PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA
PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN
ILMU PENDIDIKAN(STKIP) RIAMA
MEDAN
KERTAS KARYA
DISUSUN
O
L
E
H
RIO RICHARDO SAGALA
NIM: 052201022
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN
MEDAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
Kertas ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lainnya.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, September 2009 Penulis,
KATA PENGANTAR
Dengan segala kerendahan hati, terlebih dahulu penulis menaikkan pujian dan hormat bagi Allah Bapa Yang di Surga, yang telah melimpahkan kasih karuniaNya serta bimbinganNya kepada penulis selama menjalani studi terutama dalam menyelesaikan kertas karya ini.
Dalam menyelesaikan kertas karya yang berjudul “PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN (STKIP) RIAMA MEDAN”. Penulis menyadari penulisan kertas karya ini masih jauh dari sempurna dan memiliki kekurangan, baik materi maupun penyajian. Oleh karena itu dengan rendah hati penulis akan selalu menerima saran dan kritik yang sifatnya membangun.
Dalam penyusunan kertas karya ini penulis telah banyak menerima bantuan, dorongan, bimbingan, serta fasilitas dari berbagai pihak. Untuk itu pada kesempatan penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Drs. Syaifuddin, M.A, Ph.D, selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara, M.Si, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan.
3. Ibu Dra. Zurni Zahara, M.Si, selaku Dosen Pembimbing yang telah memberikan bimbingan dan masukan sehingga selesainya kertas karya ini.
4. Ibu Dra Zaslina Zainuddin, selaku Dosen Wali yang telah banyak memberikan arahan dan bimbingan kepada penulis selama mengikuti perkuliahan.
6. Seluruh Staf Pengajar pada Program Studi D-III Ilmu Perpustakaan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik dan memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis.
7. Kepala perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Riama Medan serta seluruh staf pegawai yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan observasi kepada penulis serta memberikan ilmu pengetahuan kepada penulis
8. Teristimewa penulis ucapakan terimakasih kepada Ayahanda B. Sagala dan Ibunda P. Manalu selaku orang tua penulis yang telah banyak memberikan bantuan moril maupun materil kepada penulis dalam menyelesaikan perkuliahan dan kertas karya ini.
9. Teman-temanku yang tercinta khususnya buat teman hidupku: Roy, Vicky, Fitri serta penyemangat hidup ku: Aguztina Libertinari 10. Buat Abangku Rixson Sagala, Adik-adikku Roney Sagala dan
Rudi Sagala serta semua keluarga-keluargaku yang memberi dukungan, motivasi dan semangat dalam menyelesaikan kertas karya ini.
11. Buat teman-teman satu permainan Franky Slank, Q-tink, Ittan, dkk dan juga Slankers Medan Club & Rastamania yang telah memberi semangat, dorongan, dan juga motivasi selama perkuliahan dan menyelesaikan kertas karya ini.
12. Buat teman-teman kampus khususnya buat Saidun/Nepri, Vicky Apadanya, Jaff Chand, R.Affandy(Doyok), Daniel Acconk, Febrian Bemby, dan teman-teman yang tidak bisa penulis sebutkan namanya satu-persatu karena banyak banget, terima kasih karena kalian menguatkan saya dalam menyelesaikan kertas karya ini.
Ucapan terima kasih juga kepada semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu persatu yang telah banyak memberikan dukungan moril maupun materil kepada penulis.
mengharapkan saran demi perbaikan yang bersifat membangun dari segenap pembaca.
Akhir kata penulis mengharapkan semoga kertas karya ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Medan, September 2009 Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah ... 1
1.2 Tujuan Penulisan ... 2
1.3 Ruang Lingkup... 2
1.4 Metode Pengumpulan Data ... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.1.4 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.4.1 Karya Cetak ... 5
2.1.4.2 Karya Noncetak ... 6
2.1.4.3 Bentuk Mikro... 7
2.1.4.4 Karya Dalam Bentuk Elektronik ... 7
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka ... 8
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka ... 8
2.2.2 Pemilihan Bahan Pustaka ... 8
2.2.2.1 Pihak yang Berwenang Memilih Bahan Pustaka... 9
2.2.2.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka . 10 2.2.2.3 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 11
2.3 Penerapan Teknologi Untuk Kemudahan Pengadaaan ... 11
2.3.1 Informasi Buku Baru ... 11
2.3.2 Alat Bantu Seleksi ... 12
2.4 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka ... 15
2.4.1 Pembelian ... 15
2.4.2 Sumbangan Atau Hadiah ... 22
2.4.3 Tukar Menukar ... 23
2.4.4 Terbitan Sendiri... 24
2.4.5 Titipan... 24
2.5 Penerimaan/Pemeriksaan ... 25
2.6 Inventarisasi ... 26
BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN STKIP Riama MEDAN 3.1 Sejarah Perpustakaan STKIP Riama Medan ... 28
3.1.1 Fungsi Perpustakaa ... 29
3.1.2 Tujuan Perpustakaan ... 30
3.1.3 Jam Buka Perpustakaan ... 31
3.1.4 Personalia ... 31
3.1.5 Anggaran ... 32
3.1.6 Struktur Organisasi ... 32
3.1.7 Keanggotaan ... 35
3.1.8 Koleksi ... 36
3.1.9 Pengguna ... 38
3.2 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka ... 40
3.2.1 Pembelian ... 40
3.2.2 Sumbangan atau Hadiah ... 41
3.2.3 Wajib Serah Karya Ilmiah ... 42
3.3 Seleksi Bahan Pustaka ... 42
3.3.1 Pihak Yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka ... 43
3.3.2 Alat Bantu Seleksi ... 44
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan ... 48 4.2 Saran ... 49
Lembar Persembahan
Apabila orang-orang benar itu berseru-seru, maka Tuhan
mendengar, dan melepaskan mereka dari segala
kesesakannya
(Mazmur 34 : 18)
Kupersembahkan Teristimewa Untuk
Yang Tercinta :
Ayahanda
:
B. Sagala
Ibunda
:
P. Manalu
Abangku Rixson, Adik-adikku Rudi& Ronie
BAB I PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang Masalah
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan penunjang bagi keberhasilan program universitas dalam pendidikan, pengajaran, dan penelitian. Menurut Sulistyo Basuki (1993:51) perpustakaan perguruan tinggi adalah “Penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat”.
Tujuan utama diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi. Untuk mencapai tujuan tersebut upaya yang dilakukan oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah dengan cara mengumpulkan, mengolah, dan memanfaatkan bahan pustaka kepada pemakai jasa perpustakaan peguruan tinggi yaitu sivitas akademika.
Salah satu ukuran untuk menentukan tercapainya tujuan dan fungsi suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah tersedianya bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemakai. Untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna tersebut, perlu adanya pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah, tergantung kebutuhan pengguna yang dilayani.
