LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Oleh : Meriah K. Simanullang
NIM : 082201036
Dosen Pembimbing : Dra. Zurni Zahara Samosir, M. Si
NIP : 19560716 197903 002
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Pengembangan Koleksi Pada Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Oleh : Meriah K. Simanullang
NIM : 082201036
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
NIP : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
Lembar Persembahan
” Takut akan Tuhan adalah permulaan pengetahuan, tetapi orang bodoh mengina hikmad dan
didikan” (Amsal 1 :7).
“Bersukacitaah dalam pengharapan, sabarlah dalam kesesakan dan bertekunlah didalam doa”
(Roma 12:12)
Lembaran ini kupersembahkan untuk keluarga yang sangat ku kasihi dan ku cintai
Teristimewa untuk orang tua ku Ayahanda Th. Simanullang dan Ibunda D. Siahaan, yang telah
banyak memberikan bantuan moril maupun material dan motivasi dalam menyelesaikan
kertas karya ini.
Terimakasih Pa...
Terimakasih Ma atas segalanya
Semoga Tuhan membalas kebaikan Papa dan Mama.
Terkhusus buat saudaraku yang ku sayangi
Kakak ku Doharmina Manullang
Abang ku Bonifasius Simanullang
Adik ku Dony Rio Simanullang
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat, perlindungan-Nya yang tiada henti berlimpah dan kasih karunia-perlindungan-Nya serta bimbingan-perlindungan-Nya kepada penulis selama menjalani studi perkuliahan dan dalam menyelesaikan kertas karya ini.
Dalam penyelesaian kertas karya dengan judul “PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN”, guna untuk melengkapi syarat dalam memperoleh gelar Ahli Madia Perpustakaan pada Program Studi Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari bahwa isi dari kertas karya ini belumlah sempurna baik materi maupun penyajiannya, yang disebabkan terbatasnya tingkat pengetahuan dan kemampuan penulis untuk mengemukakan isi kertas karya ini. Oleh karena itu penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang bersifat membangun.
Pada penulisan kertas karya ini, penulis telah mendapat bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada:
1. Bapak DR. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-3 Perpustakaan dan selaku Dosen Pembaca yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.
4. Seluruh staf pengajar pada Program Studi D-3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
5. Ibu Tiarma P. Siagian S.Sos, selaku Kepala Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan yang telah membantu penulis dalam menghimpun data penelitian. 6. Ayahanda Th. Simanullang dan Ibunda D. Siahaan selaku orang tua penulis yang
selalu memberikan dukungan baik bantuan moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan kertas karya ini. Penulis mengucapkan terimakasih kakak tersayang Doharmina Simanullang, Abang ku yang ku kasihi Bonifasius Simanullang yang tiada henti memberikan motivasi dalam penyelesaian kertas karya ini.
7. Buat seluruh rekan-rekan mahasiswa Program Studi D-3 Perpustakaan khususnya stambuk 2008 yang telah memberikan masukan dan dorongan, semangat serta doa kepada penulis.
8. Buat anak-anak BOING Vina,Via , Sani dan kakak kelompokku K’Ruth.terimakasih atas dukungan dan motivasinya.GBU
Akhir kata penulis berharap semoga kertas karya ini dapat berguna dan bermanfaat bagi siapa pun yang membacanya.
Medan, Juni 2011
Penulis,
Meriah K. Simanullang
DAFTAR ISI 1.1 Latar Belakang Penulisan ...1
1.2 Tujuan Penulisan ...3
1.3 Ruang Lingkup ...4
1.4 Metode Pengumpulan Data ...4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ...6
2.1.1 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ...8
2.1.2 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ...9
2.1.3.Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ...10
2.2 Koleksi Perpustakaan ...11
2.2.1 Pengertian Koleksi ...11
2.2.2 Fungsi Koleksi ...11
2.2.3 Bentuk-bentuk Koleksi ...12
2.3 Pengembangan Koleksi ...15
2.3.1 Kebijakan Pengembangan Koleksi ...15
2.3. 2 Kegiatan Pengembangan Koleksi ...19
2.4 Pemilihan Bahan Pustaka ...19
2.4.1 Alat bantu pemilihan bahan pustaka ...21
2.4.2 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka ...22
2.4.3 Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka ...22
2.5 Pengadaan Bahan Pustaka ...22
2.5.1 Pembelian ...24
2.5.2 Sumbangan / Hadiah ...25
2.5.3 Tukar - menukar ...26
2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka ...27
2.7 Stock Opname ...29
2.7 Weeding ...30
BAB 111 PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN 3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan ...32
3.4 Anggaran Perpustakaan ...38
3.5 Tenaga Perpustakaan ...38
3.6 Pengguna Perpustakaan ...39
3.7 Pemilihan Bahan Pustaka ...41
3.7.1 Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka ...42
3.7.2 Prosedur Pemilihan ...43
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka ...46
3.8.1 Pembelian ...47
3.8.2 Sumbangan / Hadiah ...47
3.8.3 Wajib Serah Karya Ilmiah ...48
3.9 Inventarisasi ...48
3.10 Perawatan Bahan Pustaka ...50
DAFTAR GAMBAR
DAFTAR TABEL
Tabel 1: Jenis dan jumlah koleksi UHN Medan 2010 ...37 Tabel 2: Daftar Pegawai Menurut Golongan/Jabatan Perpustakaan UHN Medan
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penulisan
Perpustakaan dewasa ini selalu dituntut agar dapat berperan secara produktif yaitu melalui informasi yang dibutuhkan oleh setiap pengguna perpustakaan terutama dalam bidang pengembangan koleksi. Perpustakaan harus mencerminkan misi dan tujuan lembaga induknya. Pembahasan tentang prinsip-prinsip yang berkaitan dengan pengembangannya secara keseluruhan tentu saja melibatkan banyak hal misalnya perkembangan secara umum dan menejemen pengembangan koleksi.
Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi memiliki fungsi sebagai tempat penyimpanan dan pemeliharaan bahan pustaka, pusat pelestarian ilmu pengetahuan, pusat belajar, pusat penelitian dan pusat penyebaran informasi. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk mengelola, melestarikan dan mengembangkan koleksinya baik tercetak maupun tidak tercetak, yang mengarah kepada suatu koleksi yang standart dan kualitasnya sesuai dengan yang diharapkan oleh perguruan tinggi yang bersangkutan.
koleksi perpustakaan tidak akan lepas dari pembinaan koleksi. Pembinaan koleksi merupakan salah satu kegiatan dibidang pelayanan teknis.
Kegiatan ini dilakukan oleh suatu perpustakaan perguruan tinggi dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan informasi pengguna perpustakaan. Oleh kaarena itu pengembangan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi selayaknya diarahkan kepada Thridarma Perguruan Tinggi. Mutu suatu perpustakaan perguruan tinggi bukanlah semata-mata ditentukan atau dinilai dari banyak tidaknya jumlah koleksi yang tersedia, akan tetapi juga dinilai dari mutu dan kualitas isi dari koleksinya. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, orientasi pengembangan koleksi sesuai dengan Tridharma perguruan tinggi agar dapat meningkatkan program pendidikan dan pengajaran. Pengembangan koleksi, diharapkan dapat menunjang kegiatan penelitian dan kegiatan pengabdian bagi masyarakat.
Perpustakaan Universitas Nommensen Medan adalah termasuk salah satu perguruan tinggi yang diharapkan senantiasa dapat membantu program Thridarma perguruan tinggi dalam pengembangan koleksi perpustakaanya.Pada darma pendidikan dan pengajaran, perpustakaan juga diharapkan untuk mampu menyediakan sumber-sumber informasi atau bahan pustaka yang dibutuhkan oleh setiap mata kuliah, setiap program studi, jurusan dan fakultas. Bahan pustaka yang dimaksud adalah bahan pustaka yang diperlukan oleh mahasiswa maupun tenaga pengajar dan civitas akademika lainnya.
pengetahuan dan teknologi. Pengembangan koleksi tersebut juga harus disesuaikan dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Dilatarbelakangi seperti pemikiran yang diatas serta masalah yang dikemukakan, penulis memilih judul kertas karya dengan judul “PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN MEDAN”.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan kertas karya ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui kinerja pengembangan koleksi pada Perpustakaan UHN Medan. 2. Untuk mengetahui koleksi yang terdapat pada Perpustakaan UHN Medan.
