SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

(1)

(2)

1

(3)

Penerapan SOP Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang

Proses

Penanggungjawab

Tanggal

Nama Jabatan Tandatangan

Perumusan Antonius R. Vanchapo, S.Kep., M.M.Kes Ka Unit SPMI 10-10-2016

Pemeriksaan Stefanus M. Kiik, M.Kep., Sp.Kep.Kom Waket I 10-10-2016

Persetujuan Mery L. Fangidae Tumeluk, SST., MPH Ketua STIKes 10-10-2016

Penetapan Mery L. Fangidae Tumeluk, SST., MPH Ketua STIKes 10-10-2016

Pengendalian Antonius R. Vanchapo, S.Kep., M.M.Kes Ka Unit SPMI 10-10-2016

(4)

SOP Penjaminan Mutu di STIKes Maranatha Kupang

PENJAMINAN MUTU

M orality I ntellectuality E ntrepreneurship

(5)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENJAMINAN MUTU

Kode Dokumen SOP-SPMI/STIKES-MRTH/1/2016

Revisi -

Tanggal 25 November 2016

Diajukan Oleh Antonius Rino Vanchapo, S.Kep., M.MKes Dikendalikan Oleh Stefanus Mendes Kiik, M.Kep., Sp.Kep.Kom Disetujui Oleh Mery L. Fangidae Tumeluk, SST., M.PH

(6)

Lembar Pengendalian ……… 2

Daftar Isi……….... 2

SOP Tinjauan Manajemen... 4

SOP Pengendalian dokumen dan Rekaman... 6

SOP Penetapan Standar... 15

SOP Pelaksanaan Standar... 17

SOP Pengembangan/Peningkatan Standar... 19

SOP Pengendalian Standar... 21

SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan... 23

SOP Audit Mutu Internal... 34

SOP Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran... 53

SOP Monitoring dan Evaluasi Hibah... 55

(7)

Tujuan

Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di STIKes Maranatha Kupang berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

Ruang Lingkup

Peninjauan ulang Manajemen Puncak (Top Management) terhadap dokumentasi dan implementasi Sistem Manajemen Mutu STIKes Maranatha Kupang agar menjamin keberlangsungan, kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu di STIKes Maranatha Kupang

Definisi

1. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) Institusi untuk meninjau sistem manajemen mutu Institusi Maranatha

Kupang pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu.

Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu Institusi.

2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan Institusi yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu.

3. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh Institusi yang berkaitan dengan mutu

Referensi

1. Standar mutu STIKes Maranatha Kupang 2. Manual Mutu STIKes Maranatha Kupang 3. Program Kerja STIKes Maranatha Kupang

Uraian Prosedur :

1. Ketua/Wakil Ketua I memberikan mandat kepada Pusat Penjaminan Mutu Institusi untuk mengadakan evaluasi pada suatu sistem manajemen yang sedang berlaku.

2. SPMI mengadakan rapat untuk membahas hasil AIM/hasil angket dari pelanggan dan sivitas akademika/hasil visitasi akreditasi.

3. SPMI menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Pimpinan Institusi

SOP TINJAUAN MANAJEMEN

STIKES MARANATHA KUPANG Kode/No : 1.1/SOP-SPMI/2016 Revisi : 0

Tanggal: 13 April 2016

Halaman : 1 dari 3

(8)

Pelaksana Bagan Alir Dokumen

Wakil Ketua 1

PPM

Sekretaris PPM

Kaprodi, Ka Bagian/UPT

Sekretaris PPM/MR

mulai

Menugaskan PPM untuk mengadakan evaluasi sistem manajemen yang sedang berlangsung

Mengadakan rapat membahasa hasil AIM dan menyampaikan ke pimpinan

Membuat udangan rapat tinjauan mutu

Mengikuti rapat tinjauan mutu

Membuat rekap laporan tinjauan dan melaporkan serta upload di website

selesai

Jadwal rapat

undangan

Laporan

5. Sekretaris SPMI mengundang semua Pimpinan Program Studi, Bagian/UPT untuk

hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

6. Pimpinan Program Studi, Bagian/UPT melaksanakan rapat tinjauan manajemen.

7. Sekretaris SPMI mencatat, menyusun, melaporkan kepada Ketua/Wakil Ketua 1 dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen.

