BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN
3.1.4 Personalia
Disamping menyediakan koleksi yang lengkap dan perpustakaan yang memadai, suatu perpustakaan juga memerlukan petugas atau pegawai yang ahli dalam bidangnya masing-masing. Pada Perpustakaan STKIP Riama Medan, pegawai perpustakaannya terdiri dari 9 orang.
Adapun rincian nama pegawai Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
Kepala Perpustakaan : Ependi Sitanggang, S.Sos Staf Referensi : Damianus Silalahi, ST Staf Pengolahan : Hasparna Simanjorang, SS Staf Administrasi Umum, Pengadaan : Genisius
dan Teknologi Informasi (TI)
Staf Sirkulasi Umum : Leli Maria Sirait : Rosdiana Panggabean Staf Administrasi Pemakai : Oslan Juliana Simbolon
Staf Perawatan : Saudur Gultom
3.1.5 Anggaran
Salah satu syarat yang diperlukan dalam penyelenggaraan perpustakaan adalah tersedianya dana. Jumlah dana yang memadai harus disediakan agar perpustakaan mampu menjunjung kurikulum, pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat perguruan tinggi dengan baik. Tanpa dana yang memadai, maka suatu perpustakaan tidak akan dapat menambah jumlah koleksi perpustakaannya.
Anggaran Perpustakaan STKIP Riama Medan tidak disebutkan secara rinci, karena pihak perpustakaan tidak menyebutkan besarnya anggaran dalam pengadaan koleksi, peralatan lain dan anggaran lainnya.
3.1.6 Struktur Organisasi
Sebagai unsur yang sangat penting untuk menunjang kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, suatu perpustakaan berada di luar lingkup fakultas dan bertanggung jawab langsung kepada pimpinan perguruan tinggi.
Struktur organisasi yang jelas sangat dibutuhkan pada suatu perpustakaan untuk memudahkan segala jenis kegiatan kerja dalam suatu organisasi. Dengan adanya struktur organisasi yang terarah maka dapat diketahui dengan jelas jenjang jabatan dan hubungan kerja dari masing-masing unit kerja yang ada.
Struktur organisasi pada suatu perpustakaan dapat berkembang sesuai dengan besarnya perpustakaan tersebut. Begitu juga halnya dengan Perpustakaan STKIP Riama Medan yang membuat struktur organisasi untuk memudahkan proses kerja operasionalnya. Terlihat pada bagan struktur organisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan bahwa jabatan yang tertinggi dipegang oleh kepala perpustakaan.
Adapun bagan struktur organisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan dapat dilihat pada Gambar-4 berikut ini:
Gambar-4. Struktur Organisasi Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
Untuk mencapai suatu tujuan perpustakaan yang baik, maka suatu perpustakaan harus mampu memberikan pelayanan yang baik kepada penggunanya. Misalnya dengan menyediakan koleksi yang lengkap, serta tersedianya para pustakawan yang ahli dan terampil untuk menjadikan perpustakaan tersebut jadi lebih baik.
Adapun tugas-tugas yang dilaksanakan oleh masing-masing sub bagian adalah sebagai berikut:
1) Pelayanan Teknis
a. Tugas bagian Pengadaan Bahan Pustaka adalah :
• Memilih bahan pustaka yang akan disesuaikan dengan kurikulum. • Selain itu bagian ini juga bertugas menentukan jenis bahan pustaka
yang harus dimiliki perpustakaan Kepala Perpustakaan
Tata Usaha
Pelayanan Teknis Pelayanan Pemakai
- Pengadaan - Pengolahan - Teknologi Informasi - Perawatan - Administrasi - Pelayanan - Referensi - Serial - Sirkulasi - Skripsi
• Kegiatan selanjutnya yaitu menyusun daftar pesanan, menerima bahan pustaka yang masuk, serta mengecek bahan pustaka yang sudah diterima
b. Tugas Sub Bagian Pengolahan Bahan Pustaka adalah :
• Mengklasifikasi bahan pustaka serta membuat kelengkapan bahan pustaka. Misalnya : mencantumkan stempel inventarisasi ataupun stempel hak milik perpustakaan, menempel label buku dan kantong buku, menyampul dan lain-lain.
