HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Badan Pertanahan Nasional
4.4. Analisa Sistem Informasi Akuntansi Persediaan secara Terkomputerisasi di Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara. Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara
4.4.1. Aplikasi Persediaan
Aplikasi persediaan merupakan salah satu aplikasi yang diciptakan oleh Pemerintah dalam hal ini Kementerian Keuangan untuk mencatat setiap transaksi yang berhubungan dengan aset pemerintah yang habis pakai, barang yang tersedia untuk dijual kepada Masyarakat. Aplikasi ini dibangun dari sistem database dengan bahasa pemograman MySQL. Aplikasi persediaan memiliki menu yang sederhana, namun masih sangat relevan dan dapat dengan mudah digunakan.
Aplikasi persediaan memiliki tampilan depan, yang terdiri dari:
Gambar.3
Tampilan Depan Aplikasi Persediaan
a. Username
Username merupakan menu yang dapat diisi berupa nama si user/pengguna ketika ingin masuk kedalam Sistem Aplikasi Persediaan yang telah terdaftar.
b. Password
Password merupakan kode rahasia berupa huruf/angka ataupun kombinasi antara keduanya yang digunakan si user ketika masuk kedalam aplikasi persediaan yang telah terdaftar.
c. IP Server
IP Server merupakan basis data dari aplikasi persediaan yang terhubung secara online melalui jaringan internet, namun demikian aplikasi ini masih stand alone.
Tahun anggaran merupakan tahun digunakan si user untuk mencatat transaksi atau membuka aplikasi persediaan.
User ketika ingin masuk kedalam aplikasi persediaan harus terlebih dahulu masuk sebagai admin dalam username maupun password.
Gambar.4
Setelah itu memilih menu utility dan menset-up user, dengan mengklik menu tambah dan terdapat identifikasi user.
Gambar.5 Tampilan Menu Utility
Gambar.6 Tampilan Daftar User
Gambar.7
Tampilan Identifikasi User
Selanjutnya mengisi Identitas User yang terdiri dari: a. Nama (maksimal 30 Karakter) misalnya kanwil
b. Nama ID (maksimal 15 Karakter) misalnya kanwil c. Password (maksimal 15 Karakter) misalnya kanwil
d. Kemudian, data yang harus diisi didalam lokasi user berupa:
1) UAPB merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pengguna Barang, di dalam hal ini adalah tingkat Kementerian/ Lembaga dari Satker yang bersangkutan, misal: Badan Pertanahan Republik Indonesia, Satkernya terdiri dari Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan.
2) UAPPB-E1, merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang
Eselon 1, misalnya dalam hal ini Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia juga adalah sebagai satker.
3) UAPPB-W, merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pembantu Pengguna Barang Wilayah, misalnya dalam hal ini adalah Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara.
4) UAKPB, merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang, misalnya Kantor Pertanahan Kota Medan.
5) Jenis Kewenangan terdiri dari KD dan KP yang artinya Kantor Daerah untuk KD dan Kantor Pusat KP.
Untuk dapat mengisi lokasi user, terlebih dahulu mengisi UAPB dalam hal ini Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia dengan Kode (056) dan Kode UAPPB-E1 (01) dan Kode Wilayah (0700), dan untuk Kode Satker Kantor Wilayah Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara (430674) dengan cara:
a. Masuk ke menu referensi dengan memilih tabel UAPPB-Wilayah.
b. Klik menu tambah
c. Mengisi Kode UAPB, UAPPB-E1, dan UAPPB-W sebagaimana Kode diatas.
Gambar.8
Tampilan Menu referensi
Gambar.9
Gambar.10 Tampilan Input Satker
Gambar.11
Tampilan Identifikasi User yang telah diisi
Setelah selesai menset up user klik menu keluar, pilih menu log off. User kemudian masuk menu dengan menggunakan user yang telah di daftarkan dengan mengetik username mis: kanwil dan password mis: kanwil, dan memilih tahun anggaran dimana tahun transaksi terjadi, selanjutnya mengklik tanda centang yang berwarna hijau.
