BAB III. TOPIK PENELITIAN
G. Anggaran Sebagai Alat Pengendalian
Pengendalian merupakan proses pengukuran dan pengevaluasian kinerja aktual dari setiap bagian dalam suatu perusahaan, dan kemudian melaksanakan tindakan perbaikan apabila diperlukan.
Untuk mengetahui apakah rencana yang telah ditetapakan dijalankan dengan semestinya, maka dibutuhkan suatu pengawasan atau pengendalian. Seluruh kegiatan yang dilakukan perusahaan harus diawasi secara terus-menerus, jika pihak manajemen ingin tetap berada dalam batas-batas yang telah ditetapkan.
Ackoff (2000:29) mengatakan bahwa pengendalian terdiri dari tiga macam langkah yang bersifat universal, yaitu :
a. Mengukur hasil pekerjaan
b. Membandingkan hasil pekerjaan dengan perencanaan dan memastikan perbedaannya ( apabila ada )
c. Mengoreksi ketidaksesuaian yang tidak dikehendaki melalui tindakan dan perbaikan.
Menurut Welsch (2000:14) pengendalian dapat dibagi menjadi tiga tipe dasar, yaitu :
1. Pengendalian Pendahuluan ( Preliminary Control )
Pengendalian ini memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya ketidaksesuaian pada kualitas sumber-sumber daya yang digunakan sebuah perusahaan.
2. Pengendalian Pada Saat Pekerjaan Berlangsung ( Concurrent Control )
Pengendalian ini dilakukan untuk memonitor pekerjaan yang berlangsung, guna memastikan bahwa sasaran yang dicapai sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
3. Pengendalian Umpan Balik ( Feedback Control )
Pengendalian ini memusatkan perhatian pada hasil-hasil akhir untuk menentukan tindakan-tindakan korektif apabila terdapat penyimpangan.
Ada beberapa perbedaan dalam mendefenisikan konsep pengendalian, termasuk di dalamnya pengendalian internal dan pengendalian manajemen. Akuntansi sering menggunakan pengendalian internal dalam mengontrol kegiatan bisnis suatu perusahaan.
Ada tiga elemen dari struktur pengendalian internal suatu perusahaan yaitu :
1. Pengendalian lingkungan yang merupakan kerangka kerja utama diantara
kebijakan pengawasan dan prosedur operasi.
2. Pengendalian sistem akuntansi yang terdiri dari catatan dan prosedur yang digunakan untuk mencatat, memproses, melaporkan semua transaksi perusahaan, memelihara tingkat kepercayaan terhadap aset dan hutang perusahaan.
3. Pengendalian prosedur yang merupakan langkah khusus untuk meminimumkan resiko terhadap ancaman tertentu.
Pengendalian manajemen memiliki tiga aspek yaitu :
1. Pengendalian manajemen sebagai suatu bagian dan tanggung jawab manajemen untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
2. Pengendalian manajemen lebih luas dari pengawasan internal termasuk di
3. Pengendalian manajemen yang berorientasi pada karyawan atau pegawai yaitu dengan memberi fasilitas untuk suksesnya pencapaian tujuan perusahaan.
Pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan melalui anggaran, yang mana kita ketahui anggaran selain sebagai alat perencanaan juga sebagai alat pengawasan. Apabila ada kelemahan, maka diambil tindakan yang korektif untuk periode anggaran yang berikutnya.
Pengendalian ini tidak hanya terbatas pada evaluasi akhir periode namun juga pengendalian dilakukan pada saat periode berjalan. Pihak Fakultas juga harus menganut prinsip fleksibilitas anggaran, artinya dalam rangka mengoptimalkan pencapaian rencana kerja selalu diadakan penyesuaian terhadap alokasi biaya yang dianggarkan.
Untuk melakukan pengendalian terhadap anggaran biaya operasional, pihak fakultas membandingkan rencana anggaran dengan realisasi yang terjadi setiap perkiraan – perkiraan yang terdapat di dalam anggaran biaya operasional tersebut.