8. Sekretaris SPMI mengunggah laporan hasil tinjauan manajemen di Website STIKes Maranatha Kupang. Bagan

Alur

(9)

Tujuan

1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan SPMI tingkat Institusi.

2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja.

3. Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen SPMI, meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu, misalnya Standar Mutu, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung dan Borang yang berkaitan dengan mutu.

Definisi

1. Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Ketua dan diberi tugas untuk membantu Ketua dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di STIKes Maranatha Kupang.

2. Manajemen Representatif (MR) adalah seseorang yang bertugas :

a) Memantau semua proses yang terkait sistem penjaminan mutu (SPM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara.

b) Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SPM STIKes Maranatha Kupang.

c) Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan STIKes Maranatha Kupang.

d) Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pimpinan dan feedback pelanggan lainnya.

e) Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal satu kali per tahun.

3. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) adalah Unit kerja yang mengkoordinasikan dan melaksanakan kegitan akademik dalam satu atau beberapa disiplin ilmu, teknologi dan kesenian.

4. Unit Kerja Penunjang Akademik (UKPPA) adalah unit kerja yang menunjang pelaksanaan unit kerja pelaksana akademik.

5. Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Dekan dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat , / Program.

6. Unit Penjaminan Mutu (UPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh

STIKES MARANATHA KUPANG

Kode/No : 1.2/SOP-SPMI/2016 Revisi : 0

Halaman : 1 dari 3

(10)

7. Dokumen Induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Institusi dan Ketua dibantu SPMI. Dokumen induk untuk Institusi meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua, Pedoman Pendidikan. Sedangkan untuk program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kaprodi, Pedoman Pendidikan Program Studi.

8. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk Institusi meliputi Standar Mutu Institusi, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Sedangkan untuk program studi adalah Standar Mutu Program Studi, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem dokumentasi SPMI.

9. Satu siklus SPMI adalah suatu kegiatan SPMI yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu, setelah diselesaikannya pengembangan, dilaksanakan dan dilaporkan hasil evaluasi sistem kepada atasan unit kerja.

10. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

11. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

12. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

13. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

14. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

15. Kaidah Perguruan Tinggi Maranatha.

(11)

a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

b. Ketua SPMI dibantu Sekretaris SPMI bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut :

Judul / Nama dokumen Nomor kode dokumen Status perubahan (Revisi) Tanggal penerbitan

Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan

a. Dokumen SPMI tingkat STIKes Maranatha Kupang yang baru atau dokumen yang direvisi diajukan oleh Wakil Ketua 1 dan disahkan Ketua / Senat STIKes Maranatha Kupang dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.

Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.

b. Wakil Ketua 1 dibantu SPMI menerbitkan dan menggandakan dokumen.

c. Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI untuk mengembangkan SPMI atau staf SPMI mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.

d. Masing-masing Wakabid SPMI dibantu Staf SPMI harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :

Peta lokasi file dokumen (site map)

Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

a. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.

b. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.

c. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

a. Pengendalian Rekaman

Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

a) Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf SPMI menyimpan daftar

(12)

Judul / Nama dokumen.

Nomor kode dokumen.

Status perubahan (Revisi).

Tanggal penerbitan.

Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan.

c) Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003).

d) Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf SPMI mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :

Peta lokasi file dokumen (site map)

Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

e) Tiap enam bulan sekali Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf

SPMI melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman

sesuai waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman

kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota SPMI dan Staf SPMI melakukan

pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua SPMI sesuai dengan metode

pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).

(13)

Bagan Alir 1. Pengendalian Dokumen

Mulai

Reviewer sebelumny a

Ketua SPMI, Bidang SPMI dan Staf SPMI

Ketua

Wakil Ketua I, Ketua SPMI, dan Staf SPMI

Meninjau dan menyetujui perubahan dokumen

Memberikan identitas dokumen sebelum diterbitkan, kemudian diserahkan Wakil Ketua I untuk kemudian diajukan kepada Ketua

Menyetujui dan mengesahkan dokumen

Menerbitkan dan menggandakan dokumen

Bidang SPMI dan Staf SPMI

Penerima Dokumen

Mendistribusikan dan mengendalikan dokumen

Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru

Mengendalikan data

Borang Nama, Revisi dan Distribusi

Dokumen (00000 00000)

Daftar Revisi Dokumen (00000 00000

Selesai

(14)

2. Pengendalian Rekaman

Mulai

Ketua SPMI

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman

Meminta Bidang SPMI dan Staf SPMI untuk melakukan tinjauan

Melakukan pemusnahan rekaman yang sudah melebihi waktu retensi

Selesai

(15)

Lampiran

1.

