PANDUAN PELATIHAN AUDITOR MUTU INTERNAL

(1)

DIREKTORAT PENJAMINAN MUTU DIREKTORAT JENDERAL PEMBELAJARAN DAN KEMAHASISWAAN KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI 2016

PANDUAN

PELATIHAN AUDITOR MUTU

INTERNAL

(2)

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Pengembangan sistem penjaminan mutu internal merupakan langkah strategis untuk meningkatkan mutu perguruan tinggi.

Dengan diundangkannya UU DIKTI 2012 yang mencantumkan penjaminan mutu pada bab tersendiri maka pengembangan penjaminan mutu merupakan kewajiban seluruh perguruan tinggi yang harus segera dilakukan. Direktorat penjaminan mutu Direktorat Jendral Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Kemen- terian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi menyelenggarakan pelatihan auditor mutu internal untuk menunjang pelaksanaan penjaminan mutu di setiap perguruan tinggi.

Kegiatan audit mutu internal merupakan bagian yang sangat penting dalam penyelenggaraan sistem penjaminan mutu internal karena dengan proses tersebut didapatkan ruang peningkatan mutu yang akurat tepat serta sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Dengan pelatihan auditor mutu internal ini diharapkan semua peserta nantinya dapat menjalankan peranya dengan optimal dalam

(3)

pengembangan budaya mutu di perguruan tinggi tempat berkarya.

B. Filosofi Pelatihan

Pelatihan auditor mutu internal bagi tenaga dosen, diselenggarakan dengan memperhatikan:

1. Prinsip Andragogy, yaitu bahwa selama pelatihan peserta berhak untuk:

a. Didengarkan dan dihargai pengalaman- nya.

b. Dipertimbangkan setiap ide dan pendapatnya, sejauh berada di dalam konteks pelatihan.

c. Diberikan kesempatan yang sama untuk berpartisipasi dalam setiap proses pembelajaran.

d. Tidak dipermalukan atau diabaikan.

2. Berorientasi kepada kesuksesan peserta (learner oriented), maka peserta berhak untuk:

a. Mendapatkan satu paket bahan belajar.

b. Mendapatkan pelatih/ fasilitator profesi- onal yang dapat memfasilitasi, menguasai materi dan dapat melakukan umpan balik.

(4)

c. Melakukan refleksi dan memberikan umpan balik secara terbuka.

d. Melakukan evaluasi (bagi penyelenggara maupun fasilitator)

e. Peserta wajib dievaluasi tingkat kemampuannya.

3. Berbasis kompetensi (competence based), yang memungkinkan peserta untuk:

a. Mengembangkan keterampilan langkah demi langkah dalam memperoleh kompetensi yang diharapkan.

b. Memperoleh sertifikat setelah dinyatakan berhasil mencapai kompetensi yang diharapkan pada akhir pelatihan.

4. Belajar sambil melakukan (learning by doing), yang memungkinkan peserta untuk:

a. Berkesempatan melakukan latihan berbagai kasus yang ada melalui praktik.

b. Melakukan pengulangan ataupun perbaikan yang dirasa perlu dengan bimbingan fasilitator.

(5)

BAB II PERAN, FUNGSI DAN KOMPETENSI A. Peran

Setelah mengikuti pelatihan, dan dinyatakan kompeten peserta dapat ditetapkan oleh perguruan tinggi tempat berkarya sebagai auditor mutu internal yang bertugas melakukan audit mutu internal di institusi pendidikan tinggi tempat berkarya.

B. Fungsi

Dalam melaksanakan perannya, peserta berfungsi dalam mengembangkan sistem audit mutu internal di institusi pendidikan tinggi tempat berkarya.

C. Kompetensi

Untuk dapat menjalankan peran dan fungsinya, maka peserta harus memiliki kompetensi sebagai berikut :

1. Menjelaskan kebijakan nasional sistem penjaminan mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), SPMI Dikti , SPME Dikti

2. Menjelaskan Program Akreditasi BAN PT 3. Menjelaskan Pengembangan PD Dikti 4. Menerapkan audit mutu internal

(6)

a. Melakukan audit mutu internal sistem/

dokumen

b. Melakukan audit mutu internal visitasi/

kepatuhan

5. Membuat laporan audit mutu internal

6. Mengembangkan sistem audit mutu internal

(7)

BAB III TUJUAN PELATIHAN A. Tujuan Umum

Setelah mengikuti pelatihan, peserta sebagai auditor mutu internal mampu mengembangkan sistem audit mutu internal di institusi Pendidikan Tinggi.