Gambar. 12 Tampilan Menu Keluar
Gambar.13
Tampilan Depan Aplikasi dengan Satker Kanwil
Saat ini user sudah berada didalam aplikasi dan siap untuk mencatat transaksi-transaksi yang terjadi. Didalam aplikasi tersedia 5 menu utama, yaitu:
Ga mbar. 14
Tampilan Menu Referensi
4.4.1.1. Referensi
Referensi merupakan data pendukung aplikasi yang terdiri dari:
1) Tabel UAPB merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pengguna Barang, di
dalam hal ini adalah daftar tingkat Kementerian/ Lembaga dari Satker yang bersangkutan, misal: Badan Pertanahan Republik Indonesia, Satkernya terdiri dari Kantor Wilayah dan Kantor Pertanahan.
2) Tabel UAPPB-E1 merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pembantu
Pengguna Barang Eselon 1, misalnya dalam hal ini Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia juga adalah sebagai satker.
3) Tabel UAPPB-Wilayah merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Pembantu
Pengguna Barang Wilayah, misalnya dalam hal ini adalah Kanwil Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara.
4) Tabel UAKPB merupakan singkatan dari Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Barang, misalnya Kantor Pertanahan Kota Medan.
5) Tabel Wilayah berisi kode Ibu Kota Provinsi masing-masing wilayah yang ada diseluruh Indonesia. Misalnya kota Medan kode 0751.
6) Tabel Kanwil berisi kode letak dari Kantor Wilayah Departemen Keuangan dimana satker-satker Kementrian Lembaga melaporkan Hasil Rekonsiliasi masing-masing satkernya. Misalnya Kanwil II Medan dengan Kode Departemen 015, kode Es.1 08, Kode Kanwil 002 yang terletak di Jalan Diponegoro Gedung Keuangan Negara (GKN)
7) Tabel Sub-sub Kelompok barang merupakan pengklasifikasian jenis-jenis barang persediaan misalnya:
o Aspal (1010101001) o Semen (1010101002) o Kaca (1010101003) o Pasir (1010101004) o Batu (1010101005) o Dll
8) Tabel Barang berisi daftar kode barang persediaan misalnya: Nama barang Pinsil, dgn Kode Sub Kelompok barang (1010301001), kode barangnya (000001), dan satuan lusin, dll. Tabel barang merupakan menu yang dapat ditambah sesuai dengan persediaan yang dimiliki oleh suatu kementrian lembaga dengan cara mengklik menu tambah kemudian cari sub kelompok barang dengan mengklik gambar kaca pembesar (Loop), pilih salah satu kelompok barang yang ingin dipilih misalnya alat tulis, setelah pilih sub kelompok barang secara otomatis muncul urutan nomor pada kode barang, kemudian ketik nama barang dari jenis alat tulis tersebut, serta mengetik kode satuan yang digunakan untuk menghitung barang persediaan tersebut, setelah itu klik menu simpan dan secara otomatis jenis barang tersebut tersimpan di database persediaan, kemudian keluar dari menu tersebut.
9) Penandatangan merupakan daftar penandatangan dari penanggung jawab dari UAKPB, Pengelola Barang Persediaan.
4.4.1.2. Transaksi
Transaksi merupakan substansi dari jenis transaksi yang ingin dicatat. Transaksi juga memiliki sub-sub jenis transaksi yang berupa:
Gambar.15
Tampilan Menu Persediaan Masuk 1) Persediaan Masuk
Persediaan Masuk memiliki sub-sub menu didalamnya yang terdiri dari: a) Saldo awal
Saldo awal merupakan menu yang digunakan apabila transaksi yang dicatat bukan pada tahun berjalan. Misalnya: transaksi pada tahun 2008, 2009, 2010, 2011, namun dicatat pada tahun anggaran 2012.
b) Pembelian
Pembelian merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi transaksi pembelian yang mengakibatkan bertambahnya persediaan dan berkurangnya anggaran satker.