Borang revisi dan distribusi dokumen SPMI (00000 00000 00)

No Dokumen Kode Revisi Penerima

(16)

2.

Borang Distribusi Dokumen Terkendali (00000 00000 00)

Nama, Kode Dokumen :

Copy ke- Penerima Tanggal Tandatangan

1 2 3 4 5 6 7 8 dst

(17)

3.

Borang Revisi Dokumen SPMI (00000 00000 00)

Borang Rekaman Revisi Dokumen SPMI

Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Alasan Penanggung

(18)

SOP PENETAPAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan STIKes Maranatha Kupang.

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya berlaku :

1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan.

2. Untuk semua lingkup manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Merancang standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci.

2. Merumuskan standar : menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour,

Competence, and Degree.

3. Menetapkan standar : tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.

4. Studi pelacakan : tindakan berupa penelusuran lulusan Institusi Maranatha Kupang yang sudah bekerja.

5. Uji public : tindakan yang telah disetujui oleh stake holder atau pemakai lulusan STIKes Maranatha Kupang

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

(19)

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

11. Peraturan Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.

12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

13. Pedoman Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

14. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

15. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

16. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

17. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

18. Kaidah Perguruan Tinggi Maranatha.

1. Visi dan misi STIKes Maranatha Kupang dipakai sebagai landasan dan tujuan akhir ketika merancang dan menetapkan standar mutu sistem penjaminan mutu internal.

2. Pelajari kondisi faktual yang ada dari kegiatan yang akan dibuat standarnya untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang masih ada dan bandingkan dengan kondisi ideal yang ingin dicapai.

3. Perhitungkan daya dukung sarana prasarana serta sumber daya manusia yang dimiliki dan yang akan melasanakan standar yang dibuat.

4. Melibatkan stake holder untuk mendapatkan masukan dalam menetapkan standar yang dibuat.

5. Pelajari semua peraturan yang ada, yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.

6. Lakukan evaluasi diri terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.

7. Buatlah draft awal standar menggunakan rumus ABCD

8. Lakukan uji publik dan sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran.

9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil nomor

8.

(20)

SOP PELAKSANAAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan STIKes Maranatha Kupang

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Melaksanakan Standar : ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya

2. Prosedur/SoP : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren .

3. Instruksi Kerja : rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

11. Peraturan Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.

12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Maranatha Nomor

178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

(21)

Perguruan Tinggi Maranatha.

14. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

15. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

16. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

17. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

18. Kaidah Perguruan Tinggi Maranatha.

1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar.

2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non -dosen , dan mahasiswa, secara periodik dan konsisten.

3. Siapakan dan tuliskan dokumen tertulis berupa : prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar.

4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan

menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian.

(22)

SOP PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan STIKes

Maranatha Kupang

Ruang Lingkup

1. Pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus setelah berakhir, akan ditingkatkan mutunya, siklus setiap standar yang ditetapkan oleh STIKes Maranatha Kupang adalah 5 tahunan.

2. Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Pengembangan atau peningkatan standar : upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan.

2. Evaluasi Standar : tindakan menilai isi standar di dasarkan, antara lain, pada : 1. Hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya.

2. Perkembangan situasi dan kondisi STIKes Maranatha Kupang, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan STIKes Maranatha Kupang dan masyarakat pada umumnya.

3. Relevansinya dengan visi dan misi STIKes Maranatha Kupang.

3. Siklus Standar : durasi atyau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek yang diatur di dalamnya.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka

(23)

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

11. Peraturan Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.

12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

13. Pedoman Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

14. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

15. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

16. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

17. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

18. Kaidah Perguruan Tinggi Maranatha.

1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar.

2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen.

3. Evaluasi isi standar.

4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru.

Tempuh langkah atau prosedur yang berlaku dalam penetapan standar

(24)

SOP PENGENDALIAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan STIKes Maranatha Kupang.

