SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

(1)

(2)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENJAMINAN MUTU

M

orality

I

ntellectuality

E

ntrepreneurship

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Jl. Sutorejo 59 Surabaya

Telp. 031-3811966 Fax. 0313813096

(3)

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENJAMINAN MUTU

Kode Dokumen : 1/SOP-PPM/2013

Revisi : 0

Tanggal : April 2013

Diajukan Oleh : Wakil Rektor I

A.Aziz Alimul Hidayat, S.Kep, Ns, M.Kes

Dikendalikan Oleh

: Ketua Pusat Penjaminan Mutu Drs. Noto Adam, MM

Disetujui Oleh : Rektor UMSurabaya Dr. dr. Sukadiono, MM

(4)

DAFTAR ISI

Lembar Pengendalian ……… 2

Daftar Isi……….... 2

SOP Tinjauan Manajemen... 4

SOP Pengendalian dokumen dan Rekaman... 6

SOP Penetapan Standar... 15

SOP Pelaksanaan Standar... 17

SOP Pengembangan/Peningkatan Standar... 19

SOP Pengendalian Standar... 21

SOP Tindakan Korektif dan Pencegahan... 23

SOP Audit Mutu Internal... 34

SOP Monitoring dan Evaluasi Pembelajaran... 53

(5)

SOP TINJAUAN MANAJEMEN

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Kode/No : 1.1/SOP-PPM/2013 _{Revisi : 0}

Tanggal: 13 April 2013

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Menjamin bahwa implementasi Sistem Manajemen Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya berjalan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan dan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

Ruang Lingkup

Peninjauan ulang Manajemen Puncak (Top Management) terhadap dokumentasi dan implementasi Sistem Manajemen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya agar menjamin keberlangsungan, kesesuaian, kelengkapan, dan efektivitas Sistem Manajemen Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya

Definisi

1. Tinjauan Manajemen adalah langkah dari Manajemen Puncak (Top Management) Universitas untuk meninjau sistem manajemen mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya pada kurun waktu yang telah direncanakan untuk memastikan kesinambungan, kesesuaian, kecukupan dan efektivitas sistem menajemen mutu. Tinjauan ini termasuk pengkajian peluang peningkatan serta kebutuhan untuk mengubah sistem manajemen mutu, termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu Universitas.

2. Kebijakan Mutu adalah keseluruhan maksud dan tujuan Universitas yang telah dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak yang terkait dengan mutu.

3. Sasaran Mutu adalah sesuatu yang dicari atau dituju oleh Universitas yang berkaitan dengan mutu

Referensi

1. Standar mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Program Kerja Universitas Muhammadiyah Surabaya

Uraian Prosedur :

1. Rektor/Wakil rektor I memberikan mandat kepada Pusat Penjaminan Mutu Universitas untuk mengadakan evaluasi pada suatu sistem manajemen yang sedang berlaku.

2. PPM mengadakan rapat untuk membahas hasil AIM/hasil angket dari pelanggan dan sivitas akademika/hasil visitasi akreditasi.

3. PPM menyampaikan hasil evaluasi sistem manajemen kepada Pimpinan Universitas

4. PPM mengagendakan rapat tinjauan manajemen dan menginstruksikan sekretaris PPM sebagai MR untuk membuat surat undangan.

(6)

5. Sekretaris PPM mengundang semua Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT untuk hadir rapat tinjauan manajemen pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

6. Pimpinan Fakultas, Program Studi, Biro/UPT melaksanakan rapat tinjauan manajemen.

7. Sekretaris PPM mencatat, menyusun, melaporkan kepada Rektor/Wakil rektor 1 dan mengarsipkan laporan hasil tinjauan manajemen.

8. Sekretaris PPM mengunggah laporan hasil tinjauan manajemen di Website Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Bagan Alur

Pelaksana Bagan Alir Dokumen

Wakil Rektor 1 PPM Sekretaris PPM Dekan, Kaprodi, Ka Biro/UPT Sekretaris PPM/MR mulai

Menugaskan PPM untuk mengadakan evaluasi sistem manajemen yang sedang berlangsung

Mengadakan rapat membahasa hasil AIM dan menyampaikan ke pimpinan

Membuat udangan rapat tinjauan mutu

Mengikuti rapat tinjauan mutu

selesai

Membuat rekap laporan tinjauan dan melaporkan serta upload di website

undangan

Laporan Jadwal rapat

(7)

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

1. Menetapkan, memelihara dan membatasi sistem pengendalian semua dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan SPMI tingkat Universitas.

2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah disampaikan adalah edisi terbaru dan menjadi acuan unit kerja.

3. Prosedur pengendalian perubahan dokumen ditetapkan untuk mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen SPMI, meliputi dokumen induk yang bersifat normatif dan dokumen mutu, misalnya Standar Mutu, Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Dokumen Pendukung dan Borang yang berkaitan dengan mutu.

Definisi

1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Rektor dan diberi tugas untuk membantu Rektor dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di UMSurabaya.

2. Manajemen Representatif (MR) adalah seseorang yang bertugas :

a) Memantau semua proses yang terkait sistem penjaminan mutu (SPM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara. b) Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit

internal serta perbaikan SPM UMSurabaya.

c) Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UMSurabaya.

d) Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan pimpinan dan feedback pelanggan lainnya.

e) Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal satu kali per tahun.

3. Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) adalah Unit kerja yang mengkoordinasikan dan melaksanakan kegitan akademik dalam satu atau beberapa disiplin ilmu, teknologi dan kesenian.

4. Unit Kerja Penunjang Akademik (UKPPA) adalah unit kerja yang menunjang pelaksanaan unit kerja pelaksana akademik.

5. Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Dekan dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas / Program.

6. Unit Penjaminan Mutu (UPM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk membantu Kaprodi dalam mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan / Program Studi.

(8)

7. Dokumen Induk adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Universitas dan Rektor dibantu PPM, Senat Fakultas, Dekan dibantu GKM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk universitas / fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, OTK, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor / Dekan, Pedoman Pendidikan. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kaprodi, Pedoman Pendidikan Program Studi.

8. Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen Mutu untuk universitas / fakultas meliputi Standar Mutu Universitas / Fakultas, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung dan Borang. Sedangkan untuk jurusan / program studi adalah Standar Mutu Jurusan / Program Studi, Manual Mutu, Manual Prosedur, Dokumen Pendukung, Instruksi Kerja dan Borang. Semua dokumen harus memenuhi standar sistem dokumentasi SPMI.

9. Satu siklus SPMI adalah suatu kegiatan SPMI yang berlangsung dalam kurun waktu tertentu, setelah diselesaikannya pengembangan, dilaksanakan dan dilaporkan hasil evaluasi sistem kepada atasan unit kerja.

10. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar.

Referensi

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2003 Tentang Sistem Pendidikan Nasional.

2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005 Tentang Standar Nasional Pendidikan.

3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2010 Tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan.

4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 63 Tahun 2009Tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan.

5. Undang-Undang Sisdiknas Republik Indonesia 2004. 6. PP Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2005.

7. UU Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pendidikan Tinggi.

8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 08 Tahun 2012 Tentang Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia.

9. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 045/U/2002 Tentang Kurikulum Inti Pendidikan Tinggi.

10. Keputuan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 234/U/2000 Tentang Pedoman Pendirian Perguruan Tinggi.

11. Peraturan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 01/PRN/I.0/B/2012 Tentang Majelis Pendidikan Tinggi.

12. Ketentuan Majelis Pendidikan Tinggi Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 178/KET/I.3/D/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

13. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 02/PED/I.0/B/2012 Tentang Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

14. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 15. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya.

(9)

16. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 17. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.

18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

1. Pengendalian dokumen

a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas

sebagai berikut :

 Judul / Nama dokumen  Nomor kode dokumen  Status perubahan (Revisi)  Tanggal penerbitan

 Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan

a. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.

b. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen.

c. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.

d. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :

 Peta lokasi file dokumen (site map)

 Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website  Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

a. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.

b. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.

c. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

(10)

Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

a) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen.

b) Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM harus memberi identitas sebagai berikut :

 Judul / Nama dokumen.  Nomor kode dokumen.  Status perubahan (Revisi).  Tanggal penerbitan.

 Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan.

c) Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003).

d) Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :

 Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

e) Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).

(11)

Daftar Revisi Dokumen (00000 00000 Borang Nama, Revisi dan Distribusi

Dokumen (00000 00000) Bagan Alir 1. Pengendalian Dokumen Reviewer sebelumnya Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Rektor Wakil Rektor I, Ketua PPM, dan Staf PPM Bidang SPMI dan Staf PPM Penerima Dokumen Bidang SPMI dan Staf PPM

Mengganti dokumen lama dengan dokumen yang baru

Menerbitkan dan menggandakan dokumen

Menyetujui dan mengesahkan dokumen Memberikan identitas dokumen sebelum diterbitkan, kemudian diserahkan Wakil Rektor I untuk kemudian diajukan kepada Rektor

Meninjau dan menyetujui perubahan dokumen Mulai Mengendalikan data Mendistribusikan dan mengendalikan dokumen Selesai

(12)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Pengendalian Rekaman Bidang SPMI dan Staf PPM Bidang SPMI dan Staf PPM Ketua PPM Bidang SPMI dan Staf PPM Selesai

Melakukan pemusnahan rekaman yang sudah melebihi waktu retensi

Meminta Bidang SPMI dan Staf PPM untuk melakukan tinjauan

rekaman

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman Menyimpan daftar distribusi dan

memberi identitas

(13)

Lampiran

1. Borang revisi dan distribusi dokumen SPMI (00000 00000 00)

(14)

2. Borang Distribusi Dokumen Terkendali (00000 00000 00)

Nama, Kode Dokumen :

Copy ke- Penerima Tanggal Tandatangan

1 2 3 4 5 6 7 8 dst

(15)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya 3. Borang Revisi Dokumen SPMI (00000 00000 00)

Borang Rekaman Revisi Dokumen SPMI

Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Alasan Perubaha n

Penanggung jawab

(16)

SOP PENETAPAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk merancang, merumuskan, dan menetapkan standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual dan Penggunaannya berlaku :

1. Ketika sebuah standar pertama kali hendak dirancang, dirumuskan, dan ditetapkan.

2. Untuk semua lingkup manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Merancang standar : olah pikir untuk menghasilkan standar tentang hal apa yang dibutuhkan dalam SPMI. Kegiatan ini dapat berupa elaborasi / menjabarkan 8 standar nasional pendidikan menjadi berbagai standar lain yang mengatur berbagai aspek secara lebih rinci.