3. Untuk mengetahui kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan UHN Medan dalam pengembangan koleksi perpustakaan.
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul tulisan kertas karya ini maka ditetapkan ruang lingkup penulisan adalah yang berhubungan dengan kegiatan pengembangan koleksi yang mencakup:
Pemilihan bahan pustaka
Proses pengadaan buku
Inventarisasi bahan pustaka
Perawatan bahan pustaka
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode penulisan kertas karya merupakan cara untuk memperoleh data maupun informasi yang dibutuhkan. Untuk mengumpulkan sumber informasi serta data yang diperlukan dalam penulisan kertas karya ini, metode-metode yang digunakan adalah:
1. Penelitian Kepustakaan ( Library Research )
Data yang diperoleh dengan menggunakan bahan yang ada kaitannya dengan judul penulisan kertas karya ini yang bersifat teoritis. Misalnya, melalui buku-buku, literature dan sumber-sumber lain yang berhubungan dengan judul penulisan kertas karya.
2. Studi Lapangan (Observasi )
Untuk mendapatkan data dari lapangan penulis mengadakan observasi langsung ke objek yang diteliti, yaitu Perpustakaan UHN Medan.
3. Wawancara.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut dengan perpustakaan akademik.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3) yang di maksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institute, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat.
Sedangkan menurut Sjahrial-Pamuntjak (2000:5), “Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah tinggi”.
Selain pendapat diatas Hasugian (2000:79), “Perpustakaan perguruan tinggi adalah sebuah perpustakaan atau sistem perpustakaan yang dibangun, diadministrasikan dan didanai oleh sebuah universitas untuk memenuhi kebutuhan informasi, penelitian dan kurikulum dari mahasiswa, fakultas dan stafnya”.
Perpustakaan Perguruan Tinggi memiliki tugas-tugas yang khas yang meliputi: a. Memenuhi kebutuhan informasi masyarakat Perguruan Tinggi yang lazimnya
mencakup staf pengajar, mahasiswa dan staf administrasi Perguruan Tinggi.
b. Menyediakan bahan rujukan atau referensi pada semua tingkat akademis, mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga mahasiswa program pasca sarjana.
c. Menyediakan jas apeminjaman yang tepat, guna bagi berbagai pemakai serta menyediakan ruang belajar bagi pemakai perpustakaan.
d. Menyediakan jas ainformasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan Perguruan Tinggi, tetapi juga lembaga industri lokal yang ada di sekitar Perguruan Tinggi tersebut.
Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi, adalah merupakan pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Mahasiswa datang ke perpustakaan pada dasarnya untuk membaca literatur bagi perkuliahannya. Tidak hanya itu, mereka juga ingin mendapatkan informasi yang lebih untuk keperluan riset Disinilah letak tanggungjawab perpustakaan untuk menyediakan informasi yang diperlukannya, sehingga dengan koleksi itu akan nampak efektifitas perpustakaan. Perpustakaan akan gagal dalam membawakan misinya, apabila koleksinya tak mencukupi sehingga mahasiswa tidak menemukan apa-apa di perpustakaan.
Lain halnya dengan staf pengajar, mereka datang ke perpustakaan untuk keperluan mencari informasi yang up-to-date bagi perkuliahan yang mereka berikan, ataupun untuk keperluan riset. Membangun sebuah perpustakaan untuk riset sangat mahal, karena tentunya para pengajar menginginkan jumlah koleksi yang besar.
2.1.1 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. FungsiEdukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari 3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interprestasi
2.1.2 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun masyarakat luar kampus.
Dalam Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Menurut Sjahrial Pamuntjak (2000:5) menyatakan “tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk melayani keperluan mahasiswa dari tingkat persiapan sampai pada mahasiswa yang sedang menghadapi ujian sarjana dan menyusun skripsi, para staf dalam persiapan bahan perkuliahan serta para peneliti yang bergabung dalam perguruan tinggi yang bersangkutan”.
2.1.3Tujuan Perpustakaan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
c. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan.
Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai. d. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa lingkungan
perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal.
Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti tebitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan. Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat.
2.2 Koleksi Perpustakaan
Suatu perguruan tinggi menyediakan informasi dan koleksi-koleksinya dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi dan pengetahuan ilmiah lainya, untuk mendukung seluruh kegiatan sivitas akademi masyarakat perguruan tinggi tersebut.
2.2.1 Pengertian Koleksi
Darmono (2001: 60) “Koleksi adalah sekumpulan rekaman informasi dalam berbagai bentuk tercetak (buku, majalah, surat kabar) dan bentuk tidak tercetak (bentuk mikro, bahan audio visual, peta)”.
2.2.2 Fungsi Koleksi
Koleksi yang dimiliki perpustakaan memiliki fungsi sebagaimana yang dinyatakan dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 30) bahwa fungsi koleksi adalah:
1. Fungsi pendidikan
Untuk Menunjang program pendidikan dan pengajaran, perpustakaan mengadakan bahan pustaka yang sesuai atau relevan dengan jenis dan tingkat program yang ada.
2. Fungsi penelitian
Untuk menunjang program penelitian perguruan tinggi, perpustakaan menyediakan sumber informasi tentang berbagai hasil penelitian dan kemajuan ilmu pengetahuan mutakhir.
3. Fungsi referensi
Fungsi ini melengkapi fungsi yang di atas dengan menyediakan bahan bahan referensi diberbagai bidang dan alat-alat bibliografis yang diperlukan untuk menelusur informasi.
4. Fungsi umum
Perpustakaan perguruan tinggi juga merupakan pusat informasi bagi masyarakat di sekitarnya, fungsi ini berhubungan dengan program pengabdian masyarakat dan pelestarian bahan pustaka serta hasil budaya manusia yang lain.
2.2.3 Bentuk-Bentuk Koleksi
Menurut Massofa (2008), beberapa jenis bahan pustaka yang tercakup dalam koleksi perpustakaan yaitu (1) karya cetak, (2) karya noncetak; (3) bentuk mikro; dan (4) karya dalam bentuk elektronik.
1. Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti:
a. Buku
Buku adalah bahan pustaka yang merupakan suatu kesatuan utuh dan yang paling utama terdapat dalam koleksi perpustakaan. Berdasarkan standar UNESCO tebal buku paling sedikit 49 halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku.
Dalam buku perpustakaan sebagai ilmu (2009), menyatakan ciri-ciri buku adalah sebagai berikut:
1) Isinya membahas satu permasalahan pokok, kalaupun terdiri dari beberapa makalah (misalnya dalam prosiding seminar) maka semua makalah berhubungan dengan tema pokok dari seminar tersebut
2) Berjilid
3) Mempunyai halaman judul 4) Terdapat daftar isi
5) Teks yang dibagi dalam bab-bab
6) Terdapat lembar pendahuluan dan/atau kata pengantar
7) Terbit dalam satu jilid atau beberapa volume dengan bentuk jilid sama 8) Umumnya memiliki ISBN (International Standard Book Number).
b. Terbitan berseri
Dalam buku perpustakaan sebagai ilmu (2009), menyatakan contoh-contoh terbitan berseri adalah:
1) Majalah, magazin, buletin, warta, journal, newsletter, warkat warta, risalah
2) laporan tahunan, bulanan, mingguan 3) Buku tahunan, yearbook
4) Serial
Ciri-Ciri terbitan berseri adalah sebagai berikut:
a) Memiliki judul seri, yang selalu sama pada setiap nomor penerbitan b) -Publikasi yang diterbitkan secara berturut-turut, bernomor, bervolume, c) Umumnya berjangka waktu terbit (frekuensi) tertentu
d) Isinya terdiri dari artikel-artikel, ada pula yang berartikel tunggal e) Terdapat halaman editor/redaksi
f) Daftar isi merupakan daftar artikel yang dimuat. 2. Karya Noncetak
Menurut Siregar (1999), menyatakan karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Karya noncetak terdiri dari beberapa jenis, diantaranya adalah sebagai berikut :
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Gambar hidup dan rekaman suara terdiri dari film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagaimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya slide, transparansi, dan filmstrip.