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Pemantauan atau monitoring : mengamati sesuatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.

2. Pemeriksaan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggara pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut berjalan sesuai dengan isi standar.

3. Evaluasi : tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000

Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

(25)

Majelis Pendidikan Tinggi.

12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

13. Pedoman Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

14. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

15. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

16. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

17. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

18. Kaidah Perguruan Tinggi Maranatha

1. Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan.

2. Catat dan rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar.

3. Catat dan rekam bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dan bukti fisik dari setiap standar yang telah dilaksanakan.

4. Periksa, pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai dan Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.

5. Catat atau rekam semua tindakan korekstif yang diambil dan Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal : apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.

6. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraiakan di atas.

7. Laporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit kerja dan

pimpinan STIKes Maranatha Kupang disertai saran atau rekomendasi.

(26)

SOP PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian mutu lulusan pada semua tahapan proses pelaksanaan pembelajaran mahasiswa Institusi Maranatha Kupang, yang meliputi bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat

Ruang Lingkup

Pengendalian mutu lulusan yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua proses lulusan dan kurikulum serta proses belajar mengajar yang tidak sesuai pada saat realisasi pendidikan,penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat

Definisi

1. Produk Institusi ialah Pelayanan pendidikan yang terdiri dari proses pembelajaran mahasiswa dan mutu Lulusan.

2. Lulusan ialah mahasiswa Maranatha Kupang yang telah selesai studi

dalam kurun waktu yang telah ditetap ( paling lama 8 semester atau 14 semester sesuai dengan pedoman pendidikan.

3. Mutu Lulusan ialah kualitas akademik yang diperoleh lulusan berdasarkan parameter IPK (Indeks Prestasi Kumulatif) dan lama masa studi sesuai dengan pedoman pendidikan.

4. Produk tidak sesuai adalah mutu lulusan STIKes Maranatha Kupang yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Referensi

1. Manual Mutu STIKes Maranatha Kupang 2. Dokumen Mutu STIKes Maranatha Kupang

1. Ketua menerima keluhan dan masukan dari mahasiswa, lulusan, dan pengguna lulusan (stake holder) mengenai mutu lulusan Maranatha Kupang yang tidak sesuai.

2. Ketua mendiskusikan keluhan bersama wakil Ketua 1, Pusat Penjamiman Mutu, kaprodi terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan.

3. Ketua bersama wakil Ketua 1, Pusat Penjaminan Mutu, Kaprodi terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan.

4. Ketua bersama wakil Ketua 1, Pusat Penjaminan Mutu, Kaprodi terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah.

5. Ketua bersama wakil Ketua 1, Pusat Penjaminan Mutu, Kaprodi terkait terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi.

(27)

SOP TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

SOP ini menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis STIKes Maranatha Kupang (STIKes Maranatha Kupang) untuk mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.

Ruang Lingkup

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam manual prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.

Definisi

1) Produk STIKes Maranatha Kupang adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu (MM) STIKes Maranatha Kupang

2) Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau kebutuhan seperti dipersyaratkan di dalam MM STIKes Maranatha Kupang).

3) Manual Mutu (MM) STIKes Maranatha Kupang adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi STIKes Maranatha Kupang untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

4) Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

5) Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu STIKes Maranatha Kupang meliputi Standar Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur (MP), Intruksi Kinerja, Evaluasi Kinerja, Borang dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), BAN - PT dan Standar Nasional Pendidikan.

6) SPMI adalah Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang.

Referensi

1. Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) Sistem Penjaminan Mutu Internal

Perguruan Tinggi (SPMI - PT) DiKetuaat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.

(28)

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

5. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

6. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004.

7. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

8. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

9. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

11. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

12. Peraturan Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.

13. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

14. Pedoman Pimpinan Pusat Maranatha Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Maranatha.

15. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

16. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

17. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

18. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

1. Pengendalian dokumen

a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

b. Ketua SPMI dibantu Sekretaris SPMI bertanggung jawab atas pemberian identitas sebagai berikut :

Judul / Nama dokumen Nomor kode dokumen Status perubahan (Revisi) Tanggal penerbitan

Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan

dan mengesahkan

(29)

Maranatha Kupang dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.

d. Wakil Ketua 1 dibantu SPMI menerbitkan dan menggandakan dokumen.

e. Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI untuk mengembangkan SPMI atau staf SPMI mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.

f. Masing-masing Wakabid SPMI dibantu Staf SPMI harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :

Peta lokasi file dokumen (site map)

Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

g. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.

h. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.

i. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

2. Pengendalian Rekaman

Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

a. Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf SPMI menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen.

b. Dalam pengendalian rekaman, Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf SPMI harus memberi identitas sebagai berikut :

Judul / Nama dokumen.

