PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN
D
I
S
U
S
U
N
OLEH :
NIM : 062201011
RIRIS DESI AFNITA UJUNG
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
PROGRAM STUDI D-3 ILMU PERPUSTAKAAN
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : PENGEMBANGAN KOLEKSI DI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN
Oleh : RIRIS DESI AFNITA UJUNG
NIM : 062201011
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zurni Zahara, M.Si NIP.130802473
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : PENGEMBANGAN KOLEKSI DI UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN
Oleh : RIRIS DESI AFNITA UJUNG
NIM : 062201011
Pembimbing I : Laila Hadri Nasution, S.Sos
NIP :
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembaca : Ishak, S.S, M. Hum
NIP :
Tanda Tangan :
Verse Fave
"Keep asking, and it will be given to you…
Keep searching, and you will find…
Keep knocking, and the door will be opened for you…
And all things you ask in prayer, believing, you will receive..."
Amen…!!!
Dengan penuh ucapan syukur Kepada Tuhan Yesus Kristus
Ku persembahkan tulisan ini kepada orang yang kukasihi :
Kedua Orang Tuaku,
Alm. Bapak S. Ujung dan Mama L. br Manik
dan kepada kakakku kak Reni
adik-adikku Imanuel, Marisa, Estri & Okta Ivani Ujung
Serta Mamberru S. Cibro dan Bou Netty Ujung.
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur penulis panjatkan kehadirat bapa disurga dan Tuhan yesus kristus berkat kasih setia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini dengan tepat waktu.
Penulis menyampaikan terimakasih yang tulus kepada kedua orang tuaku Al. Bapak Sahala ujung dan Mama Lisbeth br. Manik, atas doa, bimbingan serta dukungannya yang teramat besar kepada penulisyang tak ternilai harganya, dan kepada kakakku Reni serta adik-adikku yang kusayangi Imanuel, Marisa, Estri dan Okta atas doa dan dukungan yang begitu besar kepada penulis.
Dalam penulisan kertas karya ini penulis banyak mendapat bimbingan, dorongan serta bantuan dari berbagai pihak, baik berupa moril maupun material. Maka pada kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D Selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara, M. Si, selaku ketua program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara
3. Ibu Laila Hadri Nasution, S.Sos, selaku dosen pembimbing penulis yang telah banyak memberikan masukan dan bimbingan selama penulisan kertas karya ini. 4. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd selaku dosen wali penulis
5. Seluruh staf pengajar dan pegawai program studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara
6. Ibu Tiarma Pitauli Siagian, S.Sos, selaku Kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen, yang telah banyak memberikan informasi dan data selama penulis melakukan observasi.
7. Spesial buat mamberru Cibro dan Bou Netty Ujung yang telah banyak memberikan bantuan, dukungan dsan dorongan kepada penulis , semoga Tuhan membalaskan segala kebaikan mam dan bou…
9. Buat kak Terang Dewi, S. STP yang telah banyak memberikan dorongan dan semangat kepada penulis, makasih ya kak… Tuhan memberkati kuliah kakak juga 10.Buat sahabat dan teman seperjuanganku Agatha, Lona, Nevry, Belli, Niswah,
Mardiah Ulfa, makasih buat persahabatan yang indah selama ini
11.Buat sahabat-sahabat SMA ku di SMA N 1 SDK, Martha, Marsaulina, Meriah, Qdank, Ayu, Alberth, Susi, David, Joel, Okta, Wintra, Dicky & Dicko, Toman, serta semua teman-teman yang tidak tersebutkan namanya satu persatu.
12.Buat anak-anak IMIP, dan angkatan 2006 Library and Information Science Good Luck For Us…
Medan Juni 2009
Penulis
DAFTAR ISI
BAB II PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi... 4
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi... 4
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi... 4
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 5
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi... 6
2.2 Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 7
2.2.1 Pengertian Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 7
2.2.2 Tujuan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 8
2.2.3 Syarat Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 9
2.2.4 Prinsip-prinsip Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 9
2.3 Kegiatan Kerja Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi... 10
BAB III PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakan Universitas HKBP Nommensen... 20
3.1.1 Struktur Organissasi... 21
3.2 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 22
3.2.2 Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen... 23
3.2.3 Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan... 24
3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan... 25
3.3.1 Seleksi / Pemilihan Koleksi... 25
3.3.2 Anggaran... 26
3.3.3 Pengadaan... 26
3.3.4 Inventarisasi... 28
3.3.5 Pemeliharaan... 30
3.3.6 Weeding (Penyiangan)…... 31
3.3.7 Stock Opname…... 31
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan... 33
4.2 Saran... 34
LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi pada masa sekarang ini, informasi sudah menjadi kebutuhan penting masyarakat dan dijadikan sebagai sarana utama dalam setiap aktifitasnya. Hal ini tentu saja melibatkan peranan kerja perpustakaan sebagai sarana pelayanan informasi, dimana perpustakaan bekerja dalam menyediakan dan memberikan informasi yang dibutuhkan melalui koleksi yang dimiliki perpustakaan tersebut. koleksi yang dilayankan kepada pengguna sebagai pencari informasi haruslah sesuai dengan apa yang diharapkan oleh pengguna. Untuk kesesuaian tersebut pihak perpustakaan harus berupaya menyediakan bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat atau pengguna di lingkungan perpustakaan tersebut.
Demikian halnya peranan kerja perpustakaan perguruan tinggi yang dituntut untuk memfungsikan dirinya sebagai pusat pelestarian ilmu pengetahuan, pusat belajar,
pusat penelitian dan pusat penyebaran informasi. oleh sebab itu perpustakaan dituntut untuk mengembangkan koleksinya, baik koleksi dalam bentuk cetak maupun koleksi dalam bentuk non cetak, yang mengacu kepada suatu standar kualitas yang diinginkan perguruan tinggi yang bersangkutan.
Dengan adanya pengembangan koleksi yang bersangkutan baik dalam bentuk cetak maupun non cetak, maka tercapailah pelayanan perpustakaan yang optimal. Pengembangan koleksi perpustakaan dilakukan untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi yang diinginkan oleh semua jurusan atau program studi yang diasuh oleh perguruan tinggi tersebut. Kualitas pengembangan koleksi diharapkan dapat memenuhi kebutuhan literatur dalam setiap mata kuliah. ”Seleksi (selection) atau pemilihan bahan pustaka adalah kegiatan pustakawan memilih judul-judul buku atau bahan-bahan dengan subjek-subjek yang sesuia dengan kebutuhan perpustakaan.” (Perpustakaan Nasional RI : 1998).
Pengembangan koleksi tidak akan terlepas dari pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi merupakan salah satu kegiatan bidang pelayanan teknis. Kegiatan ini dilakukan suatu perpustakaan perguruan tinggi dalam upaya peningkatan kualitas pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan.
mutuatau kualitas isi koleksinya. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, orientasi pengembangan koleksi sesuai dengan Tridarma perguruan tinggiitu adalah menunjang pendidikan dan pengajaran. Pengebangan koleksi, juga diharapkan menunjang kegiatan penelitian dan kegiatan pengabdian pada mesyarakat.