• Menempatkan bahan pustaka di rak sampai akhirnya siap dipakai oleh pengguna perpustakaan.
2) Pelayanan Pengguna
Bagian layanan pengguna merupakan bagian yang langsung berhubungan dengan pengguna perpustakaan
Adapun tugas pada pelayanan pengguna adalah sebagai berikut:
Melakukan proses peminjaman, pengembalian, dan perpanjangan bahan pustaka
Layanan referensi
Memberikan informasi kepada pengguna Melakukan pendaftaran anggota perpustakaan.
3.1.7 Keanggotaan
Syarat untuk menjadi anggota Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1. Terdaftar sebagai mahasiswa STKIP Riama Medan
2. Menyerahkan pas photo terbaru warna 3x4 sebanyak 1 lembar dan juga pasphoto 2x1 sebanyak 2 lembar
3. Foto copy kartu mahasiswa atau identitas sebagai bukti yang menunjukkan mahasiswa STKIP Riama Medan
Gambar-5 Contoh Formulir Pendaftaran Anggota Perpustakaan STKIP Riama Medan
Sumber: Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Riama Medan
3.1.8 Koleksi Perpustakaan STKIP Riama Medan
Koleksi perpustakaan harus lengkap dalam artian dapat menunjang program Tri Dharma Perguruan Tinggi dan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika yang memiliki kebutuhan informasi yang berbeda-beda. Umumnya sumber informasi dapat terbagi dalam dua jenis yaitu: bahan tercetak dan bahan bukan tercetak. Sumber informasi berbentuk bahan tercetak berupa buku teks, fiksi, dan non fiksi. Sedangkan bahan bukan tercetak berupa rekaman suara, mikrofis, film, globe, peta, CD-ROM, dan lain-lain. Perpustakaan STKIP Riama
SEKOLAH TINGGI KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN (STKIP) RIAMA MEDAN, SUMATERA UTARA
PERPUSTAKAAN
Jl. Tritura No. 6 Marendal, Medan 20147 (061) 7862285 E-mail : [email protected]
BIO DATA ANGGOTA
*KATEGORI : Dosen/Pegawai/Mahasiswa
Nomor KTA
: …………(diisi petugas)………….
Nama : ……… N I M : ……… Fakultas : ……… Jurusan : ……… Alamat : ……… Telepon/Hp : ………
Dengan mengisi formulir, menerima Kartu Tanda Anggota berarti berhak menggunakan layanan yang tersedia di Perpustakaan sekaligus menaati peraturan/sanksi yang ditetapkan oleh Perpustakaan seperti dalam Brosur Panduan Perpustakaan. Medan,……… Calon Anggota, ……… * C id k l Catatan: 1.Anggota Baru:
- Menyerahkan Pasphoto terbaru berwarna 3x4=1 lbr dan 2x1=2 lbr
- Menunjukkan kwitansi pembayaran uang kuliah terbaru
2.Perpanjangan:
- Menyerahkan Pasphoto terbaru berwarna ukuran 2x1=2lbr
Medan sebagai salah satu jenis perpustakaan perguruan tinggi, telah menyediakan koleksi bahan pustaka tersebut.
Adapun jenis koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan STKIP Riama adalah sebagai berikut:
1. Buku Teks
Merupakan buku yang dianjurkan bagi mahasiswa maupun dosen untuk membantu proses belajar mengajar.
Koleksi umum antara lain:
000 : Karya Umum 100 : Ilmu Filsafat 200 : Agama Islam 300 : Ilmu Sosial 400 : Bahasa 500 : Ilmu Murni
600 : Teknologi (Ilmu Terapan) 700 : Kesenian dan Seni Dekorasi 800 : Kesusastraan
900 : Geografi Umum dan Sejarah Umum 2. Buku Referensi
Merupakan buku yang sudah diolah secara sistematis dan berfungsi sebagai alat konsultasi dan petunjuk mengenai informasi tertentu sehingga dapat digunakan untuk mencari informasi tertentu sesuai dengan yang kita inginkan.