2. Merumuskan standar : menuliskan isi setiap standar ke dalam bentuk pernyataan lengkap dan utuh dengan menggunakan rumus Audience, Behaviour,

Competence, and Degree.

3. Menetapkan standar : tindakan berupa persetujuan dan pengesahan standar sehingga standar dinyatakan berlaku.

4. Studi pelacakan : tindakan berupa penelusuran lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang sudah bekerja.

5. Uji public : tindakan yang telah disetujui oleh stake holder atau pemakai lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya

Referensi

(17)

1. Visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya dipakai sebagai landasan dan tujuan akhir ketika merancang dan menetapkan standar mutu sistem penjaminan mutu internal.

2. Pelajari kondisi faktual yang ada dari kegiatan yang akan dibuat standarnya untuk mengetahui kelemahan dan kekurangan yang masih ada dan bandingkan dengan kondisi ideal yang ingin dicapai.

3. Perhitungkan daya dukung sarana prasarana serta sumber daya manusia yang dimiliki dan yang akan melasanakan standar yang dibuat.

4. Melibatkan stake holder untuk mendapatkan masukan dalam menetapkan standar yang dibuat.

5. Pelajari semua peraturan yang ada, yang berkaitan dengan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.

6. Lakukan evaluasi diri terhadap pelaksanaan kegiatan yang akan dibuatkan standarnya.

7. Buatlah draft awal standar menggunakan rumus ABCD

8. Lakukan uji publik dan sosialisasi draft standar dengan mengundang pemangku kepentingan internal dan/atau eksternal untuk mendapatkan saran. 9. Rumuskan kembali pernyataan standar dengan memperhatikan hasil nomor

(18)

SOP PELAKSANAAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk melaksanakan standar, dan memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Melaksanakan Standar : ukuran, spesifikasi, patokan, sebagaimana dinyatakan dalam pernyataan standar harus dipatuhi, dikerjakan, dipenuhi pencapaiannya 2. Prosedur/SoP : uraian tentang urutan langkah untuk mencapai sesuatu yang

ditulis secara sistematis, kronologis, logis, dan koheren .

3. Instruksi Kerja : rincian daftar tugas yang harus dilakukan oleh penerima tugas.

Referensi

(19)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Perguruan Tinggi Muhammadiyah.

1. Lakukan persiapan teknis dan/atau administratif sesuai dengan isi standar. 2. Sosialisasikan isi standar kepada seluruh dosen, karyawan non -dosen , dan

mahasiswa, secara periodik dan konsisten.

3. Siapakan dan tuliskan dokumen tertulis berupa : prosedur kerja atau SOP, instruksi kerja, atau sejenisnya sesuai dengan isi standar.

4. Laksanakan kegiatan penyelenggaraan pendidikan dengan menggunakan standar sebagai tolak ukur pencapaian.

(20)

SOP PENGEMBANGAN/PENINGKATAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk secara berkelanjutan meningkatkan mutu setiap standar setiap berakhirnya siklus masing-masing standar Sistem Penjaminan Mutu Internal di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya

Ruang Lingkup

1. Pelaksanaan isi setiap standar dalam satu siklus setelah berakhir, akan ditingkatkan mutunya, siklus setiap standar yang ditetapkan oleh Universitas Muhammadiyah Surabaya adalah 5 tahunan.

2. Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Pengembangan atau peningkatan standar : upaya untuk mengevaluasi dan memperbaiki mutu dari isi standar, secara periodik dan berkelanjutan.

2. Evaluasi Standar : tindakan menilai isi standar di dasarkan, antara lain, pada : 1. Hasil pelaksanaan isi standar pada waktu sebelumnya.

2. Perkembangan situasi dan kondisi Universitas Muhammadiyah Surabaya, tuntutan kebutuhan pemangku kepentingan Universitas Muhammadiyah Surabaya dan masyarakat pada umumnya.

3. Relevansinya dengan visi dan misi Universitas Muhammadiyah Surabaya. 3. Siklus Standar : durasi atyau masa berlakunya suatu standar sesuai dengan aspek

yang diatur di dalamnya.

Referensi

(21)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Kualifikasi Nasional Indonesia.

1. Pelajari laporan hasil pengendalian standar.

2. Selenggarakan rapat atau forum diskusi untuk mendiskusikan hasil laporan tersebut, dengan mengundang pejabat struktural yang terkait dan dosen. 3. Evaluasi isi standar.

4. Lakukan revisi isi standar sehingga menjadi standar baru.

(22)

SOP PENGENDALIAN STANDAR

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk mengendalikan pelaksanaan standar sehingga isi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal dapat tercapai/terpenuhi di lingkungan Universitas Muhammadiyah Surabaya.

Ruang Lingkup

Luas Lingkup Manual meliputi : standar isi, standar proses, standar kompetensi kelulusan, standar dosen, standar penilaian hasil belajar, standar sarana dan prasarana, standar pengelolaan, standar pembiayaan, standar penelitian, standar pengabdian pada masyarakat dan standar pusat informasi manajemen data serta komputer.

Definisi

1. Pemantauan atau monitoring : mengamati sesuatu proses atau suatu kegiatan dengan maksud untuk mengetahui apakah proses atau kegiatan tersebut berjalan sesuai dengan apa yang diharuskan dalam isi standar.