Pada darma pendidikan dan pengajaran, perpustakaan diharapkan mampu menyediakan sumber-sumber informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan oleh setiap mata kuliah, setiap program studi, jurusan dan fakultas. Bahan pustaka yang dimaksud adalah bahan pustaka yang diperlukan oleh mahasiswa maupun tenaga kerja dan civitas akademika lainnya. Perpustakaan perguruan tinggi diharapkan mampu menyediakan bahan pustaka atau sumber informasi dalam berbagai bidang dan berbagai sumber bibliografis yang diperlukan untuk penelusuran informasi.
Dari uraian di atas, permasalahan yang akan dibahas dalam kertas karya ini adalah Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, yang mana perpustakaan ini memiliki jumlah koleksi yang sangat minim dibanding dengan jumlah pengguna perpustakaannya baik mahasiswa, dosen maupun staf. Maka dari itu penulis tertarik
untuk menulis ketas karya dengan judul ”Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan ”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun yang menjadi tujuan penulis dalam penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut :
1. Untuk menambah wawasan penulis mengenai pengembangan koleksi pada perpustakaan perguruan tinggi.
2. Untuk mengetahui kegiatan Pengembangan Koleksi secara umum.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul yang penulis pilih, maka ruang lingkup pembahasan dalam kertas karya ini dititkberatkan pada kegiatan kerja pengembangan koleksi, yaitu :
• Komponen-komponen koleksi
• Kewenangan kegiatan pengembangan koleksi • Pengadaan bahan pustaka
• Pemeliharaan bahan pustaka
1.4 Metode Pengumpulan Data
a. Tinjauan literatur
Tinjauan literatur ini dilakukan untuk mendapatkan informasi dengan menggunakan bahan bacaan yang berhubungan dengan pembahasan kertas karya ini yang bersifat teoritis yaitu dengan cara membaca buku-buku, literatur dan sumber lain yang mendukung dalam penulisan kertas karya ini.
b. Observasi
BAB II
PENGEMBANGAN KOLEKSI
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi sebagai sarana penyebar informasi dilingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para penggunanya. Untuk itu Perpustakaan perguruan tinggi harus benar-benar melaksanakan fungsi-fungsi tersebut demi terciptanya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dengan fungsi perpustakaan tersebut.
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
”Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan perguruan tinggi” (Syarial-Pamuntjak 2000: 5).
”Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi” ( Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi 2004 : 3).
Dari kedua pendapat diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggidan lembaga-lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus serta tugas dan fungsi utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
• Dharma Pertama
yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakan dengan cara mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan, dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.
• Dharma Kedua
yaitu penelitian, dilakukan melalui kegiatan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti.
• Dharma Ketiga
yaitu pengabdian kepada masyarakat, diselenggarakan melalui kegiatan mengumpulkan , mengolah, menyimpan, menyajikan informasi bagi masyarakat.
Menurut Massofa (2008) pada dasarnya tujuan perpustakaan adalah : 1. Menunjang program pendidikan, penelitian.
2. Memenuhi kebutuhan akan informasi. 3. Memenuhi kebutuhan sosial.
4. Memenuhi kebutuhan kultural dan spiritual masyarakat. 5. Memenuhi kebutuhan akan rekreasi.
6. Berfungsi sebagai repository atau perpustakaan deposit.
Dari kedua pendapat di atas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang ada dalam lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta memberikan berbagai jasa informasi untuk mendukung, memperlancar sertamempertinggi kualitas program kegiatan perguruan tinggi tempatnya bernaung.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam buku Pedoman Umum PengolahanKoleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1994 : 4) fungsi perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan 2. Pusat belajar
3. Pusat pengajaran 4. Pusat penelitian
5. Pusat penyebaran informasi
Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, menhgolah dan merawat bahan pustaka serta mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus. Perpustakaan juga dapat berfungsi sebagai pusat belajar mengajar atau sebagai pusat penelitian bagi mahasiswa dan dosen.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) dikemukakan bahwa fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1.Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang medukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2.Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3.Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan–bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi mutlak dimiliki, karena tugas perguruan tinggi adalah menghasilkan karya–karya penelitian yang dapat diaplikasikan untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang.
4.Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademik dan staf non-akademik.
6.Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7.Fungsi Interpretasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Dari uraian diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan berfungsi sebagai penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misi perguruan tinggi. Perpustakaan perguruan tinggi juga dapat berfungsi sebagai pusat rekreasi bagi pengguna dan semua hasil karya-karya yang dimiliki peerguruan tinggi dapat dipublikasikan di perpustakaan perguruan tinggi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam mencapai visi dan misi perpustakaan perguruan tinggi memiliki tugas-tugas yang sudah ditentukan dan disepakati bersama. Dalam buku Pedoman Umum
Pengolahan Koleksi Perguruan Tinggi (1999 : 5) yang menjadi tugas dari perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pelajar.
2. Menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan untuk menyediakantugas-tugas dalam rangka studinya
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa cetak maupun tidak tercetak.
Tugas perpustakaan perguruan tinggi yaitu mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada, karena apabila bahan pustaka yang ada di perpustakaan informasinya tidak mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maka pengguna akan jarang datang ke perpustakaan. Diketahui informasi pada saat ini sangat cepat berkembang, oleh karena itu perpustakaan harus mengikuti perkembangan kurikulum dan informasi yang ada yang menjadikan pengguna perpustakaan akan sering datang ke perpustakaan dan kebutuhan mereka akan terpenuhi.
2.2 Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pengembangan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harusdilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi.
Pengembangan koleksi dilakukan untuk mencapai tujuan perpustakaan yaitu untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan.
2.2.1 Pengertian Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebelum menguraikan pengembangan koleksi, terlebih dahulu diuraikan pengertian pengembangan dan pengertian koleksi. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, pengembangan artinya ”proses”, sedangkan pengertian koleksi berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 11) adalah ”Semua pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi pengguna”.
mengembangkan dan memperluas koleksi yang ada di perpustakaan perguruan tinggi terutama aspek pemilihan dan pengadaan bahan pustaka menuju ke arah yang lebih baik. Aspek pemilihan dan pengadaaan bahan pustaka merupakan suatu proses mengidentifikasi informasi yang akan ditambah pada koleksi perpustakaan perguruan tinggi. Pelaksanaan ini terdiri dari pemilihan, pengadaan bahan pustaka baik dengan cara pembelian, tukar menukar, hadiah/sumbangan, dan terbitan sendiri.
Dalam melaksanakan kegiatannya, pengembangan koleksi tidak akan terlepas dari pembinaan koleksi. Pengembangan koleksi merupakan salah satu kegiatan kerja pelayanan teknis yang harus dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi. Kegiatan ini meliputi, penyediaan dan pemberian pelayanan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan perguruan tinggi dalam mendukung, memperlancar dan
meningkatkan kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi yang bersangkutan.
2.2.2 Tujuan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan perguruan tinggi aadalah hendaknya selalu mencerminkan perpustakaan perguruan tinggi sebagai unsur penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999:14) dirumuskan bahwa tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut :
1. Mengadakan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang diperlukan oleh dosen, mahasiswa, staf dan lainnya bagi kelancaran program pengajaran di perguruan tinggi.