c) Transfer masuk
Transfer masuk merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi masuk persediaan antar satker pusat, misalnya satker Kantor Pertanahan Deli
Serdang mengirim persediaan ke satker Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara, atau sebaliknya.
d) Hibah masuk
Hibah masuk merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi masuk yang berasal dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah ataupun sebaliknya. Misalnya Pemkab Deli Serdang memberikan Hibah ATK ke Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara.
e) Rampasan
Rampasan merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi tambah/masuk yang berasal dari rampasan, misalnya barang-barang elektronik yang disita oleh bea dan cukai selanjutnya barang tersebut menjadi barang negara. f) Perolehan lainnya
Perolehan lainnya merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi masuk yang berasal dari selain transaksi-transaksi diatas.
2) Persediaan keluar
Persediaan keluar terdiri dari menu transaksi sebagai berikut:
Gambar.16
Tampilan Menu Persediaan Keluar a) Habis pakai
Habis pakai merupakan menu transaksi yang digunakan apabila barang persediaan tersebut habis dipakai kurang dari 12 bulan. Misalnya: Alat Tulis Kantor.
b) Transfer Keluar
Transfer Keluar merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi Keluar persediaan antar satker pusat, misalnya satker Kantor Pertanahan Deli Serdang mengirim persediaan ke satker Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara, atau sebaliknya.
Hibah Keluar merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi masuk yang berasal dari pemerintah pusat ke pemerintah daerah ataupun sebaliknya. Misalnya Pemkab Deli Serdang memberikan Hibah ATK ke Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara.
d) Usang
Usang merupakan menu transaksi yang digunakan untuk mencatat barang persediaan yang telah usang atau tidak berlaku lagi, misalnya blanko sertipikat logo lama, dll
e) Rusak
Rusak merupakan menu transaksi yang digunakan untuk mencatat persediaan yang cacat fisik atau tidak bisa digunakan lagi/rusak. Misalnya blanko sertipikat yang nomor serinya tidak sesuai.
f) Penghapusan lainnya
Penghapusan lainnya merupakan menu transaksi yang digunakan apabila terjadi mutasi keluar yang berasal dari selain transaksi-transaksi diatas.
3) Koreksi
Koreksi merupakan menu transaksi yang digunakan untuk memperbaiki kesalahan pencatatan pada nilai persediaan yang telah diinput. Contohnya: transaksi A dicatat seharga Rp; 20.000,- nilai yang sebenarnya adalah Rp; 25.000,-.
4) Hasil Opname Fisik
Hasil Opname Fisik adalah menu yang digunakan untuk mencatat hasil opname fisik yang dilakukan oleh pengelola barang
Penghapusan usang/rusak adalah menu transaksi yang digunakan untuk menghapus barang persediaan yang usang/rusak yang sebelumnya sudah dicatat dalam persediaan keluar pada menu usang dan rusak.
6) Konversi hasil imigrasi
Konversi hasil imigrasi adalah menu yang digunakan untuk mengkonversi persediaan aplikasi lama dengan aplikasi yang baru.
4.4.1.3. Laporan
Laporan memiliki sub menu yang terdiri dari:
Gambar.17 Tampilan Menu Laporan 1) Buku persediaan
Buku persediaan adalah bentuk laporan yang berisikan rincian saldo persediaan per unitnya. Menceritakan mutasi tambah dan keluar dari unit barang persediaan.
Gambar.18
Tampilan Menu Laporan Persediaan 2) Laporan persediaan
Laporan persediaan terdiri dari:
a) Laporan persediaan UAKPB merupakan laporan yang menjelaskan rincian
nilai barang persediaan pada unit akuntansi kuasa pengguna barang atau satker.
b) Laporan persediaan UAPKPB merupakan laporan persediaan yang
menjelaskan rincian nilai barang persediaan pada unit akuntansi pembantu kuasa pengguna barang atau pembantu satker (tidak terdapat dalam satker Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara).
