KAJIAN LITERATUR
2.3 Aspek pengetahuan
Pelbagai kaedah digunakan untuk memahami dan mendapatkan pengetahuan mengenai amalan 5S samada melalui seminar, kursus, taklimat, pembacaan dan juga pertanyaan. Menurut Shibli (2010), aplikasi 5S ialah suatu yang mudah difahami serta tidak melibatkan kos yang banyak dan ianya boleh digunapakai di mana-mana organisasi. Falsafahnya mudah difahami dan diikuti oleh semua orang dan tidak memerlukan istilah yang susah dan rumit.
Ciri terbaik yang ada pada kaedah 5S ini ialah ianya mudah. Oleh sebab itulah ianya senang diaplikasikan di mana-mana bahagian dalam syarikat. 5S adalah satu terma yang penting bagi keutamaan dalam peningkatan sesuatu syarikat, maka dasar perlu dibentuk bagi meningkatkan aktiviti-aktiviti yang lain (Celebi, 1997). Amalan 5S juga diterapkan di dalam kajian Kesseli & Semenoff (2009). Amalan 5S adalah lebih dari kaedah, ianya merupakan sebuah falsafah yang bermatlamat untuk meningkatkan kecekapan dengan menghapuskan pembaziran, meningkatkan aliran kecekapan dan mengurangkan ketidakseragaman proses melalui penyusunan dan pengurusan ruang dan aliran kerja.
Sistem amalan 5S adalah satu pendekatan yang mudah diaplikasikan pada semua organisasi. Aspek yang hebat ada pada amalan 5S adalah kesederhanaanya dan pengiktirafannya yang mudah. Amalan 5S bukanlah kajian yang meliputi untuk sesuatu tempoh masa tertentu, sebaliknya ia adalah suatu kaedah yang mempertahankan keperluan dalam penyeragaman dan penerusan semua penambahbaikan yang telah dijalankan. Pendekatan 5S adalah ringkas tetapi satu kaedah yang berpengaruh dalam memperolehi keputusan yang hebat (Tuan Mahmud, 2010). Kajian oleh Korkut (2009) mendapati 5S adalah pendekatan yang mudah di aplikasikan oleh semua organisasi. Ianya ringkas dan mudah difahami oleh setiap anggota. Lopes & Rodirguess (2002) juga menyatakan bahawa falsafah 5S senang difahami dan tidak memerlukan pemahaman istilah yang susah.
Walaupun secara lahiriah konsep dan perlaksanaan 5S nampak mudah, banyak organisasi menghadapi masalah dalam melaksanakannya. Ini mungkin berpunca daripada gambaran asas 5S itu sendiri. Terdapat pengurus-pengurus dan kakitangan eksekutif yang tidak memahami dengan jelas dan mendalam tentang matlamat-matlamat utama yang ada dalam 5S. Oleh yang demikian, agak sukar untuk menetapkan dasar yang sesuai bagi melaksanakan 5S selain daripada prinsip-prinsipnya yang senang difahami (Tsuchiya, 1998).
Salah satu aspek terpenting dalam perlaksanaan amalan 5S adalah belajar untuk memahami pelbagai kerenah dan kelakuan manusia. Agak mengejutkan melihat perubahan tindak tanduk dalam rutin perkerjaan mereka. Hujah-hujah yang baik dan logik dapat menyokong perubahan yang bakal dibuat terutama kepada mereka yang mempunyai penentangan yang kuat terhadap perlaksanaan ini. Manusia boleh dipaksa menerima perubahan, tetapi lazimnya perubahan yang dibuat hanya bersifat sementara. Lama kelamaan mereka akan cenderung untuk kembali semula kepada cara lama apabila tiada penguatkuasaan dijalankan. Kuncinya di sini ialah warga kerja perlu diberi penerangan yang jelas disertakan dengan alasan yang kukuh dan praktikal supaya mereka benar-benar memahami kaedah dan manfaat yang bakal diperoleh. Apabila perlaksanaan kaedah baru dijalankan dengan sebaiknya, tiada siapa yang akan kembali kepada kaedah yang lama.
Kaji selidik dari Rahman (2010) menunjukkan bahawa terdapat halangan-halangan di dalam melaksanakan 5S dengan berkesan. Halangan paling ketara yang
dikenalpasti adalah kurangnya komunikasi yang berkesan di antara pihak pengurusan teratas dan pekerja bawahan, ini termasuklah kurangnya latihan dan kesedaran tentang aktiviti 5S di kalangan pekerja.
Kelemahan dalam komunikasi secara langsung akan memberi kesan dalam memutuskan sesuatu keputusan. Disebabkan amalan komunikasi yang tidak baik, keputusan yang tidak tepat atau pun salah yang melibatkan pengurusan sumber-sumber iaitu masa, belanjawan dan bahan-bahan. Akhirnya, semangat dan moral di kalangan pekerja menjadi lemah. Dengan adanya penambahbaikan dalam komunikasi dan penglibatan dalam sistem, maka kebanyakan organisasi akan berupaya melaksanakan amalan 5S dengan berkesan. Manakala perkembangan amalan 5S boleh jadi perlahan dalam sesetengah organisasi ini kerana sikap pekerja yang berubah secara beransur-ansur dan mengambil alih tekanan rakan sekerja (Becker, 2001). Bila perlaksanaan ini berkesan, setiap pekerja daripada pihak pengurusan hingga kepada staf bawahan, kelihatan seperti wujudnya amalan 5S. Dimana kebanyakan usaha dalam perlaksanaan amalan 5S datangnya daripada atas ke bawah dan 5S didorong daripada dasar dan menarik semua kakitangan di dalam sesebuah organisasi melibatkan diri dalam menjayakan amalan 5S.
Sistem komunikasi yang berkesan perlu diadakan bagi menjayakan perlaksanaan amalan 5S. Organisasi perlu menyediakan dan melancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kepada anggota lain. Beberapa kaedah boleh digunakan misalnya:
(i) Melalui mesyuarat.
(ii) Menggunakan intranet seperti portal, blog atau laman web organisasi. (iii) Informasi di papan kenyataan.
(iv) Poster dan risalah.
(v) Surat berita dalaman (Newsletter).
(Jabatan Perkhidmatan Awam, 2011). Perlaksanaan keadah-kaedah 5S harus bermula dari pemberian latihan kepada pekerja-pekerja yang produktif di dalam julat elemen 5S dan memberi kelebihan dari penggunaannya. Adalah penting untuk semua peserta latihan memahami penggunaan amalan 5S di tempat kerja sendiri bagi memastikan mereka bersetuju dan bersedia
untuk menghadapi perubahan. Seperti yang dinyatakan dalam buku panduan Jabatan Perkhidmatan Awam (2011), satu kemestian bagi organisasi yang ingin melaksanakan amalan 5S perlu melatih semua peringkat anggota untuk mengamalkan Amalan 5S. Latihan perlu diadakan kepada setiap kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam Amalan 5S dan anggota lain di dalam organisasi. Jawatankuasa perlu merancang latihan asas Amalan 5S kepada setiap anggota. Ini bagi membolehkan seluruh anggota organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam Amalan 5S.
Seperti yang dicadangkan oleh Ho (1997), latihan adalah satu kunci utama dalam kejayaan amalan 5S. Tanpa latihan yang sewajarnya, pekerja-pekerja tidak dapat menyeragamkan aktiviti-aktiviti 5S. Selain daripada itu, pihak tertinggi pengurusan harus menjadi pemain utama bagi memastikan aktiviti 5S berjalan seperti yang telah dirancang.
AL Ramaiah (1999), merumuskan daripada kajian yang dilakukan oleh Gall dan rakan (1984) dan Showers dan rakan (1984), pendekatan bimbingan khusus (sebagai satu prosedur latihan dan pembangunan) memberikan bantuan psikologi dan teknikal kepada guru-guru yang berusaha mensepadukan pengetahuan dan kemahiran menerusi latihan dan perkhidmatan untuk digunakan dalam amalan pengajaran seharian dalam bilik darjah. Berdasarkan rumusan tersebut, sokongan pihak pengurusan di dalam meningkatkan profesionalisme guru amat diperlukan bagi membantu mereka meningkatkan kecekapan pelaksanaan tanggungjawab.
Semasa latihan dijalankan, yang perlu ditekankan adalah melatih cara penggunaan semua kaedah dengan menggunakan contoh yang sangat jelas, supaya setiap peserta dapat memahami kaedah-kaedah yang merealisasikan unsur-unsur 5S. Fakta yang sangat penting ialah peraturan-peraturan ini tidak hanya merujuk kepada kedudukan yang produktif, tetapi juga merujuk kepada posisi pejabat, gudang dan lain-lain ( Michalska, 2006).
Kejayaan aplikasi 5S adalah bergantung kepada latihan-latihan yang akan diberikan kepada kakitangan-kakitangan dan pengarah-pengarah. Keputusan yang dijangkakan dari pencapaian akan terpalit jika wujud ketidakseriusan walau sekecil mana pun semasa latihan. Kajian-kajian jenis ini mesti di sokong secara berterusan oleh program-program latihan yang terancang (Korkut, 2003).
RUJUKAN
Anderson, S. (2007). Implement Lean Production in small companies. Northumbria University: Tesis Sarjana.
Asha’ari, N. L. (2006). Ketrampilan Sosial di Kalangan Pelajar Kolej Komuniti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia di Negeri Melaka. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia: Tesis Sarjana.
Becker, J.E. (2001). Implementing 5S to promote safety and housekeeping. Professional Safety, 46(8), 29-31.
Bluman, A.G. (2009). Elementary Statistics A Step by Step Approach. New York., Mc Graw Hill.
Celebi, H.T. (1997). 5S and total productive maintenance with total quality perspective. Istanbul University, Institute of Science, Istanbul, Turkey. Unpublished M.Sc. Thesis.
Daing Nasir, I. (2009. Februari 14). UMP pertama perkenal 5S. Berita Harian. Halaman Wilayah 7.
Eocha, M.O. (2000). A Study of the Infuence of Company Culture, Communications and Employee Attitudes on the Use 5S for Environmental Management at Cooke Brothers ltd. Tarikh carian: 2 November 2011 dari
http://www.emeraldinsight.com
Gapp, R. & Fisher, R. (2008). Implementing 5S within a Japanese context: An integrated management system. Management Decision, 46(4), 565-579. Ghafar, M.N. (1999). Penyelidikan Pendidikan. Skudai : Penerbit Universiti
Teknologi Malaysia.
Henderson, I. (2004). 5S Training – the 5S Housekeeping Approach within Lean Manufacturing. Tarikh carian: 2 November 2011 dari
http://www.training_management.info/5S.html
Ho, S.K.M., 1997. Workplace learning: The 5S way. J. Workplace Learn., 19:185-191.
How, L.C. (2007). Faktor –Faktor Yang Mempengaruhi Gejala Ponteng Di Kalangan Pelajar Sekolah Menengah. Universiti Teknologi Malaysia: Tesis Sarjana.
Husin, M.N. (2006). Kajian Terhadap Pelaksanaan Amalan 5S Dalam Sistem Pengurusan Kualiti Di Kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn (KUiTTHO). Universiti Tun Hussein Onn Malaysia: Tesis Sarjana.
Idris, N. (2010). Penyelidikan dalam Pendidikan. Malaysia: Mc Graw Hill. Ismail, M.N. (2002). Kajian Persekitaran di Sebuah Kolej universitiTerhadap
Keselesaan Aktiviti Pengajaran dan Pembelajaran. Kolej Universiti Teknologi Hussein Onn: Tesis Sarjana.
Ismail, N.H. (2001). Laluan Ke Arah Pencapaian Sistem Kualiti MS ISO 9000: Satu Kajian Kes Di Institut Teknologi Tun Hussein Onn. Kolej Universiti Teknologi Hussein Onn: Tesis Sarjana.
Jabatan Perkhidmatan Awam (2011). Panduan Sistem Persekitaran Berkualiti (QES/5S). Putrajaya: Jabatan Perkhidmatan Awam.
J. Michalska, D. Szewieczek, (2007). The improvement of the quality management by the activity-based costing, Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering 21/1. 91-94.
J. Michalska, (2006). The usage of the quality-cost analysis in a production process, Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering 16. 190-198.
Kamus Dewan, Edisi 4 (2005), Dewan Bahasa dan Pustaka.
Kementerian Pendidikan Malaysia, (1998). Pendidikan Vokasional Dalam Konteks Wawasan 2020. Kuala Lumpur: Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional.
Kesseli, J. & Semenoff, J. (2009). Practical Lean Management in a Chain Operated Hypermarket Concept. University of Applied Sciences: Tesis Sarjana Muda. Khalid, A. (2002). Amalan Pengurusan Bengkel di Sekolah Menengah Vokasional
yang Telah di Naik Taraf. Satu Tinjauan. Universiti Teknologi Malaysia: Tesis Sarjana Muda.
Korkut, D.S. (2009). 5S activities and its application at a sample company, African Journal of Biotechnology Vol. 8 (8). 1720-1728.
Lebar, M.S. (2000). Pentadbiran Pendidikan dan Pendidikan Di Malaysia. Petaling Jaya: Addison Wesley Longman Malaysia Sdn Bhd.
Lopes, R. & Rodirguess, J. (2002). Are the Housekeeping Programs Out of Date. Tarikh carian: 20 November 2011 dari
http://www.pomsmeetings.org/ConfProceedings/001/Papers/QM-03.2.pdf Marican. S. (2005). Kaedah Penyelidikan Sains Sosial. Petaling Jaya, Selangor:
Pearson Malaysia Sdn. Bhd.
Michalska, J. & Szewieczek, D. (2007). The 5S methodology as a tool for improving the organisation. Journal of Achievements in Materials and Manufacturing Engineering volume 24. 211-214.
Mohammad Najib, A.G. (1999). Penyelidikan Pendidikan. Johor: Penerbit Universiti Teknologi Malaysia.
Mohamed Noor, M.Y. (1994). Bimbingan dan Masalah Ponteng sekolah. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka.
Mohamed, Z. (2002). Aktiviti 5S : sisih, susun, sapu, seragam dan sentiasa praktik . Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distributors.
Mohd Majid, K. (2004). Kaedah Penyelidikan Pendidikan. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Mohd Nizam, A.R. (2010). Implementation of 5S Practices in the Manufacturing Companies: A Case Study. American Journal of Applied Sciences 7, 8, 1182-1189.
Mok, Soon Sang (1996). Pedagogi 1: Kurikulum dan Pengurusan Bilik Darjah. Edisi Baru. Kuala Lumpur: Kumpulan Budiman Sdn. Bhd.
Moradi, M. (2011). Effects of Implementing 5S on Total Productive Maintenance: A Case in Iran. ICQR, 2011 IEEE International Conference. 41-45
Muhamood, S.N. (2006). Amalan 5S di Makmal Pengajaran dan Pembelajaran di kolej Universiti Teknologi Tun Hussein Onn. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia: Tesis sarjana.
Mustapha, H. (2000). Amalan Peraturan Keselamatan Bengkel di Kalangan Pelajar 4 STP (Kejuruteraan Awam / Jentera / Elektrik / Kemahiran Hidup) di Fakulti Pendidikan, UTM, Skudai : SatuTinjauan. Universiti Teknologi Malaysia: Tesis Sarjana Muda.
Omar, K. (27 Oktober 2010). 5S tingkat mutu perkhidmatan awam. Utusan Malaysia. Halaman S 6.
Peterson, J. and Smith, R. (1998). The 5S Pocket Guide. Portland: Productivity Inc. Rahman, M.N. (2010). Implementation of 5S Practices in the Manufacturing
Companies: A Case Study. American Journal of Applied Sciences 7 (8). 1182-1189.
Ramaiah, A.L. (1995). Penyelidikan Keberkesanan Sekolah: Masalah Konsepsi Dan Metodologi. Kuala Lumpur, Universiti Malaya.
Sarji, A. (1990). Perkhidmatan Awam Yang Berkualiti. Kuala Lumpur: Institut Tadbiran Awam.
Shibli, A.M. (2010). Mengubah Kebiasaan Kita. Tarikh carian: 2 November 2010 dari http://www.tabung-baitulmal-sarawak.org.my/amalan5s_4.html
Suhaimy, K.A. (1997). Satu Tinjauan TentangPersepsi Guru-Guru TerhadapProgram atihan Dalaman Yang Dijalankan Di Sekolah-Sekolah. Universiti Utara Malaysia: Tesis Sarjana.
Straker, D. (2010). 5S overview. Tarikh carian: 3 Disenber 2011 dari http://www.paranetgroup.com/cm/pdfs/5SsOverviewbyStraker.pdf
Syed Arabi, I. (2002). Kaedah Penyelidikan Komunikasi dan Sains Sosial. Selangor: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Tovey P. (1994). Quality Assurance In Continuing Proffessional Education: An Analysis. London: Routledge.
Tsuchiya, K. (1997). Super 5S Engineering. Tokyo: JPC-SED Press. Utusan Publications and Distributors Sdn Bhd.
Tuan Mahmud, T.F. (2010). Perlaksanaan Amalan 5S di Bengkel Kejuruteraan di Politeknik. Universiti Tun Hussein Onn Malaysia: Tesis Sarjana.
Warwood, S.J. and Knowles, G. (2004). An investigationinto Japanese 5S Practicein UK Industry. The TQM Magazine Volume 16(5). 347-353.
West, P. (1989). Designing a Staff Development Program. Journal of Higher Education 13(1).