Pengadaan bahan pustaka tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan perguruan tinggi adalah dengan cara mengadakan bahan pustaka dari berbagai bidang ilmu. Oleh sebab itu perpustakaan harus mampu mendukung kegiatan bidang pengadaan, sehingga koleksi yang tersedia di perpustakaan benar-benar bermanfaat bagi pengguna perpustakaan.
maka penulis memilih judul “Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Riama Medan”. Pemilihan Perpustakaan STKIP Riama Medan sebagai objek penelitian, karena penulis menganggap perpustakaan tersebut telah memiliki koleksi yang cukup banyak dan telah melaksanakan kegiatan kerja pengadaan bahan pustaka.
I.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan dalam menyusun kertas karya ini adalah :
1. Untuk memahami lebih mendalam bagaimana pelaksanaan pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan.
2. Untuk mengetahui kendala-kendala yang dihadapi oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan dalam proses pengadaan bahan pustaka.
I.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan masalah yang dikemukakan diatas penulis membatasi ruang lingkup penulisan kertas karya ini adalah mengenai prinsip-prinsip pengadaan, proses pengadaan yaitu pembelian, tukar-menukar, hadiah/sumbangan, terbitan berseri, titipan serta penerimaan dan inventarisasi.
I.4 Metode Pengumpulan Data
Dalam upaya penyelesaian kertas karya ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan dua cara yaitu :
1. Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka atau literatur yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam penulisan kertas karya ini.
2. Studi Lapangan
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur penunjang perguruan tinggi, yang bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tinggi.
Tujuan perguruan tinggi di Indonesia dikenal dengan nama Tri Dharma Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat) maka perpustakaan pun bertujun membantu melaksanakan ketiga dharma perguruan tinggi.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993: 51) “ Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuan utamanya”.
Perpustakaan perguruan tinggi ialah perpusatakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik dan perpustakaan sekolah tinggi.
(Sjahrial-Pamuntjak; 2005:5)
Dari kedua pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi merupakan wadah yang sangat penting dalam memberikan informasi dan pelayanan kepada pengguna. Pengguna yang dilayani di perpustakaan perguruan tinggi ini terdiri dari mahasiswa, staf pengajar, dan peneliti. Jika perpustakaan universitas berjalan dengan baik maka program pendidikan yang ada di universitas tersebut akan berjalan dengan lancar sehingga program Tri Dharma Perguruan Tinggi dapat tercapai.
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:52) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan, tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis mulai dari mahasiswa sampai staf pengajar
3. Menyediakan sarana belajar untuk pengguna perpustakaan 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi pemakai
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tetapi sampai pada lingkungan industri. Dari uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna, menyediakan bahan pustaka yang universal pada semua tingkat akademis, ruang belajar untuk pengguna serta pelayanan yang cepat dan tepat.
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya, perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:
a. Fungsi Interprestasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya
b. Fungsi Edukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran.
c. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencarian pengguna informasi.
d. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni.
e. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas, minat dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
f. Fungsi Publikasi
g. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan yang berhasil dalam memberikan informasi kepada para pengguna adalah perpustakaan yang berhasil menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan para pengguna. Demikian halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi harus selalu berusaha menyajikan informasi yang sistematis.
Menurut Siregar, Belling (1992: 2) mengatakan: “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah, dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa, koleksi hendaknya disesuaikan dan dikembangkan dengan kebutuhan penggunanya yang berubah dari tuntutan pemakainnya pada masa sekarang dan masa yang akan datang sehingga mutu perpustakaan tetap ada dan pelayanan bisa berjalan dengan baik.
2.1.4.1 Karya Cetak
Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperi:
Buku
Buku merupakan koleksi yang paling umum dihimpun perpustakaan. Buku adalah terbitan yang membahas informasi tertentu yang disajikan secara tertulis sedikitnya setebal 64 halaman tidak termasuk halaman sampul, diterbitkan oleh penerbit atau lembaga tertentu, serta ada yang bertanggung jawab terhadap isi yang dikandungnya (pengarang). Selain itu UNESCO juga memberikan standard tentang bahan pustaka. Beberapa jenis buku adalah sebagai berikut:
1. Buku teks (buku wajib), yaitu buku untuk mahasiswa maupun dosen baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah yang ada.
2. Buku penunjang, buku pengayaan yang telah mendapat rekomendasi dari pemerintah untuk digunakan kalangan mahasiswa tentang bidang tertentu.
4. Buku populer (umum) merupakan buku yang berisi ilmu pengetahuan secara umum dan populer.
5. Buku rujukan (referens) merupakan buku yang menggambarkan isinya yang tidak mendalam dan kadang-kadang hanya memuat informasi tertentu saja seperti arti kata. Buku rujukan (referens) tidak perlu dibaca secara keseluruhan sehingga cara penyusunannya berbeda dengan susunan buku. Contoh: kamus, ensiklopedia, almanak, direktori, dan buku tahunan dan lain-lain.
Terbitan Berseri
Pada umumnya berseri berupa majalah dan koran. Majalah dan koran diperlukan sebagai koleksi perpustakaan karena keduanya berisi berita aktual yang meliputi beberapa aspek kehidupan manusia. Majalah biasanya diterbitkan mingguan, dua mingguan atau bahkan bulanan. Koran diterbitkan setiap hari. Tabloid merupakan terbitan seperti koran tetapi ukurannya separuh dari ukuran koran.
2.1.4.2 Karya Noncetak
Karya noncetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku dan majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:
♦ Rekaman Suara
Rekaman suara adalah bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam.
♦ Gambar Hidup dan Rekaman Video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video yang pada umumnya bersifat rekresi.
♦ Bahan Grafika
♦ Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
2.1.4.3 Bentuk Mikro
Bentuk mikro adalah koleksi perpustakaan yang merupakan alih media dari buku ke dalam mikro seperti mikro film dan mikro fice (carik mikro). Mikro film pada umumnya berbentuk rol dan carik mikro berbentuk lembaran. Koleksi mikro hanya bisa dibaca dengan alat bantu yaitu mikro reader (alat baca bahan mikro). Bentuk mikro bisa juga dicetak dengan alat yaitu “mikro reader printer”. Pada umumnya mikro film yang disajikan untuk pengunjung perpustakaan adalah film positif. Ada 3 macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
♦ Mikrofilm
Bentuk mikro dalam bentuk gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm dan 35mm.
♦ Mikrofis
Bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105mm x 148mm (standard) dan 75mm x 125mm.
♦ Mikroopaque
Bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukurannya sebesar mikrofis.
2.1.4.4 Karya Dalam Bentuk Elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan kedalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti komputer, CD-ROM player, dan sebagainya.
dan telinga. Oleh sebab itu bahan pandang dengar merupakan media pembawa pesan yang sangat kuat untuk bisa ditangkap oleh manusia.
Contoh: video, kaset, piringan hitam, CD-ROM, VCD, slide, dan film.