Nomor kode dokumen.

Status perubahan (Revisi).

Tanggal penerbitan.

Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan.

c. Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003).

d. Ketua SPMI dibantu Anggota SPMI dan Staf SPMI mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :

Peta lokasi file dokumen (site map)

Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

(30)

waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota SPMI dan Staf SPMI melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua SPMI sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat

(dibakar atau dibuang).

(31)

Bagan Alir

1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Mulai

Wakil Ketua I

Menyelidiki penyebab ketidaksesuaian

Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll.

Unit Terkait

Wakil Ketua I,

Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan

Memastikan pelaksanaan tindakan

Melaksanakan dan merekam perubahan

Selesai

Borang Daftar Ketidaksesuaian

00000 05002 01

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000) :

 Borang Daftar Revisi Dokumen

 Borang Daftar Rekaman Mutu

(32)

b. Pemrakarsa Tindakan Korektif

Mulai

Unit Kerja Mengusulkan Tindakan Korektif

Wakil Ketua I, Ketua SPMI, Bidang SPMI dan Staf SPMI

Mengidentifikasi Ketidaksesuaian

Mendiskusikan Ketidaksesuaian

Borang Daftar Ketidaksesuaian 0000 0000 0000

Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000

Selesai

(33)

Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif

Mulai

Unit Kerja

Wakil Ketua I

Unit Kerja

Wakil Ketua I

Mengkaji Usulan Tindakan Korektif

Membuat Kesepakatan Tanggal

Memastikan Pelaksanaan

Melakukan Verifikasi

Meminta Persetujuan Ketua SPMI untuk Melakukan Perubahan

Mengendalikan Perubahan

Melaksanakan dan Merekam Perubahan

Selesai

Borang Daftar Ketidaksesuaian 0000 0000 0000

Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000

Borang Daftar Ketidaksesuaian

0000 0000 0000

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):

 Borang Daftar Revisi Dokumen

(34)

c. Tindakan Pencegahan

Mulai

Unit Kerja

Memperbaiki Proses

Wakil Ketua I

Unit Kerja

Wakil Ketua I

Memperbaiki Dokumentasi

Memperbaiki Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Sistem Penjaminan Mutu Internal

Memperbaiki Peralatan

Memperbaiki Mutu

Meningkatkan Pelatihan

Meningkatkan Kesadaran

Memperbaiki Prosedur

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):

 Borang Daftar Revisi Dokumen

 Borang Daftar

Rekaman Mutu

(35)

33

Lampiran

1. Borang Daftar Ketidaksesuaian dan Perbaikannya (0000 0000 0000) Audit ke :

Bulan :

No Temuan

Tanggal Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Auditor Teraudit Bidang/Dokume n yang diaudit

Uraian Ketidakses uaian

Tindakan Perbaikan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanda Tangan MR

...

(1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor

(6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaik(12) Status Akhir : open, closed

(36)

2. Borang Klarifikasi Atas Temuan (0000 0000 0000)

Bidang Teraudit Auditor :

Tgl Audit :

No. Temuan :

Uraian Ketidaksesuaian : Kategori:

1. KTS 2. Observasi

Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan

Auditee

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status Temuan Tanda tangan MR

1.

OPEN

2.

CLOSED

(37)

SOP AUDIT MUTU INTERNAL

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.

2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

Ruang Lingkup

Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Institusi Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) yang ada pada bidang didalam proses SPMI STIKes Maranatha Kupang untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di SPMI STIKes Maranatha Kupang, yaitu : Ketua SPMI STIKes Maranatha Kupang, Sekretaris SPMI STIKes Maranatha Kupang, para Wakabid dan tim auditor mutu internal

Definisi

1. Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) adalah perangkat penjaminan mutu Institusi Maranatha Kupang yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit.

