F. Bagian Yang Terlibat dalam Penggajian dan Pengupahan.
Bagian-bagian yang terlibat dalam penggajian dan pengupahan yang memegang peranan penting dalam menunjang berhasil atau tidaknya suatu struktur pengendalian internal karena didalamnya tercakup tindakan kebijaksanaan dan prosedur yang mencerminkan sikap keseluruhan manajemen puncak, dewan direksi ,komisaris dan pemilik satuan usaha terhadap pengendalian dan kepentingan terhadap satuan usaha tersebut. Unsur lingkungan pengendalian merupakan unsure yang bersifat umum dan berlaku untuk semua siklus kegiatan perusahaan termasuk penggajian dan pengupahan.
Pemisahan fungsi yang berkaitan dengan penggajian dan pengupahan pada PT Bank Sumut adalah :
1. Fungsi penerimaan dan pemberitahuan karyawan
Penerimaan dan pemberitahuan karyawan dilakukan oleh bagian personalia. Jika ada bagian yang memerlukan pegawai maka bagian tersebut membuat suatu permintaan kepada bagian personalia, dengan membuat suatu formulir yang berisikan karyawan yang dibutuhkan, tingkat kecakapan kapan dibutuhkan, dan bagaimana yang membutuhkan. Pekerjaan yang terdapat pada perushaan ini terdiri dari
dua golongan besar yaitu pegawai staff dan pegawai no staff. Penerimaan pegawai dilakukan dengan dua cara yaitu mengangkat orang dari dalam perusahaan dan menerima dari luar. Mencari pegawai dari dalam perusahaan yaitu memilih pegawai yang dianggap mapu dari pegawai yang ada dalam perusahaan berdasarkan promosi dari kepada bagiannya. Mencari pegawai dari luar perusahaan dibenarkan apabila ada lowongan dan sesuai dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan. Perekrutan pegawai dari luar dilakukan melalui surat lamaran, seleksi, wawancara, dan psikotest. Surat lamaran yang ternasuk harus dilampirkan :
a. Surat permohonan
b. Photo copy ijazah terakhir c. Photo copy KTP
d. Pas photo
e. Daftar riwayat hidup
Sesuai dengan kebijakan perusahaan, penerimaan pegawai staff harus menjalani masa percobaan sebelum diangkat menjadi pegawai penuh. Lama masa percobaan yang ditetapkan oleh perusahaan bagi setiap pegawai tersebut adalah 3bulan , namun bila pegawai yang bersangkutan dianggap belum mampu masa percobaan akan ditambah kembali oleh perusahaan selama 3 bulan dan begitu seterusnya.
Pengangkatan pegawai dilakukan melalui surat pengangkatan yang dibuat oleh bagian personalia yang diketahui oleh direksi. Surat tersebut
dikirim ke bagian pegawai tersebut ditempatkan, bagian keuangan dan disimpan oleh bagian personalia sebagai arsip.
1. Pemberhentian pegawai dapat dilakukan atas dasar :
a. Diberhentikan karena merugikan bank, misalnya melanggar peraturan pencurian, tidak hadir dalam waktu melebihi batas yang ditetapkan dan lainya
b. Permohonan sendiri pegawai bersangkutan mengajukan surat permohonan berhenti kepada bagian personalia dan karyawan tersebut diberikan pesangon sesuai peraturan depnaker
c. Pension telah sampai usia 55 tahun atau dengan permohonan pensiun
d. Fungsi pencatatan waktu hadir
2. Pencatatan waktu hadir bagi pegawai baik pegawai staff maupun non staff dikantor direksi dilakukan olehb bagain personalia. Pencatatan daftar hadir dilakukan secara terbuka artinya seluruh karyawan dapat melihat daftar hadir tersebut. Jika ada karyawan yang sakit harus cepat diberitahu kepada pihak yang berkepentingan. Jika tidak ada pemberitahuan maka karyawan tersebut dianggap mangkir. Dari dokumen ini dapat diketahui apakah karyawan bekerja buruh, lembur, atau mangkir. Sehingga dapat diketahui jumlah gaji dan upah yang diterima oleh karyawan.
3. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah
Berdasarkan daftar hadir, daftar lembur, dan dokumen lainya yang dibuat oleh bagian personalia, maka diadakan perhitungan gaji dan
upah ditambah dengan tunjangan-tunjangan dan unsur-unsur penambahan gaji dan upah lainnya dan dikurangi dengan potongan-potongan yang mengurangi gaji dan upah. Fungsi ini dilaksanakan oleh taxation section, dimana salah satu bagian dari accounts departemen ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah dan juga mencatat semua yang berhubungan dengan gaji dan upah.
