BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN
B. Analisis Hasil Penelitian
1. Analisis Terhadap Penerapan Sistem Informasi
(Persero).
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan memiliki unsur-unsur yang saling bekerja sama untuk menghasilkan informasi mengenai penggajian dan pengupahan pada perusahaan yang berguna untuk pengambilan keputusan manajemen. Unsur-unsur dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan meliputi dokumen-dokumen serta catatan-catatan yang digunakan serta jaringan prosedur yang berkoordinasi untuk menangani masalah penggajian dan pengupahan dengan baik dan tepat.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) juga memiliki unsur-unsur tersebut. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis di lapangan serta dibandingkan dengan teori yang berlaku, maka penulis membuat beberapa evaluasi sebagai berikut :
a. Dokumen yang digunakan
Dokumen yang digunakan oleh PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) cukup efektif dalam mendukung pengendalian intern terhadap gaji dan upah. Hal ini dapat dilihat dengan adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang yang ditandai dengan adanya tanda tangan pada setiap dokumen yang digunakan. Pada dokumen-dokumen yang berhubungan dengan karyawan misalnya: surat keputusan pengangkatan karyawan, pemberhentian karyawan, kenaikan jabatan, mutasi karyawan selalu diotorisasi oleh kepala bagian sumber daya manusia untuk memnerikan jaminan terhadap kebenaran informasi tersebu. Begitu pula pada dokumen-dokumen lainnya seperti: daftar gaji dan upah, rekap daftar gaji dan upah, serta surat pernyataan (slip) gaji dan upah.
b. Catatan akuntansi yang digunakan
PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) memiliki catatan akuntansi antara lain buku jurnal dan buku besar. Pada buku jurnal biasanya pencatatannya lebih terpirinci menurut tanggal kejadian transaksi penggajian dan pengupahan. Buku besar adalah kumpulan rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal dan kartu penghasilan karyawan sebagai dasar perhitungan PPh pasal 21. Catatan yang digunakan sudah cukup efektif.
c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) masih terdapat hal-hal yang belum memadai, hal ini dapat dilihat dengan adanya beberapa prosedur antara lain :
1) Prosedur penerimaan karyawan
Prosedur personalia ini terdiri dari prosedur penerimaan karyawan dan prosedur pemutusan kerja. Dalam prosedur penerimaan karyawan, perusahaan mengadakan rekrutmen kemudian melakukan proses sleksi bagi para pelamar kerja yang memenuhi persyaratan yang diajukan perusahaan. Calon karyawan yang telah lulus sleksi masih harus mengikuti training. PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) dalam melakukan prosedur penerimaan karyawan secara umum sama dengan PT. Perkebunan Nusantara lain milik pemerintah namun pada kenyataanya sesuai dengan wawancara dengan manajer keuangan dan salah satu karyawan, PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) untuk sementara waktu tidak ada melakukan perekrutan tenaga kerja baru karena kondisi ekonomi perusahaan, untuk membiayai karyawan yang ada saja perusahaan sudah cukup kewalahan apalagi untuk menambah karyawan, oleh karena itu sering terjadi pengangkatan dari pihak intern perusahaan antar sesama pekerja dan pelimpahan tugas, dan itu merupakan penyebabnya PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) dapat dikatakan sangat jarang mengkonfirmasikan kepada kalayak umum mengenai pembukaan lowongan
Dalam prosedur pemutusan hubungan kerja, terutama pemberhentian secara tidak hormat karyawan yang bersangkutan akan diberikan peringatan baik secara lisan maupun tulisan. Pemecatan terhadap karyawan sangat jarang terjadi kecuali kesalahan yang dilakukan sangat fatal, dalam prosesnya karyawan yang bermasalah akan diberikan surat peringatan (SP) apabila sampai SP yang kedua sudah diberikan kepada karyawan yang bersangkutan tidak melakukan perubahan yang baik maka setelah merundingkan kepada Serikat Pekerja Perkebunan (SP Bun) dikeluarkan SP yang ketiga sekaligus surat pemecatan.
