC), tune up dan perbaikan
yang berkaitan dengan sistem mesin (engine), transmisi, rem (brake), suspensi, kelistrikan (electricity) dan AC
• Melaksanakan urutan pekerjaan sesuai dengan prosedur kerja jenis perawatan dan perbaikannya
• Menggunakan seat cover, fender cover, floormat dalam proses perbaikan kendaraan
• Menggunakan Special Service Tools (SST) dan equipment yang sesuai dengan prosedur kerja
• Mengusulkan penggantian Spare part / bahan ke Foreman • Berkonsultasi dengan Foreman jika mendapatkan masalah
tehnis/non tehnis
• Melaporkan kepada Foreman bila pekerjaan sudah selesai • Mengumpulkan part bekas & menempatkannya disebelah kiri
depan kendaraan customer
• Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja • Menjaga kelengkapan hand tool mechanic (caddy)
g) Bagian Washing
• Mencuci dan memvacum cleaner mobil customer kendaraan customer sesuai order dari SA (Service Advisor) atau Foreman • Membersihkan ruang dalam kendaraan (service plus)
• Menjaga kebersihan area bengkel
• Menjaga dan merawat mesin cuci, vacum cleaner serta aset perusahaan yang terkait dengan pekerjaan
h) Bagian Lubbing
• Melaksanakan penggantian oli sesuai order • Mengatur dan menyimpan oli bekas • Membantu dalam pengawasan stok oli
• Menjaga kebersihan stall bengkel & seragam kerja
• Menjaga dan merawat peralatan yang terkait dengan pekerjaan
i) Kepala Gudang
• Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan
• Mengendalikan stok
• Menentukan dan menghitung minimal stok berdasarkan data historis, berkoordinasi dengan Part Supervisor di HO Service • Menginformasikan deadstock sparepart ke Kabeng
• Membuat Laporan Bulanan Sparepart.
• Menjaga keamanan gudang dan fisik barang dagang, SST dan equipment.
• Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja.
• Mencatat penerimaan, pengeluaran barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku.
• Menerima dan mengeluarkan barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
j) Admin Gudang
• Menyusun dan menempatkan sparepart, oli dan bahan sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan
• Melayani pembelian cash oleh customer langsung • Menjaga keamanan gudang dan fisik barang • Menjaga kebersihan gudang dan ruang kerja
• Membuat Laporan persediaan gudang secara periodik sesuai ketentuan perusahaan
• Mencatat penerimaan, pengeluaran barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai prosedur baku
• Mengeluarkan barang dagang (sparepart/oli/bahan) sesuai dokumen perusahaan yang sah
k) Bagian Tools Keeper
• Melayani permintaan mekanik untuk kebutuhan SST (Special Service Tools) , equipment, amplas, grease, kain lap dll. • Merawat dan menjaga SST dan equipment.
• Mengkalibrasi SST dan equipment sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan.
• Mencatat mutasi peralatan yang dipinjam oleh mekanik SA maupun FO.
• Mengupdate data jumlah peralatan yang ada.
• Membersihkan SST, equipment dan lingkungan tempat kerja. • Menginformasikan adanya kerusakan peralatan bengkel.
l) Bagian Kasir
• Melakukan penyetoran uang ke Bank dengan tidak mengurangi tanggung jawab.
• Menyiapkan giro yang akan dikliring.
• Membuat laporan harian kas dan memeriksa kebenaran fisiknya.
• Menjaga keamanan kas (uang tunai, giro yang telah ditandatangani, kuitansi, slip credit card dan bon gantung) dan dokumentasinya dengan peralatan kasir yang telah disediakan oleh perusahaan.
• Membuat Daily Collection Report.
• Menerima dan membayarkan uang perusahaan sesuai dokumen kas yang sah.
m) Bagian Billing
• Membuat Kuitansi (Nota Bengkel) berdasarkan SPP.
• Memeriksa kecocokan SPPdan BKB dalam hal jumlah dan nomor part.
• Menyerahkan Kuitansi untuk ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.
• Menyerahkan Kuitansi (yang telah ditandatangani oleh pejabat berwenang) kepada Kasir.
• Membuat tagihan warranty seperti dalam Internal Regular Check (IRC) ke ASTRA.
• Membuat tagihan PDS ke cabang. • Membuat Laporan Penjualan setiap hari. • Membuat Laporan Aktivitas Service setiap hari. • Mendistribusikan Laporan Billing ke Accounting.