3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (SPMI), adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (SPMI), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI).

4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.

5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan : Tidak terdapat elemen sistem.

Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu.

Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.

Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan

(38)

Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.

Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.

6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan :

Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.

Referensi

1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Institusi Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang).

2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).

3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

4. Buku Peraturan Akademik STIKes Maranatha Kupang.

5. Rencana Strategi STIKes Maranatha Kupang.

6. Rencana Operasional STIKes Maranatha Kupang.

7. Statuta STIKes Maranatha Kupang.

1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.

2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.

3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).

4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.

5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.

6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk

harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor

internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan

(39)

mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor interna l harus melakukan konfirmasi ke MR.

7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).

8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.

9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan.

10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).

11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya,

MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem

penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (SPMI) STIKes Maranatha

Kupang.

(40)

Bagan Alir

Mulai

Sekretaris

Ketua

Sekretaris

Auditor Internal

Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit Kerja, berikut konsep Team Audit Mutu Internal dan distribusinya (3 hari).

Menerbitkan Surat Tugas Team Audit Mutu

Internal (1 hari)

Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)

Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit

Kerja

Jadwal Audit Mutu Internal dan Konsep Team Audit Mutu Internal

Surat Tugas Team

Audit Mutu

Internal

Jadwal Audit Mutu Internal

Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian

A

(41)

Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan

Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Sekretaris Perbaikan Kepada TM, Serta Daftar Ketidaksesuaian

Melakukan Verifikasi Terhadap Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang

Telah Dilakukan (5 hari) Mutu Internal

A

Unit Kerja

Auditor Internal

Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan Mengajukan Rencana Tindakan

Perbaikan (5 hari)

Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan)

Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

yang Telah Dilakukan (1 hari)

Klarifikasi Hasil Audit Mutu

Internal

Sesuai

Tidak

Ya

Klarifikasi Hasil Audit

Selesai

(42)

Lampiran

1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal SPMI STIKes Maranatha Kupang

SURAT TUGAS

No : ………

Ketua Unit Lembaga Penjaminan Mutu Institusi Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang) menunjuk nama – nama berikut :

Ketua Pelaksana : ………..

Sekretaris Pelaksana : ………..

Auditor Internal : 1. ……….

2. ……….

3. ……….

Sekretariat : 1. ……….

2. ……….

3. ……….

Untuk menjadi Team Audit Mutu Internal Tahun ……….. di Pusat Penjaminan Mutu STIKes Maranatha Kupang (SPMI STIKes Maranatha Kupang). Demikian untuk dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Kupang, ………

Ketua Unit LPMI STIKes Maranatha

Kupang

..……….

NIDN : ………...

Tembusan :

1. Yang Bersangkutan.

2. Arsip.

(43)

Lampiran Surat No : ………

Distribusi Auditor Internal

No Bidang Auditor Internal

(44)

SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (SPMI)

STIKes MARANATHA KUPANG

Jln. Kamp. Bajawa Nasipanaf, Desa Baumata Barat, Kec. Taebenu Kab. Kupang

PROGRAM KERJA AUDIT MUTU AKADEMIK (AIMA) PUSAT PENJAMINAN MUTU STIKes MARANATHA KUPANG

Program Studi : ... ,

: ...

Nama Kaprodi : ...

(………..……..)

Direview

Oleh Auditor I : Tanggal : Paraf :

Direview

Oleh Auditor II : Tanggal : Paraf :

LANGKAH KERJA:

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA  % Bukti Keterangan

1 2 3 4 5 6

A Gugus Kendali Mutu ,

1

Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu:

a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

2

Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard Mutu, Peraturan Akademik) apakah sudah tersosialisasi melalui;

a) Buku

(45)

b) Selebaran c) Website d) lainnya

3

Keberadaan Gugus Kendali Mutu , apakah sudah didukung adanya:

a) Ruang kerja

b) Fasilitas pendukung (meja kerja, almari, komputer)

c) Tenaga administrasi d) lainnya

B Unit Penjaminan Mutu Program Studi 4

Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi

serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu:

a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

5

Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard Mutu, Peraturan Mutu) sudah tersosialisasi melalui:

a) Buku b) Selebaran c) Website d) lainnya

6

Keberadaan Unit Penjaminan Mutu Program Studi sudah didukung adanya:

a) Ruang kerja

b) Fasilitas pendukung (meja kerja, almari, komputer)

c) Tenaga administrasi d) lainnya

(46)

