75
GAMBARAN S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan
PT Pertani (Persero) merupakan kelanjutan dari Badan Perusahaan Produksi Bahan M akanan dan Pembukaan Tanah (BMPT) yang didirikan sejak tahun 1959 berdasarkan Undang-Undang Darurat No. 1 tahun 1959. Sebagai Perusahaan dengan status Badan Hukum yang terletak di Jl Pertani No 1-7 Duren Tiga Pancoran, Jakarta selatan. Penyelenggaraan tugas BM PT dilakukan oleh :
1. Bagian Perusahaan Padi Sentra, bergerak dalam sektor Produksi Padi untuk mensukseskan swasembada beras.
2. Perusahaan Tanah Kering dan Pembukaan Tanah, bertugas melaksanakan pembukaan tanah di lahan kering dengan menggunakan peralatan pertanian modern (traktor).
3. Bagian Perusahaan Pembukaan Tanah Pasang Surut, yang melaksanakan pembukaan tanah pertanian di daerah pasang surut di luar jawa.
Dalam rangka pelaksanaan Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang No. 19/1960, BM PT berubah menjadi Badan Pimpinan Umum Perusahaan Pertanian Negara disingkat menjadi BPU Pertani. Selanjutnya BPU Pertani berdasarkan PP No. 12/1963 berubah menjadi Perusahaan Pertanian Negara disingkat PN Pertani.
Pada tahun 1973 PN Pertani menjadi Perusahaan Perseroan berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 21 tahun 1973 dan Akte Notaris Kartini M ulyadi, SH No. 46 tanggal 11 Januari 1974 dan Akte Perusahaan No. 136 tanggal 24 April 1974 dan Akte
Perubahan yang dibuat Notaris Imas Fatimah, SH Nomor 45 tanggal 6 Februari 1984 menjadi PT Pertani (Persero).
Untuk menyesuaikan dengan Undang-Undang Perseroan Terbatas No. 1 tahun 1965 dan Peraturan Pemerintah No. 12 Tahun 1988, Anggaran Dasar PT Pertani (Persero) disesuaikan dengan Akte Perubahan No. 81 tanggal 27 M aret 1998 yang dibuat oleh Notaris Imas Fatimah, SH dan terakhir dengan Perubahan No. 1 tanggal 2 M ei 2002 yang dibuat oleh Notaris M intarsih Natamihardja, SH.
PT Pertani (Persero) merupakan BUM N yang memenuhi kebutuhan domestik maupun ekspor, mengintensifkan pertanian dalam rangka membangun ekonomi nasional yang kuat dan kokoh. Untuk mewujudkan tujuan, visi dan misi perusahaan maka perusahaan memegang teguh Falsafah Perusahaan yang meliputi Disiplin, Loyalitas dan Kepedulian Sosial. Tujuan dari PT Pertani (Persero) adalah turut melaksanakan dan menunjang Kebijaksanaan dan Program Pemerintah di bidang Ekonomi dan Pembangunan Nasional pada umumnya, serta Pembangunan di bidang Pertanian pada khususnya dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.
3.2 Bidang Kegiatan/Usaha Perusahaan
Bisnis Inti
1. Distribusi pupuk
2. Produksi dan distribusi beras
3. Produksi dan distribusi benih padi dan palawija
Distribusi Pupuk
PT Pertani (Persero) adalah distributor utama pupuk di Indonesia. Distribusi pupuk mencapai 550.000 ton per tahun (produksi dalam negeri maupun impor) jenis pupuk yang didistribusikan antara lain Ure, ZE, TSP, Sp-36, Rock Phospat, DAP, KCL, NPK.
Produksi Beras
Produksi beras mencapai 50.000 ton per tahun yang meliputi beras aromatic (beras wangi), beras kualitas dan beras medium yang diproduksi oleh 17 UPP (Unit Penggilingan Padi) yang tersebar di Pulau Jawa, Bali, Sulawesi Selatan dan Lampung.
Produksi Benih Padi dan Kedele
Produksi benih padi mencapai 50.000 ton per tahun, sedang produksi benih kedele mencapai 10.000 ton per tahun yang diproduksi oleh 28 UPB (Unit Produksi Benih) yang tersebar di seluruh Indonesia. Benih padi yang diproduksi berlabel biru (kelas ES), label ungu (kelas SS) dan label putih (kelas FS) dengan bermacam-macam varietas, sedang benih kedele yang diproduksi label merah jambu (benih bina) dan label biru (kelas ES).
Bisnis Lainnya
1. Distribusi pestisida dan bahan kimia pertanian lainnya (ZPT, PPC, Vaksin, inokulum rhizobium)
2. Distribusi benih/bibit dan hasil holtikultura (buah-buahan, sayuran dan lain-lain) 3. Distribusi alat dan mesin pertanian
4. Perdagangan hasil bumi (jagung, kedelai, biji mede) 5. Jasa gudang, angkutan dan pengolahan lahan
3.3 Visi dan Misi Perusahaan
3.3.1 Visi Perusahaan
Perusahaan Agribisnis terpercaya, pendukung ketahanan pangan nasional
3.3.2 Misi Perusahaan
1. M enghasilkan sarana produksi dan komoditi pertanian serta jasa yang bermutu dan berdaya.
2. M emasarkan sarana produksi dan komoditi pertanian serta jasa dengan pelayanan prima
3. M endukung peningkatan kesejahteraan petani dan kelestarian lingkungan untuk menghasilkan produksi yang tinggi serta berperan aktif dalam ketahanan pangan nasional
3.4 S truktur Organisasi dan Uraian Tugas
3.4.1 S truktur Organisasi
Perusahaan merupakan sarana dan tempat untuk menjalankan suatu kegiatan, dimana dalam aktivitasnya dibutuhkan sebuah struktur organisasi yang menjalankan proses bisnis yang ada. Setiap perusahaan pasti memiliki struktur organisasinya sendiri, disesuaikan dengan kebutuhan dari perusahaan. Semakin besarnya perusahaan akan menambah beban dalam kegiatan pengawasan. Oleh karena itu secara bertahap harus dilakukannya evaluasi atas struktur organisasi, dimaksudkan agar struktur organisasi yang ada dapat dengan efektif mendukung proses bisnis perusahaan untuk mencapai visi dan misi yang diharapkan.
Adapun gambar struktur organisasi yang diterapkan PT. Pertani menerapkan struktur organisasi garis, yaitu arus wewenang mengalir dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan ke tingkat manajemen yang lebih rendah.
