8) Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro
3.6 Arsitektur Sistem Informasi
Arsitektur software, hardware, operating system dan uraian aplikasi yang digunakan pada SBU Perberasan adalah sebagai berikut :
3.6.1 Software
Spesifikasi software yang digunakan dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Sistem operasi komputer menggunakan windows XP
2. Apliaksi / software yang digunakan adalah Microsoft OFFICE, SIM DKI 2010, WinZip, Foxpro 7.0.
3. Perlindungan sistem operasi menggunakan antivirus avast, AVG, Norton Antivirus
Uraian aplikasi sistem informasi manajemen – penjualan yang digunakan : A. Kategori Umum
Gambar 3.22 Tampilan Login
User yang ingin menggunakan sistem informasi manajemen - penjualan harus memilih
Gambar 3.23 Tampilan Halaman Utama Aplikasi
User yang berhasil login akan masuk ke halaman utama aplikasi dan dapat memilih
menu aplikasi sesuai dengan prosedur penggunaan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Dalam hal ini tiap user yang telah berhasil login dapat mengakses semua menu aplikasi, karena tidak adanya otomatisasi pembatasan dari aplikasi yang mengatur hak akses. M enu aplikasi yang digunakan dalam mendukung proses kegiatan penjualan adalah menu aplikasi penjualan, menu aplikasi penjualan terdiri dari beberapa kategori yaitu master file, pengiriman barang, transaksi, laporan.
B. Kategori M aster File
Kategori master file berisi sub menu master salesman dan master langganan, kedua sub menu tersebut untuk memperbaharui database dari masing-masing master. Untuk penggunaan master langganan, dilakukan ketika adanya pembeli yang belum terdaftar menjadi pelanggan tetap perusahaan yang ingin melakukan pembelian secara kredit. Selain dibuatnya kontrak kerja, lalu data dari pelanggan akan di input ke master
langganan. Sedangkan master salesman digunakan untuk memasukan data pegawai baru yang berkerja di SBU Perberasan.
Gambar 3.24 Tampilan Master File S alesman
Submenu master salesman digunakan ketika akan menambahkan atau merubah data salesman dalam SBU Perberasan.
Sub menu master langganan ini digunakan pada saat pendaftaran pelanggan, setelah dibuatnya perjanjian kontrak pembelian yang dilakukan oleh pelanggan dengan SBU Perberasan. Prosedur ini dilakukan bila pelanggan akan menjadi pembeli tetap atau pembelian secara kredit.
Gambar 3.26 Tampilan Data Pelanggan
C. Kategori Pengirimanan Barang
Pada submenu order barang, user membuat order penjualan sebagai surat pemesanan beras yang dilakukan oleh pelanggan.
Pada submenu pengiriman barang, user akan membuat surat perintah pengiriman barang (delivery order) yang digunakan sebagai bukti pengiriman barang ke pelanggan.
Pada submenu pengembalian barang, user akan memasukan data retur barang dan surat ini akan dicetak sebagai surat perintah pengiriman ulang.
Gambar 3.29 Tampilan Formulir Pengembalian Barang Gambar 3.28 Tampilan S ubmenu Pengiriman Barang (Delivery Order)
D. Kategori Transaksi
Pada kategori Transaksi terdapat 3 submenu yang digunakan, 2 submenu pertama adalah pilihan antara submenu penjualan tunai atau kredit dan terakhir cetak faktur penjualan. Submenu penjualan tunai dipilih ketika adanya pembelian secara tunai.
Submenu penjualan kredit bila pembelian dilakukan secara kredit atau utang.
Gambar 3.31 Tampilan Formulir Penjualan Kredit Gambar 3.30 Tampilan Formulir Penjualan Tunai
E. Kategori Laporan
Kategori laporan merupakan submenu yang tidak rutin digunakan dalam tiap kegiatan transaksi penjualan, submenu pada laporan biasanya digunakan hanya pada periode tertentu atau keadaan tertentu. Seperti laporan per periode atau permintaan laporan keadaan penjualan oleh kepala cabang. Pada kategori ini memiliki beberapa submenu pilihan, diantaranya buku harian penjualan, order penjualan, pengembalian barang, pengiriman barang, penjualan/produk/transaksi, penjualan/pelanggan /produk, penjualan salesman, rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan.
Pada submenu buku harian penjualan, user dapat melihat catatan penjualan pada periode waktu tertentu sesuai kebutuhan yang diinginkan.
Gambar 3.32 Tampilan S ubmenu Buku Harian Penjualan
Pada submenu order penjualan, user dapat melihat rincian order barang atau penjualan berdasarkan kode pelanggan dan periode penjualan tertentu
Gambar 3.33 Tampilan S ubmenu Laporan Order Penjualan
Pada submenu pengembalian barang, user dapat melihat rincian histori adanya pengembalian barang yang terjadi dalam kegiatan penjualan.
Gambar 3.34 Tampilan S ubmenu Laporan Pengembalian Barang
Pada submenu pengiriman barang, user dapat mengetahui rincian status pengiriman barang pada perusahaan.
Gambar 3.35 Tampilan S ubmenu Laporan Pengiriman Barang
Pada submenu penjualan/produk/transaksi, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan produk.
Gambar 3.36 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan/Produk/Transaksi
Pada submenu penjualan per pelanggan, user dapat melihat rincina penjualan berdasarkan pelanggan.
Gambar 3.37 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan Per Pelanggan
Pada submenu penjualan/pelanggan /produk, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan pelanggan dan produk.
Gambar 3.38 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan/Pelanggan/Produk
Pada submenu penjualan salesman, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan salesman.
Pada submenu rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan, user dapat melihat rincian dari rekapitulasi seluruh faktur/DO & SPA penjualan.
Gambar 3.40 Tampilan Rekapitulasi Faktur/DO & S PA Penjualan
F. Hasil Laporan
Dalam periode tertentu akan dicetaknya laporan dari seluruh kegiatan penjualan, hasil laporan penjualan tersebut seperti berikut ini.
Gambar 3.41 Tampilan Contoh Laporan Kegiatan Penjualan Dalam Satu Bulan
3.6.2 Hardware
Berikut ini adalah spesifikasi minimum hardware yang digunakan pada setiap komputer :
1) Motherboard, Processor PC Pentium IV 2,4Ghz 2) M onitor LCD 15”
3) Memory 512 M B 4) Hardisk 60 GB 5) Mouse dan keyboard
6) Printer HP Deskjet dan EPSON
8) M odem ADSL SPEEDY
3.6.3 User
Pada SBU Perberasan cabang Pasar minggu terdapat 15 user yang menjalankan kegiatan proses bisnis. M anajemen atau user telah diberikan wewenang dan hak akses untuk dapat menggunakan dan mengakses sistem dalam memperoleh dan mengolah data atau informasi sesuai dengan pembagian otorisasi tugas masing-masing.
3.6.4 Database
Pengelolaan dan penyimpanan segala data atau informasi berkaitan dengan proses bisnis perusahaan dalam sistem menggunakan database M ySQL pada server.