STIKES MARANATHA KUPANG Kode/No : 1.8/SOP-SPMI/2016 Revisi : 0
Tanggal: 13 April 2016
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.
2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Ruang Lingkup
Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Institusi Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) yang ada pada bidang didalam proses SPMI STIKes Maranatha Kupang untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di SPMI STIKes Maranatha Kupang, yaitu : Ketua SPMI STIKes Maranatha Kupang, Sekretaris SPMI STIKes Maranatha Kupang, para Wakabid dan tim auditor mutu internal
Definisi
1. Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) adalah perangkat penjaminan mutu Institusi Maranatha Kupang yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit.
3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (SPMI), adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (SPMI), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI).
4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.
5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan : Tidak terdapat elemen sistem.
Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu.
Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.
Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan
SOP Penjaminan Mutu di STIKes Maranatha Kupang
Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.
Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan :
Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.
Referensi
1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Institusi Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang).
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).
3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.
5. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.
6. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.
7. Statuta STIKes Maranatha Kupang.
Uraian Prosedur :
1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.
2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.
3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).
4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.
5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.
6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan
mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor interna l harus melakukan konfirmasi ke MR.
7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).
8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.
9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan.
10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).
11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) STIKes Maranatha Kupang.
SOP Penjaminan Mutu di STIKes Maranatha Kupang
Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit
Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)
Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit
Kerja
Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan
Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Sekretaris Perbaikan Kepada TM, Serta Daftar Ketidaksesuaian
Melakukan Verifikasi Terhadap Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang
Telah Dilakukan (5 hari) Mutu Internal
A
Unit Kerja
Unit Kerja
Auditor Internal
Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan Mengajukan Rencana Tindakan
Perbaikan (5 hari)
Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan)
Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
yang Telah Dilakukan (1 hari)
Klarifikasi Hasil Audit Mutu
Internal
Sesuai
Tidak
Ya
Klarifikasi Hasil Audit
Selesai
SOP Penjaminan Mutu di STIKes Maranatha Kupang
Lampiran
1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal SPMI STIKes Maranatha Kupang