3.4.1.1 S truktur Organisasi PT. Pertani
Berikut ini adalah bagan struktur organisasi yang ada pada PT. Pertani :
S truktur Organisasi PT. Pertani
Sumber : PT. Pertani
Tahun : 2008 Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Pertani
DIREKTUR UTAMA DIREKTUR INDUSTRI AGRO DIREKTUR PEMASARAN DIREKTUR KEUANGAN DIVISI P ERBENIHAN DIVISI P ERGUDANGAN SBU P ERBERASAN DIVISI P ENGADAAN SAP ROTAN DIVISI P EMASARAN AREA MANAJER P EMASARAN DIVISI KEUANGAN DIVISI SDM & ASSET DIVISI P ERENCANAAN SATUAN P ENGAWASAN INTERN DIVISI P ENGEMBANGAN SEKRETARIS P ERUSAHAAN
3.4.1.1.1 Uraian Tugas dan Tanggung jawab
A. Kantor Pusat, terdiri dari :
I. Direktur Utama, membawahi :
1. Divisi Pengembangan, membawahi : 1) Bagian Teknologi Informasi
Sub Bagian Pengembangan Produk Teknologi Informasi Sub Bagian Bantuan Teknis Teknologi Informasi
2) Bagian Penelitian Peneliti
2. Satuan Pengawasan Intern (SPI), membawahi : 1) Sekretaris Satuan Pengawasan Intern (SPI) 2) Pengawas
II. Direktur Industri Agro, membawahi : 1. Divisi Perbenihan, membawahi :
1) Bagian Benih Padi
2) Bagian Benih Jagung & Palawija 2. Divisi Pergudangan, membawahi :
1) Bagian Pengelolaan Sewa Gudang 2) Bagian Pengelolaan Resi Gudang
Kepala Unit Pengelolaan Resi Gudang 3. SBU Perberasan, membawahi :
1) Bagian Keuangan / Umum Sub Bagian Keuangan Sub Bagian Umum
2) Bagian Operasional Sub Bagian Produksi Sub Bagian Pemasaran 3) Cabang Pemasaran Beras
Unit Penggilingan Padi
4. Langsung dibawah Direktur Industri Agro 1) Bagian M onitoring & Evaluasi A gro III. Direktur Pemasaran, membawahi :
5. Divisi Pemasaran Ritel
1) Bagian Pemasaran Ritel
2) Bagian Pemasaran Proyek Pemerintah 3) Bagian Pemasaran Kebun & Industri 6. Divisi Pengadaan Saprotan, membawahi :
1) Bagian Pengadaan Pupuk
2) Bagian Pengadaan Pestisida & Saprotan Lainnya IV. Direktur Keuangan, membawahi :
7. Divisi Keuangan, membawahi : 1) Bagian Keuangan
Sub Bagian Pendapatan & Pembiayaan
Sub Bagian Hubungan Keuangan Pusat & Daerah 2) Bagian Perpajakan
Sub Bagian Pajak
3) Bagian Penyelesaian Piutang Penagih Piutang Daerah
8. Divisi Perencanaan, membawahi : 1) Bagian Akuntansi
Sub Bagian Verifikasi Sub Bagian Pembukuan Verifikasi Daerah 2) Bagian Perencanaan
Sub Bagian Pengolahan Data & Informasi Sub Bagian Perencanaan & Laporan
9. Divisi Sumber Daya M anusia (SDM ) & Asset, membawahi : 1) Bagian Sumber Daya M anusia (SDM )
Sub Bagian Administrasi Sumber Daya M anusia (SDM ) Sub Bagian Pembinaan Karir & Pelatihan
2) Bagian Asset V. Direksi (BOD), membawahi :
10. Sekretaris Perusahaan, membawahi : 1) Bagian Hukum
2) Bagian Hubungan M asyakarat 3) Bagian Rumah Tangga
B. Kantor Daerah, terdiri dari :
1. Area M anager Pemasaran, membawahi : 1) Sekretaris Area M anager Pemasaran 2) Cabang Pemasaran
Seksi Keuangan / Umum Seksi Operasional
Unit Pemasaran Unit Produksi Pupuk
A. Tugas Pokok dan Fungsi Divisi Pengembangan
1. Tugas Pokok :
Divisi Pengembangan membantu Direksi dalam perencanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan perusahaan, khususnya bidang teknologi informasi dan Pengembangan Perusahaan.
Secara operasional, Divisi Pengembangan mempunyai fungsi staf yang secara teknis bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama untuk melakukan koordinasi dan pembinaan kegiatan dalam bidang teknologi informasi, memberikan bimbingan teknis pelaksanaan administrasi, pengembangan dan pengoperasian serta bantuan teknis operasional sistem informasi.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Divisi Pengembangan mempunyai fungsi :
1) M enyusun rencana kerja perusahaan secara keseluruhan dan program kerja di bidang Teknologi Informasi dan Penelitian & Pengembangan
2) M elaksanakan tugas koordinasi dan pembinaan atas rencana kegiatan pengembangan teknologi informasi untuk pengembangan, pengoperasian dan bantuan teknis operasional sistem informasi
3) M elakukan bimbingan teknis pelaksanaan administrasi dan operasional sistem informasi
4) M elakukan pembinaan dan pengembangan prosedur administrasi dan kebijakan akuntansi serta sistem informasi
5) M enjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi didalam perusahaan 6) M embina hubungan kerjasama dengan instansi pemerintah, perusahaan
yang berhubungan dengan administrasi dan sistem informasi perusahaan 7) M engadakan evaluasi dan melaporkan hasil evaluasi atas pelaksanaan
administrasi dan sistem informasi perusahaan
8) M erumuskan konsep kebijakan direksi dibidang administrasi dan sistem informasi perusahaan
9) M elaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Direksi
1) Bagian Teknologi Informasi
1. Tugas Pokok :
Bertanggungjawab kepada Kepala Divisi Pengembangan terhadap pelaksanaan Teknologi Informasi dan membantu merumuskan kebijakan dibidang teknologi informasi perusahaan.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Teknologi Informasi (TI) mempunyai fungsi sebagai berikut :
1) M elakukan Perencanaan Sistem Teknologi Informasi, yaitu membuat Rencana jangka pendek maupun jangka panjang PT. Pertani, sesuai dengan kebijakan M anajemen, dengan selalu mengikuti perkembangan dunia teknologi informasi serta perkembangan bisnis perusahaan
2) M elakukan pengembangan sistem teknologi informasi, yaitu pengembangan perangkat/sistem yang diperlukan perusahaan, maupun melakukan perubahan/penyempurnaan/modifikasi perangkat sistem yang sedang berjalan
3) M emberikan dukungan teknis, yaitu melakukan instalasi, implementasi serta pelatihan terhadap perangkat/sistem baru, serta memberikan dukungan/penyelesaian terhadap permasalahan yang ada pada pengguna, baik perangkat keras, perangkat lunak maupun jaringan komunikasi
3.4.1.2 Rincian S truktur Organisasi
Berikut ini adalah bagan rincian struktur organisasi yang ada pada PT. Pertani :
Rincian S truktur Organisasi
Sumber : PT. Pertani
Tahun : 2008
Gambar 3.2 Rincian S truktur Organisasi PT. Pertani
SUB BAGIAN KEUANGAN SUB BAGIAN
UMUM BAGIAN
BENIH JAGUNG & PALAWIJA BAGIAN BENIH PADI BAGIAN PENGELOLAAN SEWA GEDUNG BAGIAN PENGELOLAAN
RESI GUDANG KEUANGAN BAGIAN
BAGIAN OPERASIONAL CABANG PERBENIHAN UNIT PRODUKSI UNIT PENGELOLAAN RESI GUDANG DIREKTUR INDUSTRI AGRO DIVISI
PERGUDANGAN PERBERASAN SBU
DIVISI PERBENIHAN SUB BAGIAN PRODUKSI SUB BAGIAN PEMASARAN CABANG PEMASARAN UNIT PENGGILINGAN PADI BAGIAN MONITORING & EVALUASI INDUSTRI AGRO
3.4.1.2.1 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab
A. Tugas Pokok dan Fungsi S trategic Bisnis Unit (S BU) Perberasan
SBU Perberasan membantu pelaksanaan tugas Direksi dalam perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan Perusahaan dibidang perberasan dan berpedoman pada Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) yang ditetapkan.
