BAB 3 TINJAUAN KHUSUS
3.8 Factory
3.8.2 Bagian gudang
Daerah gudang dibagi menjadi beberapa area untuk tujuan yang berbeda dan semua area tersebut bersifat tertutup dan dikunci. Ada tiga kondisi penyimpanan untuk bahan baku dan produksi dalam gudang, yaitu:
a. Gudang sentral (suhu ≤ 30 °C)
b. Ruang dengan suhu terkontrol/ cool room (≤ 25 °C) c. Ruang dingin/ cold storage (2 – 8°C)
Selain itu ada juga ruang untuk bahan baku atau produk yang ditolak atau dikembalikan dan sebuah ruangan untuk menyimpan barang-barang yang digunakan untuk promosi atau keperluan pemasaran. Bahan-bahan dan produk disimpan di rak, dikunci dan diberi status dengan label yang sesuai (“quarantine”, “released” atau “rejected”). Hanya produk-produk yang telah released yang dapat dikirim untuk didistribusikan. Hal ini dikontrol oleh software BPCS dan diverifikasi oleh label released. Proses pengeluaran barang dari gudang mengikuti prinsip FEFO (First Expired First Out). Gudang di PT Takeda Indonesia dikepalai oleh seorang kepala gudang. Sistem keluar-masuk (flow of material) barang dari PT Takeda Indonesia menggunakan sistem satu pintu, dimana bahan/barang produksi maupun non produksi masuk dan keluar melewati gudang. Gudang bertanggung jawab terhadap material handling dan order handling. Kedua hal tersebut diwujudkan melalui 4 kegiatan, yaitu penerimaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghitungan.
3.8.2.1 Penerimaan barang
Gudang menerima barang baik secara internal maupun eksternal. Penerimaan barang internal meliputi penerimaan barang-barang titipan yang berasal dari bagian produksi ataupun dari departemen lain. Barang-barang tersebut
Universitas Indonesia
dititipkan oleh departemen yang bersangkutan kepada gudang untuk disimpan sementara. Penerimaan barang eksternal meliputi penerimaan barang-barang produksi (raw material dan packaging material), obat jadi impor, dan obat jadi retur dari distributor atau relasi (obat yang sudah expired, obat yang rusak di outlet, obat yang salah kirim, barang yang mengalami kesalahan jumlah dan barang yang rusak saat perjalanan).
Sebelum masuk gudang, barang-barang untuk produksi diperiksa oleh petugas gudang yang menerima barang. Pemeriksaan tersebut meliputi kelengkapan dokumen, surat jalan, purchase order (PO), keutuhan kemasan, keutuhan fisik bahan, jumlah bahan baku (untuk jumlah bahan baku, batas yang diterima adalah ± 10 % dari bahan baku yang dipesan), kondisi bahan, identitas dan sertifikat analisis. Selain itu juga dilihat due date dari barang yang datang. Due date adalah tanggal dimana seharusnya barang yang dipesan datang.
Apabila barang-barang tersebut memenuhi syarat maka barang diterima dan petugas gudang akan memasang label karantina (warna kuning), untuk selanjutnya diperiksa oleh bagian Quality. Selanjutnya pihak administrasi gudang akan menginput data barang yang diterima ke sistem BPCS kemudia dari sistem akan secara otomatis membuat Request for Quality Control Report yang merupakan pengajuan pemeriksaan barang ke bagian QC. Setelah menerima QO, bagian QC mengambil sampel barang ke gudang untuk diperiksa. Selama menunggu pemeriksaan, barang yang telah ditempeli label karantina ditempatkan di area karantina untuk menunggu keputusan dari bagian QC. Hasil pemeriksaan jika barang sesuai dengan persyaratan maka barang diluluskan dan dapat digunakan untuk produksi (ditempeli label released berwarna hijau oleh petugas QC), jika barang tidak memenuhi persyaratan maka barang tersebut tidak diluluskan dan ditempeli label rejected (warna merah) dan diletakkan di tempat yang terpisah (area reject).
Barang yang telah release segera dipindahkan dari lokasi karantina menuju lokasi released, begitu juga barang yang di-reject dipindahkan ke lokasi reject. Alur penerimaan barang dapat dilihat di Lampiran 2.