B. Tujuan Khusus

Setelah mengikuti pelatihan, peserta mampu : 1. Menjelaskan kebijakan nasional sistem

penjaminan mutu Pendidikan Tinggi (SPM Dikti), SPMI Dikti , SPME Dikti

2. Menjelaskan Program Akreditasi BAN PT 3. Menjelaskan Pengembangan PD Dikti 4. Menerapkan audit mutu internal

a. Melakukan audit mutu internal sistem/

dokumen

b. Melakukan audit mutu internal visitasi/

kepatuhan

(8)

BAB IV STRUKTUR PROGRAM Untuk mencapai tujuan pelatihan yang telah ditetapkan maka disusun program pelatihan yang akan diberikan secara rinci sbb.:

PROGRAM

PELATIHAN AUDITOR MUTU INTERNAL

Hari Pertama

JPL Pukul Materi Kegiatan 10.00-10.15 Pembukaan

10.15-10.45 Pretest

2 10.45 -12.15 1. Kebijakan Nasional Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi

2. Kebijakan Direktorat Penja- minan Mutu

12.15 -13.00 Istirahat

3 13.00 -15.15 1. Program Akreditasi BAN PT 2. Pengembangan PD DIKTI 15.15-15.30 Istirahat

2 15.30 – 17.00 Kepemimpinan Pendidikan Tinggi

(9)

Hari kedua

JPL Pukul Kegiatan 07.30 -08.00 Penandatanganan Daftar

Hadir

4 08.00-11.00 1. Teori Audit Mutu Internal 2. Teori Perencanaan Audit

mutu Internal

3. Teori Pelaksanaan Audit mutu Internal

11.00 -11.15 Pembagian kelompok Audit dan Penjelasan Implementasi Audit

1 11.15 - 12.00 Implementasi audit mutu internal (Audit Dokumen) 12.00 - 13.00 Istirahat

4 13.00 -16.00 Implementasi audit mutu internal (Audit Visitasi)

Hari Ketiga

JPL Pukul Kegiatan 07.30 - 08.00 Penandatanganan Daftar

Hadir

1 08.00 – 8.45 Penyusunan Laporan Audit 2 08.45 – 10.15 Presentasi Hasil Audit Mutu

Internal

(10)

JPL Pukul Kegiatan 1 10.15 – 11.00 Penyusunan Rencana

Tindak lanjut ( RTL) 11.00 – 11.30 Post Test

11.30 – 12.00 Penutupan Keterangan: 1 JPL = 45 Menit

Jumlah waktu pelatihan efektif : 20 JPL

(11)

BAB VI DIAGRAM PROSES PEMBELAJARAN

Proses pembelajaran dalam pelatihan dapat digambarkan sebagai berikut:

Proses pembelajaran dalam pelatihan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Pre test

Sebelum acara pembukaan, dilakukan pre test terhadap peserta. Pre test bertujuan untuk mendapatkan informasi awal tentang pengetahuan dan kemampuan serta metode pembelajaran peserta dalam pendidikan B. Pembukaan

Pembukaan dilakukan untuk mengawali kegiatan pelatihan secara resmi. Proses pembukaan pelatihan meliputi beberapa kegiatan berikut:

1. Laporan ketua penyelenggara pelatihan.

2. Pengarahan sekaligus pembukaan.

3. Menyanyikan Indonesia Raya.

4. Perkenalan peserta secara singkat.

5. Pembacaan Doa.

C. Pemberian wawasan

Setelah pembukaan kegiatan dilanjutkan dengan pemberian/penyampaian materi sebagai dasar pengetahuan/wawasan yang

(12)

sebaiknya diketahui peserta dalam pelatihan ini.

D. Pembekalan pengetahuan dan keterampilan Pemberian materi pengetahuan dan keterampilan dari proses pelatihan mengarah pada kompetensi yang akan dicapai oleh peserta. Penyampaian materi dilakukan dengan menggunakan berbagai metode yang melibatkan semua peserta untuk berperan serta aktif dalam mencapai kompetensi tersebut, yaitu diskusi kelompok dan simulasi dengan kasus.

Pengetahuan dan keterampilan meliputi materi:

1. Melakukan audit dokumen 2. Melakukan audit Visitasi

Setiap hari sebelum proses pembelajaran dimulai, fasilitator melakukan kegiatan refleksi dimana pada kegiatan ini fasilitator bertugas untuk menyamakan persepsi tentang materi yang sebelumnya diterima sebagai bahan evaluasi untuk proses pembelajaran berikutnya.

E. Post Test

Setelah keseluruhan materi dan simulasi dilaksanakan, dilakukan post test, yang bertujuan untuk menilai peningkatan pengetahuan dan keterampilan.

