Provinsi Jawa Barat
5. Daddy Rohanady (Anggota Dewan Komisi E) Gambar 4.5
4.2.2 Bagian Humas dan Protokol Sebagai Teknisi Komunikasi melalui Program SMS Center dalam menyampaikan kegiatan kepada
Anggota Dewan
Dari hasil wawancara peneliti dengan 5 (lima) orang informan didapatkan hasil penelitian yang menunjukkan bahwa Teknisi Komunikasi pada Humas melalui SMS dalam menyampaikan kegiatan kepada Anggota Dewan. Informasi yang akan disampaikan kepada Dewan menurut Ibu Ane diperoleh dari hasil rapat Badan Musyawarah yang membahas agenda penjadwalan rapat anggota dewan yang didampingi oleh Bagian Persidangan, Bagian Perundang-undangan, dan Bagian Humas. Setelah ditemukan hasil penjadwalan maka hasil penjadwalan tersebut dibuatlah surat undangan oleh Bagian Persidangan. Setelah dibuat surat oleh Bagian Persidangan maka diserahkan kepada Pimpinan untuk dimintai persetujuan Pimpinan. Setelah mendapatkan persetujuan Pimpinan surat undangan tersebut diserahkan kembali kepada Bagian Persidangan dan diserahkan kepada Bagian Umum oleh Bagian Persidangan untuk diberikan nomor surat.
Setelah diberikan nomor surat, surat tersebut diserahkan kembali ke Bagian Persidangan dan oleh Bagian Persidangan disebarkan kepada seluruh anggota dewan oleh ekspedisi dan keseluruh bagian yang ada di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat termasuk kepada Bagian Humas lalu oleh Bagian Humas disebarkan kembali surat undangan tersebut melalui SMS kepada seluruh anggota dewan dan seluruh kepala bagian yang ada di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat.
Hal tersebut dilakukan secara bertahap apabila ada kegiatan yang akan dilakukan oleh Dewan karena harus dilakukan sesuai dengan keputusan Pimpinan Dewan agar tidak terjadi kesalahpahaman dalam mendapatkan informasi.
Proses penyampaian pesan melalui SMS dilakukan sesuai dengan kebutuhan kemudian disebarluaskan kepada seluruh Dewan. Program SMS Center menggunakan dua macam Provider yaitu GSM yang menggunakan aplikasi Mobile Partner dan CDMA menggunakan aplikasi Multitech System tetapi setelah peneliti melakukan observasi aplikasi yang saat ini digunakan hanya provider GSM yaitu Mobile Partner untuk provider CDMA tidak dapat digunakan karena terjadi kerusakan pada modem yang digunakan.
Tetapi kekurangan dari modem GSM pesan hanya bisa dikirimkan kepada 20 nomor saja sehingga Humas melakukan pengulangan pengiriman pesan apabila nomor yang dituju lebih dari 20 nomor hal tersebut dijelaskan oleh Ibu Ane yaitu,
122
“Prosesnya adalah membuat pesan sesuai yang dibutuhkan lalu disebarkan kepada anggota dewan. Tetapi jumlah penerima pesan terbatas hanya 20 nomor untuk 1 kali kirim belum lagi anggota dewan yang memiliki lebih dari satu nomor telepon sehingga humas mengirim pesan yang sama berulang-ulang kepada seluruh anggota apabila humas menyampaikan pesan rapat paripurna tetapi apabila rapat komisi hanya satu kali mengirimkan pesan karena anggota dari tiap komisi minimal 20 orang hal tersebut terjadi pada provider GSM berbeda dengan provider CDMA apabila provider CDMA pesan dapat tersampaikan ke seluruh anggota dewan secara bersamaan dan tidak perlu mengulang pengiriman pesan, tetapi modem provider CMDA sudah tidak lagi dipakai karena sedang error atau tidak dapat dipakai sehingga humas menggunakan modem provider GSM”.
Sehingga saat ini aplikasi yang digunakan yaitu Mobile Partner dengan provider GSM. Aplikasi ini dapat mengirimkan pesan lebih dari 160 karakter apabila pesan yang disampaikan memiliki isi pesan yang banyak.