Secara operasional SBU Perberasan bertindak untuk dan atas nama Direksi, melaksanakan pengelolaan kegiatan Perusahaan dalam bidang perberasan dengan tugas pokok dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
1) M enyusun rencana kerja dan program kerja kegiatan Usaha Perberasan 2) M engkoordinir pelaksanaan kegiatan Usaha Perberasan
3) M elakukan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan Usaha Perberasan 4) M engurus dan mengembangkan usaha dan kemampuan personil
5) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
6) M ewakili dan bertindak atas nama Perusahaan untuk melakukan tindakan hokum sesuai dengan tanggung-jawabnya
7) M embuat laporan Keuangan / M anajemen sebagai pertanggung-jawaban 2. Fungsi :
1) M enyusun rencana kerja pengelolaan Usaha Perberasan
2) M elaksanakan kegiatan pengelolaan Usaha Perberasan dengan memanfaatkan sumber daya perusahaan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
3) M elakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan Usaha Perberasan 4) M enetapkan kebutuhan Sumber Daya M anusia, Sarana Usaha dan Sarana
Kerja
5) M enyelenggarakan pembukuan dan administrasi atas seluruh kegiatan usaha perberasan
6) M emimpin, menggerakkan dan mengembangkan Sumber Daya M anusia dalam lingkup Satuan Organisasi SBU Perberasan
7) M embina dan mengembangkan hubugngan kerja dengan M itra Usaha
B. Susunan Organisasi S trategic Bisnis Unit (SBU) Perberasan
1) Bagian Keuangan/Umum
Bagian Keuangan / Umum membantu pelaksanaan tugas SBU Perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan Perusahaan khususnya bidang Keuangan / Umum Perberasan.
Secara operasional Bidang Keuangan / Umum mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
Bagian Keuangan / Umum selaku pembantu Kepala Wilayah bertanggung jawab menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, rencana kerja dan anggaran Perusahaan / RKAP, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata
usaha surat-menyurat dan kearsipan, pelayanan hokum, mengurus hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan tersebut.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian Keuangan / Umum mempunyai fungsi:
1) M enyusun rencana kegiatan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja yang dijabarkan dari Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan
2) M enyiapkan rencana pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja untuk bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan
3) M engadakan penelitian dan pengkajian atas rencana pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja yang diajukan Cabang Pemasaran Beras dan Unit Penggilingan Padi
4) M elaksanakan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) SBU Perberasan
5) M enyelenggarakan fungsi verifikasi, administrasi penerimaan dan pengeluaran uang
6) M elaksanakan penyusunan cash-flow, melakukan penjagaan anggaran pendapatan dan biaya yang telah ditetapkan
7) M elaksanakan pembinaan dan pengelolaan keuangan serta perhitungan modal dan perpajakan
8) M elaksanakan penelitian dan pengusulan pengadaan, alokasi penggunaan dan pengelolaan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja
9) M enyelenggarakan Buku Induk sarana usaha dan sarana kerja serta memelihara dokumen-dokumen pendukungnya
10) M enyelenggarakan tata usaha surat menyurat dan kearsipan serta pengurusan rumah tangga SBU Perberasan
11) M empersiapkan dan melaksanakan penagihan piutang, Klaim dan hak Perusahaan lainnya serta pengurusan perpajakan
12) M elaksanakan pencatatan dan pengurusan serta bertanggung jawab atas hak dan kewajiban yang timbul dari kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP), sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha surat-menyurat dan kearsipan dan pelayanan hukum dan menyajikan data bagi kepentingan akuntansi / pembukuan.
13) M enjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi dan Unit Kerja 14) M embina hubungan kerjasama dengan Instansi Pemerintah, Badan Usaha /
Perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan keuangan, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha surat-menyurat dan kearsipan
15) M engadakan monitoring dan evaluasi serta melaporkan hasil monitoring dan evaluasi atas pelaksanaan kegiatan pengelolaan keuangan termasuk penjagaan anggaran, sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja, tata usaha surat-menyurat dan kearsipan dan pelayanan hukum
16) M elaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala SBU Perberasan
2) Sub Bagian Keuangan
Sub Bagian Keuangan membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian
Keuangan/Umum SBU Perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan. Perusahaan khususnya bidang keuangan/umum perberasan.
Secara operasional Sub Bidang Keuangan mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
M embantu Kepala Bagian Keuangan/Umum pada SBU Perberasan selain mengelola dan mengendalikan kegiatan bidang Keuangan dan penyelenggaraan Akuntansi serta bertanggung-jawab kepada Kepala Bagian Keuangan pada SBU Perberasan.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Sub Bagian Keuangan melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja pengelolaan bidang Keuangan dan Akuntansi 2) M elakukan pengelolaan Keuangan dan Akuntansi SBU Perberasan
3) M engkoordinir pengelolaan bidang Keuangan dan Akuntansi sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
4) M embina, memotivasi dan mengembangkan Sumber Daya M anusia 5) M elakukan koordinasi kerja dengan Satuan Organisasi terkait
6) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
7) M erekomendasikan pembiayaan dan pendapatan serta kebutuhan modal kerja
8) M enjalin hubungan dengan Instansi dan Badan Usaha terkait 9) M enyiapkan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
3) Sub Bagian Umum
Sub Bagian Umum membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Keuangan/Umum SBU Perberasan dalam perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan Perusahaan khususnya bidang Keuangan/Umum Perberasan.
Secara operasional Sub Bagian Umum mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan kegiatan pengelolaan keuangan, fungsi kebendaharaan, penyusunan
cash flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang Perberasan dan
merumuskan kebijakan SBU Perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
1) M enyusun rencana kerja dan program kegiatan usaha operasional perberasan
2) M engkoordinasikan kegiatan usaha operasional perberasan 3) M elakukan monitoring dan evaluasi atas pelaksana kegiatan 4) M embina perluasan pasar dan pengembangan pasar
5) M enjalin hubungan dengan Instansi Pemerintah dan Badan Usaha terkait 6) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan
7) M engajukan saran dan pendapat kepada SBU Perberasan 2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Bagian Operasional Perberasan melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja operasional pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran Usaha Perberasan
2) M engkoordinir dan melaksanakan kegiatan pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran Usaha Perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
3) M engkoordinasikan penyelenggaraan administrasi operasional atas kegiatan pengadaan bahan baku, produksi dan pemasaran usaha perberasan 4) M embuat kalkulasi usaha atas kegiatan pengadaan bahan baku, produksi
dan pemasaran Usaha Perberasan
5) M elakukan kajian atas perkembangan dunia usaha dan perkembangan teknologi serta pengaruhnya terhadap kegiatan usaha perberasan
6) M erekomendasikan kebutuhan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja
7) M embina, memotivasi dan mengembangkan sumber daya manusia 8) M elakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait
9) M embina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha
4) Sub Bagian Produksi
Sub Bagian Produksi membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Pemasaran SBU Perberasan dalam perencanaan, pengkoordinasian pengelolaan perusahaan khususnya di bidang produksi perberasan.
Secara operasional Sub Bagian Produksi mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan produksi dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
M embantu Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan dalam kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi perberasan serta bertanggung jawab kepada kepala Bagian Operasional SBU Perberasan
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Sub Bagian Produksi melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan
2) M elaksanakan fungsi monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan
3) M elaksanakan kontrol dan perbaikan atas kondisi mesin dan instalasi proses produksi perberasan
4) M elaksanakan kontrol dan peningkatan kemampuan/ketrampilan operator mesin dan instalasi proses produksi perberasan
5) M elakukan kajian atas perkembangan pasar teknologi perberasan
6) M enyelenggarakan administrasi operasional atas keinginan pengadaan bahan baku dan produksi perberasan
7) M elakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait
5) Sub Bagian Pemasaran
Sub Bagian Pemasaran membantu pelaksanaan tugas Kepala Bagian Pemasaran SBU Perberasan dalam perencanaan, pengkoordinasian pengelolaan perusahaan khususnya di bidang operasional perberasan.
