A r s i p U n i v e r s i t a s G a d j a h M a d a
Volume 7
Nomor 1
Yogyakarta Maret 2014 Halaman
1-68
Upaya Pemerintah Menyiapkan SDM Kearsipan melalui Pendidikan Formal
Peranan Arsip dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Peradaban Publikasi Arsip: Model dan Implikasinya (Studi Kasus di Arsip Universitas Gadjah Mada)
Preservasi Material Fotografi
ISSN: 1978-4880
KHAZANAH
ARSIP UNIVERSITAS GADJAH MADA Volume 7, Nomor 1, Maret 2014
Penanggung Jawab: Machmoed Effendhie;
Pimpinan Umum: Eny Kusumindarti Wahyuningrum;
Pimpinan Redaksi: Musliichah;
Redaktur Pelaksana: Zaenudin, Kurniatun, dan Herman Setyawan;
Penyunting: Ully Isnaeni Effendi, dan Fitria Agustina;
Sekretariat: Isti Maryatun, Anna Riasmiati, dan Heri Santosa;
Desain Grafis: Eko Paris B.Y.
Diterbitkan Oleh:
Arsip Universitas Gadjah Mada
Alamat Redaksi:
Bulaksumur Gedung L Lantai 3 (Komplek Perpustakaan UGM) Yogyakarta Telp. (0274) 6492151, 6492152; Fax. (0274) 582907
Website: arsip.ugm.ac.id; E-mail: [email protected]
Gambar Sampul Depan:
Gedung Pusat UGM Tahun 1956
KHAZANAH terbit tiga kali setahun (Maret, Juli, November) sebagai media sosialisasi dan pembahasan bidang kearsipan. Redaksi menerima kiriman naskah berupa kajian lapangan, studi pustaka, uji coba laboratorium, hasil seminar, dan resensi. Petunjuk penulisan naskah: naskah belum pernah dipublikasikan, ditulis dalam bahasa Indonesia, huruf Times New Roman 12, spasi 1,5, pada kertas kuarto A4 7-15 halaman. Sistematika penulisan mencerminkan adanya pendahuluan, kerangka teori, hasil dan analisis, kesimpulan dan saran, disertai dengan abstrak dan kata-kata kunci tulisan. Naskah berupa hardcopy dan softcopy dikirim ke alamat redaksi disertai dengan biodata penulis.
Arsip UGM Melakukan Preservasi Arsip Tekstual November 2013
Observasi Lapangan AAI Wilayah Jawa Barat dan Universitas Padjadjaran
6 Desember 2013
Arsip UGM Melakukan Akuisisi Arsip Hukum dan Organisasi (HUKOR) UGM
12 Desember 2013
Penyerahan Arsip PTM dari Prof. (emr) Dr. Bimo Walgito
Kunjungan Industri
SMK Nasional Baureno Bojonegoro 16 Desember 2013
Pembelajaran E-Filing SMK Negeri 2 Purworejo
Vol. 7, No. 1, Maret 2014 ISSN 1978-4880 DAFTAR ISI
Pengantar Redaksi ... 2 Upaya Pemerintah Menyiapkan SDM Kearsipan
melalui Pendidikan Formal
Sudiyanto ... 3 Peranan Arsip dalam Pengembangan Ilmu Pengetahuan dan Peradaban Musliichah ... 15 Publikasi Arsip: Model dan Implikasinya
(Studi Kasus di Arsip Universitas Gadjah Mada)
Kurniatun ... 30 Preservasi Material Fotografi
Herman Setyawan ... 42 Pedagang Kaki Lima di Universitas Gadjah Mada (Era 1980-1990-an)
Ully Isnaeni Effendi ... 52 Manajemen Lembaga Informasi: Teori dan Praktik
Fitria Agustina ... 62
PENGANTAR REDAKSI
Khazanah edisi Maret 2014 menyuguhkan enam tulisan beragam. Empat tulisan dalam Opini berisi kajian seputar SDM kearsipan, peran arsip dalam pengembangan ilmu pengetahuan, publikasi kearsipan, dan preservasi arsip foto.
Tulisan Sudiyanto mengungkapkan minimnya fasilitas pendidikan formal kearsipan yakni baru 0,17% PT se-Indonesia yang memiliki program studi kearsipan. Tidak sebanding dengan tuntutan kebutuhan SDM kearsipan profesional. Menata arsip tidak hanya menuntut pemahaman dari segi fisik saja, tetapi juga dari segi structure, content, dan context. Musliichah dalam tulisannya memaparkan peran arsip dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Pada abad VII untuk meningkatkan kemajuan ilmu pengetahuan dilakukan melalui metode ilmiah dengan mengumpulkan informasi dan data-data dari alam. Struktur sosial, mentalitas, dan nilai-nilai budaya masyarakat sangat menentukan bentuk dan perkembangan pengetahuan. Demikian pula sebaliknya, peradaban kebudayaan masyarakat dibentuk oleh ilmu pengetahuan yang dimilikinya.
Publikasi kearsipan, model dan implikasinya dikaji oleh Kurniatun dalam tulisannya yang menghadirkan pengalaman program publikasi kearsipan dan dampaknya dalam peningkatan jumlah kunjungan dan akses arsip di Arsip UGM.
Pameran kearsipan dan penerbitan naskah sumber merupakan contoh model publikasi kearsipan yang dapat dikembangkan oleh lembaga kearsipan.
Beragamnya media arsip, memerlukan pengetahuan yang luas bagaimana cara merawat arsip yang baik sesuai dengan karakter media fisik arsip. Herman Setyawan menghadirkan pengetahuan tentang arsip foto, meliputi bahan materialnya, faktor-faktor yang mempengaruhi kerusakan arsip foto seperti kelembaban relatif, suhu, reaksi kimia dan cahaya. Untuk menjaga keselamatan arsip foto dijelaskan pula upaya pemeliharaan dan perawatannya.
Telisik menghadirkan rekaman peristiwa penataan Pedagang Kaki Lima (PKL) di lingkungan UGM sejak dekade 80-an sampai pada 90-an. Disajikan oleh Ully Isnaeni Effendi berdasarkan arsip-arsip yang tersimpan di Arsip UGM.
Kolom Resensi menyajikan tentang manajemen lembaga informasi mencakup perpustakaan, museum, pusat arsip, dan pusat informasi dari sebuah buku karya Laksmi, dkk (2011) yang diresensi oleh Fitria Agustina.
Ragam tulisan yang kami hadirkan semoga dapat menambah referensi wacana kearsipan dan bermanfaat bagi pembaca yang budiman. Selamat membaca.
Redaksi
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Mengelola arsip adalah mengelola informasi. Mengelola arsip tidak hanya dituntut memahami dari segi fisiknya, tetapi mengelola arsip harus juga memahami dari segi structure, c o n t e n t , d a n c o n t e x t - n y a . Terlebih lagi perkembangan teknologi informasi yang begitu p e s a t s a n g a t b e r p e n g a r u h terhadap pengelolaan arsip, sehingga dalam pengelolaannya memerlukan pengetahuan khusus di bidang kearsipan. Konsep, teori, dasar-dasar, dan prinsip-
prinsip kearsipan harus menjadi pijakan bagaimana suatu arsip dikelola. Oleh karena itu, diperlukan sumber daya manusia (SDM) yang memiliki wawasan ilmu kearsipan agar SDM tersebut kompeten, mampu, dan terampil mengelola arsip dengan baik. Ilmu kearsipan berperan sebagai unsur kontrol dalam pelaksanaan pengelolaan arsip.
Pengelolaan arsip tanpa dilandasi dengan ilmu kearsipan akan m e n j a d i k a n a r s i p k u r a n g b e r m a k n a d a n k u r a n g memberikan manfaat, bahkan akan menjadi beban bagi institusi pengelolanya.
UPAYA PEMERINTAH MENYIAPKAN SDM KEARSIPAN MELALUI PENDIDIKAN FORMAL
Sudiyanto1
Abstract
The Professionalism and competence of Archivists can be obtained through formal education on archival science. This study is to determine the extent of the government's efforts in preparing and providing Human Resources of Archives through formal education on archival, as reflected in the opening of study program of archival science at various universities in Indonesia. Only 7 universities which opened study program of archival science or only 2.19% of the amount of state universities or only 0.17% of the total number of Universities in Indonesia. University which opened study program of archival still more at the diploma level. This study concluded that government support for the spirit of archival towards a better management through provision of formal education on archival are still lacking.
Keywords: formal education on archival, archivists, competence, archival science.