2) Prosedur pencatatan waktu
Prosedur pencatatan waktu di lingkungan kantor direksi PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) menggunakan absensi sistem manual dengan menggunakan absensi masuk dan keluar karyawan kantor direksi.
3) Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah karyawan pada kantor direksi perusahaan dibuat oleh bagian sumber daya manusia. Data yang digunakan untuk pembuatan daftar gaji tersebut adalah surat-surat keputusan antara lain mengenai pengangkatan karyawan, pemberhentian, kenaikan jabatan, penurunan pangkat, dan daftar gaji bulan sebelumnya. Bagian sumber daya manusia menghitung potongan PPh pasal 21 bagi karyawan yang gajinya melebihi penghasilan tidak kena pajak semua data dimasukkan ke dalam komputer yang memiliki data setiap karyawan, lalu diproses untuk menghasilkan daftar gaji dn upah. Berdasarkan
penelitian penulis, dalam prosedur pembuatan daftar gaji karyawan kantor direksi, daftar hadir karyawan tidak berpengaruh terhadap gaji yang diperoleh, begitu juga dengan jam kerja karyawan.
4) Prosedur ditribusi gaji dan upah.
Pendistribusian gaji dan upah diberikan kepada tiap-tiap bagian yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini baik untuk dilaksanakan dalam rangka mencapai pengendalian yang baik.
5) Prosedur pembayaran gaji dan upah.
Pembayaran gaji dan upah dilakukan dengan dua cara. Bagi karyawan pimpinan yang bekerja di kantor direksi pembayaran dapat dilakukan dengan mentransfer gaji ke rekening masing-masing karyawan melalui bank, atau dapat juga dilakukan dengan cash dimana pembayaran gaji langsung diberikan kepada karyawan dengan cara gaji dan upah dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah lalu diberikan kepada karyawan. Pembayaran gaji dan upah dilakukan sesuai dengan permintaan karyawan yang bersangkutan. Secara umum karyawan kantor direksi PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) menggunakan sistem pembayaran cash, dimana pembyaran gaji dan upah langsung diberikan karyawan. Setiap karyawan harus menandatangani daftar gaji dan upah setelah menerima amplop gaji dan upah di administrasi kantor direksi.
2. Analisis Hubungan Sistem Informasi Akuntansi Pada Sistem Penggajian Dan Pengupahan Terhadap Sistem Pengendalian Internal Yang Diterapkan PT. Perkebunan Nusantara II (Persero)
Sistem pengendalian intern memiliki unsur-unsur pokok yang meliputi sturuktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat, serta karyawan yang bermutu. Sistem pengendalian intern gaji dan upah juga memiliki unsur-unsur tersebut didalamnya. Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan penulis dan setelah dibandingkan dengan landasan teori yang dipelajari maka berikut ini adalah unsur-unsur pengendalian intern pada perusahaan ini :
a. Struktur organisasi
Dalam struktur organisasi PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) terlihat bahwa adanya pembagian yang jelas antar tiap bagian. Hal tersebut baik untuk pengendalian intern perusahaan karena tiap bagian akan memiliki tanggung jawab yang jelas terhadap tugas yang diberikan kepada mereka. Bawahan hanya menerima perintah langsung dari atasannya seperti yang ditunjukkan dalam struktur organisasinya sehingga pekerjaan akan lebih tekendali karena telah jelas siapa yang memberi perintah, siapa yang menjalankan tugas dan kepada siapa harus melaporkan hasil tugasnya tersebut. Dengan demikian pengendalian terhadap karyawan akan lebih mudah dilakukan. Secara umum pelaksanaan fungsi di tiap bagian sudah cukup baik, dimana fungsi pembuatan daftar gaji dan upah ditangani oleh bagian sumber daya manusia dan fungsi keuangan ditangani oleh urusan keuangan dibagian pembiayaan urusan
administrasi kantor direksi. Pengendalian intern gaji dan upah berdasarkan komputer juga terlihat cukup baik. Bagian teknologi informasi yang melakukan pengembangan terhadap sistem, sedangkan pemeliharannya dilakukan oleh masing-masing bagian yang menggunakan sistem tersebut. Bagian SDM sebagai pemakai sistem pengggajian dan pengupahan memelihara sistem tersebut.