Adapun cara penggunaan program SMS Center dengan aplikasi Mobile Partner untuk provider GSM menurut Ibu Ane adalah sebagai berikut:
“Cara menggunakan program SMS Center ini sangatlah mudah seperti SMS menggunakan telepon genggam biasa cukup dengan mengklik aplikasi TEXT pada program Mobile Partner untuk provider GSM yang terdapat pada komputer lalu menulisan pesan yang akan disampaikan lalu klik SEND TO kemudian masuk kedalam daftar nomor telepon yang ada dalam Phone Book Mobile Partner kemudian masukkan nomor-nomor yang akan dikirimkan pesan oleh Humas setelah memasukkan 20 nomor yang akan dikirimkan pesan kemudian klik OK kemudian klik SEND maka program SMS akan mengirimkan pesan kepada nomor-nomor yang telah ditentukan. Lakukan hal yang sama apabila pengiriman pesan lebih dari 20 nomor. Apabila pulsa yang tersedia sudah habis maka humas akan mengisi pulsa dan meminta vocher pulsa tersebut pada bagian umum atau mengajukan isi ulang pulsa kepada Kasubag Umum. Terkadang pulsa akan habis dalam satu hari apabila kegiatan yang akan dilakukan oleh anggota dewan banyak. Karena setiap AKD atau Alat Kelengkapan Dewan seperti Komisi A yang beranggotakan 17 orang, Komisi B yang beranggotakan 23 orang, Komisi C yang beranggotakan 19 orang, Komisi D yang beranggotakan 16 orang dan Komisi E yang beranggotakan 20 orang lalu Badan Musyawarah yang beranggotakan 32 orang, Badan Kehormatann yang beranggotakan 8 orang, Badan Legislasi yang beranggotakan 21 orang, dan Badan Anggaran yang beranggotakan 50 orang apabila mempunyai
kegiatan yang secara bersamaan pada hari tersebut Humas harus mengirimkan SMS kepada anggota dewan yang masuk kedalam AKD tersebut karena ada anggota dewan yang memiliki keanggotaan rangkap masuk kedalam Komisi dan masuk kepada Badan-Badan tersebut.”
Lakukan hal yang sama apabila pengiriman pesan lebih dari 20 nomor. Program SMS Center aplikasi Mobile Partner pada provider GSM tersebut secara otomatis akan muncul pada komputer apabila memasangkan modem pada PC Komputer karena aplikasi tersebut aplikasi yang sudah ada dalam modem. Berikut adalah gambar pada saat proses pengiriman pesan.
Gambar 4.7
Proses Pengiriman Pesan
124
Pengiriman pesan tersebut mudah sama saja dengan mengirimkan pesan menggunakan Telepon Selular hanya saja SMS Center menggunakan Komputer dan Modem.
Apabila proses sedang dilakukan mengalami kegagalan maka pulsa yang tersedia telah habis maka Humas akan mengisi pulsa dan meminta voucher pulsa tersebut pada Bagian Umum atau mengajukan isi ulang pulsa kepada Kepala Sub Bagian Umum. Terkadang pulsa akan habis dalam satu hari apabila kegiatan yang akan dilakukan oleh Dewan cukup padat. Karena setiap Alat Kelengkapan Dewan seperti Komisi A, Komisi B, Komisi C, Komisi D, Komisi E, Badan Musyawarah, badan Kehormatan, Badan Legislasi, dan badan Anggaran apabila mempunyai kegiatan yang secara bersamaan apada hari tersebut Humas harus mengirimkan SMS kepada Dewan yang masuk kedalam AKD tersebut karena ada beberapa Dewan yang memiliki keanggotaan rangkap masuk kedalam komisi dan masuk kedalam badan-badan tersebut.