2. Pemeriksaan mengecek atau mengaudit secara detil semua aspek dari penyelenggara pendidikan yang dilakukan secara berkala, untuk mencocokkan apakah semua aspek penyelenggaraan pendidikan tersebut berjalan sesuai dengan isi standar.

3. Evaluasi : tindakan menilai yang didasarkan pada hasil pelaksanaan, perkembangan dan relevansinya dengan visi dan misi.

Referensi

(23)

18. Kaidah Perguruan Tinggi Muhammadiyah

1. Lakukan pemantauan secara periodik, misalnya harian, mingguan, bulanan, atau semesteran terhadap pelaksaan isi standar dalam semua aspek kegiatan penyelenggaraan pendidikan.

2. Catat dan rekam semua temuan berupa penyimpangan, kelalaian, kesalahan, atau sejenisnya dari penyelenggaraan pendidikan yang tidak sesuai dengan isi standar.

3. Catat dan rekam bila ditemukan ketidaklengkapan dokumen seperti prosedur kerja, formulir, dan bukti fisik dari setiap standar yang telah dilaksanakan.

4. Periksa, pelajari alasan atau penyebab terjadinya penyimpangan dari isi standar, atau bila isi standar gagal dicapai dan Ambil tindakan korektif terhadap setiap pelanggaran atau penyimpangan dari isi standar.

5. Catat atau rekam semua tindakan korekstif yang diambil dan Pantau terus menerus efek dari tindakan korektif tersebut, misal : apakah kemudian penyelenggaraan pendidikan kembali berjalan sesuai dengan isi standar.

6. Buat laporan tertulis secara periodik tentang semua hal yang menyangkut pengendalian standar seperti diuraiakan di atas.

7. Laporkan hasil dari pengendalian standar kepada pimpinan unit kerja dan pimpinan Universitas Muhammadiyah Surabaya disertai saran atau rekomendasi.

(24)

SOP PENGENDALIAN PRODUK YANG TIDAK SESUAI

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

Untuk menetapkan dan memelihara sistem pengendalian mutu lulusan pada semua tahapan proses pelaksanaan pembelajaran mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya, yang meliputi bidang pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat

Ruang Lingkup

Pengendalian mutu lulusan yang tidak sesuai diterapkan terhadap semua proses lulusan dan kurikulum serta proses belajar mengajar yang tidak sesuai pada saat realisasi pendidikan,penelitian dan pengabdian terhadap masyarakat

Definisi

1. Produk Universitas ialah Pelayanan pendidikan yang terdiri dari proses pembelajaran mahasiswa dan mutu Lulusan.

2. Lulusan ialah mahasiswa Universitas Muhammadiyah Surabaya yang telah selesai studi dalam kurun waktu yang telah ditetap ( paling lama 8 semester atau 14semester sesuai dengan pedoman pendidikan.

3. Mutu Lulusan ialah kualitas akademik yang diperoleh lulusan berdasarkan parameter IPK (Indeks Prestasi Kumulatif) dan lama masa studi sesuai dengan pedoman pendidikan.

4. Produk tidak sesuai adalah mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

Referensi

1. Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya 2. Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya

1. Rektor menerima keluhan dan masukan dari mahasiswa, lulusan, dan pengguna lulusan (stake holder) mengenai mutu lulusan Universitas Muhammadiyah Surabaya yang tidak sesuai.

2. Rektor mendiskusikan keluhan bersama wakil rektor 1, Pusat Penjamiman Mutu dan Dekan, kaprodi terkait dan menyusun analisis terhadap keluhan.

3. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari dan menganalisa akar masalah yang menyebabkan keluhan.

4. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait mencari dan merumuskan alternatif solusi untuk mengatasi akar masalah.

5. Rektor bersama wakil rektor 1, Pusat Penjaminan Mutu, Dekan dan Kaprodi terkait terkait mendiskusikan rumusan alternatif solusi.

(25)

SOP TINDAKAN KOREKTIF DAN PENCEGAHAN

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

SOP ini menerangkan cara mengambil tindakan korektif dan tindakan pencegahan terhadap proses bisnis Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk mencegah terjadinya kembali produk yang tidak sesuai.

Ruang Lingkup

Tindakan korektif dan pencegahan yang dijelaskan dalam manual prosedur ini diterapkan terhadap setiap proses dan produk yang terdapat dalam masing-masing bidang beserta dokumen yang terkait apabila terjadi ketidaksesuaian.

Definisi

1) Produk Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah layanan pendidikan dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value) seperti yang tercantum di dalam Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).

2) Produk tidak sesuai adalah layanan pendidikan yang tidak mematuhi prosedur atau kebutuhan seperti dipersyaratkan di dalam MM Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).

3) Manual Mutu (MM) Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) adalah pedoman mendokumentasikan sistem mutu organisasi Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) untuk menunjukkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

4) Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang dilakukan suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan sesuai standar dan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

5) Dokumen Mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen akademik, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya) meliputi Standar Mutu, Manual Mutu, Manual Prosedur (MP), Intruksi Kinerja, Evaluasi Kinerja, Borang dan Dokumen Pendukung (DP). Semua dokumen harus memenuhi standar Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), BAN - PT dan Standar Nasional Pendidikan.