Proses pengendalian berjalan dirancang untuk membantu memantau kegiatan yang sedang berjalan dari suatu unit usaha dan setiap pusat tanggung jawab. Proses ini biasanya terdiri atas beberapa tahap yaitu :
1. Tahap membandingkan kinerja aktual untuk periode yang bersangkutan dengan tujuan dan standar yang telah ditetapkan
2. Menyiapkan laporan kinerja yang berisi hal aktual, hasil yang direncanakan dan selisih dari kedua angka tersebut
3. menganalisis penyimpangan antara hasil aktual dengan hasil yang direncanakan dan mencari sebab-sebab dari penyimpangan tersebut
4. mencari dan mengembangkan tindakan alternatif untuk mengatasi masalah dan belajar dari pengalaman pihak lain yang telah sukses di suatu bidang tertentu
5. memilih (tindakan koreksi) dari kumpulan alternatif yang ada dan menerapkan tindakan tersebut
6. tindak lanjut atas pengendalian atau pengawasan untuk menilai efektivitas dari tindakan koreksi yang diterapkan. Lanjutkan dengan umpan maju untuk membuat perencanaan periode berikutnya
Dalam menyusun sebuah laporan biaya operasional harus memperhatikan faktor-faktor yaitu laporan harus tepat waktu, laporan harus sederhana dan jelas, laporan harus dinyatakan dalam bahasa dan istilah yang dikenal pimpinan yang memakainya,laporan harus akurat, laporan harus berguna.
Hal yang dilakukan untuk mendorong pencapaian tujuan yang telah ditetapkan dalam pengawasan biaya operasional adalah mengusahakan apa yang akan direncanakan menjadi kenyataan, pelaksanaan kegiatan itu harus sesuai dengan standar dan tercapainya tingkat yang diharapkan dari prestasi kerja, juga dapat menjamin hasil-hasil yang telah diperoleh,apakah telah sesuai dengan yang diharapkan. Untuk merealisasi tujuan tersebut, maka pengawasan bertujuan agar pelaksannan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang dikeluarkan.
Adapun beberapa manfaat dari pengendalian,antara lain : a. Mencegah ketidaksesuain atau kesalahan
d. Meningkatkan rasa tanggung jawab setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya
Menurut Usry ( 2000 ), pengendalian biaya yang efektif terdiri dari dua aspek antara lain ;
a. pengendalian operasional
pengendalian operasional ditujukan untuk mengawasi kegiatan operasi lembaga perguruan tinggi, mengawasi segala biaya yang dikeluarkan dari barang atau jasa yang diproses. pengendalian operasional harus dibantu oleh pengendalian akuntansi. pengendalian operasional akan menjadi suatu hal yang boros dan tidak efisien apabila tidak ada pengendalian akuntansinya.
b. pengendalian akuntansi
pengendalian akuntansi yaitu pengendalian yang dilakukan melapor prosedur, serta catatan yang berkaitan dengan pengamanan harta kekayaan yang dapat dipercayai catatan financialnya. pengendalian akuntansi bertujuan untuk menciptakan suatu sistem pencatatan yang dapat mengembangkan pertanggung jawaban biay-biaya dan arus pekerjaan, serta memberikan laporan singkat tentang hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian dan laporan statistic untuk mengetahui perkembangan orang-orang yang bertanggung jawab atas biaya, apakah mereka melaksanakan tugasnya sesuai dengan kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
Adapun pengendalian yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara dalam menjalankan kegiatan operasinya adalah dengan cara :
a. Mengontrol pendapatan melalui pendapatan yang diterima dan belanja-belanja yang dikeluarkan secara bulanan atau tahunan
b. Disesuaikan dengan keadaan, baik dengan memperhatikan situasi keamanan, politik, dan ekonomi agar tidak melebihi anggaran yang telah disusun.
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara melaksanakan pengendalian dengan cara :
1. Membandingkan realisasi dengan anggaran. Melalui hasil perbandingan ini perusahaan dapat mengetahui apakah telah terjadi penyimpangan atau tidak. Selanjutnya dicari faktor-faktor penyebab timbulnya perbedaan tersebut dan untuk penyimpangan yang merugikan akan dilakukan tindakan koreksi.
2. Membentuk suatu bagian yang bertugas mengawasi seluruh kegiatan yang
dilakukan perusahaan sebelum menganalisis perbandingan antara realisasi dengan anggaran.
Adapun peranan anggaran sebagai alat pengendalian pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu sebagai berikut :
a. Memberikan stándar yang memadai untuk mengukur prestasi
b. Sebagai alat pembanding seberapa jauh pelaksanaan rencana kerja yang telah dicapai perusahaan
c. Mengendalikan operasi dan belanja serta pengeluaran perusahaan
Untuk pengendalian kegiatan operasionalnya, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara setiap periode anggarannya melakukan perbandingan antara anggaran dengan realisasi yang terjadi untuk melihat keberhasilan anggaran yang telah disusun. Berdasarkan hasil perbandingan tersebut kepala pimpinan dapat mengetahui apakah seluruh bagian di dalam perusahaan telah melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.