BAB II PROFIL INSTANSI
D. Bagaimana Memperbaiki Komunikasi
Menurut Purwanto (2006 : 17) dalam melakukan komunikasi, adakalanya hasilnya tidak sesui dengan apa yang diharapkan. Dengan kata lain, komunikasi
yang dilakukan tidak efektif, tidak mencapai sasaran dengan baik. Oleh karena itu, untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, yaitu :
1. Persepsi
Seorang komunikator yang cerdas harus dapat memprediksi apakah pesan-pesan yang
akan disampaikannya dapat diterima oleh komunikan atau tidak. Bila prediksinya tepat, audiens akan dapat membaca dan menerima tanggapannya dengan benar. Kemudian, audiens sebagai penerima pesan akan mengantisipasi bagaimana reaksi komunikator (pengirim pesan) dalam menyusun umpan balik, dengan tepat melakukan penyesuaian untuk menghindari kesalahpahaman dalam komunikasi tersebut.
2. Ketepatan
Secara umum audiens mempunyai suatu kerangka berfikir yang jelas. Agar komunikasi yang dilakukan mencapai sasaran, seseorang perlu mengekspresikan sesuatu sesuai dengan apa yang ada dalam kerangka berfikir mereka. Apabila hal itu diabaikan, yang muncul adalah kesalahan komunikasi (miss communications). 3. Kredibilitas
Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki suatu keyakinan dan optimisme
yang tinggi bahwa audiensnya adalah orang-orang yang dapat dipercaya. Demikian pula, komunikator harus mempunyai suatu keyakinan bahwa substansi atau inti pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lain benar-benar akurat dan dapat dipertanggungjawabkannya. Di samping itu, komunikator juga harus
memahami dengan baik apa maksud dan tujuan penyampaian suatu pesan tersebut.
4. Pengendalian
Dalam berkomunikasi, audiens akan memberikan suatu reaksi atau tanggapan terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi mereka dapat membuat komunikator tertawa, menangis, bertindak, mengubah pikiran, atau lemah lembut. Hal ini di tentukan oleh intensitas reaksi yang dilontarkan audiens terhadap apa yang disampaikan oleh komunikator. Sebaliknya, reaksi audiens bergantung pada berhasil atau tidaknya komunikator mengendalikan audiensnya saat melakukan komunikasi.
5. Keharmonisan
Komunikator yang baik tentu akan selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
baik dengan audiens sehingga komunikasi dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuannya. Seorang komunikator yang baik juga akan menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik kepada audiensnya.
E. Hubungan Komunikasi dalam Organisasi
Menurut Effendy (2001 : 35-39)organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dan komunikasi adalah perekat yang memungkinkan kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan baik.
1. Peran Manajerial
Manajer pada semua level dalam suatu organisasi memiliki peran strategis bagi pengembangan organisasi kedepan. Menurut Mintzberg (2006 : 35), terdapat
manajerial yang dapat diterapkan oleh seorang manajer dalam suatu organisasi, yaitu: peran antarpribadi (interpersonal roles) masing-masing peran manajerial tersebut tidak dapat dilepaskan dengan betapa pentingnya kegiatan komunikasi dalam dunia. Melalui masing-masing peran tersebut manajer harus mampu mengomunikasikan ide, gagasan atau informasi kepada karyawannya, sehingga mereka dapat memahami pesan yang telah disampaikan dengan baik dan efektif. Peran manajerial dalam suatu organisasi dapat dijelaskan secara lebih rinci pada gambar berikut ini:
Sumber : Effendy (2001:35)
Gambar 3.2 : Peran Manajerial Menurut Mintzberg
a. Peran Antarpribadi
Peran antarpribadi menunjukkan bahwa seorang manajer harus mampu memerankan
dirinya sebagai seorang tokoh figur (figurhead role), manajer (leader role), dan penghubung (liaison role). Seorang manajer dalam suatu organisasi dapat memerankan dirinya sebagai seorang tokoh figur.