1 Arsiparis LAPAN
OPINI
Sejalan dengan pengelolaan arsip yang harus dilaksanakan b e r d a s a r k a n k e i l m u a n , pemerintah telah berupaya menunjukkan niat baiknya d e n g a n t e l a h m e m b u k a p e n d i d i k a n f o r m a l jurusan/program ilmu kearsipan di berbagai perguruan tinggi.
Pembukaan pendidikan formal ilmu kearsipan tersebut tentu u n t u k m e n y i a p k a n d a n menyediakan SDM kearsipan yang kompeten dan profesional agar pengelolaan kearsipan di b e r b a g a i i n s t i t u s i b a i k pemerintah maupun swasta dapat terkelola dengan baik.
B. Rumusan Masalah
SDM kearsipan merupakan orang yang mengelola arsip sejak arsip diciptakan, digunakan, disimpan (inaktif), sampai menjadi arsip statis. Agar SDM kearsipan menjadi kompeten harus dibekali dengan pendidikan ilmu kearsipan yang cukup agar arsip yang dikelolanya dapat dimanfaatkan dan tertata dengan baik sebagai sumber informasi, bukti pertanggungjawaban dan kesejarahan. Untuk mengetahui u p a y a p e m e r i n t a h d a l a m menyiapkan SDM kearsipan, maka permasalahan dalam kajian ini dapat dirumuskan sebagai berikut: "sejauh mana pemerintah t e l a h m e n y i a p k a n S D M
kearsipan melalui pendidikan formal?"
C. Maksud dan Tujuan
Kajian ini dimaksudkan u n t u k m e n g a n a l i s i s d a n m e n d e s k r i p s i k a n u p a y a pemerintah dalam penyediaan pendidikan formal kearsipan melalui pembukaan program studi ilmu kearsipan di perguruan tinggi di Indonesia. Tujuannya a d a l a h u n t u k m e m b e r i k a n k o n t r i b u s i p e m i k i r a n d a n masukan dalam menyiapkan SDM kearsipan pada umumnya melalui pendidikan formal ilmu kearsipan.
D. Kerangka Teori
1. Pendidikan Formal
Pendidikan formal adalah jalur pendidikan yang terstruktur dan berjenjang yang terdiri atas pendidikan dasar, pendidikan menengah, dan pendidikan tinggi (UU Nomor 20 tahun 2003).
Darnelawati (1994), yang dikutip m e l a l u i h t t p : / / belajarpsikologi.com/pengertian - p e n d i d i k a n - m e n u r u t - a h l i / # i x z z 2 n m v 9 a G B i , berpendapat bahwa "pendidikan formal adalah pendidikan di sekolah yang berlangsung secara teratur dan bertingkat mengikuti syarat-syarat yang jelas dan ketat.
Tujuan pendidikan adalah untuk memperkaya budi pekerti,
p e n g e t a h u a n , d a n u n t u k menyiapkan seseorang agar mampu dan terampil dalam suatu bidang pekerjaan tertentu".
Dari dua pengertian di atas, d a p a t d i s i m p u l k a n b a h w a p e n d i d i k a n f o r m a l a d a l a h pendidikan di sekolah yang terstruktur dan berjenjang dengan tujuan memperkaya budi pekerti, p e n g e t a h u a n , d a n u n t u k menyiapkan seseorang agar mampu dan terampil dalam bidang pekerjaan tertentu.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan
Secara sederhana SDM, yang d i k u t i p d a r i http://id.shvoong.com/business- m a n a g e m e n t / h u m a n - resources/2124600-pengertian- s u m b e r- d a y a - a n u s i a / # i x z z 2 noGFzAGM dapat diartikan sebagai "manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan)".
D e n g a n d e m i k i a n S D M kearsipan dapat didefinisikan sebagai orang yang bekerja mengelola kearsipan di suatu organisasi.
M e n u r u t P e r a t u r a n Pemerintah (PP) Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, dijelaskan bahwa SDM kearsipan terdiri atas pejabat struktural di bidang
kearsipan, arsiparis, dan fungsional umum di bidang kearsipan. Lebih lanjut dijelaskan bahwa pejabat struktural di bidang kearsipan merupakan tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan manajemen kearsipan.
Pengertian arsiparis menurut Undang Undang (UU) Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan y a n g d i p e r o l e h m e l a l u i pendidikan formal dan/atau p e n d i d i k a n d a n p e l a t i h a n kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.
Dari pengertian di atas dapat d i s i m p u l k a n b a h w a y a n g termasuk dalam SDM Kearsipan terdiri dari 3 (tiga) unsur, yaitu:
1). Pejabat struktural di bidang kearsipan; 2). Arsiparis; dan 3).
Fungsional umum di bidang kearsipan. Namun dalam kajian ini lebih banyak menyoroti unsur yang ke-2 yaitu Arsiparis.
3. Kompetensi
Pengertian kompetensi yang dikemukakan Wibowo, 2007:86 (dalam Arie Pratama, dikutip 19 Desember 2013) adalah suatu k e m a m p u a n u n t u k malaksanakan atau melakukan suatu pekerjaan atau tugas yang
dilandasi atas keterampilan dan pengetahuan serta didukung oleh sikap kerja yang dituntut oleh pekerjaan tersebut. Mengacu p a d a p e n g e r t i a n t u j u a n pendidikan formal di atas, kemampuan, pengetahuan dan keterampilan dapat diperoleh melalui pendidikan formal, sehingga kompetensi diperoleh melalui pendidikan formal.
E. Metodologi Kajian
Kajian ini menggunakan metode deskriptif. Metode deskriptif menurut Hamid Darmadi (2013: 186) adalah m e t o d e y a n g b e r u s a h a m e n g g a m b a r k a n d a n menginterpretasikan objek sesuai d e n g a n a p a a d a n y a . D a t a ketersediaan pendidikan formal program studi ilmu kearsipan y a n g a d a d i I n d o n e s i a d i d e s k r i p s i k a n u n t u k m e n g g a m b a r k a n u p a y a pemerintah dalam menyiapkan SDM Kearsipan.
II. P E M B A H A S A N D A N ANALISIS
A. Peluang Kiprah Arsiparis dan Dukungan Lembaga
Arti pentingnya pengelolaan arsip bagi organisasi, institusi a t a u l e m b a g a s e r i n g dikemukakan dan dibahas dalam berbagai kesempatan. Pentingnya pengelolaan arsip tersebut pada
dasarnya bertujuan agar arsip sebagai memori kolektif bangsa dapat tertata dengan baik, dapat dimanfaatkan secara maksimal, bernilai guna akuntabilitas dan bernilai guna kesejarahan. Oleh karena itu dibutuhkan SDM kearsipan yang profesional, mumpuni, dan bertanggung jawab atas kebenaran sejarah dengan menyelamatkan segala bentuk arsip, baik statis maupun d i n a m i s . O l e h s e b a b i t u pemenuhan kebutuhan SDM kearsipan tidak dapat diisi oleh sembarang orang tetapi harus direncanakan, disiapkan, dan merupakan orang yang kompeten di bidangnya, bukan orang buangan (E.E. Mangindaan:
2011).
Disadari atau tidak profesi pengelola arsip (baca arsiparis) saat ini masih menjadi profesi dan jabatan (baca jabatan fungsional) yang belum menarik, belum ideal, banyak dicibir orang, bahkan masih terkesan dipandang
"sebelah mata". Profesi arsiparis dapat sejajar dengan profesi lain (misalnya: peneliti, perekayasa, pranata komputer, dll.) bila ada sinergi antara kedua unsur, yaitu dari arsiparis itu sendiri dan adanya dukungan institusi/
lembaga tempat arsiparis bekerja.
Unsur yang pertama dari sisi arsiparisnya, telah banyak r e g u l a s i y a n g d i t e r b i t k a n pemerintah yang memberi
peluang arsiparis untuk eksis dan berperan ikut andil memberikan k o n t r i b u s i d a l a m penyelenggaraan pemerintahan.
Sebut saja pada PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 t e n t a n g K e a r s i p a n , s u a t u peraturan induk yang memayungi p e l a k s a n a a n p e n g e l o l a a n kearsipan di Indonesia, pada pasal 151 disebutkan bahwa arsiparis mempunyai kedudukan h u k u m s e b a g a i t e n a g a profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. Independen artinya arsiparis merupakan pekerjaan p r o f e s i y a n g d a l a m m e l a k s a n a k a n t u g a s d a n fungsinya tidak lagi menunggu pekerjaan dan perintah dari atasannya, tetapi dituntut untuk proaktif dan inovatif. Kemudian independen dalam melaksanakan tugas dan fungsinya terbebas dari unsur-unsur kepentingan dan tekanan dari pihak manapun (misalnya: atasan, partai politik, dll) sehingga konsep, teori, dan prinsip-prinsip kearsipan harus menjadi dasar pijakan bagaimana suatu arsip dikelola dengan semestinya.