2. Mengadakan buku, jurnal dan bahan pustaka lainnya yang diperlukan peneliti sejauh dana tersedia.
3. Mengusahakan menyimpan dan merawat bahan pustaka yang bernilai sejarah yang dihasilkan oleh civitas akademika.
5. Menyediakan tenaga yang cakap serta penuh dedikasi untuk melayani kebutuhan pengguna perpustakaan perguruan tinggi, dan memberikan pelatihan dan bimbingan pemakai bahan pustaka.
6. Bekerjasama dengan perpustakaan perguruan tinggi lain untuk mengembangkan program perpustakaan perguruan tinggi.
Tujuan pengembangan koleksi akan terlaksana dengan baik dan lancar apabila pihak perpustakaan perguruan tinggi menjalin kerjasama yang baik dengan staf, pengajar, pegawai maupun dengan pengguna lainnya.
2.2.3 Syarat Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Untuk dapat memberikan pelayanan informasi dalam rangka mencapai tujuan perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan perguruan tinggi harus berusaha
menyediakan berbagai informasi yang diperlukan agar dapat mendukung pelaksanaan program Tri Dharma perguruan tinggi.
Menurut Soeatminah (1992 : 67), syarat-syarat yang harus diperhatikan dalam pembinaan koleksi agar dapat berjalan dengan baik yaitu :
1. Minat dan Kebutuhan
Pemakai perpustakaan perguruan tinggi setiap pribadi atau kelompok masyarakatmempunyai minat dan kebutuhan akan informasi yang berbeda satu sama lain. Setiap perpustakaan perguruan tinggi perlu mengetahui minat masyarakat yang dilayani sehingga perli melakukan survey ke lapangan.
2. Dana dan Sarana
Pembinaan koleksi memerlukan dana dan sarana, maka perpustakaan perguruan tinggi harus mempersiapkannya melalui perencanaan yang rinci, legkap dan sistematis.
3. Prosedur dan Tata kerja
Prosedur dan tata kerja telah ditentukan dalam perencanaan yang rinci, lengkap dan sistemartis
4. Laporan
Pengembangan koleksi suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak akan terlepas dari tujuan perpustakaan perguruan tinggi. Dari kutipan diatas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan harus menyesuaikan koleksi dengan kebutuhan pengguna dengan dana yang telah disediakan, dalam pemilihan koleksi harus mengikuti tata kerja yang yang ada dalam membuat laporan kepada lembaga induk.
2.2.4 Prinsip-Prinsip Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi Untuk memberikan pelayanan informasi yang baik bagi pengguna perpustakaan perguruan tinggi, maka perlu diperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan prinsip-prinsip pengembangan koleksi.
Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 69),
pinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam pengembangan koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagaimana juga terdapat dalam pembinaan koleksi yaitu :
1. kerelevanan
Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat. Karena perpustakaan perguruan tinggi perlu diperhatikan jenis dan jenjang program yang ada. Jenis program yang berhubungan dengan jumlah dan besar fakultas, jurusan, program studi, lembaga dan lauinnya.
2. Berorientasi pada kebutuhan pengguna
Pengembangan koleksi harus ditujukan kepada pemanuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah mahasiswa, tenaga pengajar, tenaga peneliti, karyawan yang kebutuhan informasinya berbeda-beda.
3. Kelengkapan
Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku pengajaran yang langsung dalam perkuliahan saja, tetapi juga meliputi bidang ilmu yang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap.
4. Kemutakhiran
Koleksi hendaknya mencerminkan kemutakhiran. Ini berarti bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mengadakan dan memperbaharui bahan pustaka sesuai
dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerjasama
guna dan berhasil guna. Selain itu perpustakaan perguruan tinggi juga perlu melakukan kerjasama dengan pihak luar perguruan tinggi, kerjasama dilakukan dengan pihak-pihak yang antara lain: Pemerintah, Lembaga-lembaga penelitian, Perpustakaan Perguruan Tinggi lain dan sebagainya.
2.3 Kegiatana Kerja Pengembangan Lokasi Perpustakaan Perguruan Tinggi Penegembantgan koleksi mneliputi kegiatan memilih dan mengadakan behan perpustakaan sesuai dengan kebijakanyang diterapkan oleh pustakawan bersama-sama dengan sivitas akademika perguruan tinggi.
Kegiatan kerja pengembangan koleksi bertujuan :
• Sebagai alat untukmenyatukan pendapat dalam bidang apa yang perlu dikembangkan
• Sebagai alat koordinasi antara orang-orang yang terlibat/ bertanggungjawab dalam pengembangan koleksi.
• Sebagai alat untuk mencapai konsistensi di dalam pembinaan koleksi. • Sebagai alat untuk mengurangi jumlah personil pengambilan keputusan. • Sebagai alat untuk menghindari perbedaan pendapat antar orang yang terlibat
di dalam penmgembangan koleksi dan para pemakai perpustakaan.
2.3.1 Pemilihan / seleksi
Proses pemilihan bahan perpustakaan bias dimulai dari pistakaawan sendiri atau pengguna. Dalam melakukan pemulihan berarti pustakawan menentukan apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan pemakai atau tidak
Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi atau pemilihan bahan pustaka adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen,
atau juga sebuah komisi penaseat/pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu utgasnya adalah memilih atau menyerahkan terbitan berseri yang akan dilanggan. Komisi tersebut bisa saja terdiri dari pustakawan dosen, pimpinan fakultas dan mahasiswa.
1. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran 2. Memahami tujuan dan fungsi perpustakaan tempat ia bekerja. 3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. Mengenal prinsip-prinsip koleksi.
5. Mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu koleksi 6. Memahami berbagai kendala yang ada.
Beberapa faktor pertimbangan dalam seleksi/pemilihan bahan pustaka adalah :
a. Buku, yaitu keadaan buku yang dijadikan koleksi perpustakaan ketika dijual di pasaran dan proyeksi buku tersebut di masa yang akan dating.
b. Pengguna, yaitu kebutuhan pengguna yang bervariasi. Namun, tim selektor dari pihak perpustakaan harus mampu menyediakan bahan pustaka yang dibutuhkan pengguna menurut skala prioritas.
c. Pustakawan, yaitu tim selector mempunyai keahlian dalam pengembangan koleksi dan mampu memprediksi dan merumuskan koleksi yang akan dilayani perpustakaan dari beberapa usulan dalam pengembangan koleksi. d. Anggaran dana, yaitu kemampuan financial perpustakaan pada program
pengembangan koleksi yang bertujuan memberi kepuasan pada pengguna dengan koleksi yang akan disediakan. (Massofa, 2008)
2.3.2 Anggaran
Sebagai suatu organisasi, perpustakaan juga memerlukan dana . Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menunjang kurikulum, pendidikan , penelitian, dan pengabdian kepada masyaarakatperguruan tinggi dengan
baik. Tidak ada rumus yang umum untuk menentukan berapa dana yang harusdialokasikan untuk perpuistakaan, tetapi jumlah yang disarankan adalah 5 % dari seluruh anggaran perguruan tinggi negeri, gaji pegawai tidak termasuk ke dalam persentase tersebut.