Peran Antarpribadi Tokoh figur Manajer Penghubung Komunikasi Peran Komunikasi Wirausaha Pemecah masalah
Pengalokasi sumber daya Negosiator Peran Komunikasi Monitoring Penyebar informasi Juru bicara
Selain berperan sebagai seorang tokoh figur, seorang manajer yang harus mampu menyampaikan pesan-pesan dengan baik kepada para karyawannya. Pesan tersebut dapat disampaikan secara lisan dan tertulis. Poin penting dari kebijakan baru tersebut dapat disampaikan secara lisan, sedangkan penjelasan yang lebih rinci sebaiknya disampaikan dalam bentuk tertulis
Peran manajerial yang lain adalah kemampuan dalam memimpin suatu organisasi bisnis maupun nonbisnis. Seorang manajer harus mampu memotivasi dan melakukan kontrol terhadap karyawannya. Sedangkan, peran penghubung menunjukkan hubungannya dengan orang-orang diluar organisasi, misalnya dalam kaitannya dengan pelanggan, pemasok, clien dan pemerintah.
b. Peran Informasional
Peran informasinal mencakup peran pemantauan (monitor role), peran penyebar
informasi (disseminator role), dan peran pembicara (spokesperson role). Peran pemantauan/monitoring adalah peran yang harus dilakukan oleh seorang manajer untuk mengawasin bahawan (para karyawannya) agar pekerjaan mereka sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan sebelumnya selanjutnya, peran penyebar informasi adalah peran manajer untuk menyebarluaskan atau menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada para karyawannya agar mereka dapat memahami dengan baik berbagai kebijakan organisasi tersebut. Penyebarluasan informasi ini lebih berorientasi kepada kepentingan internal suatu organisasi.
Peran informasional lainnya adalah peran sebagai seorang juru bicara seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai juru bicara yang baik,
khususnya yang berkaitan dengan penyampaian informasi tentang berbagai kebijakan penting organisasinya kepada pihak lain (eksternal organisasi).
c. Peran Keputusan
Peran keputusan (decisional role) mencakup tiga peran penting yaitu, peran wirausaha
(entrepreneur role), peran pemecah masalah (disturbance handler role), peran pengalokasi sumber daya (resource allocator role), dan peran negosiator (negosiator role).
Seorang manajer harus daapat memerankan dirinya sebagai seorang wirausaha yang jujur, dinamis, ulet, kretif, inovatif, responisif, bertanggung jawab, berani mengambil resiko, dan berwawasan luas.
Peran berikutnya adalah peran pemecah masalah. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai salah seorang yang memiliki kemampuan dalam mengatasi berbagai permasalahan yang dihadapi oleh suatu organisasi, peran keputusan yang lain adalah peran mengalokasi sumber daya. Seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai orang yang mampu mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki secara baik, misalnya pengelolahan sumber daya keuangan, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan sumber daya alam yang dimilikinya
Peran keputusan terakhir adalah peran negosiator, seorang manajer harus dapat memerankan dirinya sebagai seorang yang mampu bernegosisasi dengan baik, alias menjadi negosiator yang handal. Kemampuan ini sangat diperlukan oleh seorang manajer ketika berhubungan dengan pihak eksternal organisasi, terutama dalam hal penentuan kerjasama proyek dengan pihak lain atau ketika
suatu organisasi dihadapkan pada pertentangan kepentingan internal organisasi, seperti munculnya tuntutan (unjuk rasa) para karyawannya tentang perbaikan kesejahteraan.
2. Kegiatan Pertukaran Informasi
Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasi menggunakan suatu bahasa atau simbol-simbol yang biasa (umum) digunakan. Disamping itu, melalui proses komunikasi tersebut akan diperoleh suatu hasil yang sangat berarti. Secara umum, komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi: Komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi
yang terpisah dari anggota lainnya.
Pada umumnya, organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Berikut ini adalah beberapa kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi.
a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi mempunyai berbagai macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk menetapkan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staff manajemen puncak, manajemen menegah, manajemen bawah, maupun karyawan, perlu melakukan berbagai pembahasan yang serius dan cukup matang.
Tujuan organisasi dapat di definisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasan pasar, kepuasan karyawan, atau memberikan pelayanan bagi pelanggan. Dalam mentapkan berbagai macam tujuan organisasi tersebut
sangat diperlukan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit-unit yang ada alam organisasi tersebut.
b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang telah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang dalam organisasi tersebut membuat berbagai keputusanyang mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yang telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan fakta-fakta agar dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan/alternatif yang ada, dengan cara membaca bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Bila telah diambil, suatu keputusan harus dilaksanakan dan hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.
c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor yaitu, biaya, penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, den tingkat persediaan yang ada.