UU Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) juga memberikan peluang arsiparis untuk eksis. UU tersebut mengamanatkan bahwa
untuk mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat, dan sederhana wajib ditunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di setiap Badan Publik.
Berdasarkan kajian yang pernah dilakukan oleh penulis dengan judul "Peluang Arsiparis Menjadi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)" dapat disimpulkan bahwa tugas dan tanggung jawab PPID sejalan bahkan ada beberapa poin yang sama dengan tugas yang diemban oleh arsiparis. Arsiparis dan PPID s a m a - s a m a m e l a k u k a n p e n c i p t a a n , p e n y e d i a a n , penyimpanan, pengamanan, p e n d o k u m e n t a s i a n , pengklasifikasian, dan pelayanan informasi. Dengan demikian arsiparis dapat memainkan peran p e n t i n g d a l a m r a n g k a implementasi UU KIP, karena k o m p e t e n s i p e n g e l o l a a n informasi juga dimiliki oleh arsiparis. Informasi merupakan unsur content pada setiap arsip.
Sehingga berbicara arsip tidak dapat dilepaskan dari informasi yang terkandung di dalamnya.
UU Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik juga memberikan peluang arsiparis u n t u k b e r k i p r a h d a l a m i m p l e m e n t a s i n y a , p a s a l 5 menyebutkan bahwa salah satu lingkup pelayanan publik adalah informasi. Arsip sebagai sumber informasi merupakan objek yang
dilayankan kepada user dalam implementasi UU tersebut.
Contoh lain adalah ketika terjadi bencana, semua elemen bangsa (pemerintah, swasta, dan m a s y a r a k a t ) s a l i n g b a h u - membahu untuk mengatasi masalah, menyelamatkan jiwa manusia, dan menyelamatkan aset. Aset negara disamping berupa fisik seperti gedung, mobil, dan peralatan kantor, juga aset sebagai bukti akuntabilatas dan kesejarahan yang tidak dapat tergantikan yaitu yang bernama arsip. UU Kebencanaan yang tertuang dalam UU Nomor 24 T a h u n 2 0 0 7 t e n t a n g Penanggulangan Bencana, pada Pasal 6 huruf g mengamanatkan bahwa pemerintah bertanggung jawab dalam pemeliharaan arsip/dokumen otentik dan kredibel dari ancaman dan d a m p a k b e n c a n a . U U i n i memberikan tugas kepada pemerintah bahwa dalam kondisi bencana maupun pasca bencana untuk memelihara arsip yang rusak akibat bencana tersebut.
Hal ini sudah dilakukan oleh Arsip Nasional R.I. (ANRI) ketika terjadi banjir besar bulan Januari 2014 di wilayah Jakarta, Bogor, Depok, Tangerang, Bekasi, dan sekitarnya dengan melakukan layanan perbaikan arsip seperti ijazah dan sertifikat tanah yang rusak akibat banjir untuk masyarakat umum (Harian
Republika dan Media Indonesia, tanggal 29 Januari 2014). Oleh karena itu dalam kondisi terjadi bencana sekalipun peluang mulia ini dapat dimanfaatkan oleh arsiparis, termasuk arsiparis di daerah untuk mengabdikan p e r a n n y a s e s u a i d e n g a n profesinya, setidaknya untuk lingkup instansinya sendiri.
Beberapa contoh regulasi di atas membuka peluang arsiparis untuk lebih banyak berkiprah di berbagai kesempatan sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Tools sekarang telah tersedia, hanya tinggal terpulang kepada arsiparis itu sendiri apakah akan memposisikan sebagaimana fungsinya yang dibutuhkan oleh institusinya sehingga fungsional arsiparis terangkat sejajar dengan fungsional lainnya atau hanya s e k e d a r a d a d a n m e n j a d i fungsional pada jajaran bawah.
Unsur yang kedua, dukungan i n s t i t u s i / l e m b a g a t e m p a t arsiparis bekerja. Arsiparis dan pengelolaan kearsipan pada u m u m n y a a k a n d a p a t berkembang bila ada dukungan dan komitmen dari lembaga.
Lembaga yang menganggap penting dan menempatkan kearsipan pada tataran prioritas, bukan prioritas paling bawah, biasanya output kearsipannya akan baik. Penyediaan sarana dan prasarana yang cukup, pendanaan yang cukup, dan kesempatan
p e n i n g k a t a n p e n d i d i k a n m e r u p a k a n c o n t o h w u j u d komitmen lembaga terhadap kemajuan kearsipannya. Diakui atau tidak masih ada instansi yang m e n e m p a t k a n p e n g e l o l a a n kearsipannya pada urutan bawah.
Contoh saja dalam pengangkatan S D M k e a r s i p a n , a r s i p a r i s diangkat dan direkrut dari unit k e r j a l a i n . S a n g a t j a r a n g pengangkatan seorang arsiparis direkrut melalui perencanaan dari awal yang penempatannya memang diplot sebagai seorang arsiparis dengan latar belakang pendidikan formal kearsipan.
A k a n s a n g a t b e r b e d a p e r f o r m a n c e - n y a k e t i k a implementasi di lapangan dimana orang yang mempunyai ilmu dan pengetahuan formal kearsipan d e n g a n o r a n g y a n g t i d a k mempunyai pendidikan formal kearsipan dalam mengabdikan dirinya sebagai seorang arsiparis.
Meskipun ada pula pendapat bahwa pengetahuan itu dapat
diperoleh tidak hanya dari pendidikan formal saja tetapi bisa melalui pelatihan. Dalam kaitan pendidikan formal bagi arsiparis, Richard J. Cox (1992: 7) berpendapat bahwa arsiparis yang mempunyai pendidikan formal kearsipan akan lebih profesional.
B. K e t e r s e d i a a n P r o g r a m Pendidikan Formal Kearsipan
Menjadi hal yang relevan untuk dipertanyakan sebenarnya seberapa jauh pemerintah dalam menyiapkan SDM kearsipan melalui pendidikan formal.
D e n g a n k a t a l a i n a p a k a h pemerintah sudah membuka program/jurusan kearsipan untuk m e n g i m b a n g i k e i n g i n a n pengelolaan arsip dengan baik?
Berbicara mengenai pendidikan formal kearsipan berikut ini ditampilkan data perguruan tinggi yang membuka program studi ilmu kearsipan.
Tabel 1: Tabel Data Perguruan Tinggi yang Membuka Program Studi Ilmu Kearsipan
NO. PERGURUAN TINGGI
NAMA PROGRAM
STUDI
JENJANG NEGERI/
SWASTA KETERANGAN 1. Universitas
Indonesia
Perpustakaan S2 Negeri Terdapat peminatan Kearsipan
Kearsipan D3 Negeri
2. Universitas Terbuka Kearsipan D4 Negeri 3. Universitas Gadjah
Mada Kearsipan D3 Negeri
4. Universitas
Diponegoro Kearsipan D3 Negeri
5. Universitas Haluoleo
Perpustakaan dan
Kearsipan D3 Negeri
Bila kita cermati data di atas, mestinya ada beberapa hal yang menjadi perhatian pemerintah, yaitu: jumlah perguruan tinggi yang membuka program studi kearsipan, jenjang yang tersedia, status perguruan tinggi, dan penyebarannya.
Dari segi jumlah perguruan tinggi yang membuka program studi kearsipan masih sangat sedikit jumlahnya, baru 7 perguruan tinggi. Sementara perguruan tinggi negeri yang ada saat ini berjumlah 321 (jumlah seluruhnya 323 dikurangi 2 yang telah dihapus) terdiri dari Universitas, Institut, Sekolah Tinggi, Akademi, dan Politeknik.
Bila dibandingkan dengan perguruan tinggi negeri yang ada maka yang telah membuka program studi kearsipan hanya 2,19 %. Suatu angka yang masih sangat kecil. Persentasenya akan semakin kecil bila dibandingkan dengan jumlah seluruh perguruan tinggi yang ada di Indonesia, termasuk swasta, yaitu hanya
0 , 1 7 % ( j u m l a h s e l u r u h perguruan tinggi 4489 dikurangi 247 yang telah dihapus, alih fungsi, alih kelola, non aktif, dan tidak ada statusnya sehingga jumlah seluruh perguruan tinggi yang masih aktif adalah 4242).