Penghematan dana harus dilakukan hal ini dapat dijalankan dengan berbagai cara, misalnya dengan membangun satu perpustakaan dalam satu kampus sehingga duplikasi koleksi dapat dihindari dan titik layanan dapat dikurangi. Hal ini berarti efisiensi nterhadap SDM dan sumber daya lainnya. Bentuk efisiensi lain adalah penempatan terminal computer yang terhubung dalam jaringan local (internet) dan atau global (internet) di jurusan dan unit lain untuk mempermudah pengguna mengakses informasi dan memberikan layanan yang disediakan oleh perpustakaan.
Penghematan juga dapat dilakukan denga melaksanakan kerja sama antar perpustakaan dalam bidang pengembangan koleksi dan layanan, yang akan mengurangi duplikasi pengadaan bahan perpustakaan di perpustakaan yang menjadi anggota jaringan kerja sama. Kerja sama perpustakan dapat pula diselenggarakan dalam pengolahan bahan
perpustakaan, seperti pembuatan catalog, oleh penyalur buku atau pihak lain di luar perpustakaan.
Terdapat berbagai sumber dana bagi anggaran perpustakaan, yaitu daari npemerintah yang berupa anggaran rutin dan anggaran pembangunan, dairi kalangan
masyarakat pendidikan dan sumber lainnya. Anggaran rutin umumnya disunakan untuk membiayai keperluan kantor (alat tulis kantor dan lain-lain). Anggaran pembangunan tidak tetap besarnya, tergantung kepada usulan yang diajukan oleh perguruan tinggi masing-masing melaluiDaftar Usulan Proyek (DUP). Dalam hubungan ini perpustakaan harus selalu merencanakan kegiatan yang mendukung kegiatan perguruan tingginya, dan kegiatan lain dalam rangka pengmbangan perpustakaan . Sumber dan lainnya yang berasal dari masyarakat, berupa Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), yang yang besarnya berbeda untuk setiap perguruan tinggi. Dapat dicatat pula bahwa pemerintah daerah, lembaga di dalam dan di luar negeri dan pihak-pihak lain pemerhati perpustakaan juga merupaka untuk dana.
2.3.3 Pengadaan
Kegiatan pengadaan dilakukan untuk menambah dan melengkapi koleksi yang sudah ada. Setiap koleksi perpustakaan yang telah diseleksi menjadi koleksi perpustakaan yang harus dibina untuk dikembangkan, karena tugas utama dari seluruh perpustakaan adalah meyediakan koleksi bahan pustaka kepada penggu na perpustakaan sesuai dengan kebutuhan.
Cara pengadaan bahan pustaka perguruan tinggi dilaksanakan sebagai berikut : 1. Pembelian dan Pelangganan
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila perpustakaan memiliki dana yang memadai.
Melalui pembelian , terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan puataka yang dikehendaki. Sebelum pembelian bahab pustaka dilakukan, terlebih dahulu diadakan
penelitian secara cermat, yaitu dengan memperhatikan dan meneliti kembali bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
Langkah-langkah pembelian bahan pustaka dengan cara berlangganan untuk koleksi terbitan adalah sebagai berikut :
• Memeriksa dan melengkapi dat bibliografi bahan pustaka yang diusulkan • Mencocokkan usulan dengan bahan pustaka yang dimiliki malalui katalog
perpustakaan tau pangkalan data perpustakaan. • Menerima atau menolak usulan
• Membuat daftar pesanan beberapa rangka menurut kebutuhan • Mengirimkan daftar pesanan
• Menyiapkan satu rangkap daftar pesanan • Membayar pesanan / langganan
• Menyusus laporan pembelian dan pelangganan (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54)
•
Pembelian bahan pustaka dapat dilakuka dengan berbagai cara misalnya : • Langsung ke took buku atau penerbit
• Melalui perantara biro jasa perusahaan
Prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dilanggan adalah sebaga berikut :
• Memeriksa secara teliti bahan pustaka yang diterimadan surat pengantarnya • Mencocokkan bahan pustaka yang diterima dengan pesanan
• Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai dengan pesanan , cacat atau rusak disertai dengan permintaan penggantian.
• Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepda pengirim.
• Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
• Membuat berita acar penerimaan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54).
Proses di atas dilakukan dengan tujuan aga bnahan pustaka tidak ada yang tidak sesuai dengan daftar pesanan, atau tidak sesuai dengan yang telah dipesan oleh perpustakaan.
2. Hadiah / Sumbangan
Selain melaluipembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan denga cara menerima hadiah / sumbangan. Hadiah / sumbangan didapat melalui dua cara yaitu : hadiah diatas permintaan dan hadiah tidak diatas permintaan. Hadiah / sumbangan yang diteriman tidak atas permintaan, biasanaya diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaan lembaga asing maupun penerimaan dari persseorangan dari kenang kenangan atau tanda
terima kasih. Bahan pustaka dapat diterima secara langsungdari penyumbang sebvaiknya diperiksa dengan cara :
• Meneliti kiriman bahan pustaka hadiah dan mencocokkannya denga surat pengantar
• Memiih bahan pustaka hadiah yang dibutuhkan
• Menyisihkan bahan pustaka yang diterima melalui hadiah yang tidak diperlukan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59)
• Menyusun daftar bahan pustaka yang diperlukan • Mengirim ssurat permohonan bahan pustaka
• Memeriksa dan mencocokkan daftar kiriman bahan fustaka denfga surat pengantarnya
• Mengirim kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
• Mengolah bahan pustaka yang diterima seperti pengolahan bahan pustaka lainnya. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:54)
3. Tukar – menukar
Tukar menukar adalah suatu kegiatan bahan putaka yang dilakukan antar perpustakaan. Pertukaran ini dilakukan karena perpustakaan memiliki koeksi yang jumlah eksemplarnay berlebihan atau koleksi yang dimiliki tidak sesuai dengan fungsi dan tujuan perpustakaan. Buku yang akan ditukarkan ini dapat ditawarkan kepada perpustakaan yang mau bekerja sama.
Kerja sama tukar-menukar ini dapat dilakukan bukan atas dasar harga buku, tetapi didasarkan atas saling membutuhkan dan juga membina hubungan baik antar perpustakaan yang bersangkutan. Melalui hubungan kerja sama antar perpustakaan dalam
hal tukar-menukar dapat diharapkan saling mengisi kekurangan masing-masing baik berupa bahan pustaka maupun informasi. Perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan pustaka perlu :
• Mendaftar bahan pustaka yang akan ditukarkan • Mengirim daftar penawaran disertai persyaratan
• Menerima kembali daftar penawaran yang sudah dipilih pemesan. • Mencatat alamat pemesan
• Menyampaikan bahan pustaka yang dipilih perpustakaan atau lembaga yang memesan. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004)
4.Terbitan Sendiri
Terbitan sendiri meupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilaksanakan oleh perpustakaan itu sendiri dan lembaga yang bersangkutan atau unit- unit dilingkungan.
Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) terbitan sendiri meliputi :
• Makalah seminar, symposium, konferensi
• Laporan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat • Pidato pengukuhan
• Artikel yang diduplikasikan di media massa • Publukasi internal kampus
• Majalah atau billetin kampus.
2.3.4 Inventarisasi
Inventarisasi bahan pustaka adalah pendapatan bahan pustaka yang menjadi koleksi bahan perpustakaan. Pendapatan tersebut dilakukan pada buku inventaris atau dengan computer jika perpustakaan sudah automasi.