Pada perusahaan berskala besar, semua data tersebut diproses dengan komputer, dan hal ini dapat mempercepat perolehan hasil laporan. Pada perusahaan yang berskala kecil, pengolahan data dilakukan secara manual, sehingga waktu yang diperlukan lebih lama. Namu disisi lain, data-data yang terdapat dalam perusahaan besar bisa jadi berkali lipat banyaknya dari pada yang
terdapat dalam perusahaan kecil, dan hal ini dapat membuat waktu yang diperlukan untuk menganalisisnya menjadi lebih lama.
Oleh karena itu, untuk mengukur prestasi kerja organisasi secara menyeluruh sangat diperlukan terjalinnya komunikasi yang baik antar unit yang ada dalam organisasi tersebut.
d. Merekrut dan Mengembangkan Staff
Jika ingin merekrut seseorang, suatu perusahaan harus mengumumkan secara terbuka, peneliti resume, dan melakukan awancara dengan pelamar sehingga dapat ditentukan orang yang benar-benar cocok untuk menduduki jabatan yang tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staff organisasi.
Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, dia juga perlu diberi umpan balik (feedback) atas prestasi yang telah dicapai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diperlukan dan menjadi penting artinya.
e. Pelayanan Pelangganan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer atau pelangganan (internal maupun eksternal) dengan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, dan berbagai macam bentuk simbol seperti dilarang merokok, arah panah, dan sejenisnya merupakan bentuk komunikasi yang mungkin digunakan oleh suatu organisasi dalam berhungan dalam pelanggan atau konsumennya.
Penggunaan nota penjualan, brosur, iklan, telephone bebas pulsa, dan berbagai bentuk promosi lainnya adalah bentuk komunikasi yang digunakan oleh organisasi sebagai sarana untuk merangsang keinginan para pelanggan agar menggunakan produknya.
f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yang baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi baik dengan pemasok maupun dengan pemberi pinjaman. Setelah mendapatkan bantuan dana yang diperlukan, mereka harus secara rutin memberikan laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yang terkait.
Melakukan negosiasi dengan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja, memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.
g. Memproduksi Produk
Untuk menuangkan ide atau gagasan mengenai produk baru, kemudian menepatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya menjadi suatu produk yang siap dipasarkan, diperlukan komunikasi. Seorang perancang mendesain rencana produk, pemasar melakukan penelitian pasar, dan manajer penjualan melakukan kampanye penjualan. Kegiatan diatas memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yang satu dengan yang lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan kata lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.
h. Berinteraksi dengan Peraturan yang Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, tetapi juga antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil masyarakat, pemerintah seharusnya melindungi kepentingan masyarakat. Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yang bertujuan untuk memberi perlindungan bagi masyarakat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan.
F. Hambatan Komunikasi dalam Organisasi
Menurut Herimanto (2005 : 33-37) komunikasi yang terjadi dalam organisasi atau perusahaan bisa saja terjadi tidak sesuai dengan apa yang diharapkan, hal ini terjadi apabila ada hambatan-hambatan ini sebaiknya segera disingkirkan supaya komunikasi lancar kembali hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif dibedakan menjadi dua, yaitu :
1. Hambatan Komunikasi Antarpribadi
Komunikasi antarpribadi merupakan komunikasi antar seorang individu dengan individu lain, dimana masing-masing dapat bertindak sebagai sumber maupun penerima pesan.penyebab hambatan komunikasi antarpribadi antara lain: a. Perbedaan Presepsi, hal ini dapat terjadi bila pesan yang dikirimkan tidak jelas
maksudnya atau tidak tegas perintahnya namu bisa juga pemberi pesan tidak dapat menyampaikan pesan dengan baik, sebaliknya bila pemberi pesan itu menyampaikan pesan dengan baik namun penerima pesan tidak dapat menerima pesan dengan baik maka presepsi dapat berlainan.
b. Kesalahan Peyerapan Pesan, hal ini dapat terjadi bila dalam pembuatan pesan tidak dibuat dengan baik. Orang cenderung lebih mudah menerima pesan yang
dibuat poin atau bernomor karena mudah diingan dari pada dengan kalimat-kalimat berderat panjang.
c. Perbedaan Bahasa, hal ini dapat terjadi bila si pengirim pesan maupun penerima pesan memiliki bahasa yang berbeda sementara pesan disampaikan dengan bahasa si pengirim pesan. Kita dapat memaklumi bagaimana ketangguhan bahasa sebagai alat komunikasi yang sangat penting bagi penggunanya, bagaimanapun juga orang yang dapat menguasai bahasa ibu dengan baik akan dapat memaknai pesan itu dengan baik pula.