b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Penerapan sistem otorisasi dalam kegiatan perusahaan terutama untuk pengendalian intern gaji dan upah berlangsung cukup baik. Hal ini dapat dilihat dari adanya otorisasi oleh pejabat yang berwenang untuk setiap dokumen yang digunakan dalam penggajian dan pengupahan. Setiap pengangkatan, pemberhentian, kenaikan jabatan dan mutasi karyawan memiliki surat keputusan yang ditandatangani oleh direksi. Perintah lembur diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan. Daftar gaji dan upah diotorisasi oleh bagian sumber daya manusia. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah diotorisasi oleh fungsi akuntansi yang ditangani bagian pembiayaan. Dalam pengendalian intern gaji dan upah berdasarkan komputer, bagian SDM sebagai pengguna sistem penggajian dan pengupahan mengolah transaksi gaji dan upah dan melakukan otorisasi atas data-data yang dihasilkan dari sistem tersebut.
c. Praktik yang sehat
Perusahaan telah menjalankan praktik yang sehat untuk pengendalian intern gaji dan upah. Hal ini terlihat dari pelaksanaan tugas-tugasnya. Misalnya penyimpanan catatan penghasilan yang dilakukan oleh bagian sumber daya manusia sebagai fungsi pembuat daftar gaji dan upah, adanya verifikasi kenbenaran dan ketelitian perhitungan pembuatan daftar gaji dan upah oleh bagian akuntansi sebelum dilakukan pembayarannya. Dalam pengendalian intern gaji dan upah menggunakan komputer, bagian gaji dan upah memastikan bahwa data yang diinput ke dalam sistem adalah data yang benar yang telah diotorisasi dengan sah oleh bagian yang berwenang. Hal ini baik dilkukan untuk menjamin bahwa sistem menghasilkan informasi yang akurat. d. Karyawan yang bermutu
Seperti yang telah dijelaskan bahwa karyawan merupakan unsur penting dalam pengendalian intern perusahaan. Dalam hal ini PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) telah menerapkan pengendalian yang baik dengan mengadakan serangkaian proses sleksi serta training pada rekrutmen karyawannnya. Dengan demikian karyawan yang dipekerjakan merupakan orang-orang yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Bermutu, bertanggung jawab serta jujur. Penempatan karyawan juga disesuaikan dengan pendidikan dan pengalaman mereka. Sehingga dapat mempertanggungjawabkan pekerjaan yang diberikan kepada mereka. Sebelum pegawai ditugaskan untuk menjalankan sistem, mereka diberikan
pelatihan yang memadai untuk menambah keahlian agar pekerjaan yang dibebankan kepadanya dapat dilaksanakan dengan baik. Pada bagian gaji dan upah, pegawai yang mengoperasikan sistem penggajian dan pengupahan dengan komputer sebelumnya telah diberikan pelatihan untuk menjalankan sistem tersebut selama beberapa waktu.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian dari bab pertama sampai dengan bab empat, maka dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Sistem akuntansi gaji dan upah pada PT. Perkebunan Nusantara II (Persero) masih menggunakan sistem manual, dalam arti belum menggunakan sistem clock card.
2. Surat perintah lembur dibuat rangkap satu sehingga mengakibatkan kurangnya pengecekan terhadap karyawan yang lembur serta sebagai bukti dokumen. 3. Pembayaran gaji dan upah sering terlambat, hal ini disebabkan produksi
mengalami penurunan yang mengakibatkan kurangnya dana untuk membayar gaji dan upah para karyawan.