Pendapaatan ini dilakukan untuk memudahkan perpustakaan mengetahui bahan pustaka yang menjadi hak milik perpustakaan denga spesifik mulai daari nomor induk , judul, jenis, jumlah, harga dan informasi yang ada dalam buku induk.
Menurut Soeatminah (1992:2) mengatakan bahwa inventarisasi adalah: 1. Mencatat setiap eksemplar dalam buku induk
2. memberi nomor induk atau inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku bersangkutan.
3. Majalah lepas dicatat dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima
4. majalah yang dijilid diperlukan sebagai buku
5. Memberikan cap atau stempel milik pada setiap buku, pada halaman tertentu yang telah ditentuka sebelumnya.
Pengertian inventarisasi di atas dapat disimpulkan bahwa kegiatan inventarisasi membrikan banyak keuntungan untuk perpustakaan. Adapun keuntungan yang didapat dari kegiatan inventarisasi sebagai berikut :
1. Mempemudah puatakawan dalam merencanakan bahan pustaka
3. Pustakawan dapat mengetahui bahan pustaka yang belum ada atau sudah dimiliki
4. mengetahui jumlah bahan pustaka yang dimiliki suatu perpustakaan pada kurun waktu tertentu.
5. mengetahui bahan pustakayang hilang.
Setiap buku yang diterima dberi tanda atau cap perpustakaan sebagai milik perpustakaan, selanjutnya didaftar atau diinventarisasi dalam buku induk . Informasi yang dicatat dalam buku induk adalah :
• Tanggal penerimaan buku • Nomor urut atau nomor induk • Pengarang
• Judul buku
• Penerbitan atau tempat terbit • Edisi atau tahun
• Harga • Sumber
• Keterangan, dalam kolom ini dicantumkan hal-hal lain yang dianggap perlu dan belum dicantumkan dalam kolom yang disediakan (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004)
Proses inventarisasi yang baik dapat menghindari kerugian ataupun kehilangan bahan pustaka yang dapat dilakukan oleh pihak-pihak orang yang tidak bertanggungjawab.
2.3.5 Stock Opname
yanhg sesuai dengan dubjek yang dicakup oleh perpustakaan, kegiatan ini biasa disebut dengan kegiatan stock opname.
Stock opname dilakukan karena perpustakaan akan mengalami perubahan keadaan koleksi Karen rentang waktu yang lama. Perubahan koleksi terjadi pada berbagai macam dan meliputi kualitas dan kuantitas koleksi yang semakinmenurun. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) perubahan kualitas koleksi perpustakaan dapat dilihat pada keadaan sebagai berikut :
a) Jumlah koleksi tidak sesuai dengan buku induk kerena terjadi kehilangan koleksi akibat ulah pengguna atau ulah pustakawan sendiri.
b) Keadaan fisik koleksi telah usang dan sudah tidak layak pakai sehingga harus mendpat perawatan dari perpustakaan.
Agar kegiatan stock opname dapat berjalan dengan lancer dan cepat, sebaiknya perpustakaan tidak melakukan pelayanan (tutup) untuk beberapa minggu. Oleh Karena itu perpustakaan melakukan kegiatan stock opname dilakukan pada saat mahasiswa libur panjang. Kegiatan stock opname bertujuan untuk :
a) Mengetahui dengan cepat profil koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan
b) Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar)koleksi bahan pustaka menurut golongan kalsifikasi dengan tepat.
c) Menyedikan jajaran catalog yng tersusun rapi yang mencerminkan kondisi koleksi bahan pustaka
d) Mengetahui dengan tepat buku-buku yang tidak ada katalognya e) Mengetahui dengan tepat buku-buku yang dinyatakan hilang
f) Mengetahui denga tepat kondisi buku, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap. (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004).
Perlu banyak pertimbangan dalam melakukan kegiatan stock opname, karena ada beberapa keuntungan dan kerugian yang akan didapatkan dalam kegiatan tersebut.. Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004). Beberapa keuntungan dari stock opname adalah :
a) Dapat mengetahui koleksi yang tidak diminati pengguna b) Dapat mengetahui koleksi yang diminati pengguna
d) Dapat memperoleh susunan koleksi yang rapi pada rak
e) Dapat memberikan penambahan program perpustakaan yang lain seperti wedding dan membersihkan koleksi perpustakaan.
Adapun kerugian stock opname adalah dapat mengganggu kenyamanan pengguna. Kenyamanan pengguna dapat dilihat pada penagihan buku yang sedang dipinjam. Kenyamanan pengguna dapat juga dilihat pada perturan tidak adanya pelayanan pada pengguna selama kegiatan stock opname berlangsung.
2.3.6 Pemeliharaan
Bahan pustaka yang diseleksi bukan hanya dikjadikan koleksi yang dinylakan kepada pengguna. Namun bahan pustaka tersebut harus dirawat dan dilestarikan. Pemeliharaan bahan pustaka ssangatlah penting dilakukan agar kondisi fisik dan informasi yang tercantum di dalamnya dapat terjaga sehingga dapat dilayankan kepada masyarakat pengguna perpustakaan.
Berdasarkan yang tercantum dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004) pemeliharaan dapat dikategorikan kedalam 3 (tiga) jenis yaitu :
• Perawatan Fisik
Perawatan fisik bahan pustaka merupakan upaya untuk menjaga agar kondisi fisik bahan pustaka bertahan lama dan koleksi tetap berdaya guna sejalan dengan perkembangan perguruan tinggi.
• Pelestarian
Pelestarian adalah upaya untuk menyimpan kandungan informasi sebuah pustaka dalam bentuk bahan pustaka aslinya atau dengan cara alih media misalnya surat kabar dibuatkan bahan pustaka reniknya.
• Pengawetan
Pengawetan merupakan upaya agar kondisi fisik bahan pustaka tetap utuh dan bertahan lama dengan cara memperbaiki, menjilid atau melaminasi.
Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 63) tujuan perawatan bahan pustaka meliputi hal berikut :
1. Mencegah penyebab keruskan bahan pustaka 2. Melindungi bahan pustaka dari factor kerusakan
2.3.7 Weeding (Penyiangan)
Kebutuhan pengguna perpustakaan semakin lama akan semakin bervariasi dan berubah. Hal tersebut akan menuntut perpustakaan untuk segera mengganti koleksi perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pengguna seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
“Pengguna yang dilayani perpustakaan akan berubah kebutuhannya dari waktu kewaktu. Sebagai contoh perguruan tinggi mungkin berubah kurikulumnya, ataupun dengan adanya kemajuan-kemajuan dalam ilmu pengetahuan dan teknologi,maka sebagian materi bahan pustaka menjadi usang” (Yulia: 1998, 193).