d. Kurang Perhatian, hal ini dapat terjadi bila kemasan pesan tidak menarik penyampaian pesan tidak secara bersungguh-sungguh menyampaikan pesan atau penerima pesan tidak berminat dengan pesan yang disampaikan atau penyampaian pesan tersebut. Maksudnya kemasan pesan dapat dibuat menarik dengan pilihan kata yang tepat ataupun bila membutuhkan alat peraga hendaknya alat peraga itu benar-benar dapat menarik. Sedangkan penyampai pesan hendaknya juga dapat membaca situasi dimana akan terjadinya komunikasi yang dimaksud dengan harapan bisa menggunakan cara apa yang lebih tepat dalam penyampaian komunikasi tersebut, apakah harus dengan serius atau dengan guyon, apakah harus disampaikan sendiri atau harus minta tolong orang lain.
e. Perbedaan Kondisi Emosional, pada suatu saat emosi dapat berubah, misalnya ada tekanan, yang terjadi orang menjadi cenderungtakut dan bila ini terjadi maka presepsi atas pesan itu akan bisa lain karena orang akan takut melakukan ataupun melangkah, perasaan menjadi tidak nyaman untuk bekerja begitu pula
bila penyampai pesan menyampaikan pesan dengan marah-marah maka pesan itu menjadi tidak jelas.
f. Perbedaan Latar Belakang Pendidikan, untuk perbedaan ini hampir disetiap perusahaan atau organisasi terjadi, seorang yang berpendidikan baik dan mempunyai pengalaman yang baik biasanya akan lebih mudah diajak berkomunikasi dan pada akhirnya bila mudah untuk diajak berkomunikasi maka ia akan dapat mengerjakan pekerjaan yang lebih banyak.
g. Perbedaan Sosial Budaya, perbedaan ini akan lebih banyak bila perusahaan atau lembaga ini anggotanya terdiri dari berbagai lingkungan masyarakat yang majemuk misalnya, dari berbagai jenis suku bangsa atau bahkan berasal dari kewarganegaraan yang berbeda-beda. Setiap lingkungan sosial budaya mempunyai aturan dan kesepakatan yang berbeda-beda. Ketidak terus terangan ini akan menyulitkan pihak lain yang bukan berasal dari lingkungan yang sama untuk memaknai pesan yang disampaikan sehingga komunikasi akan mengalami hambatan dan tidak sesuai dengan yang diinginkan.
h. Organ tubuh yang mengalami kerusakan, maksud dari pernyataan ini lebih kelihatan dalam konteks dalam panca indra. Bila yang mengajak berkomunikasi mempunya organ panca indra yang lengkap dan baik sementara yang diajak berkomunikasi organ panca indranya kurang lengkap dan tidak baik atau sebaliknya maka komunikasi itu juga akan mengalami banyak hambatan dan pesan tidak akan tersampai dengan baik.
2. Hambatan Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi yaitu komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi.
Hal-hal yang menyebabkan komunikasi dalam organisasi tidak efektif:
a. Kelebihan informasi yang disampaikan, sebaiknya dalam menyampaikan informasi di tata dengan baik dan bila menghendaki lebih dari satu informasi dapat menggunakan poin-poin atau dibuat bernomor karena dengan dibuatnya seperti ini akan memudahkan dalam mengingatkan. Dan tidak semua informasi harus disampaikan, kita dapat memilih mana yang harus disampaikan dan mana yang tidak mesti disampaikan.
b. Tingkat kerumitan pesan, penataan atau sistematisasi pesan dan dibuat supaya mudah dipahami. Dan sebaiknya pesan dibuat sederhana formatnya. Untuk pesan yang berupa proses sebaiknya ditulis urutannya dari awal sampai akhir atau dari yang utama sampai kepada kurang utama.
c. Perbedaan status, adanya hal ini akan seringkali mengakibatkan terhambatnya komunikasi maka sebaiknya kita selalau dapat membawakan, “dimana bumi dipijak disitu langit dijunjung” yang berarti bahwa jika disuatu lingkungan orang tua maka akan kita hendaknya menyesuaikan kebiasaan orang-orang tua disitu atau jika sedang berbica dengan karyawan yang bergolongan lebih rendah hendaknya kita juga merendah. Dengan cara ini orang-orang yang kita ajak berkomunikasi akan hormat dan menghargai kita.