3. Bentuk Mikro
Menurut Siregar (1999), menyatakan bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan
microreder. Bahan pustaka ini digolongkan tersendiri, tidak dimasukkan bahan noncetak.
Hal ini disebabkan informasi yang tercakup di dalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
4. Karya Dalam Bentuk Elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Karya dalam bentuk elektronik ini biasanya disebut dengan bahan pandang dengar (audio visual) juga merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan merupakan koleksi perpustakaan. Bahan pandang dengan memuat informasi yang dapat ditangkap secara bersamaan oleh indra mata dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Sedangkan menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 38) menyatakan bahwa yang termasuk ke dalam koleksi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut
1. Buku teks, baik untuk mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah tertentu.
2. Buku referensi, termasuk buku referensi umum, referensi bidang studi kasus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog, dan lain-lain..
3. Pengembangan ilmu, yang melengkapi dan memperkaya pengetahuan pemakai selain dari bidang studi dasar.
4. Penerbitan berkala seperti majalah, surat kabar dan lain-lain.
5. Penerbitan perguruan tinggi, baik perguruan tinggi dimana perpustakaan bernaung, maupun penerbitan perguruan tinggi lainya.
6. Penerbitan pemerintah, terutama penerbitan resmi, baik yang bersifat umum maupun yang menyangkut kebutuhan khusus perguruan tinggi yang bersangkutan.
7. Koleksi khusus, yang berhubungan dengan minat khusus perpustakaan, seperti koleksi tentang kebudayaan tertentu, subjek tertentu, dan sebagainya.
8. Koleksi bukan buku yang berupa koleksi audio visual (film, tape, kaset, video tape, piringan hitam, dan sebagainya).
2.3 Pengembangan Koleksi
pengembangan koleksi yang isinya berbeda-beda antara satu perpustakaan dengan perpustakaan lainnya. Perbedaan ini dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti kebijaksanaan pendanaan, suasana dan lingkungan pendidikan, keadaan pennerbitan, kebiasaan pemakai, sikap masyarakat, serta faktor-faktor lain yang besifat lokal (kondisi setempat)” (Darmono 2001 : 45 ).
2.3.1Kebijakan Pengembangan Koleksi
Koleksi yang baik hanya berasal dari pemilihan bahan perpustakaan yang baik pula. Untuk itu, diperlikan kebijakan yang memandu pengembangan koleksi. Dengan kebijakan pengembangan koleksi, yang secara resmi disahkan oleh pimpinan perguruan tinggi, perpustakaan memiliki pegangan untuk mengembangkan koleksinya. Selain itu, perpustakaan juga akan memiliki kekuatan resmi untuk menjalin hubungan dengan berbagai pihak , baik di dalam maupun di luar lembaganya. Pengembangan koleksi haruslah selalu didasari asas tertentu, yang harus di pegang teguh, perpustakaan harus menjaga agar koleksinya berimbang sehingga mampu memenuhi kebutuhan dosen , mahasiswa, dan peneliti. Demikian pula kebutuhan kurikulum perlu di perhatikan.sebab itu, asas pengembangan koleksi perlu di perhatikan dalam memilih bahan perpustakaan, antara lain, kerelevanan, berorientasi kepada kebutuhan pengguna, kelengkapan, kemutakhiran dan kerja sama.
menyulitkan pengadaan bahan pustaka tersebut. Pengadaan bahan perpustakaan merupakan proses yang panjang dan mahal karena melibatkan berbagai pihak, disamping harga buku yang terus meningkat. Proses yang panjang dan mahal ini biasanya tidak didasari oleh pengguna. Bahan perpustakaan yang diterima dibuatkan kedalinya yang berupa katalog. Dengan katalog, perpustakaan dapat mengenali seluruh koleksinya. Melalui katalog, pengguna dapat mengetahui koleksi perpustakaan. Di sinilah peranan penting pengatalogan dan pengklasifikasian bahan pustaka perpustakaan. Selain mengendalikan koleksi, kedua hal itu juga sekaligus juga menginformasikan koleksi bahan perpustakaan. Setelah selesai diolah, bahan perpustakaan diserahkan ke bagian pelayanan.
Menurut Akbar, ( 2008:1 ). Kebijakan pengembangan koleksi tertulis berfungsi sebagai pedoman, sarana komunikasi, dan perencanaan , sebagai berikut :
1. Menjelaskan cakupan koleksi yang telah ada dan rencana pengembangan selanjutnya, agar diketahui oleh staf perpustakaan, pemakai, administrator, dan dewan pembina perpustakaan.
2. Member deskripsi yang sistematis tentang strategi pengelolaan dan pengembangan koleksi yang diterapkan diperpustakaan.
3. Menjadi pedoman bagi para pustakawan sehingga ketaatan dalam proses seleksi terjamin.
4. Menjadi standar atau tolok ukur untuk menilai sejauh mana sasaran pengembangan koleksi tercapai.
5. Membantu mempertanggung jawabkan alokasi anggaran.
6. Menjadi sarana komunukasi baik dengan masyarakat yang harus dilayani maupun pihak luar lain yang memerlukan informasi mengenai tujuan dan rencana pengembangan koleksi.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 43 ) kebijakan pengembangan koleksi didasari oleh asas berikut:
1. Kerelevanan. Koleksi hendaknya relevan dengan program pendidikan ,
pembelajaran jarak jauh (distance learning) atau pembelajaran maya (e-learning) juga akan sangat berpengaruh pada pilihan jenis media dari bahan perpustakaan yang perlu dikembangkan.
2. Berorientasi kepada kebutuhan pengguna. Pengembangan koleksi harus
ditujukan kepada pemenuhan kebutuhan pengguna. Pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah tenaga pengajar, tenaga peneliti, tenaga administrasi, mahasiswa dan alumni yang kebutuhannya akan informasi berbeda – beda.
3. Kelengkapan. Koleksi hendaknya jangan hanya terdiri atas buku ajar yang
langsung dipakai dalam perkuliahan, tetapi juga meliputi bidang ilmuyang berkaitan erat dengan program yang ada secara lengkap (lihat Kep. Mendiknas, No. 023/U/2000, tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi).
4. Kemuthakiran. Koleksi hendaknya mencerminkan kemuthakiran. Ini berarti
bahwa perpustakaan harus mengadakan dan memperbaharui bahan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan.
5. Kerja sama. Koleksi hendaknya merupakan hasil kerja sama semua pihak yang
berkepentingan dalam pengembangan koleksi, yaitu antara pustakawan, tenaga pengajar dan mahasiswa. Dengan kerja sama, diharapkan pengembangan koleksi dapat berdaya guna dan berhasil guna.
Untuk mengadakan koleksi harus berpedoman kepada kebijakan pengembangan koleksi yang dilakukan untuk mempermudah proses kerja pengembangan koleksi dan kebijakan ini perlu diperlukan untuk mencapai hasil yang memuaskan, dan mampu memenuhi kebutuhan pemakai.