4. Karyawan di kantor direksi dicatat kehadirannya dengan menggunakan absensi manual. Namun kehadiran dan keterlambatan tidak berpengaruh kepada jumlah gaji dan yang diperoleh. Sedangkan pencatatan karyawan di lapangan langsung diawasi oleh mandor dan diotorisasi oleh yang berwenang sehingga mampu meminimumkan kecurangan.
5. Penambahan jumlah gaji hanya dirasakan oleh karyawan pelaksana sedangkan karyawan pimpinan tidak ada penambahan gaji meskipun jam kerja mereka sudah melebihi jam kerja ketetapan dari kantor.
6. Perusahaan masih kurang menunjukkan penghargaan terhadap segenap karyawan karena tidak adanya tunjangan atas prestasi karyawan.
7. Penggunaan komputer untuk pengolahan dokumen-dokumen serta catatan-catatan akuntansi sehingga dapat menghasilkan informasi yang memadai. Dilakukannya pembatasan secara fisik ke komputer serta akses langsung ke program yang mengolah data gaji dan upah yang hanya dapat dilakukukan oleh karyawan tertentu pada bagian sumber daya manusia untuk menjalankannya.
8. Tidak terdapat otorisasi oleh fungsi pencatat waktu terhadap absensi (kartu jam hadir) karyawan, sehingga dapat terjadi kecurangan.
B. SARAN
Secara umum seluruh kegiatan penerapan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan telah berjalan dengan baik, walaupun masih terdapat kelemahan-kelemahan. Namun penulis mencoba memberikan beberapa saran yang mungkin akan berguna bagi pihak perusahaan di masa yang akan datang serta bagi pihak lain yang berkepentingan.
1. Sebaiknya perusahaan mulai menggunakan clock card untuk mengetahui berapa jam para karyawan bekerja, dan hendaknya perusahaan menerapkan kedisplinan dengan memberikan sanksi atau denda bagi keterlambatan dan ketidakhadiran tanpa pemberitahuan oleh karyawan dengan begitu diharapkan
agar kinerja perusahaan akan lebih baik karena jam kerja aktif digunakan untuk bekerja oleh karyawan.
2. Pemberian otorisasi oleh bagian sumber daya manusia pada kertas absensi (kartu jam hadir) karyawan.
3. surat perintah lembur rangkap dua untuk memudahkan pengecekan dan menghitung upah lembur karyawan serta pembayaran gaji dan upah yang tepat waktu untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat menghambat kegiatan operasional perusahaan.
4. Perusahaan perlu memberikan perhatian khusus pada pemberian tunjangan-tunjangan pada karyawan, pemberian penghargaan kepada karyawan yang berprestasi dan penyesuaian gaji buruh dan karyawan sesuai dengan situasi pasar perekonomian kota medan.
DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H., William S. Hopwood, 2000. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi keenam, Terjemahan Amir Abadi Jusuf, Rudi M. Tambunan, Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta.
Hall, James A., 2001. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Pertama, Salemba Empat, Buku Satu, Jakarta.
Hartadi, Bambang, 1999, Sistem Pengendalian Intern Dalam Hubungannya Dengan Manajemen Audit, Edisi Ketiga, Cetakan Pertam, BPFE, Yogyakarta. Malayu S.P Hasibua, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia, Edisi Revisi,
Cetakan Kelima, Bumi Aksara, Jakarta.
Moekijat, 1992. Administrasi Gaji dan Upah, Cetakan Pertama, Mandar Maju, Bandung.
Mulyadi, 2002. Auditing, Buku Dua, Edisi Keenam, Cetakan Pertama, Salemba Empat, Jakarta,
_______, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga, Salemaba Empat, Jakarta.
Mulyadi, Jhony Setiawan, 2001. Sistem Perencanaan dan pengendalian manajemen: Sitem Pelipatgandaan Kinerja Perusahaan, Edisi Kedua, Cetakan Pertama, Salemba Empat. Jakarta.
Tunggal, Amin Widjaja, 1995. Struktur Pengendalian Intern, Cetakan Pertama, PT Rineka Cipta, Jakarta.