2.2 Pengadaan Bahan Pustaka
2.2.1 Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna secara up to date. Melalui kegiatan kerja pengadaan tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, terbitan berseri lainnya seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur, dan sebagainya, sedangkan koleksi noncetak seperti kaset, audio visual, microfilm, microfis, piringan hitam, video kaset, CD ROM (Compact Disk Read Only Memory) dan lain-lain.
“Pengadaan koleksi adalah hal-hal yang mencakup perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah, atau pertukaran, pembayaran atau tanda terima pembayaran dan pemeliharaan catatan-catatan yang berkaiitan dengan pengadaan” Yulia, (1993:41). Jadi, pengadaan bahan pustaka tersebut adalah kegiatan layanan teknis perpustakaan dalam rangka melengkapi atau memenuhikebutuhan pengguna perpustakaan yang dimulai dari pemilihan, pemesanan, sampai pada tahap pemeriksaan dan inventarisasi.
2.2.2 Pemilihan Bahan Pustaka
“Pemilihan bahan pustaka adalah proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan proses pemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek” (Sulistyo-Basuki; 1993:426).
Dalam usaha pemilihan bahan pustaka, sebelum masuk ke langkah beikutnya, perlu dilakukan tinjauan kembali terhadap buku yang akan dipilih, apakah sudah dimiliki sebelumnya untuk menghindari duplikasi bahan pustaka.
pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai yang sekarang dan yang akan datang (Sulistyo-Basuki; 1993:427).
Menurut Sulistyo-Basuki, (1993:431) terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan bahan pustaka, antara lain :
a. Buku
Pustakawan harus tahu keadaan buku yang ada di pasaran (seberapa jauh buku yang tersedia, bagaimana proyeksinya yang akan datang).
b. Pemakai
Pustakawan harus memahami selera pemakai dalam bidang ilmu pengetahuan.
c. Sumber daya
Pustakawan harus mengetahui sumber daya yang ada, termasuk dana dan anggaran, staf serta buku yang dapat dipinjam dari perpustakaan lain.
Dari pernyataan diatas yang paling penting diperhatikan adalah sumber ketersediaan dana. Sebab tanpa dana yang cukup, pengadaan bahan pustaka akan sia-sia untuk dilaksanakan.
2.2.2.1 Pihak yang Berwenang Memilih Bahan Pustaka
Dalam suatu perpustakaan, pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka bukan hanya pustakawan tetapi semua unsure yang berkepentingan, termasuk para pengguna jasa perpustakaan. Menurut Yulia, (1993:75), pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka adalah:
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka adalah kepala sekolah, dan wakil, guru, pelajar boleh saja memberikan saran.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasehat, penyantun perpustakaan, dan tokoh masyarakat.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dosen, staf dan mahasiswa menyarankan dan harus dipertimbangkan kesesuaiannya dengan kebutuhan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan tersebut bernaung.
apakah bahan pustaka tersebut cocok atau tidak serta dana yang tersedia.
Selain yang disebutkan diatas, untuk dapat melakukan pemilihan bahan pustaka, pihak-pihak yang berhubungan harus memiliki pengetahuan seperti (Sulistyo-Basuki; 1993: 429):
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedi, paham akan dunia penerbitan, khususnya kelemahan dan keunggulan suatu penerbit.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan dan mengapa ada kelompok pengguna bahan pustaka yang satu berbeda dengan pengguna perpustakaan yang lain.
3. Memahami kebutuhan para anggota.
4. Personil pemilihan buku harus bersifat netral serta harus menguasai informasi dan akal sehat dalam pemilihan.
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. 6. Mengetahui buku melalui proses membaca.
2.2.2.2 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Pustaka
Prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka ditetapkan sebagai upaya untuk menyesuaikan pemilihan bahan pustaka dengan tujuan dan fungsi perpustakaan. Prinsip tersebut diperjelas sebagai berikut:
1. Relevansi atau kesesuaian
Bahan pustaka harus disesuaikan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan dengan lembaga induknya.
2. Kesesuaian dengan kebutuhan pengguna
Pemilihan bahan pustaka harus mengutamakan kepentingan pengguna dengan tujuan untuk memenuhi tingkat keterpakaian pemakai.
3. Kelengkapan
Pengadaan bahan pustaka hendaknya berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pemakai jasa perpustakaan, bukan berpedoman pada jumlah banyaknya eksemplar buku tetapi harus diperhatikan kualitas koleksi tersebut.
4. Kemutakhiran
Isi yang terdapat dalam bahan pustaka harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerja sama dengan pihak lain
Sedangkan untuk menentukan judul bahan pustaka apa yang akan dipilih pihak perpustakaan harus mengetahui apakah terbitan tersebut masih dapat dibeli di pasar toko buku dengan penerbit atau tidak.
2.2.2.3 Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, maka diperlukan alat bantu pemilihan buku.
Alat bantu tersebut adalah: 1. Sarana pembaca
2. Timbangan buku seperti yang terdapat pada surat kabar dan majalah 3. Bibliografi (Sulistyo-Basuki; 1993: 432).
Sedangkan alat bantu seleksi yang lain adalah:
1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri yang berisi: a. Judul, anak judul, judul paralel
b. Edisi, negara, bahasa, bentuk c. Kota terbit, penerbit
d. Tahun terbit e. Harga langganan f. ISSN
2. Bibliografi nasional dan internasional 3. Bibliografi khusus berbagai bidang ilmu 4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain
5. Tim, bahan buku, iklan, dan lain-lain (Milburga; 1994: 74).
Jadi melalui diatas pihak-pihak yang melakukan pemilihan bahan pustaka dapat menentukan bahan pustaka mana yang cocok.
2.3Penerapan Teknologi untuk Kemudahan Pengadaan
Di era globalisasi sekarang ini seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, maka pengadaan bahan pustaka sangat mudah dilakukan yaitu dengan cara pengaksesan melalui internet seperti dalam pemesanan buku, tidak harus langsung ke toko buku ataupun ke luar negeri, apabila ada buku yang harus dibeli cukup dengan mengakses melalui internet.
2.3.1 Informasi Buku Baru
buku-buku yang baru terbit. Untuk melihat informasi buku-buku-buku-buku baru penerbit dalam negeri maupun luar negeri dapat dilihat melalui website seperti ini:
a. Penerbit Dalam negeri http: / http: / http: /
http: / http: /
b. Penerbit Luar Negeri
http: / http: / http: / http: / http: /
2.3.2Alat Bantu Seleksi
Ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fungsi tertentu. Secara garis besar alat Bantu seleksi dapat dibedakan menjadi 2 kelompok.
1. Alat Bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang diberikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliogafi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustaka tersebut, dan keterangan lain yang dibutuhkan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan dengan panjang yang bervariasi.
