Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan urusan kepegawaian, keuangan, persuratan, perlengkapan, rumah tangga, keamanan dan ketertiban serta pemeliharaan sarana dan prasarana. Dalam melaksanakan tugas tersebut di atas, Bagian Tata Usaha menyelenggarakan fungsi :
1. Pelaksanaan urusan kepegawaian, kearsipan, rumah tangga, keamanan dan
ketertiban, inventarisasi barang/milik kekayaan Negara, serta pemeliharaan sarana dan prasarana;
2. Pelaksanaan urusan keuangan.
Bagian Tata Usaha terdiri dari :
1. Subbagian Umum
Subbagian Umum mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, kearsipan, rumah tangga, keamanan dan ketertiban, inventarisasi barang/milik kekayaan negara, serta pemeliharaan sarana dan prasarana;
2. Subbagian Keuangan
Mempunyai tugas melakukan urusan keuangan.
Berdasarkan tugas dan fungsi yang telah diuraikan di atas, kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh Bagian Tata Usaha, yaitu:
1. Kepegawaian
Salah satu tugas Bagian Tata Usaha, melalui Subbagian Umum adalah melakukan tugas urusan kepegawaian yang meliputi berbagai kegiatan, antara
lain; penyusunan perencanaan pegawai (manpower planning), penyusunan
bezzeting pegawai, pengurusan kenaikan kepangkatan jabatan pegawai dan beberapa urusan kepegawaian lainnya. Untuk menunjang kegiatan tersebut di atas, sejak akhir tahun 2007 Bagian Tata Usaha telah menyusun Program Aplikasi
tentang kepegawaian khususnya di Pusbindiklat Peneliti LIPI ini dapat membantu kelancaran pelaksanaan tugas, serta dapat memberikan informasi yang aktual dan mudah tentang informasi pagawai. Namun pada pelaksanaannya program ini mengalami kendala karena terbatasnya sumberdaya manusia yang ada di Bagian Tata Usaha khususnya di Subbagian Umum. Keterbatasan dimaksud baik dari segi
kuantitas maupun kualitas, sehingga Program Aplikasi Database Kepegawaian belum berjalan sebagaimana yang diharapkan.
2. Kearsipan dan Rumah Tangga
Kegiatan kearsipan meliputi pengolahan surat masuk/keluar untuk pimpinan di lingkungan Pusbindiklat Peneliti LIPI. Demikian pula dengan sistim penomoran surat keluar sudah dilakukan sesuai dengan Peraturan Kearsipan yang berlaku.
Selama tahun 2008 terdapat 1.321 surat masuk dan 995 surat keluar dengan berbagai bentuk dan perihal. Demikian juga dengan Urusan Rumah Tangga sudah berjalan dengan lancar, meskipun masih terkendala dengan sumberdaya manusia dan sarana prasarana yang terbatas.
3. Keamanan dan Ketertiban
Untuk jasa keamanan dan ketertiban di lingkungan Pusbindiklat Peneliti LIPI, dilaksanakan oleh Satuan Pengaman (Satpam) yang terlatih. Mereka siaga
penuh 24 jam nonstop dengan pembagian kerja melalui mekanisme shift.
Mekanisme shift ini dibagi menjadi 2 (dua), yaitu shift pagi dan shift malam. Dengan jumlah 15 (lima belas) orang tenaga Satuan Pengaman (Satpam) yang diharapkan dapat melaksanakan tugas keamanan dan ketertiban di lingkungan Pusbindiklat Peneliti LIPI secara optimal. Status kepegawaiannya terdiri dari 1 (satu) orang PNS dan Tenaga Lepas Harian sebanyak 14 (empat belas) orang yang honornya bersumber dari dana DIPA/PNBP Pusbindiklat Peneliti LIPI tahun anggaran 2008 (daftar personil Satpam dapat dilihat pada lampiran 2).
4. Inventarisasi Barang Milik Negara
Kegiatan inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara telah dilaksanakan dengan melakukan pendataan dan penomoran serta pembuatan Daftar Inventaris
Ruangan (DIR) yang ditempelkan di masing-masing ruangan Pusbindiklat Peneliti LIPI.
Sistem pelaporan menggunakan aplikasi Sistim Akuntansi Barang Milik Negara (SABMN) sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Laporan Barang Milik/Kekayaan Negara di lingkungan Pusbindiklat Peneliti LIPI dapat dilihat pada lampiran 3.
5. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana
Pemeliharaan Sarana dan Prasarana meliputi beberapa kegiatan, yaitu: Perawatan Gedung Kantor, Perbaikan Peralatan Kantor, Perawatan Kendaraan Bermotor Roda 4 dan Perawatan Sarana Gedung/Taman/Halaman. Perawatan Gedung Kantor terdiri dari beberapa jenis pekerjaan, yaitu pengecatan gedung asrama, kebersihan gedung kantor dan pemeliharaan taman/halaman. Untuk perawatan dan kebersihan gedung kantor pada tahun 2008 dipercayakan kepada pihak ketiga selaku Penyedia Jasa pemeliharaan/perawatan dan kebersihan gedung kantor.
6. Keuangan
Salah satu fungsi dari Bagian Tata Usaha adalah melaksanakan urusan keuangan. Dalam melaksanakan fungsi tersebut Bagian Tata Usaha dibantu oleh Subbagian Keuangan.
Sesuai dengan tugas dan fungsi, pada tahun 2008 Subbagian Keuangan telah melaksanakan urusan keuangan, meliputi: penyusunan rencana anggaran, jadwal pelaksanaan anggaran, pengawasan dan pelaporan ralisasi anggaran tahun 2008. Sehubungan dengan keterbatasan SDM keuangan, pelaksanaan pengawasan realisasi anggaran masih dilakukan secara manual.
Pada tahun anggaran 2008 Pusbindiklat Peneliti LIPI menerima dana titipan
pengelolaan Kawasan Cibinong Science Center (CSC) yang sebelumnya dikelola
oleh Pusat Penelitian Biologi LIPI, sehingga pengelolaan anggaran dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu anggaran untuk kegiatan Pusbindiklat Peneliti LIPI dan
anggaran untuk pengelolaan Kawasan Cibinong Science Center (CSC). Laporan
Tabel 6.
Daftar Realisasi Penyerapan Anggaran DIPA Pusbindiklat Peneliti LIPI
Tahun Anggaran 2008
No. Uraian Nilai
Pagu (Rp.) Realisasi Sisa (Rp.) Rp. % 1 Rutin 6.641.184.000 6.467.831.092 97,39 173.352.908 2 Pengelolaan CSC 2.289.400.000 1.972.602.140 86,16 316.797.860 3 PNBP 3.487.432.000 3.422.040.979 98,12 65.391.021 Jumlah 12.418.016.000 11.862.474.211 95,53 555.541.789
Sisa anggaran rutin sebesar Rp. 173.352.908,00 (2,61%) adalah merupakan sisa dari mata anggaran Gaji dan Langganan Daya Jasa, sedangkan
sisa anggaran pengelolaan Cibinong Science Center (CSC) sebesar Rp.
316.797.860,00 (13,84%) adalah merupakan sisa dari mata anggaran pekerjaan
fisik yang dilelangkan dan pekerjaan pembuatan MasterPlan Kawasan Cibinong
Science Center (CSC) yang sudah dilelangkan, tetapi lelang dinyatakan gagal karena Pemenang mengundurkan diri dan untuk melaksanakan pelelangan ulang tidak cukup waktu pelaksanaannya dan sisa dana yang tidak diserap dari PNBP sebesar Rp. 65.391.021,00
Realisasi penerimaan PNBP Pusbindiklat Peneliti LIPI tahun 2008 sebesar Rp. 3.507.000.000,00 dari target sebesar Rp. 3.570.000.000,00, atau dapat terealisasi sebesar 98,24%.
Tabel 7.
Daftar Realisasi Penyerapan Anggaran DIPA PNBP Pusbindiklat Peneliti LIPI
Tahun Anggaran 2008 Uraian Target Penerimaan (Rp.) Realisasi Penerimaan (Rp.) % DIPA PNBP 3.570.000.000 3.507.000.000 98,24
Pada tahun anggaran 2008 Pusbindiklat Peneliti LIPI juga menerima anggaran yang bersumber dari Non DIPA Pusbindiklat Peneliti LIPI, yaitu sebagai berikut:
Tabel 8.
Daftar Penerimaan dan Realisasi Penyerapan Anggaran Non DIPA Pusbindiklat Peneliti LIPI
Tahun Anggaran 2008
No. Uraian Nilai Pagu (Rp.) Realisasi Sisa (Rp.) Rp. % 1 DIPA BPK LIPI: a. IPTEKDA Top Down (Tahap I) 137.215.000 137.144.900 99,95 70.100 b. Penugasan Khusus 50.000.000 49.999.550 99,99 450 2 DIPA Dept. Keuangan RI (Dana 069) 222.615.000 222.075.000 99,76 540.000 Jumlah 409.830.000 409.217.400 99,90 610.550