d. Kurang kepercayaan, dalam hal ini bila si penyampai informasi tidak dapat percaya maka informasi itu tidak akan tersampai dengan semestinya. Misalnya bisa seorang bawahan menyampaikan pesan perusahaan yang sangat penting yang sebenarnya hak menyampaikan pesan itu adalah pimpinan sendiri maka orang cenderung tidak percaya kepada si penyampai pesan itu.
e. Kesalahan pemilihan media, hal ini bisa terjadi bila kita tidak tahu pesan itu harus dikirimkan kemana dan kepada siapa. Jika kita masih ragu-ragu terhadap pesan itu sendiri sebaiknya pesan itu tidak perlu dikirimkan terlebih dahulu, menunggu sampai ada kejelasannya. Maksud dari pemilihan media ini sebenarnya adalah mempercepat proses komunikasi.
f. Iklim komunikasi tertutup, bila keadaan perusahaan atau organisasi membuat sistem komunikasi yang tertutup maka pelaku komunikasi akan banyak mengalami hambatan dalam berkomunikasi. Baik komunikan maupun komunikator tidak bisa menerima informasi dengan semestinya, ada hal-hal yang disembunyikan sehingga informasi yang disampaikan tidak akurat lagi, disamping itu kelancaran komunikasi tidak seperti yang diharapkan. Hal ini sangat fatal bila interpretasi atas informasi itu sangat berbeda atau bahkan berlawanan.
g. Halangan yang bersifat fisik, untuk hal ini sebaiknya sudah di antisipasi terlebih dahulu pada saat penerimaan pegawai, jika hendak menerima pegawai yang mempunyai kekurangan fisik sebaiknya sudah ada solusi terlebih dahulu dalam hal komunikasi diantara mereka, dengan demikian proses komunikasi tidak terhambat.
h. Ruang, dalam suatu organisasi atau perusahaan yang besar dimungkinkan mempunyai ruang yang banyak dan berjauhan antar satu ruang dengan ruang yang lainnya maka supaya diantisipasi sistem komunikasi yang efektif supaya diantar karyawannya yang diharapkan saling berkaitan pekerjaannya supaya ada alat komunikasi atau sitem komunikasi yang efektif, misalnya disediakan pengeras suara, interkom, handy talky (HT), telephone. Dengan sistem
komunikasi yang lain supaya saling ketemu langsung bisa dilakukan dengan cara misalnya, makan siang bersama disuatu ruangan, apel pagi bersama, apel siang bersama.
Semua hambatan diatas baik hambatan komunikasi antar pribadi maupun organisasi dapat diminimalkan dengan syarat setiap pelaku komunikasi menyadari bahwa komunikasi sangatlah penting dalam kehidupan mereka, jadi semua pelaku komunikasi akan mendapatkan manfaat dan keuntungan dari adanya komunikasi yang berlangsung.
G. Pola Komunikasi
Menurut Purwanto (2006 : 39-46) semua perusahaan harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya. Namun dalam penyampaian informasi kepada seluruh pegawai merupakan suatu pekerjaan yang sangat rumit. Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu :
1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, naupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bahawan ataupun dari manajer karyawan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas ke bawah (top down atau downward communications), komunikasi dari bawah ke atas ( bottom-up atau bottom-upward communications), komunikasi horizontal (horizontal communications), dan komunikasi diagonal (diagonal communications).
Saluran komunikasi formal adalah komunikasi yang melalui jalan resmi organisasi. Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan sesuai dengan tanggung jawab dan wewenangnya. Aturan-aturan yang stabil, jalur pengirim yang terencana, adanya sanksi yang jelas merupakan gambaran dari saluran komunikasi formal. Ada tiga bentuk utama dari arus pesan dalam jaringan komunikasi formal yaitu:
a. Komunikasi dari Atas ke Bawah (top down atau downward communications) Secara sederhana, transformasi informasi dari manajer dalam semua level ke bawah. Aliran komunikasi dari manajer ke bawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan, mengoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan berbagai kegiatan yang ada di level bawah.
Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruktur, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Untuk mencapai tujuan yang dikehendaki, perlu diperhatikan penggunaan bahasa yang sama, sederhana, tidak bertele-tele, dan mudah dipahami dalam penyampaian pesan.
Komunikasi dari atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan (oral communications) maupun tertulis (written communications). Komunikasi secara lisan dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan/diskusi kelompok. Di samping itu, komunikasi tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan,kotak informasi, surat tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian atau
pemecatan, papan pengumuman, dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan. Komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok yaitu:
1. Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu.