BAB II LANDASAN TEORI
B. Pengetahuan Asisten Penerimaan Mahasiswa Baru 20
3. Asisten Penerimaan Mahasiswa Baru Universitas X Periode 2022
asisten yang bertugas untuk melakukan administrasi tes seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) di Universitas X. Asisten PMB terdiri atas mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas X angkatan 2018 dan 2019 dengan rentang usia 20 hingga 22 tahun. Mahasiswa tersebut telah resmi menjadi Asisten PMB setelah melakukan tanda tangan kontrak pada bulan 01 Desember 2021.
Asisten PMB yang masih dalam usia produktif ini, memiliki dinamika yang cukup berat. Mereka masih berstatus sebagai mahasiswa yang memiliki kewajiban untuk menghadiri kelas dan mengerjakan tugas kuliah, namun juga harus tetap bertugas sebagai Asisten PMB pada hari Sabtu dan Minggu sejak bulan Desember hingga April. Selanjutnya, pada bulan Mei hingga Agustus, Asisten PMB bertugas pada satu hari kerja
(antara hari Senin hingga Jumat) dan satu hari pada akhir pekan (misalnya hari Sabtu atau Minggu).
Asisten PMB memiliki durasi kerja dan pekerjaan yang berbeda, sesuai dengan metode Tes PMB. Asisten PMB yang bertugas untuk tes luring, akan bertugas selama 2-3 jam, yaitu pada pukul 09.15 – 12.30 WIB dengan rincian tugas yang dituliskan dalam Buku Pedoman Asisten PMB (Tim PMB, 2022) sebagai berikut:
a. Briefing dan menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan.
b. Meminta presensi final.
c. Enroll peserta sesuai dengan jumlah yang tertera pada presensi.
d. Melakukan briefing peserta.
e. Memastikan seluruh peserta duduk pada komputer yang menyala.
f. Melakukan presensi peserta.
g. Melakukan greeting.
h. Menjelaskan tata cara login dan mengisi lembar persetujuan.
i. Mengecek respon lembar persetujuan peserta.
j. Melakukan administrasi latihan soal.
k. Mengawasi peserta dan mencatat apabila ada peserta yang melakukan pelanggaran.
l. Memastikan bahwa nilai peserta sudah masuk ke dalam sistem dan melakukan closing pada setiap peserta.
m. Mengisi evaluasi harian Asisten PMB.
n. Mengirimkan evaluasi harian atau berita acara kepada Kepala Lembaga Psikologi Universitas X dan memberikan informasi kepada PIC apabila evaluasi sudah dikirim.
o. Mengisi form duty Asisten PMB.
Gambar 1.
Skema prosedur duty Asisten PMB (Tim PMB, 2022)
Briefing Asisten Mengambil tas
perlengkapan
Menuju ruangan masing-masing
Persiapan
Briefing
Presensi
Greeting
Log in
Closing Mematikan
Komputer
Mengembalikan tas perlengkapan Melakukan administrasi
Tes PMB
Menulis berita acara
27 Tabel 1
Administrasi Tes Penerimaan Mahasiswa Baru (Tim PMB, 2022).
No. Bagian Administrasi Tes PMB
1. Briefing
(Sebelum masuk ruangan)
- Memberi salam dan mengarahkan peserta untuk mendengarkan instruksi yang akan diberikan.
- Menjelaskan keperluan yang harus dibawa selama tes berlangsung.
- Mempersilakan peserta untuk memastikan bahwa ruangan dan tanggal pengetesan sesuai dengan yang tertera pada kartu peserta.
- Mempersilakan peserta untuk menonaktifkan dan memasukkan barang yang tidak boleh dibawa pada saat tes berlangsung ke dalam tas.
- Mempersilakan peserta untuk ke toilet sebelum pengetesan berlangsung.
- Menjelaskan tempat peserta dapat meletakkan tas.
- Mempersilakan peserta untuk masuk ke ruang tes dan memeriksa identitas peserta.
28
No. Bagian Administrasi
2. Presensi - Asisten PMB melakukan presensi.
3. Greeting - Memberi salam dan memperkenalkan diri.
- Menjelaskan secara singkat mengenai pengetesan yang hendak dilaksanakan.
- Memimpin doa.
- Membacakan peraturan pada saat tes berlangsung.
4. ? Log in - Menjelaskan tata cara untuk masuk ke sistem.
- Menjelaskan tata cara mengerjakan tes melalui latihan soal.
- Menjelaskan jumlah soal dan waktu pengerjaan tes.
- Menyebutkan subtes yang harus dikerjakan.
- Mengucapkan terima kasih karena peserta telah mendengarkan instruksi - Mengucapkan good luck!
4 .
Closing (dilakukan setelah pengecekan nilai)
- Memberikan penjelasan bahwa nilai peserta sudah terekam pada sistem.
- Menjelaskan tata cara log out dan tata cara melihat pengumuman tes.
- Mempersilakan peserta untuk pulang.
- Mengucapkan salam.
29 Tabel 2
Permasalahan yang Sering Terjadi Selama Tes Penerimaan Mahasiswa Baru (Tim PMB, 2022).
No. Permasalahan yang Sering Terjadi
Prosedur Penanganan
1. 1 .
Peserta tidak membawa kartu peserta / Peserta tidak mencetak kartu peserta
Asisten mempersilakan peserta untuk menunjukkan kartu peserta melalui HP peserta.