Secara operasional Sub Bagian Pemasaran mempunyai fungsi staf yang bertanggung-jawab melakukan operasional dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
M embantu Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan dalam kegiatan pemasaran usaha Perberasan dan melaksanakan fungsi pengawasan atas kualitas produk perberasan serta bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Operasional SBU Perberasan.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Sub Bagian Pemasaran melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja kegiatan pemasaran usaha perberasan
2) M engkoordinir dan melaksanakan kegiatan pemasaran usaha perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
3) M elaksanakan fungsi monitoring dan pengendalian terhadap kegiatan pemasaran usaha perberasan
4) M elaksanakan fungsi pengawasan atas kualitas produk perberasan
5) M elakukan kajian atas perkembangan pasar perberasan dan pengaruhnya terhadap kegiatan usaha perberasan
6) M enyelenggarakan administrasi operasional atas kegiatan pemasaran usaha perberasan
7) M embuat kalkulasi usaha atas kegiatan pemasaran usaha perberasan 8) M embina, memotivasi dan mengembangkan sumber daya manusia 9) M elakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait
10) M embina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha
6) Cabang Pemasaran Beras
Cabang Pemasaran Beras membantu pelaksanaan tugas SBU perberasan perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya bidang pemasaran beras
Secara operasional cabang pemasaran beras mempunyai fungsi staf yang bertanggung jawab melakukan kegiatan usaha penggilingan padi, penyusunan cash-flow, Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang perberasan dan merumuskan kebijakan SBU perberasan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
M engelola dan mengendalikan kegiatan pemasaran beras dan pengawasan terhadap kualitas produk serta bertanggung jawab kepada Kepala SBU Perberasan.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Cabang Pemasaran Beras melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja operasional pemasaran perberasan sesuai area pemasaran yang ditetapkan
2) M engkoordinir dan melaksanakan kegiatan pemasaran perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
3) M elaksanakan kegiatan pemasaran perberasan sesuai rencana yang ditetapkan
4) M erekomendasikan kebutuhan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja
5) M enyelenggarakan administrasi operasional atas kegiatan pemasaran perberasan yang menjadi tanggung jawabnya
6) M embina, menggerakkan dan mengembangkan sumber daya manusia 7) M elakukan koordinasi kerja dengan satuan organisasi terkait
8) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
9) M embina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha
7) Unit Penggilingan Padi
Unit Penggilingan Padi membantu pelaksanaan tugas SBU perberasan dalam perencanaan, pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya bidang usaha penggilingan padi.
Secara operasional unit penggilingan padi mempunyai fungsi yang bertanggun g jawab melaksanakan kegiatan usaha penggilingan padi untuk atas nama perusahaan dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
1) M enyusun rencana kerja dan program kerja kegiatan usaha penggilingan padi
3) M elakukan pengendalian atas pelaksanaan kegiatan
4) M engurus dan mengembangkan usaha dan kemampuan personil
5) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan
6) M ewakili dan bertindak atas nama perusahaan untuk melakukan tindakan hukum sesuai tanggung jawab
7) M embuat laporan keuangan/manajemen sebagai pertanggung jawaban 2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut Kepala Unit Penggilingan Padi melaksanakan fungsi sebagai berikut :
1) M enyusun rencana kerja kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha unit penggilingan padi yang menjadi tanggung jawabnya
2) M elaksanakan kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan sesuai rencana kerja yang sudah ditetapkan
3) M elaksanakan pengendalian terhadap kegiatan pengadaan bahan baku dan produksi usaha perberasan
4) M enjaga kondisi dan kinerja mesin & instalasi proses produksi perberasan 5) M engelola keuangan dan menyelenggarakan akuntansi seluruh kegiatan
unit penggilingan padi
6) M embuat kalkulasi usaha atas kegiatan unit penggilingan padi
7) M embina, menggerakkan dan mengembangkan sumber daya manusia 8) M engurus dan mencatat hak dan kewajiban yang timbul dalam pelaksanaan
kegiatan
10) M embina dan mengembangkan hubungan kerja dengan mitra usaha
8) Bagian Monitoring & Evaluasi Industri Agro
Bagian M onitoring & Evaluasi Industri A gro membantu pelaksanaan tugas Direktur Industri Agro dalam pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan khususnya dalam memonitor dan mengevaluasi kinerja industri agro.
Secara operasional bagian monitoring & evaluasi industri agro mempunyai fungsi staf yang bertanggung jawab melakukan kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro sesuai Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dibidang industri agro dengan pokok-pokok tugas dan fungsi sebagai berikut :
1. Tugas Pokok :
Bagian M onitoring & Evaluasi Industri Agro selaku pembantu Direktur Industri Agro bertanggung jawab menyusun rencana dan melaksanakan kegiatan pengelolaan M onitoring & Evaluasi Industri Agro.
2. Fungsi :
Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Bagian M onitoring & Evaluasi Industri Agro mempunyai fungsi :
1) M enyusun rencana kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro
2) M enyiapkan rencana pengelolaan sumber daya manusia, sarana usaha dan sarana kerja untuk bahan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) di bidang M onitoring dan Evaluasi Industri Agro 3) M engadakan monitoring dan pengkajian atas pencapaian kinerja kantor
4) M enyelenggarakan tata usaha surat-menyurat dan kearsipan terkait monitoring dan evaluasi industri agro
5) M enjalin hubungan kerjasama antar satuan organisasi dan unit kerja pelaksana
6) M embina hubungan kerjasama dengan instansi pemerintah, badan usaha/perusahaan yang berhubungan dengan kegiatan pengelolaan monitoring dan evaluasi industri agro
7) M elaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Direktur Industri Agro
3.5 Gambaran Analisis Sistem Berjalan
3.5.1 Prosedur Penjualan
SBU Perberasan pada PT. Pertani merupakan badan usaha yang mengkhususkan pada memproduksi dan menjual beraneka jenis bahan pangan beras. SBU Perberasan memiliki kebijakan penjualan yang dapat dilakukan secara tunai dan kredit, penjualan kredit dapat dilakukan dengan persyaratan bahwa pembeli telah terdaftar menjadi pelanggan perusahaan. Pembeli dengan perusahaan akan membuat sebuah perjanjian terlebih dahulu dalam kontrak pembelian. Sedangkan penjualan secara tunai dapat langsung dilayani oleh bagian penjualan.
Sistem informasi penjualan dimulai ketika bagian penjualan menerima PO (Purchase Order) dari pelanggan melalui telepon, fax, atau e-mail. Bagian penjualan akan melakukan pengecekan terlebih dahulu status pembeli apakah sudah terdaftar menjadi pelanggan atau belum. Proses selanjutnya adalah pemesanan barang, bagian penjualan akan mengecek terlebih dahulu ketersediaan barang yang dinginkan oleh pelanggan, untuk kemudian dilakukan pengecekan persediaan barang dalam sistem. Jika persediaan barang tidak tersedia maka pelanggan akan dikonfirmasi terlebih dahulu dan
bila persediaan barang tersedia, bagian penjualan akan membuat order penjualan 4 rangkap berdasarkan PO yang diterima dari pelanggan. Rangkap 1 diberikan ke bagian gudang, rangkap 2 diberikan ke bagian penagihan, rangkap 3 diberikan ke bagian akuntansi, dan mengarsip rangkap 4.
Berdasarkan Order Penjualan rangkap 1 yang diterima, bagian gudang akan menyiapkan barang sesuai yang tertera pada order pernjualan. Kemudian bagian gudang akan membuat DO (Delivery Order) sebanyak 6 rangkap. Rangkap 1 sampai rangkap 3 akan diberikan ke bagian pengiriman sebagai dokumen pengecekan barang dari gudang dan dokumen pengiriman ke pelanggan, Rangkap 4 diberikan ke bagian akuntansi untuk dicatat dalam akun piutang perusahaan, rangkap 5 diberikan ke bagian penjualan sebagai bukti bahwa barang dalam proses pengiriman, dan mengarsip rangkap 6. Kemudian bagian gudang akan menyerahkan DO (Delivery Order) Rangkap 1 sampai rangkap 3 beserta barang ke bagian pengiriman untuk dikirim ke pelanggan.
