kemajuan ilmu pengetahuan dilakukan dengan metode ilmiah, yaitu dengan cara mengumpulkan informasi dan data-data dari alam. Sedangkan di abad XVII, Bacon, Hobbes, dan Newton menelaah tulisan-tulisan yang ada di “dinding” sejarah untuk menemukan pandangan ilmiah yang akan menguasai segala hal (Huston Smith, 2001:181).
Struktur sosial, mentalitas, dan nilai-nilai budaya yang t u m b u h d i d a l a m s e b u a h masyarakat sangat menentukan bentuk, pertumbuhan, dan arah perkembangan pengetahuan.
Seluruh peristiwa yang terjadi secara alami maupun dari hasil karya manusia menjadi sumber ilmu pengetahuan. Bila hal ini ditarik dalam konteks kearsipan sangat sesuai dengan teori yang menyatakan bahwa arsip sebagai sumber ilmu pengatahuan.
Arsip dapat dimaknai sebagai r e k a m a n s t r u k t u r s o s i a l , mentalitas, dan nilai-nilai budaya yang tumbuh dalam masyarakat.
Atau lebih jelasnya lagi arsip dimaknai sebagai rekaman seluruh peristiwa yang terjadi baik secara alami maupun hasil karya manusia. Hal ini selaras dengan hakikat atau makna dasar d a r i a r s i p y a i t u r e k a m a n informasi. Informasi di sini harus dimaknai sebagai sesuatu yang sangat luas dan kompleks menyangkut segala hal terkait peradaban kehidupan. Rekaman informasi atau media rekam informasi ini pun juga harus dimaknai secara luas. Artinya arsip bukan hanya surat, tetapi rekaman informasi dalam media/
bentuk apapun sesuai dengan p e r k e m b a n g a n t e k n o l o g i komunikasi pada zamannya.
Dahulu ketika kehidupan masih dikategorikan zaman primitif
informasi terekam dalam media batu dan hanya berupa simbol-simbol. Sangat jauh berbeda dengan sekarang yang sangat beragam bentuk medianya.
Ilmu pengatahuan tidak lepas dari teori-teori. Dalam dunia ilmiah, sebagian besar teori yang disusun pada hakikatnya adalah deduktif dan logis dalam pengetahuan perilaku sosial.
Proses penyusunan teori berputar pada proses deduksi yang bisa diverifikasi dari dunia nyata atas dasar asumsi apriori. Cara l a i n n y a a d a l a h d e n g a n menemukan teori dengan cara menariknya sejak awal dari alam, yaitu dari data yang berasal dari dunia nyata. Metode yang d i g u n a k a n a d a l a h c a r a m e n e m u k a n d e n g a n menganalisis data yang diperoleh secara sistematis. Penyusunan teorinya dimulai dari dasar. Teori demikian akan cocok dengan situasi empiris dan penting untuk meramalkan, menerangkan, m e n a f s i r k a n , d a n m e n g a p l i k a s i k a n ( L e x i J . Moloeng, 2001:17).
Dalam dunia penelitian, sebagai wilayah yang dianggap mengembangkan dan melahirkan ilmu pengetahuan, muncul berbagai metode penelitian dan teknik pengumpulan data. Salah satu teknik pengumpulan data yang akan digunakan sebagai b a h a n p e n e l i t i a n a d a l a h penggunaan dokumen. Istilah
dokumen ini menimbulkan dua makna yaitu arsip/ record dan dokumen. Menurut Guba dan Lincoln dalam Lexy J. Moloeng (2001:161) dokumen yang digunakan sebagai sumber data dalam penelitian ada dua kategori. Pertama, record yaitu setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang atau l e m b a g a u n t u k k e p e r l u a n pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Kedua dokumen yaitu setiap bahan tertulis atau film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Menurut Lexi J. Moloeng (2001:161) dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian sebagai sumber data karena dapat digunakan untuk menguji, menafsirkan, dan meramalkan.
Guba dan Lincoln, 1981 dalam Lexy J. Moleong (2001:1631) menjelaskan bahwa penggunaan dokumen dan record dalam penelitian dengan alasan sebagai berikut:
1. D o k u m e n d a n r e c o r d digunakan karena merupakan sumber yang stabil, kaya, dan mendorong;
2. Berguna sebagai “bukti”
untuk suatu pengujian;
3. Keduanya berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya y a n g a l a m i a h , s e s u a i
konteks, lahir dan berada dalam konteks;
4. Record relatif ekonomis dan mudah diperoleh;
5. Dokumen dan record tidak reaktif sehingga tidak sukar ditemukan dengan teknik kajian isi; dan
6. Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh p e n g e t a h u a n t e r h a d a p sesuatu yang diselidiki.