Dalam satu hari pesan yang dikirimkan sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan oleh Dewan. Apabila dalam satu hari kegiatan yang akan dilakukan Dewan banyak atau padat maka pesan yang akan dikirimkan pula banyak sesuai dengan undangan yang diberikan dari Bagian Persidangan terkadang tanpa undangan dari Bagian Persidangan apabila Dewan sedang rapat dan akan mengadakan rapat yang sama keesokan harinya Staf Humas yang sedang mendampingi Dewan langsung menghubungi Staf Humas yang berada di ruangan untuk mengirimkan SMS bahwa akan diadakan
kegiatan rapat esok hari dengan memberitahukan tempat, waktu, AKD yang mengikuti rapat dan materi rapat sesuai dengan persetujuan rapat yang sedang berlangsung pada saat itu. SMS pun dikirimkan kepada Dewan sesuai undangan tersebut diperuntukkan misalnya saja undangan diperuntukkan kepada Badan Anggaran maka pesan dikirimkan kepada seluruh anggota Badan Anggaran yang beranggotakan 50 orang atau pesan yang akan dikirimkan kepada DEwan mengenai Rapat Paripurna maka dikirimkan kepada seluruh Dewan yang berjumlah 100 orang.
Aplikasi yang terdapat pada program SMS Center khususnya Mobile Partner untuk provider GSM bermacam-macam seperti dijelaskan oleh Ibu Ane adalah,
“Aplikasi atau fitur-fitur yang terdapat pada program SMS Center ini seperti Phone Book,SMS, dan juga Telepon tetapi untuk aplikasi Telepon jarang digunakan karena tidak didukung adanya alat bantu pendengaran dan berbicara yaitu Handfree. Sehingga apabila ada anggota dewan yang menelepon kepada nomor SMS Center tersebut Humas tidak pernah menerima telepon tersebut”.
Tetapi dengan Mobile Partner Dewan tidak dapat menelepon kembali nomor SMS Center tersebut karena tidak didukung oleh Handsfree sehingga aplikasi yang sering dilakukan hanya aplikasi SMS seperti yang dikatakan oleh Ibu Siti Nina Nurasidah “Aplikasi yang terdapat pada program Short Message Service (SMS) Center hanya SMS saja dan yang sering digunakan aplikasi SMS”.
Berikut adalah gambar aplikasi SMS yang menunjukkan pesan dari kotak keluar yang akan dikirimkan ulang ke beberapa nomor pada Mobile Partner,
126
Gambar 4.8 Aplikasi SMS
Sumber: Dokumentasi Peneliti, 2011
Dalam SMS Center terjadi arus komunikasi yang berlangsung antara Humas dan Dewan. Arus komunikasi merupakan arah komunikasi yang dilakukan oleh Humas kepada Dewan melalui program SMS Center. Dalam program SMS Center arus komunikasi yang terjadi One Way atau satu arah seperti yang disebutkan oleh Ibu Ane “Arusnya searah atau One way karena humas hanya menyampaikan pesan saja dan tidak membalas pesan apabila anggota dewan mengirimkan pesan kembali setelah menerima pesan dari Humas sebelumnya”.
Humas hanya menyampaikan pesan atau informasi kepada Dewan dan Dewan tidak memberikan umpan balik dengan kata lain tidak membalas
pesan yang dikirimkan Humas kepada Dewan. Hal tersebut sama seperti yang diungkapkan Ibu Siti Nina “Humas menyampaikan informasi kepada anggota dewan. Dan anggota dewan memberikan nomor teleponnya sehingga informasi cepat sampai”.
Tetapi berbeda dengan yang diutarakan oleh Bapak Daddy Rohanady yaitu,
“SMS Center sulit di contact kembali tidak mungkin dewan mengontak balik itu gunanya masing-masing anggota dewan memiliki contact dengan Sekretariat Dewan, dengan Bu Ida dalam hal ini sebagai Sekretaris Dewan atau kalau tidak memiliki contact Sekwan karena sangat luas dewan memiliki contact dengan personil intern dalam AKD masing-masing. Saya selalu contact dengan staf komisi meskipun saya mendapat SMS dari SMS Center saya menanyakan kembali benar tidak besok ada rapat dari staf komisi benar ada contohnya seperti itu. Dalam arti ada contact ulang atau konfirmasi ulang”.