Berdasarkan order penjualan yang diarsip dan DO yang diterima dari bagian gudang, bagian penjualan akan memasukkan data tersebut ke dalam menu aplikasi penjualan tunai atau penjualan kredit. Jika pembelian yang dilakukan pelanggan dengan cara kredit, maka bagian penjualan akan menginput data pada menu penjualan kredit. Sedangkan jika pelanggan melakukan pembelian dengan cara tunai, maka bagian penjualan akan menginput data pada menu penjualan tunai. Penginputan ke dalam menu penjualan tunai dan kredit ini dilakukan untuk membuat laporan penjualan yang akan diserahkan kepada kantor pusat.
Setelah bagian pengiriman menerima barang dan mencocokkan dengan delivery order yang telah diterima dari bagian gudang. bagian pengiriman akan membuat memo yang berisi jadwal kirim dan driver, kemudian driver akan melakukan pengiriman
barang ke pelanggan beserta membawa delivery order 3 rangkap. Dokumen tersebut setibanya di tempat pelanggan akan dilakukan serah terima barang dengan menandatangi delivery order 3 rangkap yang dibawa oleh driver, kemudian 2 rangkap sisa di diberikan ke pelanggan sebagai bukti telah diantarnya barang, dan delivery order rangkap 1 (asli) dibawa kembali oleh driver sebagai dokumen bahwa pembeli belum melakukan pelunasan pembayaran. Delivery order rangkap 1 (asli) yang telah ditanda tangani oleh pihak pelanggan akan diserahkan ke bagian penagihan sebagai bukti penagihan pembayaran pada saat jatuh tempo.
Bila terdapat utang yang sudah mendekati jatuh tempo, maka bagian penagihan akan membuat faktur penjualan 3 rangkap, rangkap 3 diarsip, rangkap 2 diberikan ke bagian akuntansi, rangkap 1 dikirim ke pelanggan melalui fax atau kurir, dimaksudkan agar pelanggan melakukan pembayaran dan kemudian meminta konfirmasi dari pelanggan bila telah melakukan pembayaran.
Setelah bagian penagihan menerima pemberitahuan telah dilakukan pembayaran oleh pelanggan. M aka bagian penagihan akan meminta bukti pembayaran (bukti transfer) dan kemudian memastikan ke bank dengan memeriksa rekening perusahaan. Bila jumlah pembayaran sudah sesuai maka bagian penagihan akan membuat kwitansi pembayaran atas utang pelanggan, yang selanjutnya kwitansi beserta delivery order asli yang diarsip bagian penagihan akan dikirim ke pelanggan sebagai tanda bahwa tagihan atas surat delivery order tersebut telah lunas.
Berdasarkan order penjualan rangkap 3 dari bagian penjualan, delivery order rangkap 4 dari bagian gudang dan faktur tagih rangkap 2 dari bagian penagihan. Bagian akuntansi akan melakukan verifikasi ketiga dokumen tersebut dan bila sesuai akan
dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Order penjualan, delivery order, dan faktur tagih yang sudah dicatat akan di arsip kembali oleh bagian akuntansi.
3.5.2 Prosedur Retur Penjualan
Retur penjualan terjadi bila adanya cacat, kerusakan atau kesalahan pengiriman
barang, maka akan dibuatnya catatan kecil pada delivery order yang berisi keterangan jumlah retur dan alasannya. Bagian gudang kemudian akan memeriksa kondisi barang tersebut, bila barang tersebut memenuhi persyaratan, Delivery order rangkap 1 akan diserahkan ke bagian penjualan untuk di input ke dalam surat pengembalian penjualan barang. Kemudian bagian penjualan akan membuatkan surat pengembalian penjualan barang yang di cetak 5 rangkap . Rangkap 5 di arsip, rangkap 4 diberikan ke bagian penagihan, rangkap 3 diberikan ke bagian gudang, rangkap 1 dan 2 diberikan ke bagian pengiriman. Delivery order diserahkan ke bagian penagihan.
Berdasarkan surat pengembalian penjualan barang rangkap 3 yang diterima, bagian gudang akan menyiapkan barang pengganti dan diserahkan ke bagian pengiriman untuk kemudian dikirim ke pelanggan.
3.5.3 Rich Picture
Rich Picture Prosedur Penjualan
Gambar 3.3 Rich Picture Prosedur Penjualan 3.5.3.2 Prosedur Retur Penjualan
Rich Picture Prosedur Retur Penjualan
3.5.4 Event Table
3.5.4.1 Event Table Penjualan No. Event Internal Agent
Assuming Responsibility
Start When Activity
1. Membuat Perjanjian
Bagian Penjualan Pelanggan yang belum terdaftar ingin melakukan pembelian
Membuat kontrak pembelian, mendata
pelanggan, menyepak ati bila adanya perjanjian khusus 2. Melayani
Pemesanan
Bagian Penjualan Pelanggan memesan melalui telepon, fax, email
Menerima PO, mengecek pelanggan, mendaftar pelanggan, mengecek stok persediaan barang, membuat order penjualan 4 rangkap, menginput data penjualan ke dalam penjualan kredit atau tunai 3. Menyediakan
barang
Bagian Gudang Telah diterima order penjualan dari bagian penjualan
Mengambil barang pesan an, membuat delivery order 6 rangkap, menyerahkan barang pesan an ke bag. Pengiriman
4. Melakukan pengiriman
Bagian Pengiriman Telah menerima delivery order dan barang pesan an dari bag. gudang
Mengecek kecocok an barang pesanan deng an Delivery Order, Mengirim barang ke pelanggan, menyerahkan surat delivery order yang telah ditanda tangani 5. Melakukan
Penagihan
Bagian Penagihan Surat delivery order telah jatuh tempo
Mencetak faktur penjualan, menagih ke pelanggan 6. Menerima
konfirm asi pembayaran
Bagian Penagihan Mendapatkan konfirm asi pembayaran
Meminta bukti pembayaran dari pelanggan, melakukan pengecekan trans aksi bank, membuat kwitansi.