Contoh alat Bantu seleksi antara lain: Majalah tinjauan buku/bahan pustaka lain
Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu, subjek tertentu, atau kelompok tertentu
Alat bantu seleksi menurut
(2001:55-56) adalah sebagai berikut:
1. Katalog Penerbit dari berbagi Penerbit
Katalog penerbit berisi informasi buku-buku terbaru dari penerbit dalam dan luar negeri. Informasi yang dikandung biasanya berisi judul, pengarang, tahun terbit, jumlah halaman, harga buku dan sering pula menyertakan anotasi atau deskripsi cakupan isi buku (Darmono; 2001:55). 2. Tinjauan Buku
Tinjauan buku biasanya dimuat pada majalah ilmiah, surat kabar serta majalah popular. Ini merupakan salah satu alat untuk mengevaluasi dan seleksi tulisan bagi tulisan orang-orang ternama (Darmono; 2001:55) 3. Bibliografi Nasional Indonesia
Berisi informasi tentang terbitan seluruh Indonesia yang mencakup buku, laporan penelitian, bacaan anak-anak, terbitan pemerintah, laporan konferensi serta peta (Darmono; 2001:56)
4. Daftar Buku IKAPI
Daftar ini merupakan katalog berbagai penerbit Indonesia yang tergabung dalam Ikatan Penerbit Indonesia (IKAPI). Katalog ini diterbitkan IKAPI dan isi dari daftar ini memuat judul, pengarang, jumlah halaman, ISBN, dan harga buku. Alat ini memuat informasi judul buku yang merupakan gabungan dari berbagai bidang pengetahuan (Darmono; 2001:56)
5. Resensi
Adalah suatu uraian pembicaraan maupun penilaian terhadap suatu karya yang menyangkut bentuk fisik maupun isinya. Resensi dapat disampaikan pada media tatap muka, diskusi buku, media cetak (buku, majalah, dan surat kabar), media dengar (radio), maupun media pandang dengar atau televise (Lasa Hs; 2001:162).
Menurut Soeatminah (1992:76) alat Bantu seleksi meliputi: • Katalog penerbit dalam dan luar negeri
• Bibliografi nasional dan internasional • Bibliografi khusus berbagi bidang ilmu • Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain • Timbangan buku, iklan, dan lain-lain
• Daftar judul untuk jenis perpustakaan tertentu (corelist)
2. Alat Identifikasi dan Verifikasi
untuk melakukan verifikasi apakah nama dan judul pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada di pasaran atau tidak. Contoh alat identifikasi atau verifikasi adalah:
• Katalog penerbit • Bibliografi
• Katalog perpustakaan penting untuk subjek atau media tertentu.
2.3.3Kemudahan Pemesanan
Pemesanan buku secara online telah banyak dilakukan oleh perpustakaan saat ini, pemesanan buku tidak lagi harus memesan langsung ke toko buku ataupun keluar negeri apabila ada buku yang harus dibeli, dengan mengakses melalui internet sudah lebih mudah untuk pemesanan buku ataupun bahan pustaka. Adapun cara yang dapat digunakan ialah misalnya pemesanan bahan pustaka cukup dengan mengisi form pembelian yang tersedia di website atau dengan mengirimkan e-mail. Untuk konfirmasi biaya keseluruhan (harga buku dan biaya pengiriman). Lalu sebutkan nama buku, pengarang dan penerbit yang ingin dipesan. Kita juga harus menyebutkan alamat kita agar dapat menyebutkan biaya pengiriman dan akan dijawab oleh toko buku tersebut melalui e-mail dan jawaban tersebut akan mencantumkan harga buku dan pengiriman dan serta mencantumkan nomor rekening toko buku tersebut misalnya Bank Lippo, Bank Mandiri, untuk dipilih sebagai perantara.
Pembayan dapat dilakukan dengan cara: 1.Transfer Bank melalui ATM
2.Credit Card 3.Bank Draft 4.Money Order 5.Kode Pembelian
2.4 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka 2.4.1 Pembelian
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui pembelian merupakan cara yang paling efektif dalam pengadaan bahan pustaka, karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok sesuai dengan dana yang tersedia. Pembelian ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain yaitu:
1. Melalui toko buku
2. Melalui penerbit, baik penerbit dalam maupun luar negeri 3. Melalui agen buku, baik agen dari dalam maupun luar negeri.
1. Pembelian Buku Melalui Toko Buku
Pembelian buku secara langsung pada toko buku banyak dilakukan oleh perpustakaan yang memiliki jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun dari sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
Kekurangan yang sering ditemukan dalam pembelian buku yang dilakukan melalui toko buku adalah bahwa tidak semua subjek atau judul buku yang dibutuhkan perpustakaan tersedia di toko buku. Sementara itu toko buku tidak selalu terdapat di setiap kabupaten. Bagi buku terbitan luar negeri kesulitan ini ditambah dengan waktu pemesan yang lama. Keuntungan atau kemudahannya adalah kita dapat melakukan efisiensi atau penghematan dari segi biaya, waktu, dan tenaga.
Cara pemesanan bahan pustaka / buku melalui toko buku yaitu:
Gambar-1 Contoh kartu pesanan KARTU PESANAN
Pengarang : Judul :
Edisi : Tahun : Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah : Agen : Harga satuan : Pemesanan : Tgl. Terima : Tgl. Pesan :
Sumber: Yulia (1993:45)
2. Buat daftar pesanan yang memuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan diatas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya.
Tabel-1 Contoh format daftar pesanan buku
No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jlh. Eks Harga Pemesanan
Sumber: Yulia (1993:45)
3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan kepada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau cek), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu kepada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu dicarikan
2. Pembelian Buku Melalui Penerbit
Pemesanan buku dapat juga dilakukan melalui penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Menurut Yulia, (1993:46), “defenisi penerbit adalah suatu perusahaan yang mengambil naskah pengarang, mengeditnya dan memprosesnya dalam bentuk buku”.
Pemesanan buku secara langsung melalui penerbit, biasanya hanya dilakukan jika judul-judul yang kita butuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit tersebut. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang kita tahu diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
Dengan demikian penerbit hanya dapat melayani pesanan-pesanan perpustakaan secara terpisah, yaitu terbatas pada judul-judul yang diterbitkan penerbit tersebut. Adakalanya terdapat penerbit yang menjadi eksportir dan juga mempunyai toko buku yang menjual buku-bukunya sendiri (misalnya Gramedia).
Cara pemesanan buku melalui penerbit yaitu:
1. Tentukan penerbit yang dapat melayani pesanan buku perpustakaan.
2. Buatlah daftar pesanan buku-buku yang dikelompokkan menurut penerbitnya.
3. Kirimkan daftar pesanan kepada penerbit yang dituju untuk diperiksa ketersediaa buku-buku tersebut dan harga satuannya. Kemudian penerbit akan mengirim “proforma invoice” yaitu daftar buku yang dilengkapi daftar harganya.