Kajian isi/ content analysis menurut Weber (1985, dalam Lexy J. Moleong 2001:163) adalah metodologi penelitian yang memanfaatkan seperangkat p r o s e d u r u n t u k m e n a r i k kesimpulan yang sahih dari sebuah buku atau dokumen. Guba dan Lincoln (1981 dalam Lexy J.
M o l e o n g 2 0 0 1 : 1 6 3 - 1 6 4 ) merumuskan 5 prinsip dasar kajian isi yaitu:
1. Proses mengikuti aturan Setiap langkah dilakukan sesuai prosedur yang disusun secara eksplisit. Analisis berikutnya yang mengadakan p e n g k a j i a n h a r u s menggunakan aturan yang sama, prosedur yang sama, dan kriteria yang sama sehingga dapat menarik kesimpulan yang sama pula.
2. Proses sistematis
Dilakukan dalam rangka p e m b e n t u k a n k a t e g o r i
sehingga memasukkan dan m e n g e l u a r k a n k a t e g o r i dilakukan atas dasar aturan yang taat asas. Apabila aturan telah ditetapkan, hal itu harus diterapkan dengan prosedur yang sama terlepas dari apakah menurut analis relevan atau tidak.
3. Proses diarahkan untuk meng-generalisasi
P e n e m u a n s e l a n j u t n y a hendaknya menekankan sesuatu yang relevan dan teoritis. Penemuan itu harus mendorong pengembangan pandangan yang berkaitan d e n g a n k o n t e k s d a n dilakukan atas dasar contoh selain dari contoh yang ada dalam dokumen.
4. Kajian isi mempersoalkan isi yang termanifestasikan Penarikan kesimpulan harus b e r d a s a r k a n i s i s u a t u k e s i m p u l a n y a n g termanifestasikan.
5. Kajian isi lebih menekankan analisis secara kuantitatif, tetapi dapat pula dilakukan bersama analisis kualitatif.
Dokumen sebagai sumber penelitian menurut Lexy J.
Moleong (2001:161-163) dibagi dalam dua kategori. Pertama, dokumen pribadi yaitu catatan atau karangan seseorang secara t e r t u l i s t e n t a n g t i n d a k a n , p e n g a l a m a n d a n
INPUT autobiografi. Kedua dokumen resmi yang terbagi dalam dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal berupa memo, pengumuman, instruksi, notulen, laporan, keputusan, dan aturan suatu lembaga masyarakat tertentu yang digunakan dalam kalangan sendiri. Dokumen internal ini dapat menyajikan informasi tentang keadaan, aturan, disiplin, dan dapat memberikan petunjuk gaya kepemimpinan. Sedangkan dokumen eksternal berisi bahan-bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu lembaga sosial seperti majalah, buletin, pernyataan, dan berita yang disiarkan media massa. Dokumen eksternal dapat digunakan untuk menelaah konteks sosial, kepemimpinan, dan sebagainya.
Dalam konteks kearsipan, dokumen yang digunakan dalam penelitian lazimnya adalah
arsip-arsip statis, yaitu arsip-arsip yang memiliki nilai guna sekunder.
Artinya, arsip tersebut tidak hanya bernilai guna bagi pemilik/
penciptanya tetapi juga berguna bagi orang atau institusi lain diluar pemilik/ penciptanya. Nilai guna sekunder ini muncul atau dapat digunakan biasanya setelah nilai guna primer arsip tersebut sudah habis atau telah melewati masa aktif dan atau inaktifnya.
Arsip statis ini bersifat terbuka artinya dapat diakses atau digunakan oleh publik. Dengan d e m i k i a n s i a p a p u n d a p a t membaca atau mendapatkan copy arsip tersebut sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan oleh lembaga yang mengelolanya untuk kepentingan yang dapat dipertanggungjawabkan seperti kegiatan ilmiah/ penelitian.
Proses pengolahan arsip sebagai hasil rekaman peristiwa alam dan peradaban manusia m e n j a d i s u m b e r i l m u pengatahuan dapat digambarkan dalam bagan berikut:
Bagan 1. Proses Arsip sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan
C. Jenis dan Karakteristik Arsip