7. Menyerahkan bukti pembayaran
Bagian Pengiriman Menerima kwitansi dan delivery order asli (rangkap 1)
Mengirim kwitansi serta delivery order asli (rangk ap 1) ke pelanggan
8. Mencatat jurnal
Bagian Akuntansi Menerima order penjualan, delivery order, dan faktur tagih
Membuat jurnal transaksi penjualan
No. Event Internal Agent Assuming
Responsibility
Start When Activity
9. Melakukan Pelaporan Penjualan
Bagian Penjualan Memasuki akhir periode bulan/tahun
Membuat laporan rekapitulasi faktur/DO & SPA Penjualan, Mengirim data laporan ke kantor pusat melalui e-mail
Tabel 3.1 Event Table Prosedur Penjualan
3.5.4.2 Event Table Retur Penjualan
No. Event Internal Agent
Assuming Responsibility
Start When Activity
1. Melayani retur barang Bagian pengiriman Pelanggan merasa adanya barang yang tidak sesuai/rusak Memeriksa barang, memisahkan barang, membuat catatan pad a delivery order, menyerahk an delivery order yang telah ditanda tangani 2. Memeriksa barang
retur
Bagian gudang Menerima barang
yang dikembalikan dari pengiriman Menerima barang, melaporkan ad anya retur ke bagian penjualan 3. Menindaklanjuti retur barang
Bagian penjualan Menerima delivery order beserta catatan retur dari bagian gudang Menerima delivery order, membuat surat pengembalian penjualan barang 5 rangkap, menyerahk an delivery order ke bagian penagihan 4. Menyediakan barang pengganti
Bagian gudang Menerima surat
pengiriman barang kembali dari bagian penjualan
Mengambil barang pengganti,
menyerahk an barang pengg anti
No. Event Internal Agent Assuming
Responsibility
Start When Activity
5. Mengirim barang pengganti
Bagian pengiriman Menerima surat pengiriman barang kembali dam Menerima barang pengganti dari bagian gudang Membuat jadwal pengiriman ulang, mengirim barang ke pelanggan, menyerahk an surat pengembalian penjualan barang yang telah ditandatangani 6. Mengkon firmasi penyelesai an retur
Bagian penagihan Adanya pemberitahuan retur barang Menerima delivery order, menerima surat pengembalian penjualan barang, memeriksa status retur barang
Tabel 3.2 Event Table Prosedur Retur Penjualan
3.5.5 Overview Activity Diagram
3.5.5.2 Overview Activity Diagram Retur Penjualan
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Prosedur Retur Penjualan
3.5.6 Workflow 3.5.6.1 Workflow Penjualan Actor Activities Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Membuat Perjanjian
1. Membuat kontrak perjanjian 2. Menyetujui perjanjian 3. Menandatang ani perjanjian 4. Mengarsip perjanjian
5. Membuka menu master langganan 6. Menampilkan menu master langganan 7. Menginput data pelanggan
Komputer Bagian Penjualan
8. Memilih tombol simpan
9. Menyimpan data ke master langganan 10. Memilih tombol close
Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Melayani Pemesanan
11. Menerima PO dari pelanggan
12. Mengecek stok barang ke dalam sistem 13. Membuka menu order penjualan 14. Menampilkan order penjual an 15. Memilih nomor langganan 16. Menampilkan detil pelanggan 17. Memilih tipe penjualan 18. Memilih kode barang 19. Menampilkan detil barang
20. Menginput jumlah order yang diminta 21. Memilih tombol cetak
22. Mencetak ord er penjualan 4 rangk ap 23. Mengotorisasi order penjualan 4 rangkap 24. Memberikan OP rangkap 1 ke bagian gudang 25. Memberikan OP rangkap 2 ke bagian penagihan 26. Memberikan OP rangkap 3 ke bagian akuntansi 27. Mengarsip OP rangkap 4
28. Jika penjualan dilakukan dengan cara kredit, membuka menu penjualan kredit
29. Menampilkan menu penjualan kredit 30. Menginput data penjualan kredit 31. Memilih tombol simpan
32. Menyimpan transaksi penjualan kredit
33. Jika penjualan dilakukan dengan cara tunai, membuka menu penjualan tunai
34. Menampilkan menu penjualan tunai 35. Menginput data penjualan tunai 36. Memilih tombol simpan
37. Menyimpan transaksi penjualan tunai 38. Memilih tombol close
Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang Komputer Bagian Gudang Menyediakan barang
39. Menerima OP rangkap 1 dari bagian penjualan 40. Menyiapkan barang pesanan sesu ai OP 41. Membuka menu delivery order 42. Menampilkan delivery order 43. Memilih nomor order penjualan 44. Memilih tipe penjualan
45. Memilih nomor SPA 46. Memilih nomor salesaman 47. Memilih nomor langganan 48. Menampilkan detil pelanggan 49. Menginput jumlah barang dikirim 50. Memilih tombol cetak DO 51. Mencetak DO 6 rangk ap 52. Mengotorisasi DO 6 rangkap
53. Memberikan DO rangk ap 1-3 dan barang pesan an ke bagian pengiriman
54. Memberikan DO rangk ap 4 ke bagian akuntansi 55. Memberikan DO rangk ap 5 ke bagian penjualan 56. Mengarsip DO rangkap 6 dan OP rangkap 1
Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Melakukan Pengiriman
57. Menerima DO rangk ap 1-3 dan barang pesan an dari bagian gudang
58. Mengecek kecocok an barang pesanan deng an surat delivery order
59. Membuat jadwal pengiriman dan menentukan supir yang dicatat dalam memo
60. Mengirimkan barang beserta delivery order 3 rangkap ke pelanggan
61. Meminta tanda tangan penerimaan barang pad a delivery order
62. Menandatang ani DO
63. Menyerahkan delivery ord er rangk ap 2 dan 3 kepada pelanggan
64. Menerima barang dan DO rangkap 2 dan 3
65. Menyerahkan DO rangk ap 1 (asli) ke bagian penagihan Bagian Penagihan Komputer Bagian Penagihan Komputer Bagian Penagihan Melakukan Penagihan
66. Menerima OP rangkap 2 dari bagian penjualan 67. Menerima DO rangk ap 1 (asli) dari bagian pengiriman 68. Membandingkan OP rangkap 2 dan DO rangkap 1 69. Membuka menu cetak faktur penjual an
70. Menampilkan menu cetak faktur penjual an
71. Memeriksa cat atan hutang yang akan mendekati waktu jatuh tempo dalam jangka waktu tertentu
72. Memilih tombol cetak
73. Mencetak faktur penjualan yang mendek ati jatuh tempo sebanyak 3 rangkap
74. Mengotorisasi faktu r penjualan 3 rangkap
75. Mengirim faktur penju alan rangkap 1 kepad a pelanggan 76. Memberikan faktur penju alan rangk ap 2 ke bagian akuntansi 77. Mengarsip faktur penjual an rangkap 3
Bagian Penagihan
Menerima Konfirmasi Pembayaran
78. Pelanggan mengkon firmasi telah melakukan pembay aran 79. Meminta bukti pembayaran atau bukti transfer dari
pelanggan
80. Melakukan pengecek an jumlah saldo uang pada akun perusah aan
81. Membuat kwitansi 82. Menandatang ani kwitansi
83. Mengirim kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) ke bagian pengiriman
Bagian Pengiriman
Menyerahkan Bukti Pembayaran
84. Menerima kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) dari bagian penagihan
85. Mengirim kwitansi dan delivery order rangkap 1 (asli) ke pelanggan
86. Menerima kwitansi dan DO (asli) sebagai bukti pembayaran telah lunas
Bagian Akuntansi
Mencata t Jurnal
87. Menerima OP rangkap 3 dari bagian penjualan 88. Menerima DO rangk ap 4 dari bagian gudang 89. Membandingkan OP rangkap 3 dan DO rangkap 4 90. Membuat jurnal transaksi penjualan
Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan Komputer Bagian Penjualan
Melakukan Pelaporan penjualan
92. Membuka menu my computer 93. Menampilkan my computer
94. Membuka fold er penyimpanan data aplikasi sistem penjualan 95. Mengkompres data kedal am form at .zip
96. Mengirim data ke kantor pusat melalui email
97. Membuka menu Rekapitulasi faktur/DO & SPA Penjualan 98. Menampilkan Rekapitulasi faktur/DO & SPA Penjualan 99. Memilih kode komiditi “ dari” dan “sampai”
100. Memilih periode bulan/tahun
101. Memilih tampilan detail “ kg” atau “Rp” 102. Memilih pilihan printer
103. Memilih tombol cetak