Universitas Indonesia
3.8.2.2 Penyimpanan barang
Gudang PT. Takeda Indonesia menyimpan barang secara integrated yaitu semua barang baik bahan baku, bahan kemas, produk jadi dan barang titipan disimpan dalam satu gudang. Penyimpanan bahan baku psikotropika, bahan kemas dan produk jadi disimpan di tempat yang berbeda. Printed material (etiket/label disimpan dalam ruangan terkunci).
Gudang PT Takeda Indonesia memiliki ruang khusus barang retur dan reject serta loker untuk menyimpan sediaan. Selain itu, pada salah satu sisi gudang terdapat ruang dengan teralis besi terkunci yang digunakan untuk menyimpan bahan-bahan psikotropika. Rak pada gudang sentral memiliki 4 level yang menunjukkan ketinggiannya yang diberi nomor 1-4. Level ini digunakan untuk menyimpan barang-barang kemas dan bahan baku yang tidak memerlukan penyimpanan khusus. Di gudang terdapat 1 pintu yang berfungsi sebagai pintu untuk penerimaan barang dari luar dan pengeluaran produk jadi yang akan didistribusikan.
Contoh Penomoran rak penyimpanan pada gudang : HW1030213
Keterangan :
Digit 1 (H) = menunjukkan nomor rak Digit 2 (W) = menunjukkan nomor baris Digit 3 (1) = menunjukkan nomor level
Digit 4 dan 5 (03) = menunjukkan bulan kedatangan barang Digit 6 dan 7 (02) = menunjukkan frekuensi kedatangan barang Digit 8 dan 9 (13) = menunjukkan tahun
3.8.2.3 Pendistribusian barang
Barang-barang yang telah disimpan di gudang dan telah dinyatakan released selanjutnya didistribusikan kepada pihak yang membutuhkan barang tersebut. Distribusi barang ini meliputi dua hal yaitu distribusi internal dan distribusi eksternal. Distribusi internal adalah jika barang yang disimpan di gudang didistribusikan ke dalam lingkungan perusahaan itu sendiri. Distribusi internal meliputi distribusi barang produksi (bahan baku dan bahan kemas) kepada
Universitas Indonesia
bagian produksi. Penyerahan barang produksi ini didasarkan atas permintaan bagian produksi melalui shop order picking slip yang berisi bahan-bahan dan jumlah yang dibutuhkan untuk produksi. Setelah bagian gudang menerima SO picking slip maka orang gudang segera menyiapkan barang dan diserahkan ke bagian produksi.
Distribusi eksternal adalah jika barang didistribusikan ke luar lingkungan perusahaan, meliputi penyerahan produk jadi kepada distributor. Produk jadi dari bagian produksi diterima oleh gudang melalui pintu penyerahan produk jadi dan bagian gudang menerima Slip Penerimaan Hasil Produksi.
3.8.2.4 Penghitungan barang
Gudang selain sebagai tempat menyimpan barang juga berfungsi melakukan perhitungan terhadap stok barang untuk mengontrol persediaan barang. Perhitungan yang dilakukan gudang meliputi :
a. Stock opname
Pada perhitungan ini seluruh staf pabrik melakukan perhitungan terhadap semua barang yang ada di pabrik. Koordinator stock opname adalah manager PPIC. Perhitungan ini bertujuan untuk mengetahui kecocokan antara jumlah secara fisik dan jumlah secara sistem. Perhitungan ini dilakukan tiap satu tahun sekali (di akhir tahun).
b. Cycle count
Perhitungan ini adalah untuk menghitung jumlah barang (stok) untuk barang-barang yang ada di gudang. Perhitungan ini dilakukan oleh petugas gudang dan dilakukan setiap bulan. Koordinator cycle count adalah kepala gudang.
3.8.2.5 Penanganan Bahan Mudah Terbakar (BMT) dan Bahan Mudah Meledak (BMM)
BMT adalah sekelompok bahan yang sangat mudah terbakar. Bahan yang digunakan di PT Takeda Indonesia adalah alkohol teknis. BMM adalah kelompok bahan yang sangat mudah meledak karena memiliki titik didih yang sangat rendah. Namun tidak ada bahan BMM yang digunakan di PT Takeda Indonesia. Barang BMT baik yang di-release maupun di reject dikirim ke gudang alkohol.
Universitas Indonesia