4. Setelah “invoice” Anda terima, periksa dana yang tersedia.
5. Lakukan pembayaran, dapat dilakukan langsung (jika jarak perpustakaa dengan penerbit dekat), atau dapat dilakukan melalui bank jika lokasi penerbit jauh dari pemesannya.
6. Bukti pembayaran melalui bank harus Anda kirimkan ke penerbit disertai dengan surat pengantar dan “proforma invoice”.
7. Fotokopi dari bukti pembayaran melalui bank harus Anda simpan dengan baik agar Anda dapat membuktikan bahwa pembayaran telah Anda lakukan, jika hal ini diperlukan di kemudian hari.
3. Pembelian Buku Melalui Agen Buku
yang besar memiliki buku-buku dari berbagai penerbit, baik itu penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri.
Pustakawan lebih menyukai berhubungan dengan agen buku untuk pembelian buku. Hal ini disebabkan karena:
Melalui agen, semua pesanan judul-judul yang berasal dari berbagai penerbit hanya melalui satu jalur.
Agen buku tidak hanya menerima pesanan dari pustakawan saja, tetapi lebih dari itu mereka juga menindaklanjuti dengan membantu menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam transaksi pesan-memesan.
Evaluasi terhadap agen buku oleh pustakawan biasanya memperhatikan beberapa hal, yaitu:
1. Pelayanan ekstra 2. Potongan harga 3. Waktu pengiriman 4. Pemenuhan pemesanan
Saat ini perpustakaan mempunyai beberapa rencana pemesanan yang membantu proses seleksi dan pengadaan secara terus-menerus, yaitu:
1. Sejumlah besar buku-buku dari penerbit atau agen disampaikan ke perpustakaan secara otomatis.
2. Prosedur ini memberikan penghematan biaya dan discount yang tinggi.
3. Pustakawan mendapat kesempatan untuk menilai buku-buku sebelum diterima atau ditolak.
4. Agen atau penerbit mungkin mengirim judul-judul yang tidak disukai untuk direview.
Langkah-langkah Pembelian dan Pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui catalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan. 7. Membayar pesanan/langganan.
Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokkan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan yang tidak sesuai dengan pesanan cacat, atau rusak desertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan. (Wijayati; 1998:54).
Dalam berlangganan, perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang cukup banyak.
2. Masalah klaim. Perpustakaan sering menerima bahan pustaka tidak sesuai dengan pesanan, sehingga dibutuhkan waktu cukup lama dan balasan klaim sering tidak terbalas.
3. Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman sering terlambat.
4. Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan.
5. Harga buku cenderung naik tidak stabil ehingga perpustakaan sering berhenti berlangganan karena dana terbatas (Siregar; 2002:32).
Disebutkan juga sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain :
1. Dana yang tersedia
2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan 3. Mengetahui minat, bidang para pengguna
BAB III
PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
(STKIP) RIAMA MEDAN
3.1 Sejarah Perpustakaan STKIP Riama Medan
Menyadari pentingnya perpustakaan dalam menunjang proses belajar-mengajar di suatu perguruan tinggi, maka bersamaan dengan berdirinya lembaga induk STKIP Riama Medan yang di dalamnya terdiri dari beberapa program studi yaitu; Pendidikan Matematika, Pendidikan Fisika, Administrasi Pendidikan, Pendidikan Akuntansi, Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, dan Pendidikan Bahasa Inggris, didirikanlah Perpustakaan STKIP Riama Medan, tepatnya pada tahun 1984.
Kampus STKIP Riama Medan bertempat di Jl. Tritura No. 6, Marendal, Medan.Gedung Perpustakaan terdiri dari satu unit bangunan berlantai 3 (tiga) dengan luas bangunan kira-kira 5850 m2. Terdiri dari ruang pimpinan, ruang administrasi / tatausaha, ruang koleksi, ruang referensi, ruang skripsi, ruang pengolahan data dan informasi, dan ruang baca. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan ruangan setiap lantai sebagai berikut:
1. Lantai 1, terdiri dari:
a. Ruang referensi, yang didalamnya terdapat juga 5 (lima) buah meja baca dan 7 (tujuh) rak untuk bahan referensi.
b. Ruang serial (majalah dan koran) terdiri dari 8 (delapan) rak untuk bahan serial.
c. Ruang skripsi (koleksi deposit), terdiri dari 5 (lima) buah meja baca dan 6 (enam) buah rak untuk koleksi deposit.
2. Lantai 2, terdiri dari:
a. Ruang kepala Perpustakaan STKIP Riama Medan
b. Ruang pengadaan disatukan dengan ruang administrasi umum c. Ruang pengolahan disatukan dengan pelayanan perawatan
d. Ruang teknologi Informasi (IT)
e. Ruang pelayanan administrasi dan pelayanan sirkulasi f. Ruang koleksi umum (koleksi standar)
g. Ruang baca.
Tersedianya fasilitas merupakan bahan penunjang bagi pengguna Perpustakaan STKIP Riama Medan. Adapun fasilitas yang tersedia sampai saat ini adalah sebagai berikut:
1. OPAC, yang sistem operasinya (operating sysem) adalah DOS dan nama programnya adalah CDS-ISIS versi 3.04
2. Jaringan komputer (computer network) dengan menggunakan Local Area Network (LAN) dengan jumlah user 7 (tujuh) buah
3. Perangkat keras dengan server ada 1 (satu) buah, terminal OPAC 2 (dua) buah, komputer petugas 8 (delapan) buah, terminal internet 2 (dua) buah, printer 6 (enam) buah
4. Akses internet
3.1.1 Fungsi Perpustakaan STKIP Riama Medan
Adapun fungsi Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Pendidikan
2. Fungsi Rekreatif
Perpustakaan STKIP Riama Medan juga menyediakan koleksi bahan pustaka yang unik dan menarik, sehingga para pengguna perpustakaan dapat menikmati bacaan yang telah disediakan oleh perpustakaan.
3. Fungsi Administratif
Petugas Perpustakaan STKIP Riama Medan selalu mencatat statistik peminjaman dan pengembalian bahan pustaka dengan baik dan benar. 4. Fungsi Informasi
Perpustakaan STKIP Riama Medan menyediakan bahan pustaka non-buku seperti majalah dan koran sebagai sarana informasi dan penelitian bagi para penggunanya.
3.1.2 Tujuan Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sebagai bagian itegral dari suatu perguruan tinggi, perpustakaan diselenggarakan dengan tujuan untuk dapat menunjang pelaksanaan program perguruan tinggi untuk keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi termasuk didalamnya staf pengajar dan mahasiswa sesuai dengan Tri Darma Perguruan Tinggi, yaitu Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat.
Perpustakaan dalam hal ini berperan sebagai penyedia, pengolah dan penyaji bahan pustaka sebagai informasi yang menunjang terlaksananya Tri Darma Perguruan Tinggi tersebut.