Jenjang atau strata yang d i t a w a r k a n j u g a b e l u m menunjukkan dukungan dunia pendidikan terhadap kearsipan.
Dari 7 perguruan tinggi yang m e m b u k a p r o g r a m s t u d i kearsipan baru 1 yang berjenjang S2 (Universitas Indonesia) itupun d i b a w a h b e n d e r a i l m u perpustakaan yang membuka konsentrasi atau peminatan kearsipan, 1 berjenjang D4, dan 6 berjenjang D3. Data tersebut menunjukkan bahwa pendidikan formal kearsipan paling banyak masih pada tataran jenjang Diploma, sementara untuk jenjang S1 belum ada perguruan tinggi yang membuka program studi kearsipan. Data di atas juga m e n u n j u k k a n b a h w a ketersediaan pendidikan formal
NO. PERGURUAN TINGGI
NAMA PROGRAM
STUDI
JENJANG NEGERI/
SWASTA KETERANGAN 6. Universitas Negeri
Padang
Informasi, Perpustakaan dan Kearsipan
D3 Negeri
7. IAIN Imam Bonjol Padang
Perpustakaan (d/h.
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi)
D3 Negeri
Sumber: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (www.evaluasi.dikti.go.id per tanggal 27 Desember 2013)
kearsipan ada loncatan strata, artinya dari jenjang diploma langsung ke jenjang S2 tanpa ada jenjang S1.
Dari sisi sebaran atau lokasi perguruan tinggi yang telah m e m b u k a p r o g r a m s t u d i kearsipan masih belum merata.
Dari segi lokasi, 3 perguruan tinggi berlokasi di pulau Jawa, 2 di pulau Sumatera, 1 di pulau Sulawesi, dan 1 merupakan perguruan tinggi yang dari segi lokasi ada di seluruh Indonesia (Universitas Terbuka). Dengan demikian di beberapa pulau besar seperti Kalimantan, Papua, Bali, dan Maluku belum ada perguruan tinggi yang membuka program s t u d i k e a r s i p a n . B i l a d i k e l o m p o k k a n m e n u r u t pembagian wilayah Indonesia (Barat, Tengah, dan Timur), masih didominasi oleh Wilayah Indonesia Bagian Barat (5 perguruan tinggi), 1 perguruan t i n g g i b e r a d a d i Wi l a y a h Indonesia Bagian Tengah, 1 merupakan perguruan tinggi yang dari segi wilayah ada di seluruh Indonesia (Universitas Terbuka).
Dengan demikian ada satu wilayah yang belum ada program studi kearsipannya yaitu Wilayah Indonesia Bagian Timur.
Satu hal lagi yang cukup menarik adalah dari ke-7 perguruan tinggi yang membuka p r o g r a m s t u d i k e a r s i p a n , semuanya merupakan perguruan tinggi negeri atau perguruan t i n g g i m i l i k p e m e r i n t a h . S e m e n t a r a t i d a k s a t u p u n perguruan tinggi swasta yang m e m b u k a p r o g r a m s t u d i kearsipan. Ini menjadi hal yang menarik untuk dikaji lebih lanjut mengapa lembaga pendidikan swasta tidak/belum ada yang m e m b u k a p r o g r a m s t u d i k e a r s i p a n , a p a k a h k u r a n g peminatnya sehingga tidak menguntungkan dari sisi bisnis atau ada hal-hal lain.
C. K e t e r s e d i a a n P r o g r a m P e n d i d i k a n F o r m a l P e r p u s t a k a a n ( S e b a g a i Perbandingan)
Sebagai perbandingan mari kita melihat sejenak ke tetangga terdekat, artinya suatu ilmu yang selama ini dianggap satu rumpun meskipun sebenarnya banyak perbedaan, yaitu program studi ilmu perpustakaan yang telah dibuka oleh berbagai perguruan tinggi di tanah air, baik negeri maupun swasta, berikut ini:
Tabel 2: Tabel Data Perguruan Tinggi yang Membuka Program Studi Ilmu Perpustakaan
NO. PERGURUAN TINGGI NAMA PROGRAM
STUDI JENJANG NEGERI/
SWASTA KETERANGAN 1. Universitas Indonesia Perpustakaan
S2 Negeri Terdapat
peminatan Kearsipan
S1 Negeri
2. Universitas Sumatera Utara Perpustakaan S1 Negeri
D3 Negeri
3. Universitas Airlangga Informasi dan Perpustakaan S1 Negeri
Perpustakaan D3 Negeri
4. Universitas Padjadjaran Perpustakaan S1 Negeri
5. Universitas Diponegoro Perpustakaan S1 Negeri
Perpustakaan dan Informasi D3 Negeri 6. Universitas Sam Ratulangi Perpustakaan S1 Negeri
Perpustakaan D3 Negeri
7. Universitas Terbuka Perpustakaan S1 Negeri
Perpustakaan D2 Negeri
8. Universitas Pendidikan
Indonesia Perpustakaan dan Informasi S1 Negeri
9. Universitas Sari Mutiara
Indonesia Medan Perpustakaan S1 Swasta
10. Universitas Yarsi Perpustakaan S1 Swasta
11. Universitas Islam
Nusantara Perpustakaan S1 Swasta
12. Universitas Kristen Satya
Wacana Perpustakaan S1 Swasta
13. Universitas Wijaya
Kusuma Surabaya Perpustakaan S1 Swasta
14. Universitas Lancang
Kuning Riau Perpustakaan S1 Swasta
15. Universitas Islam Negeri
Syarif Hidayatullah Perpustakaan S1 Negeri
16. Universitas Islam Negeri
Sunan Kalijaga Perpustakaan S1 Negeri
17. Universitas Islam Negeri
Alauddin Perpustakaan S1 Negeri
18. IAIN Sultan Thaha
Saifuddin Jambi Perpustakaan S1 Negeri
19. IAIN Ar-raniry Perpustakaan S1 Negeri
Perpustakaan D3 Negeri
20. Universitas Gadjah Mada Perpustakaan D3 Negeri
21. Universitas Udayana Perpustakaan D3 Negeri
22. Universitas Lampung Perpustakaan D3 Negeri
23. Universitas Sebelas Maret Perpustakaan D3 Negeri 24. Universitas Haluoleo Perpustakaan dan Kearsipan D3 Negeri
25. Universitas Bengkulu Perpustakaan D3 Negeri
26. Universitas Negeri Padang Informasi, Perpustakaan dan
Kearsipan D3 Negeri
27. Universitas Negeri Malang Perpustakaan D3 Negeri 28. Universitas Pendidikan
Ganesha Bali Perpustakaan D3 Swasta
Data di atas menunjukkan bahwa jumlah perguruan tinggi yang membuka program studi ilmu perpustakaan sudah cukup banyak, jenjang atau strata juga cukup bervariasi (dari D2, D3, D4, S1, sampai dengan S2), persebarannya cukup merata (ada di pulau Jawa, Sumatera, Kalimantan, Sulawesi, Riau, Bali, dan Mataram/NTB), dan dari 34 perguruan tinggi yang membuka program studi ilmu perpustakaan 9 di antaranya merupakan perguruan tinggi swasta. Hal ini juga dapat dikaji lebih lanjut mengapa sepertinya program ilmu perpustakaan lebih menarik daripada program studi ilmu kearsipan. Sementara, tanpa b e r m a k s u d m e n g a n g g a p kepustakaan lebih rendah dari kearsipan, di setiap institusi atau lembaga dalam melaksanakan kegiatannya selalu menghasilkan arsip sedangkan perpustakaan belum tentu ada.
III. KESIMPULAN DAN SARAN P e n y e d i a a n p e n d i d i k a n f o r m a l k e a r s i p a n s e b a g a i instrumen untuk mengangkat arsiparis menjadi tenaga SDM yang kompeten dan profesional m a s i h d i r a s a k a n k u r a n g . Semangat untuk mengelola kearsipan menjadi lebih baik lagi b e l u m d i i m b a n g i d e n g a n pembukaan program studi ilmu kearsipan yang cukup oleh dunia pendidikan sebagai wujud upaya penyiapan dan penyediaan SDM kearsipan yang memiliki ilmu dan pengetahuan kearsipan.