Apabila peserta belum mengunduh kartu peserta, maka Asisten PMB mengarahkan peserta untuk menemui petugas administrasi.
2. 2 .
Peserta tidak membawa kartu identitas
Asisten memeriksa identitas melalui file yang tersedia pada HP peserta (misalnya foto KTP/SIM atau lainnya). Apabila peserta tidak memiliki file kartu identitas, maka Asisten memeriksa foto melalui sosial media (misalnya Instagram, Linkedin).
3. Peserta salah ruangan tes
Asisten menghubungi HUMAS. Apabila tidak ada HUMAS, Asisten mengantar atau mengarahkan peserta untuk melakukan pemindaian barcode denah ruangan yang tertera pada kartu peserta.
30 No. Permasalahan yang
Sering Terjadi Prosedur Penanganan
4. Peserta salah tanggal tes Asisten mengarahkan peserta untuk menemui petugas administrasi karena hanya petugas administrasi yang memiliki wewenang terkait masalah ini.
5. Peserta tidak masuk dalam daftar hadir atau presensi
Asisten mengarahkan peserta untuk menemui petugas administrasi karena hanya petugas administrasi yang memiliki wewenang terkait masalah ini.
6. Peserta datang terlambat Asisten melakukan administrasi tes (brieffing, greeting, dan log in) secara individu.
7. Peserta datang terlambat lebih dari 15 menit
Asisten mengarahkan peserta untuk menemui petugas administrasi karena hanya petugas administrasi yang memiliki wewenang terkait masalah ini.
8. Peserta tidak dapat log in 1. Asisten memberikan instruksi secara individu dan memeriksa letak kesalahan peserta. Apabila tetap tidak bisa log in, maka Asisten memeriksa daftar hadir dan memberikan instruksi dan masukkan data sesuai yang tertera pada daftar hadir.
9. Tidak terdapat menu
“attempt quiz now” pada saat akan mengerjakan
- Asisten mempersilakan peserta untuk refresh laman soal, atau log out lalu log in kembali.
- Apabila tidak berhasil, maka silakan melaporkannya pada grup Asisten PMB.
31 latihan soal maupun
mengerjakan subtes
- Asisten yang bertugas di ruang utama akan mengatur attempt quiz menjadi 2 kali attempt.
- Asisten mempersilakan peserta untuk refresh laman soal, atau log out lalu log in kembali.
- Setelah pengetesan selesai, asisten yang bertugas di ruang utama harus mengubah kembali menjadi 1X attempt.
10. Tidak terdapat menu “back to the course” setelah mengerjakan latihan soal
Asisten mempersilakan peserta untuk klik “Tes Potensi Akademik” yang terletak pada layar sebelah kiri.
11. Terdapat soal tes yang tidak memiliki pertanyaan (hanya mencantumkan gambar atau hanya mencantumkan pilihan jawaban)
- Asisten meminta izin pada peserta untuk memotret soal.
- Asisten mengirim gambar soal dan melaporkannya pada grup Asisten PMB.
- Apabila laporan ditindaklanjuti dan PIC Asisten PMB memberikan solusi, maka berikan informasi mengenai soal tersebut pada peserta.
12. Komputer mati / Layar komputer tiba-tiba buram
- Asisten menjelaskan pada peserta untuk tidak panik dan khawatir, karena jawaban peserta dan sisa waktu mengerjakan tes sudah tersimpan pada sistem dan tidak
32 pada saat tes berlangsung akan berubah.
- Apabila hanya beberapa komputer yang layarnya mati atau buram, maka Asisten mengarahkan peserta untuk pindah komputer. Kemudian, mempersilakan peserta untuk log in kembali dan melanjutkan pengerjaan tes.
13. Browser error saat Tes Penerimaan Mahasiswa Baru berlangsung
- Asisten menjelaskan pada peserta untuk tidak panik dan khawatir, karena jawaban peserta dan sisa waktu mengerjakan tes sudah tersimpan pada sistem dan tidak akan berubah.
- Asisten mengarahkan peserta untuk pindah komputer. Kemudian, mempersilakan peserta untuk log in kembali dan melanjutkan pengerjaan tes.
14. Listrik padam pada saat Tes Penerimaan
Mahasiswa Baru berlangsung
- Menjelaskan pada peserta untuk tidak panik dan khawatir, karena jawaban peserta dan sisa waktu mengerjakan tes sudah tersimpan pada server dan tidak akan berubah. Apabila listrik menyala, peserta dapat melanjutkan pengerjaan tes.
- Setelah menjelaskan pada peserta, asisten memberikan laporan terkait pemadaman listrik pada petugas administrasi dan PIC Asisten PMB.
- Apabila pemadaman listrik berlangsung lama, maka kebijakan selanjutnya akan diatur oleh lembaga psikologi dan petugas administrasi.
15. Nilai peserta tidak terekam - Asisten melakukan refresh website sistem pengecekan nilai, lalu log in kembali.
33 pada sistem (pada
komputer admin)
- Apabila tidak berhasil, silakan periksa pada komputer peserta apakah peserta sudah mengklik “submit all and finish” pada seluruh subtes.
- Apabila sudah, maka silakan kembali ke komputer admin. Lalu, silakan refresh website, lalu log in kembali.
- Apabila tidak berhasil, maka Asisten melaporkannya pada grup Asisten PMB.
4. Faktor yang Memengaruhi Asisten Penerimaan Mahasiswa Baru