Tujuan Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah :
1. Memenuhi keperluan informasi sivitas akademika STKIP Riama Medan, (Mahasiswa, Dosen dan Staf)
2. Menyediakan bahan pustaka
3. Menyediakan ruang belajar bagi pemakai Perpustakaan
3.1.3 Jam Buka Perpustakaan
Perpustakaan STKIP Riama Medan menggunakan sistem pelayanan terbuka atau open acces. Dimana setiap pengguna perpustakaan bebas mencari informasi yang dibutuhkan langsung ke rak buku tanpa melalui petugas perpustakaan .
Perpustakaan STKIP Riama Medan dalam memberikan layanan perpustakaan telah menetapkan peraturan jam buka pelayanan perpustakaan yaitu:
Jam buku perpustakaan selama masa kuliah dan hari kerja adalah sebagai berikut:
Pagi : Pukul 07.45 – 12.00 WIB Istirahat : Pukul 12.00 – 13.00 WIB Siang : Pukul 13.00 – 13.30 WIB
3.1.4 Personalia
Disamping menyediakan koleksi yang lengkap dan perpustakaan yang memadai, suatu perpustakaan juga memerlukan petugas atau pegawai yang ahli dalam bidangnya masing-masing. Pada Perpustakaan STKIP Riama Medan, pegawai perpustakaannya terdiri dari 9 orang.
Adapun rincian nama pegawai Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Perpustakaan : Ependi Sitanggang, S.Sos Staf Referensi : Damianus Silalahi, ST Staf Pengolahan : Hasparna Simanjorang, SS Staf Administrasi Umum, Pengadaan : Genisius
dan Teknologi Informasi (TI)
Staf Sirkulasi Umum : Leli Maria Sirait : Rosdiana Panggabean Staf Administrasi Pemakai : Oslan Juliana Simbolon
Staf Perawatan : Saudur Gultom
3.1.5 Anggaran
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menjunjung kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Anggaran Perpustakaan STKIP Riama Medan tidak disebutkan secara rinci, karena pihak perpustakaan tidak menyebutkan besarnya anggaran dalam pengadaan koleksi, peralatan lain dan anggaran lainnya.
3.1.6 Struktur Organisasi
Sebagai unsur yang sangat penting untuk menunjang kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, suatu perpustakaan berada di luar lingkup fakultas dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan perguruan tinggi.
Struktur organisasi yang jelas sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan untuk memudahkan segala jenis kegiatan kerja dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi yang terarah maka dapat diketahui dengan jelas jenjang jabatan dan hubungan kerja dari masing-masing unit kerja yang ada.
Struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan besarnya perpustakaan tersebut. Begitu juga halnya dengan Perpustakaan STKIP Riama Medan yang membuat struktur organisasi untuk memudahkan proses kerja operasionalnya. Terlihat pada bagan struktur organisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan bahwa jabatan yang tertinggi dipegang oleh kepala perpustakaan.
Gambar-4. Struktur Organisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
Untuk mencapai suatu tujuan perpustakaan yang baik, maka suatu perpustakaan harus mampu memberikan pelayanan yang baik kepada penggunanya. Misalnya dengan menyediakan koleksi yang lengkap, serta tersedianya para pustakawan yang ahli dan terampil untuk menjadikan perpustakaan tersebut jadi lebih baik.
Adapun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing sub bagian adalah sebagai berikut:
1) Pelayanan Teknis
a. Tugas bagian Pengadaan Bahan Pustaka adalah :
• Memilih bahan pustaka yang akan disesuaikan dengan kurikulum. • Selain itu bagian ini juga bertugas menentukan jenis bahan pustaka
yang harus dimiliki perpustakaan Kepala Perpustakaan
Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pemakai
- Pengadaan - Pengolahan - Teknologi Informasi - Perawatan
• Kegiatan selanjutnya yaitu menyusun daftar pesanan, menerima bahan pustaka yang masuk, serta mengecek bahan pustaka yang sudah diterima
b. Tugas Sub Bagian Pengolahan Bahan Pustaka adalah :
• Mengklasifikasi bahan pustaka serta membuat kelengkapan bahan pustaka. Misalnya : mencantumkan stempel inventarisasi ataupun stempel hak milik perpustakaan, menempel label buku dan kantong buku, menyampul dan lain-lain.
• Menempatkan bahan pustaka di rak sampai akhirnya siap dipakai oleh pengguna perpustakaan.
2) Pelayanan Pengguna
Bagian layanan pengguna merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan
Adapun tugas pada pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:
Melakukan proses peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan bahan pustaka
Layanan referensi
Memberikan informasi kepada pengguna Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
3.1.7 Keanggotaan
Syarat untuk menjadi anggota Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa STKIP Riama Medan
2. Menyerahkan pas photo terbaru warna 3x4 sebanyak 1 lembar dan juga pasphoto 2x1 sebanyak 2 lembar
3. Foto copy kartu mahasiswa atau identitas sebagai bukti yang menunjukkan mahasiswa STKIP Riama Medan
Gambar-5 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sumber: Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Riama Medan
3.1.8 Koleksi Perpustakaan STKIP Riama Medan
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam artian dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi dan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Umumnya sumber informasi dapat terbagi dalam dua jenis yaitu: bahan tercetak dan bahan bukan tercetak. Sumber informasi berbentuk bahan tercetak berupa buku teks, fiksi, dan non fiksi. Sedangkan bahan bukan tercetak berupa rekaman suara, mikrofis, film, globe, peta, CD-ROM, dan lain-lain. Perpustakaan STKIP Riama
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN (STKIP) RIAMA MEDAN, SUMATERA UTARA
PERPUSTAKAAN
Jl. Tritura No. 6 Marendal, Medan 20147 (061) 7862285 E-mail : yp_riama@yahoo.com
Dengan mengisi formulir, menerima Kartu Tanda Anggota berarti berhak menggunakan layanan yang tersedia di Perpustakaan sekaligus menaati peraturan/sanksi yang ditetapkan oleh Perpustakaan seperti dalam Brosur Panduan Perpustakaan.
- Menyerahkan Pasphoto terbaru berwarna 3x4=1 lbr dan 2x1=2 lbr
- Menunjukkan kwitansi pembayaran uang kuliah terbaru
2.Perpanjangan:
Medan sebagai salah satu jenis perpustakaan perguruan tinggi, telah menyediakan koleksi bahan pustaka tersebut.
Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan STKIP Riama adalah sebagai berikut:
1. Buku Teks
Merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar.
Koleksi umum antara lain:
000 : Karya Umum 100 : Ilmu Filsafat 200 : Agama Islam 300 : Ilmu Sosial 400 : Bahasa 500 : Ilmu Murni
600 : Teknologi (Ilmu Terapan) 700 : Kesenian dan Seni Dekorasi 800 : Kesusastraan
900 : Geografi Umum dan Sejarah Umum 2. Buku Referensi
Merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan yang kita inginkan.