(13)

F. Evaluasi

1. Evaluasi yang dimaksudkan adalah evaluasi terhadap proses pembelajaran tiap hari (refleksi) dan terhadap fasilitator.

2. Evaluasi tiap hari (refleksi) dilakukan dengan cara me-review kegiatan proses pembelajaran yang sudah berlangsung, sebagai umpan balik untuk menyempurnakan proses pembelajaran selanjutnya.

3. Evaluasi terhadap fasilitator dilakukan oleh peserta pada saat fasilitator telah mengakhiri materi yang disampaikannya. Evaluasi dilakukan dengan menggunakan form evaluasi terhadap fasilitator.

G. Evaluasi penyelenggaraan

Evaluasi penyelenggaraan pelatihan dilakukan untuk mendapatkan masukan dari peserta tentang penyelenggaraan pelatihan tersebut dan akan digunakan untuk penyempurnaan penyelenggaraan pelatihan berikutnya.

H. Penutupan

Acara penutupan adalah sesi akhir dari semua rangkaian kegiatan, dilaksanakan oleh pejabat yang berwenang dengan susunan acara sebagai berikut:

1. Laporan ketua penyelenggara pelatihan.

2. Kesan dan pesan dari perwakilan peserta.

3. Pengarahan dan penutupan.

(14)

BAB VII PESERTA DAN PELATIH

A. Peserta

1. Kriteria peserta

Peserta pelatihan adalah

a. Pimpinan institusi unit penjaminan mutu, atau dosen

b. Sehat jasmani dan rohani

c. Mempunyai komitmen untuk mengembangkan sistem audit mutu internal di institusi tempat berkarya.

d. Mengisi formulir kesediaan melakukan diseminasi hasil pelatihan.

2. Jumlah peserta

Jumlah peserta maksimal 30 orang per kelas B. Pelatih/Fasilitator/Instruktur/Narasumber

Kriteria pelatih/fasilitator/instruktur narasumber a. Pendidikan minimal jenjang S-2

b. Mempunyai pengalaman sebagai auditor mutu internal

c. Sehat jasmani dan rohani

d. Berpengalaman kerja di unit penjaminan mutu

e. Rasio pelatih : peserta = 1 : 5-10

(15)

BAB VIII PENYELENGGARA DAN TEMPAT PENYELENGGARAAN

A. Penyelenggara

Penyelenggara pelatihan adalah Direktorat Penjaminan Mutu Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi.

B. Tempat Penyelenggaraan

Pelatihan ini diselenggarakan dalam beberapa batch dengan jadwal dan rencana lokasi (tentative) sbb.:

1. Yogyakarta 2. Bandung 3. Semarang 4. Pontianak 5. Makassar 6. Jakarta

(16)

BAB IX EVALUASI

Evaluasi yang dilakukan dalam pelatihan ini meliputi:

A. Evaluasi terhadap peserta

Evaluasi dilakukan untuk mengetahui hasil pembelajaran dari peserta.

Evaluasi kompetensi peserta dilakukan melalui:

1. Pre test dan Post test 2. Penilaian Praktek audit B. Evaluasi terhadap pelatih/fasilitator

Evaluasi terhadap pelatih/fasilitator ini dimaksudkan untuk mengetahui seberapa jauh penilaian yang menggambarkan tingkat kepuasan peserta terhadap kemampuan pelatih/fasilitator dalam menyampaikan pengetahuan dan atau ketrampilan kepada peserta dengan baik, dapat dipahami dan diserap peserta, meliputi: penguasaan materi, ketepatan waktu, sistematika penyajian, penggunaan metode dan alat bantu pelatihan, empati, gaya dan sikap kepada peserta, pencapaian Tujuan Pembelajaran Umum

(17)

(TPU), kesempatan tanya jawab, kemampuan menyajikan, dan kerjasama antar fasilitator.

C. Evaluasi terhadap penyelenggara pelatihan Evaluasi dilakukan oleh peserta terhadap pelaksanaan pelatihan. Obyek evaluasi adalah pelaksanaan administrasi dan akademis yang meliputi:

1. Tujuan pelatihan

2. Relevansi program pelatihan dengan tugas

3. Manfaat setiap mata sajian bagi pelaksanaan tugas

4. Manfaat pelatihan bagi peserta/ instansi 5. Tanggapan peserta terhadap

pelaksanaan pelatihan

6. Pelayanan sekretariat terhadap peserta 7. Pelayanan akomodasi

8. Pelayanan konsumsi

(18)

BAB X SERTIFIKAT Sertifikat akan diberikan kepada peserta yang telah menyelesaikan proses pelatihan dengan kehadiran minimal 90 persen dengan tidak meninggalkan kerja kelompok dan praktik audit mutu internal. Peserta dinyatakan lulus dan mendapatkan sertifikat kompetensi sebagai auditor berdasarkan kehadiran dan hasil evaluasi pelatihan dengan nilai minimal 70.