Menurut yang tercantum dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64) penyiangan koleksi adalah pemilihan bahan pustaka yang dinilai tidak
bermanfaat lagi bagi perpustakaan. Tujuan antara lain, untuk:
1. Membina dan memperbaiki nilai pelayanan informasi oleh perpustakaan 2. Memperbaiki penampilan dan kinerja perpustakaan
3. Meningkatkan daya guna dan hasil guna ruang dan koleksi.
Penyiangan koleksi dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Menyingkirkan bahan pustaka dari tempatnya ke ruang penyimpanan khusus 2. Menghapus atau memusnahkan bahan pustaka
3. Menghadiahkan bahan pustaka ke perpustakaan lain
4. Menukar bahan pustaka dengan bahan pustaka lain Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 64)
Berdasarkan buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 65)bahan pustaka yang perlu disiangi antara lain :
1. Bahan pustaka yang isinya tidak relevan dengan program perpustakaan perguruan tinggi
2. Bahan pustaka yang isinya isinya sudah usang 3. Bahan pustaka yang sudah ada edisi barunnya
4. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap dan tidak dapat dilengkapi atau tidak dapat diganti lagi
BAB III
PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
HKBP NOMMENSEN MEDAN
Universitas HKBP Nommensen didirikan pada tanggal 7 Oktober 1954 di Pematang Siantar. Nama Nommensen diambil dari nama seorang missionaris Jerman yang datang ke tanah Batak. Pada awal berdirinya Universitas HKBP Nommensen mempunyai 3 fakultas, yaitu fakultas Theologia, fakultas Ekonomi dan fakuktas Hukum. Kemudian pada tahun 1955 Universitas HKBP Nommensen dipindahkan ke Medan dan berlokasi di jalan sutomo, namun saat ini Universitas HKBP Nommensen beralamat di jalan Perintis Kemerdekaan (persimpangan dengan jalan Sutomo).
Universitas HKBP Nommensen mengalami perkembangan yang dapat dilihat dengan berdirinya Fakultas Peternakan pada tahun 1976, Fakultas Pertanian pada tahun 1984, dan Fakultas Kesenian pada tahun 1987. Seiring dengan perkembangannya, pada tahun 1988 Fakultas Theologia yang awalnya bernaung di Universitas HKBP
Nommensen Medan memisahkan diri menjadi Pendidikan Khusus Theologia di Universitas HKBP Nommensen Pematang Siantar.
Setelah 4 (empat) tahun berdirinya Universitas HKBP Nommensen, maka tepatnya pada tahun 1958 dibangunlah perpustakaan dengan koleksi buku yang minim.
Selama periode awal berdirinya Universitas HKBP Nommensen Medan kepemimpinan perpustakaan belumlah tercatat secara akurat. Baru kemudian pada tahun 1981 perpustakan dikepalai oleh Bapak F.M Naiborhu mulai masa jabatan kepala perpustakaan tahun 1981 sampai dengan tahun 1997. Kemudian tahun 1997 sampai dengan tahun 1999 dikepalai oleh Ibu Tiara Pasaribu, dalam jarak dua tahun kepemimpinan perpustakaan berganti dan digantikan oleh Bapak Nallom Siagian, masa jabatan beliau pun hanya samapi kurang lebih satu tahun. pada tahun 2000 kepemimpinan perpustakaan digantikan oleh Ibu Santi Sitorus, beliau memimpin sampai pada tahun 2008. Pada tahun 2008 tepatnya tanggal 16 Juli perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dikepalai oleh ibu Tiarma Pitauli Siagian, S.Sos, dengan latar belakang pendidikan S1 Ilmu Perpustakaan. Sampai sekarang ini beliau masih menjabat sebagai kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.1.1 Struktur Organissasi
baik besar maupun kecil perlu diatur san ditata dengan baik, sehingga pelaksanaan kegiatan kerjanya dapat berjalan dengan baik.
Sebagai bagian dari Universitas HKBP Nommensen, perpustakaan Universitas HKBP Nommensen memiliki struktur organissasi seperti yang digambarkan berikut ini :
Srtuktur Perpustakaan Universitas Hkbp Nommensen
Gambar -1 : Srtuktur Perpustakaan Universitas Hkbp Nommensen Wakil Rektor
Wakil Rektor
Bag. Pelayanan Perpustakan
P. Siantar
Bag. Database Perpustakaan
Sub. Bag. Administrasi Kepustakaan
Sub. Bagian layanan Pengguna
Adm. Kepustakaan
Sub. Bag. Layanan Pengguna
Sub. Bag. Layanan Pengolahan
Secara sistematis unsur pada struktur organisasi Perpustakaan perpustakaan Universitas HKBP Nommensen adalah sebagai berikut :
1. Kepala Perpustakaan
Bertugas memimpin perustakan mengatur dan membagi tugas para karyawan perpustakaan yang berjumlah sekitar 14 orang petugas perpustakaan termasuk pimpinan perpustakaan. Kepala perpustakaan yang bertanggungjawab langsung kepada Wakil Rektor I. Tugas kepala perpustakaan yaitu:
• Menetapkan kebikjakan pokok perpustakaan, yaitu meliputi penyusunan rencana kerja dan program kerja perpustakaan
• Merencanakan pembinaan koleksi
• Menyusun anggaran belanja dan melaksanakanya • Membuat rencana pengembangan perpustakaan. 2. Administrasi Kepustakaan
• Pencatatan keanggotaan
• Pencatatan anggaran perpustakaan • Surat menyurat
3. Kepala Sub Bagian Layanan Pengguna
• Melayani proses peminjaman buku/bahan pustaka • menyusun stasistik pengunjung
• Menyusun koleksi di rak
3.2 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
3.2.1 Ketenagaan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Ketenagaan adalah tenaga kerja, yaitu manusia yang berperan dinamis dalam melaksanakan seluruh kegiatan kerja. Perpustakaan perguruan tinggi dapat berfungsi esuai dengan perannya apabila kondisi tenaga kerja dapat menunjang fungsi dan tujuan yang diperankan oleh perpustakaan perguruan tinggi tersebut.
Tabel – 1: Tabel Pegawai Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
No Nama Pegawai Latar Belakang
Pendidikan
Jabatan
1 Tiarma Pitauli Siagian S1 Ilmu Perpustakaan Kepala Pimpinan Perpustakaan
2 Sondang Sinaga D3 Ilmu Perpustakaan Kepala Bagian Database
3 Dorti SMA • Anggota Bagian Database
4 Friska Simangunsong D2 Ilmu Perpustakan Kepala Bagian Pelayanan
5 Mora Sianturi S1 Ilmu Hukum Sub Bagian Pengolahan
6 Hurhayati SMA • Anggota Bagian Pengolahan
7 Riwati Simamora SMA Sub Bagian Pelayanan Referensi
8 Normaida SMA • Anggota Pelayanan Referensi
9 Agustina SMA • Anggota Pelayanan Referensi
10 Ramsia Siagian SMA Sub Bagian Pelayanan Pengguna
11 Esra SMA • Anggota Pelayanan Pengguna
12 Indra SMA • Anggota Pelayanan Pengguna
13 Tiorida SMA Sub. Bagian Pelestarian B. Pustaka
14 Rusli SMA • Anggota Pelestarian B. Pustaka
3.2.2 Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen
Perpustakaan harus menyesuaikan koleksinya dengan kebutuhan pengguna, agar dapat menunjang program pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Jumlah koleksi yang ditentukan oleh berbagai faktor, seperti jumlah program studi, jumlah mata kuliah, jumlah pengguna serta dana yang tersedia.
Dilihat dari pengguna perpustakaan yang bervariasi, maka kebutuhan informasi juga berbeda, sehingga informasi yang diperlukan juga berbeda. Umunnya sumber informasi itu dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu bahan buku dan bahan bukan buku berupa audio visual dan sebagainya.
