BAB III PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas
3.3.1 Seleksi / Pemilihan Koleksi
Perpustakaan menentukan dan memilih macam bahan pustaka yang akan maka pustakawan harus melakukan pemilihan. Bahan pustaka yang akan dilayankan sedapat mungkin harus bahan pustaka yang sudah dipilih dengan cermat.
Pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen ditentukan oleh petugas perpustakaan, dosen-dosen Universitas HKBP Nommensen yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, agar pengguna dapat memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan.
Tujuan dilaksanakannya pemilihan bahan pustaka adalah supaya bahan bahan pustaka yang akan dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
• Rektorat
• Petugas Perpustakaan • Dosen
• Mahasiswa
Tata laksana pemilihan bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
a) Pengguna perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menyampaikan usulan tersebut di sehelai kertas yang disediakan oleh pihak perpustakaan.
b) Usulan tersebut dikumpulkan kemudian diseleksi mana yang akan menjadi prioritas utama.
c) Petugas perpustakaan mengajukan usulan yang telah diseleksi kepada kepala perpustakaan.
d) Oleh kepala perpustakaan, usulan tadi diteruskan kepada pihak rektorat.
e) Setelah disetujui oleh pihak rektorat, maka yang membeli bahan pustaka tersebut adalah pihak perpustakaan. Dana yang digunakan untuk pembelian bahan pustaka adalah anggaran khusus untuk perpustakaan.
3.3.2 Anggaran
Dana yang telah tersedia tergantung dari besarnya koleksi dan kelengkapan yang akan dibeli. Dari hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan anggaran dana untuk perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan diperoleh dari mahasiswa baru yang dikenakan biaya sebesar Rp. 20.000,- / mahasiswa dan dibayar pada saat terdaftar sebagai mahasiswa, dan untuk mahasiswa yang akan menamatkan kuliah dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000,- / mahasiswa. Hal ini dilakukan hanya satu kali untuk setiap mahasiswa, sumber dana lainnya adalah sumbangan dari yayasan yang jumlahnya sama sekali tidak ditentukan.
3.3.3 Pengadaan
Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyampaikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Agar tugas ini dapat terlaksana dengan baik, perpustakaan harus didukung dengan tersedianya koleksi atau bahan pustaka yang lengkap dan tepat serta sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Dengan demikian perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan penting. Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan kegiaan awal yang menentukan adanya suatu perpustakaan.
Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan 4 (empat) cara yaitu :
1. Pembelian
2. Hadiah / Sumbangan 3. Tukar menukar 4. Penerbitan sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila pihak perpustakaan memiliki dana yang memadai. melalui pembelian, terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki.
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian lebih baik daripada pengadaaan bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah/sumbangan, karena melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan, sedangkan koleksi yang berupa hadiah/sumbangan pada umumnya tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pembelian bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan cara :
• Langsung ke toko buku/penerbit • Melalui perntara biro jasa perusahaan
Proses pembelian bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sepenuhnya dilakukan oleh pihak perpustakaan. Petugas perpustakaan hanya mengajukan bahan pustaka yang akan dibeli. Pembelian bahan pustaka akan dilakukan apabila pihak Rektorat setuju dengan usulan yang diajukan oleh petugas perpustakaan.
2. Hadiah / Sumbangan
Selain melalui pembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara menerima hadiah / sumbangan. Hadiah/sumbangan sering diterima tanpa diminta, khususnya yang diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaa, lembaga asing maupun penerimaan dari perseorangan sebagai kenang-kenangan atau tanda terimakasih.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga menerima hadiah/sumbangan dari pihak luar, seperti perpustakaan lain maupun lembaga-lembaga yang menyampaikan ucapan terimakasihnya ataupun kenang-kenangan berupa bahan pustaka. Ada juga sebagian para dosen-dosen perpustakaan Universitas HKBP
Nommensen Medan yang menyumbangkan buku-buku atau bahan pustaka lainnya, namun hal ini sangat jarang sekali terjadi.