4. Fungsi pembayaran gaji dan upah
Fungsi pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh account administration section. Salah satu bagian account departemen ini mengeluarkan sejumlah dana berdasarkan daftar gaji dan upah yang dibuat oleh taxation section dan otoritas dari director account. Pembayaran gaji dan upah dilakukan pada tanggal 25 setiap bulannya, pembayaran gaji pegawai staff dan non staff dilakukan dikantor oleh account administration section dimana setiap pegawai mengambil gajinya masing-masing di rekening tabungan.
5. Fungsi akuntansi.
Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan).
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi besarnya gaji dan upah pada PT Bank Sumut Cabang Asia Mega Mas Medan adalah :
Jika produktivitas kerja karyawan baik dan makin banyak maka kompensasi akan semakin besar. Sebaliknya kalau produktivitas kerjanya buruk serta sedikit maka gaji dan upahnya kecil
b. Pemerintah dengan undang-undang dan kepres
Pemerintah dengan undang-undang dan kepres menetapkan besarnya batas gaji dan upah minimum
c. Posisi jabatan karyawan
Karyawan yang menduduki jabatan lebih tinggi akan menerima gaji lebih besar. Sebaliknya karyawan yang menduduki jabatan yang lebih rendah akan memperoleh gaji yang lebih kecil.
Prosedur perhitungan gaji dan upah PT Bank Sumut adalah dengan prosedur yaitu:
Prosedur gaji untuk karyawan yang berlaku pada PT Bank Sumut :
Gaji pokok : Rp.xxxxxx
Tunjangan jabatan : Rp.xxxxxx
Tunjangan keahlian : Rp.xxxxxxx
Lembur : Rp.xxxxxxx
Total gaji kotor : Rp.xxxxxx Potongan uang makan :Rp.xxxxx
PPH ; Rp.xxxxxx
Total Gaji bersih:Rp.xxxxxx
Fasilitas-fasilitas lain yang bisa menambah pendapatan karyawan misalnya:
a. Uang makan yang dibayar kepada setiap karyawan sebagai fasilitas tambahan setiap bulannya.
b. Transportasi yang dibayarkan setiap bulan sebagai tamabahan pendapat bagi karyawan.
c. Lembur yaitu upah yang dibayarkan kepada karyawan apabila bekerja melebihi jam kerja normal yang telah disebutkan diatas. PT Bank Sumt membagi lemburnya atas 2 jenis yaitu : lembur biasa yaitu lembur yang dilakukan pada hari kerja dari hari senin sampai hari jumat dan lembur khusus adalah lembur yang dilakukan pada hari libur yaitu hari sabtu dan minggu
d. Bonus adalah pendapatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan apabila perusahaan mendapatkan keuntungan pada satu tahun fiscal, besarnya pemberian bonus ini ditetapkan sesuai dengan kebijakan perusahaan dengan tujuan untuk memicu semangat kerja dan produktivitas karyawan sehingga para karyawan bisa bekerja dan termotivasi untuk dapat bekerja dengan lebih baik lagi.
e. Premi (insentif) pendapatam yang diberikan kepada karyawan, karena karyawan tersebut menunjukan kedisiplinan yang baik dengan datang tepat waktu setiap harinya dan mematuhi semua peraturan perusahaan
dengan semestinya. Premi dibayarkan 30% dari gaji pokok selama sebulan.
f. Tunjangan-tunjangan
1) Tunjangan hari raya diberikan kepada karyawan yang merayakan hari besar agamanya. Besarnya adalah satu bulan gaji dan diberikan 2 minggu sebelum hari raya.
2) Tunjangan kesehatan yang diberikan perusahaan kepada karyawan adalah asuransi jiwa. Jadi setiap karyawan sudah mendapatkan jaminan biaya kesehatan
Pembayaran gaji karyawan dilaksanakan setiap 25 setiap bulannya. Adapun besarnya gaji yang diterima setiap karyawan yang bekerja selain berdasarkan jenjang jabatanya adalah sesuai dengan upah minimum propinsi.(UMP) yang telah ditetapkan oleh pemerintah daerah.
Jadwal kerja perusahaan adalah sebagai berikut : Masuk Jam pukul : 08.00-13.00 Istirahat : 12.00-13:00 Masuk kembali. : 13.00-17.00
Hari kerja aktif adalah 5 hari dalam satu minggu yaitu mulai hari senin sampai dengan hari jumat dan libur pada hari sabtu dan minggu serta hari libur yang tealh ditetapkan pemerintah atau ada hari libur khusus yang dibuat oleh perusahaan.
PT Bank Sumut juga memberikan cuti khusus terhadap karyawanya untuk yidak bekerja dan akan tetap mendapatkan gaji penuh. Cuti tersebut meliputi :
Cuti sakit yang diberikan kepada karyawan karena sakit. Cuti ini harus disertai dengan surat keterangan dari dokter yang menyatakan bahwa karyawan tersebut memang sakit adanya.
Cuti khusus yang diberikan kepada karyawan karena pernikahan, melahirkan, kemalanagn atau hal-hal yang sifatnya dianggap sangat mendesak.