Gambar.19
Tampilan Menu Rincian Persediaan 3) Laporan rincian persediaan
a) Laporan rincian persediaan UAKPB merupakan menu laporan yang
menjelaskan mutasi tambah dan mutasi kurang dari suatu jenis barang parsediaan yang dapat dilihat per tanggal, per semester, per tahun pada unit akuntansi kuasa pengguna barang atau satker.
b) Laporan rincian persediaan UAPKPB merupakan menu laporan yang menjelaskan mutasi tambah dan mutasi kurang dari suatu jenis barang parsediaan yang dapat dilihat per tanggal, per semester, per tahun pada unit akuntansi pembantu kuasa pengguna barang atau pembantu satker (tidak terdapat dalam satker Kanwil BPN Provinsi Sumatera Utara)
Laporan Posisi Persediaan di Neraca adalah menu yang berfungsi menggambarkan posisi nilai barang pada suatu waktu tertentu baik per tanggal, per semester, maupun per tahun.
5) Laporan mutasi persediaan
Laporan mutasi persediaan menjelaskan total nilai mutasi tambah dan kurang akun-akun yang ada pada neraca.
6) Daftar transaksi persediaan
Daftar transaksi persediaan adalah laporan yang menjelaskan nilai persediaan perjenis transaksi, misalnya saldo awal (M01), pembelian (M02), transfer masuk (M03), dll.
4.4.1.4Utility
Utility memiliki sub-sub menu yang terdiri dari:
Gambar. 20 Tampilan Menu Utility
1) Kirim/batal kirim ke SIMAK-BMN
a) Kirim adalah menu yang digunakan untuk mengirim data seluruh transaksi yang ada dalam persediaan ke dalam Aplikasi SIMAK-BMN. SIMAK BMN adalah singkatan dari Sistem Informasi Managemen Akuntansi Keuangan Barang Milik Negara.
b) Batal kirim adalah menu yang digunakan untuk mengedit transaksi yang telah dikirm ke SIMAK-BMN.
2) Pengiriman saldo awal ke SIMAK-BMN
Pengiriman saldo awal adalah menu yang digunakan apabila terjadi perbedaan saldo awal pada SIMAK-BMN dengan aplikasi Persediaan.
3) Penerimaan dari UAPKPB
Penerimaan dari UAPKPB adalah menu yang digunakan untuk menerima file yang telah dikirim dari unit akuntansi pembantu kuasa pengguna barang. (dalam hal ini tidak terdapat UAPKPB Badan Pertanahan Nasional Provinsi Sumatera Utara).
4) Backup/restore
Backup/restore merupakan dua komponen sub menun yang memiliki fungsi yang berbeda, backup memiliki fungsi untuk menyimpan data transaksi yang dilakukan oleh user. Sedangkan restore berfungsi untuk memunculkan data yang tersimpan didalam drive disc, data yang tersimpan merupakan database dan referensi.
Database merupakan basis data persediaan, sedangkan referensi berisi komponen data pendukung.
Gambar.21
Tampilan Menu Utility Backup/ Restore 5) Pengosongan data
Pengosongan data merupakan menu yang berfungsi untuk mengosongkan atau menghilangkan semua trasnsaksi yang telah terjadi, sehingga data-data benar-benar kosong dan tidak ada lagi.
6) Pengosongan referensi
Pengosongan referensi merupakan menu yang berfungsi untuk mengosongkan referensi atau data pendukung yang ada dalam aplikasi persediaan, misalnya: tabel UAPB, tabel UAPPB-EI, tabel UAPPB-E1.
7) Proses tutup tahun
Proses tutup tahun adalah menu yang berfungsi untuk menjumlahkan data-data persediaan tahun sebelumnya.
Keluar, terdiri dari sub menu:
Gambar.22 Tampilan Menu Keluar
1) Logoff merupakan menu yang digunakan untuk keluar dari transaksi tanpa menutup menu aplikasi.
2) Keluar adalah menu yang digunakan untuk keluar daru aplikasi secara total.