6) PPM adalah Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (UMSurabaya).

Referensi

1. Badan Standar Nasional Pendidikan (BSNP) Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi (SPMI - PT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.

(26)

1. Pengendalian dokumen

a. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah perubahan dibuat dan perubahan perundangan terkait diperbarui. Perubahan pada dokumen jika diperlukan dapat dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan, kecuali jika kondisi memaksa karena perubahan perundangan. Peninjauan dan persetujuan perubahan dapat dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya. b. Ketua PPM dibantu Sekretaris PPM bertanggung jawab atas pemberian identitas

sebagai berikut :

 Judul / Nama dokumen  Nomor kode dokumen  Status perubahan (Revisi)  Tanggal penerbitan

 Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan

c. Dokumen SPMI tingkat UMSurabaya yang baru atau dokumen yang direvisi diajukan oleh Wakil Rektor 1 dan disahkan Rektor / Senat UMSurabaya dengan

(27)

menandatangani kolom tanda-tangan yang disiapkan. Pada dokumen soft copy digunakan Ttd untuk menghindari cyber crime.

d. Wakil Rektor 1 dibantu PPM menerbitkan dan menggandakan dokumen.

e. Ketua PPM dibantu Anggota PPM untuk mengembangkan SPMI atau staf PPM mendistribusikan dokumen dengan mengacu pada Borang Nama, Revisi dan Distribusi Dokumen misalkan 00000 05000 01.

f. Masing-masing Wakabid PPM dibantu Staf PPM harus mengendalikan dokumen dengan cara sebagai berikut :

 Tidak mengaktifkan dokumen kadaluwarsa di website  Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

g. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap perlu menyimpannya dengan memberi stempel KADALUWARSA terlebih dahulu.

h. Setiap pemegang dokumen SPMI harus bertanggungjawab untuk menggunakan dokumen edisi revisi terbaru tersebut apabila terjadi perubahan, sehingga dokumen tetap terkendali.

i. Apabila dokumen tersebut adalah tidak bisa diakses semua pihak, maka dokumen diberi stempel Dokumen Terkendali dan penerima dokumen harus sesuai dengan wewenangnya, misalnya (00000 05000 02). Jika Dokumen Terkendali difotocopy maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotocopy) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

2. Pengendalian Rekaman

Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan Bagan Alir Pengendalian Rekaman.

a. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM menyimpan daftar distribusi dokumen SPMI dan rekaman perubahan dokumen.

b. Dalam pengendalian rekaman, Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM harus memberi identitas sebagai berikut :

 Judul / Nama dokumen.  Nomor kode dokumen.  Status perubahan (Revisi).  Tanggal penerbitan.

 Identitas dan tanda tangan yang mengajukan, mengendalikan dan mengesahkan.

c. Identifikasi revisi rekaman dan Status Perubahan diletakkan di halaman awal dokumen sebelum Daftar Isi dan atau borang tersendiri (0000 0050 0003).

d. Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM mengendalikan rekaman perubahan dokumen dengan cara sebagai berikut :

 Peta lokasi file dokumen yang ada di website.

e. Tiap enam bulan sekali Ketua PPM dibantu Anggota PPM dan Staf PPM melakukan tinjauan rekaman / catatan kadaluwarsa pada Daftar Rekaman sesuai

(28)

waktu retensinya selama 5 tahun. Apabila ditemukan rekaman kadaluwarsa lebih dari 5 tahun maka Anggota PPM dan Staf PPM melakukan pemusnahan dengan disaksikan oleh Ketua PPM sesuai dengan metode pemusnahan yang tepat (dibakar atau dibuang).

(29)

Bagan Alir

1. Petunjuk Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan

Wakil Rektor I Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Unit Terkait Wakil Rektor I, Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM

Melaksanakan dan merekam perubahan

Mengupayakan tindakan korektif dan pencegahan Menyelidiki penyebab

ketidaksesuaian

Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000) :

 Borang Daftar Revisi Dokumen

 Borang Daftar Rekaman Mutu

Borang Daftar Ketidaksesuaian

00000 05002 01

Memastikan pelaksanaan tindakan Menganalisis proses, operasi kerja, rekaman mutu, keluhan pelanggan, dll.

Mulai

(30)

b. Pemrakarsa Tindakan Korektif

Unit Kerja Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Wakil Rektor I, Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Selesai Mendiskusikan Ketidaksesuaian Mengidentifikasi Ketidaksesuaian

Mengusulkan Tindakan Korektif

Mulai Borang Daftar Ketidaksesuaian 0000 0000 0000 Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000 B o r a n g K l a r i f i k a s i T i n d a k a n K o r e k t i f

(31)

Permohonan Pemrosesan Tindakan Korektif

Unit Kerja Unit Kerja Wakil Rektor I Unit Kerja Wakil Rektor I Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):

 Borang Daftar Revisi Dokumen

 Borang Daftar Rekaman Mutu Borang Daftar Ketidaksesuaian 0000 0000 0000 Borang Daftar Ketidaksesuaian 0000 0000 0000 Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan 0000 0000 0000 Membuat Kesepakatan Tanggal