Koleksi Referensi antara lain: Kamus
Ensiklopedia Bibliografi Indeks
Peraturan Perundang-undangan Laporan Tahunan
Dan lain-lain
3. Penerbitan Perguruan Tinggi
Merupakan koleksi bahan pustaka yang diterbitkan sendiri oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan.
Koleksi Terbitan Sendiri, antara lain: Jurnal
Bulletin Mahasiswa 4. Terbitan Berseri
Merupakan koleksi Perpustakaan yang memuat informasi yang terbaru dan mutakhir.
Koleksi terbitan berseri, antara lain: Majalah
Koran Jurnal 5. Karya Ilmiah
Merupakan koleksi perpustakaan yang terdiri dari skripsi, tesis dan lain-lain. Sampai saat ini jumlah koleksi yang terdaftar pada Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Riama Medan dapat diuraikan sebagai berikut:
Tabel-3 Koleksi Perpustakaan STKIP Riama Medan
No. Jenis Koleksi T.A 2007/2008 T.A 2008/2009 Judul Eksemplar Judul Eksemplar
1 Buku 7.208 20.008 9.715 25.145 Buku Sumbangan 152 456 186 558 2 Skripsi 9.793 9.793 963 963 3 Jurnal Langganan 6 6 6 6 Jurnal Sumbangan 8 8 8 8 4 Majalah Langganan 22 22 22 22 Majalah Sumbangan 10 10 10 10 5 Surat Kabar 4 4 4 4 6 CD 215 215 1.015 1.015 7 Laporan Penelitian 135 135 - - JUMLAH 17.553 25.522 19.929 27.731 Sumber: Perpustakaan STKIP Riama Medan
3.1.9 Pengguna Perpustakaan STKIP Riama Medan
Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika STKIP Riama Medan, dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk setiap calon pengguna perpustakaan. Pengguna luar tidak diperbolehkan meminjam bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan. Mereka hanya boleh membaca di tempat saja, dan apabila dianggap perlu, mereka boleh foto copy bahan pustaka tersebut.
Berikut ini adalah contoh tabel statistik pengguna Perpustakaan STKIP Riama Medan:
Tabel-4 Statistik Pengunjung Perpustakaan bulan Maret s/d Agustus 2008 Jurusan Maret April Mei Juni Juli Agustus Pendidikan Matematika S1 96 92 116 111 39 44 Pendidikan Fisika S1 77 40 78 58 22 13 Pendidikan Akutansi S1 286 171 266 191 42 123 Adm Pendidikan D3 376 415 302 258 76 160 Pendidikan Pancasila dan Kewarganegaraan S1 43 81 76 102 24 5
Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia S1
29 67 112 110 29 9
Pendidikan Bahasa Inggris S1
91 137 105 111 50 7
Sumber: Laporan Tahunan Perpustakaan STKIP Riama Medan. 3.2 Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Kegiatan pengadaan bahan pustaka memerlukan pengetahuan tentang penerbit, toko buku, serta pemahaman kebijakan, dan prosedur pengadaan. Pengadaan bahan pustaka adalah kegiatan pokok perpustakaan dalam menyediakan koleksi sesuai dengan kebutuhan pengguna. Bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan juga harus sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Setiap perpustakaan dalam melakukan pengadaan bahan pustaka mempunyai cara yang berbeda-beda. Begitu pula dengan Perpustakaan STKIP Riama Medan juga mengadakan bahan pustaka seperti yang biasa dilakukan oleh
perpustakaan lainnya. Pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan menggunakan cara atau sistem pembelian, sumbangan atau hadiah.
Adapun kendala yang dihadapi pustakawan dalam proses pengadaan bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1. Sulitnya dana yang diperoleh oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan membuat lambatnya proses pembelian buku.
2. Sulitnya mendapatkan judul buku pada penerbit yang ada di wilayah Medan sehingga harus mencari penerbit yang ada di daerah Pulau Jawa.
