UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH SURABAYA
Kode/No : 1.8/SOP-PPM/2013 Revisi : 0
Tanggal: 13 April 2013
Halaman : 1 dari 3
Tujuan
1. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dan efisiensi dari penerapan sistem penjaminan mutu internal.
2. Melaporkan hasil audit mutu internal dengan data yang memadai dan memberi masukan kepada unit kerja terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Ruang Lingkup
Semua kegiatan audit mutu internal dilaksanakan 6 bidang terkait dalam penerapan sistem penjaminan mutu di Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) yang ada pada bidang didalam proses PPM UMSurabaya untuk mencegah adanya produk tidak sesuai. Prosedur ini berlaku bagi pihak - pihak yang terkait dalam proses audit mutu internal di PPM UMSurabaya, yaitu : Ketua PPM UMSurabaya, Sekretaris PPM UMSurabaya, para Wakabid dan tim auditor mutu internal
Definisi
1. Pusat Penjaminan Mutu (PPM) adalah perangkat penjaminan mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya yang diberi mandat untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI), yang mengintegrasikan dengan Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi yang telah ditetapkan dan yang telah ditentukan oleh Badan Standar Nasional Pendidikan Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi (BSNP – SPMPT), Peraturan – peraturan Pemerintah Republik Indonesia, dan persyaratan akreditasi Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). 2. Audit Mutu Internal adalah audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara
keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) dengan pelaksanaannya. Audit mutu internal dilaksanakan dengan metode cross audit. 3. Management Representative (MR), yaitu Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu (PPM),
adalah seseorang yang bertugas membantu Top Management (TM), yaitu Ketua Pusat Penjaminan Mutu (PPM), dalam implementasi SPMI di Pusat Penjaminan Mutu (PPM).
4. Team Audit Mutu Internal adalah orang – orang yang ditugaskan oleh Top Management (TM), untuk menyelenggarakan dan melakukan cross audit.
5. Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan : Tidak terdapat elemen sistem.
Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu. Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten.
Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan.
Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit mutu internal secara berturut-turut.
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratab dalam satu klausul atau dokumen referensi lain.
Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
6. Observation (OB) adalah apabila ditemukan :
Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidakssesuaian dalam sistem mutu.
Referensi
1. Manual Mutu Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya).
2. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT).
3. Badan Standarisasi Nasional Pendidikan (BSNP) dan Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT).
4. Buku Peraturan Akademik Universitas Muhammadiyah Surabaya. 5. Rencana Strategi Universitas Muhammadiyah Surabaya.
6. Rencana Operasional Universitas Muhammadiyah Surabaya. 7. Statuta Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Uraian Prosedur :
1) Sekretaris Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menyusun rencana audit mutu internal Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk periode 12 bulan ke depan, setiap bagian minimal dua kali (2x) dalam satu tahun.
2) Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bidang tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit mutu internal.
3) Management Representative (MR), menyusun konsep team audit mutu internal yang terdiri dari MR sebagai ketua pelaksana, audit mutu internal dan sekretariat. Auditor internal adalah personel yang telah mengikuti pelatihan dan sertifikasi auditor mutu internal tetapi bukan berasal dari bidang yang akan diaudit (independen).
4) Ketua Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) menetapkan team audit mutu internal Pusat Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Surabaya (PPM UMSurabaya) melalui surat tugas dengan dilampiri jadwal dan distribusi auditor.
5) MR mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit internal, serta menginformasikan kepada unit kerja yang akan diaudit.
6) Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor internal yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor internal yang berhalangan, maka digantikan oleh MR. auditor internal akan
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan unit kerja yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor internal harus melakukan konfirmasi ke MR.
7) Auditor internal melaksanakan audit mutu internal sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan atau yang telah disepakati (jika terdapat permintaan perubahan jadwal).
8) Wakabid menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan.
9) Wakabid melakukan tindakan perbaikan seperti yang telah direncanakan.
10) Auditor internal akan melakukan verifikasi kesesuaian tindakan perbaikan terdahap rencananya. Jika belum sesuai, auditor internal menyampaikan kepada Wakabid bahwa tindakan perbaikan belum sesuai dengan rencana, sehingga status temuan belum bisa ditutup (closed).
11) Auditor internal melaporkan hasil audit mutu internal kepada MR. Selanjutnya, MR melakukan verifikasi efektifitas tindakan perbaikan terhadap sistem penjaminan mutu internal di Pusat Penjaminan Mutu (PPM) UMSurabaya.
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Bagan Alir Sekretaris Ketua Sekretaris Auditor Internal Mulai
Menyusun jadwal pelaksanaan audit mutu internal untuk semua Unit Kerja, berikut konsep Team Audit Mutu Internal dan distribusinya (3 hari).
Menerbitkan Surat Tugas Team Audit Mutu
Internal (1 hari)
Mengko’ordinasikan para auditor internal dan sekretariat untuk persiapan pelaksanaan audit mutu internal dan menginformasikan kepada para Unit Kerja (5hari)
Jadwal Audit Mutu Internal dan Konsep Team Audit Mutu Internal
Surat Tugas Team Audit Mutu Internal
Jadwal Audit Mutu Internal
Melaksanakan Audit Mutu Internal pada masing-masing Unit
Kerja (5 hari)
Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya Unit Kerja Unit Kerja Auditor Internal
Tidak
Ya
SekretarisA
Melakukan Verifikasi Terhadap Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
yang Telah Dilakukan (1 hari)
Melakukan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan atas Temuan Auditor Internal (Sesuai Temuan)
Klarifikasi Hasil Audit Mutu
Internal
Menerima dan Mengklarifikasi Temuan Ketidaksesuaian dan Mengajukan Rencana Tindakan
Perbaikan (5 hari)
Sesuai
Selesai
Laporan Hasil Audit Mutu Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Klarifikasi Hasil Audit
Mutu Internal
Melaporkan Hasil Audit Mutu Internal dan Verifikasi Tindakan
Perbaikan Kepada TM, Serta Melakukan Verifikasi Terhadap
Efektivitas Hasil Tindakan Perbaikan dan Pencegahan yang
SOP Penjaminan Mutu di Universitas Muhammadiyah Surabaya
Lampiran
1. Surat Tugas Team Audit Mutu Internal PPM UMSurabaya