Penyelesaian Mengkaji Usulan Tindakan

Korektif

Mulai

Memastikan Pelaksanaan Verifikasi

Melakukan Verifikasi

Meminta Persetujuan Ketua PPM untuk Melakukan Perubahan

Mengendalikan Perubahan

Melaksanakan dan Merekam Perubahan

(32)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya c. Tindakan Pencegahan Unit Kerja Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Wakil Rektor I Unit Kerja Ketua PPM, Bidang SPMI dan Staf PPM Unit Kerja Unit Kerja Wakil Rektor I Mulai Memperbaiki Proses Memperbaiki Dokumentasi

Memperbaiki Sistem Manajemen Mutu (SMM) dan Sistem Penjaminan Mutu Internal

(SPMI) Memperbaiki Peralatan Memperbaiki Mutu Meningkatkan Pelatihan Meningkatkan Kesadaran Memperbaiki Prosedur Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman (0000 0000 0000):

 Borang Daftar Revisi

Dokumen

 Borang Daftar

(33)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Lampiran

1. Borang Daftar Ketidaksesuaian dan Perbaikannya (0000 0000 0000)

Audit ke :

Bulan :

Tanda Tangan MR

... (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan : KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor

(6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaik(12) Status Akhir : open, closed

No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan

Auditor Teraudit Bidang/Dokume n yang diaudit Uraian Ketidakses uaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

(34)

2. Borang Klarifikasi Atas Temuan (0000 0000 0000)

Bidang Teraudit Auditor :

Tgl Audit :

No. Temuan :

Uraian Ketidaksesuaian : Kategori:

1. KTS

2. Observasi

Penyebab/ Akar masalah : Tanda tangan

Auditee

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status Temuan Tanda tangan MR

(35)

SOP AUDIT MUTU INTERNAL

Halaman : 1 dari 3

Tujuan

1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.

2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.

Ruang Lingkup

Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) yang ada pada bidang didalam proses PPM UMSurabaya untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di PPM UMSurabaya, yaitu : Ketua PPM UMSurabaya, Sekretaris PPM UMSurabaya, para Wakabid dan tim auditor mutu internal

Definisi

1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah perangkat penjaminan mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara

keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit. 3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (PPM),

adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (PPM), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (PPM).

4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.

5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan :  Tidak terdapat elemen sistem.

 Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu.  Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.

 Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan.

 Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit mutu internal secara berturut-turut.

(36)

 Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.

 Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.

6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan :

 Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.

Referensi

1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya).

2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).

3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).

1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.

2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.

3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).

4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.

5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.

6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan

(37)

mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor internal harus melakukan konfirmasi ke MR.

7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).

8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.

9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan.

10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).

11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) UMSurabaya.

(38)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Bagan Alir Sekretaris Ketua Sekretaris Auditor Internal Mulai

Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit Kerja, berikut konsep Team Audit Mutu Internal dan distribusinya (3 hari).

Menerbitkan Surat Tugas Team Audit Mutu

Internal (1 hari)

Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)

Jadwal Audit Mutu Internal dan Konsep Team Audit Mutu Internal

Surat Tugas Team Audit Mutu Internal

Jadwal Audit Mutu Internal

Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit

Kerja (5 hari)

Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian

(39)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Unit Kerja Unit Kerja Auditor Internal

Tidak

Ya

Sekretaris

A

Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan

yang Telah Dilakukan (1 hari)

Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan)

Klarifikasi Hasil Audit Mutu

Internal

Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan Mengajukan Rencana Tindakan

Perbaikan (5 hari)

Sesuai

Selesai

Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Klarifikasi Hasil Audit

Mutu Internal

Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan

Perbaikan Kepada TM, Serta Melakukan Verifikasi Terhadap

Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang

(40)

Lampiran

1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal PPM UMSurabaya

SURAT TUGAS

No : ………

Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menunjuk nama – nama berikut :

Ketua Pelaksana : ……….. Sekretaris Pelaksana : ……….. Auditor Internal : 1. ………. 2. ………. 3. ………. Sekretariat : 1. ………. 2. ………. 3. ……….

Untuk menjadi Team Audit Mutu Internal Tahun ……….. di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya). Demikian untuk dilaksanakan sebaik – baiknya dengan penuh rasa tanggung jawab.

Surabaya, ……… Ketua PPM UMSurabaya ..………. NIK : ………... Tembusan : 1. Yang Bersangkutan. 2. Arsip.

(41)

Lampiran Surat No : ………

Distribusi Auditor Internal

(42)

PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM)

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH

SURABAYA

Jl. Sutorejo No. 59 Surabaya. Telepon 031-3811966, fax 031-3813096

PROGRAM KERJA AUDIT MUTU AKADEMIK (AIMA)

PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Program Studi Fakultas Nama Kaprodi/Kajur : : : ... ... ... (………..……..) Direview Oleh Auditor I Tanggal Paraf : : : Direview Oleh Auditor II Tanggal Paraf : : : LANGKAH KERJA:

NO URAIAN LANGKAH-LANGKAH KERJA  % Bukti Keterangan

1 2 3 4 5 6

A Gugus Kendali Mutu Fakultas

1 Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu:

a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

2 Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard Mutu, Peraturan Akademik) apakah sudah tersosialisasi melalui;