3. Sulitnya mendapatkan penerbit yang masih menerbitkan buku-buku lama yang masih dibutuhkan oleh mahasiswa.
3.2.1 Pembelian
Usaha pengadaan bahan pustaka yang paling baik dilakukan adalah dengan cara pembelian. Pembelian adalah cara yang terbanyak dilakukan oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan, karena dengan pembelian terdapat kebebasan dalam menentukan ataupun menilai bahan pustaka yang dibutuhkan. Bila buku telah dipilih, proses selanjutnya ialah pemesanan buku. Pemesanan buku memerlukan pertimbangan seksama karena menyangkut tanggung jawab dari berbagai pihak seperti pustakawan, dosen, dan mahasiswa.
Pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan STKIP Riama Medan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Prosedur pembelian bahan pustaka untuk pembelian buku dalam negeri adalah sebagai berikut:
1. Agen/penjaja buku dari penerbit datang ke perpustaaan dan memberikan katalog penerbit kepada pustakawan.
2. Panitia pemilihan bahan pustaka (pustakawan, mahasiswa, dan dosen) menentukan bahan pustaka yang akan dibeli.
3. Setelah pemilihan bahan pustaka, pustakawan mencatat bahan apa saja yang diperlukan.
4. Pustakawan mengantar surat pemberitahuan yang berisikan daftar buku yang akan dibeli kepada pimpinan perpustakaan.
5. Agen/penjaja buku akan mencarikan buku yang diminta dan mengantarnya ke Perpustakaan STKIP Riama Medan.
6. Pihak perpustakaan memeriksa bahan pustaka yang telah diterima, apakah sudah sesuai dengan pesanan.
7. Pihak perpustakaan membayar langsung kepada agen/penjaja buku sesuai yang diajukan.
b. Untuk pembelian buku luar negeri, jarang dilakukan oleh Perpustakaan STKIP Riama Medan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan pustakawan Perpustakaan STKIP Riama Medan, perolehan yang paling banyak dalam pengadaan bahan pustaka buku adalah melalui pembelian yaitu sebanyak 9.715 judul dengan 25.145 eksemplar.
3.2.2 Sumbangan atau Hadiah
Selain dengan cara pembelian, Perpustakaan STKIP Riama Medan juga melakukan pengadaan bahan pustaka dengan cara menerima hadiah atau sumbangan. Perpustakaan STKIP Riama Medan menerima bahan pustaka tanpa diminta khusus dari lembaga swasta, lembaga pemerintah. Hadiah yang biasa diterima berdasarkan pemerintah biasanya sudah bahan terpilih agar bahan pustaka yang diperoleh perpustakaan dapat bermanfaat bagi pengguna.
Prosedur penerimaan hadiah atau sumbangan tidak atas permintaan pada Perpustakaan STKIP Riama Medan adalah sebagai berikut:
1) Bagi mahasiswa, perorangan ataupun departemen yang ingin menyumbangkan bukunya, langsung mendatangi pihak Perpustakaan STKIP Riama Medan pada bagian pengadaan.
2) Setelah itu, pihak perpustakaan akan mencatat jumlah buku yang disumbangkan. Dalam hal ini, pihak perpustakaan tidak menentukan berapa jumlah buku yang akan disumbangkan.
Berdasarkan hasil wawancara penulis dengan pustakawan Perpustakaan STKIP Riama Medan, pengadaan bahan pustaka buku melalui sumbangan atau hadiah adalah sebanyak 186 judul dengan 558 eksemplar.
3.2.3 Wajib Serah Karya Ilmiah
Selain pembelian dan sumbangan/hadiah, Perpustakaan STKIP Riama Medan juga memperoleh bahan pustaka dari dosen dan mahasiswa yang berupa karya ilmiah yaitu yang dilakukan oleh lembaga induk STKIP Riama Medan, antara lain:
- Buku wisuda
- Buku Pedoman STKIP Riama Medan - Karya Ilmiah Dosen dan Mahasiswa.