Dengan kata lain arus komunikasi bagi Bapak Daddy sebagai Dewan kepada Humas terjadi satu arah tetapi beliau melakukan komunikasi terhadap staf Komisi E yang menjadi naungan beliau sebagai anggota Dewan untuk menanyakan kembali apakah ada kegiatan yang akan dilakukan sama seperti yang di kirimkan oleh Humas dan staf Komisi E memberitahukan bahwa benar akan dilakukan kegiatan sehingga komunikasi yang terjadi dua arah atau Two way.
Adapun ketepatan pesan yang disampaikan kepada Dewan melalui SMS sudah tepat semua informasi yang disampaikan seperti rapat yang akan dilakukan, ruang pelaksanaan kegiatan, waktu pelaksanaan kegiatan, pakaian yang digunakan pada saat kegiatan yang akan dilakukan hal tersebut dijelaskan oleh Bapak Daddy Rohanady, “Pada prinsipnya apa
128
yang disampaikan sudah sampai pesannya. Misalnya pada rapat paripurna pesan yang dicantumkan rapat apa, ruang dimana, jam berapa, pakaian yang digunakan apa sudah disampaikan. Secara substansi sudah sampai”.
Dengan adanya SMS Center ini undangan menggunakan surat secara resmi pun masih berjalan karena menurut Ibu Iemas Masithoh “Tepat tetapi juga selain SMS biasanya ada surat undangan. Karena secara hukum tidak bisa dijadikan alat bukti jadi harus ada syarat formal untuk mengundang dewan apabila ada kegiatan”.
Maka dari itu surat undangan secara resmi tidak ditinggalkan oleh Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Barat karena menjadi syarat formal dalam mengundang Dewan. Tetapi dengan SMS pun dapat menghemat dalam pembiayaan membuat surat undangan dan kurir yang mengantarkan surat undangan tersebut.
Karena penyampaian pesan menggunakan SMS lebih cepat dan mudah dibandingkan secara konfensional yaitu menggunakan surat undangan. Melalui SMS dapat menghemat waktu penyampaian berbeda dengan menggunakan surat undangan belum dapat dipastikan surat undanagn sampai tepat pada waktunya dan langsung diterima oleh Dewan. hal tersebut dijelaskan oleh Bapak Daddy bahwa,
“Saya melihatnya dua sisi benefit. Pertama dari sisi waktu penyampain dengan tekan OK langsung keluar di HP saya dengan hitungan detik atau menit yang paling lama bisa langsung sampai bayangkan apabila undangan disampaikan ke alamat rumah karena tersebar ada yang di Kerawang, Bekasi, ada yang di Sukabumi meskipun beberapa dewan memiliki basecamp disini masing-masing tetapi tidak selalu disini. Yang kedua dialamat surat apabila alamat surat tersebut dilayangkan ke alamat rumah masing-masing bisa sampai dua hari, dewan mau rapat
besok itu akan susah tetapi dengan SMS ini untuk darurat pun sangat tepat”.
Tetapi berbeda dengan Ibu Iemas Masithoh yang memandang surat undangan lebih penting seperti yang diutarakan beliau “Apabila menggunakan SMS lebih cepat tetapi harus tetap surat itu lebih penting karena formalnya menggunakan surat”.
Dengan SMS Center dapat mengurangi anggaran dibandingkan menggunakan surat undangan. Dalam program SMS Center ini terdapat anggaran pembiayaan dan pemeliharaan program SMS Center. Biaya pemeliharaan hanya biaya pembayaran abonemen setiap bulannya atau pulsa yang digunakan untuk mengirimkan SMS. Ibu Siti Nina menjelaskan “Untuk program SMS ini hanya biaya pembayaran abonemen tiap bulan atau pulsa. SMS ini untuk kegiatan dewan sehingga dibayar oleh Dewan sendiri. Dan pembayaran ukuran pulsa mengambil yang tertinggi sehingga tidak ada gangguan dalam penggunaan SMS ini”.
Dalam setiap program pun dibutuhkan biaya administrasi seperti program SMS Center adanya biaya untuk mengisi pulsa sehingga dapat selalu digunakan dan tanpa adanya masalah apapun.
4.2.3 Peranan Bagian Humas dan Protokol Melalui Program SMS