Adapun koleksi yang terdapat di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yaitu :
• Buku Teks • Diktat • Jurnal • Skripsi/Tesis • Majalah
• Buku Referensi • Laporan Penelitian • CD-Room
Jumlah koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen yang berdiri sejak tahun 1958 hingga saat ini mei 2009 sebanyak 5231 judul dan 8353 eksemplar. Jumlah pengguna perpustakaan ada sekitar 7300 orang , jika dibandingkan jumlah koleksi dengan
jumlah pengguna maka jumlah perbandingannya adalah 1:1. Koleksi perpustakaan masih belum memadai bahkan masih sangat jauh untuk memenuhi target
kebutuhan pengguna. Dalam buku pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:37) dinyatakan bahwa ”sebuah perpustakaan perguruan tinggi yang baik haruslah memiliki
koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tidak berjalan atau berkembang sebagai mana mestinya dan belum bisa menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3.2.3 Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menetapkan jadwal waktu pelayanan yang ditentukan dan telah disepakati bersama antara pihak universitas perpustakaan.
Tabel-2 : Jam Layanan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Hari Waktu
Senin – Jumat 08.00 – 18.45 Wib
Sabtu 08.00 – 15.45 Wib
Minggu/ Hari Besar Nasional Tutup
3.3 Kegiatan Pengembangan Koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Kegiatan pengembangan koleksi monograf di perpustakaan adalah usaha untuk mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Pengembangan koleksi yang dilaksanakan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen pada dasarnya untuk memiliki dan mengumpulkan bahan pustaka untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi pada perpustakan ini dilakukan dengan tahap sebagai berikut :
Perpustakaan menentukan dan memilih macam bahan pustaka yang akan maka pustakawan harus melakukan pemilihan. Bahan pustaka yang akan dilayankan sedapat mungkin harus bahan pustaka yang sudah dipilih dengan cermat.
Pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen ditentukan oleh petugas perpustakaan, dosen-dosen Universitas HKBP Nommensen yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, agar pengguna dapat memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan.
Tujuan dilaksanakannya pemilihan bahan pustaka adalah supaya bahan bahan pustaka yang akan dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
• Rektorat
• Petugas Perpustakaan • Dosen
• Mahasiswa
Tata laksana pemilihan bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah :
a) Pengguna perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menyampaikan usulan tersebut di sehelai kertas yang disediakan oleh pihak perpustakaan.
b) Usulan tersebut dikumpulkan kemudian diseleksi mana yang akan menjadi prioritas utama.
c) Petugas perpustakaan mengajukan usulan yang telah diseleksi kepada kepala perpustakaan.
d) Oleh kepala perpustakaan, usulan tadi diteruskan kepada pihak rektorat.
3.3.2 Anggaran
Dana yang telah tersedia tergantung dari besarnya koleksi dan kelengkapan yang akan dibeli. Dari hasil wawancara penulis dengan petugas perpustakaan anggaran dana untuk perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan diperoleh dari mahasiswa baru yang dikenakan biaya sebesar Rp. 20.000,- / mahasiswa dan dibayar pada saat terdaftar sebagai mahasiswa, dan untuk mahasiswa yang akan menamatkan kuliah dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000,- / mahasiswa. Hal ini dilakukan hanya satu kali untuk setiap mahasiswa, sumber dana lainnya adalah sumbangan dari yayasan yang jumlahnya sama sekali tidak ditentukan.
3.3.3 Pengadaan
Tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyampaikan dan menyebarluaskan informasi kepada pengguna. Agar tugas ini dapat terlaksana dengan baik, perpustakaan harus didukung dengan tersedianya koleksi atau bahan pustaka yang lengkap dan tepat serta sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Dengan demikian perpustakaan harus melaksanakan pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka merupakan suatu kegiatan penting. Kegiatan pengadaan bahan pustaka merupakan kegiaan awal yang menentukan adanya suatu perpustakaan.
Pengadaan koleksi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan 4 (empat) cara yaitu :
1. Pembelian
2. Hadiah / Sumbangan 3. Tukar menukar 4. Penerbitan sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian adalah cara terbaik, apabila pihak perpustakaan memiliki dana yang memadai. melalui pembelian, terdapat kebebasan dalam menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki.
Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian lebih baik daripada pengadaaan bahan pustaka yang diperoleh dari hadiah/sumbangan, karena melalui pembelian pihak perpustakaan dapat langsung menentukan bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan, sedangkan koleksi yang berupa hadiah/sumbangan pada umumnya tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pembelian bahan pustaka di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan dengan cara :
• Langsung ke toko buku/penerbit • Melalui perntara biro jasa perusahaan
Proses pembelian bahan pustaka pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan sepenuhnya dilakukan oleh pihak perpustakaan. Petugas
perpustakaan hanya mengajukan bahan pustaka yang akan dibeli. Pembelian bahan pustaka akan dilakukan apabila pihak Rektorat setuju dengan usulan yang diajukan oleh petugas perpustakaan.
2. Hadiah / Sumbangan
Selain melalui pembelian proses pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan dengan cara menerima hadiah / sumbangan. Hadiah/sumbangan sering diterima tanpa diminta, khususnya yang diperoleh dari lembaga ilmiah, kedutaa, lembaga asing maupun penerimaan dari perseorangan sebagai kenang-kenangan atau tanda terimakasih.
Nommensen Medan yang menyumbangkan buku-buku atau bahan pustaka lainnya, namun hal ini sangat jarang sekali terjadi.
3. Tukar – menukar
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan kegiatan pengadaan bahan pustak melalui tukar-menukar koleksi dengan perpustakaan lain, seperti Perpustakaan Hermina / Universitas Dharma Agung, Perpustakaan ISTP Medan dan lain-lain. Adapun koleksi yang dipertukarkan seperti buku dan majalah. Tukar menukar dilakukan agar dapat menambah jumlah koleksi bahan pustaka.
4. Penerbitan Sendiri
Penerbitan sendiri merupakan salah satu kegiatan dalam usaha pengadaan bahan pustaka. Penerbitan sendiri adalah penerbitan yang dilakukan suatu lembaga yang
bersangkutan atau unit lingkungannya.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan juga melakukan penerbitan sendiri, dan yang menjadi koleksi penerbitan sendiri di perpustakaan tersebut adalah:
• Diktat • Skripsi/tesis
• Buku-buku panduan untuk mahasiswa yang dibuat sendiri oleh perpustakaan.
3.3.4 Inventarisasi
perpustakaan. Biasanya bagian buku yang distempel adalah halaman yang telah ditentukan oleh perpustakaan.
Inventarisasi koleksi bahan pustaka adalah kegiatan pencatatan setiap bahan pustaka yang diterima perpustakaan kedalam buku inventarisasi atau buku induk sebagai tanda bukti perbendaharaan atau pemilikan perpustakaan. Kegiatan inventarisasi pada perpustakaan bertujuan untuk mengetahui jumlah koleksi yang menjadi milik perpustakaan.