Tujuan pengembangan koleksi perpustakaan perlu dirumuskan dan disesuaikan dengan kebutuhan sivitas akademika di perguruan tinggi agar perpustakaan dapat secara rencana mengembangkan koleksinya.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 44 ) yang perlu dipertimbangkan dalam merumuskan kebijakan pengembangan koleksi, antara lain:
1. Program lembaga.
2. Model pembelajaran yang dijalankan. 3. Kebutuhan pengguna
4. Jenis koleksi
2.3.2 Kegiatan Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi meliputi kegiatan pemilihan bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka, inventarisasi bahan pustaka, stock opname, dan wedding. Pada kegiatan pengembangan koleksi ini akan dijelaskan siapa yang berwenang, untuk memilih pertimbangan yang dipakai dan siapa yang bertanggung jawab untuk memutuskan pengadaan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 44 ) pada umumnya pengembangan koleksi meliputi rangkaian sebagai berikut:
1. Menentukan kebijakan umum pengembangan koleksi berdasarkan identifikasi kebutuhan pengguna. Kebijakan ini disusun bersama oleh sebuah tim yang dibentuk dengan keputusan rector dan anggotanya yang terdiri atas unsur perpustakaan, fakultas atau jurusan, dan unit lain.
2. Menentukan kewenangan, tugas, dan tanggung jawab semua unsur yang terlibat dalam pengembangan koleksi.
3. Mengidentifikasi kebutuhan akan informasi dari semua anggota sivitas akademika yang dilayani. Hal ini dapat dilakukan dengan cara, antara lain:
a. Mempelajari kurikulum setiap program studi.
b. Member kesempatan sivitas akademika untuk memberikan usulan melalui berbagai media komunikasi.
c. Menyediakan formulir usulan pengadaan buku, baik secara tercetak maupun maya.
4. Memilih dan mengadakan pustaka lewat pembelian, tukar-menukar, hadiah/sumbangan, dan penerbitan sendiri.
5. Merawat bahan pustaka. 6. Menyiangi koleksi. 7. Mengevaluasi koleksi.
2.4 Pemilihan Bahan Pustaka
1. Semua bahan pustaka harus dipilih secara cermat, disesuaikan dengan keperluan pemakai dan menurut skala prioritas yang telah ditetapkan. Skala prioritas untuk masing-masing perpustakaan pada umumnya berbeda. Perbedaan ini dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan karakteristik masyarakat yang dilayani.
2. Pengadaan bahan pustaka didasarkan atas peraturan tertulis yang merupakan kebijakan pengembangan koleksi yang disahkan oleh penangguna jawab lembaga dimana perpustakaan bernaung.
Menurut Buku Pedoman Umum Perpustakaan Perguruan Tinggi, ( 2004 : 47 ) ada beberapa asas yang dipertimbangkan dalam pemilihan bahan pustaka perpustakaan yaitu:
1. Wibawa seorang penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakana bagi pengembangan bidang studi. 3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku
yang memuat masalah yang kontroversial. 4. Kualitas isi bahan perpustakaan.
5. Harga.
6. Pemakaian bahasa.
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan yang lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu.
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada lasan tertentu yang dapat diterima.
9. Tiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensklopedi, cukup diadakan satu perangkat.
10. Buku ajar yang diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapai diri dengan buku ajar yang diperlukannya.
11. Media bahan perpustakaan dipilihn sesuai dengan kebutuhan pengguna, jika lembaga induk juga menyelenggrakan pembelajaran jarak jauh ( distance learning ) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media elektronik/digital peril diperhatikan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 46 ) untuk mengembangakanseleksi, diperlukan pustakawan yang mampu:
1. Memahami kurikulum semua program studi yang ada. 2. Menyediakan formulir atau angket usulan pengadaan buku.
3. Mengadakan kegiatan survey kepada pengguna dengan cara menyebarkan angket kepada pengguna perpustakaan mengenai koleksi yang ada di perpustakaan. 4. Mengadakan evaluasi koleksi yaitu menilai koleksi perpustakaan baik dari segi
Dari uraian tersebut pemilihan bahan pustaka bertujuan untuk memenuhi keinginan pemakai. Dengan adanya proses pemilihan bahan pustaka yang baik maka diharapkan koleksi perpustakaan harus sesuai dengan kurikulum yang digunakan.
2.4.1 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Sebagai seorang pustakawan untuk mencari informasi yang tepat, maka pustakawan tersebut harus mampu memahami seluk beluk bahan pustaka tersebut. Oleh karena itu dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka, pustakawan sangat terbantu dengan adanya alat bantu pemilihan bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 53 ) alat bantu yang biasanya digunakan untuk memilih bahan perpustakaan yaitu:
1. Silabus mata kuliah. 2. Bibliografi.
3. Tinjauan dan resensi buku. 4. Pangkalan data perpustakaan lain. 5. Sumber-sumber lain dari internet. 6. Books in print.
7. Katalog penerbit.
Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pengguna dapat mengajukan usulan kepada perpustakaan untuk memesan bahan.
2.4.2 Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Dalam pemilihan bahan pustaka harus memiliki beberapa prinsip, dan mampu memenuhu kebutuhan pengguna secara efisien dan optimal. Menurut Soetimah (1992:76) ada empat prinsip dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
1.Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2.Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 3.Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
2.4.3 Kewenangan Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah salah satu usaha bersama antara staf pengajar dan staf perpustakaan. Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 45 ) berhak dalam melakukan pemilihan bahan pustaka ini adalah:
1. Pustakawan.
2. Wakil sivitas akademika.
3. Wakil unit penelitian dan unit lain yang terkait.
Dan yang berhak untuk mengusulkan pembelian bahan perpustakaan adalah: 1. Pustakawan.
2. Tenaga kerja dan peneliti. 3. Mahasiswa.
4. Pihak atau unsur unit kerja lain, bila diperlukan.
2.5 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijkan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksiakhirnya muaranya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus di pandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi. Koleksi mana yang menjadi prioritas pengadaan pengadaan sudah ditentukan dalam kebijakan pengembangan koleksi. Dengan demikian arah pengembangan koleksisudah jelas. Hal ini penting dilaksanakan dengan tujuan untuk menghindari buku atau jenis lainnya yang sebenarnya kurang bermanfaat bagi pengguna perpustakaan masuk ke dalam jajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001 : 58 ) secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan mencakup 3 kegiatan utama yaitu :
1. Pemilihan atau seleksi bahan pustaka.
2. Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian, tukar – menukar,penerimaan hadiah dan penerbitan sendiri oleh perpustakaan.
Secara umum pengadaan bahan pustaka di lingkungan perpustakaan dilakukan melalui pembelian, hadiah, maupun melalui tukar-menukar. Hadiah dapat dari perorangan ataupun dari lembaga.
Menurut Akbar, ( 2008:1 ) pengadaan atau akuisisi dilakukan oleh bagian pengadaan. Bagian ini tidak semata-mata betanggung jawab terhadap pengadaan koleksi saja, tetapi juga bertanggung jawab atas hal-hal berikut:
a. Pengadaan atau pengembangan koleksi.
b. Pemecahan persoalan-persoalan yang muncul dalam pemesanan bahan pustaka.
c. Pembuatan rencana pemilihan bahan pustaka yang terus-menerus penerbitan-penerbitan bibliografi.
d. Berusaha memperoleh bahan-bahan reproduksi apabila bahan aslinya sudah tidak diperboleh (buku-buku out of print),tetapi sangat diperlukan pemakai.
e. Mengadakan hubungan dengan para pedagang atau penyalur buku. f. Mengawasi penerimaan hadiah dan tukar-menukar bahan pustaka.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah. 3. Tukar menukar.
2.5.1 Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi. Menurut Akbar, (2008:1) pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu :
1. Toko Buku
Pembelian bahan pustaka secara langsung ke toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang jumlah dananya relative sediktit. Pembelian dengan cara ini biasanya dilakukan untuk judul dan eksemplar yang tidak banyak.
c. Toko buku yang terdapat di kota kecil pada umumnya hanya menyediakan bahan pustaka yang berbahasa Indonesia.
d. Tidak semua pesanan bahan pustaka dari satu perpustakaan dapat dipenuhi dari satu toko buku saja.