Menyikapi kondisi di atas, d i s a r a n k a n k e p a d a A r s i p Nasional Republik Indonesia ( A N R I ) , s e b a g a i i n s t a n s i penanggung jawab kearsipan nasional, dan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, s e b a g a i i n s t a n s i y a n g bertanggung jawab di bidang p e n d i d i k a n , u n t u k t e r u s m e n d o r o n g m e n i n g k a t k a n penyediaan pendidikan formal
29. Universitas Muhammadiyah
Mataram Perpustakaan D3 Swasta
30. Universitas Islam Negeri
Sunan Kalijaga Perpustakaan D3 Negeri
31. IAIN Imam Bonjol Padang
Perpustakaan (d/h.
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi)
D3 Negeri
32. IAIN Raden Fatah Palembang Perpustakaan D3 Negeri
33. IAIN Antasari Banjarmasin Perpustakaan D3 Negeri
34. STISIP Petta Baringeng
Soppeng Perpustakaan D2 Swasta
NO. PERGURUAN TINGGI NAMA PROGRAM
STUDI JENJANG NEGERI/
SWASTA KETERANGAN
Sumber: Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (www.evaluasi.dikti.go.id diakses tanggal 27 Desember 2013)
kearsipan di berbagai perguruan tinggi baik negeri maupun swasta.
DAFTAR PUSTAKA
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
E E . M a n g i n d a a n , M e n t e r i Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi, Jangan Remehkan Arsip, dalam Majalah A r s i p : M e d i a K e a r s i p a n Nasional, Edisi 55, ANRI, Tahun 2011.
Hamid, Darmadi, Dimensi-Dimensi Metode Penelitian Pendidikan dan Sosial: Konsep Dasar dan Implementasi, Cetakan Kesatu, Bandung: Alfa Beta, 2013.
Media Indonesia, Korban Banjir Gratis Perbaiki Arsip, terbitan 29 Januari 2014.
Republika, ANRI Perbaiki Arsip Korban Banjir, terbitan 29 Januari 2014.
R i c h a r d J . C o x , M a n a g i n g I n s t i t u t i o n a l A r c h i v e s : Fuoundational Principles and Practices, USA: Greenwood Press, 1992.
Sudiyanto, Peluang Arsiparis Menjadi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID), 2014.
Darnelawati, Seri Pustaka Teknologi Pendidikan Nomor 12, Jakarta, 1 9 9 4 , d a l a m h t t p : / / belajarpsikologi.com/pengertian - p e n d i d i k a n - m e n u r u t - ahli/#ixzz2nmv9aGBi
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Pangkalan D a t a P e n d i d i k a n Ti n g g i , ( w w w. e v a l u a s i . d i k t i . g o . i d diakses tanggal 27 Desember 2013)
Pratama, Arie, dkk., Pengaruh Kompetensi dan Motivasi Terhadap Kinerja Karyawan PT.
Indo Stationery Ritel Utama C a b a n g S a m a r i n d a , h t t p : / / j o u r n a l . f e u n m u l . i n / ojs/index.php/publikasi_ilmiah/a rticle/download/59/54
http://id.shvoong.com/business- m a n a g e m e n t / h u m a n - resources/2124600-pengertian- s u m b e r - d a y a - m a n u s i a /
#ixzz2noGFzAGM
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Fungsi dan kedudukan arsip dalam kehidupan baik secara pribadi, organisasi, berbangsa dan bernegara, maupun dalam k o n t e k s p e r a d a b a n s a n g a t penting. Hal ini sangat kontras a t a u b e r t e n t a n g a n j i k a disandingkan dengan kondisi umum kearsipan khususnya di Indonesia. Kondisi di lapangan menunjukkan bahwa masih banyak orang dan lembaga yang b e l u m m e l a k u k a n penyelenggaraan kearsipan d e n g a n b a i k . B u k t i k e t i d a k c o c o k a n a n t a r a persetujuan publik tentang pentingnya arsip dengan perilaku
berkearsipan adalah berbagai k a s u s k e h i l a n g a n a r s i p , p e n u m p u k a n a r s i p k a c a u , pemusnahan arsip tidak sesuai prosedur, sulitnya mendapatkan informasi yang bersumber dari arsip secara cepat dan tepat, minimnya SDM kearsipan, tidak terpenuhinya fasilitas sarana prasarana kearsipan sesuai standar, sekaligus minimnya regulasi di bidang kearsipan, serta masih belum dianggapnya bidang kearsipan maupun profesi kearsipan sebagai sesuatu yang
“bergengsi”.
K o n d i s i u m u m p o l a k e a r s i p a n p u b l i k i n i mempengaruhi perkembangan k e a r s i p a n . P e r k e m b a n g a n kearsipan nasional bergerak PERANAN ARSIP DALAM PENGEMBANGAN
ILMU PENGETAHUAN DAN PERADABAN Musliichah1
Abstract
Archive has a strategic role, not only in the technical areas of administration.
Archive is a source of knowledge and human civilization. The development of science can not be separated from the society and culture in which it is grown.
Archival records that have a particular value to the scientific and technological and archives which have evidential value, informational value, and an intrinsic value are source of knowledge. This archive is a research materials into the process through content analysis. The results of these studies give birth to new knowledge and new knowledge is giving birth to a new civilization.
Keywords: archives, research, content analysis, science, culture
1 Arsiparis Arsip UGM
lamban dan jika dibandingkan dengan bidang keilmuan lainnya mengalami ketertinggalan yang cukup jauh. Hal ini dapat dilihat dari masih minimnya sumber ilmu (referensi) kearsipan, minimnya hasil kajian/ penelitian d a n p u b l i k a s i k e a r s i p a n , minimnya lembaga pendidikan d a n p e n g e m b a n g a n i l m u kearsipan, serta terbatasnya para pakar kearsipan. Kearsipan selama ini berkembang dalam wilayah yang bersifat teknis praktis. Inilah yang menjadi salah satu sebab arsip menjadi bidang yang terpinggirkan dan tidak bergengsi. Arsip lebih dipahami dan dianggap sebagai hal-hal t e k n i s s a j a y a n g t i d a k memerlukan pembahasan dan p e n g k a j i a n i l m i a h . L e b i h tepatnya lagi kearsipan belum sepenuhnya dipandang atau diposisikan sebagai suatu disiplin ilmu.
Akibat pandangan ini, dunia kearsipan sebagian besar diisi oleh SDM dengan kualifikasi
“second class”. Para pimpinan yang memiliki kewenangan dalam penempatan SDM berpikir bahwa kearsipan adalah hal teknis yang mudah dilakukan dan dapat dilakukan oleh siapapun tanpa tuntutan atau syarat keahlian tertentu. Hal ini dipengaruhi oleh anggapan bahwa kearsipan bukan ilmu yang membutuhkan keahlian
serta kearsipan bukan bidang keilmuan yang strategis dan penting dalam kehidupan.
Pemahaman arsip itu penting, masih terbatas pada hal teknis.
Dengan memenuhi kebutuhan yang bersifat teknis seperti sarana dianggap sudah cukup untuk mengembangkan kearsipan, padahal bukan demikian. Hal ini bukan sepenuhnya kesalahan publik tetapi juga para pelaku kearsipan serta seluruh perangkat kearsipan baik itu tenaga profesionl kearsipan, pengambil kebijakan kearsipan, maupun peraturan-peraturan kearsipan yang mensosialisasikan peran kearsipan berkutat diseputar hal teknis administrasi.
Pemahaman peran arsip yang terbatas pada hal teknis ini secara t i d a k l a n g s u n g m e n j a d i penghalang bagi para pakar atau ilmuwan untuk tertarik dan b e r m i n a t m e n d a l a m i d a n mengembangkan kearsipan karena kearsipan dianggap tidak memiliki fungsi strategis jangka panjang. Kondisi inilah yang menjadikan kearsipan menjadi wilayah yang marginal dan tertinggal dengan bidang-bidang lainnya. Pada dasarnya ada fungsi lain arsip yang lebih mendasar s e b a g a i k e b u t u h a n d a s a r kehidupan yaitu arsip sebagai sumber ilmu pengetahuan.
Apabila pemahaman ini lebih ditekankan pada publik, tentu
saja akan mempengaruhi dan mendorong publik untuk tertarik m e m p e l a j a r i d a n mengembangkan kearsipan.
Siapa yang menyangkal bahwa ilmu pengetahuan itu tidak penting dalam kehidupan? Atau siapa yang tidak memerlukan i l m u p e n g e t a h u a n d a l a m kehidupannya? Tentu semua s e p e n d a p a t b a h w a i l m u pengetahuan merupakan syarat utama bagi makhluk hidup untuk dapat hidup dengan bermartabat.