(43)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya b) Selebaran

c) Website d) lainnya

3 Keberadaan Gugus Kendali Mutu Fakultas apakah sudah didukung adanya:

a) Ruang kerja

b) Fasilitas pendukung (meja kerja, almari, komputer)

c) Tenaga administrasi d) lainnya

B Unit Penjaminan Mutu Program Studi 4 Adakah rencana kerja dan kegiatan koordinasi

serta evaluasi, bila ada dilakukan dalam periode waktu:

a) 1 bulan sekali b) 2 bulan sekali c) > 2 bulan

5 Pengembangan dokumen (Kebijakan Mutu, Standard Mutu, Peraturan Mutu) sudah tersosialisasi melalui:

a) Buku b) Selebaran c) Website d) lainnya

6 Keberadaan Unit Penjaminan Mutu Program Studi sudah didukung adanya:

a) Ruang kerja

b) Fasilitas pendukung (meja kerja, almari, komputer)

c) Tenaga administrasi d) lainnya

(44)

1 2 3 4 5 6

C JURUSAN/PRODI

7 Adakah Dokumen GBPP dan SAP

8 Adakah kesesuaian format GBPP dan SAP yang ada di Undip

9 Periksa isi SAP

a) Apakah sudah ada muatan soft skill b) Apakah sudah ada muatan

entrepreneurship

c) Apakah sudah menggunakan metode pembelajaran SCL

10 Sosialisasi GBPP dan SAP dilakukan melalui media: a) Buku

b) Selebaran c) Website

11 Periksa adakah instrumen monitoring kesesuaian GBPP dan SAP dengan pelaksanaan pembelajaran 12 Periksa apakah kegiatan monitoring (butir 11)

dilaksanakan

13 Jika sudah dilaksanakan siapa yang melaksanakan a) Unit Penjaminan Mutu Program Studi b) Pengelola Jurusan/Prodi

c) Tenaga adiministrasi

14 Periksa apakah sejak 2008 dokumen GBPP dan SAP sudah direvisi

15 Apakah dosen memberi kuliah sering menggeser jadwal (waktu) dan ruang kuliah

16 Apakah awal kuliah tersedia kontrak kuliah

17 Sesuaikah kontrak kuliah dengan GBBP dan/atau SAP

(45)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya a) < 12 tatap muka

b) 12 s/d 14 tatap muka c) > 14 tatap muka

19 Apakah dilaksanakan kelas paralel?

20 Berapa jumlah mahasiswa dalam satu kelas a) < 40 mhs

b) 41 – 60 mhs c) 61 - 80 mhs d) > 81 mhs

21 Evaluasi kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan: a) < 75%

b) ≥ 75%

22 Berapa jumlah dosen dalam satu program studi dan berapa jumlah mahasiswa semua angkatan?

a) ……….. dosen* b) ……….. mhs* c) Rasio* = ………….

Ket : Dosen tetap *) diisi angka

23 Evaluasi proses pembelajaran dilakukan secara: a) Manual

b) On line

24 Periksa bukti hasil evaluasi pembelajaran terhadap dosen. Hitung persentase jumlah dosen dengan nilai:

a) Sangat baik b) Baik

c) Jelek d) Sangat jelek

25 Apakah mahasiswa mengetahui hasil evaluasi proses belajar

(46)

1 2 3 4 5 6

26 Ada tindak lanjut hasil evaluasi proses belajar a) LCD projector

b) OHP

c) White/black Board

d) Ketersediaan akses internet e) Ketersediaan Sound system 28 Fasilitasi sarana keamanan yang tersedia:

a) APAR (alat pemadam api ringan) b) Tanda-tanda jalur evakuasi

c) Disain pintu yang aman (pintu membuka keluar: Ruang kuliah; ruang pertemuan; ruang Lab)

d) Bangunan bertingkat dengan jumlah tangga lebih dari satu unit

e) Alarm tanda bahaya f) Emergency lamp/genset

29 Periksa persentase proporsi fasilitasi sarana kebersihan dan kesehatan terhadap jumlah mahasiswa

a) Tempat sampah

b) Jumlah kelas yang bersih c) Ketersediaan Km/Wc d) Ruang P3K

Keterangan : Tanda (-) tidak perlu diisi.

Tanda (√) Jawaban Ya/ Ada

(47)

No. Nama Manual Prosedur (MP/SOP) √ Bukti Ket

1. MP/SOP Penentuan Jadwal Matakuliah 2. MP/SOP Penggantian Jadwal Matakuliah 3. MP/SOP Pembatalan Jadwal Matakuliah 4. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah

5. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tambahan 6. MP/SOP Pelaksanaan Kuliah Tamu 7. MP/SOP Pelaksanaan Praktikum 8. MP/SOP Penyusunan Soal Ujian 9. MP/SOP Pelaksanaan Ujian 10. MP/SOP Ijin Tidak Mengikuti Ujian 11. MP/SOP Pengajuan Proposal Penelitian 12. MP/SOP Peminjaman Alat Penelitian

13. MP/SOP Analisa Sampel di Laboratorium Analisis dan Instrumentasi

14. MP/SOP Pendaftaran Seminar Penelitian

15. MP/SOP Pengajuan Praktek Kerja ke Koordinator PK

16. MP/SOP Pelaksanaan Praktek Kerja 17. MP/SOP Pelaksaaan KKL

18. MP/SOP Pendaftaran Ujian Tugas Akhir 19. MP/SOP Pelaksaaan Ujian Tugas Akhir 20. MP/SOP Permohonan SKL

21. MP/SOP Pendaftaran Wisuda 22. MP/SOP Penyusunan Kurikulum

(48)

SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya 23. MP/SOP Implementasi Kurikulum Baru

24. MP/SOP Pembaharuan – Penambahan Materi Praktikum

25. MP/SOP Pengajuan Penelitian oleh Dosen

26. MP/SOP Pelaksanaan Pengabdian Kepada Masyarakat oleh Dosen

27. MP/SOP Penyusunan Renstra program studi 28. MP/SOP Rapat

(49)

2. Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement (CAR)

Audit : Auditor : Tanda Tangan Ketua

Auditor :

Tanggal : Auditee : Tanda Tangan Auditee :

No Temuan Kategori Temuan Status Temuan Bidang / Dokumen Yang Diaudit

Uraian Ketidaksesuaian dan Saran Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai

Verifikasi Status Akhir

(1) (3) (4) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Tanda Tangan MR

……….

(1) Nomer Temuan (2) Tanggal Temuan (3) Kategori Temuan : KTS, Observasi (4) Status : New, Open, Closed (5) Nama Auditor

(6) Personil / Unit Kerja yang Diaudit (7) Bidang yang Diaudit (8) Deskripsi Temuan Ketidaksesuaian (9) Tindakan Perbaikan yang Dilakukan (10) Tanggal Waktu Penyelesaian (11) Verifikasi Pada Dokumen yang Diperbaiki (12) Status Akhir : Open, Closed

(50)

Klarifikasi Tindakan Korektif

Bidang yang diaudit Auditor : Tanggal Audit Mutu Internal :

Nomer Temuan :

Uraian Temuan : Kategori :

1. KTS

2. Observasi

Penyebab / Akar Masalah : Tanda Tangan Wakabid / MR

Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee :

Target Waktu Selesai

Verifikasi :

Status CAR : Tanda Tangan Ketua PPM

(51)

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Teraudit

: ___________________________

Kesesuaian Perencanaan, Penggunaan dan Pelaporan Keuangan Auditor : 1. ________________________________

2. ________________________________ Lingkup : Audit Keuangan (desk evaluation) tentang:

1. Format Laporan

2. Kesesuaian penggunaan Anggaran 3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan 4. Alokasi Penggunaan Anggaran

Tanggal : ... Waktu : ………... Tempat : ………....

NO

LINGKUP AUDIT ADA/

TIDAK CATATAN I Format Laporan :

1. Lembar Pengesahan

2. Kesesuaian dengan Format Laporan dari Rektorat.

II

Kesesuaian Penggunaan Anggaran Dokumen RAB:

1. Dokumen RAB Pengajuan 2. Dokumen RAB PAGU

Dokumen Laporan:

1. Dokumen Laporan

2. Dokumen Pendukung Laporan (kwittansi, nota pembelian dll)

Dokumen Kebijakan

1. Peraturan penggunaan anggaran (al. UTS/UAS, Skripsi/TA, Praktikum, PKL, Kegiatan lainnya)

III ALOKASI PENGGUNAAN ANGGARAN (disesuaikan dengan Usulan Program)

1. Penyusunan Renstra, Renop 2. Pelaksanaan Penjaminan Mutu

3. Program pelacakan dan perekaman data lulusan

4. Kuliah Tamu/umum/seminar

5. Pengiriman dosen dalam kegiatan seminar 6. Workshop penyusunan

kurikulum/peninjauan kurikulum

7. Workshop penyusunan soal ujian bermutu 8. Penyusunan modul praktikum

(52)

NO

LINGKUP AUDIT ADA/

TIDAK CATATAN

9. Penyusunan panduan tugas akhir dan sosialisasi

10. Penelitian dan Pengabdian 11. Pengelolaan website fakultas 12. Kerjasama dalam negeri/luar negeri 13. Rapat Rutin

14. Honor dan Insentif 15. Lain - lain

Catatan:

(53)

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Teraudit : ___________________________

Ringkasan Temuan Audit (

Audit Finding

)

Auditor : ________________________________ Lingkup : Audit kepatuhan (visitasi) tentang:

Materi sesuai audit sistem dokumen dan pelaporan keuangan, kesesuaian dan alokasi penggunaan anggaran.

Tanggal : ________________________________ Waktu : ________________________________

Temuan Terhadap :

1. Format Laporan

2. Kesesuaian penggunaan Anggaran 3. Kelengkapan Dokumen Pelaporan 4. Alokasi Penggunaan Anggaran

No TEMUAN URAIAN

(54)

BORANG AUDIT KEUANGAN INTERNAL

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA

Teraudit : ___________________________

Tanggapan terhadap temuan audit

Auditor : ________________________________ Lingkup : Sesuai materi audit

Tanggal : ________________________________ Waktu : ________________________________ Jenis Temuan: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Uraian temuan: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Akar penyebab: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Tindakan atau rencana koreksi yang akan dilakukan untuk temuan tersebut:

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Tindakan yang diambil atau yang direncanakan untuk mengatasi akar penyebab:

_______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Yang bertanggung jawab untuk tindakan koreksi tersebut:

_______________________________________________________________________________ Jadwal penyelesaian tindakan koreksi tersebut:

_______________________________________________________________________________ Dipersiapkan oleh: ______________________ Tanggal: ______________________ Dikaji ulang oleh: ______________________ Tanggal: ______________________