104. Mencetak laporan Rekapitulasi faktur/DO & SPA Penjualan 105. Menyerahkan laporan ke kep ala cab ang
Tabel 3.3 WorkFlow Prosedur Penjualan
3.5.6.2 Workflow Retur Penjualan
Actor Activities Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman Pelanggan Bagian Pengiriman
Melayani retur barang
1. Melihat barang yang rusak atau tidak sesuai
2. Mengambil dan memisahkan barang rusak/tidak sesuai 3. Mencatat keterang an retur pada delivery order
4. Meminta tanda tangan penerimaan barang dan ad anya retur dari pelanggan
5. Menandatangi delivery ord er
6. Menyerahkan delivery ord er rangk ap 2 dan 3 ke pelanggan 7. Membawa barang yang dikembalikan dan menyerahkan
barang beserta delivery ord er rangk ap 1 (asli) ke bagian gudang
Bagian Gudang
Memeriksa barang retur
8. Menerima barang dan delivery order rangkap 1 dari sopir 9. Memeriksa kondisi barang dengan keterangan retur pada
delivery order
10. Menyimpan sementara barang retur
11. Melaporkan ad anya retu r ke bagian penjualan beserta delivery order rangkap 1 (asli)
Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan
Menindaklanjuti retur barang
12. Menerima delivery ord er rangk ap 1 dari bagian gudang 13. Membuka menu surat pengembalian penjualan barang 14. Menampilkan surat pengembalian penjualan barang 15. Menginput nomor nomor faktur/delivery order 16. Menampilkan nomor langganan dan detail langganan 17. Memilih kode salesman
18. Menampilkan nama salesman 19. Menginput tanggal jatuh tempo 20. Menginput no barang
21. Menampilkan nama barang 22. Meninput kwantum barang
23. Menampilkan harga, jumlah, potongan, ppn, total 24. Menginput biaya kirim
Komputer Bagian penjualan Komputer Bagian penjualan
25. Menampilkan jumlah pengembalian 26. Memilih tombol cetak
27. Mencetak surat pengembalian penjualan barang 5 rangkap 28. Mengotorisasi surat pengembalian penjualan barang 5
rangkap
29. Memberikan surat pengemb alian penjualan barang rangkap 1 & 2 ke bag.pengiriman
30. Memberikan surat pengemb alian penjualan barang rangkap 3 ke bag.gudang
31. Memberikan surat pengemb alian penjualan barang rangkap 4 dan delivery order rangkap 1 (asli) ke bag. Penagihan 32. Mengarsip surat pengembalian penjual an barang rangkap 5 Bagian gudang
Menyediakan barang pengganti
33. Menerima surat pengemb alian penjualan barang rangkap 3 dari bag. Penjualan
34. Menyiapkan barang pengganti sesuai surat pengembalian penjualan barang
35. Memberikan barang pengganti ke bag. Pengiriman
Bagian pengiriman
Pelanggan
Bagian Pengiriman Pelanggan
Bagian Pengiriman
Mengirim barang pengganti
36. Menerima surat pengemb alian penjualan barang rangkap 1 & 2 dari bag. Penjualan Menerima barang pengganti dari bag. Gudang
37. Membuat jadwal pengiriman ulang
38. Mengirim barang ke pelanggan bes erta surat pengemb alian penjualan barang rangkap 1 & 2
39. Meminta tanda tangan penerima pada surat pengembalian penjualan barang
40. Menandatang ani surat pengembalian penjual an barang 41. Menyerahkan surat pengemb alian penjualan barang rangkap
2 ke pelanggan
42. Menerima barang pengganti dan surat pengembalian penjualan barang rangkap 2
43. Menyerahkan surat pengemb alian penjualan barang rangkap 1 ke bag. penagihan
Bagian penagihan
Mengkonfirmasi penyelesaian retur
44. Menerima delivery ord er rangk ap 1 (asli) dari bag. Penjualan 45. Menerima surat pengemb alian penjualan barang rangkap 4
dari bag. Penjualan
46. Menerima surat pengemb alian penjualan barang rangkap 1 yang telah ditandatangani pelanggan dari driver
47. Memeriksa keabs ahan surat pengemb alian penjualan barang dari rangkap 4 dan rangkap 1
48. Mengarsip delivery order rangkap 1
49. Mengarsip surat pengembalian penjual an barang rangkap 4 & 1
3.5.7 Detail Activity Diagram
3.5.7.1 Detail activity Diagram Penjualan
3.5.7.1.1 Detail Activity Diagram Membuat Perjanjian
3.5.7.1.2 Detail Activity Diagram Melayani Pemesanan
3.5.7.1.3 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang
3.5.7.1.4 Detail Activity Diagram Melakukan Pengiriman
3.5.7.1.5 Detail Activity Diagram Melakukan Penagihan
3.5.7.1.6 Detail Activity Diagram Menerima Konfirmasi Pembayaran
3.5.7.1.7 Detail Activity Diagram Menyerahkan Bukti Pembayaran
3.5.7.1.8 Detail Activity Diagram Mencatat Jurnal
3.5.7.1.9 Detail Activity Diagram Melakukan Pelaporan Penjualan
3.5.7.2 Detail Activity Diagram Retur Penjualan
3.5.7.2.1 Detail Activity Diagram Melayani Retur Barang
3.5.7.2.2 Detail Activity Diagram Memeriksa Barang Retur
3.5.7.2.3 Detail Activity Diagram Menindaklanjuti Retur Barang
3.5.7.2.4 Detail Activity Diagram Menyediakan Barang Pengganti
3.5.7.2.5 Detail Activity Diagram Mengirim Barang Pengganti
3.5.7.2.6 Detail Activity Diagram Mengkonfirmasi Penyelesaian Retur
3.6 Arsitektur Sistem Informasi
Arsitektur software, hardware, operating system dan uraian aplikasi yang digunakan pada SBU Perberasan adalah sebagai berikut :
3.6.1 Software
Spesifikasi software yang digunakan dalam sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Sistem operasi komputer menggunakan windows XP
2. Apliaksi / software yang digunakan adalah Microsoft OFFICE, SIM DKI 2010, WinZip, Foxpro 7.0.
3. Perlindungan sistem operasi menggunakan antivirus avast, AVG, Norton Antivirus
Uraian aplikasi sistem informasi manajemen – penjualan yang digunakan : A. Kategori Umum
Gambar 3.22 Tampilan Login
User yang ingin menggunakan sistem informasi manajemen - penjualan harus memilih
Gambar 3.23 Tampilan Halaman Utama Aplikasi
User yang berhasil login akan masuk ke halaman utama aplikasi dan dapat memilih
menu aplikasi sesuai dengan prosedur penggunaan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab tiap bagian. Dalam hal ini tiap user yang telah berhasil login dapat mengakses semua menu aplikasi, karena tidak adanya otomatisasi pembatasan dari aplikasi yang mengatur hak akses. M enu aplikasi yang digunakan dalam mendukung proses kegiatan penjualan adalah menu aplikasi penjualan, menu aplikasi penjualan terdiri dari beberapa kategori yaitu master file, pengiriman barang, transaksi, laporan.
B. Kategori M aster File
Kategori master file berisi sub menu master salesman dan master langganan, kedua sub menu tersebut untuk memperbaharui database dari masing-masing master. Untuk penggunaan master langganan, dilakukan ketika adanya pembeli yang belum terdaftar menjadi pelanggan tetap perusahaan yang ingin melakukan pembelian secara kredit. Selain dibuatnya kontrak kerja, lalu data dari pelanggan akan di input ke master
langganan. Sedangkan master salesman digunakan untuk memasukan data pegawai baru yang berkerja di SBU Perberasan.
Gambar 3.24 Tampilan Master File S alesman
Submenu master salesman digunakan ketika akan menambahkan atau merubah data salesman dalam SBU Perberasan.
Sub menu master langganan ini digunakan pada saat pendaftaran pelanggan, setelah dibuatnya perjanjian kontrak pembelian yang dilakukan oleh pelanggan dengan SBU Perberasan. Prosedur ini dilakukan bila pelanggan akan menjadi pembeli tetap atau pembelian secara kredit.
Gambar 3.26 Tampilan Data Pelanggan
C. Kategori Pengirimanan Barang
Pada submenu order barang, user membuat order penjualan sebagai surat pemesanan beras yang dilakukan oleh pelanggan.
Pada submenu pengiriman barang, user akan membuat surat perintah pengiriman barang (delivery order) yang digunakan sebagai bukti pengiriman barang ke pelanggan.
Pada submenu pengembalian barang, user akan memasukan data retur barang dan surat ini akan dicetak sebagai surat perintah pengiriman ulang.