Ilmu pengetahuanlah yang membedakan kehidupan manusia dengan makhluk hidup lainnya.
Jika ilmu pengetahuan itu penting maka secara otomatis sumber ilmu pengetahuan juga penting.
Supaya ilmu pengetahuan terus maju berkembang dan dapat m e n i n g k a t k a n m a r t a b a t kehidupan manusia maka sumber ilmu pengetahuan itu harus d i j a g a , d i k e l o l a , d a n dimanfaatkan dengan sebaik- baiknya.
B. Rumusan Masalah
Arti penting atau peranan arsip yang digulirkan selama ini terasa baru dipermukaan atau slogan-slogan saja serta terbatas pada hal-hal teknis. Untuk menanamkan pemahaman secara mendalam serta menumbuhkan apresiasi yang nyata terhadap kearsipan, diperlukan sosialisasi tentang arti penting/ peran arsip
dari segi keilmuan dan secara i l m i a h . O l e h k a r e n a i t u , diperlukan pengkajian atau pembahasan tentang peran arsip, khususnya arsip sebagai sumber i l m u p e n g e t a h u a n d a n pengembangan kebudayaan.
C. Tujuan
Tujuan dari tulisan ini adalah u n t u k m e n g e t a h u i d a n memaparkan peran arsip sebagai sumber ilmu pengetahuan dan m e m b a n g u n p e r a d a b a n kebudayaan. Dengan pemaparan ini diharapkan dapat membantu mensosialisasikan arti penting a r s i p s e r t a m e n u m b u h k a n k e s a d a r a n k e a r s i p a n s e r t a meningkatkan apresiasi publik terhadap bidang kearsipan. Lebih luas lagi diharapkan tulisan ini dapat mendorong kemajuan dan perkembangan bidang kearsipan.
D. Landasan Teori
Beberapa definisi/ batasan yang digunakan dalam penulisan ini antara lain:
1. Arsip menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 adalah segala rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, l e m b a g a p e n d i d i k a n ,
p e r u s a h a a n , o rg a n i s a s i k e m a s y a r a k a t a n , d a n p e r s e o r a n g a n d a l a m p e l a k s a n a a n k e h i d u p a n bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
2. I l m u p e n g e t a h u a n berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah suatu bidang yang disusun secara bersistem menurut metode tertentu, yang dapat d i g u n a k a n u n t u k menerangkan gejala tertentu di bidang (pengetahuan) itu.
3. Pengembangan pengetahuan menurut Yasraf Amir Piliang ( 2 0 1 2 ) d i k e m b a n g k a n m e l a l u i “ t e k n o s a i n s ” (technoscience), selanjutnya pengetahuan dan produk t e k n o l o g i m e m b a n g u n sebuah “budaya” melalui sebuah proses yang disebut
“ t e k n o k u l t u r ” (technoculture).
II. PEMBAHASAN
A. Pengertian dan Sumber Ilmu Pengetahuan
Definisi ilmu pengetahuan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah suatu bidang yang disusun secara bersistem menurut metode tertentu, yang d a p a t d i g u n a k a n u n t u k menerangkan gejala tertentu di bidang (pengetahuan) itu. Ilmu menjadi bagian terpenting dalam
k e h i d u p a n m a n u s i a . I l m u b e r f u n g i s e b a g a i c a h a y a penerang serta penuntun dalam hidup. Menuntut ilmu merupakan kewajiban sepanjang hayat manusia. Menuntut ilmu dapat dilakukan secara formal maupun informal. Lembaga pendidikan dan pengkajian ilmu marak didirikan dan dikembangkan untuk mengembangkan dan menyebarkan ilmu pengetahuan.
Pada dasarnya tujuan ilmu ialah untuk meramalkan dan mengontrol permasalahan dan kontrol tersebut tidak akan dapat d i c a p a i t a n p a l a n d a s a n . Landasan-landasan itu terletak pada peranan suatu hukum dan pernyataan. Kaplan (1964, dalam Lexi J. Moloeng, 2001: 48) menyebut landasan tersebut
“generalisasi nomologis”.
Generalisasi nomologis memiliki sejumlah ciri dan yang terpenting i a l a h h a r u s b e n a r - b e n a r universal, tidak terbatas pada waktu dan tempat, dan harus merumuskan apa yang senantiasa menjadi kasus dimana-mana.
Dalam bidang filsafat, membicarakan tentang sumber p e n g e t a h u a n d a n c a r a m e m p e r o l e h p e n g e t a h u a n disebut teori pengetahuan (epistimologi). Epistimologi membicarakan antara lain hakekat pengetahuan, yaitu apa sesungguhnya yang dimaksud d e n g a n p e n g e t a h u a n .
Pengetahuan berkembang dari rasa ingin tahu, yang merupakan ciri khas manusia karena manusia adalah satu-satunya makhluk y a n g m e n g e m b a n g k a n pengetahuan secara sungguh- sungguh. Pengetahuan diperoleh dari keseluruhan bentuk upaya kemanusiaan, seperti perasaan, pikiran, pengalaman, panca i n d r a , d a n i n t u i s i , u n t u k mengetahui sesuatu.
Menurut paradigma filsafat barat, pengetahuan diperoleh dengan menggunakan berbagai metode, ada empat aliran yang
b e r k e m b a n g
( h t t p : / / t e n t a n g p u a s a - kontemplasi.blogspot.com/), yaitu:
1. Idealisme
Idealisme, aliran yang dikembangkan oleh Plato adalah suatu aliran yang mengajarkan bahwa hakikat fisik hanya dapat dipahami dalam kaitannya dengan jiwa dan roh. Idealisme atau n a s i o n a l i s m e m e n i t i k beratkan pada pentingnya peranan ide, kategori, atau bentuk-bentuk yang terdapat pada akal sebagai sumber ilmu pengetahuan. Suatu ilmu pengetahuan agar dapat memberikan kebenaran yang kokoh harus bersumber dari hasil pengamatan yang tepat dan tidak berubah-ubah.
Hasil pengamatan seperti ini
hanya bisa datang dari suatu alam yang tetap dan kekal yang disebut "alam ide".
Dengan ide bawaan ini manusia dapat mengenal dan memahami segala sesuatu sehingga lahirlah ilmu pengetahuan.
2. Empirisme
Empirisme atau realisme dicetuskan oleh Aristoteles, lebih memperhatikan arti p e n t i n g p e n g a m a t a n inderawi sebagai sumber sekaligus alat pencapaian p e n g e t a h u a n . S u m b e r p e n g e t a h u a n a d a l a h pengamatan. Pengamatan memberikan dua hal, yaitu kesan-kesan (impressions) dan pengertian-pengertian atau ide-ide (ideas). Kesan- kesan yang dimaksud adalah pengamatan langsung yang diterima dari pengalaman, Ide-ide maksudnya adalah g a m b a r a n t e n t a n g pengamatan yang samar- samar yang dihasilkan d e n g a n m e r e n u n g k a n kembali atau terefleksikan dalam kesan-kesan yang diterima dari pengalaman.
Jadi dalam empirisme, s u m b e r u t a m a u n t u k memperoleh pengetahuan adalah data empiris yang diperoleh dari panca indra.
3. Rasionalisme
R a s i o n a l i s m e ,
dikembangkan oleh Rene Deskrates adalah aliran yang m e n g a n g g a p b a h w a kebenaran dapat diperoleh melalui pertimbangan akal.
Dalam beberapa hal, akal bahkan dianggap dapat m e n e m u k a n d a n memaklumkan kebenaran sekalipun belum didukung oleh fakta empiris. Aliran ini menyatakan bahwa akal adalah dasar kepastian pengetahuan. Pengetahuan yang benar diperoleh dan diukur oleh akal dengan m e n g g u n a k a n k o n s e p - konsep rasional atau ide-ide universal.
4. Positivisme
Positivisme dicetuskan oleh August Comte dan Immanuel K a n t . A u g u s t C o m t e berpendapat bahwa indera itu a m a t p e n t i n g d a l a m m e m p e r o l e h i l m u pengetahuan, tetapi harus dipertajam dengan alat bantu d a n d i p e r k u a t d e n g a n eksperimen. Kebenaran d i p e r o l e h d e n g a n a k a l dengan didukung bukti-bukti empiris yang terukur. Dalam h a l i n i K a n t j u g a menekankan pentingnya meneliti lebih lanjut terhadap apa yang telah dihasilkan oleh indera dengan datanya dan dilanjutkan oleh akal dengan melakukan penelitian yang lebih mendalam.
P e r k e m b a n g a n i l m u pengetahuan tak dapat dipisahkan dari masyarakat dan kebudayaan tumbuh.
Pengetahuan hanya bisa b e r k e m b a n g b i l a a d a
“ k e s a d a r a n ” u n t u k m e n g e m b a n g k a n , m e m a n f a a t k a n , d a n m e m a k n a i n y a d a l a m k e h i d u p a n s e h a r i - h a r i . Hakikat pengetahuan tidak h a n y a p e r s o a l a n epistemologis tetapi juga p e r s o a l a n s o s i a l d a n kebudayaan. Artinya ilmu pengetahuan berkembang s e i r i n g d e n g a n perkembangan peradaban kehidupan manusia. Proses l a h i r n y a s e b u a h i l m u pengetahuan oleh para ahli filsafat dirumuskan dalam beberapa aliran seperti tersebut di atas. Namun, dari semua proses tersebut ada satu kesamaan sumber dari ilmu pengetahuan yaitu segala bentuk kehidupan/
peradaban manusia dan alam sekitarnya. Segala sesuatu yang terbentang dan terjadi di dunia ini menjadi sumber lahirnya ilmu pengetahuan.
H u s t o n S m i t h ( 2 0 0 1 : 1 8 8 - 1 8 9 ) m e n g g a m b a r k a n b a h w a dalam perjalanan panjang manusia segenap perhatian mereka selalu berubah. Sisa
kebudayaan, misal zaman batu, memperlihatkan bahwa pikiran primitif (savage mind) sama kompleks dan sama rasionalnya dengan saat ini. Dengan memperluas penglihatan retrospektif terhadap masa lalu manusia y a n g m e n j a d i k i s a h k e h i d u p a n s e c a r a keseluruhan, maka akan bertemu dengan konsep e v o l u s i d a l a m a r t i Darwinian. Ini menguatkan bahwa segala hal yang terjadi dalam peradaban manusia a p a b i l a d i o l a h a k a n m e n g h a s i l k a n s e b u a h pengetahuan baru.
B. Arsip sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan
Arsip sebagai sumber ilmu p e n g e t a h u a n b u k a n h a n y a sekedar slogan. Sejak dahulu sebenarnya manusia sudah mendayagunakan arsip untuk m e n g e m b a n g k a n i l m u pengetahuan. Pada abad VII kemajuan ilmu pengetahuan dilakukan dengan metode ilmiah, yaitu dengan cara mengumpulkan informasi dan data-data dari alam. Sedangkan di abad XVII, Bacon, Hobbes, dan Newton menelaah tulisan-tulisan yang ada di “dinding” sejarah untuk menemukan pandangan ilmiah yang akan menguasai segala hal (Huston Smith, 2001:181).
Struktur sosial, mentalitas, dan nilai-nilai budaya yang t u m b u h d i d a l a m s e b u a h masyarakat sangat menentukan bentuk, pertumbuhan, dan arah perkembangan pengetahuan.
Seluruh peristiwa yang terjadi secara alami maupun dari hasil karya manusia menjadi sumber ilmu pengetahuan. Bila hal ini ditarik dalam konteks kearsipan sangat sesuai dengan teori yang menyatakan bahwa arsip sebagai sumber ilmu pengatahuan.
Arsip dapat dimaknai sebagai r e k a m a n s t r u k t u r s o s i a l , mentalitas, dan nilai-nilai budaya yang tumbuh dalam masyarakat.
Atau lebih jelasnya lagi arsip dimaknai sebagai rekaman seluruh peristiwa yang terjadi baik secara alami maupun hasil karya manusia. Hal ini selaras dengan hakikat atau makna dasar d a r i a r s i p y a i t u r e k a m a n informasi. Informasi di sini harus dimaknai sebagai sesuatu yang sangat luas dan kompleks menyangkut segala hal terkait peradaban kehidupan. Rekaman informasi atau media rekam informasi ini pun juga harus dimaknai secara luas. Artinya arsip bukan hanya surat, tetapi rekaman informasi dalam media/
bentuk apapun sesuai dengan p e r k e m b a n g a n t e k n o l o g i komunikasi pada zamannya.
Dahulu ketika kehidupan masih dikategorikan zaman primitif
informasi terekam dalam media batu dan hanya berupa simbol- simbol. Sangat jauh berbeda dengan sekarang yang sangat beragam bentuk medianya.
Ilmu pengatahuan tidak lepas dari teori-teori. Dalam dunia ilmiah, sebagian besar teori yang disusun pada hakikatnya adalah deduktif dan logis dalam pengetahuan perilaku sosial.
Proses penyusunan teori berputar pada proses deduksi yang bisa diverifikasi dari dunia nyata atas dasar asumsi apriori. Cara l a i n n y a a d a l a h d e n g a n menemukan teori dengan cara menariknya sejak awal dari alam, yaitu dari data yang berasal dari dunia nyata. Metode yang d i g u n a k a n a d a l a h c a r a m e n e m u k a n d e n g a n menganalisis data yang diperoleh secara sistematis. Penyusunan teorinya dimulai dari dasar. Teori demikian akan cocok dengan situasi empiris dan penting untuk meramalkan, menerangkan, m e n a f s i r k a n , d a n m e n g a p l i k a s i k a n ( L e x i J . Moloeng, 2001:17).
Dalam dunia penelitian, sebagai wilayah yang dianggap mengembangkan dan melahirkan ilmu pengetahuan, muncul berbagai metode penelitian dan teknik pengumpulan data. Salah satu teknik pengumpulan data yang akan digunakan sebagai b a h a n p e n e l i t i a n a d a l a h penggunaan dokumen. Istilah
dokumen ini menimbulkan dua makna yaitu arsip/ record dan dokumen. Menurut Guba dan Lincoln dalam Lexy J. Moloeng (2001:161) dokumen yang digunakan sebagai sumber data dalam penelitian ada dua kategori. Pertama, record yaitu setiap pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang atau l e m b a g a u n t u k k e p e r l u a n pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Kedua dokumen yaitu setiap bahan tertulis atau film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Menurut Lexi J. Moloeng (2001:161) dokumen sudah lama digunakan dalam penelitian sebagai sumber data karena dapat digunakan untuk menguji, menafsirkan, dan meramalkan.
Guba dan Lincoln, 1981 dalam Lexy J. Moleong (2001:1631) menjelaskan bahwa penggunaan dokumen dan record dalam penelitian dengan alasan sebagai berikut:
1. D o k u m e n d a n r e c o r d digunakan karena merupakan sumber yang stabil, kaya, dan mendorong;
2. Berguna sebagai “bukti”
untuk suatu pengujian;
3. Keduanya berguna dan sesuai dengan penelitian kualitatif karena sifatnya y a n g a l a m i a h , s e s u a i
konteks, lahir dan berada dalam konteks;
4. Record relatif ekonomis dan mudah diperoleh;
5. Dokumen dan record tidak reaktif sehingga tidak sukar ditemukan dengan teknik kajian isi; dan
6. Hasil pengkajian isi akan membuka kesempatan untuk lebih memperluas tubuh p e n g e t a h u a n t e r h a d a p sesuatu yang diselidiki.
Kajian isi/ content analysis menurut Weber (1985, dalam Lexy J. Moleong 2001:163) adalah metodologi penelitian yang memanfaatkan seperangkat p r o s e d u r u n t u k m e n a r i k kesimpulan yang sahih dari sebuah buku atau dokumen. Guba dan Lincoln (1981 dalam Lexy J.
M o l e o n g 2 0 0 1 : 1 6 3 - 1 6 4 ) merumuskan 5 prinsip dasar kajian isi yaitu:
1. Proses mengikuti aturan Setiap langkah dilakukan sesuai prosedur yang disusun secara eksplisit. Analisis berikutnya yang mengadakan p e n g k a j i a n h a r u s menggunakan aturan yang sama, prosedur yang sama, dan kriteria yang sama sehingga dapat menarik kesimpulan yang sama pula.
2. Proses sistematis
Dilakukan dalam rangka p e m b e n t u k a n k a t e g o r i
sehingga memasukkan dan m e n g e l u a r k a n k a t e g o r i dilakukan atas dasar aturan yang taat asas. Apabila aturan telah ditetapkan, hal itu harus diterapkan dengan prosedur yang sama terlepas dari apakah menurut analis relevan atau tidak.
3. Proses diarahkan untuk meng-generalisasi
P e n e m u a n s e l a n j u t n y a hendaknya menekankan sesuatu yang relevan dan teoritis. Penemuan itu harus mendorong pengembangan pandangan yang berkaitan d e n g a n k o n t e k s d a n dilakukan atas dasar contoh selain dari contoh yang ada dalam dokumen.
4. Kajian isi mempersoalkan isi yang termanifestasikan Penarikan kesimpulan harus b e r d a s a r k a n i s i s u a t u k e s i m p u l a n y a n g termanifestasikan.
5. Kajian isi lebih menekankan analisis secara kuantitatif, tetapi dapat pula dilakukan bersama analisis kualitatif.
Dokumen sebagai sumber penelitian menurut Lexy J.
Moleong (2001:161-163) dibagi dalam dua kategori. Pertama, dokumen pribadi yaitu catatan atau karangan seseorang secara t e r t u l i s t e n t a n g t i n d a k a n , p e n g a l a m a n d a n
INPUT
ARSIP SEGALA REKAMAN
PERISTIWA ALAM DAN PERADABAN SEBAGAI BAHAN
PENELITIAN
PROSES
PENELITIAN ARSIP/
KAJIAN ISI EPISTIMOLOGI
IDEALISME/
EMPIRISME/
RASIONALISME/
POSITIVISME
OUTPUT
ILMU PENGETAHUAN
HASIL DARI PENELITIAN/
PENGKAJIAN ARSIP
k e p e r c a y a a n n y a . C o n t o h dokumen pribadi yaitu buku harian, surat pribadi, dan autobiografi. Kedua dokumen resmi yang terbagi dalam dokumen internal dan dokumen eksternal. Dokumen internal berupa memo, pengumuman, instruksi, notulen, laporan, keputusan, dan aturan suatu lembaga masyarakat tertentu yang digunakan dalam kalangan sendiri. Dokumen internal ini dapat menyajikan informasi tentang keadaan, aturan, disiplin, dan dapat memberikan petunjuk gaya kepemimpinan. Sedangkan dokumen eksternal berisi bahan- bahan informasi yang dihasilkan oleh suatu lembaga sosial seperti majalah, buletin, pernyataan, dan berita yang disiarkan media massa. Dokumen eksternal dapat digunakan untuk menelaah konteks sosial, kepemimpinan, dan sebagainya.
Dalam konteks kearsipan, dokumen yang digunakan dalam penelitian lazimnya adalah arsip-
arsip statis, yaitu arsip yang memiliki nilai guna sekunder.
Artinya, arsip tersebut tidak hanya bernilai guna bagi pemilik/
penciptanya tetapi juga berguna bagi orang atau institusi lain diluar pemilik/ penciptanya. Nilai guna sekunder ini muncul atau dapat digunakan biasanya setelah nilai guna primer arsip tersebut sudah habis atau telah melewati masa aktif dan atau inaktifnya.
Arsip statis ini bersifat terbuka artinya dapat diakses atau digunakan oleh publik. Dengan d e m i k i a n s i a p a p u n d a p a t membaca atau mendapatkan copy arsip tersebut sesuai dengan ketentuan yang diberlakukan oleh lembaga yang mengelolanya untuk kepentingan yang dapat dipertanggungjawabkan seperti kegiatan ilmiah/ penelitian.
Proses pengolahan arsip sebagai hasil rekaman peristiwa alam dan peradaban manusia m e n j a d i s u m b e r i l m u pengatahuan dapat digambarkan dalam bagan berikut:
Bagan 1. Proses Arsip sebagai Sumber Ilmu Pengetahuan
C. Jenis dan Karakteristik Arsip s e b a g a i S u m b e r I l m u Pengetahuan
Pada dasarnya semua jenis a r s i p m e r u p a k a n s u m b e r informasi dan dapat digunakan sebagai bahan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu p e n g e t a h u a n . N a m u n , berdasarkan pengklasifikasian jenis dan nilai guna arsip, dapat dikelompokkan jenis-jenis arsip y a n g s a n g a t r e l e v a n d a n berpotensi dalam pengembangan ilmu pengetahuan. Secara garis besar arsip dibedakan dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis yang bernilai guna bagi pemilik/
penciptanya dan arsip statis yang bernilai guna bagi orang/ institusi diluar pemilik/ pencipta arsip.
Dari masing-masing kelompok arsip tersebut yang memiliki p o t e n s i b e s a r d a l a m p e n g e m b a n g a n i l m u pengetahuan adalah arsip jenis/
kriteria berikut ini:
1. Arsip Dinamis
Berdasarkan SK Kepala ANRI No. 7 tahun 2001 arsip mempunyai nilai guna primer yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan instansi pencipta arsip dan nilai guna sekunder yaitu nilai guna yang didasarkan pada kepentingan orang/ lembaga diluar pemilik/
pencipta arsip. Nilai guna primer ini lazimnya melekat pada jenis arsip dinamis. Nilai guna primer
arsip terdiri dari:
a. Nilai guna administrasi: nilai guna arsip yang dilihat dari tanggung jawab pelaksanaan t u g a s - t u g a s k e d i n a s a n lembaga.
b. Nilai guna hukum: nilai guna arsip yang berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum.
c. Nilai guna keuangan: nilai g u n a a r s i p y a n g menggambarkan transaksi keuangan.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi: nilai guna arsip yang mengandung data-data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/ akibat dari penelitian m u r n i a t a u p e n e l i t i a n terapan.
Arsip dinamis bernilai guna ilmiah dan teknologi merupakan jenis arsip yang paling potensial dalam pengembangan ilmu pengetahuan atau sebagai sumber ilmu pengetahuan. Oleh karena itu, dalam kaidah kearsipan jenis arsip ini pengelolaannya berbeda dengan jenis arsip lainnya, harus disimpan termasuk arsip hard copy (net konsep) beserta seluruh catatan proses perbaikan/ koreksi (historical draft), mulai naskah awal hingga naskah format terakhir. Arsip ini merupakan bukti kreasi prestasi intelektual
y a n g m e r u p a k a n r e k a m a n gagasan original dan merupakan penemuan baru sehingga wajib dilestarikan sebagai arsip yang berpotensi mempunyai nilai guna permanen/ statis.
2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang mempunyai nilai guna sekunder yaitu nilai guna bagi kepentingan skala luas diluar pemilik/
pencipta arsip, lazimnya untuk penelitian. Menurut Keputusan Kepala ANRI nomor No. 7 tahun 2001 tentang Pedoman Penilaian Arsip, nilai guna sekunder meliputi:
a. Nilai guna evidential
N i l a i g u n a e v i d e n t i a l merupakan bukti keberadaan suatu organisasi/ lembaga, s e r t a b u k t i p r e s t a s i i n t e l e k t u a l y a n g b e r s a n g k u t a n , s e p e r t i : proposal pendirian lembaga dan struktuk organisasi, produk hukum yang bersifat mengatur, dan bukti tentang prestasi intelektual.
b. Nilai guna informasional Nilai guna informasional adalah isi informasi yang terkandung dalam arsip bagi k e g u n a a n b e r b a g a i kepentingan penelitian dan kesejarahan, yaitu informasi mengenai orang/ tokoh, tempat, benda, fenomena, peristiwa, masalah, dan
sejenisnya yang terkait dengan paristiwa/ kasus yang bermakna nasional. Contoh:
arsip tentang G30S PKI, Ki Hadjar Dewantara, tsunami Aceh, pembukaan lahan gambut, dan reformasi.
c. Nilai guna intrinsik
Nilai guna intrinsik yaitu nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik dokumen karena faktor keunikan yang terkandung didalamnya seperti usia arsip, isi, pemakaian kata- kata, seputar penciptanya, tanda tangan, cap atau stempel yang melekat, dan media arsip. Dari segi kualitas dan karakteristiknya, meliputi studi bentuk fisik y a n g m e r u p a k a n b u k t i perkembangan teknologi dan segi kualitas artistik atau keindahan (bentuk tulisan atau simbol-simbol).
Arsip dinamis bernilai guna ilmiah dan teknologi serta arsip statis yang mempunyai nilai guna evidential, informasional, dan intrinsik merupakan sumber ilmu pengetahuan. Arsip tersebut memiliki potensi yang besar s e b a g a i s u m b e r / b a h a n p e n e l i t i a n . D e n g a n pendayagunaan yang tepat melalui metode pengolahan data yang ilmiah arsip-arsip tersebut dapat menjadi sumber ilmu pengetahuan.