2. Penerbit
Pembelian bahan pustaka juga dapat dilakukan melalui penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri. Penerbit di Indonesia biasanya melayani pemesanan dari perpustakaan. Akan tetapi, penerbit asing umumnya tidak melayani perpustakaan. Biasanya hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku.
Pemesanan bahan pustaka secara langsung ke penerbit dapat dilakukan apabila judul-judul yang dibutuhkan betul-betul diterbitkan oleh penerbit tersebut. Untuk mengetahui hal ini perpustakaan dapat memanfaatkan katalog penerbit yang dikeluarkan penerbit sehingga bahan pustaka yang akan diadakan dapat dipesan langsung dari penerbitnya.
3. Melalui agen buku
Selain pembelian ke toko buku dan penerbit, perpustakaan juga dapat membeli buku melalui agen buku yang biasa disebut dengan jobber atau vendor. Agen buku ini berperan sebagai mediator antara perpustakaan dan penerbit, terutama untuk pengadaan bahan pustaka terbitan luar negeri.
2.5.2 Sumbangan/Hadiah
Bahan pustaka yang terdapat di perpustakaan kadang-kadang diperoleh melalui hadiah. Bahan pustaka yang diperoleh lewat hadiah sangat penting untuk mengembangkan koleksi perpustakaan. Perpustakaan yang menerima bahan pustaka berupa hadiah dapat menghemat biaya pembelian.
Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta. Menurut Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 ) perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanyadengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu :
1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
4. Mengirimkan kembali surat pengantar disertai ucapan terima kasih.
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan perpustakaan biasa.
2.5.3 Tukar-Menukar
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Proses tukar-menukar sangat jarang dilakukan bila dibandingkan dengan pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian, hadiah dan sumbangan.
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran.
1. Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi.
2. Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:55) perpustakaan yang melakukan pertukaran bahan perpustakaan perlu:
1. Mendaftar bahan perpustakaan yang akan dipertukarkan. 2. Mengirimkan daftar penawaran disertai persyaratannya.
5. Menyampaikan bahan perpustakaan yang dipilih oleh perpustakaan atau lembaga yang memesannya.
2.6 Inventarisasi Bahan Pustaka
Tiap bahan pustaka yang telah masuk menjadi milik perpustakaan hendaknya dicatat dalam buku inventarisasi. Inventarisasi bahan pustaka merupakan alur kerja terpenting dari kegiatan di pengadaan.
Menurut Soetminah ( 1992 : 81 ) dalam Perpustakaan dan Kepustakawanan dan Pustakawan, inventarisasi adalah :
1. Mencatat setiap eksemplar buku dalam buku induk.
2. Memberi nomor induk/inventarisasi setiap eksemplar buku dan mencatatnya dalam buku yang bersangkutan.
3. Majalah di catat dalam kartu majalah dalam kartu majalah agar mudah diketahui volume dan nomor edisi yang diterima.
4. Majalah yang dijilid diperlakukan sebagai buku.
5. Member cap/stempel milik pada setiap buku pada halaman tertentu yang telah ditentukan sebelumnya.
Jadi inventarisasi bahan pustaka adalah aktivitas pendapatan koleksi perpustakaan yang dibuat ke dalam buku inventarisasi. Pendapatan koleksi perpustakaan koleksi dilakukan untuk memudahkan perpustakaan mengetahui koleksi yang menjadi hak milik perpustakaan dengan jelas mengenai informasi yang ada dalam buku induk mulai dari nomor induk , judul, pengrang, tahun, bahasa,jumlah harga dan keterangan lainnya.
Setelah melakukan stempel kepemilikan dan inventarisasi pada bahan pustaka, maka selanjutnya mencatatnya.
Beberapa tugas pokok petugas inventarisasi adalah:
2. Menentukan macam dan ukuran kolom-kolom dalam buku inventarisasi dan petunjuk untuk mengisinya.
3. Melaksanakan pencatatan menurut cara yang telah ditetapkan.
Setelah kegiatan pokok, petugas inventarisasi harus melakukan kegiatan-kegiatan yang menjadi kegiatan inventarisasi bahan pustaka yang diantaranya sebagai berikut:
1. Memberikan stempel pada bahan pustaka.
2. Setiap bahan pustaka yang setelah di stempel dengan stempel perpustakaan perlu di tambah dengan stempel inventarisasi.
3. Mendaftar bahan pustaka ke dalam buku induk.
Pencatatan kolom yang terdapat dalam buku inventarisasi adalah: 1. Tanggal terima. Catat saat buku diterima oleh bagian penerimaan. 2. Nomor induk. Dimana tiap eksemplar buku mempunyai 1 nomor induk. 3. Pengarang. Menuliskan nama pengarang yang sudah dibalik.
4. Judul. Jika judul buku telalu panjang tidak perlu ditulis lengkap, hanya diberi tanda titik sebanyak 3 buah (...)
5. Asal perolehan. Apakah buku diperoleh dari “B” untuk pembelian , “H” untuk hadiah, dan “T” untuk tukar-menukar.
6. Penerbit. Nama penerbit buku yang terdapat dalam halaman judul. 7. Tahun terbit. Kapan buku tersebut diterbitkan.
8. Harga buku.
Dengan adanya buku inventarisasi, maka kita dapat mengetahui jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan, jumlah eksemplar dan judul, jumlah eksemplar yang berbahasa Indonesia, asing dan lain-lain.
Kegiatan inventarisasi bertujuan untuk mengontrol kepemilikan koleksi dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan. Dengan inventarisasi ini perpustakaan dapat menyusun statistic bahan pustaka yang sudah atau belum dimiliki perpustakaan.
2.7 Stock Opname
Dalam kegiatan pengembangan koleksi suatu perpustakaan didasarkan pada profil seleksi dan kebutuhan pengguna akan bahan pustaka tersebut. Dimana kegitan untuk mengetahui bagaimana profil koleksi suatu perpustakaan yang merupakan kegiatan pengumpulan data yang jumlah koleksinya menurut subjek yang sesuai dengan subjek yang mencakup disebut “stock
opname”
Menurut Yulia (1993:1998) tujuan dilakukan kegiatan stock opname adalah: 1. Mengetahui keadaan koleksi bahan pustaka yang ada di perpustakaan.
2. Mengetahui jumlah buku ( judul/eksemplar) koleksi bahan pustaka menurut golongan klasifikasi dengan tepat.
3. Menyediakan jajaran katalog yang tersusun rapi yang menandakan kondisi koleksi bahan pustaka.
4. Untuk mengetahui dengan tepat bahan pustaka yang tidak ada katalognya. 5. Untuk mengetahui pustaka yang dinyatakan hilang.
6. Untuk mengetahui dengan tepat kondisi bahan pustaka, apakah dalam keadaan rusak atau tidak lengkap.
Keuntungan diadakan stock opname yaitu:
1. Dapat disusun dari daftar bahan pustaka yang disiangi karena sudah tidak sesuai dengan subjek, tahun, kondisi bahan pustaka dan susunan bahan pustaka yang muthakir.
2. Mengetahui bahan pustaka yang paling banyak diminati oleh pengguna informasi. Hal ini berarti stock opname digunakan sebagai petunjuk pemilihan bahan pustaka. 3. Mengetahui tingkat hilangnya bahan pustaka di perpustakaan.
Stock opname memiliki beberapa prosedur dan metode antara lain:
1. Daftar pengadaan (accession list)
Daftar pengadaan dicocokkan langsung dengan buku dalam rak. Dibutuhkan 2 orang petugas dimana seseorang memeriksa buku satu persatu kemudian menyebutkan nomor induknya, dan petugas lainnya memeriksa dan member tanda pada daftar pengadaan.
2. Buku inventaris melalui daftar register bahan pustaka.
Member tanda pada register, untuk buku-buku yang sedang dipinjam, diperbaiki atau yang tak diketahui.
3. Lembar lepas yang berasal dari buku induk.
Lembar lepas ini berisi nomor induk yang dibatasi sampai 100 nomor. 4. Menghitung bahan pustaka.
Buku-buku dalam rak langsung dihitung dan ditambahkan dengan buku yang sedang dipinjam, dijilid, dan diperbaiki. Kemudian dikurangi dengan jumlah koleksi yang didasarkan pada buku induk. Selisih dari kedua angka merupakan jumlah buku yang diketahui atau hilang.
5. Jajaran katalog yang disusun berdasarkan nomor kelas (self list ). 6. Kartu uji ( check card )
Kartu uji ini menggunakan kartu katalog dimana tiap rak berisi buku yang diberi nimor atau simbol. Kemudian tiap buku dibuatkan satu kartu uji yang berisi nomor induk atau simbol lokasi. Kartu ini dibuat untuk buku-buku yang dipinjam, dijilid atau diperbaiki.
7. Bantuan computer.
Metode ini membandingkan nomor-nomor induk yang ada di buku dalam jajaran rak, dengan nomor induk buku yang terdaftar dalam buku induk. Tetapi perbandingan nomor induk dilakukan dengan bantuan komputer yaitu dengan lebih dulu memasukkan data-data nomor induk buku yang ada dalam buku induk.
8. Stock opname berdasarkan contoh/sampel.
Dengan menggunakan contoh/sampel akan didapat angka laju kehilangan buku per tahun berdasarkan perhitungan rata-rata.
2.8. Weeding
Weeding atau penyiangan adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan
perpustakkan apabila tidak menginginkan koleksinya hanya merupakan tumpukan materi yang kelanjutan dalam proses kegiatan perpustakaan.
3. Edisi terbaru sudah ada sehingga yang lama dapat dikeluarkan dari koleksi. 4. Bahan pustaka yang sudah terlalu rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.
5. Bahan pustaka yang isinya tidak lengkap lagi dan tidak dapat diusahakan gantinya. 6. Bahan pustaka yang jumlah kopinya terlalu banyak, frekuensi pemakaiannya rendah. 7. Bahan pustaka yang terlarang.
Menurut Akbar (2008: 1) penyiangan yang dilakukan diperpustakaan mempunyai tujuan sebagai berikut:
1. Memperoleh tambahan tempat untuk koleksi baru.
2. Membuat koleksi lebih dapat dimanfaatkan sebagai sumber informasi yang akurat, relevan, up to date, serta menarik.
3. Memberikan kemudahan pada pemakai dalam menggunakkan koleksi.
BAB III
PENGEMBANGAN KOLEKSI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS HKBP NOMMENSEN (UHN) MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan
Sejarah Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tentu tidak lepas dari sejarah Univeersitas HKBP Nommensen itu sendiri. Universitas HKBP Nommensen (UHN) didirikan oleh Huria Kristen Batak Protestan (HKBP) pada tanggal 7 oktober 1954 di Pematang Siantar yang pada saat itu masih mempunyai 3 (tiga) fakultas: Fakultas Theologia, Fakultas Ekonomi dan Fakultas Hukum. Secara bertahap Peerpustakaan Universitas Nommensen Medan mulai berkembang terus sejalan dengan perkembangan pendidikan di Indonesia dapat dilihat dengan bertambahnya fakultas pada Universitas HKBP Nommensen Medan.
Tahun1995 Fakultas Ekonomi dan Fakultas Hukum dipindahkan ke Medan, kemudian didirikanlah Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan (FKIP) . Pada saat itulah perpustakaan mulai muncul dengan kondisi perpustakaan yang masih sangatminim. Pada tahun 1995 jumlah koleksinya hanya 518 judul, namun pada tahun 2001, kolesi Perpustakaan UHN mencapai 33.313 judul, 68.209 eksemplar. Secara bertahap tapi pasti UHN berkembang terus sejalan dengan perkembangan pembangunan di Indonesia. Perpustakaan juga tumbuh dan berkembang dengan koleksi yang memadai serta mendukung kurikulun UHN. Kemudian tahun 1997 Fakultas Theologia dipisahkan dari Universitas HKBP Nommensen.
2000 dipimpin oleh Bapak N. Nahom Siagian, tahun 2000 s.d 2007 dipimpin oleh Ibu Dra. Santi Sitorus, tahun 2008 s.d sekarang dipimpin oleh Ibu Tiarma P. Siagian S. Sos
Perkembangan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan dapat dilihat dari prestasi yang dimiliki perpustakaan ini dimana pada tahun 1991 Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan menjadi juara I dalam lomba perpustakaan swasta terbaik tingkat Sumatera Utara dan harapan II tingkat Nasional. Kemudian tahun 2001 kembali menjadi juara I sebagai perpustakaan perguruan tinggi swasta terbaik tingkat Propinsi Sumatera Utara.
3.2 Struktur Organisasi
Organisasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan bersama-sama oleh sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Organisasi perpustakaan merupakan himpunan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Universitas Nommensen Medan adalah sebagai berikut:
Struktur Organisasi Perpustakaan Universitas Nommensen Medan
Gambar: 1 Struktur Organisasi UHN Medan
Sumber : Peraturan Kepegawaian Perpustakaan UHN Medan 2001
Dari struktur organisasi ini dapat diketahui bahwa kedudukan perpustakaan dibawah pembantu Rektor 1 (bidang akademik) dalam kegiatannya sehari-hari dengan demikian kepala perpustakaan bertanggung jawab kepada pembantu Rektor 1.
REKTOR
PR II PR III
PR I PR IV
KEPALA
PERPUSTAKAAN
BAGIAN PENGOLAHAN BAHAN
PUSTAKA
BAGIAN
SIRKULASI/REFERENSI
BAGIAN ADMINISTRASI/
Tugas-tugas kepala perpustakaan antara lain:
1. Menetapakan kebijaksanaan pokok perpustakaan.
2. Merencanakan pembinaan koleksi.
3. Membuat perencanan pengembangan perpustakaan.
Bagian pengolahan bertugas untuk:
1. Inventaris koleksi bahan pustaka.
2. Pemilihan bahan pustaka.
3. Pemesanan bahan pustaka.
4. Klasifikasi.
5. Katalogisasi.
6. Membuat kliping majalah koran dan majalah.
Bagian sirkulasi bertugas untuk:
1. Pencatatan bagian keanggotaan.
2. Melayani proses peminjaman dan pengembalian buku.
3. Membuat statistik pengunjung.
4. Menyusun koleksi di rak.
Berdasarkan data di atas dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi tersebut menggambarkan kedudukan dan pembagian pekerjaan di Universitas HKBP Nommensen Medan.
3.3 Koleksi Perpustakaan
informasi yang berbeda-beda. Umumnya sumber informasi itu dapat terbagi dalam 2 (dua) jenis yaitu: bahan tercetak dan bahan bukan tercetak. Sumber informasi berbentuk bahan tercetak berupa buku teks, fiksi dan non fiksi, sedangkan bahan bukan tercetak berupa rekaman suara, mikrofis, film, globe, peta, CD- ROM dan lain-lain.
Bentuk koleksi yang dimiliki UHN Medan adalah:
1. Buku teks , buku yang dianjurkan untuk mahasiswa maupun dosen untuk mata kuliah dalam proses belajar mengajar seperti mata kuliah dasar umum (MKDU), mata kuliah dasar keahlian (MKDK) dan mata kuliah keahlian lain-lain.
2. Buku Referensi, yaitu buku yang dikelola secara sistematika yang berfungsi sebagai alat konsultasi atau petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari data atau informasi khusus, termasuk buku referensi umum, referensi dibidang studi khusus, bibliografi, abstarak laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, katalog dan sebagainya. 3. Terbitan Berseri, yaitu koleksi perpustakaan yang memuat informasi terbaru yaitu yang
bersifat harian, bulanan, dan tahunan seperti: surat kabar, jurnal, majalah dan lain-lain. 4. Penerbitan sendiri yaitu seluruh terbitan yang diterbitkan Universitas HKBP Nommensen. 5. Koleksi khusus, yaitu koleksi yang membahas tentang minat khusus perpustakaan, seperti
koleksi tentang kebudayaan orang batak, koleksi tentang kebudayaan tertentu.
Adapun keadaan koleksi perpustakaan UHN Medan sampai tahun 2010 adalah sebagai berikut:
Tabel 1: Jenis dan jumlah koleksi UHN Medan 2010
No Jenis Koleksi
Jumlah
Judul Eksemplar
1 Buku teks dan Referens 30.200 65.271
2 Jurnal 225 232
3 Disket Komputer 25 25
4 Mikrofis 800 800
5 Deposit UHN Medan 1.881 1.984
Jumlah 33.131 68.209
Sumber : Data perpustakaan UHN Medan , 2010
Jumlah keseluruhan koleksi yang dimliki oleh Perpustakaan UHN Medan adalah sebanyak 33.131 dengan judul 68.209 eksemplar, sedangkan pengguna perpustakaan sebanyak 7068 orang, mahasiswa 6695 orang, staff pengajar/dosen 223 orang, pegawai 150 orang. Maka dapat disimpulkan bahwa rasio perbandingan antara jumlah eksemplar terhadap pengguna adalah ± 1:10 artinya, setiap mahasiswa atau dosen dapat membaca atau meminjam 10 bahan pustaka, namun apabila dihitung rasio perbandingan antara jumlah judul terhadap pengguna adalah 1:4. Dengan demikian jumlah koleksi UHN Medan yang ada saat ini harus ditingkatkan melalui penambahan bahan pustaka perpustakaan untuk memajukan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
3.4 Anggaran Perpustakaan
Rp. 25000-,/mahasiswa. Anggaran ini digunakan untuk pembelian bahan pustaka dan perlengkapan bahan pustaka lainnya. Sedangkan untuk upah/biaya tenaga kerja diperpustakaan sudah diperhitungkan terpisah yaitu yang diperoleh dari lembaga induknya. Dari informasi yang diperoleh bahwa anggaran/dana perpustakaan yang ada dapat dipergunakan untuk pengembangan koleksi diperpustakaan melalui pembelian bahan pustaka setiap tahunnya dan perlengkapan perpustakaan seperti komputer, mesin ketik manual dan lain-lain.
3.5 Tenaga Perpustakaan
Yang dimaksud dengan tenaga perpustakaan adalah orang yang berperan secara dinamis untuk melaksanakan seluruh kegiatan kerja yang ada diperpustakaan. Tenaga kerja perpustakaan professional adalah tenaga kerja perpustakaan yang ahli dala bidangnya.
Perpustakaan UHN Medan dipimpin oleh Tiarma P. Siagian S. Sos dan jumlah karyawan yang bekerja pada perpustakaan UHN Medan adalah sebanyak 14 orang dengan jenjang kependidikan adalah sebagai berikut:
1. Tamatan S1 Perpustakaan : 1 orang 2. Tamatan S1 Non Perpustakaan : 1 orang 3. Tamatan D3 Perpustakaan : 1 orang
Untuk lebih jelasnya, daftar pegawai yang lengkap dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 2: Daftar Pegawai Menurut Golongan/Jabatan Prpustakaan UHN Medan pada tahun 2008
No Nama/NIP Gol Pendidikan Jabatan/Tugas
1 Tiarma P. Siagian S.Sos III/a Sarjana Perpustakaan Kepala Perpustakaan 2 Sondang Sinaga II/c Diploma Perpustakaan Pengolahan Bahan Pustaka
3 Esra Sitinjak II/b SLTA Pelayanan/Sirkulasi
4 Tiorida Pasaribu II/c SLTA Pelayanan/Sirkulasi
5 Norma Hutabarat II/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi
6 Agustina Simanjuntak II/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi
7 Dortya Siahaan II/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi
8 Romora Sianturi III/a Sarjana Pendidikan Pelayanan/Sirkulasi 9 Indra P. Sitohang II/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi 10 Irawati Simamora III/a SLTA Pelayanan/Sirkulasi
11 Syamsia Siagian II/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi
12 Rau Nauli Manurung II/c SLTA Pelayanan/Sirkulasi
13 Rusli I/d SLTA Pelayanan/Sirkulasi
14 Nurhayati S II/b SLTA Pelayanan/Sirkulasi
Sumber: Data Perpustakaan UHN Medan, 2008
3.6 Pengguna Perpustakaan
Pengguna Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen medan adalah seluruh civitas akademika yaitu:
1. Mahasiswa 2. Staf pengajar dan,
3. Pegawai yang telah memiliki kartu tanda anggota (KTA)
4. Masyarakat umum juga diperbolehkan menggunakan layanan perpustakaan dengan membawa surat resmi dan juga kartu tanda pengenal.
1. Mahasiswa,
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi perpustakaan dengan: a. Menunjukkan tanda pembayaran uang kuliah/pembangunan. b. Menyerahkan fasfoto ukuran 2 x 3 cm 4 lembar
c. Mengisi formulir dengan alamat lengkap: tempat tinggal selama kuliah dan tempat tinggal orang tua.
2. Staf pengajar dan pegawai
Mendaftarkan diri pada bagian administrasi pembangunan dengan ketentuan: a. Mengisi formulir/pernyataan.
b. Menyerahkan fasfoto ukuran 2 x 3 cm 4 lembar c. Menyerahkan foto kopi KTP
d. Menyerahkan foto kopi SK pegawai tetap.
(Buku pedoman: Peraturan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan, 2006: 24-28).
Berikut ini dapat dilihat data civitas akademika Universitas HKBP Nommensen Medan yang menjadi pengguna perpustakaan.
Berikut tabel 3: Jumlah Pengguna Perpustakaan UHN Medan
No Pengguna Jumlah
1 Mahasiswa 8.590
2 Dosen 206
3 Pegawai Administrasi 165
Jumlah 8.961
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah civitas akademika Universitas HKBP Nommensen yang menggunakan perpustakaan adalah sebanyak 8.961 orang.
3.7 Pemilihan Bahan Pustaka
Pengembangan koleksi mencakup kegiatan memilih bahan pustaka dan dengan pengadaan pustaka. Untuk dapat memberikan layanan yang sebaik-baiknya bagi pengguna maka koleksi perpustakaan harus ada penambahan koleksi baru dan penggantian buku yang rusak atau hilang. Hal ini juga dimaksudkan untuk memberikan informasi yang mutakhir kepada pengguna sehingga mereka dapat mengetahui dan mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Pemilihan koleksi ini dilakukan karena dalam kenyataan suatu perpustakaan tidak dapat mengumpulkan semua buku yang diterbitkan baik dalam jumlah maupun jenisnya, karena pengadaan buku dibatasi oleh tujuan dan sasaran yang ingin dicapai oleh perpustakaan, keadaan dan kemampuan pengguna yang dilayani, dan, tenaga, dan pengelola serta yang tersedia di perpustakaan. Dalam melakukan pemilihan perpustakaan harus mempedomani prinnsip-prinsip pemilihan bahan pustaka. Adapun prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan UHN adalah:
1. Relevansi kebutuhan bahan pustaka dengan pengguna. 2. Kemutakhiran bahan pustaka.
3. Kelengkapan bahan pustaka.
Dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka Perpustakaan UHN Medan melibatkan beberapa pihak-pihak agar koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna.
1. Dosen 2. Pustakawan 3. Mahasiswa
Dari uraian diatas dapat dijelaskan bahwa dalam pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Nommensen Medan bukan hanya pustakawan yang berwenang melaksanakan pemilihan tetapi dosen dan mahasiswa.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan alat bantu pemilihan bahan pustaka. Adapun alat bantu pemilihan bahan pustaka yang digunakan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen adalah:
1. Katalog penerbit dari dalam dan luar negeri. 2. Bibliografi
Pengguna alat bantu pemilihan bahan pustaka tersebut untuk melengkapi data bibliografi yang akan dibeli.
3.7.1 Alat Bantu Seleksi Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi tentang bahan pustaka yang baru diterbitkan untuk menjadi koleksi di perpustakaan. Untuk melaksanakan pemilihan bahan pustaka Perpustakaan UHN Medan menggunakan beberapa alat bantu pemilihan yaitu:
1. Katalog penerbit atau brosur yang dikirim langsung oleh penerbit melalui agen/penjaja buku ke Perpustakaan UHN Medan.
3.7.2 Prosedur Pemilihan
Bahan pustaka yang ada diperpustakaan bukanlah tersedia dengan seadanya saja tetapi bahan pustaka itu dipilih dan disesuaikan dengan kebutuhan informasi oleh pengguna yang berbeda-beda yaitu dengan memperhatikan kualitas isi dari bahan pustaka yang selalu berubah-ubah selajan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dari waktu ke waktu. Pemilihan baha pustaka bukan hanya dilakukan pustakawan saja tetapi tanggung jawab semua pihak seperti mahasiswa, dosen dan pegawai. Dengan demikian pengembangan koleksi perpustakaan dapat mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan UHN besama-sama dengan dosen dan mahasiswa menentukan pemilihan bahan pustaka, yaitu sebagai berikut:
1. Pustakawan
a. Pustakawan menyediakan alat bantu pemilihan bahan pustaka, seperti katalog penerbit kepada pengguna.
b. Pustakawan memberikan formulir kepada mahasiswa dan dosen mengenai koleksi apa saja yang akan dibeli dimana data formulir untuk buku yaitu: pengarang, judul, edisi, tahun terbit, penerbit, ISBN (kalau ada), dan harga. Data untuk majalah yaitu: judul, alamat penerbit, frekuensi terbit, ISSN (kalau ada) dan harga.
2. Dosen/Staf Pegawai
Untuk menentukan bahan pustaka yang akan dibeli, dosen juga berperan penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bahan pustaka yang akan dibeli harus dapat mendukung kurikulum pelajaran disetiap fakultas yang ada.
3. Mahasiswa
Contoh: Formulir Pengusulan Bahan Pustaka di Perpustakaan UHN Medan. Nama Dosen/Mahasiswa :
Fakultas : Jabatan :
A. Mata Kuliah Yang Diajar Jumlah Mahasiswa yang
Mengikuti Mata Kuliah
1. 2. 3. 4. 5.
A. Judul-judul Buku Pegangan yang digunakan. ( Sertakan tahun terbit, penerbit dan harga buku kalau ada.
1. 2. 3. 4. 5.
3.8 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan koleksi perpustakaan merupakan salah satu kegiatan kerja pembinaan koleksi perpustakaan, untuk dapat memenuhi kebutuhan pengguna.
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan berusaha menyediakan berbagai sumber informasi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Adapun pekerjaan pengadaan koleksi yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah:
1. Mengumpulkan alat-alat pengadaan, misalnya katalog penerbit baik dalam dan luar negeri.
2. Mengadakan penelitian kebutuhan pengguna koleksi perpustakaan. 3. Melaksanakan selebaran daftar buku ke seluruh fakultas dan jurusan.
4. Menyusun kembali daftar pesanan dari hasil pemilihan di fakultas oleh staf pengajar. 5. Mengajukan pesanan tersebut kepada pimpinan selanjutnya diteruskan kepada rektor. 6. Melaksanakan transaksi pengadaan dengan penerbit.
7. Menerima pesanan tersebut baik yang diperoleh secara pembelian, bantuan, sumbangan maupun pertukaran.
8. Memberi identitas dengan cap atau nomor inventaris pada setiap koleksi.
Adapun cara pengadaan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan adalah dengan cara:
1. Pembelian
3.8.1 Pembelian
Dana pembelian buku Perpustakaan Universitas Nommensen HKBP Medan diperoleh dari P2T (Proyek Perguruan Tinggi) dana pengguna buku tidak diuraikan seberapa besar anggarannya. Apabila anggara telah tersedia maka pimpinan perpustakaan akan menghadap rektor untuk meminta persetujuan. Setelah Rektor menyetujui akan pengadaan buku, kepala perpustakaan akan meminta pendapat dari staf perpustakaan. Kemudian perpustakaan mengadakan vertifikasi apakah buku yang hendak dibeli sudah ada atau buku tersebut perlu ditambah dengan edisi yang baru, dan apabila anggaran terbatas maka perlu dibuat kartu desiderata yang nantinya dipertimbangkan apabila dana sudah tersedia. Setelah dilaksanakan vertifikasi dibuat daftar pesanan dan surat pengantar. Pembelian yang dilaksanakan oleh Perpustakaan UHN Medan adalah melalui pemesanan kepada penerbit, agen atau distributor dan toko buku.
3.8.2 Sumbangan/Hadiah
Penerimaan hadiah pada Perpustakaan UHN Medan ada dua cara yaitu:
1. Hadiah atas permintaan
Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan melaksanakan hadiah atas permintaan dengan cara setiap mahasiswa yang telah menyelesaikan studinya dan mengurus bebas pustaka dengan membayar uang sebesar Rp.50.000,_ .Dana tersebut digunakan untuk pembelian bahan pustaka sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2. Hadiah tidak atas permintaan
kebutuhan maka bahan pustaka tersebut sebaiknya disimpan yang nantinya dapat ditukarkan kepada perpustakaan lain.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa bahan pustaka yang diterima melalui hadiah atas permintaan lebih banyak menguntungkan. Sedangkan hadiah yang diterima tanpa permintaan sering tidak sesuai.
3.8.3 Wajib Serah Karya Ilmiah
Selain pembelian dan sumbangan/hadiah, Perpustakaan UHN Medan juga melakukan penambahan koleksi melalui cara wajib serah karya ilmiah. Dimana koleksi wajib serah karya ilmiah diperoleh dari dosen-dosen dan mahasiswa yang berupa karya ilmiah.
Pada peraturan Perpustakaan Universitas HKBP Nommensen Medan tiap mahasiswa wajib menyerahkan 1 buku ke perpustakaan tersebut.
3.9 Inventarisasi
Inventarisasi adalah pekerjaan dimana setiap bahan pustaka yang baru diterima diberi cap atau stempel tanda milik perpustakaan pada halaman tertentu dan setelah tiu dibukukan ke dalam buku induk yang biasanya disebut buku inventaris. Kegiatan inventaris ini dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima perpustakaan diolah lebih lanjut.
Proses inventarisasi di Perpustakaan UHN Medan dilakukan secara manual. Prosedur inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan UHN Medan adalah sebagai berikut:
1. Member stempel pada bahan pustaka yang diterima.
judul dan halaman tengah buku. Pada halaman tengah buku, tidak ditentukan halaman berapa, hanya tergantung kepada tebal tipisnya bukusedangkan pada halaman judul ada dua stempel, yaitu stempel perpustakaan dan stempel inventarisasi. Stempel inventarisasi berbentuk persegi panjang, memuat keterangan yaitu: nomor inventaris buku, tanggal penerimaan buku, asal buku, tanggal pengolahan buku.
Contoh sampel:
Sumber : Data Perpustakaan UHN Medan 2. Mendaftar Bahan Pustaka
Bahan pustaka yang telah diberi stempel, kemudian dicatat dalam buku induk (buku besar).
Contoh lembaran buku pada inventarisasi Perpustakaan UHN Medan, adalah sebagai berikut
Tabel 4: kolom dalam buku inventaris/induk
Tgl
Macam Pengarang Judul
Buku
Jumlah Bahasa Macam Nomor