Koleksi Referensi antara lain: Kamus
Peraturan Perundang-undangan Laporan Tahunan
Dan lain-lain
3. Penerbitan Perguruan Tinggi
Merupakan koleksi bahan pustaka yang diterbitkan sendiri oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan.
Koleksi Terbitan Sendiri, antara lain: Jurnal
Bulletin Mahasiswa
4. Terbitan Berseri
Merupakan koleksi Perpustakaan yang memuat informasi yang terbaru dan mutakhir.
Koleksi terbitan berseri, antara lain: Majalah
Koran
Jurnal
5. Karya Ilmiah
Tabel-3 Koleksi Perpustakaan STKIP Riama Medan
No. Jenis Koleksi T.A 2007/2008 T.A 2008/2009 Judul Eksemplar Judul Eksemplar
1 Buku 7.208 20.008 9.715 25.145
Buku Sumbangan 152 456 186 558
2 Skripsi 9.793 9.793 963 963
3 Jurnal Langganan 6 6 6 6
Jurnal Sumbangan 8 8 8 8
4 Majalah Langganan 22 22 22 22
Majalah Sumbangan 10 10 10 10
5 Surat Kabar 4 4 4 4
6 CD 215 215 1.015 1.015
7 Laporan Penelitian 135 135 - -
JUMLAH 17.553 25.522 19.929 27.731 Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
3.1.9 Pengguna Perpustakaan STKIP Riama Medan
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika STKIP Riama Medan, dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan. Pengguna luar tidak diperbolehkan meminjam bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan. Mereka hanya boleh membaca di tempat saja, dan apabila dianggap perlu, mereka boleh foto copy bahan pustaka tersebut.
Tabel-4 Statistik Pengunjung Perpustakaan bulan Maret s/d Agustus 2008 Jurusan Maret April Mei Juni Juli Agustus Pendidikan
Matematika S1
96 92 116 111 39 44
Pendidikan Fisika S1 77 40 78 58 22 13
Pendidikan Akutansi S1
286 171 266 191 42 123
Adm Pendidikan D3 376 415 302 258 76 160
Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan
S1
43 81 76 102 24 5
Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia S1
29 67 112 110 29 9
Pendidikan Bahasa Inggris S1
91 137 105 111 50 7
Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan STKIP Riama Medan.
3.2 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka memerlukan pengetahuan tentang penerbit, toko buku, serta pemahaman kebijakan, dan prosedur pengadaan. Pengadaan bahan pustaka adalah kegiatan pokok perpustakaan dalam menyediakan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan juga harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
perpustakaan lainnya. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan menggunakan cara atau sistem pembelian, sumbangan atau hadiah.
Adapun kendala yang dihadapi pustakawan dalam proses pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1. Sulitnya dana yang diperoleh oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan membuat lambatnya proses pembelian buku.
2. Sulitnya mendapatkan judul buku pada penerbit yang ada di wilayah Medan sehingga harus mencari penerbit yang ada di daerah Pulau Jawa.
3. Sulitnya mendapatkan penerbit yang masih menerbitkan buku-buku lama yang masih dibutuhkan oleh mahasiswa.
3.2.1 Pembelian
Usaha pengadaan bahan pustaka yang paling baik dilakukan adalah dengan cara pembelian. Pembelian adalah cara yang terbanyak dilakukan oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan, karena dengan pembelian terdapat kebebasan dalam menentukan ataupun menilai bahan pustaka yang dibutuhkan. Bila buku telah dipilih, proses selanjutnya ialah pemesanan buku. Pemesanan buku memerlukan pertimbangan seksama karena menyangkut tanggung jawab dari berbagai pihak seperti pustakawan, dosen, dan mahasiswa.
Pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Prosedur pembelian bahan pustaka untuk pembelian buku dalam negeri adalah sebagai berikut:
1. Agen/penjaja buku dari penerbit datang ke perpustaaan dan memberikan katalog penerbit kepada pustakawan.
3. Setelah pemilihan bahan pustaka, pustakawan mencatat bahan apa saja yang diperlukan.
4. Pustakawan mengantar surat pemberitahuan yang berisikan daftar buku yang akan dibeli kepada pimpinan perpustakaan.
5. Agen/penjaja buku akan mencarikan buku yang diminta dan mengantarnya ke Perpustakaan STKIP Riama Medan.
6. Pihak perpustakaan memeriksa bahan pustaka yang telah diterima, apakah sudah sesuai dengan pesanan.
7. Pihak perpustakaan membayar langsung kepada agen/penjaja buku sesuai yang diajukan.
b. Untuk pembelian buku luar negeri, jarang dilakukan oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan pustakawan Perpustakaan STKIP Riama Medan, perolehan yang paling banyak dalam pengadaan bahan pustaka buku adalah melalui pembelian yaitu sebanyak 9.715 judul dengan 25.145 eksemplar.
3.2.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan STKIP Riama Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Perpustakaan STKIP Riama Medan menerima bahan pustaka tanpa diminta khusus dari lembaga swasta, lembaga pemerintah. Hadiah yang biasa diterima berdasarkan pemerintah biasanya sudah bahan terpilih agar bahan pustaka yang diperoleh perpustakaan dapat bermanfaat bagi pengguna.
1) Bagi mahasiswa, perorangan ataupun departemen yang ingin menyumbangkan bukunya, langsung mendatangi pihak Perpustakaan STKIP Riama Medan pada bagian pengadaan.
2) Setelah itu, pihak perpustakaan akan mencatat jumlah buku yang disumbangkan. Dalam hal ini, pihak perpustakaan tidak menentukan berapa jumlah buku yang akan disumbangkan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan pustakawan Perpustakaan STKIP Riama Medan, pengadaan bahan pustaka buku melalui sumbangan atau hadiah adalah sebanyak 186 judul dengan 558 eksemplar.
3.2.3 Wajib Serah Karya Ilmiah
Selain pembelian dan sumbangan/hadiah, Perpustakaan STKIP Riama Medan juga memperoleh bahan pustaka dari dosen dan mahasiswa yang berupa karya ilmiah yaitu yang dilakukan oleh lembaga induk STKIP Riama Medan, antara lain:
- Buku wisuda
- Buku Pedoman STKIP Riama Medan - Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa.
3.3 Seleksi Bahan Pustaka
Pada Perpustakaan STKIP Riama Medan kegiatan pemilihan bahan pustaka adalah salah satu dari kebijakan perpustakaan. Perpustakaan STKIP Riama Medan melakukan pemilihan bahan pustaka bertujuan agar bahan pustaka yang ada di perpustakaan dapat dipergunakan sebaik-baiknya sesuai dengan kebutuhan pengguna yang dapat meningkatkan proses belajar dan mengajar serta proses penelitian yang ada.
Mekanisme pemilihan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan yaitu:
1. Pemilihan bahan pustaka dilakukan oleh fakultas dengan cara petugas perpustakaan memberikan selebaran kertas kepada setiap fakultas yang berisi bahan pustaka apa saja yang harus dibeli, setelah itu petugas perpustakaan melakukan penyeleksian kembali. Kadang-kadang dosen langsung yang memberikan silabus mata kuliah ke petugas perpustakaan.
2. Bahan pustaka yang akan dipilih, dibuatkan daftar pemilihan yang akan diisi sesuai dengan prosedurnya. Dengan demikian, petugas perpustakaan akan mengetahui bahan pustaka apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan. 3. Setelah itu, petugas perpustakaan atau pustakawan memeriksa kembali daftar
pemilihan tersebut dan mencatat bahan pustaka apa saja yang akan dibeli. 4. Selanjutnya, kepala perpustakaan membuat daftar usulan kepada pihak
rektorat, yang selanjutnya akan dilakukan proses pembelian oleh pihak rektorat.
3.3.1 Pihak yang Melakukan Seleksi Bahan Pustaka
Perpustakaan STKIP Riama Medan bersama-sama dengan dosen dan mahasiswa menentukan pemilihan bahan pustaka, yaitu sebagai berikut:
1. Pustakawan menyediakan alat bantu pemilihan bahan perpustakaan, seperti katalog penerbit kepada pengguna.
2. Pustakawan memberikan katalog penerbit ke fakultas mengenai koleksi apa saja yang akan dibeli.
3. Setelah katalog penerbit telah terkumpul, maka pustakawan melakukan penyeleksian terhadap bahan pustaka apa saja yang baik untuk dibeli menjadi koleksi perpustakaan.
Dari keterangan diatas, terlihat jelas bahwa pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah:
1. Staf Perpustakaan
2. Dosen 3. Mahasiswa.
3.3.2 Alat Bantu Seleksi
Seleksi bahan pustaka memerlukan alat bantu untuk mengetahui informasi tentang bahan pustaka yang baru diterbitkan untuk menjadi koleksi di perpustakaan.
Untuk melaksanakan pemilihan bahan pustaka, Perpustakaan STKIP Riama Medan menggunakan beberapa alat bantu pemilihan yaitu:
Katalog penerbit atau brosur yang dikirimkan langsung oleh penerbit melalui agen/penjaja buku ke Perpustakaan STKIP Riama Medan Bibliografi berbagai bidang ilmu
Dengan adanya alat bantu tersebut, maka pihak perpustakaan akan lebih mudah dalam memilih bahan pustaka yang akan dibeli serta akan lebih terkoordinir dalam menentukan jenis bahan pustaka apa saja yang sesuai untuk dijadikan sebagai koleksi pada Perpustakaan STKIP Riama Medan.
3.4 Inventarisasi Bahan Pustaka
Inventarisasi adalah pekerjaan dimana setiap koleksi perpustakaan yang baru diterima diberi cap atau stempel tanda milik perpustakaan pada halaman tertentu dan setelah itu dibukukan ke dalam buku induk yang biasanya disebut buku inventaris. Kegiatan inventaris ini dilakukan sebelum bahan pustaka yang diterima perpustakaan diolah lebih lanjut.
Proses inventarisasi pada Perpustakaan STKIP Riama Medan dilakukan secara manual. Prosedur inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1) Memberi stempel pada bahan pustaka yang diterima
Gambar-6 Contoh Stempel Hak Milik Perpustakaan STKIP Riama Medan:
Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
Gambar-7 Contoh Stempel Inventarisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan:
PERPUSTAKAAN
UNIKA ST. THOMAS SU
MEDAN
NO. INDUK : DITERIMA TGL : DITERIMA DARI : NO. KLASS :
Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
2) Bahan pustaka yang telah diberi stempel, kemudian dicatat kedalam buku induk (buku besar)
Berikut ini adalah contoh tabel buku induk untuk buku pada Perpustakaan STKIP Riama Medan:
MILIK PERPUSTAKAAN
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN dan Ilmu pendidikan (STKIP) RIAMA
Tabel-5 Tabel Buku Induk Untuk Buku Pada Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
No
No. No
Tgl Pengarang Judul Jilid Edisi Tahun Penerbit ISBN Harga Pesanan Ket
Induk Class Buku Terbit CD
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan penulis ke Perpustakaan STKIP Riama Medan, maka dapat dikemukakan beberapa kesimpulan sebagai berikut:
1) Pihak-pihak yang berwenang dalam melakukan seleksi bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah pustakawan, dosen dan mahasiswa namun penentuan terakhir adalah pustakawan.
2) Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan dilakukan melalui pembelian, sumbangan/hadiah, dan wajib serah karya ilmiah. Pengadaan bahan pustaka yang paling banyak adalah melalui pembelian.
3) Alat bantu seleksi bahan pustaka yang digunakan pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah katalog penerbit, bibliografi berbagai bidang ilmu, daftar tambahan koleksi, dan tinjauan serta resensi buku. 4) Kendala yang dihadapi Perpustakaan STKIP Riama Medan dalam
4.2 Saran
Dari hasil pengamatan langsung dan kesimpulan tentang pengembangan koleksi pada Perpustakaan STKIP Riama Medan, penulis ingin memberikan saran untuk peningkatan kemajuan Perpustakaan STKIP Riama Medan dimasa yang akan datang, yakni:
1) Rencana yang telah ditetapkan oleh pimpinan perpustakaan yaitu untuk mengelola atau menginventarisasikan koleksi perpustakaan yang dilakukan dengan sistem komputer hendaknya diwujudkan mengingat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang semakin canggih tidak cocok lagi menggunakan peralatan secara manual.
2) Perlu dipikirkan pemanfaatan internet untuk pengadaan bahan pustaka, karena pada masa kini pemilihan dan pengadaan koleksi dapat dilakukan melalui layanan situs web.
3) Perlu disediakan kebijakan pengadaan bahan pustaka tertulis sebagai pedoman, agar sasaran dan tujuan perpustakaan dapat tercapai.
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. Pengadaan Bahan Pustaka Monograf Di Perpustakaan Universitas Gadjah Mada. 2007.
Departemen Pendidikan Nasional RI Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, 1994.
Milburga, C. Larasati. Membina Perpustakaan Sekolah. Yokyakarta: Kanisius, 1994
Philips, Eva. Membina Perpustakaan. Jakarta: PDII-LPII, 1999.
Siregar, Belling. Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur. Medan: Proyek Pembinaan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara, 1999.
Soedibyo, Noerhayati. Pengeloalan Perpustakaan Jilid I. Bandung: Alumni, 1987.
Soeatminah. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius, 1992.
Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991.
Sumardji-Pamuntjak. Perpustakaan Organisasi dan Tata Kerjanya. Yogyakarta : Kanisius, 1993.
Trimo, Soejono. Pedoman Pelaksanaan Perpustakaan. Bandung : Remaja Karya, 1992.
Wijayati. Perpustakaan Pergururuan Tinggi : Buku Pedoman. Jakarta : Departemen pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, 1998.