Gambar 3.29 Tampilan Formulir Pengembalian Barang Gambar 3.28 Tampilan S ubmenu Pengiriman Barang (Delivery Order)
D. Kategori Transaksi
Pada kategori Transaksi terdapat 3 submenu yang digunakan, 2 submenu pertama adalah pilihan antara submenu penjualan tunai atau kredit dan terakhir cetak faktur penjualan. Submenu penjualan tunai dipilih ketika adanya pembelian secara tunai.
Submenu penjualan kredit bila pembelian dilakukan secara kredit atau utang.
Gambar 3.31 Tampilan Formulir Penjualan Kredit Gambar 3.30 Tampilan Formulir Penjualan Tunai
E. Kategori Laporan
Kategori laporan merupakan submenu yang tidak rutin digunakan dalam tiap kegiatan transaksi penjualan, submenu pada laporan biasanya digunakan hanya pada periode tertentu atau keadaan tertentu. Seperti laporan per periode atau permintaan laporan keadaan penjualan oleh kepala cabang. Pada kategori ini memiliki beberapa submenu pilihan, diantaranya buku harian penjualan, order penjualan, pengembalian barang, pengiriman barang, penjualan/produk/transaksi, penjualan/pelanggan /produk, penjualan salesman, rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan.
Pada submenu buku harian penjualan, user dapat melihat catatan penjualan pada periode waktu tertentu sesuai kebutuhan yang diinginkan.
Gambar 3.32 Tampilan S ubmenu Buku Harian Penjualan
Pada submenu order penjualan, user dapat melihat rincian order barang atau penjualan berdasarkan kode pelanggan dan periode penjualan tertentu
Gambar 3.33 Tampilan S ubmenu Laporan Order Penjualan
Pada submenu pengembalian barang, user dapat melihat rincian histori adanya pengembalian barang yang terjadi dalam kegiatan penjualan.
Gambar 3.34 Tampilan S ubmenu Laporan Pengembalian Barang
Pada submenu pengiriman barang, user dapat mengetahui rincian status pengiriman barang pada perusahaan.
Gambar 3.35 Tampilan S ubmenu Laporan Pengiriman Barang
Pada submenu penjualan/produk/transaksi, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan produk.
Gambar 3.36 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan/Produk/Transaksi
Pada submenu penjualan per pelanggan, user dapat melihat rincina penjualan berdasarkan pelanggan.
Gambar 3.37 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan Per Pelanggan
Pada submenu penjualan/pelanggan /produk, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan pelanggan dan produk.
Gambar 3.38 Tampilan S ubmenu Laporan Penjualan/Pelanggan/Produk
Pada submenu penjualan salesman, user dapat melihat rincian penjualan berdasarkan salesman.
Pada submenu rekapitulasi faktur/do & SPA penjualan, user dapat melihat rincian dari rekapitulasi seluruh faktur/DO & SPA penjualan.
Gambar 3.40 Tampilan Rekapitulasi Faktur/DO & S PA Penjualan
F. Hasil Laporan
Dalam periode tertentu akan dicetaknya laporan dari seluruh kegiatan penjualan, hasil laporan penjualan tersebut seperti berikut ini.
Gambar 3.41 Tampilan Contoh Laporan Kegiatan Penjualan Dalam Satu Bulan
3.6.2 Hardware
Berikut ini adalah spesifikasi minimum hardware yang digunakan pada setiap komputer :
1) Motherboard, Processor PC Pentium IV 2,4Ghz 2) M onitor LCD 15”
3) Memory 512 M B 4) Hardisk 60 GB 5) Mouse dan keyboard
6) Printer HP Deskjet dan EPSON
8) M odem ADSL SPEEDY
3.6.3 User
Pada SBU Perberasan cabang Pasar minggu terdapat 15 user yang menjalankan kegiatan proses bisnis. M anajemen atau user telah diberikan wewenang dan hak akses untuk dapat menggunakan dan mengakses sistem dalam memperoleh dan mengolah data atau informasi sesuai dengan pembagian otorisasi tugas masing-masing.
3.6.4 Database
Pengelolaan dan penyimpanan segala data atau informasi berkaitan dengan proses bisnis perusahaan dalam sistem menggunakan database M ySQL pada server.
3.7 Identifikasi Masalah
SBU Perberasan Pasar minggu PT. Pertani yang kami lakukan penelitian merupakan cabang satu-satunya yang berada diwilayah Jakarta. Hal tersebut mempengaruhi besarnya ruang lingkup pembeli yang ditangani oleh SBU Perberasan cabang Jakarta ini, diantaranya melayani permintaan dari pasar tradisional dan pasar modern di wilayah Jakarta dan sekitarnya. Oleh karena itu SBU Perberasan cabang Jakarta harus mempunyai sistem terintegrasi yang dapat mendukung pemenuhan kebutuhan pelanggan dan memberikan pelayanan sebaik mungkin agar para pelanggan merasa puas atas kualitas produk yang dihasilkan dan ditawarkan.
Dalam proses mengevaluasi sistem yang digunakan SBU Perberasan, kami berusaha mempelajari tiap kebijakan, proses, dan bagian yang berkaitan dengan sistem informasi penjualan dalam perusahaan. Evaluasi dilakukan dengan menganalisa prosedur dalam sistem penjualan, menganalisa penggunaan perangkat dan aplikasi sistem informasi, serta alat pendukung sistem informasi penjualan lainnya.
Hasil analisa sementara yang kami lakukan yaitu dengan teridentifikasinya beberapa indikasi kelemahan-kelemahan dalam sistem informasi yang diterapkan dalam proses berjalan sekarang ini dinilai berdasarkan acuan CobIT. Secara umum kelemahan yang dapat teridentifikasi seperti halnya,
1. Lemahnya pengendalian dalam aplikasi yang berkaitan dengan hak akses user. M asalah ini tidak memenuhi kriteria pada PO7 - Manage IT human resources, DS 3 - Manage performance and capacity, DS 5 - Ensure systems security dan DS 13 - Manage operations, sebab kedua domain CobIT tersebut menerangkan bahwa perlu adanya manajemen operasi yang efektif dalam sistem untuk mengatur secara jelas kegiatan operasi manajemen dan pembagian tanggung jawab serta tugas pada masing-masing bagian.
2. Format formulir yang tidak efektif dan efisien, adanya perbedaan-perbedaan penyebutan/penamaan (primary key & secondary key) dalam formulir pada aplikasi yang menggambarkan hubungan antar formulir menjadi kurang jelas. M asalah ini tidak memenuhi kriteria PO 2 - Define the information architecture, PO 4 - Define the IT processes, organization and relationship, dan ME 1 -
Monitor and evaluate IT performance sebab domain tersebut menerangkan
bahwa seharusnya TI itu sudah didefinisikan dan dirancang sebelumnya dengan melakukan evaluasi-evaluasi untuk memastikan sistem yang akan diterapkan sudah benar-benar layak dan memadai untuk difungsikan sebagai pendukung proses bisnis.
3. Alat atau perangkat yang digunakan masih belum memadai kebutuhan sistem secara menyeluruh.
PO 1 - Define a strategic IT plan dan AI 5 - Procure IT resources, sebab domain tersebut menerangkan bahwa sebaiknya perusahaan harus mendefinisikan segala perencanaan penggunaan TI dalam proses bisnis, pemanfaatan sumber daya yang akan digunakan dievaluasi dan diidentifikasi untuk mengetahui spesifikasi yang sesuai dan dapat memenuhi dalam mendukung kinerja sistem yang akan diimplementasikan perusahaan.
Dari hasil identifikasi sementara tersebut maka kami menyarankan perusahaan perlu dilakukan evaluasi lebih lanjut, sehingga dapat diketahui secara pasti kelemahan-kelemahan secara menyeluruh dan dilakukannya tindakan perbaikan terhadap sistem untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi sistem informasi penjualan yang diterapkan oleh SBU Perberasan PT. Pertani.