3. Tukar – menukar
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan kegiatan pengadaan bahan pustak melalui tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, seperti Perpustakaan Hermina / Universitas Dharma Agung, Perpustakaan ISTP Medan dan lain-lain. Adapun koleksi yang dipertukarkan seperti buku dan majalah. Tukar menukar dilakukan agar dapat menambah jumlah koleksi bahan pustaka.
4. Penerbitan Sendiri
Penerbitan sendiri merupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilakukan suatu lembaga yang bersangkutan atau unit lingkungannya.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan penerbitan sendiri, dan yang menjadi koleksi penerbitan sendiri di perpustakaan tersebut adalah:
• Diktat • Skripsi/tesis
• Buku-buku panduan untuk mahasiswa yang dibuat sendiri oleh perpustakaan. 3.3.4 Inventarisasi
Langkah awal yang dilakukan terhadap bahan pustaka yang diterima dengan baik yang dipesan maupun yang tidak dipesan, mencakup kegiatan penerimaan dan inventarisasi. Setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan baik melalui pembelian, hadiah maupun titipan ada baiknya bila diberi cap atau stempel tanda kepemilikan
perpustakaan. Biasanya bagian buku yang distempel adalah halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan. Kegiatan inventarisasi pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui jumlah koleksi yang menjadi milik perpustakaan.
Kegiatan inventarisasi yang dilaukan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa keadaan buku
• Memeriksa apakah sesuai dengan pesanan • Memeriksa kualitas buku
• Memeriksa apakah halamannya tidak ada yang terpisah atau rusak 2. Memberi stempel/cap
• Memberi stempel kepemilikan pada bagian depan • Memberi stempel kepemilikan pada bagian tengah buku • Memberi stempel kepemilikan pada bagian belakang buku • Memberi stempel/cap inventarissasi
3 Mencantumkan keterangan pada buku inventarisasi yaitu: • Mencantumkan nomor inventarisasi
• Mengisi tanggal diterimanya buku
• Mencantumkan asal buku/sumber bahan pustaka • Mencantumkan tanggal pengolahan buku
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki cap/stempel inventarisasi kepemilikan, formatnya adalah seperti berikut :
MILIK PERPUSTAKAAN No. Inv :
Gambar – 2 : Format Inventarisasi Kepemilikan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki buku inventarisasi atau buku induk manual yang dibuat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah format buku induk inventarisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.3.5 Pemeliharaan
Pemeliharaan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi perpustakaan. Koleksi bahan pustaka perlu dipelihara dan dilestarikan untuk mewariskan ilmu pengetahuan dan teknologi yang terkandung didalamya kepada generasi yang akan datang. Namun demikian tugas perawatan dan pelestarian tersebut bukanlah tugas yang mudah. Sejak dulu pustakawan telah menemukan musuh bahan pustaka berupa cacing buku, rayap dan kecoak dan berbagai kutu buku lainnya.
Dalam menghadapi serangan berbagai kutu buku, petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan membasmi dengan cara, meletakkan kapur barus pada sela-sela buku dan melakukan pembersihan debu pada bahan pustaka.
Pemeliharaan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Reproduksi bahan pustaka
Reproduksi dilakukan untuk merawat bahan pustaka yang langka dan mudah rusak dengan cara membuat foto copynya.
b. Penjilidan
Bahan pustaka yang sampulnya rusak atau terlalu tipis, bahan pustaka yang benang jahitannya lepas dan bahan pustaka yang memiliki halaman yang tidak berurutan,
sehingga perlu dibongkar untuk dijilid kembali. Penjilidan bahan pustaka yang mengalami kerusakan yang tidak parah diakukan sendiri oleh petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Namun kerusakan bahan pustaka yang terlalu parah dijilid ke tempat panjilidan buku.
c. Pencegahan
Pencegahan faktor-faktor kerusakan koleksi perpustakaan juga memperhatikan faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan koleksi seperti melindungi bahan pustaka dari gangguan mahasiswa, tikus, serangga, cuaca serta berbagai bencana alam. Perpustakaan memberikan ventilasi udara yang cukup, pemberian cahaya dan menjaga kebersihan perpustakaan serta bahan pustakanya.