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA  % ^Bukti Keterangan

1 2 3 4 5 6

C PRODI

7

Adakah Dokumen GBPP dan SAP

8

Adakah kesesuaian format GBPP dan SAP yang ada di Undip

9

Periksa isi SAP

a) Apakah sudah ada muatan soft skill b) Apakah sudah ada muatan

entrepreneurship

c) Apakah sudah menggunakan metode pembelajaran SCL

10 Sosialisasi GBPP dan SAP dilakukan melalui media:

a) Buku b) Selebaran c) Website

11 Periksa adakah instrumen monitoring kesesuaian GBPP dan SAP dengan pelaksanaan pembelajaran 12 Periksa apakah kegiatan monitoring (butir 11)

dilaksanakan

13 Jika sudah dilaksanakan siapa yang melaksanakan a) Unit Penjaminan Mutu Program Studi b) Pengelola ,/Prodi

c) Tenaga adiministrasi

14 Periksa apakah sejak 2008 dokumen GBPP dan SAP sudah direvisi

15 Apakah dosen memberi kuliah sering menggeser jadwal (waktu) dan ruang kuliah

16 Apakah awal kuliah tersedia kontrak kuliah

17 Sesuaikah kontrak kuliah dengan GBBP dan/atau SAP

18 Evaluasi jumlah tatap muka setiap semester:

(47)

a) < 12 tatap muka b) 12 s/d 14 tatap muka c) > 14 tatap muka

19 Apakah dilaksanakan kelas paralel?

20 Berapa jumlah mahasiswa dalam satu kelas a) < 40 mhs

b) 41 – 60 mhs c) 61 - 80 mhs d) > 81 mhs

21 Evaluasi kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan:

a) < 75%

b) ≥ 75%

22 Berapa jumlah dosen dalam satu program studi dan berapa jumlah mahasiswa semua angkatan?

a) ……….. dosen*

b) ……….. mhs*

c) Rasio* = ………….

Ket : Dosen tetap

*) diisi angka

23 Evaluasi proses pembelajaran dilakukan secara:

a) Manual b) On line

24 Periksa bukti hasil evaluasi pembelajaran terhadap dosen. Hitung persentase jumlah dosen dengan nilai:

a) Sangat baik b) Baik c) Jelek d) Sangat jelek

25 Apakah mahasiswa mengetahui hasil evaluasi proses belajar

(48)

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA  % Bukti Keterangan

1 2 3 4 5 6

26 Ada tindak lanjut hasil evaluasi proses belajar a) LCD projector

b) OHP

c) White/black Board

d) Ketersediaan akses internet e) Ketersediaan Sound system 28 Fasilitasi sarana keamanan yang tersedia:

a) APAR (alat pemadam api ringan) b) Tanda-tanda jalur evakuasi

c) Disain pintu yang aman (pintu membuka keluar: Ruang kuliah; ruang pertemuan;

ruang Lab)

d) Bangunan bertingkat dengan jumlah tangga lebih dari satu unit

e) Alarm tanda bahaya f) Emergency lamp/genset

29 Periksa persentase proporsi fasilitasi sarana kebersihan dan kesehatan terhadap jumlah mahasiswa

a) Tempat sampah

b) Jumlah kelas yang bersih c) Ketersediaan Km/Wc d) Ruang P3K

Keterangan : Tanda (-) tidak perlu diisi.

Tanda (√) Jawaban Ya/ Ada

(49)

No. Nama Manual Prosedur (MP/SOP) √ Bukti Ket

1. MP/SOP Penentuan Jadwal Matakuliah

2. MP/SOP Penggantian Jadwal Matakuliah

3. MP/SOP Pembatalan Jadwal Matakuliah

4. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah

5. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tambahan 6. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tamu