Kegiatan inventarisasi yang dilaukan oleh perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa keadaan buku
• Memeriksa apakah sesuai dengan pesanan • Memeriksa kualitas buku
• Memeriksa apakah halamannya tidak ada yang terpisah atau rusak 2. Memberi stempel/cap
• Memberi stempel kepemilikan pada bagian depan • Memberi stempel kepemilikan pada bagian tengah buku • Memberi stempel kepemilikan pada bagian belakang buku • Memberi stempel/cap inventarissasi
3 Mencantumkan keterangan pada buku inventarisasi yaitu: • Mencantumkan nomor inventarisasi
• Mengisi tanggal diterimanya buku
• Mencantumkan asal buku/sumber bahan pustaka • Mencantumkan tanggal pengolahan buku
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki cap/stempel inventarisasi kepemilikan, formatnya adalah seperti berikut :
Gambar – 2 : Format Inventarisasi Kepemilikan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan memiliki buku inventarisasi atau buku induk manual yang dibuat dalam bentuk tabel. Berikut ini adalah format buku induk inventarisasi Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.3.5 Pemeliharaan
Pemeliharaan bahan pustaka bukanlah hal yang baru bagi perpustakaan. Koleksi bahan pustaka perlu dipelihara dan dilestarikan untuk mewariskan ilmu pengetahuan dan
teknologi yang terkandung didalamya kepada generasi yang akan datang. Namun demikian tugas perawatan dan pelestarian tersebut bukanlah tugas yang mudah. Sejak dulu pustakawan telah menemukan musuh bahan pustaka berupa cacing buku, rayap dan kecoak dan berbagai kutu buku lainnya.
Dalam menghadapi serangan berbagai kutu buku, petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan membasmi dengan cara, meletakkan kapur barus pada sela-sela buku dan melakukan pembersihan debu pada bahan pustaka.
Pemeliharaan koleksi bahan pustaka di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen meliputi kegiatan sebagai berikut :
a. Reproduksi bahan pustaka
Reproduksi dilakukan untuk merawat bahan pustaka yang langka dan mudah rusak dengan cara membuat foto copynya.
b. Penjilidan
sehingga perlu dibongkar untuk dijilid kembali. Penjilidan bahan pustaka yang mengalami kerusakan yang tidak parah diakukan sendiri oleh petugas perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan. Namun kerusakan bahan pustaka yang terlalu parah dijilid ke tempat panjilidan buku.
c. Pencegahan
Pencegahan faktor-faktor kerusakan koleksi perpustakaan juga memperhatikan faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan koleksi seperti melindungi bahan pustaka dari gangguan mahasiswa, tikus, serangga, cuaca serta berbagai bencana alam. Perpustakaan memberikan ventilasi udara yang cukup, pemberian cahaya dan menjaga kebersihan perpustakaan serta bahan pustakanya.
3.3.6 Weeding (Penyiangan)
Weeding adalah ”kegiatan perpustakaan mengeluarkan bahan pustaka dari koleksi perpustakaan, karena informasi yang terkandung didalamnya sudah usang” (Philips, 1992 : 110).
Prosedur penyiangan koleksi di perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dilakukan oleh pertugas perpustakaan sendiri, yaitu dengan cara :
1. Memilih bahan pustaka yang perlu dikeluarkan
2. Membuat daftar pustaka yang sudah waktunya dikeluarkan dari koleksi 3. Melihat langsung bahan pustaka yang perlu dikeluarkan
4. Mengeluarkan katalog bahan pustaka
5. Bahan pustaka yang telah dikeluarkan dari rak koleksi tidak langsung dimusnahkan, tetapi disimpan, karena mungkin bahan pustaka tersebut masih dapat digunakan atau disisihkan untuk bahan penukaran atau dihadiahkan.
3.3.7 Stock Opname
Stock Opname adalah suatu kegiatan pengumpulan data jumlah koleksi bahan pustaka menurut subjek yang sesuai dengan subjek yangdicakup oleh suatu perpustakaan.
1. Mengetahui dengan tepat profil koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan
2. Mengetahui jumlah buku (judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajararan katalog yang tersusun rapi yang mencerminkan kondisi koleksi bahan pustaka
4. Mengetahui dengan tepat buku-buku yang tidak ada katalognya 5. Mengetahui dengan tepat buku-buku yang dinyatakan hilang
6. Mengetahui dengan tepat kondisi buku, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melakuka kegiatan stock opname sekali dalam 1 (satu tahun, pada saat mahasiswa libur, tepatnya pada libur
semester. Hal ini dilakukan agar tercapai kelancaran dalam melaksanakan kegiatan stock opname.
BAB IV
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan dari hasil pengamatan dan uraian yang telah dikemukakan, penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Pengembangan koleksi adalah suatu usaha yang mencakup semua kegiatan untuk memperluas dan memperbanyak koleksi yang ada di perpustakaan, dengan memperhatikan fungsi dan tujuan perpustakaan serta masyarakat yang dilayani. 2. Pengembangan koleksi di Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
dilakukan melalui pembelian, hadiah/sumbangan, penerbitan sendiri dan tukar-menukar.
3. Pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melibatkan pihak rektorat, petugas prtpustakaan, dosen dan mahasiswa.
4. Sumber dana Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan diperoleh dari mahasiswa baru yang dikenakan biaya sebesar Rp. 20.000,- / mahasiswa dan untuk mahasiswa yang akan menamatkan kuliah dikenakan biaya sebesar Rp. 50.000,- / mahasiswa, dan sumber dana lainnya adalah sumbangan dari yayasan
yang jumlahnya sama sekali tidak ditentukan.
5. Koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan belum memadai, dengan kata lain pengembangan koleksinya tidak berjalan atau berkembang sebagai mana mestinya dan belum bisa menunjang kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Dari hasil pengamatan langsung, penulis ingin memberikan saran mengenai pengembangan koleksi perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, yaitu:
1. Pada perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan penambahan jumlah koleksi sangat perlu ditingkatkan agar sesuai dengan standar jumlah koleksi perpustakaan secara umum.
2. Dari segi kerjasama antara perpustakaan, hendaknya perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menjalin kerjasama dengan beberapa perpustakaan lainnya
3. Pengadaan koleksi melalui pembelian sendiri sebaiknya terus dilakukan agar koleksi yang dibeli sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
DAFTAR PUSTAKA
Departemen Pendidikan Nasional, 2004. Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : Departemen Pendidikan Nasional.
Gober. Pengadaan Bahan Pustaka/2008. <http://gober31.multiply.com/journal/item/ 15/PENGADAAN_BAHAN_PUSTAKA> (7 April 2009).
Massofa. Pengadaan Bahan Pustaka/2008.<http://massofa.wordpress.com/2008/01/20/ pengadaan-bahan-pustaka-bag-1> (7 April 2009).
Nasution, Sutarno, 2006 ManajemenPerpustakaan. Jakarta : Sagung Seto.
Perpustakaan Nasional RI. Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi, 1999. Jakarta : Perpustakaan Nasional Perguruan Tinggi.
Philips, Eva, 1992 Membina Perpustakaan. Jakarta : PDII-LIPI.
Soeatminah. Perpustakaan Kepustakaan dan Pustakawan, 1992 Yogyakarta : Kanisius. Widodo. Sekilas Tentang Pengembangan Koleksi Perpustakaan Perguruan
Tinggi/2008.<http://widodo.staff.uns.ac.id/2008/12/12/sekilas-tentang