7. MP/SOP Pelaksanaan Praktikum

8. MP/SOP Penyusunan Soal Ujian

9. MP/SOP Pelaksanaan Ujian

10. MP/SOP Ijin Tidak Mengikuti Ujian

11. MP/SOP Pengajuan Proposal Penelitian

12. MP/SOP Peminjaman Alat Penelitian

13. MP/SOP Analisa Sampel di Laboratorium Analisis dan Instrumentasi

14. MP/SOP Pendaftaran Seminar Penelitian

15. MP/SOP Pengajuan Praktek Kerja ke Koordinator PK

16. MP/SOP Pelaksanaan Praktek Kerja

17. MP/SOP Pelaksaaan KKL

18. MP/SOP Pendaftaran Ujian Tugas Akhir

19. MP/SOP Pelaksaaan Ujian Tugas Akhir

20. MP/SOP Permohonan SKL

21. MP/SOP Pendaftaran Wisuda

22. MP/SOP Penyusunan Kurikulum

(50)

23. MP/SOP Implementasi Kurikulum Baru

24. MP/SOP Pembaharuan – Penambahan Materi Praktikum

25. MP/SOP Pengajuan Penelitian oleh Dosen

26. MP/SOP Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat oleh Dosen

27. MP/SOP Penyusunan Renstra program studi

28. MP/SOP Rapat

(51)

49

2. Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement (CAR)

Audit : Auditor : Tanda Tangan Ketua

Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda Tangan Auditee :

No Temuan

Kategori Temuan

Status Temuan

Bidang / Dokumen Yang

Diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran

Tindakan Perbaikan

Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanda Tangan MR

……….

(1) Nomer Temuan (2) Tanggal Temuan (3) Kategori Temuan : KTS, Observasi (4) Status : New, Open, Closed (5) Nama Auditor

(6) Personil / Unit Kerja yang Diaudit (7) Bidang yang Diaudit (8) Deskripsi Temuan Ketidaksesuaian (9) Tindakan Perbaikan yang Dilakukan (10) Tanggal Waktu Penyelesaian (11) Verifikasi Pada Dokumen yang Diperbaiki (12) Status Akhir : Open, Closed

(52)

Klarifikasi Tindakan Korektif

Bidang yang diaudit Auditor : Tanggal Audit Mutu Internal : Nomer Temuan :

Uraian Temuan : Kategori :

1. KTS

2. Observasi

Penyebab / Akar Masalah : Tanda Tangan Wakabid / MR

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee :

Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status CAR :

1. OPEN 2. CLOSED

Tanda Tangan Ketua SPMI

(53)

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL STIKes MARANATHA KUPANG

Teraudit :

Kesesuaian Perencanaan, Penggunaan dan Pelaporan Keuangan

Auditor : 1.

2.

Lingkup : Audit Keuangan (desk evaluation) tentang:

1. Format Laporan

2. Kesesuaian penggunaan Anggaran 3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan 4. Alokasi Penggunaan Anggaran Tanggal : ...

Waktu : ………...

Tempat : ………....

NO LINGKUP AUDIT ADA/

TIDAK CATATAN

I Format Laporan :

1. Lembar Pengesahan

2. Kesesuaian dengan Format Laporan dari Ketuaat.

II Kesesuaian Penggunaan Anggaran

Dokumen RAB:

1. Dokumen RAB Pengajuan 2. Dokumen RAB PAGU Dokumen Laporan:

1. Dokumen Laporan

2. Dokumen Pendukung Laporan (kwittansi, nota pembelian dll)

Dokumen Kebijakan

1. Peraturan penggunaan anggaran (al.

UTS/UAS, Skripsi/TA, Praktikum, PKL, Kegiatan lainnya)

III ALOKASI PENGGUNAAN ANGGARAN (disesuaikan dengan Usulan Program) 1. Penyusunan Renstra, Renop 2. Pelaksanaan Penjaminan Mutu

3. Program pelacakan dan perekaman data lulusan

4. Kuliah Tamu/umum/seminar

5. Pengiriman dosen dalam kegiatan seminar 6. Workshop penyusunan

kurikulum/peninjauan kurikulum

7. Workshop penyusunan soal ujian bermutu 8. Penyusunan modul praktikum

(54)

NO LINGKUP AUDIT ADA/

TIDAK CATATAN

9. Penyusunan panduan tugas akhir dan sosialisasi

10. Penelitian dan Pengabdian 11. Pengelolaan website ,

12. Kerjasama dalam negeri/luar negeri 13. Rapat Rutin

14. Honor dan Insentif 15. Lain - lain

Catatan:

(Auditor 1) (Auditor 2)